Caso No. 2 Cumplimiento con el manual de procedimientos.

Antes de que el departamento de compras de Scott Company acepte una

requisición, requiere de una serie de firmas. Por lo normal, la requisición se
desplaza a través del correo intracompañía hasta llegar a cada una de las
personas cuya firma es necesaria y posteriormente es emitida al departamento de
compras, donde los empleados de dicha área colocan una orden escrita con algún
proveedor externo.

Cuando los supervisores necesitan urgentemente algún artículo, aceleran el

procedimiento presentando la requisición a cada una de las personas cuya firma
se requiere. Cuando no pueden ponerse en contacto con alguna persona cuya
aprobación y autorización son necesarias, obtienen algunas firmas alternativas. En
algunos casos, las secretarias proporcionan la firma, usando ya sea una
estampilla firmada o poniendo como firma el nombre de un superior en la
requisición.

Después de acumular todas las autorizaciones necesarias, los supervisores

pueden llevar personalmente sus requisiciones al departamentos de compras y
solicitar una rápida tramitación de las órdenes. Si tienen éxito para convencer al
agente de compras de la urgencia de la orden, el agente de compra coloca una
orden de compra de tipo verbal con el proveedor, ahorrando así tiempo adicional.

El manual de políticas afirma que todas las requisiciones deben tener documentos
de apoyo. Cuando a los supervisores les conviene anexar estos datos, lo hacen
así. De lo contrario, simplemente no anexan documentos de apoyo o anexan
algunos documentos misceláneos que contienen poca información de utilidad. Los
empleados están notoriamente de acuerdo en el hecho de que con gran
frecuencia el signatario autorizado aprueba una requisición después de un
examen ostensiblemente superficial de los documentos de apoyo.

Se pide:
 a) ¿Podría decirse que los documentos que resultan del procedimiento
abreviado proporcionan una evidencia adecuada en cuanto a la
observancia del manual de procedimientos? ¿Qué cambios haría usted en
el manejo de las órdenes de emergencia?

NO. PORQUE NO SE ESTA CUMPLIENDO LO QUE EL MANUAL DICE: QUE

TODA REQUISION DEBE DE LLEVAR SU RESPECTIVA DOCUMENTACION Y
FIRMA.

SE ESTAN HACIENDO REQUISIONES QUE NO LLEVAN LA FIRMA REAL DE

LOS SUPERVISORES RESPECTIVOS, O ESTOS SUPERIORES NO ANEXAN
LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS QUE RESPALDEN LA REQUISION.

CAMBIOS:

 Que los superiores deleguen a una persona encargada en caso de que

ellos no estén y así puedan firmar las requisiciones que necesiten para las
compras.

 Anexar los documentos respectivos para aprobar las requisiciones y que

estas se puedan efectuar al departamento de compra. De lo contrario sino
cumple con lo solicitado no se aprueben.

 Que al realizar una orden de compras, pedir por escrito todas las
condiciones acordadas, como cantidad de artículos, características, precios,
plazos y condiciones de pago, tiempo de entrega, datos del vendedor, etc;
de esta forma, se estará protegiendo a la empresa en caso de que haya
algún problema al momento de recibir el pedido, así como también,
evitando cualquier tipo de fraude en el departamento de compras.
Conclusión

Como grupo concluimos que en los 2 casos analizados se presentan

circunstancias o situaciones que si no se le ponen atención y corrección pueden
las empresas tener problemas en los controles internos en el área de compras e
inventarios respectivamente.

Caso 1: concluimos que se necesita de una persona (contralor) que verificaría las
cuentas de inventario para que no haya exceso de algún producto, por lo que el
evaluaría que cada cuanto vence un producto, así sugerir el pedido de “”x” de
acuerdo al uso, de manera de que la empresa no tenga excesos en sus
inventarios de sus materias primas, ni tampoco tenga escasez, sino un nivel
equilibrado, y así cumplir con sus con la demanda de su producto final.

En el caso 2:

Concluimos que se debe de tener un mejor control interno, así evitar

inconsistencias como la que no todas las requisiciones llevan sus respectivos
respaldos o firmas correspondientes.

Por lo que debe estar una persona (contralor) designada que avale los controles
de compras y otras cosas que fueren necesarios para asesorar a las personas
correspondientes de administrar de buena forma los recursos de la empresa y no
seguir con malas prácticas con respecto a las requisiciones de compras.