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Universidad “Los Ángeles” de Chimbote

CURSO: CONTROL INTERNO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DE LA CUENTA DE REMUNERACIONESPLANILLAS
I. OBJETIVOS
Teniendo en cuenta que el recurso humano es el más importante y valioso en toda entidad
y siendo uno de los elementos fundamentales del Sistema de Control Interno, se requiere
que dicho recurso sea idóneo, competente y el factor clave en el proceso administrativo productivo.
El objetivo fundamental a lograrse por medio de las pruebas de planilla-remuneraciones, es
comprobar que las personas registradas en la nómina de personal concurran
efectivamente al centro de labores y cumplan con sus horarios establecidos. Así mismo, se
debe comprobar que las planillas de remuneraciones estén debidamente aprobadas,
autorizadas por el “funcionario” y/o autoridad competente. Del mismo modo, debe
cerciorarse que los impuestos previamente clasificados hayan sido aplicados de acuerdo a
las normas vigentes las cuales comprometerán a los costos de producción y/o gastos de
operación.
Ejemplo:
 En una empresa con un reducido número de trabajadores, si el auditor puede
satisfacerse de la razonabilidad de los importes presentados en los registros, por lo
general resulta suficiente efectuar la conciliación entre los importes que aparecen en
los registros auxiliares y el monto del gasto por concepto de panillas que se muestra
en el libro mayor.
II. PROCEDIMIENTOS.- Como condición previa a la ejecución de Auditoría, el auditor debe
tener en consideración la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de
las transacciones de planillas de personal, por tal motivo a continuación se presentan las
consideraciones relacionadas a la determinación de la eficacia de CONTROL INTERNO
para el rubro de personal.
1. Un elemento básico de control sobre la planilla es la “SEGREGACIÓN DE
FUNCIONES” en la preparación de la misma, el registro contable y cancelación de los
sueldos y salarios, reduciendo la posibilidad que en la planilla se incluya “Personal
fantasma”, se produzca una sobrestimación en los haberes de los trabajadores y se
utilice una cantidad de dinero superior a la necesaria.
2. Debe existir procedimientos para determinar que en las planillas se encuentren
registradas únicamente personal autorizado, dicha autorización debe incluirse en el
expediente de cada trabajador y toda la evidencia documentaria que sustente la
remuneración con sus respectivos descuentos de ley.

CPCC. Juan B. Meléndez Torres – Control Interno VI

Las remuneraciones no cobradas debe custodiarse por personal independiente al departamento de planilla y por corto tiempo. seguimiento de los cheques cobrados y no cobrados. 9. trabajadores que han hecho abandono de trabajo. pasado el cual debe depositarse en la cuenta corriente de la empresa. El auditor debe establecer las personas que tienen la responsabilidad de: 4. Revisar los expedientes de personal para determinar la veracidad y autenticidad de los datos contenidos en la planilla de sueldos y salarios. reportes de trabajos realizados como requisito previo para lograr precisión en la elaboración de las planillas de remuneraciones. Por ejemplo. deducciones por leyes sociales en función a las leyes laborales vigentes. Comprobar el uso de las cuentas bancarias separadas para el pago de planillas. La aplicación contable de los importes contenidos en las planillas debe basarse en la información elaborada por personal distinto al que trabaja en el departamento de planillas. comprobando la secuencia numérica de cheques cobrados.  Realizar los pagos semanales. entre otros. etc. las conciliaciones de estas cuentas debe realizarse por personal distinto al de las planillas. resúmenes de costos por orden de trabajo.  Custodia de los expedientes de personal. se debe cruzar información entre las órdenes de producción y las hojas de costos.  Autorizar la contratación y despido de personal. Verificar la confiabilidad de la documentación básica como tarjetas de control de tiempo.  Comprobar la exactitud de la información procesada en el sistema de cómputo.  Controlar el tiempo trabajado. Comprobar la exactitud de los cálculos aritméticos de las planillas de sueldos y salarios. quincenales o mensuales a los trabajadores. cuando el personal procede a cobrar sus remuneraciones no cobradas se debe girar un nuevo cheque. CPCC. La existencia de estos cheques puede ser. 6. Juan B. 5. 7. es decir los pagos deben realizarse mediante giro de cheque. por los siguientes motivos: trabajadores inexistentes (fantasmas).Universidad “Los Ángeles” de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD 3. Asimismo se debe verificar los descuentos (por adelantos o préstamos). y recomendando la anulación de los cheques en cuestión.  Conciliar las cuentas bancarias para planillas. Meléndez Torres – Control Interno VI . una tercera persona debe ejercer el control sobre la productividad del trabajador.  Aprobar los aumentos de sueldos y salarios y autorizar las promociones de puestos o cargos. 8. en ambos casos se debe proceder a comunicar los hechos a la gerencia. Ejemplo: En caso de que las remuneraciones se paguen por destajo (avance).  Preparar la planilla de sueldos y salarios (remuneraciones)  Firma de cheques. este control tiene el propósito de evitar la apropiación indebida de recursos financieros.

41 remuneraciones y participaciones por pagar.. son: la cuenta 40 tributo por pagar. Juan B. III. u otros datos requeridos por quien emite la planilla. independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado sujeto a modalidad o a tiempo parcial. 2. de domicilio. Brindan elementos que permiten demostrar. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO INDETERMINADO: Cuando acuerdo con el trabajador que prestará sus servicios de manera subordinada y remunerada. actividad. su remuneración y los demás beneficios que se le pagan. estudios realizados. CONTROL CONTABLE. pero el contrato no se sujeta a un plazo de duración definido. LAS FORMAS DE CONTRATACIÓN ESTABLECIDAS PUEDEN SER TRES: 1. Comparar las planillas de sueldos y salarios al comienzo y al final de cada ejercicio para identificar la rotación de los trabajadores y fluctuaciones en los importes mensuales. se pide que a los mencionados espacios en blanco se los llene con los datos personales de filiación. QUE ES PLANILLA DE REMUNERACIONES Las planillas de pago son un registro contable. la relación laboral del trabajador con mi empresa. Meléndez Torres – Control Interno VI . Estos registros pueden ser llevados en libros. Pueden celebrarse conforme a las necesidades de la empresa y son de tres tipos: • De Naturaleza Temporal • De Naturaleza Accidental • De Obra o Servicio CPCC. CONTRATO DE TRABAJO SUJETO A MODALIDAD: Los contratos de trabajo sujetos a modalidad son por un tiempo determinado (tienen un inicio y un fin). hojas sueltas o micro formas Planilla a aquel formulario o impreso que cuenta con espacios en blanco destinados a ser completados conforme por cualquier individuo. ante la autoridad competente.Universidad “Los Ángeles” de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD 10.Las cuentas que se aplican en el control contable de las remuneraciones como consecuencia de registro de la planilla de sueldo y salarios. de manera transparente. como ser la administración pública en algunas de sus tantas dependencias y oficinas en las cuales la gente realiza trámites que requieren de un tipo de información específica y organizada para luego poder ser resueltos satisfactoriamente ¿A PARTIR DE CUÁNDO DEBO REGISTRAR A UN TRABAJADOR EN PLANILLAS? Según el artículo 3 del DECRETO SUPREMO Nº 001-98-TR el empleador deberá registrar a sus trabajadores en las planillas dentro de las 72 horas de ingresados a prestar sus servicios. generalmente.

Éstas me permiten el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivos de documentos e información. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL: El contrato de trabajo se entenderá celebrado a tiempo parcial cuando se haya acordado con el trabajador la prestación de servicios durante menos de 4 horas al día o menos de 20 horas a la semana. Esta sanción se impone en el caso de que la Inspección de Trabajo de la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo detecte que el sujeto obligado o responsable al cumplimiento de las normas sociolaborales no cumplió con registrar a su(s) trabajador(es) en la planilla de pago pese al requerimiento efectuado por el inspector del trabajo para que cumpla con subsanar dicha omisión. Si llevo varias planillas. tengo libertad para elegir cualquier criterio de clasificación del personal. Así. Las infracciones graves pueden ser sancionadas con una multa máxima de diez (10) Unidades Impositivas Tributarias. por ejemplo. ¿QUÉ TRABAJADORES DEBO REGISTRAR EN PLANILLA? Según el artículo 1 del DECRETO SUPREMO Nº 001-98-TR nos menciona que los empleadores deben registrar a todo trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada con independencia de las condiciones de su contratación. • Micro formas. ¿QUE SANCIONES ME ORIGINA EL NO REGISTRO DE UN TRABAJADOR EN LA PLANILLA DE PAGO? La omisión de registrar a un trabajador en la planilla de pago o en el registro que la sustituya constituye una infracción administrativa GRAVE al ordenamiento jurídico sociolaboral. Éstas deberán estar numeradas. TIPOS DE PLANILLAS DE PAGO Tengo la facultad de llevar una o más planillas de pago. que se sanciona con la imposición de una multa. Es decir que debo inscribirlo en planillas cualquiera que haya sido la modalidad de su contrato.Universidad “Los Ángeles” de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD 3. CPCC. Puedo elaborar y llevar las planillas de pago en cualquiera de las siguientes modalidades: • Libros. Meléndez Torres – Control Interno VI . puedo llevar una planilla de obreros y otra de empleados. Juan B. siempre que sea razonable. • Hojas sueltas. siguiendo los criterios de gravedad en la falta cometida y número de trabajadores.

Domicilio. contiene la siguiente información por trabajador: • • • • • • Nombre completo. ¿QUE ME DA LA AAT COMO CONSTANCIA? Como constancia de la autorización. En el caso de Lima. además del nombre y apellidos del trabajador. en el primer folio de la planilla. lo previsto en el Artículo 6 del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Número de registro o código de asegurado o afiliado a los sistemas previsionales correspondientes. los siguientes conceptos: a) Remuneraciones que se abonen al trabajador tomando en consideración para este efecto. conocida como “hoja de datos”. varía en función del número de páginas que tenga el libro de planillas. Cargo u ocupación. me debo apersonar a las Direcciones Regionales de Trabajo y Promoción. El costo de la autorización.Las planillas. En el caso de hojas sueltas. Juan B. la AAT ad. O sea. Si mi empresa cuenta con varios centros de trabajo. ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBO REGISTRAR EN LAS PLANILLAS DE PAGO? En la primera hoja de la planilla de pagos debo registrar la información referida a cada trabajador. y • Fecha de cese. sexo y fecha de nacimiento. como se muestra en la figura 2. El pago debo realizarlo en el Banco de la Nación. aprobado por Decreto Supremo Nº 003-97-TR.herirá un sticker previamente impreso. en diferentes lugares.Universidad “Los Ángeles” de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD ¿QUIÉN ME AUTORIZA EL USO DE LAS PLANILLAS DE PAGO? El uso de planillas me lo debe autorizar la Autoridad Administrativa de Trabajo correspondiente (AAT). Fecha de ingreso o reingreso a la empresa. Las empresas que cuenten con varios centros de trabajo en diferentes lugares pueden solicitar la autorización en cualquiera de ellos. pondrá el sticker en la primera hoja y un sello de agua en cada una de las hojas restantes.. es de 1% UIT por cada 100 hojas. CPCC. En el caso de regiones. Esta hoja. tengo que dirigirme al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Nacionalidad y documento de identidad. deberán consignar por separado y según la periodicidad de pago. Meléndez Torres – Control Interno VI . b) Número de días y horas trabajadas. en el Ministerio de Trabajo. Artículo 14. puedo conseguir autorización para mis planillas.

CPCC.. Juan B. g) Cualquier otra información adicional que el empleador considere conveniente. se registrará la fecha de salida y retorno de vacaciones. DEL PAGO DE LA REMUNERACION Y ENTREGA DE LA BOLETA DE PAGO Otra de mis obligaciones como empleador. la misma que deberá ser firmada por el trabajador.La rectificación de cualquier error o la omisión de información en las planillas se hará constar en la hoja siguiente a la última utilizada. Dentro del mismo plazo. cuotas sindicales. 3. 2. salvo que por la naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado sólo hubiera lugar al pago de la remuneración vacacional. Es decir. debo entregar la boleta cuando el pago se realice a través de terceros (pago a través de entidad bancaria). relacionada con la planilla. Asimismo. ¿Cuándo debo entregar la boleta? Debo entregar el original de la boleta al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. d) Deducciones de cargo del trabajador por concepto de tributos.Tratándose de trabajadores que perciban una remuneración integral cuyo abono sea pactado con periodicidad superior a un mes. Artículo 15. debiendo expedirse una boleta que contenga la información rectificada u omitida. 1. aportes a los Sistema Previsionales.Universidad “Los Ángeles” de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD c) Número de horas trabajadas en sobre tiempo. el empleador deberá registrar mensualmente en la planilla. ¿Qué es la boleta de pago? La boleta de pago es el medio. e) Cualquier otro pago que no tenga carácter remunerativo. el importe de la alícuota correspondiente a cada mes de labores. descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares. es la de emitir las correspondientes boletas de pago. no aplicándose lo dispuesto en el tercer párrafo del Artículo 19 del presente Decreto Supremo.. la boleta confirma que le he entregado al trabajador una remuneración como contraprestación por la labor que ha realizado. *Artículo 16. a mi cargo. f) Tributos y aportes de cargo del empleador. por el cual acredito el cumplimiento de la prestación en una relación laboral. según el Artículo 7 del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Meléndez Torres – Control Interno VI . ¿Qué datos debo registrar en la boleta? En la boleta de pago debo registrar los mismos datos que figuran en la planilla de pagos.

Luego de transcurridos los 5 años.. destrucción por siniestro. desde el día siguiente de ocurridos los hechos. las planillas. DEL CIERRE DE PLANILLAS Artículo 23. COMUNICACIÓN A LA SUNAT DE LA PÉRDIDA DE LA PLANILLA DE PAGO Según la legislación vigente. adjuntando copia de la última planilla utilizada e indicando el motivo del cierre. La firma de la boleta por el trabajador es opcional. imprimirá su huella digital. en un plazo que no exceda de los 15 días hábiles siguientes de ocurrido el hecho.Se considerarán cerradas las planillas en la fecha en que el empleador lo comunique a la Autoridad Administrativa de Trabajo. DE LA OBLIGACION DE CONSERVAR LAS PLANILLAS Y LAS BOLETAS DE PAGO Los empleadores están obligados a conservar sus planillas y boletas hasta cinco años después de efectuados los pagos o del cierre de las planillas. para que el empleador proceda a rehacer el libro de planillas afectado. que será firmado por el trabajador. Luego de transcurrido este plazo. Los empleadores están obligados a exhibir ante las Autoridades competentes que lo requieran. En caso de pérdida de los libros de planillas. Esta comunicación debe contener información al detalle del libro de planillas y los períodos a los que corresponde. las planillas de pago deberán remitirse a la Oficina de Normalización Previsional (ONP). quedará en mi poder como empleador. siguiendo las reglas de prescripción del artículo 43º del Código Tributario. la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de las planillas y boletas de pago será de cargo de quien alegue el derecho. debo conservar los libros y registros que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. 5. CPCC. Juan B. Meléndez Torres – Control Interno VI . ¿Cómo opera el duplicado de la boleta? El duplicado de la boleta. el duplicado de las boletas y las constancias de pago. si el empleador así lo considera conveniente. tengo un plazo de 60 días calendario. Los períodos tributarios que debe contener el libro de planillas que se va a rehacer serán aquéllos que contienen tributos que aún no han prescrito.Universidad “Los Ángeles” de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD 4. Asimismo. SUNAT. La firma de la boleta. asaltos y otros. En caso de que el trabajador no supiera firmar. debo comunicárselo a la Administración Tributaria. También debo adjuntar una copia expedida por la autoridad competente (Policía Nacional) que certifique la ocurrencia de tales acontecimientos.