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Auditoria de Proceso
Auditoria de Proceso
MICHAEL HAMMER
LA AUDITORA DE PROCESO
I. RESUMEN Pocos ejecutivos cuestionan la idea de que al redisear procesos de negocios, trabajo que involucra a la organizacin completa pueden lograr mejoras extraordinarias de desempeo permitiendo a las organizaciones mejoras en costos, calidad, rapidez, rentabilidad, y otras reas clave.
grupo de empresas Michael Hammer desarrollo un Modelo de Madurez de Proceso y Empresa (MMPE) que ayuda a los ejecutivos a comprender, formular y evaluar las iniciativas de transformacin basada en procesos.
Identific dos tipos distintos de caractersticas que son necesarias para que
Los facilitadores de proceso, que afectan procesos individuales y determinan cun bien son capaces de funcionar. Son mutuamente interdependientes: si falta alguno, los dems no sern efectivos. Sin embargo, no basta con los facilitadores para desarrollar procesos de alto desempeo; slo brindan el potencial para lograr un alto desempeo.
Capacidades de empresa, una empresa debe tener o poseer capacidades que les permitan contar con un entorno favorable. Juntos, los facilitadores y las capacidades ofrecen una ruta efectiva para que las empresas planifiquen y evalen las transformaciones basadas en procesos.
Si la empresa no esta preparada para lanzarse a un programa de rendimiento de proceso, pero algunas de sus unidades si pueden estarlo debe efectuarse la evaluacin no a nivel corporativo sino a nivel de negocios.
LA AUDITORA DE PROCESO
MODELO DE MADUREZ DE PROCESOS DE HAMER Todos estos facilitadores estn presentes en cualquier tipo de institucin, pero en diferente intensidad y grado de apoyo a los procesos, y de acuerdo a esto, se clasifica el proceso en su grado de madurez que pueden ser:
Nivel P-0 corresponde al nivel inferior a P-1, en que se reconoce la importancia de los procesos.
Nivel P-1 los procesos son estables, confiables y predictibles. Nivel P-2 los procesos alcanzan resultados superiores y en base a toda la organizacin.
Nivel P-3 los procesos entregan un resultado ptimo ya que los ejecutivos pueden fcilmente integrarlo con otros para obtener el mejor resultado para la institucin.
Nivel P-4 los procesos son los mejores de su clase trascendiendo las fronteras de la internas y externas.
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MODELO DE MADUREZ DE PROCESOS DE HAMMER Los Facilitadores de Procesos son:
Diseo: cun entendible es la especificacin de cmo un proceso debe ser ejecutado. Ejecutores: las personas que ejecutan un proceso base a sus habilidades y conocimiento.
Infraestructura: sistemas de informacin y gestin que apoyan los procesos. Indicadores: las medidas que una institucin utiliza para monitorear el desempeo de sus procesos.
Todos estos facilitadores estn presentes en cualquier tipo de institucin, pero en diferente intensidad y grado de apoyo a los procesos, y de acuerdo a esto, se clasifica el proceso en su grado de madurez que pueden ser P.
Madurez de capacidad (CMMI), porque se aplica a todos los procesos de todas las industrias.
personal de primera lnea se sientas mas cmodos con el cambio basados en procesos.
El marco de la MMPE no hace que el camino hacia la transformacin de procesos sea fcil de transitar, los ejecutivos deben realizar una gran cantidad de trabajo difcil e incuso doloroso para disear procesos de alto desempeo y crear un ambiente donde estos florezcan.
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II IDEAS PRINCIPALES
Las experiencias pioneras de una unidad pueden energizar a una organizacin completa.
Hay una ruta para convertirse en una empresa de procesos Cuando los procesos del alto desempeo fallan, las empresas pueden utilizar el MMPE para descubrir que es lo que los esta daando.
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La Subdirectora de Postgrado plante que su deseo de hacer un modelo de procesos, busca guiar a los alumnos del programa, mantenerlos informados de
los requerimientos que ste exige durante todo el periodo que permanezcan
en el l, evitando la realizacin trmites fuera de plazo, y a la vez eliminando por completo posibles inconsistencias por desconocimiento de los procesos, manteniendo as, una comunicacin fluida entre el departamento y sus alumnos.
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P-3
0% Se identifica la necesidad de rediseo y sintona con otros procesos, y existe la voluntad de hacerlo a corto plazo.
P-4
Propsito
79% Est estructurado completamente. Durante los ltimos 5 aos de gestin se han hecho mejoras significativas. Falta diseo para comunicarlo de mejor manera
90%
Diseo
Contexto
8% Se ha realizado el esfuerzo, y se ha luchado por establecer interacciones con otros procesos, pero la voluntad no es en ambos sentidos.
0%
Documentacin
documentacin
de
las
0%
Conocimiento
95% Se da nombre al proceso, pero existe una medicin subjetiva del desempeo.
70%
70% de acuerdo a capacidad de iniciativa de los distintos actores ,se lleg a ste porcentaje correspondiente a un promedio. Falta promover esta necesidad para que exista mayor voluntad a proponer mejoras.
Ejecutores
Destrezas
19% las destrezas son optimas ante la realizacin de tareas mecnicas. Se ve una carencia de iniciativa en la proposicin de soluciones. El problema radica en la definicin de roles que a veces resulta una limitacin. 70% Existe un responsable del proceso, y roles a quienes realizan tareas operacionales. (secretaria de doctorado y secretaria de magister)
0%
Conducta
70%
70% durante los ltimos 10 aos de gestin se han logrado cambios y mejoras significativas en el proceso
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Para el estudio se calific los distintos facilitadores con porcentajes entre 0 y 100, donde los valores entre:
81 y 100 a los facilitadores que estn siendo favorables para alcanzar el nivel de madurez correspondiente.
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IV RELACIN CON EL PROYECTO
Aplicar este modelo de madurez para establecer el nivel de maduracin de nuestra empresa dedicada a la fabricacin de acumuladores elctricos, nos permitir identificar el nivel de desarrollo de los procesos de negocio y conocer las deficiencias y mejoras que podemos efectuar a nuestros procesos a fin de planificar acciones de mejora. - Proceso de Adquisicin de Materiales. - Proceso de Montaje de Acumuladores. - Proceso de Ventas de Producto.
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V. CONCLUSIONES
Las deficiencias de una empresa provocadas por una baja maduracin, producen prdidas significativas a la empresa. De ah la importancia de establecer el nivel de maduracin de una empresa y planear e impulsar su proceso. El modelo de madurez de Hammer, facilita a los ejecutivos a comprender, planear y orientar esfuerzos para transformacin basada en procesos, Se identifican las caractersticas pertenecientes a la empresa y sus procesos necesarias para obtener un buen desempeo, denominados Facilitadores de procesos, cuyo objetivo es permitirnos evaluar el nivel de madurez de los procesos de negocios de la institucin. Este modelo nos permite determinar cual es el estado de desarrollo de los Procesos de Negocios de una organizacin, por consiguiente la base es determinar un conjunto de reglas con las cuales se evaluar un determinado proceso. En otras palabras se trata de convenir una escala de medida y despus aplicarla.
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VI. RECOMENDACIONES
Aplicar este modelo para diagnosticar el estado de desarrollo de los procesos de negocios de una organizacin, permitir facilitar la construccin de la LINEA BASE DEL PROYECTO, a partir de la cual se puede
La gestin de indicadores establecer si vamos por el camino correcto para evaluar el desempeo del proceso en el tiempo y los resultados alcanzados.