Control de Costos de Alimentos y Bebidas (2)

CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ubicación del Contralor de Costos de A y B dentro de la estructura de un hotel
y La necesidad del C.A.B. dentro de la industria

hotelera será de acuerdo a la magnitud del hotel. y En algunos, esta actividad la desarrollará el gerente de A y B, siempre y cuando los servicios que ofrece el hotel sean pocos. y En otros, que cuentan con gran variedad de centros de consumo de alimentos, la presencia del C.A.B. es indispensable e incluso necesitará ayudantes.

A. deberá basarse en los siguientes conceptos administrativos a) Planear b) Comparar c) Corregir .B.Responsabilidades del contralor de A y B Es responsable de salvaguardar los activos de la empresa en A y B y de informar al gerente de A y B todos los movimientos y controles para toma de decisiones. Para llevar a efecto este ciclo el C.

Funciones generales y Requisiciones del almacén a) Necesidades de almacén b) Verificar formatos de requisición y Compras a) Cumplimiento de políticas de compra b) Realización de estándares c) Revisar requisitos ordenes de compra y autorización para entrega a proveedores .

y Recepción de mercancías a) Funcionamiento de basculas b) Mercancía pesada. calidad y precio d) Facturas firmadas y selladas y que contengan precios unitarios y su totalización . contada y revisada adecuadamente c) Lo recibido coincida con lo ordenado en cantidad.

y Almacenamiento de mercancías a) Adecuada distribución de A y B en sus lugares de almacenamiento b) Temperaturas adecuadas y técnicas para conservación y manejo de mercancía c) Técnicas de congelamiento y control de carnes de carnes d) Inventarios para las bebidas .

.y Despacho de mercancías a) Productos salgan únicamente por medio de documentos autorizados b) Dentro de los horarios prefijados c) Revisiones para que la rotación de mercancía sea adecuada y se eviten pérdidas.

y Producción y elaboración de A y B a) Supervisión de porciones. guarniciones y presentación con base a recetas estándar b) Revisar cámaras de conservación c) Revisar elaboración de platillos d) Pruebas de calidad en botellas de alto costo .

y Venta de Alimentos y Bebidas a) Salida de alimentos amparada por comandas debidamente registrados b) Rotación de platillos de la carta c) Verifica que las cortesías. intercambios y descuentos estén dentro de las normas establecidas . consumos de ejecutivos.

Totaliza los alimentos recibidos 5. Prepara el reporte diaria de costos de bebidas 8. Coteja las facturas recibidas 2. Valoriza las salidas de mercancías 7. Control de etiquetas de carnes 10. Determina el costo de las bebidas enviadas a la cocina 7. Compara los alimentos recibidos con los informes de mercancía recibida 3. Costea los alimentos enviados a bares 6. Valoriza las transferencias entre cocinas 8. Totaliza los informes de mercancías recibidas 4.Funciones diarias Control de Alimentos 1. Determina el costo de las transferencias entre bares 5. Determina el comparativo del valor potencial de ventas de bebidas con la venta real . Coteja facturas de alimentos 2. Elaboración del reporte diario de costos de alimentos Control de bebidas 1. Calcula el costo de alimentos para empleados 9. Calcula precios unitarios 3. Coteja los precios de la carne recibida con lo documentos correspondientes 6. Revisa los costos unitarios de las facturas 4.

Funciones semanales Control de Alimentos Control de bebidas 1. Llevara a efecto pruebas porciones en carnicería de calidad en las botellas 2. Verificara la rotaciones de 2. Efectuará las revisiones en cuanto a la colocación de las botellas . Revisará en los los abarrotes en los almacenes loa marbetes almacenes de las botellas 3. Efectúa pruebas de 1.

Conciliación de los reportes diarios y mensual Control de bebidas 1. Determina las diferencias entre el inventario físico y el inventario en libros 3.Funciones mensuales Control de Alimentos 1. Toma de inventarios físicos en el almacén 2. Conciliar los reportes de costos diarias con el reporte mensual de costos . Prepara el reporte mensual de costos 5. Toma de inventarios físicos en áreas de elaboración y otras 4. Coteja el saldo del kardex en el libro mayor 4. Determinación del reporte mensual 5. Determinación de las diferencias entre el inventario físicos y los saldos del Kardex 3. Toma de inventarios físicos en almacenes 2.

Compras OBJETIVOS y Surtir oportunamente almacenes y Comprar a los precios mas bajos sin menoscabo de calidad y Mantener inventarios al nivel mas bajo posible sin obstruir las necesidades de producción y Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoriamente las mercancías y mantener buenas relaciones con ellos y Disponer de personal capacitado y especializado y crear sistemas de capacitación para el actual .

Centralización de las compras La centralización aplicada las compras de los hoteles y restaurantes es importante para la unidad de trabajo coherente. se concentrará la autoridad en una persona o departamento para que sea responsable del proceso de alimentos y bebidas Sin embargo en algunos hoteles cuya operación{es a menor escala.El chef ejecutivo . la responsabilidad de compras se confiere a .El almacenista .Gerente de A y B . es decir.

modificaciones y cancelaciones . congruentes y especializados y Estarán sujetas a cambios.Políticas de compras y Las políticas que se deben observar en el departamento de compras son las actitudes que regirán para poder lograr el objetivo planeado y Toda empresa deberá establecer sus políticas tanto para ella como para cada uno de sus departamentos dando como resultado mayor fluidez en sus operaciones y La determinación de las políticas se lleva a cabo en los altos niveles de la dirección y Se tomarán en cuenta las sugerencias de ejecutivos departamentales a fin de que sean operables.

Compras estándar y Objetivo: Lograr uniformidad en las compras por medio de una descripción concisa de factores de calidad. peso y cantidad deseados en artículos o mercancías necesarios para la producción de alimentos y Personas que deben conocer las especificaciones o o o o o o estándar Gerente de compras o compradores Gerente de a y b Chef ejecutivo Contralor de a y b Almacenista o recepcionista Proveedor . tamaño.

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y La planeación de las instalaciones deberá hacerla especialistas que cuenten con capacidad y experiencia en el manejo de estas áreas y Se necesita buena ventilacion e iluminacion. que no haya humedad. que los interiores esten recubiertos con material que facilite su limpieza y que las temperaturas sean las adecuadas. .Recepción de mercancías y Es necesario que las zonas de recibo y deposito de los alimentos y bebidas estén diseñadas de manera adecuada para facilitar y agilizar el movimiento de mercancías.

conservación y rotación de los productos.Almacenamiento de las mercancías Objetivo: Lograr por medio de sistemas planificados y llevados a la practica. el cuidado y buen manejo de las mercancía. El almacenamiento como factor determinante en los costos de a y b: Esta comprobado que cuando existen zonas bien planificadas . evitando daños y pérdidas en el almacén. procedimientos estrictos. eso dará como resultado operaciones eficaces que serán las primeras medidas en contener los costos y aportar utilidades a la empresa . ordenes de clasificación de las mercancías que facilite la toma de los inventarios.

. que la rotación de los productos no perecederos se haga dos veces al mes. en condiciones normales. En caso de productos perecederos se considera como rotación ideal la que se lleva a cabo cada 72 horas. otras consideran que cuatro es lo ideal.Debe de considerarse que la mayoría de las empresas toman como base.

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verduras y vegetales frescos. pescados y mariscos.Temperaturas aconsejables para algunos productos y Abarrotes. De 3 a 4ºC Carnes. De 4 a 6ºC Huevos y productos derivados de la leche. De 20 a 26ºC en un lugar ventilado y y y y y seco Frutas. De 0 a 1ºC Productos congelados a -20ºC . aves.

Periodos de almacenamiento de carnes en congelación y Res. pollos de 6 a 12 meses y Carnero y ternera de 6 a 9 meses y Cerdo y pavos de 3 a 6 meses y Salchichas 1 a 3 meses .

es necesario llevar un control mas estricto.Sistema especial para el control de las carnes por medio de etiquetas Debido a que las carnes son los productos que tienen mayor movimiento y los de mayor valor dentro del área de alimentos. para el cual se utiliza el sistema llamado ³control de etiquetas de carnes .

el almacenista de inmediato llena la etiqueta correspondiente a cada producto recibido El almacenista llenará los conceptos impresos en la etiqueta con los datos provenientes de la factura o remisión recibida.Al llegar el producto al almacén y después de haber sido verificado. pesado y comparado con los estándares de compra. .

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firmados por personas autorizadas. . Controlar las salidas del almacén. En los hoteles se utiliza un formato que se llama ³REQUISICION DE MERCANCIAS´. según políticas de la empresa Toda salida deberá estar amparada por un documento. debidamente especificados.Despacho de mercancías y Objetivo. en horarios convenientes. por medio de formatos.

a fin de que los ejecutivos del área tomen las medidas correctivas oportunas.Reportes diarios de costos de alimentos y Objetivo Concentrar en un reporte los movimientos diarias de: entrega. si así se requiere. . para conocer el costo de lo vendido y compararlo con lo determinado en el presupuesto. elaboración y venta de alimentos.

Gerente general . los reportes de costos.y Importancia El contralor de A y B tiene la obligación de elaborar y presentar en las primeras horas de la mañana.Chef ejecutivo . que generalmente se entregan a: .Contralor general .Gerente de alimentos y bebidas .

EJEMPLO DE UN REPORTE GLOBAL .

es decir día anterior al que se elabora el docto. 7. Fecha correspondiente a la operación. 8. 2. Día de la semana correspondiente Detalle de cada uno de los conceptos. Tanto en los movimientos del día como en lo referente a lo acumulado en el mes Importe de ventas netas Suma de los totales de salidas del almacén Importe de las mercancías utilizadas en la preparación de estos alimentos Costo de los conceptos del punto 4 . 4. tanto en valores como en porcentaje Se afectará con el importe y porcentaje de cada uno de los conceptos. 3. 6. 5.1.

Por lo tanto el resultado podrá ser de mas o de menos. 12. empleados y otros créditos Sirve para determinar si se alcanzó el objetivo al compararlo con el costo neto real Resulta de comparar el punto 10 con el 9. Resulta de restar al costo bruto la comida a 10.9. teniendo en cuenta que lo ideal sería que ambas cantidades coincidieran Se anotará el motivo de la diferencia si es que la hubo y además como evitarla Será la firma del contralor de A y B como responsable de la información que se esta proporcionando . 11. recordando que el costo neto planeado es la base. 13.

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