MANUAL DE TRANSFERENCIAS Y PROPUESTAS MEDIATECA 

DAYANA BUSTOS
YERARDYNE DIAZ
LAURA TORRES 
JEFFERSON BARBUDO
MANUEL CASTRO
YULIANA QUINTERO
ANA MARÍA MORENO

FICHA 2341273

INSTRUCTOR: MARTHA CECILIA MOSQUERA 

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ D.C.
2022
 INTRODUCCIÓN 

El presente manual se realizó con el fin de llevar a cabo una correcta aplicación de
las transferencias documentales a los documentos producidos por Idartes -
Cinemateca según los tiempos de retención indicados en los instrumentos
archivísticos.

Se dará cumplimiento a la normativa archivística efectuando la correcta

organización, conservación, uso y manejo de los documentos, y siguiendo los
procedimientos que se establecen para la debida transferencia documental
reconociendo además, la importancia de estas garantizando el acceso a la
información por usuarios internos y externos. Este procedimiento evita la
producción y acumulación irracional de documentos, facilita el control de los
documentos y la conservación de los mismos, entre otros.

Los documentos que son producidos y generados en la entidad cumplen ciertos

requisitos, tiempo y normas por lo que deben pasar por el procedimiento de
transferencia, por tanto, este manual especifica los parámetros y condiciones que
deben tener los documentos a fin de llevar a cabo la Transferencia Documental
primaria, aclarando además la elaboración de los instrumentos archivísticos y
brindando apoyo a los procedimientos de transferencias secundarias.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Establecer los parámetros de la transferencia documental guiado por la

normatividad archivística definiendo los lineamientos, metodología y
herramientas necesarias para realizar el proceso de Transferencias
Documentales
● Aplicar tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención
Documental de las series y subseries, garantizando la preservación y
conservación de los documentos producidos por Idartes - Mediateca -
Cinemateca, conservando adecuadamente los documentos
● Evitar la aglomeración de documentos, y así garantizar la consulta y acceso
a estos.

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MARCO LEGAL

Teniendo en cuenta la normatividad archivística para cumplir con el objetivo de la

transferencia documental, con el fin de preservar y conservar la información
institucional, se hará énfasis en la siguiente normatividad para llevar a cabo una
adecuada intervención.

- Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo”

- Decreto 1515 de 2013 “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor
histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los
entes territoriales”.

- Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.9.3 “Transferencia documental:

Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual los archivos
(transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia
secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de
retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa
archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio
en el responsable la tenencia y administración de los documentos archivo
que supone obligaciones del receptor de transferencia, quien asume la
responsabilidad integral sobre los documentos transferidos”

- Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.”

- Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la

elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación,
publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales –
RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TV.”

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TRANSFERENCIA PRIMARIA

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un

archivo a otro archivo del sistema; en este caso, de los Archivos de gestión o de
oficina al Archivo Central, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental
(TRD), vigentes en la entidad. Las series y subseries que han cumplido su trámite
administrativo y su nivel de consulta disminuye, y en cuando se evidencia un
tiempo de retención y procedimiento en las TRD se transfieren cumpliendo la
normatividad archivística.

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Aspectos a tener en cuenta para la elaboración del Plan de Transferencias

Es preciso garantizar el mayor número de transferencias, con el fin de

salvaguardar el patrimonio documental así como la historia institucional de la
entidad considerando que estos documentos están relacionados con los tiempos
de retención definidos en la TRD.

Se implementa un plan de transferencia documental conforme al cronograma de

transferencias primarias el cual deberá ser comunicado el último día hábil del
último mes del año en curso.

Plan Anual de Transferencias Documentales

Se formula el programa anual de transferencias documentales, que depende de

las necesidades y funciones que cumpla la entidad. En este caso, para la
Cinemateca se tiene planteado un Plan Anual en el que se realizan dos
transferencias anualmente, ya que teniendo un Archivo Vivo es comprensible que
los documentos que lleguen como donaciones (por ejemplo) necesitan
transferirse, conservarse y preservarse de manera adecuada.

Comunicación del Cronograma de Transferencias

El plan y cronograma anual deberá ser informado mediante un comunicado y

firmado por el Secretario General con el objetivo que las dependencias tengan
claro los tiempos en los que se realizarán las transferencias documentales.

Alistamiento Documental

● Limpiar la documentación dejándola libre de polvo y otros desechos que

pueda tener con herramientas como brochas de cerdas suaves o lanillas.

● Eliminar todo tipo de material metálico (clips, gancho cosedora, gancho

legajador metálico) con el fin de contribuir a la conservación del documento
y a la prevención de daños por óxido.

● Tener especial cuidado cuando se haga la limpieza de los documentos de

no rasgarlos o romperlos.

● Identificar y separar documentos que se encuentren afectados por hongos

y/o insectos, para preservar aquellos que se encuentran en buen estado y,
además, hacer la limpieza y reparación necesaria de los mismos.

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 ● Todo aquel documento que se encuentre impreso en papel termoquímico,
debe ser fotocopiado en papel bond para que pueda ser conservado.

● Se organiza toda la documentación por series teniendo en cuenta el CCD,

la TRD/TVD; atendiendo a los principios de procedencia y orden original.
Los documentos deben ser organizados cronológicamente.

● Se procederá al retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y

documentos de apoyo.
Los documentos originales siempre se conservan. Se eliminará la
documentación seleccionada mediante acta e inventario y debe ser
avalada.

● Realizar foliación (bajo los estándares que dicte la normatividad) con el fin
de facilitar la consulta y ordenación de la documentación.

● Antes de proceder al empaque dentro de las cajas, se diligencia el FUID.

● Colocar dentro de la caja para transferir las carpetas sobre su lomo. Las
cajas deben ser rotuladas con lápiz y letra mayúscula sostenida. Las cajas
deben ser numeradas consecutivamente en la cara frontal, en cada caja se
debe registrar el número de carpetas contenidas.

Lista de Chequeo De Transferencias

La lista de chequeo permite verificar el proceso que se llevará a cabo

comprobando que se ejecute correctamente cumpliendo con la normatividad
archivística se llevará a cabo con el fin de evaluar si las dependencias de Idartes
- Mediateca cumplen con los requisitos para llevar a cabo la transferencia
documental de manera apropiada y asegurándose que los documentos se
encuentren tanto en soporte físico como digital.

Diligenciamiento Formato Único de Inventario Documental (FUID)

La entidad, en este caso la cinemateca, debe tener un Formato Único de

Inventario Documental (FUID) el cual será diligenciado dependiendo el tipo de
transferencia que se realiza y con los datos de los documentos que serán
transferidos.

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El FUID original quedará en el Archivo de Gestión o Central, detallando series
documentales o carpetas a transferir junto con su Archivo Magnético FUID.

Cada Unidad Administrativa tiene el deber de abrir una carpeta electrónica y/o
física, según sea el caso con nombre Carpeta “Transferencias Documentales” para
que sirva como referencia para efectuar con precisión la solicitud de préstamos de
documentos al Archivo Central en un Futuro.

El FUID también sirve para confrontar el ingreso de la transferencia, por tanto, se

debe mantener el orden consecutivo en cajas y entregas.

Por lo general, el FUID debe tener un instructivo para su diligenciamiento tal como:

❖ Entidad remitente: colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación a transferir.
❖ Entidad productora: colocarse el nombre completo o razón social de la
entidad que produce o produjo los documentos.
❖ Unidad administrativa: consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
❖ Oficina productora: colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada.
❖ Objeto: consignar la finalidad del inventario (transferencia
primaria/secundaria) según sea el caso.
❖ Hoja _ de _ : se numera desde el 1 hasta el total de hojas que contenga el
inventario.
❖ Registro de entrada: se consigna en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de las transferencias (año, mes,
día). En NT se anota el número de transferencia.
❖ Código: número único establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
❖ Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: consignar el nombre asignado
al conjunto de unidades documentales.
❖ Fechas extremas: consignarse fecha inicial y final de cada unidad descrita.
Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año para evitar
futuras confusiones.
❖ Unidades de conservación: consignar el número asignado a cada unidad
de almacenamiento. En la columna otro se registran las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre de la parte de arriba y
debajo la cantidad o número correspondiente.
❖ No. de folios: se consigna el número total de folios contenido en cada
unidad de conservación descrita.

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❖ Soporte: anotar el tipo de soporte en el que se encuentra microfilmes (M),
vídeos (V), casetes [C], soporte electrónico (E), soporte papel (P), etc.
❖ Frecuencia de consulta: se registra si la documentación tiene alto, medio,
bajo y ningún índice de consulta (esto se hace teniendo en cuenta los
controles y registro de préstamo que las dependencias tienen de los
documentos).
❖ Notas: se consignan datos que sean relevantes y no estén registrados en
las columnas anteriores. Pueden ser observaciones o detalles que se haya
encontrado en la documentación,
❖ Elaborado por: nombre, apellido, cargo, firma de la persona responsable
de elaborar el inventario, lugar y fecha de elaboración.
❖ Entregado por: nombre, apellido, cargo, firma de la persona responsable
de entregar la transferencia, lugar y fecha de entrega.
❖ Recibido por: nombre, apellido, cargo, firma del responsable de recibir el
inventario, lugar y fecha de recibido.

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Confrontación de Documentación con el FUID y Aprobación
Una vez se tiene el FUID, se debe confrontar la información que este tiene
diligenciada con los documentos a transferir para que este proceso sea exitoso.
Una vez comprobada esta información, el jefe o encargado de la revisión de la
transferencia dará el visto bueno para proseguir con la transferencia.

Acta de Transferencia
Es un documento administrativo necesario para la realización de la transferencia,
en esta se consignan un membrete con la información de la entidad como: logo,
versión, página, nombre de la entidad, nombre del acta.

Seguidamente, en el cuerpo del acta se encuentra:

❖ Número del acta: se consigna el número de acta y el año de realización

❖ Transferencia documental primaria/secundaria: se marca una equis en
el tipo de transferencia que se está realizando.
❖ Desarrollo: se consignan datos como ciudad, fecha (día, mes, año), los
nombres de las personas encargadas y reunidas en el acto de
transferencia, así como el cargo de cada uno. Se oficializa el número de
cajas, el total de carpetas y el total en metros lineales entregados.
❖ Firmas: de quien hace la entrega, junto con la del jefe de área.
❖ Firmas: de quien recibe
❖ Anexo: el inventario documental y el FUID con su número respectivo de
folios.

Vehículo para Cargue de Transferencia

Una vez se tengan todas las unidades mínimas de conservación para cargar, el
coordinador del Grupo de Gestión Documental deberá realizar una solicitud a la
empresa de transporte definida para llevar a cabo la transferencia documental
informando requerimientos especiales, así:
● Ruta que garantice un traslado seguro, evitando zonas o sectores que
puedan representar un riesgo para el vehículo, los colaboradores y la
documentación, estimando fechas y horas desde el cargue y transporte,
hasta el arribo al destino.
● Identificar y reportar oportunamente a la Supervisión y a los interlocutores
designados por IDARTES , el responsable coordinador de las actividades
de transporte, el conductor y auxiliares que apoyarán el servicio de
transporte, así como el profesional responsable de la documentación que
acompañará el transporte, la placa del vehículo y la ruta.
● Evaluar y garantizar el estado al día de los papeles y la documentación

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 relacionada con estado del vehículo, permisos y licencias de el o los
conductores que presten el servicio, tales como revisión técnico mecánica,
seguro obligatorio, licencias de conducción, manifiesto de carga, guía de
mensajería, certificación de idoneidad de la empresa transportadora, las
pólizas de seguridad que amparan cualquier eventualidad durante esta
actividad.
● Identificar las condiciones de mobiliario o equipos requeridos para adelantar
el proceso de carga, tales como carros auxiliares o carretilla zorra, así como
prever las condiciones que puedan entorpecer el flujo del transporte, tales
como obstáculos de las áreas de carga y descarga, rampas o condiciones
de carga al aire libre, generando las acciones para eliminar o mitigar los
riesgos.
● La empresa de correspondencia deberá notificar la autorización del
vehículo, fecha, hora y lugar en que se procederá a realizar la recolección
de los documentos a transferir.
● La carga debe realizarse de forma independiente de acuerdo a las unidades
de almacenamiento, cajas, para facilitar la acomodación al interior del
vehículo.
● En cada uno de los casos, la primera caja que ingrese corresponderá al
último número de la remisión para esta unidad de almacenamiento y así
sucesivamente en el orden descendente, de tal manera que la última caja
que ingrese al vehículo sea la No. 1.
● Al cargar se debe mantener el orden estricto de cajas.
● Una vez se cargue la última caja debe garantizarse que las unidades de
almacenamiento no van a moverse o caerse durante el traslado, para lo
cual podrá usarse correas, cuerdas o similares.
● Una vez esté instalada la documentación y se haya hecho la
correspondiente verificación y cotejo de las unidades generales y
específicas cargadas en el furgón se procederá al cierre del vehículo
mediante candado y con los sellos y precintos de seguridad

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Verificación de la Documentación Recibida en el Archivo Central

● Debe preverse la disponibilidad del Área técnica de recepción (carga y

descarga) de la documentación, para arribo del vehículo para la descarga.
● El personal que recibirá la documentación debe tener coordinada la
logística y recorrido que va a seguir el personal y carros de transporte
durante el ingreso de la documentación hasta su ubicación en bodega.
● Igualmente debe estar dispuesta la estantería suficiente para recibir el
volumen de documentación a ser trasladada. Esta debe estar rotulada a
nivel de isla, estante, y bandeja, de acuerdo con la disposición física
previamente establecida, por parte del responsable del depósito.
● La estantería debe estar debidamente modulada de acuerdo a los formatos
de la documentación y, dependiendo del mismo, se dispondrá de manera
vertical u horizontal sobre las bandejas.

● El punteo se realiza verificando el contenido de cada caja iniciando por el

No. 1 y sus consecutivos respectivamente y registrando su ingreso efectivo
a las instalaciones destino el en el sistema de información, con
acompañamiento de los funcionarios de IDARTES, dejando constancia del
estado en que se recibe cada una de ellas. Si existe alguna afectación
física se dejará constancia del estado en que se encuentre, con su
respectiva fotografía. En caso de requerir un cambio de contenedor se
realiza conservando todo el empaque inicial con el rótulo y cinta inicial.

● En el evento de identificar faltantes, o algún tipo de afectación a la

documentación, el contratista debe corroborar la documentación vs la
entrega realizada en el punto de origen, informando lo pertinente a
IDARTES o sus delegados y dejando la respectiva constancia.

● Una vez verificado y constatado el inventario se suscribió el acta de entrega

correspondiente, firmada por las partes intervinientes, incluyendo:
transportador, responsable de la actividad de transporte y responsable de
bodega, identificando explícitamente si se presenta algún tipo de
inconsistencia sobre la documentación. En el evento de reportar alguna
situación anómala, el contratista se hará responsable de la investigación
respectiva.
● En caso de evidenciar inconsistencias en la documentación transferida se
deberá notificar a la oficina y realizar una corrección de la documentación
errónea para dar finalización a la transferencia de los documentos.

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Conformación Expediente de la Transferencia

Al finalizar el proceso de transferencia el funcionario de Gestión Documental

deberá archivar el acta de transferencia en su respectivo orden consecutivo
iniciando con el Número 1…n, por año y por oficina y/o dependencia. Se realizará
la consolidación de los inventarios documentales en el servidor de acuerdo a la
información contenida en el FUID de la transferencia recibida.
Adicionalmente, todos los documentos generados durante el procedimiento de
transferencia se deben escanear para su conservación en formato digital y físico.

PRIMEROS AUXILIOS

Para que los documentos se conserven adecuadamente se deben tener en cuenta

las siguientes recomendaciones
Revisar con frecuencia el ambiente del Archivo, realizar constantemente
mantenimiento cumpliendo con:

➔ Reparación de fugas de cañería y fuentes de humedad.

➔ Taponamientos de grietas y agujeros en paredes y techos donde se anidan
insectos y roedores.
➔ Remoción de polvo e insectos muertos.
➔ Remoción de nidos de roedores y pájaros.
➔ Manejo adecuado de basuras y desperdicios dentro del archivo.
➔ Saneamiento ambiental de instalaciones, que comprenda actividades de
fumigación y desratización de los espacios del Archivo. (esta labor debe ser
realizada por un equipo especializado en el tema).
➔ Trasladar los materiales de lugares inestables a lugares con ambientes
estables.
Es importante manipular los documentos con precaución, así se evita el deterioro
de los mismos como: roturas, rasgaduras, deformaciones, dobleces, entre otros
Realizar transferencias anualmente y en el momento correspondiente, así se evita
que la documentación se afecte biológicamente.

Además hay que tener en cuenta factores como:

➔ Impermeabilizar los muros de los archivos con el fin de evitar que la

humedad se filtre.
➔ No se debe consumir alimentos, fumar ni maquillarse dentro de los
archivos.
➔ Evitar halar o ejercer fuerza al tomar las carpetas de las estanterías y/o
cajas, ya que esto causa deterioros estructurales a la unidad.

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 ➔ Las cajas y carpetas que se encuentran almacenadas en los archivos y
presenten algún deterioro (rasgaduras, humedad o suciedad) deberán
cambiarse de forma inmediata respetando siempre la organización
archivística que tenga el expediente, así se puede evitar pérdida de
información.
➔ En caso de que se requiera borrar información que se encuentra a lápiz, se
debe utilizar un borrador de nata, para realizar el proceso, se debe ubicar la
mano abierta entrecerrando el sitio a borrar, realizando el borrado desde el
interior de la mano hacia afuera, la presión ejercida debe ser leve, evitando
que se rasgue el papel, carpeta o caja.
➔ Evitar el uso de elementos metálicos como: clips, ganchos mariposa,
ganchos de cosedora, estos elementos bajo condiciones inestables de
humedad relativa y temperatura pueden generar con el tiempo oxidaciones
que producen manchas irreversibles sobre los documentos.
➔ Si el número de cajas y/o carpetas transportadas sobrepasa el número que
se puede manipular, utilice un carro transportador, en caso de no contar con
ese tipo de medios, transportar sólo las unidades que se puedan manipular
con ambas manos.

Si se evidencias que los documentos tienen algún daño se realizarán primeros

auxilios tales como:

● Limpieza superficial: Se retira elementos metálicos, eliminar el polvo y

suciedad superficial con cepillos o brochas de cerda suave que no maltrate
los documentos. Para limpiar las carpetas, deberá utilizarse una bayetilla
blanca seca, el proceso se debe realizar por la parte exterior de cada
carpeta, adicionalmente se recomienda tomarla del lomo y sacudirla
suavemente.
● Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos: para esto se realiza primero
un análisis a los documentos, con el fin de determinar si estos elementos se
pueden retirar sin deteriorar el documento, en caso de que la cinta, etiqueta
o adhesivo se encuentre demasiado adheridos al documento solo se
pueden retirar mediante el empleo de solventes químicos.
● Eliminación de pliegues y dobleces: Esta práctica se debe realizar en
documentos que presenten dobleces leves y no muy marcados. Es
importante tener en cuenta: Desdoblar levemente (nunca lleve en sentido
opuesto al doblez, ya que, si está muy marcado, podría causar una rotura).
Se debe revisar que la fricción no esté alterando la apariencia o la
estructura del papel. Se debe llegar solo hasta donde el papel lo permita,
no debe insistir ya que se puede deteriorar más el documento.

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 ● Unión de roturas y rasgaduras: Cuando se presente rasgadura por
manipulación inadecuada de la documentación es recomendable: Para unir
rasgaduras se sugiere utilizar cinta mágica o cinta de lino blanca
autoadhesiva, ya que las cintas pegantes comunes deterioran los
documentos, lo que puede ocasionar un color amarillo, cristalización o
también puede desprenderse ocasionando finalmente pérdida de
información.
● Limpieza documental y realmacenamiento: El proceso de la limpieza
documental constituye una de las estrategias de conservación más simples
y eficaces, con ella se disminuye en grandes proporciones la posibilidad de
ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los
documentos.

DEPURACIÓN

La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deben

estar basadas en las Tablas de Retención Documental, donde primeramente
deberán ser aprobadas por el correspondiente Comité Institucional del Desarrollo
Administrativo y al Comité interno de Archivo, además de esto se deben cumplir
con los siguientes procedimientos:
➔ Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la
página web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que
han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser
eliminados.
➔ Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo
Departamental y Distrital de Archivos o el AGN, para lo cual se cuenta con
sesenta (60) días, instancia que con base en el fundamento presentado por
los peticionarios, podrán solicitar a la entidad suspender el proceso de
eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos.
➔ La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en
soporte físico como soporte físico como electrónico, deberá constar en un
Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscriban el Presidente y
Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el
Comité Interno de Archivos.
➔ Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido
eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá
mantenerlos publicados en su página web para su consulta.
➔ El AGN será la última instancia en cuanto a las solicitudes de suspensión
de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los
documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o

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 científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del
país.
➔ La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries
documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden
eliminar documentos individuales de un expediente o una serie.

PROTOCOLO DE EMBALAJE Y TRASLADO

1) primera etapa. Solicitud

- Informar a la Unidad Coordinadora de Archivos, mediante oficio, sobre la
solicitud de transferencia primaria o secundaria para el traslado de los
archivos de trámite al de concentración y en su caso al histórico,
especificando el volumen y la relación del material documental a trasladar,
anexando un cronograma correspondiente.
- Los expedientes estarán debidamente inventariados y foliados.
- La unidad Coordinadora de Archivos coteja la información y verifica que lo
especificado en el oficio sea lo que se va a trasladar.
- La unidad administrativa a través del encargado del soporte archivístico
realizará las gestiones ante la Subdirección de Bienes y Suministros, así
como de los servicios generales y mantenimiento para el traslado de los
archivos.
- La unidad Coordinadora de Archivo informa al de servicios administrativos,
donde se encuentra el Archivo de concentración, sobre el destino, la fecha
y hora del traslado del material documental

2) Segunda etapa. Embalaje

- En esta etapa los expedientes deben corresponder con la relación del
material documental a trasladar y con una identificación en las cajas.
- Los documentos no deben estar sueltos o encima de otros.
- Las cajas deben estar selladas con cinta o con otro material que no las
deteriore.

3) Tercera etapa. Traslado

- La unidad Coordinadora de Archivo en coordinación con el encargado del
soporte archivístico, verifica que las cajas cumplan con el procedimiento de
embalaje respectivo.
- Una vez embaladas se sugiere que las cajas se carguen en el vehículo
disponible de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba, que no excedan
el peso del soporte de cada una de las cajas de tal manera que la de años

15
 meses anteriores, con su número progresivo más alto queden al fondo y las
más recientes con números menores queden al frente y arriba.
- En el proceso de descargue y depósito estarán presentes el personal de la
unidad Coordinadora de Archivos y el enlace de archivos.
- Durante el traslado no se debe abrir ninguna caja.

4) Cuarta etapa. Estiba

- El descargue de las cajas se realiza en el orden inverso al que fueron
estibadas, de manera que las de años y meses recientes quede sobre la de
las anteriores y se puedan ubicar en orden con su número secuencial
correspondiente.
- Se debe verificar que la estiba se realice adecuadamente y que las cajas
correspondan al listado enviado previamente.
- La estiba de las cajas deberá hacerse con cuidado, y, no deberá exceder el
peso de soporte para cada una de ellas

16
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO VIVO CINEMATECA

Aspectos Generales Cinemateca de Bogotá - Archivo Vivo

Desde 1971 la Cinemateca Distrital hoy Cinemateca de Bogotá - Centro Cultural

de las Artes Audiovisuales transforma las miradas de los colombianos a través de
la preservación de las imágenes en movimiento, contribuyendo a la creación de
nuevos patrimonios cinematográficos y posibilitando el acceso a todo el cine del
mundo, lo que la convierte en la más antigua institución del Estado colombiano
que trabaja por el desarrollo audiovisual y cinematográfico

A partir del 12 de junio de 2019 se abren las puertas del nuevo Centro Cultural de
las Artes Audiovisuales, escenario que hace parte del Instituto Distrital de las Artes
- Idartes, acoge todas las estrategias de esta institución, encaminadas a la
preservación del patrimonio cultural, la creación con nuevas tecnologías y la
evolución integral de la cultura visual y audiovisual, a través del desarrollo de
programas de formación, creación, exhibición, investigación y publicaciones, y de
acciones de preservación, restauración y circulación del acervo audiovisual
consignado en su filmoteca y mediateca. Un espacio de encuentro entre las
distintas formas y culturas del audiovisual.

Inmueble

Ubicación del archivo:

Carrera 3 # 19 – 10 , Bogotá

Características Arquitectónicas

El archivo se ubica en la primera planta de la cinemateca siguiendo la

normatividad, en la que se establece que los archivos no pueden estar en plantas
altas debido a que el peso de los mismos podrían generar accidentes o el
deterioro de los mismos. Está ubicado lejos de industrias contaminantes y reúne
las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y
ventilación.

17
Plano Archivo Vivo Cinemateca de Bogotá
POR FAVOR PEGAR PLANO MANUELO, GRACIAS

Depósitos en los que se almacenan los documentos:

Como el mobiliario y los depósitos de cada archivo varían en función de las

necesidades, la cinemateca emplea depósitos y mobiliarios siguiendo las
directrices para conservación de documentos que recomienda la Ley 594 de 2000,
teniendo también en cuenta las condiciones ambientales ya que la mayoría de los
archivos se encuentran en medios físicos. La adecuación climática era la
apropiada que establece la norma de conservación de documentos en formato
físico y análogo como rollos y cintas.

Pisos
Los pisos al interior del archivo Vico se encuentran fabricados en base de
concreto con recubrimiento en baldosa, en líneas generales se encuentran en
buen estado.

Muros

Los muros se presentan en material ladrillo y /o bloque, pañetados con pintura con
propiedades ignífugas, tiene interruptores en cada cuarto que permiten el
encendido y apagado de la luz y tomacorrientes

Iluminación

En cuanto a la iluminación el espacio destinado al archivo cuenta con un sistema

de iluminación artificial que se compone por lámparas led que resultan adecuados
para el archivo Vivo, no hay cableado a la vista

Estantería

Esta cumple con lo estipulado en el Acuerdo 037 de 2002 es decir no tiene bordes
que produzcan daños, están construidas con láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables, hay un espacio de 20 cm entre muros y estantería estas
tienen aproximadamente 2.20 metros y con resistencia para soportar una carga de
almacenamiento de 7 cajas por metro lineal o en su caso de los rollos filmográficos
necesarios para almacena de alto, entre otras

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Unidades de Conservación

Las películas, cassettes, documentos análogos y digitales se almacenan en cajas

x100 tiene aproximadamente 7 cajas por metro lineal. Para el almacenamiento de
las carpetas y documentación se utilizan cajas x100 y x200. Para los documentos
de formato análogo, es decir, cintas fonográficas, cintas de video, rollos
cinematográficos y los digitales el almacenamiento se maneja en sobres
individuales con PH neutro si son fotografías y unidades de conservación plásticas
en polipropileno o polímeros para los rollos. Las películas se almacenan en sus
respectivos carretes y contenedores debidamente identificados, la mayoría estaba
rotulado.

Humedad relativa y temperatura

Ventilación

Cada cuarto cuenta con sistemas de ventilación con ciclos de renovación del
aire según lo requiera el espacio.

Seguridad

El depósito cuenta con unidades de control de incendio, extintores y

señalización

Mantenimiento

Se realiza el debido mantenimiento a las películas que lo necesiten con agua y

un secado adecuado.

Hallazgos cinemateca

❖ Se pudo evidenciar que la mayoría de documentos en soporte papel fueron

aquellos que aún estaban en etapa de clasificación y ordenación dentro del
archivo.
❖ Los documentos en soporte fotográfico eran pósters, publicidad de
carátulas de películas colombianas y latinoamericanas, todas con su debida

19
 clasificación y placas; pero, que aún no reposaban en estanterías por la
mudanza.
❖ Se tenían almacenados diferentes micro casetes que ya tenían clasificación
según el contenido, el año y el autor. En estos, no se logró observar si ya
tenían su respectiva placa o no.
❖ El espacio de almacenamiento para este tipo de soporte estaba adecuado
en cuanto a condiciones de ambiente, temperatura y humedad relativa. Las
unidades de conservación en las que se encontraban estos rollos fílmicos,
aún no eran homogéneas. Esto es, algunos rollos se encontraban en
unidades de almacenamiento plásticas, otros en metálicas y algunos ni
siquiera tenían núcleo o estaban envueltos en papel parecido al vinipel.
También, había algunos rollos que ya tenían placas inventariadas, así como
otros con la indicación de que les hacía falta placas.
❖ En las estanterías que ya estaban clasificadas y organizadas, se evidencian
cajas x300
❖ Los documentos que aún no estaban organizados en las estanterías se
encontraban en cajas x100.

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PROPUESTA ARCHIVO CENTRAL

Historia Institucional

MISIÓN
Garantizar el pleno ejercicio y disfrute de los derechos culturales por parte de la
ciudadanía, acercando las prácticas artísticas y las vivencias de sus diferentes
dimensiones a la vida cotidiana de las personas; mediante la ejecución de las
políticas públicas, proyectos, planes y programas que aportan a la construcción de
un nuevo contrato social que contribuya al desarrollo de las personas como seres
creativos, sensibles, solidarios y responsables con las demás personas.

VISIÓN

Movilizar las dimensiones y procesos de las practicas artisticas para integrarlas en

la vida cotidiana de las personas, a través de la articulación con los demás
sectores de la sociedad; la ejecución de las políticas públicas culturales, la
potenciación de las ciudadanías creativas, la construcción de memoria para la
transformación social y la integración de las ciencias y las tecnologías.

Objetivos

● Realizar un diagnóstico para generar una propuesta para la transferencia

mediante los conocimientos adquiridos y según la normatividad establecida.
Lo anterior, se llevará a cabo diseñando e implementando las Tablas de
Retención Documental- TRD.

● Ejecutar la eliminación de la documentación que ya cumplió su ciclo vital

con el fin de evitar la acumulación, para este proceso es preciso elaborar
inventarios documentales para así lograr verificar la transferencia de los
documentos.

● Disminuir el volumen documental y determinar la organización de los

documentos, es decir, qué documentos se eliminan y a cuáles se les
realizará el inventario para su debida conservación y disposición final con
el fin de recuperar información institucional.

● Realizar los instrumentos archivísticos tales como:Tablas de Retención

Documental y los Cuadros de Clasificación Documental; requisitos que se

21
 encuentran en la Ley General de Archivos 594/200 y el Acuerdo 02/2004
“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de
los depósitos.

1. Diseño depósito del archivo central

2. Requisitos
3. Organización de las transferencias primarias

UBICACIÓN
● Para la creación de este depósito es necesario que el terreno no presente
riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.

● El depósito en lo posible debe estar situado lejos de industrias

contaminantes.

● Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las

condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y
ventilación.

ASPECTOS ESTRUCTURALES
● Usaremos estanterías de 2.20 m de alto, las bandejas deben soportar un
peso de 100 kg/mt lineal. El lugar donde estarán ubicadas las estanterías
debe tener un soporte de peso de 1200 k/mts.

● Los acabados de las estanterías y en los bordes, ensambles de piezas

deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

● En la distribución de la estantería, esta no deberá estar recostada sobre los

muros y se dejará un espacio mínimo de 20 cm entre estos.
Se estableció para la circulación entre las estanterías un espacio de 70 cm
y un corredor central de 120 cm.

● Los pisos, techos y las puertas deben estar construidos con material
ignífugo.
La pintura que se aplicará debe estar compuesta también de material
ignífugo y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento
de sustancias nocivas para la documentación.

22
 DISTRIBUCIÓN
● Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar
con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.

● Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán

fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.

● Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta
el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función
desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia,
recepción, organización, y tratamiento de los documentos.

ESTANTERÍA
● Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

● Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,

resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.

● Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja debe soportar un peso
de 100 kg/mt lineal.

● La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.

TIPO DE MUEBLES
● Mobiliario para obras de gran formato
● Mobiliario para documentos en otros formatos.
● Estanteria fija

CONDICIONES AMBIENTALES
● La temperatura adecuada normalmente para estos depósitos es de 15°C a
20°C.

● La humedad relativa para el depósito comúnmente es recomendable que

sea entre 45% y 60%.

23
● La ventilación de este depósito debe garantizar la renovación continua y
permanente del aire de una o dos veces por hora, esto se establece de
acuerdo con las condiciones ambientales internas que se requieran y que la
conservación de los documentos mantenga una adecuada ventilación entre
ellos.

● Los filtros de aire deberán ser medios de filtración del aire de ingreso tanto
de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos.

● Para la iluminación de este depósito la radiación visible lumínica, deberá

ser menor o igual a 100 lux. Para la iluminación ultravioleta la radiación,
debe ser menor o igual a 70 uxilumen.
Se sugiere evitar la incidencia de la luz directa sobre la documentación y
contenedores para prevenir daños en la estructura de la documentación.

EQUIPOS DE EMERGENCIA
● Seguridad del depósito de archivo, se dispone de equipos para la atención
y desastres como extintores de CO2, Solkaflam extintor multipropósitos y
extractores de agua.

● Sistemas de control de alarmas contra incendios y robos, para ello, se

requiere de señalización para ubicar los equipos para la atención de
desastres, rutas de evacuación y un espacio para el rescate de la
documentación.

MANTENIMIENTO
● Para el mantenimiento es indispensable garantizar la limpieza permanente
y adecuada de las instalaciones de la estantería y unidades de
conservación. Ya que estas requieren de un programa de limpieza en seco
y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

METODOLOGÍA
❖ La distribución de las estanterías se llevará a cabo mediante la codificación
de las dependencias como se demuestra en el organigrama de la entidad,
fijándose en el orden consecutivo de cada código. Con las estanterías que
contiene el archivo central, estableceremos uno o varios estantes para cada
dependencia según la cantidad de documentos recibidos en la
transferencia.

24
❖ Al momento de recibir la transferencia documental desde el archivo de
gestión, procederemos a examinar el formato de inventario documental,
para así, validar que la documentación esté acorde a lo establecido en el
FUID.

❖ Con la documentación recibida se dará inicio a la organización en las

estanterías del archivo central, para ubicar los documentos utilizaremos las
cajas X200 y X300 de acuerdo a lo establecido en la cartilla de
especificaciones para cajas y carpetas emitido por el AGN, luego,
procederemos a rotular las cajas con la información de la unidad
administrativa y el contenido de las carpetas.

❖ Ubicar las cajas en las estanterías de cada dependencia, teniendo en

cuenta que la documentación pertenezca a la dependencia y esté
debidamente organizada según la numeración de la caja.

★ La documentación correspondiente al área administrativa de comisión

fílmica será ubicada en el estante #1 del archivo 1, en donde la subserie
Actas Comisión Fílmica estará situada en la primera bandeja de arriba
hacia abajo del estante. Los Registro de Eventos y Comunicaciones
Oficiales estarán en la segunda bandeja. Las Citaciones a Eventos
reposarán en la tercera bandeja, como última Serie transferida de la
Comisión Fílmica, los Informes serán ubicados en la cuarta bandeja del
estante #1.

★ La documentación correspondiente al área de Becma y Mediateca será

ubicada en el estante #2 del archivo 1, en donde la subserie Consultas
Bibliográficas estará situada en la primera bandeja de arriba hacia abajo del
estante. Las Capacitaciones de usuarios y El Manual de Procedimientos se
colocarán en la segunda bandeja. La Construcción Institucional reposará
en la tercer bandeja, como última Serie transferida de Becma y mediateca,
Inventarios serán ubicados en la cuarta bandeja del estante #2.

★ La documentación correspondiente al área de Pelis por Bogotá será

ubicada en los estantes #3 y #4 del archivo 1, en donde la serie Planes y
Programas Institucionales estará situada en la primera y segunda bandeja
de arriba hacia abajo del estante 3. Los Proyectos Fílmicos estarán puestos
en la tercera y cuarta bandeja del estante 3. Los cronogramas de
circulación fílmica reposarán en la bandeja primera del estante 4, los
inventarios de pelis por bogotá estarán ubicados en la bandeja segunda del

25
 estante 4. Por último, la serie planes logísticos estará situada en la bandeja
tercera y cuarta del estante 4.

★ La documentación correspondiente al área de Ciclo Rosa será ubicada en

los estantes #5 y #6 del archivo 1, en donde la serie de Programas de
Formación estará situada en la primera y segunda bandeja de arriba hacia
abajo del estante 5. Los Bienes de Interés Cultural- BIC estarán puestos en
la tercera y cuarta bandeja del estante 5. Los Proyectos Audiovisuales
reposarán en la bandeja primera del estante 4, El control audiovisual estará
ubicado en la bandeja segunda del estante 4. Por último, la serie Servicios
de filmografía especializada estará situada en la bandeja tercera y cuarta
del estante 4.

★ La documentación correspondiente al área de Programa Estímulos será

ubicada en el estante #7 del archivo 1, en donde la serie Convocatoria
estará situada en la primera bandeja de arriba hacia abajo del estante. Las
Inventarios educativos y cronograma de jornadas se colocarán en la
segunda bandeja. Formación y reconocimiento y becas de formación
reposará en la tercera y cuarta bandeja.

★ La documentación correspondiente al área de Cinemateca Rodante será

ubicada en el estante #8 del archivo 1, en donde la serie Logistica de
eventos estará situada en la primera bandeja de arriba hacia abajo del
estante. Formación de usuarios y programa de circulación se colocarán en
la segunda bandeja. Promoción de actividades y creación de contenidos
audiovisuales reposará en la tercera y cuarta bandeja.

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 CRONOGRAMA

Cronograma de actividades y plazos de entrega

PLANO

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https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/Radi
cado_2-2015-04655.pdf

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