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2021
Contenido
1. OBJETIVO..................................................................................................................... 3
2. ALCANCE...................................................................................................................... 3
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN............................................................................................3
4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE.....................................................................3
5. DEFINICIONES.............................................................................................................. 3
6. GENERALIDADES DE LAS TRANFERENCIAS...........................................................4
6.1 PASO A PASO PARA LA PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA
PRIMARIA:.............................................................................................................................. 5
6.2 BENEFICIOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS:............................8
7. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA...................................................................................8
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
Inicia con la identificación de los tiempos de retención definidos para cada serie
/subserie de las Tablas de Retención Documental/Tablas de Valoración
Documental, continua con el alistamiento de los documentos identificados que se
deban transferir y termina con la entrega de los documentos al responsables del
archivo central e histórico.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
5. DEFINICIONES.
Archivo:
Folio: Hoja.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un
expediente (unidad documental compleja).
Paso 5. Revisión: El documento que esté impreso en papel termoquímico (de fax),
debe ser fotocopiado en papel bond, para asegurar la permanencia de la
información. Los documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su
utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo Jefe de la
Dependencia.
Para entregar las cajas se debe tener en cuenta que la primera caja deberá
corresponder al primer número de la remisión y así sucesivamente, esto con el fin
de confrontar el ingreso de la transferencia con el Formato de Inventario
Documental - GDFT11 y mantener el orden en la ubicación física de las mismas.
7. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.