EVIDENCIA 2

Informe sistema para organización de documentos.

Alcance
Presentar un informe que determine el estado actual de la gestión documental en la
institución educativa en cuanto al cumplimiento normativo y procedimental.

Objetivo
Establecer el estado actual de la oficina de Correspondencia y Archivo. Hacer un análisis y
recomendaciones en pro de mejoramiento continuo institucional.

Marco normativo
Norma Internacional:

Serie ISO/30300, Definición de criterios para la gestión de documentos en las

organizaciones.

ISAD-G, Norma Internacional General de Descripción Archivística. (ICADS, AGN).

Norma Nacional:
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones.

Ley 527 del 18 de agosto de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 060 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y

aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley
594 de 2000.

Acuerdo 038 de 2008. “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000.

Normas Internas:
Resolución N° 068 de 2011. Por la cual se expiden las políticas de gestión documental de
la Universidad.

Resolución Rectoral 006 del 18 de febrero de 2010. Por medio de la cual se define la
Política de Uso de Mensajería Digital en la Universidad Cooperativa de Colombia.

Resolución Rectoral 069 del 12 de agosto de 2011. Por medio de la cual se crean las
Unidades de Archivo Nacional y de Sedes.

Resolución Rectoral 408 del 2 de mayo de 2013. Por medio de la cual se actualiza el
Comité Interno y los Consejos de Archivo de las Sedes de la Universidad Cooperativa de
Colombia y se deroga la Resolución Rectoral 066 de 2011.

Acuerdo 117 del 11 de octubre de 2012. Por medio del cual se fijan las condiciones de
retención de documentos escritos relacionados con los trabajos de grado.

Resolución 839 del 21 de Noviembre de 2014. Por medio la cual se establecen los
Lineamientos para la Gestión de Información de la Universidad y se deroga la Resolución
Rectoral 067 de 2011.

Resolución Rectoral 656 del 17 de marzo de 2014. Por medio de la cual se fijan las pautas
para la gestión de las comunicaciones oficiales, los objetos postales de la institución y se
deroga la Resolución Rectoral 192 del 2012.
Unidad de Correspondencia
Función

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los procedimientos de

recepción, trámite y distribución de las comunicaciones de la sede, tanto externas como
internas.

Unidad de Archivo
Función

Es la encargada de monitorear y aplicar los procedimientos de transferencia, organización,

conservación, consulta y disposición final de los documentos en las dependencias.

Recursos con que se cuenta:

Físicos

Centros de Administración Documental

En nuestra institución lo conforman un grupo de 18 dependencias denominadas Centros
de Administración Documental - CAD y 1 dependencia denominada Unidad de Archivo
Nacional - UAN, que de forma organizada, estructuran y desarrollan en todos los
niveles de la institución, la administración de los archivos de acuerdo con el concepto
de archivo total (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).
Gestión Documental
Misión

Planificar, administrar y controlar los documentos de archivo que son recibidos o

producidos por la Universidad sin importar el tipo de soporte en que se encuentren,
asegurando la correcta disposición final de estos y aplicando prácticas y principios de
racionalización y economía que contribuyan a elevar los estándares de servicio a la
comunidad universitaria.

Meta Estratégica

Implementar el sistema de gestión de registros según la norma ISO 30301.

Dirección de Gestión Documental

Es una dependencia adscrita a la Secretaria General de la Universidad, que vigila el
desarrollo de las Políticas de Gestión de Documentos, el funcionamiento del Sistema de
Archivos y el cumplimiento de los Lineamientos en Gestión de la Información y
Documentación de la institución. Además:

 Asegura el correcto manejo del patrimonio documental.

 Asesora, en materia archivística, a los Centros de Administración de
Documentos CAD, de las Sedes.
 Realiza el apoyo a las Dependencias Nacionales en materia de
administración de documentos.
 Responde por las labores de custodia, conservación y acceso de los Archivos
Central e Histórico de la Institución
Transferencia de Documentos para Archivo:
1 ¿Los documentos a transferir deben ser encarpetados?

Los documentos de ninguna manera deben ser empastados, por términos de conservación y
de impacto en los costos. Se debe apoyar los procesos de medios adecuados para la
conservación, cómo las tapas yute, con ganchos plásticos y los documentos debidamente
foliados para mayor control. Debemos evitar impactar la sede en ese gasto y maltrato para
los documentos.
2 ¿Se pueden usar los folderamas para archivo de documentos?

Se debe revisar la necesidad puntual de custodia. En ese orden de ideas, se considera que
los folderamas deben tenerse para la conformación del Archivo Satélite y así se pueda
recibir información de las áreas a medida que se realizan los procesos de organización y los
tiempos de retención para las series definidas. Si actualmente la DARC tiene las historias
en archivadores de carpetas colgantes, las pueden seguir conservando en el mismo lugar
siempre y cuando deban estar en el Archivo de Gestión,
 Conclusiones
Al analizar lo encontrado sobre el sistema de gestión documental que maneja la universidad
cooperativa de Colombia se puede decir que es muy eficiente y cumple con la
normatividad y además de esto promueve la modernización y desarrollo de los archivos en
todas y cada una de las sedes, y esto no es todo implementan estrategias de capacitación
con el objetivo de que los empleados adquieran mayores competencias en la norma, para
que puedan aplicar los conocimientos en organización de archivos de gestión de acuerdo
con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y las políticas institucionales en
su cotidianidad laboral.