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Control de Costos de Alimentos y Bebidas (2)

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CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ubicación del Contralor de Costos de A y B dentro de la estructura de un hotel
y La necesidad del C.A.B. dentro de la industria

hotelera será de acuerdo a la magnitud del hotel. y En algunos, esta actividad la desarrollará el gerente de A y B, siempre y cuando los servicios que ofrece el hotel sean pocos. y En otros, que cuentan con gran variedad de centros de consumo de alimentos, la presencia del C.A.B. es indispensable e incluso necesitará ayudantes.

Responsabilidades del contralor de A y B Es responsable de salvaguardar los activos de la empresa en A y B y de informar al gerente de A y B todos los movimientos y controles para toma de decisiones. Para llevar a efecto este ciclo el C.B. deberá basarse en los siguientes conceptos administrativos a) Planear b) Comparar c) Corregir .A.

Funciones generales y Requisiciones del almacén a) Necesidades de almacén b) Verificar formatos de requisición y Compras a) Cumplimiento de políticas de compra b) Realización de estándares c) Revisar requisitos ordenes de compra y autorización para entrega a proveedores .

calidad y precio d) Facturas firmadas y selladas y que contengan precios unitarios y su totalización .y Recepción de mercancías a) Funcionamiento de basculas b) Mercancía pesada. contada y revisada adecuadamente c) Lo recibido coincida con lo ordenado en cantidad.

y Almacenamiento de mercancías a) Adecuada distribución de A y B en sus lugares de almacenamiento b) Temperaturas adecuadas y técnicas para conservación y manejo de mercancía c) Técnicas de congelamiento y control de carnes de carnes d) Inventarios para las bebidas .

y Despacho de mercancías a) Productos salgan únicamente por medio de documentos autorizados b) Dentro de los horarios prefijados c) Revisiones para que la rotación de mercancía sea adecuada y se eviten pérdidas. .

guarniciones y presentación con base a recetas estándar b) Revisar cámaras de conservación c) Revisar elaboración de platillos d) Pruebas de calidad en botellas de alto costo .y Producción y elaboración de A y B a) Supervisión de porciones.

consumos de ejecutivos.y Venta de Alimentos y Bebidas a) Salida de alimentos amparada por comandas debidamente registrados b) Rotación de platillos de la carta c) Verifica que las cortesías. intercambios y descuentos estén dentro de las normas establecidas .

Valoriza las transferencias entre cocinas 8. Elaboración del reporte diario de costos de alimentos Control de bebidas 1.Funciones diarias Control de Alimentos 1. Valoriza las salidas de mercancías 7. Totaliza los informes de mercancías recibidas 4. Control de etiquetas de carnes 10. Coteja facturas de alimentos 2. Determina el comparativo del valor potencial de ventas de bebidas con la venta real . Prepara el reporte diaria de costos de bebidas 8. Coteja las facturas recibidas 2. Calcula el costo de alimentos para empleados 9. Determina el costo de las bebidas enviadas a la cocina 7. Totaliza los alimentos recibidos 5. Calcula precios unitarios 3. Determina el costo de las transferencias entre bares 5. Costea los alimentos enviados a bares 6. Coteja los precios de la carne recibida con lo documentos correspondientes 6. Compara los alimentos recibidos con los informes de mercancía recibida 3. Revisa los costos unitarios de las facturas 4.

Llevara a efecto pruebas porciones en carnicería de calidad en las botellas 2. Efectuará las revisiones en cuanto a la colocación de las botellas . Verificara la rotaciones de 2. Efectúa pruebas de 1.Funciones semanales Control de Alimentos Control de bebidas 1. Revisará en los los abarrotes en los almacenes loa marbetes almacenes de las botellas 3.

Toma de inventarios físicos en áreas de elaboración y otras 4. Toma de inventarios físicos en almacenes 2. Determinación del reporte mensual 5. Determina las diferencias entre el inventario físico y el inventario en libros 3. Determinación de las diferencias entre el inventario físicos y los saldos del Kardex 3. Conciliar los reportes de costos diarias con el reporte mensual de costos .Funciones mensuales Control de Alimentos 1. Coteja el saldo del kardex en el libro mayor 4. Conciliación de los reportes diarios y mensual Control de bebidas 1. Prepara el reporte mensual de costos 5. Toma de inventarios físicos en el almacén 2.

Compras OBJETIVOS y Surtir oportunamente almacenes y Comprar a los precios mas bajos sin menoscabo de calidad y Mantener inventarios al nivel mas bajo posible sin obstruir las necesidades de producción y Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoriamente las mercancías y mantener buenas relaciones con ellos y Disponer de personal capacitado y especializado y crear sistemas de capacitación para el actual .

es decir.El almacenista .Gerente de A y B .Centralización de las compras La centralización aplicada las compras de los hoteles y restaurantes es importante para la unidad de trabajo coherente. se concentrará la autoridad en una persona o departamento para que sea responsable del proceso de alimentos y bebidas Sin embargo en algunos hoteles cuya operación{es a menor escala. la responsabilidad de compras se confiere a .El chef ejecutivo .

modificaciones y cancelaciones .Políticas de compras y Las políticas que se deben observar en el departamento de compras son las actitudes que regirán para poder lograr el objetivo planeado y Toda empresa deberá establecer sus políticas tanto para ella como para cada uno de sus departamentos dando como resultado mayor fluidez en sus operaciones y La determinación de las políticas se lleva a cabo en los altos niveles de la dirección y Se tomarán en cuenta las sugerencias de ejecutivos departamentales a fin de que sean operables. congruentes y especializados y Estarán sujetas a cambios.

tamaño. peso y cantidad deseados en artículos o mercancías necesarios para la producción de alimentos y Personas que deben conocer las especificaciones o o o o o o estándar Gerente de compras o compradores Gerente de a y b Chef ejecutivo Contralor de a y b Almacenista o recepcionista Proveedor .Compras estándar y Objetivo: Lograr uniformidad en las compras por medio de una descripción concisa de factores de calidad.

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y La planeación de las instalaciones deberá hacerla especialistas que cuenten con capacidad y experiencia en el manejo de estas áreas y Se necesita buena ventilacion e iluminacion. . que los interiores esten recubiertos con material que facilite su limpieza y que las temperaturas sean las adecuadas.Recepción de mercancías y Es necesario que las zonas de recibo y deposito de los alimentos y bebidas estén diseñadas de manera adecuada para facilitar y agilizar el movimiento de mercancías. que no haya humedad.

conservación y rotación de los productos.Almacenamiento de las mercancías Objetivo: Lograr por medio de sistemas planificados y llevados a la practica. eso dará como resultado operaciones eficaces que serán las primeras medidas en contener los costos y aportar utilidades a la empresa . el cuidado y buen manejo de las mercancía. ordenes de clasificación de las mercancías que facilite la toma de los inventarios. El almacenamiento como factor determinante en los costos de a y b: Esta comprobado que cuando existen zonas bien planificadas . procedimientos estrictos. evitando daños y pérdidas en el almacén.

en condiciones normales. otras consideran que cuatro es lo ideal. En caso de productos perecederos se considera como rotación ideal la que se lleva a cabo cada 72 horas. que la rotación de los productos no perecederos se haga dos veces al mes. .Debe de considerarse que la mayoría de las empresas toman como base.

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De 20 a 26ºC en un lugar ventilado y y y y y seco Frutas.Temperaturas aconsejables para algunos productos y Abarrotes. aves. De 0 a 1ºC Productos congelados a -20ºC . De 4 a 6ºC Huevos y productos derivados de la leche. verduras y vegetales frescos. De 3 a 4ºC Carnes. pescados y mariscos.

Periodos de almacenamiento de carnes en congelación y Res. pollos de 6 a 12 meses y Carnero y ternera de 6 a 9 meses y Cerdo y pavos de 3 a 6 meses y Salchichas 1 a 3 meses .

para el cual se utiliza el sistema llamado ³control de etiquetas de carnes .Sistema especial para el control de las carnes por medio de etiquetas Debido a que las carnes son los productos que tienen mayor movimiento y los de mayor valor dentro del área de alimentos. es necesario llevar un control mas estricto.

. el almacenista de inmediato llena la etiqueta correspondiente a cada producto recibido El almacenista llenará los conceptos impresos en la etiqueta con los datos provenientes de la factura o remisión recibida.Al llegar el producto al almacén y después de haber sido verificado. pesado y comparado con los estándares de compra.

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por medio de formatos. .Despacho de mercancías y Objetivo. firmados por personas autorizadas. En los hoteles se utiliza un formato que se llama ³REQUISICION DE MERCANCIAS´. según políticas de la empresa Toda salida deberá estar amparada por un documento. debidamente especificados. en horarios convenientes. Controlar las salidas del almacén.

.Reportes diarios de costos de alimentos y Objetivo Concentrar en un reporte los movimientos diarias de: entrega. a fin de que los ejecutivos del área tomen las medidas correctivas oportunas. elaboración y venta de alimentos. para conocer el costo de lo vendido y compararlo con lo determinado en el presupuesto. si así se requiere.

que generalmente se entregan a: .Contralor general . los reportes de costos.Chef ejecutivo .y Importancia El contralor de A y B tiene la obligación de elaborar y presentar en las primeras horas de la mañana.Gerente de alimentos y bebidas .Gerente general .

EJEMPLO DE UN REPORTE GLOBAL .

7. Día de la semana correspondiente Detalle de cada uno de los conceptos. 6. 4. 2. tanto en valores como en porcentaje Se afectará con el importe y porcentaje de cada uno de los conceptos. 3. Tanto en los movimientos del día como en lo referente a lo acumulado en el mes Importe de ventas netas Suma de los totales de salidas del almacén Importe de las mercancías utilizadas en la preparación de estos alimentos Costo de los conceptos del punto 4 .1. 5. 8. es decir día anterior al que se elabora el docto. Fecha correspondiente a la operación.

teniendo en cuenta que lo ideal sería que ambas cantidades coincidieran Se anotará el motivo de la diferencia si es que la hubo y además como evitarla Será la firma del contralor de A y B como responsable de la información que se esta proporcionando . 13. Resulta de restar al costo bruto la comida a 10. 12.9. recordando que el costo neto planeado es la base. empleados y otros créditos Sirve para determinar si se alcanzó el objetivo al compararlo con el costo neto real Resulta de comparar el punto 10 con el 9. 11. Por lo tanto el resultado podrá ser de mas o de menos.

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