LOGISTICA DE APROVISIONAMIENTO AV11L

CASO EASTERN UNIVERSITY

Integrantes del grupo: Javier Beteta, Amineth Clark, Pablo Lascano

1. Describa el proceso de compras de la Esatern UNiversity (EU). ¿Qué tipo de sistema de

compras aplica la EU?

El departamento de compras es responsable de las negociaciones con los proveedores, de firmar

los contratos con ellos y de supervisar su ejecución.
El proceso de compras empezaba cuando se presentaba una requisición al departamento de
adquisiciones; luego, un empleado la sellaba con la fecha y hora en que se recibía y verificaba la
firma de quien autorizaba. En algunos casos, era necesario enviar el pedido a la sección de
investigación contable del departamento de finanzas para que la cuenta se aprobara.
También se le añadía otra información, como el estatus de los impuestos y de los derechos, la
clasificación del producto y el estatus del proveedor. Aunque la forma de la requisición de
compras permitía que el solicitante señalara al proveedor preferido, la política consistía en
solicitar al menos dos cotizaciones escritas en caso de compras superiores a 7 500 dólares y un
mínimo de tres cotizaciones en caso de ser superiores a $15 000. Uno de los compradores
preparaba un formulario de pedido de cotización (request for quotation form, RFQ) y se ponía en
contacto con los proveedores aprobados. El formulario RFQ especificaba detalles como la
descripción del producto o del servicio, las cantidades, el punto FOB y los términos de pago.
El departamento de compras había elaborado una lista con alrededor de 1 200 proveedores
aprobados, la cual se ajustaba de cada tres a cinco años. Los criterios de selección para
convertirse en proveedor aprobado se basaban en el siguiente sistema de evaluación de
promedios ponderados: • precio, 50%; • cumplimiento de las especificaciones, 25%; • servicios,
20%; • asociación, 5%.
2. ¿La estructura organizativa y la toma de decisiones en la EU son racionales? ¿Qué
sugiere?
Ausencia de planificación y tecnologías de información que causen las malas toma de decisiones
del departamento de compra y no dar seguimiento y monitoreo a las diferentes compras emitidas
por el personal administrativo de la empresa.
Sugiero una total reorganización del departamento de compras, y sancionar a cualquier personal
que pase por alto las políticas de la universidad, Contratar personal con ética y confianza y enviar
a una carta formal que ningún administrativo o gerente de otro departamento que no esté
autorizado en realizar compras.
3. ¿Cómo está dispuesta la disposición de recursos financieros para las unidades de
compras?
Las compras con un valor reducido, esto es, menores a 100 dólares, podían manejarse con el fondo de
caja chica. El departamento de compras también había introducido en fechas recientes una tarjeta de
compras, la cual se podía usar para adquirir bienes y servicios con un valor de menos de 1 000 dólares.

4. ¿Son efectivos los controles en la ejecución de las compras? ¿Qué soluciones propone?
R= el proceso necesario para que las organizaciones o departamentos marchen en forma
coordinada y dinámica: El proceso de compras es efecto más personal no hace que sea efectivo
el proceso de compra por su ética de profesional.
El personal administrativo no sigue sus funciones y causa que causa que los controles de compra
no sean eficaces al momento del proceso.
Soluciones
R=1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control
del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las
secciones y jerarquía del personal y orden en el mando.
2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones
políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y
otras.
Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos, así como los documentos y
manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del
departamento.
3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o
revisoría fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de las compras.
Para este punto de Control es necesario que se aplique las recomendaciones y
sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas por estos
entes de Control.
Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras
y precios anteriores con los existentes.

5. ¿El número de proveedores, considera usted, que sea aconsejable que sean
numerosos?
Sí, ya que. Si un proveedor posee dificultades, siempre habrá otro al que recurrir sin sufrir
perjuicios. Poseer múltiples proveedores da la posibilidad de jugar con la competencia entre
ellos. Aumenta la capacidad de su empresa para evitar interrupciones en el suministro.