FLUJO PROCESO DE COMPRA

USUARIO SOLICITANTE
INICIO

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
Requerimientos (1)

COMIT ABASTECIMIENTO
Anlisis y Aprobacin (2)

COMIT ADJUDICACIN

JURIDICA

DIRECTOR

PROVEEDOR

S Despacho al Usuario Existencia en Bodega (3) No Proceso de Compra (Ley de Compras) (4) 1 S

Aprueba No

FIN

Respuesta

Cuadro Comparativo de Precios

Facultad de Adjudicar S Acta de Adjudicacin

No

Anlisis y Adjudicacin (5)

Resolucin de Adjudicacin

Revisin Resolucin Adjudicacin (6) Impresin Resolucin Firmada

Proceso de Adjudicacin / Orden de Compra (7)

Orden de Compra

SIGNIFICADO DE SIMBOLOGA UTILIZADA

INICIO - FIN

PROCESO

DOCUMENTO

DOCUMENTO ELECTRNICO

ARCHIVO

CONTABILIZACIN

DECISIN

CONECTOR

FLUJO DOCUMENTOS FLUJO DE INFORMACIN

DESCRIPCION PROCESO DE COMPRAS. 1. El proceso se inicia por requerimientos que realicen las unidades solicitantes que se encuentran autorizadas. La solicitud se dirige a la Sub Direccin de Recursos Fsicos y Financieros mediante memorndum, considerando el envo de una copia de ste al Departamento de Abastecimiento, ya sea por el mismo medio o va correo electrnico. Por regla General todos los requerimientos son consolidados por el Departamento de Abastecimiento. Una vez consolidados los presenta al Comit de Abastecimiento para su anlisis y aprobacin. En dicho Comit se analiza la pertinencia de la Compra y si existe financiamiento para esta solicitud. Los integrantes permanentes del Comit de Abastecimiento son, el Sr. Sub Director de Recursos Fsicos y Financieros quien lo preside, el Sr. Jefe del Departamento de Finanzas y el Sr. Jefe del Departamento de Abastecimiento, excepcionalmente se invita a un referente tcnico para formar parte de este Comit si el proceso de compra en cuestin as lo amerita. El mencionado Comit sesiona en forma semanal los das Mircoles entre las 10:00 y 11:30 y en forma excepcional si la situacin as lo requiere. Si lo solicitado se refiere a un tema menor o es de carcter urgente, la Sub Direccin de Recursos Fsicos y Financieros autorizar de inmediato el proceso de Compra sin necesidad de evaluacin en Comit. Comit analizar el requerimiento y aprobar, modificar, postergar o rechazar el requerimiento. Dependiendo de la decisin del comit, el Departamento de Abastecimiento efectuar lo siguiente. Si se rechaza la compra Si posterga la compra Si aprueba la precompra comunicar el resultado al requirente. comunicar el resultado al requirente. Departamento de Abastecimiento inicia el proceso segn la Ley de Compras.

2.

3.

Si lo requerido se encuentra entre los bienes y servicios definidos por la institucin y existe stocks en bodega; el Departamento de Abastecimiento despachar lo requerido y el ciclo concluye. Si lo requerido no se encuentra en stock, se inicia el proceso de compras segn la Ley de Compras.

4.

Una vez realizado el proceso de compra segn la Ley de Compras Pblicas y los procedimientos establecidos en forma interna, ya sea por compras hechas a travs del portal ChileCompra o por medio de alguna de las excepciones que la Ley de Compras indique se confecciona el Cuadro Comparativo de Precios correspondiente para ser analizado en conjunto a los otros aspectos asociados a la transaccin. Si la Unidad de Compra tiene facultades delegadas para adjudicar, procede al trmite siguiente. Si la Unidad de Compra no tiene facultades para adjudicar, se consolida la informacin, se realizan todas las acciones para tener claridad y certeza a la hora de tomar la mejor decisin de compra, esta accin se realiza en Comit de Adjudicacin, instancia en la cual se decide a que proveedor se realizar la adjudicacin y la compra correspondiente. Este Comit de Adjudicacin lo conforman de manera permanente los miembros del Comit de Abastecimiento, es decir, el Sr. Sub Director de Recursos Fsicos y Financieros (quien lo preside), el Sr. Jefe del Departamento de Finanzas y el Sr. Jefe del Departamento de Abastecimiento. Al igual que en el Comit de Abastecimiento, tambin se considera la invitacin del referente tcnico segn sea el bien o servicio a adquirir, para que forme parte de la comisin de adjudicacin. De este acto se emitir un acta de adjudicacin y el Departamento de Abastecimiento confeccionar la Resolucin correspondiente. Una vez confeccionada la Resolucin, sta se enva a la Unidad de Jurdica para su revisin, asegurndose que la respectiva Resolucin se haya confeccionado de acuerdo a la Ley de Compras Pblicas y dems normativas correspondientes. La Unidad de Jurdica visa la Resolucin, la imprime y la deja a disposicin para que el Sr. Director formalice dicho documento por medio de su firma. Posterior a la firma de la Resolucin de compra por parte del Sr. Director y recepcin de una copia de sta en el Departamento de Abastecimiento, se procede a realizar el acto de Adjudicacin al (los) proveedor(es) seleccionado a travs del portal ChileCompra, en el mismo acto se enva la correspondiente Orden de Compra va el portal. Para el caso de las excepciones a la Ley de Compras se opera de similar forma con la diferencia que el proceso de compras no contempla licitaciones como es el caso

5.

6.

7.

general. En todos los casos de envo de Ordenes de Compra a los proveedores, el Departamento de Abastecimiento es el encargado de la coordinacin para el despacho completo y oportuno de los bienes y/o prestaciones de servicios adquiridas, de esta forma dar cumplimiento a las necesidades de los diferentes Usuarios.