GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso:Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento:Ejecución de la Formación Profesional Integral

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1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Técnico Asistencia en Organización de Archivos

Proyecto de la Formación ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL FONDO DOCUMENTAL EN
Profesional: LAS EMPRESAS DEL HUILA
Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad
Competencia:
vigente y políticas institucionales.
Identificar las agrupaciones documentales en la estructura
Actividad de Aprendizaje:
orgánica.
Evidencia de Desempeñoy/o Producto:
• Cuestionario Clasificación Documental.
Criterios de Evaluación:
• Aplica los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.
Duración de la evaluación:
1 hora

Nombre del Aprendiz (a) en formación: _____________________________________________

No. de ficha: ___________________________________________________________________
Centro de formación: ____________________________________________________________
Regional: ______________________________________________________________________
Nombre del Instructor(a):________________________________________________________

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

• Realice las actividades requeridas de acuerdo a las orientaciones dadas en el presente taller.
• Analice el material entregado por su instructor, consulte la bibliografía recomendada y a través de
internet.

3.CONTENIDOy/oSITUACION DESCRIPTIVA:

Para tener claridad sobre este tema, es importante que conteste el siguiente cuestionario y lo analice
junto con su GAES.

1. La organización de archivos comprende tres procesos, explíquelos con sus palabras.

 Clasificación: es una labor que nos permite ubicar los documentos que presentan características similares, en una
respectiva agrupación; según los parámetros técnicos de cada empresa o entidad.
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 Ordenación: Para este principio archivístico se debe tener en cuenta el fin de cada documento después de su elaboración,
para determinar así su orden en cumplimiento al trámite administrativo, lo cual conlleva a realizar una secuencia de cada
uno de estos después de realizarse su clasificación.

 Descripción: Es el proceso que permite Identificar y Describir cada una de las carpetas, donde se elaboran criterios de
búsqueda de acuerdo a la función de cada documento y su elaboración, facilitando así su identificación, localización y
recuperación de la información.

2. Mencione las agrupaciones documentales.

 Fondo documental
 Secciones documentales
 Subsecciones documentales

3. Defina clasificación documental.

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada
agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

4. Escriba los elementos de la clasificación.

 Procedencia
 Estructura
 Funciones

5. ¿Cuáles son los fundamentos de la clasificación?

 Principios de procedencia
 Orden Original
 Funciones a signadas en su dependencia

6. Defina los principios de procedencia y de orden original, con sus palabras.

 Principios de procedencia: es aquella que permite identificar el creador del documento que pueden
ser institucionales y administrativos y debe aplicarse en toda la entidad.

 Orden original: consiste en el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un
trámite a partir de los procedimientos administrativos de una entidad.
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7. En la clasificación,¿qué papel cumplen las funciones? y ¿cuáles son sus clases?

Las funciones Determinan las series que corresponden a cada agrupación documental y sus clases son
funciones comunes que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad y
funciones específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser.

8. Mencione los pasos metodológicos para la clasificación.

 Identificación de productores
 Estructura orgánica
 Series documentales y asuntos

9. En la identificación de productores, existen dos clases de creadores de documentos, ¿cuáles son? y de

un ejemplo.

 Institucionales: fondos documentales

 Administrativos: seccione y subsecciones documentales

10. Para identificar un fondo,¿qué información se requiere?

 Fecha de creación
 Fecha de supresión, si es el caso
 Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
 Organismos que le han procedido en el desempeño de funciones análogas
 Organismos que heredan competencias

11. Mencione y defina las clases de fondos. Escriba un ejemplo.

 Abierto: Secretaria de salud de Bucaramanga

 Cerrados: cafesalud
 Acumulados: papeles apilados, boletines e informes de un colegio

12. Analice los ejemplos, sobre fondos, escriba y socialice su conclusión.

Cada organización de gran tamaño establecida con respecto a su documentación puede ser de aspecto
abierto, cerrado o acumulado, sin embargo cada fondo debe estar clasificado por separado.
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13. ¿En qué se refleja la estructura organizacional?

En un organigrama

14. ¿Qué son las secciones y subsecciones? Acompáñelas de dos ejemplos de cada una.

 Las secciones: son las divisiones relacionadas con la producción documental de cada una de las
dependencias de mayor rango. Ejemplo: Departamento de contabilidad, Departamento de RR. HH.

 Las subsecciones: es la subdivisión de las secciones administrativas o grupos de trabajo en los que
esta se divide. Ejemplo: caja, oficina de personal

15. Defina serie documental (Glosario Archivístico:Acuerdo 027) Escriba dos ejemplos.

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo

órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Actas
y Normatividad.

16. ¿Qué son las subseries? y de dos ejemplos.

17. ¿Cómo se clasifican las unidades documentales? Escriba dos ejemplos.

18. ¿Cómo se clasifican los tipos documentales?De dos ejemplos de cada uno.

19. ¿Qué son los cuadros de clasificación?

20. Elabore un ejemplo de cuadro de clasificación

BIBLIOGRAFÍA

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. Bogotá D.C. 2001. p. 29.
ISBN 958-9298-80-X
 LÓPEZ HERNÁNDEZ, Mary Luz. Clasificación Documental. Medellín: SENA. 2003. 42 p.

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:
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Recomendaciones:
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Juicio de Valor:
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Observaciones del evaluado:

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Ciudad y Fecha:
Instructor (a):________________________________________________

Aprendiz(a):_________________________________________________