RADICACION Y RECIBO DE

CORRESPONDENCIA
Alexander Mendoza
Especialista en GestinGestin
Documental y Gerencia de Documentos
SENA -Centro de Desarrollo
Agroempresarial

RADICAR
Radicar es Ubicar, ejemplo, hablamos de una
persona que esta radicada en Bogot, cuando
vive en Bogot.
Para efectos de correspondencia, radicar una
carta es SITUARLA en la empresa. Para ello
nos valemos de un sello, que al imprimrselo
a la carta, indica que es de propiedad de la
empresa y por lo tanto, va a ser parte de ella.
El sello se conoce como SELLO
RADICADOR, este puede ser de caucho o
elctrico. El elctrico imprime a su vez la
fecha y la hora de recibo y lo adquieren
las empresas que reciben gran volumen
documental.

No Orden ______________________
Fecha: _______ Hora: _______

PASE A ATENDIDO POR
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________
RESPUESTA
____________________________
No_________ FECHA__________
Cada empresa adapta el sello radicador a
sus propias necesidades y preferencias.

No Orden: Al radicar un documento es
preciso asignarle un nmero consecutivo
que lo distinga de los dems para poderlo
registrar y consultar posteriormente.
La numeracin es ascendente y continua,
iniciando con el 0001 y llegando hasta el
9999.
La numeracin no cambia al iniciar nuevo
ao.
Fecha de recibo: Debe ser impresa con
sello de caucho para facilitar la claridad.
Si lo considera necesario, anote la hora de
recibo, a un lado del sello radicador.
Pase A: aqu se escribe el nombre de la
dependencia u oficina que debe atender o
tramitar el documento. Algunas empresas
codifican sus oficinas. Por ejemplo, a
Gerencia le asignan GR o a Contabilidad
CO se indica el correspondiente Cdigo.
Atendido: en este lugar debe aparecer
la firma del funcionario que atendi o
tramit el documento.
Respuesta No: As como a las cartas
que llegan se les asigna un nmero de
radicacin, a las que salen tambin se les
da un nmero. La numeracin de la
correspondencia que sale es
independiente de la que entra.
Fecha: es la fecha que lleva la carta de
respuesta.
IMPRESIN SELLO
El sello radicador lo debemos colocar en la parte
superior derecha de cada carta, por ser el lugar
mas visible y de fcil acceso a la informacin
para el archivista.
Iniciamos con el 0001, presumiendo que vamos
a comenzar a registrar nicamente de forma
Numrica.
Cuando llegan cartas con fecha anteriores a la
actual, se debe registrar de la mas antigua a la
mas reciente, esto con el fin de darle mas
prioridad.