Gestion de Las Comunicaciones - Dharma

Gestin de Proyectos
Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.
Gestin de las Comunicaciones

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Gerencia de las Comunicaciones

La Gestin de las comunicaciones del proyecto incluye todos los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento, recuperacin, y destino final de la informacin del proyecto.

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Planificacin
Planificacin de las Comunicaciones: Determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados del proyecto.
Ejecucin
Distribucin de Informacin : Poner la informacin necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna.
Control
Informar el rendimiento : Recopilar y distribuir informacin sobre el rendimiento. Gestionar a los interesados : Gestionar las comunicaciones para satisfacer los requerimientos y resolver temas polmicos con los interesados del proyecto.


El arte de las comunicaciones involucra... Modelos emisor-receptor. Seleccin del medio. Estilos de redaccin. Tcnicas de presentacin. Tcnicas de gestin de reuniones.

El modelo bsico de comunicaciones describe como las ideas o la informacin es enviada y recibida entre dos partes.
ruido


Acuse de recibo


Respuesta al mensaje

1. Pregunta de Certificacin Project Management Professional (PMP)

Cual de las siguientes calificaciones importante para un gestor de proyecto: A. Experiencia de supervisin. B. Habilidades de negociacin. C. Educacin en un campo tcnico. D. Capacidad para trabajar bien con otros. es la ms

Proceso 10.1: Planificacin de las Comunicaciones

Planificacin de las Comunicaciones

Determina las necesidades de informacin y comunicaciones de los interesados del proyecto.
Quin necesita cual informacin?
Cuando la necesita?
Cmo se le dar la informacin?
Quin le dar la informacin?


Entradas: Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance del proyecto. Plan de gestin del proyecto: Restricciones y Asunciones.

Entradas: Factores Ambientales de la Empresa

Cultura y estructura de la organizacin o empresa. Normas gubernamentales e industriales Infraestructura. Recursos humanos existentes. Administracin de personal. Sistema de autorizacin de trabajo de la compaa. Condiciones del mercado. Tolerancia al riesgo de los interesados. Bases de datos comerciales. Sistemas de informacin de la gestin de proyectos.
Entradas: Activos de los Procesos Organizacionales
Son de particular importancia para la planificacin de las comunicaciones:

o o
Lecciones aprendidas. Informacin histrica.

Entradas: Enunciado del Alcance del Proyecto

Provee una base documentada para las futuras decisiones del proyecto y para confirmar el entendimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados. El anlisis de los interesados se completa como parte del proceso de Definicin de Alcance.

Entradas: Plan de Gestin del Proyecto
Provee informacin base sobre el proyecto, incluyendo fechas y restricciones que pueden ser relevantes para el planeamiento de las comunicaciones.

Herramientas y tcnicas: Anlisis de requisitos de comunicaciones. Tecnologa de las comunicaciones.

Herramientas y Tcnicas: Anlisis de requisitos de Comunicaciones

Da como resultado la suma de las necesidades de informacin de los interesados. Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la informacin requerida, con un anlisis del valor de dicha informacin. Los recursos del proyecto slo deben emplearse en comunicar informacin que contribuya al xito, o cuando la falta de comunicacin puede llevar al fracaso.

Herramientas y Tcnicas: Tecnologa de las Comunicaciones

Las metodologas usadas para transferir informacin pueden variar significativamente. Los factores de la tecnologa de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son:
o o o o o
Urgencia de la necesidad. Disponibilidad de la tecnologa. Personal previsto para el proyecto. Duracin del proyecto. Ambiente del proyecto.

Salidas : Plan de gestin de las comunicaciones.

Salidas: Plan de Gestin de las Comunicaciones

Proporciona:
o o
Requisitos de comunicacin. Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. Responsable de comunicar. Persona o grupo receptor. Mtodos o tecnologa usada. Frecuencia de la comunicacin. Mtodo de escalamiento para temas polmicos no resueltos. Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan. Glosario de terminologa comn.
o o o o o
o o
Salidas: Plan de Gestin de las Comunicaciones

Tambin puede incluir guas para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo de proyecto, reuniones virtuales, y correo electrnico. El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o esbozado ampliamente, dependiendo de las necesidades del proyecto. El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creacin de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional.

Cuadro de Evaluacin de Stakeholder

Matriz de Reporte a Stakeholders

Informacin requerida por tipo de Stakeholders

Tipos de necesidades de Informacin

Obligatorias
Status: Informes y actualizaciones Reuniones con el Comit Directivo Conferencias telefnicas y video conferencias con stakeholders remotos Informes requeridos por la autoridad Informes requeridos por la gerencia
Informativas
Sesiones para poner en conocimiento Entregables impresos colocados en un repositorio comn Informacin disponible en un website
De venta
Newsletter con sesgo positivo Intercambios uno-aunouno con los stakeholders clave en forma permanente Road shows para explicar el proyecto y sus beneficios Testimoniales de terceros respecto al valor recibido

B O L E T IN D E L P R O Y E C T O C IP
( C O N T R O L IN D IV ID U A L D E P R E N D A S )
Nro : 17 M e s : A b r il A o : 2004 D ir e c c i n : S P
B o le t n N r o . 0 1 7
E q u ip o C I P -
C o m it E d it o r ia l te n g a n a d h e r i d o e l T I P , y , e n c a s o d e d e te c ta r i n c u m p l i m i e n to s , e x i j e n q u e s e l e s c o l o q u e l o s T I P ' s a n te s d e r e a li z a r e l d e s p a c h o . E n A c a b a d o s l o s T I P ' s s o n r e ti r a d o s d e la p r e n d a y c o lo c a d o s e n la s c a r ti l l a s d e r e te n c i n d e T I P ' s . E s ta la b o r la r e a li z a n lo s e n c a r g a d o s d e c a d a p la n c h a y e s v e r i f i c a d o p o r e l s u p e r v i s o r d e tu r n o .
P ilo to C I P -
2 d a E tapa
E l lu n e s 2 2 d e m a r z o s e d i i n i c i o a la i m p l e m e n ta c i n d e l a 2 d a e ta p a d e l p r o y e c to C I P . E n e s ta e ta p a s e e s t tr a b a j a n d o c o n la s r e a s d e C o s tu r a y A c a ba do s, la s c u a le s s e u n e n a la s r e a s d e A l m a c n d e A v o s y C o r te c o n l a s c u a l e s s e tr a b a j e n l a p r i m e r a e ta p a d e l p i l o to . E l A l m a c n d e A v o s v i e n e e m i ti e n d o lo s T I P 's p a r a e l 1 0 0 % d e lo s p e d i d o s d e l c l i e n te P R L . Los T I P 's (T i c k e t Indiv idua l de P r e n d a s ) s o n a d h e r i d o s a la p r e n d a p o r l o s i n s p e c to r e s f i n a l e s d e l n e a , e s to s so n de sp a c ha do s a A c a ba do s do n de so n r e ti r a d o s e n e l m o m e n to d e l p l a n c h a d o .
P ilo to C I P -
3 ra E tapa
F o r m a t o d e e t iq u e t a # 1
E l 2 8 d e a b r i l s e d a i n i c i o a la 3 r a e ta p a del p i l o to , el cual se d e s a r r o l l a r p r i n c i p a l m e n te e n e l rea de A c a ba do s. P a r a e l l o , d e s d e y a c o n ta m o s c o n e l a p o y o d e to d o e l p e r s o n a l d e d i c h a r e a , i n c l u y e n d o a l a j e f a tu r a y o p era ri o s. El d e s a r r o llo se r de m a n era i n c r e m e n ta l , i n i c i a n d o e l tr a b a j o c o n u n p e d i d o ( c i c l o c o m p l e to ) h a s ta c u b r i r e l 1 0 0 % d e la p r o d u c c i n d e l c l i e n te P R L .
F o r m a t o d e e t iq u e t a #
F r a s e !
P e g a d o d e l T I P e n la p r e n d a x e l rea de C o stu ra
M d u lo A S N
P o r s o l i c i tu d d e l c l i e n te P R L , d e s d e e l 1 r o d e m a y o s e e s ta r g e n e r a n d o e l A S N e n f o r m a to E D I V e r s i n 4 0 5 0 y e m i ti e n d o n u e v o s f o r m a to s d e e ti q u e ta d e c a j a U C C 1 2 8 .
S iste m a s ya se e n c u e n tra tra ba j a n d o
El d ic e que
s a b io
no
T ra b a jo d e e sta se m a n a
E n e s ta s e m a n a l a s l n e a s 1 9 , 2 5 , 2 6 , 3 1 , 3 2 y 3 3 d e l S e c to r I I I y l a s l n e a s 1 2 y 3 6 d e l S e c to r I V h a n te n i d o en p ro du c c i n pedidos del c l i e n te PRL, e s ta s l n e a s han c u m p li d o con e l p r o c e d i m i e n to del p e g a d o d e T I P 's e n la p r e n d a . A s m i s m o , c a b e r e s a l ta r l a l a b o r d e l o s R e c e p to r e s d e P r e n d a d e l r e a de A c a ba do s, quienes v e rif ic a n que la s p r e n d a s q u e se de sp a c ha n
to do lo p ie n s a ,
Newsletter con sesgo positivo
p ero p ie n s a to do lo que d ic e . A r is t t e le s
en e l d e s a r r o llo de e s ta nueva p l a n ti l l a d e A S N y n u e v o s f o r m a to s d e e ti q u e ta . H a s ta e l 3 0 d e a b r i l s e r e a l i z a r n p r u e b a s d e tr a n s m i s i n y d e e m i s i n , m i e n tr a s ta n to s e c o n ti n a tr a b a j a n d o c o n E D I v e rsi n 4 0 10 .
Buzn
T o d a s l a s s u g e r e n c i a s , i n q u i e tu d e s , d u d a s y a p o r te s q u e te n g a n , p u e d e n h a c e r l a s l l e g a r a tr a v s d e l m a i l .
S i t i e n e s a lg u n a s u g e r e n c i a
e sc r be n o s !
s o n i a @ c h i n c h a . d e lv a lle . c o m . p e
c ip - A S N

2. Pregunta de Certificacin PMP

Ud. es responsable de un proyecto de reingeniera de procesos que tiene muchos clientes internos. Debido a que muchos estn interesados en este proyecto y en su progreso, decide preparar un plan de gestin de comunicaciones. Su primer paso ser: A. Conducir un anlisis de requisitos de informacin de los interesados. B. Determinar un cronograma de produccin para mostrar cuando se producir cada tipo de comunicacin. C. Describir la informacin que planea distribuir. D. Conformar un repositorio para todos los documentos del proyecto de manera que estarn fcilmente accesibles.
Proceso 10.2: Distribucin de la Informacin

Distribucin de la Informacin
Involucra poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados, de una manera oportuna.


Entradas: Plan de gestin de las comunicaciones.

Entradas: Plan de Gestin de las Comunicaciones

Proporciona:
o o
Requisitos de comunicacin. Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. Responsable de comunicar. Persona o grupo receptor. Mtodos o tecnologa usada. Frecuencia de la comunicacin. Mtodo de escalamiento para temas polmicos no resueltos. Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan. Glosario de terminologa comn.
o o o o o
o o

Herramientas y tcnicas: Habilidades de comunicacin. Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin. Mtodos de distribucin de informacin. Proceso de lecciones aprendidas.

Herramientas y Tcnicas: Habilidades de Comunicacin

Son parte de las habilidades generales de gestin y se usan para intercambiar informacin. Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas reciben la informacin correcta en el momento adecuado, tal como ha sido definido en el plan de gestin de las comunicaciones. Tambin incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los interesados.

Habilidades de Comunicacin: Clave para el xito del Proyecto!

Debemos conocer y dominar : 1. Cmo funciona la comunicacin interpersonal? 2. Cmo funciona la comunicacin en el ambiente de un proyecto? 3. Cmo usar la comunicacin para lograr una alta performance? 4. Cmo aprender a escuchar? 5. Cules son los diferentes estilos de comunicacin y como se usan en el ciclo de vida de un proyecto?

Formas de Comunicacin
La comunicacin interpersonal adquiere tres formas: Verbal. No verbal. Escrita (o grfica).

Herramientas y Tcnicas: Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin

La informacin se puede recolectar y recuperar a travs de una gran variedad de medios, incluyendo: Sistemas de archivo manual. Bases de datos electrnicas. Software de gestin de proyectos. Sistemas que permiten acceso a documentacin tcnica tal como diagramas de ingeniera, especificaciones de diseo, y planes de prueba.

Herramientas y Tcnicas: Mtodos de distribucin de informacin

La informacin se puede distribuir a travs de distintos mtodos: Reuniones de proyecto, distribucin de documentos impresos, sistema de archivo manual, y bases de datos electrnicas de acceso compartido.

Herramientas de colaboracin y distribucin de informacin

Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunas estn maduras y otras son conceptos novedosos, podemos mencionar : 1. 2. 3. 4. Lotus Notes u otro groupware equivalente. Revisar la plataforma Share Point de Microsoft. Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets. Collaboration/project-support websites : eroom.net, one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July 2000 o e-Business Application Delivery, April 2000). 5. Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie.






Herramientas y Tcnicas: Proceso de lecciones aprendidas

Una sesin de lecciones aprendidas se enfoca en identificar xitos y fracasos del proyecto e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos tcnicos, de gestin, y de procesos. Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a travs de toda la duracin del proyecto.
Salidas: Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Cambios solicitados

Salidas: Activos de los procesos de la organizacin

Documentacin de lecciones aprendidas: Causas. Razonamiento detrs de la accin correctiva. Otros tipos de informacin relacionada a la distribucin de informacin.


Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para un proyecto muy importante de una gran compaa. Para Ud. es muy importante compartir informacin con el equipo. Una de sus primeras actividades como Gestor de Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperacin de informacin, el cual incluye todos los puntos siguientes a excepcin de: A. Sistemas de archivo manual. B. Software de gestin de proyectos. C. Dispositivos de recoleccin de datos. D. Bases de datos electrnicas.

Proceso 10.3: Informar el Rendimiento

Informar el Rendimiento
Involucra la recoleccin de los datos de lnea base y la distribucin de la informacin de rendimiento para los interesados del proyecto.


Entradas: Informacin sobre el rendimiento del trabajo. Mediciones del rendimiento. Conclusin proyectada. Mediciones de control de calidad.

Entradas: Plan de gestin del proyecto. Solicitudes de cambio aprobadas. Productos entregables

Entradas: Informacin de Rendimiento de Trabajo
Estado de terminacin de los productos entregables.

Entradas: Mediciones de Rendimiento
SV, SPI, CV, y CPI para los paquetes de trabajo y cuentas de control.

Entradas: Conclusin Proyectada
EAC y ETC calculado por la empresa o por la organizacin ejecutante.

Entradas: Mediciones de Control de Calidad

Resultados de las actividades de QC que se retroalimentan a las actividades de QA para revaluar y analizar normas y procesos de calidad de la organizacin.

Entradas: Plan de Gestin de Proyecto

Proporciona informacin de lnea base para medicin de rendimiento: Plan aprobado para el trabajo del proyecto contra el cual se compara la ejecucin del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la ejecucin. Tpicamente integra los parmetros de alcance, cronograma, y costo, pero tambin podra incluir parmetros tcnicos y de calidad.
Entradas: Solicitudes de Cambios Aprobadas

Son cambios aprobados para expandir o contraer el alcance del proyecto, modificar los costos estimados, o revisar los estimados de duracin de actividades, y que estn listos para ser implantados por el equipo de proyecto.

Entradas: Entregables
Son cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio, nicos y verificables, que se deben producir para completar un proceso, fase, o proyecto. El trmino tambin se usa en forma mas especfica para referirse a un entregable externo que est sujeto a aprobacin por el patrocinador o el cliente.

Herramientas y tcnicas: Herramientas de presentacin de informacin. Recopilacin y compilacin de informacin sobre el rendimiento. Reuniones de revisin de estado. Sistemas de informe de tiempos. Sistemas de informe de costos.

Herramientas y Tcnicas: Herramientas de presentacin de informacin

Paquetes de software que incluyen reportes tabulares, anlisis de hojas de clculo, capacidades de grficos o presentaciones, que se pueden usar para crear imgenes con calidad de presentacin para los datos de rendimiento.

Herramientas y Tcnicas: Recopilacin y compilacin de informacin sobre el rendimiento

La informacin se puede recopilar y compilar de una variedad de medios incluyendo: Sistemas de archivo manual. Bases de datos electrnicas. Software de gestin de proyectos. Sistemas que permiten acceso a documentacin tcnica.

Herramientas y Tcnicas: Reuniones de revisin de estado

Son eventos programados regularmente para intercambiar informacin sobre el proyecto Se pueden tener en diferentes frecuencias y a varios niveles.

Herramientas y Tcnicas: Sistema de informes de tiempos
Registran y proporcionan el tiempo empleado en el proyecto.

Herramientas y Tcnicas: Sistemas de informes de costos
Registran y proporcionan el costo empleado en el proyecto.

Salidas: Informes de rendimiento. Proyecciones. Cambios solicitados. Acciones correctivas recomendadas. Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones).

Salidas: Informes de Rendimiento

Organizan y sumarizan la informacin recolectada y presentan los resultados de cualquier anlisis comparativo con la lnea base de medicin de rendimiento. Deben proveer informacin de estado y de progreso, as como el nivel de detalle requerido por los interesados, tal como se ha documentado en el plan de gestin de las comunicaciones.
Salidas: Informes de Rendimiento

Frecuentemente se incluye el anlisis EVM.

Salidas: Proyecciones
Se actualizan y se vuelven a emitir basados en la informacin de rendimiento que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto. Esta informacin trata del rendimiento pasado y podra impactar al proyecto en el futuro. Bsicamente son el EAC y ETC.

INFORME DE PERFORMANCE
REPORTE DE ESTADO
PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO Entregable segn WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado 1.0 1.1 1.2 ... 1.n 2.0 2.1 2.2 ... 2.n
P RO Y E C T O C AS A D E C AM P O
REPORTE DE AVANCE
Entregable segn WBS Avance en el periodo
PRONOSTICO
CV = Cost variance SV = Schedule Variance CPI = Cost Performance Index SPI = Schedule Performance Index Costo : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion Schedule : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion
GRAFICA DE VALOR GANADO

3000 2500 EV 2000
2000 1500 1300
PV AC
1500 1000 500 0 S1 S2 S3 S4
1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1
S5
S6
S7
S8

Salidas: Cambios Solicitados

El anlisis del rendimiento del proyecto frecuentemente genera cambios solicitados para algn aspecto del proyecto. Estos cambios solicitados son procesados y dispuestos a travs del proceso de control integrado de cambios.

Salidas: Acciones correctivas recomendadas
Incluyen cambios para alinear el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto.

Salidas: Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones)
Incluyen las lecciones aprendidas.


De las variadas tcnicas para informar el rendimiento, cul integra la informacin de alcance, costo, y cronograma, como un elemento clave de su enfoque: A. Anlisis de opciones reales. B. Anlisis de variaciones. C. Anlisis cronograma/costo. D. Anlisis de valor ganado.

Proceso 10.4: Gestionar a los Interesados

Gestionar a los Interesados
Se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de, y resolver las controversias con los interesados del proyecto.


Entradas: Plan de gestin de comunicaciones. Activos de los procesos organizacionales.

Entradas: Plan de Gestin de Comunicaciones

Los requerimientos y expectativas de los stakeholders proveen una comprensin de las metas, objetivos, y nivel de comunicacin de los interesados, durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan, y documentan en el plan de gestin de comunicaciones.

Entradas: Activos de los Procesos Organizacionales
A medida que surjan temas polmicos en el proyecto, el gestor de proyecto debe abordarlos y resolverlos con los interesados apropiados.

Herramientas y tcnicas: Mtodos de comunicacin. Registro de polmicas.

Herramientas y Tcnicas: Mtodos de Comunicacin

Se utilizan los mtodos de comunicacin identificados para cada interesado en el plan de gestin de comunicaciones. Las reuniones personales son los medios mas efectivos para comunicar y resolver temas polmicos con los interesados.
Herramientas y Tcnicas: Registro de polmicas

Es una herramienta que se puede utilizar para documentar y monitorear la solucin de temas polmicos. Una polmica generalmente no crece hasta el punto de convertirse en un proyecto o actividad, pero usualmente se abordan para mantener una relacin de trabajo buena y constructiva entre los interesados.

Salidas: Polmicas resueltas. Solicitudes de cambio aprobadas. Acciones correctivas aprobadas. Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones). Plan de gestin del proyecto (actualizaciones).

Salidas: Polmicas resueltas

A medida que se identifican y resuelven los requisitos de los interesados, el registro de polmicas documentar las inquietudes que han sido abordadas y cerradas.

Salidas: Solicitudes de cambio aprobadas

Incluyen cambios en el estado de las polmicas de los interesados, en el plan de gestin de personal, los cuales son necesarios para reflejar los cambios que ocurrirn en las comunicaciones con los interesados.

Salidas: Acciones correctivas recomendadas
Incluyen cambios para alinear el rendimiento esperado futuro del proyecto al plan de gestin del proyecto.

Salidas: Activos de los procesos de la organizacin

Documentacin de lecciones aprendidas: Causas de las polmicas. Razonamiento correctiva. detrs de la accin
Otros tipos de lecciones aprendidas acerca de la gestin de interesados. Las lecciones aprendidas se documentan de manera que se convierten en parte de la base de datos histrica para el proyecto y la organizacin.

Preparado: Equipo
Fecha: 26/08/05
Nm ero de leccin aprendida: 008
Nom bre de la leccin aprendida propuesta: P roblem as de com unicacin en las reuniones de equipo
Rol de la persona que em ite: Equipo de proyecto G rupo de X Inicio X Planeam iento Cdigo de entregable relacionado X E jecucin X Control X Cierre
1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y m onitoreo del proyecto. Prctica Especifica, herram ienta o tcnica usada: Ejecucin de las reuniones. Cul fue la accin tom ada? Reuniones de equipo sin estructura, m oderador, y/o m todos Cul fue el resultado? 1. 2. 3. Retrabajo del equipo de proyecto. Aum ento del costo por increm ento del tiem po de elaboracin y revisin de entregables. Colisiones interpersonales.
Cul hubiera sido el resultado esperado? Una reunin efectiva, utilizacin eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales. Q u hubiera creado el resultado esperado? Utilizar un m todo estructurado para llevar a cabo reuniones: Definir agenda Definir m oderador de la reunin Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunin Validar la recepcin del m ensaje Se deben hacer cierres de cada tem a verificando naturaleza del com entario, pendientes, responsables y fechas 6. Se redactar el acta en tiem po real, de preferencia en laptop 7. Se cerrar la reunin con la lectura form al del acta. Cuando est aprobada se im prim ir un ejem plar para cada participante de la reunin. 8. Evitar la personalizacin de los com entarios 9. Evitar la personalizacin de las respuestas 10. Utilizar cartilla de reglas prcticas para interacciones personales 1. 2. 3. 4. 5.

Especficamente cul es la leccin aprendida? Para aumentar la eficiencia de la comunicacin en las reuniones del equipo de proyecto se deben organizar y estructurar las reuniones Cmo podra uno identificar una situacin similar en el futuro? En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificacin de las comunicaciones. Cul es el comportamiento recomendado en el futuro? Seguir las indicaciones antes mencionadas Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ? Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes. Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro? En la elaboracin del Plan de Comunicaciones Quin debera ser informado acerca de esta leccin aprendida? (Marca una) Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) X Todo el Staff
Otro: Cmo debera esta leccin aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen) e-mail X Intranet/W eb site Hoja escrita Otro: Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Nombre del adicionado: 1. Diagrama de Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com Ishikawa Pgina
Si
No
Salidas: Plan de Gestin de Proyecto (actualizaciones)
Se actualiza el plan de gestin del proyecto para reflejar los cambios hechos al plan de comunicaciones.


Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debe preparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfoca en todo lo siguiente excepto: A. Compartir las mejores prcticas con otros equipos de proyecto de la organizacin. B. Alertar a otros de problemas potenciales. C. Sugerir mtodos para mitigar riesgos en forma efectiva. D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para su futura replicacin en la organizacin.

Gestin de Proyectos
Gua del PMBOK

(Respuesta a las preguntas)

Respuesta : D. Capacidad para trabajar bien con otros. Explicacin : La gestin de proyectos requiere que las cosas se hagan a travs de otros, quienes generalmente no reportan directamente al gestor de proyecto. La capacidad de influenciar a los miembros del equipo de proyecto, as como a otros interesados claves, es crucial para el xito. Fuente : Adams y Campbell 1982, pag 14.


Respuesta : A. Conducir un anlisis de requisitos de informacin de los interesados. Explicacin : El anlisis de interesados se utiliza para determinar las necesidades de informacin de stos y definir las fuentes para satisfacer estas necesidades. El anlisis debe incluir consideraciones de los mtodos y tecnologas apropiadas para proveer la informacin necesaria. Fuente : PMI, PMBOK Guide, pag 226.


Respuesta : C. Dispositivos de recoleccin de datos Explicacin : La informacin se puede recolectar y recuperar a travs de una gran variedad de medios, incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos electrnicas, software de gestin de proyectos, y sistemas que permiten acceso a documentacin tcnica tal como diagramas de ingeniera, especificaciones de diseo, y planes de prueba. Fuente : PMI, PMBOK Guide 2004, pag 229.


Respuesta : D. Anlisis de valor ganado. Explicacin : El anlisis de valor ganado (EVM) integra el alcance, el costo, y el schedule usando EV, PV, y AC para medir y evaluar la performance del proyecto.


Respuesta : D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para su futura replicacin en la organizacin Explicacin : El resumen de lecciones aprendidas debe documentar los principales aspectos positivos y negativos del proyecto, de manera que los proyectos futuros se puedan beneficiar de los xitos y fallas del equipo de proyecto, mediante la replicacin de las cosas buenas y evitando los errores cometidos. Fuente : Garrett 1997, pag 171.

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1. Pregunta de Certificacin Project Management Professional (PMP)

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Proceso 10.1: Planificacin de las Comunicaciones

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Herramientas y tcnicas: Anlisis de requisitos de comunicaciones. Tecnologa de las comunicaciones.

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Salidas : Plan de gestin de las comunicaciones.

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Salidas: Plan de Gestin de las Comunicaciones

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2. Pregunta de Certificacin PMP

Proceso 10.2: Distribucin de la Informacin

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Entradas: Plan de gestin de las comunicaciones.

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