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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Gestin y Administracin de Compras


(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

CONTRALORIA:
APROBACIN:

CON-03-1306-08
Del 14-11-2008

Direccin General de Organizacin y Sistemas


Ave. San Martn No. 139, Santo Domingo, D. N.
Tels. (809) 960-3043 / (809) 687-3838 Fax (809) 565-3756

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(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

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INDICE
I-

INTRODUCCIN

II-

ORGANISMOS REAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO

III-

PROCEDIMIENTO GESTIN Y ADMINISTRACIN DE COMPRAS


(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)____________________________________________________ 5
3.1

POLTICAS Y NORMAS GENERALES

Definicin

14

Alcance

14

Polticas y Normas

14

Actividades:
Nm.1: Cotizar Compra

23

Nm.2: Evaluar Solicitud de Compra

25

Nm.3: Elaborar y Entregar Orden de Compra

27

IV-

RELACIN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

V-

HISTRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL

30

DE PROCEDIMIENTOS_____________________________________________________________________31
VI.

ANEXOS:
-

FORMULARIOS

HISTORIAL CAMBIOS A DOCUMENTOS

32

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I- INTRODUCCIN
En el presente Manual quedan previstas las polticas y normas, as como el procedimiento para
las compras de: materiales, piezas, mobiliario y equipos. Tiene como objetivo disponer de una
gua que nos permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin de
lograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al ms bajo
costo.
Las principales mejoras
aspectos:
1.
2.
3.
4.

incluidas en este manual estn enmarcadas en los siguientes

Segregacin de funciones, acorde a la naturaleza de las operaciones.


Rediseo de formularios actuales.
Diseo de nuevos formularios.
Control en recepcin solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y
equipos.

Con su aprobacin y su posterior implementacin procuramos edificar, estandarizar y


optimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las reas
implicadas en su ejecucin.
Agradecemos a la Contralora, Auditora General, Direcciones Generales de Tecnologa,
Operaciones, Banca Personal, Administrativa, Direccin de Compras y de manera muy
especial a la Subadministracin General Administrativa, representada por el Ingeniero Eros
Caamao, quienes hicieron aportes para la mejora de los procedimientos incluidos en este
manual.
El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en el
mismo.

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III- PROCEDIMIENTO
GESTIN Y ADMINISTRACIN DE COMPRAS
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3.1 POLTICAS Y NORMAS GENERALES:


(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

COMPRA DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS


1.

El sistema de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos estar sujeto a los


principios de economa, eficiencia, publicidad, transparencia, igualdad de oportunidades
para oferentes, flexibilidad y fluidez en los procesos, tecnologa moderna y la
responsabilidad de los Ejecutivos encargados del sistema.

2.

Toda dependencia con facultad para recomendar la adquisicin de materiales, piezas,


mobiliario y equipos para la Institucin, as como para autorizar los mismos, tiene que
ajustarse a las normas y procedimientos previstos. A tales fines, deber definir los
precios, garantas, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de inters.

3.

Todas las compras o contrataciones debern realizarse tomando en consideracin, en primer


orden, las necesidades que justifiquen la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y
equipos, los precios suministrados por el mercado, las especificaciones tcnicas del bien a
comprar y las normas de calidad.

4.

El contrato para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, ser vlido cuando
se realice conforme al ordenamiento jurdico y cuando el acto definitivo de adjudicacin y la
constitucin de la garanta sean cumplidas. Se perfeccionar por la recepcin de la Orden de
Compra por parte del suplidor o por la firma de las partes del contrato a intervenir.

NIVELES DE AUTORIZACIN
5.

Los niveles de autorizacin de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos


quedan establecidos en el siguiente orden ascendente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Gerente de Compras
Director de Compras
Director General Administrativo
SubAdministrador General Administrativo
Comit Administrativo
Consejo de Directores

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6.

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Los topes para aprobacin atribuibles a los Ejecutivos que autorizan las compras, va la
Direccin de Compras, sern establecidos por el Consejo de Directores.

COTIZACIONES
7.

Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente de Compras,
Director de Compras, Director General Administrativo o el SubAdministrador General
Administrativo, segn sus niveles de autorizacin, debern contener un mnimo de tres (3)
cotizaciones. Las mismas podrn realizarse mediante fax, correo electrnico, escritas o por la
va telefnica.

8.

Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Comit Administrativo,
segn niveles de autorizacin definidos, debern contener un mnimo de tres (3)
cotizaciones por escrito, y presentadas a dicho Comit, junto a cuadro comparativo de
cotizaciones.

9.

Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Consejo de Directores, segn
niveles de autorizacin definidos, debern contener un mnimo de tres (3) cotizaciones por
escrito en sobres lacrados que sern abiertos previamente por el Comit Administrativo y
presentados posteriormente al Consejo de Directores del Banco, junto a cuadro comparativo
de cotizaciones. Este Organismo decidir sobre la necesidad o no de realizar concurso
pblico para la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y equipos.

10.

Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en el
mercado, el nmero de suplidores participante sea inferior a tres (3), se dejar constancia
expresa de esta situacin en el expediente que corresponda.

APROBACIN DE COMPRAS
11.

El Comit Administrativo es el Organismo que tendr la responsabilidad de abrir los sobres


cerrados y lacrados con las cotizaciones recibidas para ser conocidas por este y el Consejo de
Directores. Posterior a su apertura, tomar nota y solicitar a la Direccin de Compras
preparar cuadros comparativos para la eleccin del suplidor.

12.

Las compras a ser conocidas por el Consejo de Directores, sern presentadas por el
Subadministrador General Administrativo, va el Administrador General.

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13.

Ninguna compra, con el fin de satisfacer una necesidad o dar curso a un proyecto, podr ser
fraccionada para evadir el cumplimiento a las polticas y procedimientos establecidos.

14.

Las instancias con autoridad para la aprobacin de compras de materiales, piezas,


mobiliario y equipos, podrn requerir cuantos informes tcnicos consideren precisos, y se
relacionen con la compra. Cualquiera que sea su opinin sobre el contenido de los indicados
informes, deber ser motivada y expresada por medio escrito.

15.

En los casos de las compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos que luego de su
ejecucin se requiera de una inversin extra, que en total (compra ms inversin extra)
supere el tope de autorizacin de la instancia que aprob en primer trmino, deber
presentarse a la instancia con lmite de autorizacin suficiente para su ratificacin, dejando
documentadas las circunstancias que motivaron la erogacin extraordinaria.

16.

En caso de compra de bienes, que se realice bajo la modalidad de Subasta o Remate, se


presentar a la instancia de aprobacin correspondiente, la recomendacin para adquirir el
bien de inters, dejando documentadas las circunstancias y proceso empleado para
aprovechar la oportunidad presentada.

17.

Para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos bajo la modalidad de


Urgencia, que como consecuencia de esta condicin, tenga que aprobar una instancia
inferior a la que tiene la capacidad para autorizarla, deber contener la declaracin de
urgencia hecha por quien aprueba. En todo caso, la instancia que aprueba bajo esta
condicin, presentar informe a la instancia con mayor nivel de autoridad, en un plazo no
mayor de tres (3) das hbiles, para ratificacin.

18.

Los requerimientos de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos hechos por


todas las dependencias, a ser atendidos bajo la facultad atribuida al Gerente de Compras,
Director de Compras y Director General Administrativo, que no cuenten con su voto
favorable, debern presentarse ante el Subadministrador General Administrativo, quien
decidir ratificar o no la decisin adoptada.

19.

Cuando el
Subadministrador General Administrativo decida ratificar la opinin
desfavorable emitida por Gerente de Compras, Director de Compras y Director General
Administrativo, y por ende, decide dejar desierto el procedimiento de compra de
materiales, piezas, mobiliario y equipos, deber dejar constancia expresa en el expediente,
con los motivos para adoptar esa decisin. Estas decisiones de rechazo, debern ser
presentadas

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quincenalmente ante el Comit Administrativo para su conocimiento y fines que considere


pertinentes.
CALIFICACIN DE SUPLIDORES Y SU DERECHO A OFERTAR
20.

Tendrn derecho a ofertar y registrarse como suplidor del Banco, toda persona fsica o
jurdica que cumpla con las condiciones establecidas en este procedimiento.

21.

El Director y el Gerente de Compras sern los responsables de calificar a los potenciales


suplidores, mediante la depuracin de las documentaciones que presenten y la revisin
de los datos que aparecen en el formulario Evaluacin del Suplidor (DGA-126). Luego
de seleccionado, instruirn al Oficial Control de Compras su inclusin en el Registro de
Elegibles de Suplidores y dar el debido seguimiento, a los fines de evidenciar el
cumplimiento de condiciones por parte del suplidor.

22.

El Director de Compras presentar mensualmente al Comit Administrativo, va el


Director General Administrativo, informe de los nuevos suplidores incluidos en el
Registro de Elegibles de Suplidores, junto a los documentos exigidos y el formulario
Evaluacin del Suplidor, mediante los cuales fueron evaluados y seleccionados. De
igual modo proceder con los suplidores no seleccionados, en cuyo informe indicar las
causas de la desestimacin.

23.

La decisin administrativa de seleccin o desestimacin, en cuanto a la elegibilidad de las


personas fsicas o jurdicas evaluadas como nuevos suplidores del Banco, solo podr
variarse por el Comit Administrativo o Consejo de Directores.

24.

El Registro de Elegibles de Suplidores constituye archivo que har posible la toma de


decisiones oportunas para la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y equipos, en
atencin a las necesidades de la Institucin. No obstante, se podrn considerar potenciales
suplidores no registrados, cuyas ofertas, en los trminos requeridos por la Institucin,
superen las condiciones de los suplidores registrados. Entre estos se destacan, los que
presentan sus ofertas mediante licitacin pblica.

25.

El Director de Compras solicitar a los potenciales suplidores, que presenten documentos


probatorios para demostrar que:

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a) Poseen la debida competencia tcnica y suficientes condiciones, equipos y dems


instalaciones fsicas, capacidad empresarial, confiabilidad, experiencia, tiempo en el
mercado y reputacin, as como personal para dar cumplimiento a la orden o contrato a
adjudicar.
b) Tienen la capacidad jurdica necesaria para contratar.
c) No estn en quiebra o en proceso de liquidacin, sus negocios no han sido puestos bajo
administracin judicial, y sus actividades comerciales no han sido suspendidas.
26.

No podrn participar como oferentes, las personas fsicas o morales que se hallen en
circunstancias tales como:
a) Desempeando funciones Pblicas del Poder Ejecutivo, Legislativo y/o Judicial.
b) Miembros del Consejo de Directores, Ejecutivos y empleados del Grupo Financiero
Reservas.
c) Personas jurdicas en cuyo capital social participe alguno de los Ejecutivos
mencionados en el prrafo anterior o parientes por consanguinidad o afinidad, que
presenten ofertas en condiciones inferiores a las prevalecientes en el mercado para
operaciones similares.
d) Personas fsicas o jurdicas que estn siendo procesadas o hayan sido condenadas
mediante sentencia definitiva por: delitos de falsedad o contra la propiedad, delitos de
cohecho, malversacin de fondos pblicos, trfico de influencia, negociaciones
prohibidas a los Ejecutivos, revelacin de secretos o usos de informacin privilegiada,
delitos contra las finanzas pblicas o del Banco.
e) Empresas cuyos directivos se encuentren procesados por delitos contra la
administracin pblica, contra el Banco o cualquier empresa del Grupo Financiero
Reservas u otro delito grave definido en nuestro Cdigo Penal.
f) Los que no hubieren dado cumplimiento a sus obligaciones tributarias o de Seguridad
Social impuestas por las disposiciones vigentes.

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27.

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El Oficial Control de Compras ser el responsable de llevar un control del


comportamiento de los suplidores activos y entregar reporte mensual al Director de
Compras, apoyndose en reportes semanales recibidos del Encargado de Compras y el
Encargado Trmite Cuentas Por Pagar, Direccin de Suministros. Los mismos incluirn
el siguiente detalle:
a) Del Encargado de Compras:
1.
2.
3.
4.
5.

Disponibilidad del bien, cuando se requiere


Disponibilidad de piezas y servicios
Descuentos por pronto pago
Garantas
Otros

b) De la Direccin de Suministros:
1. Tiempo de entrega
2. Cumplimiento de las especificaciones
28.

El Director de Compras es el responsable de presentar informe trimestral a la Direccin


General Administrativa, sobre el desempeo de los suplidores activos para toma de
decisiones. En caso necesario presentar Informes individuales, si el caso lo amerita.

29.

El Director General Administrativo ser responsable de la revisin de las informaciones


registradas en informe indicado en el punto que antecede, y presentar conclusiones al
Comit Administrativo para los fines que considere pertinentes.

30.

A fin de cumplir con el principio de igualdad y oportunidad para todos los oferentes, el
Oficial Control de Compras, Direccin de Compras deber mantener actualizada una
base de datos de suplidores depurados y clasificados por tipo de bien.

CALIFICACIN DE BIENES
31.

Las reas con capacidad para certificar sobre cualidades de materiales, piezas, mobiliario y
equipos, debern elaborar o actualizar anualmente los manuales de especificaciones tcnicas
con mayor demanda por la Institucin, y remitirlos a la Direccin General Administrativa
para fines de una correcta cotizacin y compras. Entre las reas detallamos: Direccin

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General de Tecnologa, Direccin General de Seguridad, Direccin de Ingeniera y Direccin


General de Mercadeo y Comunicaciones.
32.

La Direccin General Administrativa es el rea responsable de velar porque los bienes:


materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, se ajusten a las normas y estndares de
calidad definidos para cada caso, en las especificaciones tcnicas y econmicas requeridas
por el Banco.

33.

La calidad requerida por la Direccin de Compras para cada material, mobiliario y equipo
deber hacerse atendiendo a uno o varios de los medios y criterios siguientes:
a) Muestras, descripciones y fotografas del producto a suministrar.
b) Descripcin de las medidas empleadas por el suplidor, para asegurar la calidad del
producto.
c) Certificaciones expedidas por los institutos o servicios especializados nacionales y/o
internacionales encargados del control de calidad, que garanticen la existencia de
especificaciones y normas necesarias.
d) La garanta ofrecida por el suplidor. Una mayor garanta en el tiempo, constituye un
indicador de mayor calidad del producto o servicio.

GARANTIAS
34.

Las garantas respondern a los siguientes conceptos:


a) De las obligaciones derivadas del contrato, de los gastos originados al Banco por
demora del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones y de los daos y
perjuicios ocasionados a la institucin, con motivo de la ejecucin del contrato o en
el supuesto de incumplimiento del mismo.
b) En el contrato de suministro, la garanta responder por la existencia de vicios o
defectos de los materiales, piezas, mobiliario y equipos suministrados durante el
plazo de garanta que se haya previsto en el contrato.

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35.

Los adjudicatarios cuyas rdenes de compras y/o contratos incluyan avance que exceda la
suma de cien mil pesos con 00/100 (RD$100,000.00) o su equivalente en dlares, estn
obligados a constituir una garanta en el plazo de cinco (5) das hbiles, contados desde que
se le notifique la adjudicacin, mediante una pliza de seguro de fidelidad, la cual deber
estar endosada a favor del Banco, para garantizar el monto de dicho anticipo, en caso de
incumplimiento del contrato. Este avance o anticipo se har debidamente motivado.

36.

Las Garantas sern devueltas en las condiciones siguientes:


a) Despus de aprobada la liquidacin del contrato, si no resultaren responsabilidades
que hayan de ejecutarse sobre la garanta y transcurrido el plazo de la misma, se
ordenar su cancelacin.
b) En el supuesto de recepcin parcial, el contratista slo podr solicitar la cancelacin
de la parte proporcional de la garanta, cuando as se autorice expresamente en el
pliego de condiciones particulares.
c) Transcurrido el plazo acordado desde la fecha de terminacin del contrato, sin que
la recepcin formal ni la liquidacin se hubieren realizado por causas ajenas al
contratista, se proceder inmediatamente a la cancelacin de la garanta.

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3.2 PROCEDIMIENTO Nm.1:


GESTIN Y ADMINISTRACIN DE COMPRAS DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y
EQUIPOS
DEFINICIN

Describe las actividades para realizar compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos
requeridos por las reas Administrativas y Oficinas Comerciales a travs de la Direccin de
Compras, a fin de garantizar el desarrollo de sus operaciones.
ALCANCE

Desde: Que se reciben las solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos,
hasta la entrega o envo de la Orden de Compra al Suplidor y la distribucin interna de sus
copias para fines de: recepcin del bien adquirido, trmites de pagos, registros contables y
archivo.
Aplica en: Direccin de Compras y Direccin General Administrativa.
POLTICAS Y NORMAS
(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

SOLICITUD DE COMPRA
1. Las solicitudes de materiales y piezas, debern canalizarse a travs de la Direccin de
Suministros, mediante el formulario Requisicin de Almacn, DGA-075. Las
correspondientes a mobiliario y equipos, sern tramitadas para fines de autorizacin, va
la Direccin General Administrativa, mediante carta o correo electrnico de funcionario
competente, anexando o adjuntando segn el caso, el formulario antes indicado.
2. La Direccin General Administrativa evaluar la solicitud de mobiliario y equipo, y de ser
aceptada, tramitar hacia la Direccin de Suministros, para los fines correspondientes.
3. La Direccin de Suministro proceder a verificar la disponibilidad de los bienes requeridos
(materiales, piezas, mobiliario y equipos), y en caso de la no existencia de los mismos,
proceder con el trmite de compra, va la Direccin de Compras.
4. Para iniciar el procedimiento de compra, el rea solicitante deber contar con los recursos
presupuestarios suficientes. En caso de no disponerse de los fondos en el Presupuesto,
solicitar autorizacin al rgano competente, por delegacin del Consejo de Directores. El
rgano autorizado deber presentar en reunin ordinaria de dicho Consejo, un informe
sobre las partidas extra-presupuestarias, a los fines de conocimiento y ratificacin.

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5. Las reas de servicios del Banco, como son: Direccin General de Tecnologa, Direccin
General de Seguridad, Direccin de Servicios Generales y Direccin de Ingeniera, debern
preparar los presupuestos anuales necesarios para satisfacer los requerimientos de
mantenimiento y servicios de las distintas dependencias, y requerir los materiales, piezas,
mobiliario y equipos de uso constante a la Direccin de Suministros, para el trmite de
compras a gran escala.
6. El Gerente de Almacn y Suministros, Direccin de Suministros, ser el responsable de
remitir peridicamente a la Direccin de Compras las solicitudes de reposicin de
inventario de mercancas nuevas, agotadas o con existencia por debajo de la cantidad
prevista, mediante memorando y formulario Solicitud Reposicin de Inventario, DGA013, a fin de realizar compras a gran escala para suplir o reponer las mismas. Los indicados
requerimientos, sern presentados a la Instancia correspondiente, de acuerdo al monto
involucrado y naturaleza del material, mobiliario y equipo a adquirir.
7. Las reas del Banco solicitarn por escrito a la Direccin de Ingeniera, la evaluacin tcnica
del espacio fsico donde se colocarn las obras de arte, previo a la solicitud de compra.
8. El Gerente de Diseo de la Direccin de Ingeniera, ser el responsable de realizar
evaluacin tcnica del espacio fsico de reas y Oficinas donde se colocarn las obras de
arte solicitadas para la compra, a fin de recomendar las caractersticas especficas que
deben poseer, atendiendo al tipo de Oficina, como: dimensiones, material utilizado para su
impresin, marcos, entre otras.
9. El Gerente de Diseo de la Direccin de Ingeniera, ser el responsable de remitir por
escrito el resultado de la evaluacin realizada para la adquisicin de obra de arte, al rea u
Oficina que hizo la requisicin.
10. Las reas y Oficinas del Banco solicitarn la compra de obras de arte, a travs de la
Direccin de Compras, anexando el resultado de la evaluacin recibido de la Direccin de
Ingeniera.
11. El Director de Compras solicitar por escrito al Gerente de Cultura de la Direccin de
Comunicaciones, la recomendacin de la Galera de Arte o Suplidor, Artista y Obra de Arte
que estime conveniente, anexando el resultado de la evaluacin realizada por la Direccin
de Ingeniera.

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12. El Gerente de Cultura de la Direccin de Comunicaciones, ser el responsable de visitar


como mnimo, tres Galeras de Arte o Suplidores que estn incluidos en Registro de
Elegibles de Suplidores, y seleccionar y recomendar por escrito, el Artista y la obra que
estime conveniente comprar, tomando en consideracin sus conocimientos en artes
plsticas y los resultados de la evaluacin de la Direccin de Ingeniera.
13. El Gerente de Cultura de la Direccin de Comunicaciones, gestionar y remitir
mensualmente a la Direccin de Compras, catlogos de artistas y obras de arte de que
disponen las Galeras de Arte, Artistas y otros suplidores, a fin de que sean autorizados por
el Banco.
14. El Gerente de Cultura de la Direccin de Comunicaciones, deber recomendar por escrito a
la Direccin de Compras, evaluar e incluir en el Registro de Elegibles de Suplidores las
Galeras de Arte, Artistas Plsticos y otros suplidores de obras de arte que estime
conveniente.
15. En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisicin de Software (s) y Hardware
(s), ver el Manual de Procedimientos Solicitud y Evaluacin para la Adquisicin Software
(s), Hardware (s) y Servicios Tecnolgicos, publicado en Intranet.
16. En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisicin de inmuebles, ver el manual
de procedimientos Adquisicin y Control de los Bienes Inmuebles.
COTIZACIONES
17. Para las solicitudes de cotizaciones de compras, deber tomarse en consideracin los
suplidores registrados en el Registro de Elegibles de Suplidores, y la modalidad de
compra utilizada, por correo electrnico, va fax, mensajera externa, mediante los
formularios Solicitud de Cotizacin, DGA-005 y Cotizacin Telefnica, DGA-078 o a
travs de publicacin en la prensa, en caso necesario.
18. El Encargado de Compras, y en caso necesario el Gerente de Compras, debern seleccionar
los suplidores para fines de cotizacin, en base al Registro de Elegibles de Suplidores,
considerando las polticas y normas previstas para esta actividad. En este sentido, la
Direccin General Administrativa supervisar el cumplimiento de dichas disposiciones.

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19. Las Direcciones Generales de Tecnologa, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la


Direccin de Ingeniera podrn sugerir a la Direccin de Compras los suplidores que
estimen convenientes, a fin de contribuir con la correcta cotizacin y compra de materiales,
piezas, mobiliario y equipos.
20. La decisin de solicitar cotizaciones o propuestas mediante el concurso pblico (licitacin),
va publicacin en peridico de circulacin nacional, se tomar en atencin a lo dispuesto
mediante resolucin aprobatoria del Consejo de Directores.
21. Las cotizaciones sern seleccionadas a partir de los criterios: mejor mercanca, calidad,
precio, tiempo de entrega y descuentos por pronto pago.
22. Un proveedor cuya cotizacin ha sido seleccionada, deber competir en prximos
concursos con suplidores diferentes a los que intervinieron en el proceso que result
ganancioso.
23. El Encargado de Compras, llevar un Registro Control de la solicitud y recepcin de
cotizaciones.
24. Si luego de transcurrido tres (3) das de haber remitido las solicitudes de cotizaciones a los
suplidores, no se recibe respuesta de algunas de stas, se proceder con la remisin a otros
suplidores, a fin de completar el nmero de cotizaciones requeridas. Tales solicitudes
estarn enmarcadas dentro de igual plazo de tres (3) das, al trmino del cual quedar
cerrado el proceso de seleccin. El referido plazo de seis (6) das en total, no descartar
ninguna de las cotizaciones recibidas.
25. El Encargado de Compras dar seguimiento a las solicitudes de cotizaciones enviadas a los
suplidores y tomar acciones sobre aquellas que cumplido el plazo de cierre no han sido
respondidas. Esta condiciones sern:
a) Contactar al suplidor y acordar ampliar plazo de vencimiento, hasta seis das.
b) Enviar solicitud de cotizacin a otro suplidor.
26. La copia de la Solicitud de Cotizacin, DCS-007, se archivar en el expediente del suplidor
que resulte ganador. En adicin a la copia de la Orden de Compra y de la aprobacin del
organismo correspondiente.

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27. Las solicitudes de cotizaciones, mediante los formularios Solicitud de Cotizacin, DGA005 y Cotizacin Telefnica, DGA-078 se prepararn en original, y se agregarn e
identificarn las copias necesarias, segn la cantidad de suplidores que participen (tres o
ms), atendiendo a las modalidades de compras o contrataciones, segn topes de
autorizacin establecidos.
28. La Direccin de Compras solicitar asesora al personal tcnico de las Direcciones
Generales de Tecnologa, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la Direccin de
Ingeniera, en caso de requisiciones de materiales, piezas, mobiliario y equipos que no
estn incluidos en Manuales de Especificaciones Tcnicas, previo a su cotizacin.
29. El Gerente de Cotizaciones Internacionales, tramitar y controlar las solicitudes de
cotizaciones de compras internacionales, requeridas por el Director de Compras.
30. El Director de Compras dar seguimiento a las solicitudes de cotizaciones de compras
internacionales, hasta su recepcin.
APROBACIN DE COMPRA
31. El Encargado de Compras deber elaborar los memorandos y cuadros comparativos para
presentar las solicitudes de compras a los organismos de decisin, segn los montos de sus
cotizaciones.
32. La aprobacin de compra podr ser revocada nicamente por la Instancia que aprob o por
una superior, siempre que dicha decisin cuente con las justificaciones de lugar. En este
sentido, la Subadministracin General Administrativa supervisar el cumplimiento de
dichas disposiciones.
33. Si el suplidor ganador no cumple con las condiciones establecidas en la Orden de Compra,
se le cancelar y se adjudicar la compra al segundo ganador, presentando informe sobre
tal situacin a la instancia que aprob en primer trmino.
ORDEN DE COMPRA
34. El Encargado de Compras llevar registro de los talonarios del formulario Orden de
Compra, DGA-001, y los mantendr{ bajo custodia. Una vez el organismo decisorio o
funcionario competente, autorice la compra, entregar el formulario en blanco, al
Representante de Compras.

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35. El Representante de Compras, completar el formulario Orden de Compra DGA-119, e


ingresar en registro control, en atencin a orden secuencial numrico, sin excluir detalles,
especificando con claridad la descripcin del material, mobiliario o equipo a ser adquirido,
y las indicaciones del lugar de recepcin y condiciones de pago. El Encargado de Compras
ser el responsable de velar en todo momento, por el cumplimiento de lo antes descrito
para los fines de seguimiento.
36. El Encargado de Compras es el responsable de entregar diariamente al Gerente de
Compras, un reporte de las rdenes de compras emitidas y canceladas, para fines de
monitoreo y al Oficial Control de Compras para fines de archivo y control en cronolgico
del rea.
37. El Director de Compras verificar que la Orden de Compra, DGA-119, est debidamente
firmada, previo a su entrega al Oficial Control de Compras para su distribucin.
38. Las rdenes de Compras, deben firmarlas el Director y el Gerente de Compras,
conjuntamente. En ausencia de uno de estos funcionarios, firmar el Encargado de
Compras, en sustitucin del funcionario ausente.
39. Completada y firmada la Orden de Compra, DGA-119, el Oficial Control de Compras
ingresar en Registro Control el estatus de firmada, y entregar al Auxiliar Control de
Compras para su distribucin, como se detalla a continuacin:
a) Original: Suplidor.
b) Primera copia: Expediente Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los
documentos que sustentan la compra.
c) Segunda copia: Gerencia de Almacn y Suministro, junto a documentos originales
que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepcin conforme de los
materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboracin de entradas
contables y el consecuente trmite de pago y produccin de registros contables, va
la Gerencia Control Cuentas por Pagar.
d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Direccin General
Administrativa, a fin de conformar expediente y produccin de registros oportunos.
e) Cuarta copia: a archivo cronolgico, a fin de controlar la secuencia numrica de las
rdenes emitidas. Esto as, con el objetivo de facilitar cualquier labor de
investigacin.

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40. Las rdenes de compras canceladas debern archivarse en original con todas sus copias,
con sello de CANCELADO, especificando la causa de la cancelacin, fecha e inicial del
Ejecutivo que la autoriz, la cual se archivar en el expediente de rdenes del mes o
cronolgico.
41. El Oficial Control de Compras ser el responsable de supervisar la correcta distribucin de
las rdenes de compras.
42. El Oficial Control de Compras dar seguimiento continuo a la recepcin conforme y
oportuna de materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, a partir de los reportes
diarios recibidos desde la Gerencia de Almacn y Suministro.
43. El Oficial Control de Compras elaborar y entregar al Gerente de Compras, un reporte
semanal del estatus de las rdenes de compras, atendiendo al orden secuencial numrico.
44. El Gerente de Compras remitir semanalmente a la Gerencia Administrativa, Direccin
General de Seguridad, una relacin de los bienes adquiridos que requieran estar avalados
por plizas de seguros, atendiendo a sus caractersticas. Esto as, a los fines de que se
proceda con la suscripcin de las mimas. Entre estas plizas, citamos:
a) BBB, Bankers Blanket Bond, o de Fidelidad Bancaria: Cubre prdidas acorde a los
siguientes siniestros: robos por terceros o va electrnica, asaltos, infidelidades de
empleados, falsificaciones, entre otros.
b) Todo Riesgos: Cubre destruccin o desaparicin de bienes muebles, inmuebles y
equipos, originados por efectos de desastres naturales, robos y prdidas.
c) De Vehculos: Cubre daos propios y a terceros, ocasionados por accidentes de
trnsito, robos, destruccin parcial o total a los vehculos.
d) Responsabilidad Civil: Garantiza la cobertura de daos que pueden ocasionrseles
a terceros ubicados o transitando por reas e inmediaciones del Banco y ocasionados
producidos por bienes propiedad del Banco, tales como cada de letreros y vallas u
otros efectos.
COMPRAS INTERNACIONALES
45. El Gerente de Cotizaciones Internacionales deber remitir al Director de Compras, las
cotizaciones requeridas por ste, relativas a los materiales, piezas, mobiliario y equipos a
ser adquiridos, y servicios de embarque o envo en caso de que esto ltimo aplique. En lo
que refiere a la gestin aduanal, la Direccin de Compras cotizar dichos servicios.

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46. Realizada la seleccin de los suplidores de los bienes y servicios de embarque o envo, el
Oficial Control de Compras le remitir va Fax, las rdenes de compras por tales conceptos,
y entregar al Auxiliar Control Compras, los originales de cada Orden con la nota de
Orden enviada, debidamente inicializada y con fecha de envo, para su archivo en el
expediente de suplidores. Para los casos de compaas de embarques o envos, radicadas
en el pas, el original de la indicada Orden, le ser entregado directamente.
47. En caso de que el retiro de los bienes sea por gestin aduanal, la Direccin de Compras
entregar al Agente Aduanal que suplir los servicios, la Orden de Compra junto a carta de
autorizacin para el retiro de la Direccin General de Aduanas.
48. Al igual que las compras realizadas en territorio nacional, el Banco requerir del suplidor
internacional la garanta que corresponda, con vigencia a partir de la fecha en que el bien es
recibido conforme y probado por el Banco.
49. El Gerente de Cotizaciones Internacionales informar a la compaa de embarque o de
envo, los datos del Almacn al que deber contactar para la recepcin de los bienes
adquiridos, a fin de que se efecte su retiro.
50. El Oficial Control de Compras, dar seguimiento continuo a los envos de los bienes
adquiridos, hasta confirmar la recepcin conforme. Esta accin se realizar a travs de las
compaas de envo, del personal de contacto en la Direccin General de Aduana, del
Agente Aduanal o del Almacn correspondiente.
TRMITE DE PAGO DE COMPRAS
51. La Direccin de Compras deber sugerir a los suplidores, abrir una cuenta en el Banco, a
fin de acreditar sus pagos.
52. El Oficial Control de Compras llevar un riguroso seguimiento de las compras a crdito, a
fin de que sean redimidos en su oportunidad, los pagos parciales o compromisos
pendientes de pago a suplidores, va la Gerencia Control Cuentas Por Pagar y la Gerencia
de Contabilidad Operativa.
53. Los muebles y equipos especiales como: obras de arte, plantas elctricas, mobiliario
modular, equipos de seguridad y equipos automatizados, que por su naturaleza se requiera
entregar en las reas del Banco donde sern instalados, sern recibidos por la Gerencia de
Activo Fijo, con la copia de Orden de Compra recibida de los Almacenes de Equipos
Computarizados y de Mobiliario y Equipos. El personal tcnico de esta Gerencia, recibir

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conforme el conduce o elaborar acuse o recepcin para su remisin a la Gerencia Control


de Cuentas Por Pagar para trmite de pago.
54. Los Encargados de los Almacenes debern remitir diariamente al Oficial Control de
Compras y al Gerente Control Cuentas Por Pagar, va el Gerente de Almacn y Suministro,
reportes de bienes recibidos conforme, indicando la Requisicin de Almacn, DGA-075
y Orden de Compra, DGA-119, a que corresponden y la fecha de recepcin para fines de
registro y trmite de pago.
55. La Gerencia Control Cuentas por Pagar, Direccin General Administrativa, recibir del
Encargado Trmite de Cuentas Por Pagar, va el Gerente de Suministro: Orden de Compra,
Factura y Conduce (si aplica) en original, y acuse de recepcin conforme, correspondientes
a los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos.
56. El Gerente de Cotizaciones Internacionales ser responsable de informar al suplidor
internacional, sobre el estatus del pago por bienes adquiridos.
CONTROL DE EXPEDIENTES
57. Los expedientes de los suplidores, debern permanecer archivados bajo la custodia del
Auxiliar Control de Compras o en su defecto por el personal que acte por delegacin del
Director de Compras. Dicho custodio deber llevar un registro control de los expedientes
contenidos en estos archivos.
58. Por lo menos una vez cada seis meses, el Gerente de Compras realizar revisin sorpresa a
los expedientes de compras, y evaluar el cumplimiento de la poltica de control existente,
a fin de garantizar la integridad de los mismos. Este Ejecutivo deber dejar constancia de la
revisin realizada, a travs de certificacin en un Registro Control.
59. El Auxiliar Control de Compras deber llevar control de los expedientes prestados, a travs
del formulario Solicitud y Control de Datos/Efectos, SU-VAR-067.

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ACTIVIDAD Nm. 1: COTIZAR COMPRA

RESPONSABLE
Director de Compras

Gerente de Compras o
Gerente de Cotizaciones
Internacionales

PASOS
1. Recibe de la Direccin de Suministros memorando y formulario
Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, revisa que est
completa y correcta, hace las observaciones en caso necesario y
enva al Gerente de Compras o al Gerente de Cotizaciones
Internacionales, atendiendo al tipo de compra.
2. Revisa la Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, verifica
observaciones del Director, si las tiene, las aclara con ste o con el
Gerente de Suministro, en caso necesario.
3. Selecciona para cotizar mnimo tres suplidores atendiendo a:
a)
b)
c)
d)

Polticas Establecidas
Registro de Elegibles de Suplidores
Desempeo de servicio, precio y calidad de productos
Monto aproximado de la compra

Si la compra es internacional:
4. El Gerente de Compras Internacionales realiza las gestiones de
cotizaciones, a travs de suplidores autorizados, en atencin a las
Polticas y Normas, y enva las cotizaciones al Encargado de
Compras, para su registro y presentacin al Ejecutivo u Organismo
correspondiente, segn niveles de autorizacin.
Si la compra es nacional:

Encargado de Compras

5. El Gerente de Compras entrega la requisicin al Encargado de


Compras para fines de cotizacin.
6. Recibe del Gerente de Compras, memorando y formulario Solicitud
Reposicin de Inventario, DGA-013, junto a Suplidores
seleccionados para cotizar, y registra en archivo control los datos
necesarios de la solicitud y del Representante de Compras que
cotizar, para fines de seguimiento.
7. Asigna al Representante de Compras la Requisicin, junto a
suplidores seleccionados para la solicitud de cotizacin.

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Representante de Compras

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8. Llena formulario Solicitud de Cotizacin, DGA-005 o Cotizacin


Telefnica, DGA-078 con la descripcin y condiciones necesarias, y
lo remite a los suplidores seleccionados para cotizar, va fax, correo
electrnico o mensajero externo, segn el caso.
9. Archiva temporalmente solicitud de cotizacin en expediente para
seguimiento y posterior solicitud de aprobacin de la compra.
10. Recibe de Suplidores las cotizaciones y verifica si los datos descritos
estn correctos, segn formulario Solicitud de Cotizacin, DGA005 o Cotizacin Telefnica, DGA-078.
Si datos estn incorrectos o diferentes a lo solicitado:
11. Devuelve cotizacin al suplidor para su correccin o solicita
cotizacin a otro suplidor autorizado, en caso necesario.
Si datos estn correctos:
12. Anexa cotizaciones al expediente de solicitud de la compra, registra
cotizaciones en archivo control y entrega al Encargado de Compras
para su presentacin al Ejecutivo u Organismo correspondiente,
segn niveles de autorizacin establecidos.

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ACTIVIDAD Nm. 2: EVALUAR SOLICITUD DE COMPRA

RESPONSABLE
Encargado de Compras

PASOS
1. Recibe del Representante de Compras, el expediente de la solicitud de
compra: formularios Solicitud Reposicin de Inventario, DGA013, y Solicitud de Cotizacin, DGA-005 o Cotizacin
Telefnicas, DGA-078, de los suplidores seleccionados, y verifica
que est completo, que los datos de las cotizaciones estn correctos y
que cumplan con las normas y polticas establecidas.
2. Clasifica los expedientes de solicitudes de compra, atendiendo a
montos y al tipo del material, mobiliario o equipo a comprar.
Si compra est prevista para aprobar por instancias con un nivel de
autorizacin menor al del Comit Administrativo:
3. Entrega al Gerente de Compras para su evaluacin o presentacin al
Ejecutivo correspondiente.
Si compra est prevista para aprobar por instancias con un nivel de
autorizacin igual o mayor al del Comit Administrativo:

Gerente de Compras

4. Prepara memorando y cuadro comparativo con las cotizaciones


recibidas y entrega al Gerente de Compras para su presentacin al
organismo correspondiente.
5. Recibe expediente de solicitud de compra para evaluacin, junto a
cotizaciones, cuadros comparativos y memorandos, segn montos de
las solicitudes de compras.
Si compra est prevista para ser aprobada por el Gerente de
Compras:
6. Evala el expediente de solicitud de compra y toma decisin.
Si no aprueba
7. Informa al usuario y remite solicitud de compra junto a sus anexos, al
Oficial Control de Compras para su archivo en expediente del
Suplidor y en cronolgico.
Si aprueba
8. Devuelve expediente al Encargado de Compras, para la elaboracin
de la Orden de Compra a nombre del Suplidor seleccionado.

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Si compra est prevista para ser aprobada por Director de Compras,


Director Administrativo o Subadministrador General:
9. Entrega al Director de Compras para su evaluacin y toma de
decisin, o para su presentacin al ejecutivo correspondiente, segn
nivel de autorizacin.
Si compra est prevista para ser aprobada por el Comit
Administrativo o Consejo de Directores:
10. Verifica que las cotizaciones, cuadros comparativos y memorandos
estn correctos, y entrega expedientes al Director de Compras para su
evaluacin y presentacin al Organismo correspondiente, segn nivel
de autorizacin.
11. Evala el expediente de solicitud de compra y toma decisin.

Director de Compras,
Director General
Administrativo,
Subadministrador General
Administrativo, Comit
Administrativo Consejo
de Directores
Gerente de Compras
12. Recibe del Director de Compras el expediente de la solicitud de
compra con su decisin o la del Ejecutivo u Organismo
correspondiente.
Si Ejecutivo u Organismo no aprueba la compra:

13. Informa decisin a las reas solicitantes, y entrega expediente al


Oficial Control Compras, para su archivo en expediente del Suplidor
y en cronolgico del rea.
Si Ejecutivo u Organismo aprueba la compra:
14. Devuelve al Encargado de Compras expediente de solicitud de
compra: Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013 y Solicitud
de Cotizacin (DGA-005) o Cotizacin Telefnica (DGA-078),
Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, segn montos
aprobados,
con la decisin del ejecutivo u organismo
correspondiente, para la elaboracin de la Orden de Compra a
nombre del Suplidor seleccionado.

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ACTIVIDAD Num. 3: ELABORAR Y ENTREGAR ORDEN DE COMPRA

RESPONSABLE
Encargado de Compras

PASOS
1. Recibe del Gerente de Compras, expediente de la solicitud aprobada
conteniendo: Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, y
Solicitud de Cotizacin (DGA-005) o Cotizacin Telefnica (DGA078), Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, segn montos
aprobados, registra en archivo control el estatus de la requisicin
como: Compra Aprobada.
2. Entrega expediente de solicitud de compra aprobada junto a
formulario Orden de Compra, DGA-119 en blanco al Representante
de Compras y le instruye completarla.
Representante de Compras 3. Recibe el expediente de solicitud de compra aprobada completa
formulario Orden de Compra, DGA-119 con los datos de la compra y
lo devuelve junto a expediente al Encargado de Compras.
Encargado de Compras
4. Recibe expediente de la compra junto a Orden de Compra, DGA-119,
completada y verifica si est correcta.
Si Orden de compra no est correcta:
5. Devuelve expediente y Orden de Compra al Representante de
Compras para fines de correccin.
Si Orden de compra est correcta:

Gerente de Compras

6. Iniciala la Orden de Compra y entrega al Gerente de Compras.


7. Recibe expediente de compra junto a Orden de Compra y verifica
que esta ltima, est correcta, firma y entrega al Director de
Compras.
Si Orden de compra no est correcta:
8. Devuelve expediente y Orden de Compra al Encargado de Compras
para fines de correccin.
Si Orden de compra est correcta:

Director de Compras

9. Firma la Orden de Compra y entrega al Director de Compras.


10. Recibe expediente de compra, verifica que Orden de Compra est
correcta.

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Si Orden de compra no est correcta:


11. Devuelve expediente y Orden de Compra al Gerente de Compras
para fines de correccin.
Si Orden de compra est correcta:

Oficial Control de
Compras

12. Firma la Orden de Compra y entrega al Oficial Control de Compras.


13. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Compra
firmada y confirma que el expediente est debidamente completado y
firmado.
Si la Orden de Compra no est correcta o el expediente no est
completo:
14. Devuelve al puesto correspondiente para su correccin o firma.
Si la Orden de Compra est correcta y el expediente est completo:

Auxiliar Control Compras

15. Registra Orden Compra en archivo control, con el estatus de Orden


de Compra Distribuida.
16. Entrega expediente y Orden de Compra DGA-119 al Auxiliar Control
Compras.
17. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Compra
firmada, obtiene dos fotocopias del expediente.
18. Desglosa Orden de Compra, DGA-119, y distribuye de la siguiente
forma:
a) Original: Suplidor.
b) Primera copia: Expediente del Suplidor como acuse de recibo,
junto a copia de los documentos que sustentan la compra.
c) Segunda copia: Gerencia de Almacn y Suministro, junto a
documentos originales que sustentan la compra, a fin de
diligenciar la recepcin conforme de los materiales, piezas,
mobiliario y equipos adquiridos, la elaboracin de entradas
contables y el consecuente trmite de pago y produccin de
registros contables, va la Gerencia Control Cuentas por Pagar.
d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Direccin
General Administrativa, a fin de conformar expediente y
produccin de registros oportunos.

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e) Cuarta copia: a archivo cronolgico, a fin de controlar la secuencia


numrica de las rdenes emitidas. Esto as, con el objetivo de
facilitar cualquier labor de investigacin.

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V- HISTRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES


AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versin

Direccin General de Organizacin & Sistemas


Actualizacin
Originado por
/Tema

Versin Nm.1
Versin Nm.2

Inclusin
de
Poltica sobre
los
responsables
de firmar el
formulario
Orden
de
Compras.

Subadministracin General Administrativa y Direccin


General Administrativa.
Comunicacin DC-1304-08 del 06/10/2008

Contralora
Fecha
Aprobacin
Comunicacin
CON-03-0365-08
Comunicacin
CON-03-1306-08
Del 14-11-2008

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