CONSUELO COLMENARES MILLN .

RESTAURADORA DE BIENES MUEBLES - ARQUITECTA

GUSTAVO PETRO URREGO Alcalde Mayor de Bogot D.C.
EDUARDO NORIEGA DE LA HOZ Secretario General
GERMN YANCES PEA Director Archivo de Bogot (e)
ANA MARGOTH GUERRERO Subdirectora del Sistema Distrital de Archivos
CONSUELO COLMENARES MILLN Elaboracin
GUSTAVO ADOLFO RAMREZ Correccin de textos
BLANCA DUARTE Concepto grfco y diseo
SUBDIRECCIN IMPRENTA DISTRITAL D.D.D.I Impresin
ISBN 978-958-717-132-7
Secretara General - Alcalda Mayor de Bogot D.C.
Primera edicin 250 ejemplares
2012
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Esta obra no puede ser reproducida sin el permiso previo escrito
de la Secretara General - Alcalda Mayor de Bogot D.C.
5
Introduccin................................................................................................... 7
1. La arquitectura al servicio de los archivos........................................... 9
1.1 Aspectos de diseo.......................................................................... 16
1.2 Construccin o adecuacin............................................................... 17
1.3 Medio ambiente................................................................................ 18
2. Espacios para archivo........................................................................... 21
2.1 Generalidades................................................................................. 21
2.2 Planteamiento de la problemtica.................................................... 22
3. Planificacin en construccin y adecuacin de archivos.................... 23
3.1 Proyeccin del volumen documental para determinar
reas de almacenamiento................................................................ 24
4. Estructura ............................................................................................. 27
5. Caractersticas arquitectnicas............................................................ 29
5.1 Utilidad energtica en beneficio del medio ambiente........................ 29
5.2 Localizacin .................................................................................... 30
5.2.1 Localizacin general ............................................................ 30
5.2.2 Ubicacin de reas y espacios para archivo......................... 31
5.3 Materiales y elementos arquitectnicos........................................... 31
5.3.1 Fachadas ............................................................................ 34
5.3.2 Muros .................................................................................. 37
5.3.3 Pisos ................................................................................... 38
5.3.4 Cubiertas ............................................................................ 38
5.3.5 Ventilacin ........................................................................... 39
5.3.6 Iluminacin .......................................................................... 39
6. Mobiliario .............................................................................................. 41
6.1 Estantera fija ................................................................................. 41
6.2 Estantera compacta ....................................................................... 41
6.3 Planotecas ...................................................................................... 42
cont eni do
6
7. Conservacin preventiva en espacios para archivo,
En relacin con las condiciones locativas............................................ 45
7.1 Condiciones ambientales ................................................................ 45
7.1.1 Humedad relativa y temperatura .......................................... 45
7.1.2 Contaminacin atmosfrica................................................... 46
7.1.3 Carga de polvo y material particulado.................................... 46
7.1.4 Carga microbiana ................................................................. 47
7.2 Mantenimiento ................................................................................ 47
7.3 Prevencin de desastres ................................................................. 48
7.3.1 Inundaciones ........................................................................ 49
7.3.2 Sistemas de seguridad ......................................................... 50
Bibliografa ................................................................................................... 51
Anexos........................................................................................................... 53
Anexo No. 1
Especificaciones tcnicas de estantera fija........................................ 55
Anexo No. 2
Especificaciones tcnicas de estantera rodante o compacta............. 57
Anexo No. 3
Especificaciones tcnicas de planotecas............................................. 59
Anexo No. 4
Protocolo de limpieza para espacios de archivo.................................. 61
7
i nt roducci n
1. Conjunto de normas, polticas, procedimientos y tcnicas dirigidos a la normalizacin de los procesos de conservacin
preventiva y conservacin de los documentos que se manejan en desarrollo de las actividades propias de la Administracin
Distrital, desde el momento de su produccin y hasta su disposicin final.
La conservacin preventiva, como parte integral del Sistema Integrado de
Conservacin (SIC)
1
, implica la necesidad de contar con espacios destinados a
albergar documentos de archivo de diferentes caractersticas, en cuanto a soporte,
tcnicas grficas y almacenamiento se refiere, con el fin de preservar la memoria
a travs del tiempo y garantizar la consulta del acervo documental.
Los espacios destinados a actividades de archivo deben cumplir requisitos
especficos que permitan estabilidad de condiciones ambientales de humedad
relativa y temperatura dentro de los depsitos, acordes con las caractersticas de
los documentos. As mismo deben atender aspectos relacionados con la estructura
de los edificios, su capacidad de carga, sistemas de ventilacin, acabados
arquitectnicos, condiciones de iluminacin, seguridad, prevencin de desastres
y mantenimiento, entre otros.
El aporte de la arquitectura a las edificaciones de archivo es fundamental para
contribuir, de manera eficaz, a la conservacin preventiva de documentos. La
edificacin, estructura, diseo y seleccin de los elementos arquitectnicos
dirigidos hacia la arquitectura sostenible permiten el acercamiento a una visin
ms amplia sobre la edificacin de archivos.
9
1. l a arqui t ect ura al servi ci o de l os archi vos
La funcin y fin ltimo de la arquitectura se relaciona con una aproximacin
del mejoramiento de la relacin del hombre con su entorno, en concordancia
con elementos conceptuales y las condiciones espaciales. En este sentido, los
archivos que albergan el patrimonio documental de la ciudad deben considerar
todos aquellos aspectos que contribuyan al mejoramiento ambiental, la
utilizacin de materiales acordes con lineamientos de diseo que propicien
prcticas ms eficientes no slo para los espacios de archivo sino con el
medio ambiente.
Mack Scogin, director del Departamento de Arquitectura en la Universidad
de Harvard, en la conferencia La Imaginacin Templada por el Rigor de la
Arquitectura
2
, de la Ctedra Luis Barragn, en Monterrey (13 -17 octubre
de 2008), expuso ms de 30 proyectos para expresar de forma coherente
la importancia de reflejar la relacin del diseo espacial y su funcin donde
la preocupacin por los aspectos sociales y medioambientales deben ser
resueltos por los arquitectos en la prxima dcada.
El trmino de arquitectura sustentable tiene su origen en la expresin de
desarrollo sostenible
3
que incluy Gro Brundtland en el informe de la 42
sesin de las Naciones Unidas de 1987, donde se enfatiz que el deterioro
ambiental era una de las principales causas del empobrecimiento mundial:
El concepto del desarrollo sostenible se basa en tres principios: 1. El
anlisis del ciclo de vida de los materiales 2. El desarrollo de materias
primas y energas renovables 3. La reduccin de las cantidades de
materiales y energa utilizados en la extraccin de recursos naturales,
su explotacin y la destruccin o el reciclaje de recursos.
2. Mack Scogin, La imaginacin templada por el rigor de la Arquitectura [documento en lnea], 2008. (Consultado el 6 de
octubre del 2009). 3. Wikipedia [documento en lnea]. (Consultado el 13 de octubre del 2009).
10
Actualmente, la arquitectura busca involucrar proyectos que tengan en cuenta las
anteriores premisas, aunado esfuerzos desde las diferentes disciplinas que se
involucran en el diseo y la construccin para lograr estos objetivos.
La experiencia desde la construccin de archivos no es muy evidente; sin embargo,
a travs de este tipo de construcciones se puede observar cul ha sido el objetivo
para lograr espacios acordes con las necesidades espaciales para reas de archivo
y especficamente para depsitos de archivo y, al mismo tiempo, contrarrestar los
efectos adversos de las condiciones ambientales.
En Francia, los archivos han sido construidos particularmente contemplando
las necesidades de los archivos para cumplir con el desarrollo sostenible. Las
condiciones ambientales de los depsitos de archivo se consideran como uno de
estos parmetros; es as como la Direccin de Archivos de Francia actualiz en
el 2007
4
las reglas bsicas para la construccin, ampliacin o modificacin de los
edificios de archivo. Uno de los objetivos fue la flexibilizacin de las condiciones
ambientales en los depsitos, debido a la rigidez que ha prevalecido en trminos
de conservacin preventiva, no solo en Francia sino en distintos pases.
En Espaa, uno de los edificios ms antiguos construidos para archivos es el
Archivo General de Simancas, construido durante la monarqua de Felipe II en
el siglo XVI, por iniciativa de Carlos V.; su rea corresponde a 10.860 m2 de
construccin, de los cuales se ha destinado el 83.54% del edificio en s para el
archivo y el 16.46% al edificio anexo.
La sede del Archivo General de Indias, en la ciudad de Sevilla, corresponde a una
edificacin tambin construida durante la monarqua de Felipe II de finales del
siglo XVI, aunque su construccin se concluy solo en el siglo XVII. Los planos
iniciales corresponden a Juan de Herrera, lo concluyen Alonso de Vandelveira,
Juan de Minjares, y Miguel Zumrraga; pero es a partir de la segunda mitad del
siglo XVIII que el edificio comienza las labores como archivo de la documentacin
perteneciente a la administracin de la corona espaola en Amrica y Filipinas.
El Archivo de Indias fue sometido en el 2005 a obras de ampliacin y rehabilitacin
por las cuales se integr la Casa Lonja de Mercaderes (siglo XVI) al edificio
del Cabildo Catedralicio, lo que representa un total de 8.410 m
2
. El sistema de
climatizacin est ubicado en un tnel que une las dos construcciones.
5

La sede del Archivo Histrico Nacional (1953), ubicada en Madrid, fue diseada
especficamente para archivo y est localizada en el complejo arquitectnico del
Consejo Superior de Investigaciones Cientficas, con 3.000 m
2
de rea construida.
4. Revista Internacional Preservation News No.44, mayo del 2008, pp. 16. 5. Archivo de Indias [artculo en lnea], El Pas,
Madrid, 28 de junio de 2005. (Consultado el 3 de marzo del 2010).
11
Consta de dos volmenes; el primero destinado a reas administrativas, procesos
tcnicos e informticos y servicio al pblico, conformados por un base rectangular
de cuatro plantas. Y el segundo, por una base cuadrada alrededor de un patio central
destinado a reas de depsitos distribuidos en siete plantas, de aproximadamente
858 m
2
; seis de stas presentan estantera fija y slo una estantera compacta o
rodante, con una capacidad de 42 Km. de estantera.
6
En los ltimos aos, el Ministerio de Educacin y Ciencia de Espaa ha desarrollado
una poltica de modernizacin de los archivos espaoles dirigida a promover las
acciones de difusin y de conservacin del patrimonio documental espaol, en
las que se destacan los siguientes aspectos fundamentales: mejoramiento de
las construcciones o infraestructuras con nfasis en la conservacin preventiva
y conservacin de los documentos e informatizacin de los fondos, unido a la
cooperacin archivstica nacional e internacional.
7

En lo referente a las construcciones, sta se enfoca en la dotacin de los edificios
en funcin de mejores instalaciones dirigidas a los archivos estatales, como a los
de titularidad estatal y de gestin de las comunidades autnomas. Los edificios en
construccin son proyectados con nuevas tecnologas y condiciones de depsito
ms contemporneas.
Cabe destacar los cambios que se han generado en los siguientes archivos
espaoles:
Archivo Regional de Castilla - La Mancha
8
, localizado en Toledo, del
arquitecto Guillermo Vsquez Consuegra. Incluye, desde 1985, cinco archivos
de la regin; la construccin de 1999 al 2005 est conformada por 12.625
m2, de los cuales 7.910 m2 son reas de depsitos, equivalentes al 63%.
Esta edificacin representa parmetros propios de la arquitectura sostenible
donde se destaca, principalmente, el diseo de las fachadas ventiladas con
el uso de cermicas independientes y perfilera metlica.
Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, sede de la Subdireccin
General de Archivos; este archivo intermedio e histrico fue creado por la
Ley 4 de 1993
9
; est situado en la antigua construccin de la cervecera El
guila y forma parte de un conjunto arquitectnico junto con la Biblioteca
Regional Joaqun Leguina. La construccin de comienzos del siglo XX, del
arquitecto Eugenio Jimnez Corera y concluido por Sainz de los Terreros, fue
sometida a rehabilitacin por los arquitectos Luis Moreno Garca Mansilla y
6. Ministerio de Cultura de Espaa. Edificio del Archivo Histrico Nacional [documento en lnea], 2010. (Consultado
el 26 de febrero del 2010). 7. Ministerio de Educacin y Ciencia de Espaa. Del Castillo hace balance de la poltica de
modernizacin de los archivos espaoles desarrollada por el MECD [artculo en lnea], Madrid, 2009. (Consultado el 26 de
febrero del 2010). 8. Archivo Regional de Castilla - La Mancha. [documento en lnea]. (Consultado el 12 de julio de 2011).
9. Comunidad de Madrid. Subdireccin General de Archivos. [documento en lnea], Madrid. (Consultado el 9 de marzo de
2010).
12
Emilio Tun lvarez en 1998 e inaugurada en el 2003. Cuenta con 29.700
m
2
, distribuidos en tres edificios de la siguiente forma: 1) Destinado a reas
administrativas y atencin al pblico ubicado en el antiguo edificio. 2)
Denominado edificio de ingresos correspondiente a la nueva construccin
alberga los procesos tcnicos y espacios propios de la llegada de los
documentos, as como, salas de limpieza, desinfeccin, desinsectacin y
eliminacin de documentos. 3) Denominado edificio de depsitos de nueva
construccin en concreto y doble fachada de vidrio, est conformado por
seis plantas para depsito y una para parqueaderos; cuenta con un total de
71 depsitos: 36 para formatos normalizadas con una capacidad de 72.576
metros lineales de estantera cada uno, 11 para formatos especiales con
capacidad de 3.824 metros lineales y 24 para soportes especiales.
Archivo General de Extremadura, en Mrida, del arquitecto J. Meri Cucart;
con 12.000 m
2
de construccin y capacidad en los depsitos de 60.000 metros
lineales
10
. La construccin est conformada por dos volmenes unidos por
reas de jardn. Se culminar en el ao 2012.
Archivo Histrico de Alicante, del arquitecto Francisco Javier Garca
Alczar, con un rea de 6.631 m
2
de construccin, estimando una capacidad
de 30 km. de estantera. Edificio inaugurado en el 2010, rene elementos
arquitectnicos tradicionales de Alicante entre los que se destaca el uso de la
piedra caliza. Est conformado por dos volmenes, de dos y cuatro plantas.
El de menor altura contiene la sala de exposiciones y la de investigadores,
el saln de actos y una sala de descanso.
11
Archivo General de la Rioja, de la Comunidad Autnoma de la Rioja
12
, del
2007, con una superficie de 4.885 m
2
. Los depsitos de archivo se encuentran
ubicados en el primero y segundo piso.
Archivo Histrico Nacional de Euskadi, en Bilbao, abre sus puertas en el
2011.
13
La nueva construccin diseada por IDOM, Arquitectura, Ingeniera
y Consultora ser de 11 plantas y reemplazar al antiguo edificio, en un
rea de 8.542 m
2
, con 6.603 m
2
de construccin, se integrarn avances
tecnolgicos en materiales e instalaciones.
Archivo Provincial de Valladolid. Localizado en el Centro Asistencial Doctor
Villacin, fue construido entre los aos 2007 y 2008, con una superficie
de 1.000 m
2
. Est conformado por cinco depsitos: tres destinados a los
10. Archivo Histrico de Extremadura [documento en lnea], Mrida, 2010. (Consultado el 25 de febrero del 2010). 11. Archivo
Histrico de Alicante [artculo en lnea], La Verdad Digital S. L., 3 de marzo de 2010. (Consultado el 3 de marzo del 2010).
12. Archivo General de la Rioja [documento en lnea], 13 de diciembre de 2007. (Consultado el 3 de marzo del 2010). 13. Iaki
Esteban, La memoria vasca se hace de cristal [artculo en lnea], Bilbao, 16 de diciembre de 2008. (Consultado el 26 de
febrero del 2010).
13
documentos considerados normalizados, uno para documentos especiales,
otro para documentos electrnicos. La ventilacin utilizada en los depsitos
es de tipo mixto por medio de sistemas mecnicos de ventilacin y sistemas
de aireacin natural, situacin que contribuye al ahorro de energa. La
estantera tiene una capacidad de 10.000 metros lineales. Adems, dispone
de tres salas de trabajo, reas de procesos tcnicos destinadas a restauracin
y reprografa, una sala para investigadores y una sala mltiple.
Archivo Provincial de Guadalajara de 6.000 m
2
, cuenta con seis plantas. El
rea destinada para depsitos es de 4.000 m
2
, equivalente al 66% del rea
total para albergar 39 km. de documentacin.
En Mxico, el edificio del Archivo General de la Nacin se encuentra localizado
en el Palacio de Lecumberri, que cumpli funciones de prisin hasta el ao 1976;
esta sede corresponde a una construccin del siglo XVIII, que fue conocido en
aquella poca con el nombre de Archivo General de la Nueva Espaa con el fin de
clasificar y organizar los documentos de la colonia espaola en Amrica.
El edificio est construido sobre dos fallas geolgicas y de acuerdo con evaluaciones
realizadas por las Facultades de Arquitectura, Ingeniera y Qumica de la Universidad
Nacional Autnoma de Mxico (UNAM), presenta varios problemas relacionados,
principalmente, con daos estructurales; igualmente se encuentra en riesgo de
inundacin por aguas negras del gran canal localizado en reas aledaas.
Debido a los riesgos que presenta la edificacin -y en especial por la amenaza
que representa para la salvaguarda de la documentacin- actualmente sta se
encuentra en proceso de rehabilitacin proyectada en tres etapas que comprenden
obras desde el 2009 hasta el 2011.
En Bogot se han construido como depositarios de la memoria histrica el edificio
para el Archivo General de la Nacin y el Archivo de Bogot; el primero del arquitecto
Rogelio Salmona y el segundo del arquitecto Pablo Ortiz. En ambos casos se
aunaron esfuerzos para contar con espacios que cumplieran las expectativas
referidas a la disposicin final del documento, reas administrativas, de procesos
tcnicos, de consulta y exposicin, y reas de depsitos para archivo.
La sede actual del Archivo General de la Nacin, se comenz a construir en el
ao 1989, y se inaugur en el ao 1992; cuenta con 21.350 m
2
de construccin
y 12.000 m
2
de reas de depsito, equivalente al 56.20% del rea total. Rogelio
Salmona, uno de los arquitectos ms representativos del pas, por medio de dos
edificios plasm la coherencia de los espacios a travs de la geometra mediante
un eje central de acceso a la primera de las dos edificaciones, conformado por un
espacio circular para llegada de los visitantes y del personal del Archivo.
14
El edificio o bloque norte alberga, en el primer piso como lugar de encuentro, las
reas destinadas a la consulta, as como, los espacios para el auditorio, salas de
reunin y de exposicin, localizadas alrededor del espacio circular central. En el
segundo piso se renen reas tcnicas y administrativas, que a travs de pasillos
y entradas de luz buscan dar continuidad a las mismas caractersticas del primer
piso. Los depsitos se encuentran localizados en reas inferiores del nivel de
acceso principal, y cuentan con parmetros de conservacin preventiva.
El edificio o bloque sur cuenta con 5 pisos para depsitos de archivo y reas
tcnicas designadas a la clasificacin y descripcin documental. La concepcin
espacial y soluciones tcnicas de los depsitos de archivo difieren del anterior,
pero perdura la integracin de las reas mediante pasillos y entradas de luz.
El Archivo de Bogot se comenz a construir en el ao 2001; su construccin
se concluy en el 2003. El rea construida es de 21.841 m
2
, con 8.000 m
2
.,
aproximadamente, para reas de depsito distribuidas en seis pisos y un stano.
[Imagen 1]
Est conformado por un eje al cual confluyen cuatro edificaciones. El acceso
principal se define por un rea central que permite su visualizacin desde los
pasillos del segundo y tercer piso [Imagen 2]; delimita al sur en el primer piso por
la sala de consulta y en el segundo piso por una sala de exhibicin [anterior Centro
de Documentacin].
IMAGEN 1 . ACCESO PRINCIPAL DEL ARCHIVO DE BOGOT
Fuente: Archivo particular
15
IMAGEN 2 . ARCHIVO DE BOGOT VESTBULO / IMAGEN 3 . DOBLE MURO EN LOS DEPSITOS DEL ARCHIVO DE BOGOT
Fuente: Archivo particular
Al norte en el primer piso, se ubican la cafetera, la librera y reas de baos, y
seguridad. En el tercero, se encuentra el auditorio que tiene capacidad para 195
personas y 3 salas mltiples.
Las reas de procesos tcnicos estn localizadas en el costado oriental, en el
segundo piso (Conservacin, Restauracin, Laboratorio de Qumica y Biologa y
reas de limpieza y desinfeccin de documentos) y tercer piso (Catalogacin y
Reprografa). Las reas administrativas se encuentran distribuidas en cada piso. En
estas zonas, los pasillos cuentan con reas que permiten la renovacin del aire.
El cuarto piso se destina a la Direccin, a las reas de la Subdireccin del
Sistema Distrital de Archivos, de la Subdireccin Tcnica, y a otras reas de orden
administrativo.
Para las transferencias documentales existe una zona de llegada y recepcin y
reas aledaas para la desinfeccin.
Los depsitos de archivo cuentan con aislamiento de las condiciones externas
mediante el uso de muros dobles, e internamente los pasillos contribuyen a mejorar
esta condicin [Imagen 3]. Todas las tuberas se encuentran localizadas en stas
reas. Las reas de los depsitos estn comprendidas entre 119 m
2
y 135 m
2
,la
altura til es de 3.25 m. y la total de 3.87 m. El sistema de ventilacin es el de
presin positiva.
16
La iluminacin es controlada mediante el uso de temporizadores en depsitos. La
luz es fluorescente de baja intensidad con difusores en acrlico. Adems, cuenta
con sistemas de detectores de humo cuya informacin es transmitida al sistema
central de controles del edificio.
En los depsitos el piso es en concreto endurecido esmaltado, el cual permite la
facilidad en la limpieza y se caracteriza por ser un material no abrasivo.
Las puertas de acceso a los depsitos y de los pasillos cuentan con sistema de
seguridad antipnico.
El mobiliario de estanteras compacta [rodantes] y planotecas cumplen con las
especificaciones tcnicas requeridas para mobiliario de archivos histricos y se
encuentra instalado de acuerdo a la normatividad vigente.
1. 1. aspect os de di seo
Los espacios destinados a archivo deben ceirse a la normatividad vigente que
sobre condiciones de archivos se establezcan
14
.
La adecuacin de archivos se dirige a aplicar una serie de aspectos que deben
tenerse en cuenta para determinar cules son los lineamientos a seguir con
el fin de mejorar las condiciones generales que se presentan en los espacios.
Generalmente, estos han sido diseados para cumplir una funcin muy diferente
a su funcin inicial.
El diseo de los espacios en arquitectura se refiere a comprender inicialmente las
premisas de cumplimiento segn su funcin, entender que existen parmetros que
permiten condiciones apropiadas; es por esta razn que la mayora de los espacios
destinados a albergar archivos estn desprovistos de las condiciones para cumplir
con los parmetros especficos que la conservacin preventiva exige, a excepcin
de los archivos que se proyectan y se construyen con las especificaciones tcnicas
requeridas, los cuales generalmente realizan un seguimiento continuo de las
condiciones ambientales en los depsitos.
La conservacin preventiva se dirige a comprender de manera integral todos
aquellos factores que inciden directamente en la conservacin documental y que
estn interrelacionados entre s. Esta incidencia puede contribuir de forma directa
en la conservacin del patrimonio documental o manifestarse en los cambios que
14. Consultar los Acuerdos desarrollados por el Archivo General de la Nacin a partir de la Ley No.594 del 14 de julio de
2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
17
se presentan en las caractersticas de los soportes mediante alteraciones fsicas,
qumicas y biolgicas, y por consiguiente a la prdida parcial o total no slo del
soporte sino de la informacin contenida en ellos.
Si desde el diseo de los archivos se comprende esta problemtica, se logra
mejorar las condiciones internas para contribuir de forma eficiente con la
conservacin preventiva. Los aspectos generales que deben tenerse en cuenta
son los siguientes:
- Aislamiento de condiciones externas de calor y fro. Utilizacin de
elementos constructivos que sirvan de barrera, entre los cuales estn la
utilizacin de dobles muros reas perimetrales de circulacin que permitan
el empleo de un muro adicional. Y tambin incluir elementos de fachada que
permitan controlar la incidencia directa de la radiacin solar, considerada
uno de los factores de mayor dao y deterioro en los documentos de archivo,
por los efectos de la radiacin ultravioleta.
- Separacin de reas de trabajo de las destinadas a depsitos de archivo.
Una de las problemticas principales que se presentan en la adecuacin de
archivos es la unin del trabajo archivstico con reas de almacenamiento.
Estas reas deben estar separadas por razones de salud ocupacional y para
evitar modificaciones en las condiciones ambientales internas en reas de
depsito.
- Disposicin de reas de bao, tuberas de agua y desages en reas
externas a los depsitos. Los deterioros de tipo fsico, qumico y biolgico
que se ocasionan en los documentos de archivo cuando estas condiciones
no se tienen en cuenta, generan en su mayora daos irreversibles en los
soportes.
- Seguridad. Los espacios destinados a archivos deben cumplir con sistemas
de seguridad industrial que permitan el control de los riegos por inundacin e
incendio; por lo cual deben estar provistos de sistemas de alarmas, deteccin
para incendios y extintores que permitan tomar acciones rpidamente para
minimizar las consecuencias de deterioro en los acervos documentales.
1. 2. const rucci n o adecuaci n
Uno de los cuestionamientos que se generan relacionados con la conservacin
documental es la pregunta respecto a si se debe construir o adecuar un espacio
para archivo.
18
La construccin implica partir de las necesidades que se tienen y a qu fase de
archivo se dirige, as como su proyeccin a largo plazo. Es necesario evaluar
las condiciones que presentan las construcciones respecto a cada uno de los
aspectos de conservacin preventiva para los documentos y de qu forma inciden
esas condiciones.
Al evaluar el inmueble es necesario reconocer su tipologa original y el tipo
de construccin con el fin de reconocer los factores que pueden afectar la
conservacin documental.
Generalmente, las construcciones proyectadas para vivienda no renen las
condiciones necesarias por varias razones: los espacios no permiten flexibilidad y
por lo general presentan placas de concreto que no alcanzan las especificaciones
tcnicas para soportar cargas vivas
15
mayores a 180 Kgf / m
2
, de acuerdo con los
cdigos de diseo y construccin actuales vigentes en Colombia.
El uso de bodegas, que por su funcin es de tipo industrial, debe ser analizado
de forma puntual debido a que si bien es cierto stas pueden reunir algunos
parmetros de conservacin preventiva, no siempre cumplen con las dems
condiciones. En su mayora, adolecen de barreras de proteccin contra las
condiciones ambientales adversas, generando cambios drsticos de humedad
relativa y temperatura en los espacios internos, y pueden presentar desniveles
en el piso, consideracin inapropiada para la instalacin del mobiliario, carecer
de ventilacin controlada y en su diseo incluyen, por lo general, reas de bao
en el mismo espacio de almacenamiento.
1. 3. medi o ambi ent e
La arquitectura sostenible busca no slo utilizar materiales y sistemas que permitan
aprovechar las caractersticas propias de los materiales, sino la aplicacin del
conocimiento enfocado a la recuperacin de la energa de los edificios y de las
construcciones, en consonancia con los principios de conservacin del medio
ambiente para las nuevas generaciones.
Se propende por la utilizacin eficiente del agua lluvia en la descarga de los
sanitarios y se orienta hacia su aprovechamiento para otros usos, como el
abastecimiento de agua para los jardines, entre otros.
15. En trminos de ingeniera estructural se refieren a las cargas por uso u ocupacin. Su identificacin est dada Kgf / m
2
(Sistema MKS) por kN / m
2
(Sistema Internacional de medidas).
19
Por otra parte, es importante minimizar los desechos de los edificios con aplicacin
de medidas para el correcto reciclaje de los materiales, y orientar en su interior
hacia prcticas ms eficientes del uso del agua y de la energa.
El diseo y uso de los materiales en el edificio son determinantes para lograr
objetivos especficos como son el aislamiento de condiciones extremas de calor
y fro, y el uso de la ventilacin natural que permite el ahorro energtico en
comparacin con otros sistemas.
21
2. espaci os para el archi vo
2. 1. general i dades
En las construcciones de archivo que se proyectan actualmente se definen
reas de servicio al pblico, que incluyen salas de consulta, salas mltiples y
auditorios que permiten favorecer la comunicacin con los usuarios externos como
investigadores, ciudadanos y pblico en general, entre sus mltiples usuarios.
Las reas administrativas y procesos tcnicos difieren en los diferentes archivos,
dependiendo de la misin que cumplen y del nivel de archivo al que se haga
referencia.
Actualmente, las reas destinadas a depsito se contemplan por reas entre 100
y 200 m
2
y se busca que cumplan con parmetros de conservacin preventiva,
tales como:
- Control de condiciones ambientales humedad relativa y temperatura de
acuerdo con la clase, las caractersticas de los soportes y las tcnicas.
- Iluminancia (mxima de 150 Lux).
- Control de carga de polvo, material particulado, contaminantes atmosfricos
y carga microbiana.
- Limpieza de reas y de unidades de almacenamiento.
- Ventilacin referida a la aireacin controlada mediante uso de filtros para
material particulado y contaminantes atmosfricos.
En la adecuacin de archivos, entendida como adaptacin de los espacios para
cumplir con reas de almacenamiento y depsito, as como, otras funciones que
generalmente le conciernen como las relacionadas con organizacin archivstica,
generalmente las entidades no tienen claro que esto demanda, adems, la
escogencia de una localizacin que permita no slo ubicar una documentacin
22
en un lugar especfico, sino que debe reunir una serie de condiciones con una
visin integral para comprender que la construccin como contenedor tambin
aporta condiciones en pro o en contra de la conservacin preventiva del acervo
documental.
Por la experiencia en esta clase de asesoras se concluye que existen dificultades
por parte de las entidades para comprender a fondo este problema al no entender
la visin integral.
2. 2. pl ant eami ent o de l a probl emt i ca
Desde la perspectiva general se puede entender que desde cada cultura se
tiene un acercamiento a los archivos de forma diferente. En Colombia, se puede
considerar que se han realizado cambios, pero no muy significativos, respecto a
la necesidad de transformar el quehacer cotidiano para eliminar malas prcticas
que impactan negativamente y de forma directa la conservacin preventiva de los
documentos.
Los fondos documentales acumulados constituyen uno de los problemas que
generan mayores costos a la administracin; estos pueden ser resueltos mediante
el mejoramiento de la gestin documental en las entidades.
Por otra parte, debido a que generalmente los espacios destinados para archivos
son adaptados, no incluyen los aspectos fundamentales de la conservacin
preventiva. Las entidades por lo general tienden a considerar aspectos bsicos
que slo se dirigen a cumplir con reas para el almacenamiento, sin la visin
integral de todos los aspectos.
Desde la perspectiva de la conservacin preventiva de documentos, comprender
el Sistema Integrado de Conservacin implica contemplar por una parte, las
condiciones de las edificaciones o espacios para archivo (caractersticas
constructivas, condiciones ambientales, seguridad y prevencin de desastres)
y por otra, las condiciones propias de los documentos (sus caractersticas de
acuerdo con los tipos de soporte y sus tcnicas relacionadas con la disposicin
fsica, as como, los servicios que presta para uso de los investigadores y del
ciudadano). La interaccin de las anteriores condiciones propicia los factores de
deterioro documental o por el contrario contribuye a beneficiar la conservacin de
los documentos a largo plazo.
23
La planificacin se dirige a considerar los aspectos fundamentales para la
construccin o la adecuacin de los espacios para archivos a partir de las
necesidades, contemplando las prioridades, as como la proyeccin documental
para determinar las reas de almacenamiento.
En la fase preliminar es necesario determinar cul es el objetivo general; y una
vez determinado, y conociendo el tipo de archivo a albergar, proceder a evaluar la
construccin o la adecuacin de los espacios para archivo.
En todo caso, es necesario tener presente que proyectar la construccin de espacios
para archivo debe ser el resultado de un anlisis completo de las necesidades y en
su mayora considerar las siguientes reas:
- Almacenamiento [depsitos].
- Servicios al pblico [salas de consulta para la documentacin, auditorios,
salas mltiples].
- Procesos tcnicos [reas exclusivas para el personal que labora en los
archivos].
- Descarga y recepcin de documentos [zona de recepcin para efectuar el
control sobre el inventario].
- Desinfeccin y limpieza.
- Gestin y administracin documental [oficinas para cumplir con el desarrollo
de funciones y actividades especficas].
En la adecuacin de espacios, la definicin de las reas mencionadas vara de
acuerdo con la funcin que deben cumplir. En el caso de ser necesario contar
con reas especficas para salas de consulta, stas deben localizarse en reas
separadas de las de almacenamiento [Ver lo expuesto en el numeral 1.1. Aspectos
de diseo].
3. pl ani f i caci n en const rucci n
y adecuaci n de archi vos
24
En Edificios de archivos
16
se estima que un 60% del rea total del edificio de
archivo se destine para los depsitos; sin embargo, este porcentaje puede variar
de acuerdo con los requerimientos especficos de cada archivo y en algunos casos
esta rea puede llegar a constituir el 75% del rea construida o por el contrario
representar slo el 40%.
Se estima que la altura de los depsitos sea de 2.70 m. considerando estantera de
2.20 m.
17
. Es importante tener presente la altura mencionada como altura mnima;
esta medida puede ser incrementada de acuerdo con las caractersticas de la
edificacin.
Thrse Varloff en el Congreso No. 71 de la Federacin Internacional de
Asociaciones de Bibliotecarios e Instituciones [IFLA]
18
del 2005, en su conferencia
El primer paso en Preservacin: construyendo el edificio correcto, establece
consideraciones generales que deben combinarse y tener en cuenta en la
planificacin de las edificaciones de bibliotecas; stas son similares a las de los
archivos:
- Temas relativos a la conservacin preventiva
- Accesibilidad
- Operabilidad
- Arquitectura
En la conservacin preventiva, la arquitectura en s del edificio, sus caractersticas
y las condiciones de los elementos y sistemas arquitectnicos, unidos al control de
las condiciones ambientales son indispensables para garantizar la conservacin
de los documentos y de la informacin contenida en ellos.
3. 1. proyecci n del vol umen document al para det ermi nar
reas de al macenami ent o
Para realizar la proyeccin del volumen documental
19
es necesario, como fase
preliminar, contar con una evaluacin previa de la gestin documental desde la
parte archivstica, pues muchas veces se parte de un gran volumen documental
que realmente puede ser reducido considerablemente una vez se tengan definidas
las distintas etapas del documento, desde su produccin hasta la disposicin final
y la definicin del tipo de archivo, de gestin, central, intermedio e histrico.
16. Asociacin Latinoamericana de Archivos, Consejo Internacional de Archivos & l. Coordinacin general: Virginia
Chacn Arias. Edificios de Archivos. En clima tropical y bajos recursos. Bogot: Coordinacin editorial: Sara Gonzlez. 2003
p.28. 17. Ibid. p. 28 18. World Library and Information Congress. International Federation of Library Associations and
Institutions (IFLA). 71th IFLA General Conference and Council. Libraries a voyage of Discovery. August 14th 18th 2005,
Oslo, Norway, code number: 100 E. Pdf. [documento en lnea]. (Consultado el 16 de marzo de 2010). 19. En trminos
archivsticos se refiere a metros lineales de documentacin.
25
El rea de almacenamiento debe contar con una definicin clara de rea de acceso
y de reas libres para facilitar el traslado de la documentacin, mediante el uso de
carros transportadores diseados para este fin, as como, permitir su bsqueda
por parte del personal encargado del archivo.
De acuerdo con el tipo de mobiliario a utilizar [estantera fija o compacta], el rea
puede variar. En el caso de estantera fija, se almacena menor volumen documental
en comparacin con la estantera compacta. En el caso de mobiliario compacto y
de acuerdo con el volumen documental a albergar, tener siempre presente que la
placa estructural debe reunir requisitos especficos por la carga que debe soportar
[Ver Numeral 4].
27
4. est ruct ura
Los aspectos estructurales de las edificaciones destinadas a archivos deben
contemplar lo concerniente a las normas sismo-resistentes de diseo y construccin
de cada pas, que para el caso de Colombia se contemplan en la NSR-10
20
,
desarrollada por la Asociacin Colombiana de Ingeniera Ssmica, norma que
remplaza a la NSR-98.
La estructura est conformada por sistemas y elementos estructurales que definen
el comportamiento general de las construcciones ante las caractersticas propias del
terreno, as como a los agentes externos. Se consideran elementos estructurales
las columnas, los muros de carga, las placas de entrepiso, las vigas, las viguetas,
entre otros, unidos a sistemas de cimentacin y refuerzos estructurales.
En depsitos, la caracterstica estructural que deben cumplir se relaciona
directamente con la capacidad de carga y la clase de mobiliario empleado. La
carga que genera una estantera rodante o compacta completamente utilizada es
mayor que la de una estantera fija. Las placas para usos de depsitos siempre
deben ser estructurales, y se recomienda que soporten 800 Kg./m
2
, para estantera
fija, y hasta 1.200 Kg./m
2
, para estantera compacta.
20. Aprobada segn Decreto 926 del 19 de marzo del 2010. Por el cual se establecen los requisitos de carcter tcnico y
cientfico para construcciones sismo resistentes NSR-10.
29
Las caractersticas arquitectnicas definidas para las edificaciones de los espacios
de archivo se relacionan con los elementos y materiales que se seleccionan para
cumplir con condiciones especficas, con el fin de garantizar la salvaguarda de los
acervos documentales.
5. 1. ut i l i dad energt i ca en benef i ci o del medi o ambi ent e
La energa vista desde la clasificacin general de su utilidad para ser renovada,
se encuentra en las denominadas energas limpias o no contaminantes que se
clasifican en: 1) Geotrmica [del calor de la tierra]. 2) Hidrulica [de los ros y
corrientes de agua dulce]. 3) Mareomotriz [de mares y ocanos]. 4) Elica [del
viento]. 5) Solar. 6) Azul [de las masas de agua dulce o salada] y 7) Undimotriz
[de las olas].
El empleo de la energa limpia conduce al mejoramiento del medio ambiente; esta
clase de energa en conjunto con las fuentes de energa permanente, como la
denominada energa verde, conllevan a contrarrestar los impactos negativos al
medio ambiente.
Actualmente, la arquitectura de archivos busca incluir estas energas en el diseo;
sin embargo, su empleo an es incipiente especialmente en los pases donde an
representa un alto costo.
La bsqueda de soluciones ms acordes con el medio ambiente implica proyectar
de mejor forma el uso de elementos y materiales arquitectnicos.
Luis de Garrido en Anlisis de proyectos de Arquitectura Sostenible
21
expone cinco
indicadores sostenibles para ser aplicados como caractersticas que debe reunir
5. caract er st i cas arqui t ect ni cas
21. Luis de Garrido, Indicadores sostenibles de Luis de Garrido, Anlisis de proyectos de Arquitectura sostenible. Madrid:
McGraw Hill, 2009, p. 41 60.
30
la arquitectura sostenible; cada uno de estos indicadores contempla distintos
componentes:
- Optimizacin de recursos y materiales. Enfocado tanto a los recursos
naturales como a los fabricados por el ser humano.
- Disminucin del consumo energtico. Donde se analiza el ciclo de vida de la
edificacin. Adems, implica tener en cuenta la energa utilizada desde la
fabricacin de los materiales hasta el consumo final, segn el diseo de la
edificacin.
- Disminucin de residuos y emisiones.
- Disminucin del mantenimiento, explotacin y uso de la edificacin. Se
refiere especficamente a la durabilidad de los materiales, a la energa que
se consume cuando la edificacin est en uso, relacionada con el desarrollo
de la actividad propia de la edificacin y cuando no se realizan actividades.
- Incremento de la calidad de vida de las personas que ocupan la edificacin.
Se evala el deterioro del medio ambiente, el bienestar y la calidad del ser
humano dentro del edificio.
5. 2. l ocal i zaci n
La localizacin acertada de un edificio de archivo implica tener en cuenta los
aspectos en relacin con los riesgos:
- Evitar vas de acceso de alto flujo vehicular que puedan generar alta
produccin de contaminantes atmosfricos.
- Realizar anlisis de caractersticas del suelo para contrarrestar sus
condiciones o modificar decisiones previas de localizacin.
- Evitar niveles freticos altos. El nivel fretico
22
es considerado como el
lugar geomtrico de los puntos de agua que poseen una presin igual a la
atmosfrica.
5. 2. 1. l ocal i zaci n general
Si bien es cierto que en las nuevas construcciones para archivo la posibilidad
de escogencia de una localizacin ms acertada es el reflejo de una evaluacin
previa, la adecuacin de archivos se ve avocada a soluciones inmediatas, a las
problemticas que se presentan con algunas de las siguientes situaciones:
22. Construmtica. Diccionario de construccin. [documento en lnea]. (Consultado el 22 de abril del 2010).
31
- Por decisiones administrativas se plantea la necesidad de contar con un
rea de mejores condiciones. No siempre se opta por la mejor opcin;
algunas veces por desconocimiento de los parmetros generales que se
deben cumplir.
- Las entidades no consideran el rea de archivo como un espacio que deba
garantizar la conservacin documental, parte de la memoria documental
e histrica, sino como un sitio que simplemente almacena o guarda
documentos.
- Cuando la problemtica de disposicin fsica de los documentos se desborda,
no importa ni el lugar, ni la forma de almacenamiento. Es comn encontrar que
las unidades de almacenamiento y los documentos sueltos se acomoden de
forma desordenada sobre el piso, sin ningn tipo de proteccin, ni programas
peridicos de limpieza.
5. 2. 2. ubi caci n de reas y espaci os para archi vo
Las reas de archivo deben ser ubicadas preferiblemente en los primeros pisos
para garantizar la estabilidad estructural en las construcciones, a excepcin
de las construcciones de carcter histrico que se proyectan y planean con
especificaciones tcnicas donde se definen claramente las condiciones que se
deben cumplir.
En los depsitos se debe propender por niveles superiores al nivel
+/- 0.00, en trminos de niveles de la edificacin.
5. 3. mat eri al es y el ement os arqui t ect ni cos
Los elementos arquitectnicos se utilizan para cumplir funciones especficas
o estticas. As mismo, las formas y caractersticas de los materiales permiten
no slo mejorar las condiciones internas de la edificacin, sino que adems, de
acuerdo con el material utilizado y las caractersticas propias, se obtienen mayores
beneficios.
En la Tabla No.1 se sintetizan las principales propiedades fsicas, mecnicas,
pticas, trmicas y qumicas de los materiales.
32
propi edades o caract er st i cas de l os mat eri al es
1. FSICAS 1.1 Permeabilidad
Capacidad de los materiales de dejarse
atravesar por lquidos.
1.2 Porosidad
1. Es la relacin entre el volumen real y
volumen aparente, considerado como un
sistema de espacios vacos.
2. Cuando es menor el volumen real que el
volumen aparente.
1.3 Homogeneidad
Representacin de propiedades idnticas.
1.4 Densidad
La relacin entre masa y volumen.
1.5 Higroscopicidad
Capacidad de absorber agua con variacin
en su peso, en condiciones de alta humedad.
1. Se refere al movimiento de un lquido en
los intersticios del suelo o material poroso
por tensin superfcial.
2. Elevacin de la superfcie de un lquido en
el rea de contacto con un slido.
2. MECNICAS 2.1 Plasticidad
Propiedad de los materiales de adquirir
deformaciones permanentes.
2.2 Maleabilidad Propiedad de extenderse en forma de
lminas.
2.3 Ductilidad Propiedad de los materiales para formar
cables o hilos.
2.4 Resistencia mecnica
Capacidad de los materiales de oponerse a
la aplicacin de una fuerza. [Resistencia a la
tensin, compresin, torsin y fexin].
2.5 Resistencia al fuego
Capacidad para soportar la exposicin
prolongada a altas temperaturas sin
deformarse ni derretirse.
2.6 Elasticidad
Recuperacin de la forma original del material,
una vez que la fuerza que lo deforma deja de
actuar.
33
2.7 Fragilidad
Capacidad de fragmentarse en una
deformacin leve.
2.8 Dureza
Resistencia de los materiales a ser rayados.
Se mide segn la escala de Mohs [1-10]
2.9 Isotropa Capacidad de producir la misma resistencia
al aplicar fuerzas en varios sentidos.
3. PTICAS
3.1 Refexin de la luz
Un rayo de luz que incide sobre una superfcie
cambiando de direccin.
3.2 Transmisin de la luz
Un rayo de luz es desviado al atravesar dos
medios distintos. [Doble refraccin].
4. TRMICAS 4.1 Calor especfco
Cantidad de calor que se debe suministrar a la
unidad de masa de una sustancia para elevar
su temperatura en una unidad Kelvin o grado
Celsius.
4.2 Dilatacin
La capacidad de algunos materiales de
cambiar de volumen al incrementarse la
temperatura.
4.3 Refexin del calor Propiedad de refejar y absorber calor.
4.4 Conductividad trmica
Propiedad de transferencia de calor.
Se expresa mediante el coefciente de
conductividad trmica.
5. QUMICAS
Son las transformaciones que sufren los materiales al interactuar con algunas
sustancias.
5.1 Intercambio inico Capacidad de intercambio inico [CEC].
5.2 Adsorcin
Interaccin de tipo qumico. Proceso mediante
el cual se pueden retener molculas, iones o
tomos en la superfcie de los materiales.
5.3 Oxidacin
Reaccin qumica mediante el cual una
molcula, unin y un tomo transferen o
ceden electrones.
5.4 Resistencia a
soluciones cidas y
alcalinas
Cualidades de los materiales a presentar
reaccin ante las soluciones cidas [pH. <
7.0] y alcalinas o bsicas [pH. > a 7.0]
6. ACSTICAS 6.1 Conductividad acstica
Capacidad de un material para permitir el
paso del sonido.
6.2 Magnticas
Capacidad para atraer y dejar pasar los
campos magnticos.
TABLA No. 1 PROPIEDADES O CARACTERSTICAS DE LOS MATERIALES
34
Segn las caractersticas de los materiales y planteando cuatro fases del ciclo vital
de los materiales - la primera, en trminos de extraccin y produccin; la segunda,
condiciones del transporte; la tercera, puesta en obra, y la cuarta, reutilizacin y
reciclaje - se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos para su seleccin:
1. Durabilidad.
2. Procesos de elaboracin con menos energa.
3. Mnimo mantenimiento.
4. Materiales que no contaminen.
5. Evitar materiales que contengan cloro-fluoro-carbonos [CFC].
6. Evitar materiales como el PVC, en cuyo ciclo de vida se emiten dioxinas
y furanos considerados como altamente contaminantes.
5. 3. 1. f achadas
IMGENES 4, 5, 6 y 7 . ELEMENTOS DE FACHADA
Fuente: Archivo particular [CCM]
Desde el diseo arquitectnico se establecen parmetros que conllevan a mejorar
las condiciones internas de los espacios. Las condiciones de las fachadas, el
correcto uso y seleccin de elementos, la incidencia de la luz y la sombra, entre
otros, pueden generar espacios ms acordes con los requerimientos para los
espacios de archivos segn su funcin.
Generalmente, en reas destinadas a los depsitos se buscan espacios
completamente cerrados, por lo que es necesario reflexionar respecto a esta
condicin. Aunque se deben disear espacios que determinen la baja o nula
incidencia de luz solar, especficamente por el dao de la radiacin ultravioleta
que incide directamente sobre la mayora de los soportes y tcnicas grficas,
existen diferentes opciones para contrarrestar estos efectos, entre los cuales se
pueden destacar las siguientes:
35
- sistemas de fachadas ventiladas
Como parte de los sistemas de fachadas ventiladas estn las denominadas fachadas
transventiladas
23
en las que se conjugan elementos arquitectnicos de fachada de
diferentes materiales [cermica, placas de grs extruido klinker, de piedra, etc.] y
elementos portantes separados de la fachada que permiten una cmara de aire
formando parte del aislamiento trmico del edifcio [Imgenes 8 y 9].

IMAGEN 8 . DETALLE DE LOS PERFILES Y REAS DE FIJACIN
IMAGEN 9 . DETALLE DEL ANCLAJE
Fuente: http://www.favemanc.com
En el Edificio de Servicios [Biblioteca, Universidad Politcnica de Catalua (UPC)]
Castelldefels, ubicado en Barcelona, las fachadas transventiladas se conforman
por revestimientos de piezas cermicas que son ancladas mediante elementos de
acero inoxidable. [Imgenes 10 y 11].
IMAGEN 10 . EDIFICIO DE SERVICIOS [BIBLIOTECA] UPC CASTELLDEFELS, BARCELONA
Fuente: http://www.es.urbarama.com
IMAGEN 11 . DETALLE DE ELEMENTOS DE FACHADA TRANSVENTILADA - EDIFICIO DE SERVICIOS UPC, BARCELONA
Fuente: http://www.es.urbarama.com
23. Frutos, B. Olaya, M. El sistema de fachada transventilada como elemento de contribucin al control de la transferencia
de energa en el cerramiento del edificio.[documento en lnea]. (Consultado el 21 de mayo del 2010)
36
- elementos metlicos
Como elementos arquitectnicos de fachada se utilizan los denominados
cortasoles para proteccin de la incidencia directa de la luz solar. Generalmente,
son elaborados en paneles modulares de aluminio fijados a rieles con ngulos
de 60 y 45, dispuestos de formas variables que proporcionan efectos estticos
diferentes, como en el caso de los sistemas de ngulo fijo conformados por
paneles de diferentes formas, algunos inyectados con poliuretano, material que le
confiere caractersticas de aislamiento y flexibilidad. [Imgenes 12 al 14].
IMGENES 12 y 13 . ELEMENTOS DE FACHADA CORTASOLES. BOGOT.
Fuente: Archivo particular [CCM]
IMAGEN 14 . EFECTOS ESTTICOS.
Fuente: http//www.hunterdouglas.com
- caractersticas del aluminio
Fsicas Mecnicas pticas Trmicas Qumicas
Densidad:
2.700 Kg. / m
3
Se fabrica en
aleaciones con
el cobre, silceo,
manganeso, entre
otros.
- Maleable
- Dctil
- Resistencia:
Los agentes
externos por la capa
Al
2
O
3
que se forma.
- Dureza:
2-3 Escala de Mohs.
Alta reflexin
a la luz
75% a la radiacin
ultravioleta.
85% a la luz visible
95% a la radiacin
infrarroja.
Alta reflexin
al calor
Temperatura de
fusin: 660,2 C.
Alta Conductividad
Trmica[W/(K-m)]:
209,3.
- Anftero
- Resistente a la
corrosin.
37
Desventajas Ventajas
- Produccin metalrgica de alto costo.
- Buenas caractersticas fsicas, mecnicas, pticas, trmicas.
- Resistencia a factores ambientales.
- Material reciclable.
5. 3. 2. muros
En las edificaciones destinadas a archivos cuya finalidad se ha acordado
previamente a su construccin y se han estudiado detalladamente cada uno de
los aspectos arquitectnicos y estructurales, las columnas, los muros y dems
elementos que conforman su estructura, cumplen un papel determinante en la
forma cmo se comporta la edificacin integralmente. Los muros cumplen varias
funciones, entre las que se pueden mencionar la separacin de los espacios,
algunas veces son esenciales, como en los casos de muros de carga donde se
localizan vigas y viguetas estructurales para soportar una placa o una cubierta.
En las construcciones de archivo, los dobles muros cumplen funciones especficas
destinadas a aislar los depsitos de archivo de las condiciones ambientales
externas, as como, para proteger la documentacin almacenada en estantera de
la propagacin del fuego a otros depsitos, en caso de ocurrir un incendio.
Los muros, como en cualquier construccin, se elaboran de diferentes dimensiones,
generalmente en espesores de 15 o 25 cm. Como parte de los parmetros de
conservacin preventiva de documentos, es importante definir anualmente sus
condiciones y deterioros para realizar mantenimientos preventivos; esto con el
fin de evitar la transmisin de humedad al interior de los depsitos de archivo,
detectar daos producidos por filtraciones de agua o cualquier manifestacin que
pueda presentarse sobre estos, ya sea de origen fsico, qumico o biolgico, tales
como, fisuras, grietas, eflorescencias salinas, microorganismos, entre otros.
- divisiones
Los muros divisorios se realizan en diferentes materiales entre los que se destaca
el uso del ladrillo; en la actualidad, para bajar costos, se utilizan materiales ms
livianos como las divisiones elaboradas en lminas prefabricadas de yeso con
estructura metlica conocida como Dry wall, entre otros.
Actualmente, se estn utilizando divisiones conformadas por varias lminas de
resina en donde se emplea aproximadamente un 40% de contenido reciclable; es
posible seleccionar una gran variedad de colores y diseos. Estos materiales son
avalados por instituciones a nivel mundial
24
.
24. Entre otras, se puede mencionar a Greenguard, institucin que a nivel mundial certifica el bajo impacto en el medio
ambiente, propende por la calidad del aire al interior de las edificaciones y la reduccin de la exposicin del ser humano a
qumicos y otros contaminantes atmosfricos.
38
- recubrimientos
Las pelculas utilizadas para recubrimientos de muros, especialmente en depsitos
de archivo, deben reunir caractersticas especficas para repeler el polvo ambiental;
en pinturas se recomiendan las que incluyan dentro de sus especificaciones alta
resistencia a la humedad y a los microorganismos [hongos y bacterias], libres
de compuestos orgnicos voltiles, mercurio, metales pesados o compuestos de
plomo, y que no liberen gases.
5. 3. 3. pi sos
En los depsitos de archivo se ha utilizado comnmente el concreto endurecido
esmaltado dadas sus caractersticas propias para grandes reas, las cuales
permiten un acabado con desgaste mnimo a la abrasin recomendada para los
archivos y por otra parte permiten realizar mejores prcticas de limpieza.
Sin embargo, es posible utilizar otros materiales teniendo en cuenta principalmente
estas caractersticas:
a. Durabilidad.
b. Alta resistencia mecnica.
c. Alta resistencia al fuego.
d. Resistencia a soluciones cidas y alcalinas.
e. Desgaste mnimo a la abrasin.
f. Evitar:
- Materiales porosos debido al desprendimiento de partculas.
- Recubrimientos que puedan generar reacciones qumicas o expeler vapores.
5. 3. 4. cubi ert as
Los materiales utilizados para cubierta deben permitir el aislamiento trmico
de las condiciones externas, del calor y el fro. En algunos casos, de acuerdo
con los materiales empleados, pueden conducir estas condiciones al interior
de los espacios, factor que determina cambios drsticos de humedad relativa y
temperatura, que de acuerdo con parmetros internacionales de conservacin y
segn las caractersticas de la documentacin y de los soportes, generan deterioros
fsicos, qumicos y biolgicos.
Caractersticas que deben tenerse en cuenta en los materiales para cubiertas:
a. Resistencia a la intemperie.
b. Alta resistencia al fuego.
c. Aislamiento trmico.
d. Durabilidad.
e. Proteccin a la radiacin ultravioleta [especialmente en cubiertas traslcidas].
39
En el caso de placas de concreto, es necesario realizar revisiones peridicas
que permitan detectar cualquier cambio en sus condiciones, ya sea por desgaste
propio de materiales aislantes de la placa o por cambio de sus caractersticas,
as como por cambios en las dilataciones de la construccin que puedan producir
filtraciones al interior de los espacios.
En cubiertas inclinadas donde se utilizan tejas se debe revisar que los traslapos
sean los exigidos para garantizar un buen desempeo ante la lluvia.
5. 3. 5. vent i l aci n
Se entiende por ventilacin a la aireacin de los espacios donde se produce
entrada y salida de aire y por consiguiente renovacin del mismo con el fin de
mejorar las condiciones internas de los espacios, contribuyendo as de manera
efectiva en la conservacin preventiva documental.
Actualmente, la arquitectura sostenible busca en lo posible utilizar la ventilacin
natural para mejorar las condiciones de las edificaciones y disminuir el gasto
energtico.
Otra opcin es la ventilacin mecnica que puede ser analizada dadas las
condiciones que se deban cumplir al interior de los depsitos y de acuerdo a
la cantidad de reas de depsito. Sin embargo, este tipo de ventilacin implica
mayor inversin econmica y mayor gasto energtico.
La ventilacin de presin positiva utilizada en el Archivo de Bogot, consiste en
introducir aire en una cantidad ligeramente mayor a la que sale, produciendo de
esta forma la presin positiva. Este sistema est provisto de dos clases de filtros
para garantizar la calidad del aire al interior de los depsitos, al cual se le realiza
mantenimientos peridicos.
En todo caso, es indispensable la utilizacin de filtros de carbn activado o de
similares caractersticas para garantizar la calidad del aire y el control de carga de
polvo, material particulado, contaminantes atmosfricos y carga microbiana.
5. 3. 6. i l umi naci n
La iluminacin natural es utilizada para mejorar las condiciones internas de
las edificaciones y a su vez contribuir al menor costo de energa. En espacios
destinados a archivos, sta puede ser utilizada para reas destinadas a procesos
tcnicos, y reas de consulta utilizando filtros para la radiacin ultravioleta que
permitan mediciones inferiores a 75 w. / lmen.
40
En las fachadas, para permitir la entrada de la luz de forma indirecta, se puede hacer
uso de elementos arquitectnicos como lo expuesto en el captulo 5. Materiales y
elementos arquitectnicos, numeral 5.3.1 Fachadas.
Es importante tener en cuenta que el dao ocasionado por la radiacin ultravioleta
de la luz fluorescente o la luz solar es acumulativo en el tiempo y ocasiona daos
irreversibles en los soportes de papel y tcnicas grficas, cintas de video, negativos,
fotografas, materiales audiovisuales y cinematogrficos.
En los depsitos se ha utilizado la luz fluorescente de baja intensidad con el empleo
de los filtros en acrlico, combinada con sistemas temporizadores, para evitar
el uso prolongado de la luz, contribuir al ahorro energtico y a la conservacin
preventiva de los acervos documentales.
La luz fluorescente compacta tambin requiere del uso de filtros, los cuales
pueden ser en acrlico o vidrio opaco, y en reas de trabajo se utilizan para evitar
deslumbramientos y fatiga ocular.
Las instalaciones de la luz en los depsitos deben localizarse en reas que
correspondan a corredores o pasillos y evitar ser colocadas sobre la estantera.
La iluminancia se refiere a la densidad del flujo luminoso que incide sobre la
unidad de rea de una superficie. Para su control es necesario realizar mediciones
mediante el uso de luxmetro [Mximo 150 Lux en reas de depsito; en exhibicin
se recomienda 50 Lux].
41
Las especificaciones tcnicas del mobiliario destinado a los depsitos de archivo
estn dirigidas especficamente a las condiciones y requisitos que la conservacin
preventiva exige; por esta razn, la Direccin Archivo de Bogot ha desarrollado
las especificaciones tcnicas que deben tenerse en cuenta en cuanto a materiales,
recubrimientos y dimensiones se refiere. [Ver Anexos 1, 2 y 3].
En trminos generales, se recomienda utilizar estanteras metlicas en acero rolado
en fro [Cold rolled] y recubrimientos de pintura epoxipolister electrosttica. En
todos los casos se recomienda evitar la ubicacin de mobiliario sobre los muros.
6. 1. est ant er a f i j a
Este tipo de estantera exige mayor rea de ocupacin y se recomienda
especialmente cuando la capacidad estructural de las placas de entrepiso sea menor
de 1.200 Kg. / m
2
o se desconozca la capacidad de carga. [Ver especificaciones
tcnicas en el Anexo 1].
6. 2. est ant er a compact a
Denominada tambin estantera rodante. Debido a las caractersticas y a la mayor
capacidad de almacenamiento que este tipo de estanteras presenta, actualmente
son consideradas de gran utilidad. Es necesario tener en cuenta que se debe
disponer de un rea especfica para el transporte de la documentacin, mediante
carros transportadores de documentos.
Por otra parte, se debe enfatizar que existen dimensiones mnimas entre los
cuerpos de estantera, las que en ningn caso pueden ser inferiores a 70 cm.
para facilitar la consulta. Para reas de entrada y pasillos principales se deben
considerar distancias entre 1.00 m. y 1.20 m. [Ver especificaciones tcnicas en el
Anexo 2].
5. mobi l i ari o
42
6. 3. pl anot ecas
Este mobiliario es necesario cuando se debe almacenar documentacin planogrfca
y cartogrfca. Esta se conserva en mejores condiciones en posicin horizontal
y dentro de unidades de almacenamiento especfcas [carpetas], con la debida
identifcacin. [Ver especifcaciones tcnicas en el Anexo 3] [Imgenes 15 -16].
Es necesario tener en cuenta que las dimensiones de las planotecas varan de
acuerdo con las caractersticas propias de la documentacin y del espacio del que
se disponga.

IMAGEN 15
VISTA GENERAL PLANOTECA ARCHIVO DE BOGOT
Fuente: Equipo del rea de conservacin, restauracin y
reprografa, 2007

IMAGEN 16
DETALLE UBICACIN DE
LAS CARPETAS DENTRO DE LAS PLANOTECAS
Fuente: Equipo del rea de conservacin, restauracin y
reprografa 2007
43

IMAGEN 17
DETALLE DE IDENTIFICACIN DE
LAS CARPETAS DENTRO DE LA PLANOTECA
Fuente: Equipo del rea de conservacin, restauracin y
reprografa 2007
Durante mucho tiempo se han almacenado planos originales en posicin vertical,
lo que ha originado problemas de conservacin, relacionados con: deformacin de
plano, cristalizacin y residuos de adhesivos donde se colocaron bandas de soporte
auxiliar con papeles de caractersticas de alta acidez, que ha sido transferidas a
los soportes originales, y dobleces, entre otros.
45
7. 1. condi ci ones ambi ent al es
Las condiciones ambientales de los espacios destinados a archivos varan
significativamente de acuerdo con la localizacin de la edificacin, los materiales
y especificaciones tcnicas del diseo arquitectnico y el tipo de ventilacin
empleado.
Estas condiciones se refieren especficamente a la humedad relativa y la temperatura,
la contaminacin atmosfrica, la carga de polvo y la carga microbiana.
7. 1. 1. humedad rel at i va y t emperat ura
La inercia trmica alta en las edificaciones contribuye a estabilizar las condiciones
de humedad relativa y temperatura al interior de las mismas. sta se relaciona con
la capacidad que tienen los materiales y elementos constructivos para acumular y
ceder calor, logrando de esta forma el confort trmico. En los materiales depende
de la densidad, el calor especfico y la masa, en concordancia con factores externos
de la edificacin como el clima, la orientacin y el uso. Cuando se logra mejorar
las condiciones internas tambin se contribuye al bajo consumo de energa.
La humedad relativa y la temperatura se registran actualmente mediante dataloggers
digitales. Estos registros de datos permiten determinar las condiciones a las que se
expone la documentacin en los depsitos de archivo, que en lapsos prolongados
reflejan los cambios drsticos de las variables para detectar los riesgos que pueden
afectar directamente sus condiciones y alterar las caractersticas de los diferentes
soportes.
En general, es importante que las fuctuaciones no sean mayores de 5% en humedad
relativa y de +/- 2 C, en temperatura respecto a las recomendaciones internacionales
segn el tipo de soporte. Sin embargo, algunos autores recomiendan que la fuctuacin
7. conservacin preventiva en espacios de archivo,
en relacin con las condiciones locativas
46
en temperatura no sea mayor de 1 C debido a que en relacin con la humedad
relativa, este cambio puede significar un cambio del 4% en humedad relativa
25
.
En Edificios de Archivos
26
, se pueden consultar las recomendaciones
que sobre el particular y segn el tipo de soporte, se han estipulado en los
diferentes acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nacin [Colombia],
sobre conservacin preventiva de documentos. Los soportes fotogrficos,
cintas magnticas, microfilmes y audiovisuales requieren mayor control de las
condiciones ambientales.
7. 1. 2 cont ami naci n at mosf ri ca
El dixido de azufre, el sulfato de hidrgeno, los xidos de nitrgeno y el ozono
son considerados los principales contaminantes atmosfricos que unidos a otros
factores como la humedad relativa alta, el polvo ambiental y la salinidad, causan
deterioros de tipo fsico, qumico y biolgico en los soportes documentales,
alterando las caractersticas fsicas mecnicas y qumicas de stos.
Para controlar el biodeterioro originado especialmente por microorganismos
y otras alteraciones propiciadas por contaminacin atmosfrica unidas en
su mayora a condiciones de alta humedad relativa de los espacios, se debe
garantizar la calidad del aire al interior de los depsitos de archivo y como
medida de conservacin preventiva es indispensable contar con sistemas de
ventilacin y filtros [Ver numeral 5.3.5 Ventilacin], unido a la implementacin de
un protocolo de limpieza para los espacios de archivo
27
.
7. 1. 3 carga de pol vo y mat eri al part i cul ado
Los efectos de la carga de polvo y material particulado propios del aire, unidos
a factores ambientales relacionados con los cambios drsticos de la humedad
relativa y la temperatura, causan deterioros en los soportes documentales.
Es indispensable garantizar una buena calidad del aire para evitar los daos
en los diferentes tipos de soportes y ms an en los fotogrficos, pelculas
cinematogrficas y microfilmes.
Es indispensable realizar controles que conlleven a mejorar estas condiciones.
25. Gmez F., Amelia & l., Aspectos tericos y conceptuales tiles para el diseo e implementacin de una poltica
de conservacin preventiva, Acimed 14.6, La Habana, 2006. Consultado el 5 de septiembre del 2011. 26. Asociacin
Latinoamericana de Archivos, Consejo Internacional de Archivos & l. Coordinacin general: Virginia Chacn Arias. Edificios
de Archivos. En clima tropical y bajos recursos. Bogot: Coordinacin editorial: Sara Gonzlez. 2003 p.34 27. [Consultar
el Anexo No. 4 Protocolo de limpieza para espacios de archivo. Direccin Archivo de Bogot. Grupo de Conservacin,
Restauracin y Reprografa].
47
7. 1. 4 carga mi crobi ana
Los materiales de origen orgnico son susceptibles a la alta carga microbiana de
los ambientes donde se almacenan, especialmente en los espacios destinados a
archivos.
Para controlar y contrarrestar los efectos sobre los acervos documentales y como
medida de salud ocupacional de los espacios, es necesario realizar la cuantificacin
de los microorganismos [hongos y bacterias], llevar a cabo saneamientos
ambientales y ejecutar programas de limpieza.
7. 2 mant eni mi ent o
En espacios destinados a archivos se deben considerar aspectos de mantenimiento
relacionados con las caractersticas arquitectnicas de las construcciones y sus
particularidades, as como todas aquellas condiciones propias de su ubicacin
dirigidas a tomar acciones que contribuyan de manera efectiva en la conservacin
preventiva de los acervos documentales propios de archivos de gestin y centrales
de las entidades de la administracin distrital.
Como parte del mantenimiento, a continuacin se enuncian las siguientes
consideraciones:
- cubiertas y canales
Llevar a cabo mantenimientos preventivos, mnimo una vez al ao, en las cubiertas
y canales donde se puede presentar acumulacin de material vegetal y de
sedimentos trasladados por el viento. En poca de lluvia, estos factores favorecen
el taponamiento de las canales y generan la consecuente devolucin del agua
hacia la cubierta, ocasionando la filtracin en diferentes reas y propiciando
inundaciones dentro de los espacios.
El mantenimiento de placas planas debe ser aun ms riguroso debido a los
sistemas de impermeabilizacin empleados y a las condiciones externas que
se presentan, pues los cambios que se generan en sus caractersticas pueden
contribuir a la dilatacin y la contraccin de los materiales, factores que unidos al
desgaste propio de estos, favorecen la filtracin de agua.
- baos, instalaciones sanitarias y de agua lluvia
Las zonas de baos deben estar localizadas en reas alejadas de los depsitos de
archivo; en el caso de la imposibilidad de cumplir con este requisito, es necesario
realizar inspecciones peridicas para garantizar que cada uno de los componentes
de los sanitarios se encuentre en buen estado y as evitar el desbordamiento del
48
agua con sus consecuencias adversas para los archivos. En el caso de baos que
han perdido su funcin en el tiempo, se deben cerrar los registros respectivos o
colocar los acoples que garanticen el corte del agua.
En las zonas aledaas a los espacios de archivo se deben realizar inspecciones
peridicas en las tuberas sanitarias y de aguas lluvias que se encuentren a la
vista y en caso de presentar alguna fisura, efectuar los cambios necesarios a la
mayor brevedad posible.
La condicin relacionada con instalaciones sanitarias ocultas, de difcil ubicacin
por falta de planos tcnicos, puede ser considerada un factor de riesgo ante la
ocurrencia de una emergencia debido al dao que en algn momento se genere.
Esta circunstancia est ligada a la calidad del material de fabricacin elegido, a
los procesos constructivos y a las condiciones de presin del agua propias de las
obras de construccin y de las edificaciones. La mayora de las veces es imposible
de prever.
- muros y dems elementos arquitectnicos
La revisin peridica, mnimo una vez al ao, de las condiciones de los muros y
dems elementos arquitectnicos hace parte de la conservacin preventiva. Esto
con fin de detectar a tiempo los cambios en sus caractersticas, las condiciones
de humedad o posibles filtraciones, deterioros fsicos como fisuras o grietas,
ya que algunas de estas pueden ser graves, como las originadas en elementos
estructurales, presentando riesgos severos para la documentacin de archivo.
Los microorganismos (hongos y bacterias) son consecuencia de filtraciones en
los muros, o condiciones de humedad relativa y temperatura que favorecen su
proliferacin.
Adems de realizar el mantenimiento preventivo de los muros y elementos
arquitectnicos, se deben realizar saneamientos de los espacios para mejor la
calidad del aire y el control de plagas.
7. 3 prevenci n de desast res
Considerando la importancia de los archivos como memoria y patrimonio
documental, la prevencin de desastres forma parte fundamental para lograr la
permanencia, conservacin y consulta de los acervos documentales.
Arsenio Snchez Hernanprez, en Planificacin de Desastres en Archivos y
Bibliotecas
28
, plantea tres fases para un plan de desastres: la primera preventiva
28. Snchez Hernanprez, Arsenio. Planificacin de desastres en archivos y bibliotecas. Instituto del Patrimonio Espaol:
Jornadas monogrficas prevencin del biodeterioro. 14 al 15 de junio del 2004. [documento en lnea]. Consultado el 5 de
septiembre del 2011.
49
dirigida a determinar los riesgos donde se toman en cuentas las diferentes
variables [externas e internas] para definir el mapa de riesgos, la segunda de
salvamento donde se establecen protocolos y sistemas de comunicacin entre el
personal del archivo y la tercera de recuperacin, una vez se haya procedido a la
estabilizacin de la documentacin.
La finalidad de un plan de desastres es preventiva. Por el se evalan las
posibilidades de una catstrofe o una situacin anormal a las condiciones de los
archivos y se define la forma de actuar, se siguen protocolos y se prosigue a
implementar medidas de conservacin preventiva y de conservacin.
7. 3. 1 I nundaci ones
Las inundaciones pueden ocurrir cuando se presentan las siguientes situaciones:
- Falta de mantenimiento en las construcciones y de los elementos
constitutivos.
- Ubicacin desfavorable de los espacios de archivo.
- Emergencias como resultado de desastres propios de la naturaleza, as
como por roturas intempestivas de tubos localizados en muros internos.
- Falta de preocupacin por las condiciones de los baos inutilizados.
En el caso de inundacin como resultado de la presencia de alguno de los anteriores
factores, se deben llevar a cabo inmediatamente las siguientes acciones:
- Delimitar las reas crticas de prevencin para implementar un plan de
desastres. Detectar la cercana a terrazas, as como, localizar, en lo posible,
el trayecto de la tubera sanitaria y de agua lluvia.
- Separar la documentacin de las reas de posible filtracin de agua.
- Emplear deshumidificadores que permiten eliminar la presencia de humedad
relativa alta en el ambiente. Este factor incide en la proliferacin de
microorganismos, generando deterioro biolgico, as como daos fsico-
qumicos en el papel y otros soportes. El tiempo de uso se determina por el
nivel de afectacin y la cobertura de rea.
- Llevar a cabo brigadas de emergencia para el rescate de los documentos,
dirigidas a identificar los niveles de afectacin y las de mayor incidencia de
la humedad en las unidades de almacenamiento. Se recomienda abrir las
unidades de almacenamiento [cajas y carpetas] y destinar reas de secado
que permitan airear la documentacin de forma organizada, sin perder la
informacin sobre la localizacin y procedencia de la misma, utilizando
ventiladores en los espacios.
50
- Los documentos en papel que se hayan humedecido completamente deben
separarse uno del otro con el fin de evitar la formacin de bloques documentales
que ocasionan la prdida irreversible del soporte y la informacin.
- En el caso de soportes no convencionales se debe eliminar la humedad a la
mayor brevedad posible, mediante la extensin de las cintas, ubicndolas en
cuerdas y sostenindolas en los extremos evitando el contacto del soporte
con otros soportes o materiales.
7. 3. 2 Si st emas de seguri dad
Estos se dirigen especialmente a contar con un sistema integral de alarmas,
deteccin de incendios y seguridad en las puertas de depsitos de archivo.
Los espacios deben estar provistos de extintores, ubicados de forma visible y
estratgica, segn los parmetros de seguridad industrial.
Como medida de seguridad de los archivos, se recomienda a partir de los planos
de la edificacin, realizar planos de evacuacin siguiendo los lineamientos
establecidos para situaciones de emergencia y localizar grficamente la ubicacin
de los extintores.
51
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anexos
55
especi f i caci ones t cni cas de est ant er a f i j a
ARCHI VO DE BOGOT
29
1. Los parales de cada cuerpo de estantera deben ser construidos en perfil de
Cold Rolled calibre 14 en U, troquelados tipo cremallera para garantizar
mxima utilizacin.
2. Los entrepaos de cada cuerpo de estantera deben ser construidos en Cold
Rolled calibre 20 con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. por
entrepao, graduables, de extraccin frontal y aprovechamiento del 100%
de sus dimensiones.
3. El piso y el techo de cada cuerpo, construido en Cold Rolled calibre 20, deben
contar con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. cada uno, stos
a su vez estarn acoplados a los parales laterales con tornillo hexagonal y
tuerca.
4. La estabilidad de cada cuerpo de estantera se debe garantizar con la
instalacin de tensores con mecanismos que permitan su graduacin.
5. El tipo de pintura debe ser epoxipolister electrosttica, color gris claro igual
al mobiliario existente en el Archivo de Bogot, la pintura ser aplicada en
las superficies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas.
6. Las medidas estndar de cada cuerpo de estantera son: 220 cm. de alto
(desde el piso en concreto endurecido a parte superior de la tapa), 90 cm.
de frente til, 40 cm. de fondo til, seis (6) entrepaos de 2.5 cm. de altura y
10 cm. libres bajo el ltimo para efectuar labores de limpieza.
anexo No. 1
29. DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT. Equipo del rea de conservacin, restauracin y reprografa. Especificaciones
Tcnicas para estantera fija. 2007.
56
7. El oferente debe efectuar la modulacin exacta del mobiliario de acuerdo
con las medidas del espacio destinado para su instalacin, para determinar
el nmero de mdulos que pueden ser ubicados en cada recinto.
8. Se deben tener en cuenta las medidas del corredor de circulacin principal
mnimo 100 cm. y espacios para desplazamiento entre mdulos mnimo 70
cm. de ancho.
9. Con respecto a los muros del depsito, la estantera debe estar separada 20
cm., lo que permite una buena circulacin del aire.
10. Se requiere una visita previa de los oferentes, para verificar las medidas de
las instalaciones donde va a ser instalado el mobiliario.
NOTA: Las especificaciones descritas tienen como fin dar a conocer los requisitos que debe cumplir la
estantera. Adicionalmente, cada entidad puede complementarlos de acuerdo con las necesidades propias y
realizar las pruebas de materiales y acabados que considere necesarios.
57
especi f i caci ones t cni cas de est ant er a rodant e
ARCHI VO DE BOGOT
30
1. Los parales de cada cuerpo de estantera deben ser construidos en perfl de
Cold Rolled calibre 14 en U, troquelados tipo cremallera para garantizar
mxima utilizacin.
2. Los entrepaos de cada cuerpo de estantera deben ser construidos en
Cold Rolled calibre 20 con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. por
entrepao, graduables, de extraccin frontal y aprovechamiento del 100% de
sus dimensiones.
3. El piso y el techo de cada cuerpo, construido en Cold Rolled calibre 20, deben
contar con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. cada uno, stos a su
vez estarn acoplados a los parales laterales con tornillo hexagonal y tuerca.
4. Las tapas laterales de cada mdulo deben ser en Cold Rolled calibre 20.
5. La puerta debe tener el mismo acabado de los cuerpos de estantera y
cerradura tipo CISA.
6. Visor identifcador metlico con vidrio en tapa lateral, dos (2) por cada
mdulo.
7. Manija metlica para accionamiento manual del sistema, de manera que el
desplazamiento de cada mdulo de estantera sea suave sin necesidad de
imprimir demasiada fuerza.
8. El sistema de traccin (carro, base, ruedas, rodamientos, cadena) debe operar
a lo largo de todo el mdulo (cuerpos de seis (6) y siete (7) unidades de
consulta) que deben ser accionados desde el corredor de circulacin en cada
depsito, de tal forma que rueden uniformemente sobre el riel.
anexo No. 2
30. DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT. Equipo del rea de conservacin, restauracin y reprografa. Especificaciones
Tcnicas para estantera rodante. 2007.
58
9. El riel metlico en acero podr ser anclado o no al piso, dependiendo del
sistema de cada proponente, debe ser antivuelco evitando que los carros
o mdulos se salgan de su curso normal, los rodamientos deben tener un
sistema que disminuya la vibracin con el objeto de prevenir desajustes en el
sistema.
10. La estabilidad de cada cuerpo de estantera se debe garantizar con la
instalacin de tensores con mecanismos que permitan su graduacin.
11. El tipo de pintura debe ser epoxipolister electrosttica, color gris claro igual
al mobiliario existente en el Archivo de Bogot, la pintura ser aplicada en las
superfcies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas.
12. Se debe anexar la explicacin tcnica y o manual de operacin, para garantizar
una segura utilizacin de la estantera en condiciones normales o en caso de
catstrofe (sismo) o cualquier otra eventualidad.
13. Las medidas estndar de cada cuerpo de estantera de una sola consulta son:
220 cm. de alto (desde el piso en concreto endurecido a parte superior de la
tapa), 90 cm. de frente til, 40 cm. de fondo til, seis (6) entrepaos de 2.5 cm.
de altura y 10 cm. libres bajo el ltimo para efectuar labores de limpieza. Las
medidas de cada cuerpo de estantera de doble consulta sern las mismas de
los cuerpos de una consulta, salvo que el fondo til debe ser de 80 cm.
14. El oferente debe efectuar la modulacin exacta de acuerdo con las medidas
suministradas y los planos entregados, para determinar el nmero de mdulos
que se pueden instalar en cada recinto.
15. Se debe respetar la modulacin indicada en los planos, en la cual ya se
determin corredor de circulacin principal, espacios para desplazamiento de
mdulos y separacin contra muro, entre otros.
16. La distancia de los pasillos internos entre cada cuerpo de la estantera deber
ser de 70 cm. de ancho, y los pasillos principales de circulacin entre 100 cm.
y 120 cm., distancia mnima para permitir el paso del personal.
17. Con respecto a los muros del depsito, la estantera debe estar separada 20
cm., lo que permite una buena circulacin del aire.
18. Se requiere una visita tcnica del oferente a las instalaciones del depsito de
la entidad, con el fn de verifcar los espacios y caractersticas generales de
los depsitos donde ser instalado el mobiliario.
NOTA: Las especificaciones descritas tienen como fin dar a conocer los requisitos que debe cumplir la
estantera. Adicionalmente, cada entidad puede complementarlos de acuerdo con las necesidades propias y
realizar las pruebas de materiales y acabados que considere necesarios.
59
especi f i caci ones t cni cas de pl anot ecas
ARCHI VO DE BOGOT
31
Las planotecas son el mobiliario especializado que se utiliza para la disposicin
y almacenamiento horizontal de material planogrfico y cartogrfico de gran
formato.
Para tal efecto se requiere la construccin de:
1. (X) Mdulos independientes cerrados elaborados en Cold Rolled con
capacidad de doce (12) bandejas cada uno, cuyas medidas internas tiles
por bandeja sern de 150 cm. de largo, 110 cm. de ancho y 5 cm. de alto.
2. (X) Bases metlicas en perfil HR con acabados en pintura epoxipolister
electroesttica de color gris claro, sobre las superficies debidamente
desfosfatizadas y desoxidadas, cuyas medidas sern determinadas para dar
soporte a la planoteca, estas bases brindan una separacin mnima de 20
cm. con respecto al piso.
3. La altura mxima no debe exceder los 140 cm., con la base incluida desde
el piso hasta la parte superior de la planoteca.
4. Las bandejas deben dotarse de un sistema de rodamientos que permitan
una fcil, controlada y segura apertura, este sistema debe omitir vibraciones
y desniveles garantizando un desplazamiento mnimo del 75% de la bandeja
al momento de ser abierta.
anexo No. 3
31. DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT. Equipo del rea de conservacin, restauracin y reprografa. Especificaciones
Tcnicas para planotecas. 2007.
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5. Las bandejas deben estar reforzadas en la base con perfiles que impidan la
flexin y la deformacin con el paso del tiempo, deben garantizar el soporte
de una carga mxima de 100 Kg., estas bandejas contendrn 10 carpetas en
cartulina de 240 g. cada una, con 10 planos por carpeta, entre 10 planos
con soportes tipo vegetal de 90 g. a 120 g.
6. Las soldaduras de las uniones de las lminas deben ser consistentes para
evitar deformaciones, brindando un cerramiento que impida la entrada de
polvo al interior de la bandeja.
7. Cada bandeja debe contar con manijas que no sobresalgan de la estructura
y del volumen general del modulo de la planoteca, al interior no deben tener
elementos ni bordes cortantes y la superficie debe ser completamente lisa.
8. La identificacin de cada bandeja estar dada por dos (2) gafetes ubicados
en la parte frontal de la bandeja a lado y lado.
9. Los acabados deben ser en pintura epoxipolister electrosttica de color gris
claro, sobre las superficies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas.
10. Los acabados deben ser en pintura epoxipolister electroesttica
de color gris claro, sobre las superficies debidamente desfosfatizadas y
desoxidadas.
11. Se deben anexar a la propuesta los diseos de los distintos elementos aqu
descritos.
NOTA: Las especificaciones descritas tienen como fin dar a conocer los requisitos que debe cumplir las
planotecas. Adicionalmente, cada entidad puede complementarlos de acuerdo con las necesidades propias,
la disponibilidad de espacios, la capacidad de carga estructural, y realizar las pruebas de materiales y
acabados que considere necesarios.
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prot ocol o de l i mpi eza para espaci os de archi vos
32
objetivo El Sistema Integrado de Conservacin Preventiva ejecutado y coordinado
por el rea de Conservacin y Restauracin del Archivo de Bogot, asiste
tcnicamente al Sistema Distrital de Archivos, en la implementacin de programas
como el de mantenimiento y limpieza, con el fin de garantizar la conservacin
documental y proteger la salud de los trabajadores.
mantenimiento general La limpieza es entendida como la remocin de toda
materia extraa (suciedad y materia orgnica) de los objetos o las superficies
del rea de depsito y trabajo; sta debe ser programada con una frecuencia de
mnimo cada 8 das. La entidad debe contar con un programa de limpieza que
involucre una metodologa y capacitacin del personal para el desarrollo idneo
de la labor.
Para tal procedimiento se deben considerar los siguientes tems:
limpieza locativa
procedimiento
1. El personal de servicios generales designado para el mantenimiento locativo,
debe utilizar los elementos necesarios de proteccin como guantes de caucho
grueso y resistente, prendas de proteccin o delantales, gorro, mascarilla
para proteccin de material particulado (esporas de microorganismos, polvo,
polen, entre otros).
2. Tener en cuenta que las actividades de limpieza siempre preceden las
acciones de desinfeccin o saneamiento.
anexo No. 4
32. DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT. Equipo del rea de conservacin, restauracin y reprografa. Protocolo de
Limpieza para espacios de archivos. 2008.
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3. Para el piso, la limpieza debe realizarse con aspiradora, de esta forma
se evita levantar polvo. La escoba en vez de recogerlo, lo esparce
pasndolo a los documentos. En el caso de no contar con una aspiradora,
se recomienda utilizar trapeador ligeramente hmedo y pasarlo en zig-zag,
empezando de la zona menos sucia a la que presenta mayor suciedad; no
utilizar detergentes, ni blanqueadores como el Clorox o Decol.
4. Para las paredes, mobiliario y dems elementos, lo ideal es el uso de
aspiradora; sin embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar
una tela o trapo de algodn siempre SECO y al igual que el tem anterior,
pasarlo del rea menos sucia a la ms sucia.
5. Limpiar las mesas de trabajo con agua y detergente y finalmente con alcohol
antisptico.
6. Los elementos (traperos, bayetillas, entre otros) que se utilizan en la rutina
de limpieza deben ser exclusivos de estas reas o depsitos, pues se pueden
propagar microorganismos contaminantes de las dems dependencias o
viceversa.
7. Los desechos generados por reas, deben ser descartados en bolsas
plsticas y ser anudadas; seguir cdigo de colores para desechos slidos,
lavar las canecas de basura con detergente y evitar vaciar desechos de un
recipiente a otro.
limpieza externa superficial de la documentacin
Este procedimiento estar dirigido a remover de la superficie de la documentacin
dispuesta en estantera, el material inconsistente (polvo y suciedad). Para ello
considere las siguientes recomendaciones:
procedimiento
1. La limpieza de las unidades de conservacin debe hacerse siempre en
SECO; lo ideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. NUNCA vaya a
aplicar ningn tipo de producto o agua directamente sobre el material.
2. Con la boquilla de la aspiradora, provista con su respectivo cepillo, aspirar
externamente el material documental que se encuentra dispuesto en la
estantera o sobre las mesas, teniendo presente no causar abrasiones
ni succionar partes debilitadas o fragmentos de las unidades de
almacenamiento.
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recomendaciones de bioseguridad
Se deben seguir ciertas normas bsicas de bioseguridad que evitan la propagacin
y contaminacin generando enfermedades ocupacionales en los operarios en
general; stas son:
- Utilizar los elementos de proteccin personal.
- Restringir el uso de esta dotacin al rea de trabajo.
- Mantener los elementos de proteccin en ptimas condiciones de aseo, en un
lugar seguro y de fcil acceso.
- Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo.
- Colocar la ropa contaminada en una bolsa y lavar sta dotacin peridicamente
(semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente: Clorox o Decol),
aparte de la ropa de uso personal.
- Los traperos y/o trapos usados deben primero ser lavados y luego
desinfectados.
- Lavar siempre las manos y la cara con jabn LQUIDO antibacterial.
- No comer, beber, fumar ni aplicar cosmticos, en las reas de trabajo o
depsitos.
referencias
SALUDCOOP EPS. Manual de Bioseguridad. Bogot: edicin especial. 2001.
HOSPITAL PABLO TOBN URIBE. Gua para el Manejo de los Residuos Slidos.
Medelln: cuarta edicin. 1998.
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT. Direccin
Archivo de Bogot. Una Gua de Procedimientos para la Organizacin de Fondos
Acumulados. Primera edicin 2006. ISBN: 958-97841-1-9.