Procedimientos de Compra

1. El Almacén Central envía la solicitud de materiales para la compra

debidamente selladas y firmada electrónicamente por el Jefe de
Almacén y la unidad solicitantes al Departamento de Compras, vía
electrónica.

2. El Departamento de Compras recibe la solicitud de materiales en forma

electrónica para inicial los trámites de la compra.

3. El Jefe de compras revisa, verifica las cantidades y necesidades reales

del material solicitado para decidir su aprobación.
 Si la solicitud de materiales no es aprobada, será devuelta al
Almacén Central para su corrección o eliminación.
 Si la solicitud de materiales es aprobada se envía a la Gerencia de
administración para su autorización

4. La Gerencia de Administración recibe en forma electrónica la solicitud de

materiales para su aprobación.
 Si la solicitud de materiales no es autorizada, será devuelta al
Departamento de Compras para su corrección o eliminación.
 Si la solicitud de materiales es autorizada, el Departamento de
Compras continúa con el trámite de la compra.

5. El Departamento de Compras realiza el Proceso de selección de

Proveedores.
6. El Departamento de Compras elabora 2 (dos) o tres (tres) cotizaciones a
los Proveedores seleccionados, las cuales son enviadas vía fax o de
manera electrónica.

7. El Departamento de Compras recibe las cotizaciones de los Proveedores,

efectúa el análisis correspondiente y escoge el o los Proveedores más
idóneos.

8. El Auxiliar del Jefe de Compras ingresa al sistema y elabora la Orden de

Compras a partir de la Solicitud de materiales. Se imprime el Original y
tres copias.

9. La Orden de Compras es revisada por el Jefe de Compras.

 Si la Orden de Compra no es Aprobada por el Jefe de Compras,
esta será devuelta al Asistente Administrativo para su corrección o
eliminación.
 Si la Orden de Compra es aprobada por el Jefe de Compras, se
envía la orden a la Gerencia General para su aprobación.

10. La Gerencia General recibe la Orden de Compra.

 Si la Orden de Compra no es aprobada por la Gerencia General
será devuelta al Departamento de Compras para su corrección o
eliminación.
 Si la orden de Compras es Aprobada por la Gerencia General se
continúa con los trámites de la compra.

11. A continuación el Departamento de Compras procede a enviar la

Orden de la Compra de la Siguiente manera:
 La original para el Proveedor.
 Primera copia para el Almacén Central para la recepción del
material.
 Segunda copia para el correlativo del Departamento de Compras
 Tercera copia para el archivo transitorio.

12. El Almacén Central realiza la recepción del material siguiendo el

procedimiento para tal fin.

13. El Almacén Central envía original de la recepción del material junto con
la nota de entrega y/o factura del Proveedor al Departamento de
compras.
14. El jefe del Departamento de Compras verifica la documentación recibida
y envía al Departamento de Cuentas por Pagar.
15. A continuación los pasos a seguir cuando el almacén no recibe la
recepción del material , (casos cauchos adquiridos e instalados
directamente en el proveedor, compra de contados – crédito y/o
compras realizadas con proveedores fuera de la localidad (Anzoátegui).
16. Es indispensable que cuando se instalen cauchos en unidades de la
empresa el chofer debe llevar una autorización y/o orden de instalación
(indicando nro. Unidad, cauchos a instalar, medidas, nombre de la
persona autorizada), la cual debe ser entregada al proveedor y anexa a
la factura debe venir una copia firmada por el proveedor.
17. La entrada al almacén la ingresa el supervisor de compra de oficina
principal de PLC con la factura y a su vez le da salida al almacén
(indicando a la unidad que se le instalaron los cauchos) con la
autorización firmada por el proveedor y despacho o instalación de los
cauchos.
18. El responsable de la Sucursal (Gerente de Sucursal y/o Coordinador de
Servicio) debe proceder hacer un check list a la unidad y dejar por
escrito los cauchos instalados a las unidades.
19. El supervisor de compra debe enviar copia de la factura a la Unidad de
Rutas y Ruedas a fin de que se pueda cargar en el sistema de Flota los
cauchos instalados a la unidad y así mantener actualizada la hoja de
vida.
20. Todo repuesto que se compren antes de ser instalado a la unidad debe
pasar por nuestro almacén para darle ingreso al sistema y luego darle
salida para ser cargado a la unidad que se le instala.
21. De comprarse un repuesto directamente sin pasar por almacén, es
responsabilidad del Jefe de Compra hacerle seguimiento con el Gerente
de Transporte que el mismo se instale a la unidad cumpliendo los pasos
establecido en el punto 16 – 17 y 18.