INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

VENEZUELA, 2002

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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA SECTORIAL INCE TURISMO GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

NIVEL: PERFECCIONAMIENTO

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA MODO: HABILITACIÓN

Caracas, Diciembre 2002

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COMPRAS HOTELERAS

Dirección General de INCE Turismo Profesor Pedro José Rodriguez H. Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo Lic. Evelyn Barreto Rueda Asesoría Técnica Lic. Encarnación Barreto Especialistas en Contenido Claudia Guaschi Agente de Compras Hotel Caracas Hilton Colaboradores en la Validación David González Contralor Hotel Morichal Largo Sra. Gregoria Teresen Jefe ce Cuentas por Pagar Hotel Luciano Junior Analista Integral T.S.U. Lucía Torrealba Analista Productor de Medios José Gerardo León Plaza Transcriptora Isabel López Gerencia de Tecnología Educativa Coordinación Técnica Estructural División de Recursos para el Aprendizaje Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional Primera Edición Año 2.002 Copyright INCE

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CONTENIDO
Pág. ¿ Qué es INCE TURISMO? Presentación Introducción Objetivos UNIDAD I – La Planificación en las Compras Hoteleras Compras Hoteleras Organización Mercadeo UNIDAD II – El Departamento de Compras Hoteleras Departamento de Compras Hoteleras El Agente de Compras Proveedores Formatos usados en el Departamento de Compras UNIDAD III – Ejecución de las Compras Hoteleras Proceso de Compras Hoteleras Reporte de Compras Hoteleras Bibliografía 71 87 93 41 49 53 56 9 30 32

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¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Noviembre de 1976 Dicho documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de

¿QUÉ HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación, adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el sistema formal. Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas vinculadas a la Hotelería y al Turismo. Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al mercado laboral.

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PRESENTACIÓN
Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeño.

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INTRODUCCIÓN
El Manual de Compras Hoteleras se elaboro con la finalidad de formar al participante en esta área. El INCE TURISMO, se a planteado la formación de un trabajador integral en tal sentido, contemplo en el inicio del proceso aspectos vinculados con los valores éticos, elementos rectores de la vida ciudadana, los cuales están conjugados con procedimientos, métodos y técnicas propias del tema, con estos valores la institución permitirá ofrecer al sector un personal calificado, en respuestas a sus necesidades. El Manual de Compras Hotelera es un instrumento de trabajo, destinado al uso racional por parte de los participantes del curso, este Material Instruccional se estructuro de forma coherente, atendiendo los principios pedagógicos de la formación profesional, en el se contempla un total de tres unidades vinculadas con el Programa de Instrucción de Compras Hoteleras.

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OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos para realizar la planificación, cotización, ordenes y reportes de las compras en las empresas hoteleras, siguiendo el procedimientos establecidos y cumpliendo las normas de seguridad.

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INTRODUCCIÓN
El manual de Instrucción compra Hoteleras tiene como finalidad orientar a los participantes del curso en la realización de las compras que se realizan en la organización hotelera. La elaboración de una orden de compra, con todos sus detalles y procedimientos en forma correcta, organizada y planificada es una de las responsabilidades que tiene el Agente de Compras, al igual que el abastecimiento de los Almacenes del Hotel, así como la compra de todo tipo de artículos que necesite el mismo. El cuidar todos los detalles, consentir al cliente interno y externo en sus más mínimas necesidades hace del Agente de Compras uno de los pilares más importantes que conforman el staf de un hotel. En él se deposita toda la responsabilidad que genera el mantener el stock de mercancía en el hotel, con excelente calidad y buenos precios además de tener unas excelentes relaciones con los proveedores, entableciendo una relación de amistad, fidelidad, confiabilidad y confidencialidad, convirtiéndolo así en parte primordial del hotel. En el presente manual se expondrá todo lo relacionado a la gestión de Compras, desde la planificación, organización y mercadeo para el desarrollo de esta labor, pero queda de parte de cada Agente de Compras el método personalizado a emplear en cuanto al manejo de su trabajo, atención al proveedor y a sus compañeros de trabajo, cuidando siempre los detalles y estando consiente de que lo más importante en las compras es la honestidad con la cual se labora; esta es el pilar fundamental que mantiene un excelente Agente de Compras y que día a día debe tener la suficiente conciencia que debe aumentar los esfuerzos para complacerlos y atenderlos como ellos se merecen.

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El manual de compras hotelera consta de 3 unidades programadas de forma lógica de manera tal que el participante consiga en él, el apoyo necesario para el desarrollo del curso el cual tiene una duración de 70 horas

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UNIDAD I LA PLANIFICACIÓN EN LAS COMPRAS HOTELERAS COMPRAS HOTELERAS
Las compras son el medio por el cual se adquiere un bien o servicio a cambio de dinero. El cómo adquirir estos bienes o servicios, cuál escoger y porque es una facultad que tiene el comprador una vez que se haya educado y formado debidamente. El comprador debe saber la composición, cualidades, bondades y grado de realización de los bienes y servicios de consumo en el hotel. Su relevancia económica reside en que, al hacer de los compradores personas mejor informadas y más discriminantes al comprar y al aportar el interés de las marcas comerciales a las realizaciones de cada producto, coopera en la formación de unos mercados perfectos y competitivos.

Tipos de Compras Hoteleras
En la organización hotelera existen muchos tipos de compras, pero las más importantes se señalan a continuación:  Compras de Alimentos  Compras de Bebidas  Compras de Suministros  Compras de Mantenimiento  Compras de Imprenta  Compras por Importación  Compras de Equipo de Operaciones
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 Compras de F.F.& E.  Compras de Uniformes  Compras Menores (Caja Chica)  Compras Generales COMPRAS DE ALIMENTOS Para las compras de alimentos no existe ningún tipo de presupuesto previamente establecido, las mismas de hacen de acuerdo a las necesidades de consumos diarios, según las experiencias de los meses anteriores. Las compras de alimentos se hacen a través de las solicitudes diarias de la lista de mercado que suministra el Chef Ejecutivo y las solicitud de compras enviadas por el Almacenista de Alimentos y Bebidas. Cada día, el almacenista realizará un inventario de todas las mercancías existentes en el almacén, consideradas mercancías de mínimo almacenaje. Este inventario anotado en la lista de mercado será pasado al Chef Ejecutivo, quién procederá a solicitar las cantidades de compras de estos productos para el día siguiente o subsiguiente, además anexará (se hace si se requiere) algún pedido extra de productos de alimentos no comunes en las compras diarias. Esta lista incluye: Carne de res Carne de cerdo Aves y sus derivados Mantequilla Huevos

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Quesos Leche y sus derivados Frutas secas Vegetales Legumbres Hortalizas Productos congelados Productos secos Mariscos Helados Pescados Panes (variedades)

Tanto de lista de mercado junto con su requisición de compra y alguna solicitud extra de compra serán enviadas al Departamento de Compras y allí se procederá a realizar los pedidos a los proveedores. COMPRAS DE BEBIDAS Al igual que para los alimentos, para la compra de bebidas no existe ningún tipo de presupuesto previamente establecido. Estas compras se rigen de acuerdo al manual de bebidas, el cual es preparado por el contralor, de acuerdo a la experiencia de consumo de los meses y años anteriores, en el cual están establecidas las cantidades mínimas y máximas de consumos mensuales de cada bebida aprobada para la venta del Hotel. De acuerdo al inventario mensual en los primeros días de cada mes, el Gerente de Costos, se encargará de elaborar las requisiciones de compras de las bebidas

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necesarias para el consumo del mes, además de realizar requisiciones de compras de bebidas y cantidades extraordinarias debido a los eventos o banquetes que se estarán efectuando en el Hotel. Las requisiciones de compras son enviadas al departamento de compra, una vez revisadas y firmadas por el Gerente de Costos, con el propósito que se elaboren las órdenes de compras pertinentes. Dentro de las bebidas comunes que se adquieren para el buen funcionamiento de un hotel se encuentran: Agua Refrescos Soda Whisky Ron Champagne Vinos Licores varios

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Existen ciertas promociones que otorgan los proveedores por compras en volumen y estas arrojan algún beneficio para el Hotel. Ciertas promociones vienen presentadas con obsequios de cajas adicionales de alguna bebida específica, según sea la orden de compra. Ejem: En diciembre los proveedores otorgan de 5 a 10 cajas de champagne gratis por la compra de 60 cajas o más, y así sucesivamente pasa con las demás bebidas. COMPRAS DE SUMINISTROS

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Cuando se habla se suministros se involucra todos los artículos utilizados por el huésped en la habitación (champú gel, crema, jabón, kit costurero, gorro de baño, kit dental), artículos de limpieza (cloro, jabón de lavar, pato purific, coletos, escobas, bolsas de basura, papel sanitario), artículos de oficina y escritorio. (carpetas, engrapadoras, hojas, bolígrafos, lápices, etc.). Las compras de suministros son solicitadas directamente por el encargado del almacén general, él elabora las requisiciones de compras en el lapso de los primeros cinco días del mes, estas requisiciones son revisadas y aprobadas por el contralor del Hotel y enviadas al departamento para la realización de las compras pertinentes. COMPRAS DE MANTENIMIENTO En muchos hoteles de operación de mayor volumen, normalmente existe un departamento de Ingeniería, en este departamento se coordinan y realizan todas las reparaciones o proyectos de remodelación de todas las áreas del hotel. Por lo tanto estas requisiciones de compras requieren mucha información de tipo técnico, para ello el Departamento de Ingeniería lleva un Kardex de información de todos los artículos necesarios para el mantenimiento del hotel con los datos correspondientes y por lo menos tres proveedores sugeridos. Las compras de mantenimiento se rigen por un presupuesto mensual y anual, el cual no debe sobrepasarse; en caso de ser necesario el excederse de ese presupuesto por algún motivo en especial, solo el Gerente de Ingeniería será el que de la autorización para ello, una vez consultado con el contralor del hotel. Las requisiciones son realizadas por el encargado del almacén de ingeniería los primeros cinco días de cada mes y son revisadas y firmadas por el Gerente del

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Departamento de Ingeniería, quien las enviará a la aprobación de la Gerencia General para luego ser remitidas al Departamento de compras para su ejecución.

Dentro de las compras más comunes de mantenimiento, se encuentran las siguientes: Pintura Material Eléctrico Material de Plomería Material de Albañilería Material de Construcción Herramientas Material de Iluminación Madera Gases (helio, oxígeno, nitrógeno) Artículos varios (acero, hierro, carbono, etc.) Repuestos para maquinarias de cocina, lavandería, etc.

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COMPRAS DE IMPRENTA En estas compras están incluidos todos los suministros, equipos y repuestos necesarios para la imprenta del Hotel. Las compras del departamento serán autorizadas y revisadas por el Gerente del Departamento de Imprenta, quien elaborará las requisiciones de compra y las enviará al departamento para proceder a las debidas compras.

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Dentro de los artículos más comunes que se adquieren para un Departamento de Imprenta, se pueden nombrar los siguientes: Tintas Especiales Repuestos para las maquinarias Guillotinas Papeles Cartulinas Cartón Productos Químicos Disolventes Pegas Etc.

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COMPRAS POR IMPORTACIÓN Estas compras son las que se realizan fuera del pais de origen. Por ley todo importador está en el deber de nacionalizar la mercancía que importe, a través de un agente aduanal que se encargue de asesorarlo en todo lo que a este particular se refiere. En el caso del Gerente de Compras, esta asesoría es una necesidad por los detalles de importancia que el agente maneja. No obstante, se ha considerado conveniente incluir algunos de los conocimientos básicos que sobre importaciones
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deberá tener el Gerente de Compras, con el objeto de que sirvan para una futura transacción de ese tipo.

Las mercancías de importación suelen ser ubicadas en las siguientes categorías: Mercancías de importación prohibida Mercancías sujetas a licencia Mercancías de libre importación

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Para todas las anteriores se generarán gastos adicionales a ser anexados a las órdenes de compras de importación, y el Gerente de Compras deberá tener en cuenta estos gastos, con el fin de adicionarlos a los costos de las mercancías y así poder comparar los precios suministrados de los proveedores nacionales y extranjeros. Estas mercancías de importación pueden ser: Lencerías especiales Alfombras Muebles Maquinarias Artículos publicitarios Etc.

COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES Dentro de las compras de Equipo de Operaciones se citan las siguientes: Loza, cristalería, cubertería.

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El equipo de operaciones constituye el conjunto de artículos necesarios para el servicio del huésped, los cuales serán renovados cada año por el desgaste, quiebra o pérdida, a consecuencia del mencionado servicio.

El equipo de operaciones se compra de acuerdo a la reserva de presupuesto establecido el año anterior a la operación. Tal es el caso de las compras de lencería que son solicitadas por el Departamento de Ama de Llaves en conjunto con el Departamento de Lavandería. Estas compras se rigen por un presupuesto anual, el cual se debe llevar con un control estricto y serán aprobadas por el contralor del hotel y la Gerencia General. El Gerente del Departamento de Amas de Llaves, debe llevar un inventario de la lencería que existe en los almacenes del hotel, así como la lencería que ha sido descartada , para así reponer sus stocks regularmente y prevenir posible falta de material, ya que se debe tener en cuenta que la compra de lencería se solicita a los fabricantes directamente o a proveedores internacionales y por sus especificaciones y gran volumen, el tiempo de despacho puede ser de lapsos de tiempo verdaderamente largo (de 1 a 3 meses), además dependiendo de cual sea el caso, pueden convertirse en compras de importación La lencería involucra los siguientes artículos: Toallas de diferentes tamaños Alfombras Manteles Servilletas Sábanas Fundas Protectores de colchón Cobijas Cubrecamas
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Asimismo sucede con las compras de lozas, cubertería y vidrio, las cuales serán canalizadas por el Gerente de Alimentos y Bebidas y tendrán el mismo procedimiento. Para ambos casos el Gerente de Compras informará los precios

de los equipos necesarios, considerando el aumento que pueda tener para el momento de la compra, teniendo en cuenta que será en un lapso de tiempo de un año aproximadamente. COMPRAS DE F.F.& E (Equipos y Mobiliarios) El presupuesto para F.F.& E, consta de todo el equipo que se compra para reemplazar el ya existente, según inventario inicial de los activos fijos del hotel. Su elaboración se inicia con la solicitud que hace la Gerencia General a los diferentes departamentos del Hotel, sobre la información de los equipos necesarios para la operación del año siguiente. La Gerencia, al recibir la lista del equipo solicitado, la envía al Departamento de Compras a fin de obtener los precios de los mismos. En dicho departamento se estima el costo de estos equipos considerando, el alza de precios para la fecha en que vayan a ser comprados. El Gerente General para hacer efectivo el reemplazo de los equipos, considerará la reserva de dinero para cada año y sugerirá la compra de los más urgentes y necesarios. Bajo ningún concepto el Gerente de Compras podrá adquirir algún equipo que no esté mencionado en el presupuesto original y solamente si lo autoriza por escrito la Gerencia lo podrá hacer.

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Dentro de la división de los F.F.& E. (Furniture and Fixture) se ubican las siguientes categorías:

División de Habitaciones (muebles y equipos) Alimentos y Bebidas (muebles y equipos) Ama de Llaves (muebles y equipos) Lavandería (muebles, equipos y maquinarias)

F.F.& E.

Mantenimiento (Maquinarias y equipos) Cocina (muebes, equipos y maquinarias) Cortinas Muebles Equipos de Oficina Otros departamentos (muebles y equipos)

Estas compras son identificadas como pertenecientes a este presupuesto cuando reemplazan muebles y equipos incluidos en el inventario inicial de los activos fijos. COMPRAS DE UNIFORMES Para las compras de uniformes se elaborará un presupuesto para los requerimientos anuales y la compra de los mismos se hace y controla de la misma forma que las compras de equipos de operaciones. Estos presupuestos son llevados por el Departamento de Ama de Llaves y el Departamento de Compras,

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quienes asumirán la necesidad de adquirir nuevos lotes de uniformes en la fecha precisa o cuando algún Gerente de Departamento lo notifique.

Todas las requisiciones de compras deberán ser firmadas y aprobadas por el contralor del hotel, quien dará el visto bueno y la aprobación de las próximas compras de uniformes. Todos los Departamentos involucrados en el funcionamiento de un Hotel, necesitan uniformes, a continuación se detallan algunos de ellos: Administración (Secretarias, Recepcionistas, etc) Recursos Humanos Adiestramiento Bares Banquetes Cocina (Cocineros, utileros, almacenista, etc.) Ama de Llaves (camareras, lenceros, costureras, limpiadores, etc.) Lavandería (planchadores, lavadores, etc.) Seguridad Etc.

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COMPRAS MENORES (CAJA CHICA) La Caja Chica es un fondo con una determina cantidad de dinero en efectivo otorgado por el Departamento de Contabilidad con la aprobación del contralor al Gerente del Departamento de Compras, estando sujeta a un arqueo en cualquier momento.
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Cualquier desembolso de caja chica, debe estar respaldado por una factura a nombre del Hotel, con la descripción de el o los artículos comprados, número de factura y la fecha en la cual se realizó la compra. Todas estas compras son

menores, son montos pequeños que pueden ser adquiridos directamente de la Caja Chica, pero esto no las exime de tener como soporte su debida requisición de compra, debidamente firmada por el Gerente del Departamento que la solicite, pero si las exime de la elaboración de una orden de compra. Generalmente estos artículos por lo pequeño que son y por no tener una las cuales deberán ser

secuencia de compra, no estan en stock en los almacenes del Hotel, por ende casi siempre serán compras prácticamente de "urgencia", recibidas en el hotel a la mayor brevedad posible, el mismo día de solicitadas. Cada vez que los fondos de la caja chica sean consumidos, el Gerente del

Departamento de Compras realizará un egreso de caja correspondiente a la sumatoria del monto total de las compras realizadas para el momento, con la finalidad de solicitar el reembolso de los fondos de la misma, este egreso de caja chica deberá estar acompañado de todas las facturas de las compras realizadas. El egreso será enviado al Departamento de Contabilidad para su revisión, aprobación y firma del contralor, luego a la Caja General para que el cajero proceda al reembolso del montante de las facturas. En definitiva todas las facturas de caja chica deben ser enviadas antes del cierre de cada mes, para que estos gastos se reflejen en la operación del mes de la compra.

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COMPRAS GENERALES Se denominan así a las compras que no están incluidas en ninguno de los tipos mencionados anteriormente.

A través de estas compras se adquieren artículos que no son de consumo continuo, para los cuales no se establece un consumo regular en cada departamento, pero normalmente existe algún tipo de inventario mínimo en los almacenes. La mayoría de las compras generales son adquiridas en el mercado local. Dentro de las compras generales se pueden encontrar las siguientes: Gorros de Cocina Bandejas de Escritorio Papeleras de Oficinas Marcos para cuadros Papel de Regalo Globos Telas Agujas Hilos Cierres Etc.

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Factores Incidentes en las Compras
Dentro de los factores que inciden de alguna forma en el proceso de las compras se mencionan los siguientes: Calidad Precio Servicio Crédito Existencias Tiempo

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CALIDAD

La calidad es en lo primero que se piensa al momento de realizar una compra, sin que esto implique que ha de ser siempre buena, puede resultar interesante, algún tipo intermedio, mediocre o superior, según sea el caso. No obstante, el crédito de los proveedores del hotel está cifrado en la calidad de sus artículos, y recíprocamente el crédito comercial depende en gran parte de la calidad de los mismos.

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PRECIO Correlativo del factor calidad, es sin duda, el factor precio y es en ese punto en donde incide toda discusión y regateo entre proveedores y comprador, sin detrimento de la calidad, siendo en este punto donde se forjan realmente los Gerentes de Compras.

Es muy cierto que la seriedad que caracteriza a los buenos proveedores está íntimamente ligada a la mínima variabilidad en sus cotizaciones, siempre vulnerable, en mayor o menor proporción, a la habilidad desplegada por parte de quien compra. En materia de compra debe mantenerse siempre una constante lucha por el precio, pues todas las compras son perfectibles en algún aspecto. Es de hacer notar que todo beneficio derivado de una buena compra incide sobre el resultado neto con mayor proporción que los consecuentes de una buena venta, ya que en el primero de los casos no dañará los intereses de los clientes. SERVICIO Un buen servicio en compras, cobra una importancia trascendental. Ante una informalidad del servicio, poco pueden apreciarse las ventajas obtenidas en la calidad y precio. De nada servirían los servicios de un proveedor que ofrezca sus artículos a las doce de la mañana cuando debiera hacerlo entre las cinco y las seis de la madrugada. del medio día. De igual forma ocurriría si los proveedores de pescado y carnes sirvieran a las cinco de la tarde los artículos requeridos para el almuerzo

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Un buen servicio no es únicamente puntualidad concertada, es también honradez en peso y medidas, en homogeneidad en peso y medidas, en homogeneidad en tamaño, en ganancias de transporte, acondicionamiento y preparación de determinados géneros en el interior de la empresa por parte de los portadores de la mercancía.

No siempre los pedidos son hechos con la antelación deseada, con frecuencia, surgen pequeñas emergencias a las que hay que hacer frente con la eficiencia del proveedor, por su rapidez en el transporte y otros factores. CRÉDITO Es complementario a los anteriores factores y es interesante por la liquidez derivada de la amplitud de los plazos de reposición. Generalmente el comprador se inclina más por realizar actividades económicas con aquellos proveedores que le otorguen un mayor plazo para el pago de las facturas, porque le da un mayor rendimiento y fluidez al Hotel. EXISTENCIAS Se consideran como existencias, entre otras las materias primas, productos terminados, productos en proceso, repuestos para mantenimiento, equipos y maquinarias, artículos para el personal, papelería y materiales de oficina. En consecuencia, se puede afirmar que las existencias afectan en mayor o menor grado todas las actividades de la empresa y específicamente:

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Ventas Producción Administración Operaciones generales.

Un buen control de existencias asegura un flujo adecuado de materiales para hacer frente a las exigencias de operación de la empresa. Por ende el proveedor que garantice tener el máximo de existencias en stock en sus almacenes, será el más indicado para tener una relación comercial con el proveedor, ya que el mismo garantizará siempre los despachos por más urgentes que sean. TIEMPO Para hablar de este importante factor es necesario establecer claramente dos variables: el tiempo de entrega y el tiempo de reposición. Tiempo de entrega: es el lapso que ocurre entre el momento en que el proveedor recibe la orden de compra y el momento en que la mercancía es despachada. Tiempo de reposición: es el lapso que transcurre entre la determinación de la necesidad y el momento en que esa necesidad está satisfecha. Esta variable es la más significativa e incluye, como uno de sus componentes, el tiempo de entrega. El tiempo de reposición es siempre mayor que el de entrega ya que esta formado entre otros por:

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Tiempo para definir necesidades Tiempo para procesar a requisición Tiempo para procesar la orden de compra Tiempo de entrega del proveedor Tiempo de despacho Tiempo de viaje Tiempo de recepción de la mercancía

Así pues, se puede concluir que el proveedor que garantice una mayor rapidez en cuanto a despachos, con buen precio y calidad, además de ofrecer unas excelentes condiciones de crédito será el indicado para la cartera de proveedores con prioridad a la hora de realizar los análisis de las cotizaciones.

PLAN

La definición de “Plan” se corresponde con el intento o proyecto de realizar una cosa. Es el programa detallado de una obra, acción y un conjunto de disposiciones tomadas para ser llevadas a cabo, o programa de acciones que se van a implementar y de cómo implementarlas. El Plan de Trabajo es una serie de materias o trabajos en los que se divide una actividad. De la palabra Plan se deriva la palabra Planificación, por ende una vez trazados los planes de trabajo podemos proyectar nuestra estrategia de trabajo para la actividad diaria a desarrollarse en las Compras Hoteleras.

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PLANIFICACIÓN
Es la acción y resultado de planificar. La planificación es la elaboración de un plan general, científicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.

Con una planificación adecuada, en el momento indicado, se obtendrán resultados óptimos en relación con los objetivos propuestos.

Objetivos de la Planificación
PROGRAMACIÓN ADECUADA DE LA JORNADA DE TRABAJO

Se programa adecuadamente el trabajo diario prioridades que tenga la organización.

según las necesidades y

En el caso de las compras hoteleras,

objeto de estudio de este manual, su programación se basa en abarcar por completo los requerimientos y las prioridades de las compras del mismo. EMISION DE ORDENES DE COMPRAS, SEGÚN LAS PRIORIDADES DEL HOTEL

Para una planificación adecuada de la jornada de trabajo se toma en cuenta las prioridades del hotel, en este sentido, se procede primero a realizar las compras
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diarias (verduras, legumbres, carnes y viveres en general), las cuales se reciben diariamente; luego se le da prioridad a aquellas compras que deberán ser recibidas en el transcurso de 2 a 3 días (licores, material para imprenta, suministros de limpieza y oficina, etc) y por último se realizan las compras de mercancías que tengan un lapzo mayor de tiempo de entrega (lencería, maquinarias y equipos de operaciones).

RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA A TIEMPO Una planificación hecha en forma correcta y adecuada, permite el despacho de la mercancía al hotel a tiempo, esto con el fin de evitar la escasez en los almacenes y garantizar el stock de los productos en el hotel.

CONTROL DE STOCK Y REPOSICIÓN A TIEMPO

Un agente de compras que trabaja en forma planificada, tiene las nociones de las fechas o lapsos de tiempos en los cuales se debe reponer las compras realizadas en fechas pasadas; para así reponer los stocks del hotel, de esta manera puede anticiparse a requerir las cotizaciones de las mismas. AHORRO Una buena planificación en las compras significa ahorro para el hotel. El hecho de saber planificar el ¿cuánto se necesita?, ¿cuándo se necesita?, ¿dónde lo

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despacha el proveedor, en el hotel o se debe ir a recoger?, ¿qué calidad tienen los productos?, estas interrogantes nos permiten realizar un estudio de mercado amplio, comparar precios, calidad, garantías, forma de pago y de despacho. Todos estos factores van a permitir generar un ahorro considerable para el hotel.

Importancia de la Planificación en las Compras Hoteleras
La planificación es importante en las compras hoteleras porque permite

desarrollar metódicamente un plan de trabajo, con el fin de abarcar cada uno de los tópicos a ser cubiertos, en el menor tiempo posible y con la mayor eficacia; obteniendo así despachos inmediatos, abastecimientos de almacenes a tiempo y control de precios efectivos. Dentro de la planificación del trabajo hay que tomar en cuenta ciertos factores determinantes para la buena estructuración de la misma, tales como: La Organización es la forma en que se establece o reforma “algo” sujetándose a las reglas, el orden, la armonía, las normas y las dependencias de sus partes. Siendo ésta, uno de las factores principales para llevar a cabo una planificación de trabajo óptima en las compras hoteleras. El Mercadeo tiene como finalidad complementar los datos de los cuales dispone el comprador, y ampliar sus conocimientos acerca del origen geográfico del producto, del número, dimensión y distribución territorial de las empresas que lo fabrican., las formas y canales de distribución, los métodos, el grado de fluidez y de elasticidad, así como la calidad y precio de los mismos.

ORGANIZACIÓN

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El agente de compras debe ser sumamente organizado en su jornada diaria de trabajo. La organización consiste en arreglar, ordenar y fijar las prioridades de las compras, para poder abastecer al Hotel de una manera adecuada y a tiempo de todas las mercancías o servicios que se necesitan en un tiempo determinado.

Objetivos de la Organización
FIJAR PRIORIDADES Organizando adecuadamente todas las requisiciones de compras recibidas a diario y fijando las prioridades según las necesidades inmediatas de cada departamento, se evitará cualquier tipo de contratiempo en cuanto a despacho, disponibilidad de mercancía y entregas al hotel. STOCK SIEMPRE ESTABLE Con una adecuada organización de las compras diarias, semanales y mensuales, el agente de compras tendrá siempre la mercancía necesaria para abastecer a los almacenes en el lapso de tiempo exacto requerido por el hotel, evitando así la falta de uno o más productos y en consecuencia algún déficit que puede ser grave. SINCRONIZACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADOS Al estar bien organizado, se procede realizar los debidos estudios de mercados pertinentes en forma secuencial y mensual. De esta forma se puede controlar las diversas ofertas y demandas que existen en el mercado en determinadas fechas y así, aprovechar las ofertas para realizar ciertas compras que generarán algún tipo de ahorro al hotel. CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

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La organización permite clasificar a los proveedores de manera que, una vez estudiados con dedicación se detectará cuáles son los adecuados para ciertas compras, cuáles no están aptos para ser parte de la cartera de proveedores y cuáles pueden ser una opción para un caso de emergencia.

Importancia de la Organización en las Compras Hoteleras
La organización es un factor sumamente importante en el proceso de compras hoteleras, ya que ésta permite realizar las compras de manera sincronizada, con el proveedor adecuado, al mejor precio con calidad del mercado y con una excelente garantía tanto de la mercancía como del despacho. Si el comprador hotelero no se organiza, no podrá fijar las prioridades de las compras y tampoco podrá clasificar las compras diarias necesarias para el abastecimiento del Hotel, las compras con un plazo de tres o más días de despacho y las compras que pueden ser despachadas con plazos mayores de treinta días.

MERCADEO
Es un grupo de compradores y vendedores que están en un contacto lo suficientemente próximo para que las transacciones entre cualquier par de ellos, afecte las condiciones de compra o venta de los demás Si bien la función de compras está limitada a cuatro puntos principales: plazo, cantidad, calidad y precio, su continuidad y eficiencia depende del departamento mercadeo, encargado de que esta función se realice en este campo.

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El estudio de mercado en compras es diferente en su propósito, al estudio de mercado que realizan los servicios comerciales, se sitúa lógicamente antes de la petición de la compra (requisición de compra). Esta tiene como finalidad complementar de manera óptima la información que posee el comprador respecto al producto (calidad, precio, garantía, etc); así como también arrojar datos del proveedor y fabricador (ubicación geográfica, estabilidad y posición en el mercado, canales de distribución, grado de fluidez y de elasticidad.

Los medios utilizados para obtener la información de mercados son diferentes y variados, algunos de ellos son: Consulta de anuarios y boletines, pasando por la revisión sistemática, revistas especializadas, periódicos, etc. Encuestas realizadas e informaciones suministradas por los servicios comerciales, organismos oficiales, asociaciones privadas de comercio e industria. Servicios de información de cuerpos diplomáticos, bancos y otros. Servicios de agencias de publicidad, ferias y exposiciones.

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Paralelamente a la teoría de los tres mercados de ventas, el comprador se encuentra colocado en condiciones idénticas y enfrentando los mismos problemas, los cuales difieren en sus medios solamente.

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Existe un mercado real, donde compra actualmente. Existe un mercado potencial donde podría comprar Existe finalmente, un mercado teórico, constituido por el conjunto de posibles productores del producto que debe comprar.

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Para pasar de un mercado a otro, es necesario franquear diferentes obstáculos; cuando se trata de compras al exterior, tales como: barreras aduanales, zonas monetarias, facilidades y costos de transporte, condiciones y efectividad de entregas, zonas de producción, transporte, entre otros, factores de primer orden para la determinación de la compra. El comprador consiente, no lanzará su solicitud de oferta (cotización) hasta tanto no haya completado su estudio de mercado y haya reunido los elementos de juicio y factores suficientes que le permitan consultar a un cierto número de proveedores seleccionados a lo largo de sus investigaciones como los más adecuados para satisfacer las necesidades del hotel. Normalmente se habrá informado previamente de la capacidad comercial, técnica y financiera de cada uno de las posibilidades de producción requerida para un período determinado. El mercadeo generalmente está a cargo de un agente especializado, considerado como el ojo y el oído del departamento de Compras, este agente o empleado, debe conocer a fondo las necesidades y posibilidades del mercado y deberá tener bajo su control, un extenso archivo de referencias que le permita sondear a fondo las disciplinas de la función de mercadeo.

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En las empresas grandes el mercadeo es vital, proporcionará ventajas innumerables y condiciones óptimas, ya que incita a los proveedores a normalizar su producción y mantener un nivel estándar de precios, lejos de fluctuaciones que podrían afectar directamente al consumidor. En el mercadeo existen dos factores importantes que determinan la situación del mercado, en un plazo determinado de tiempo: LA DEMANDA Cantidad de una mercancía que los consumidores desean y pueden comprar a un precio dado en un período dado. La cantidad de una mercancía que el consumidor está dispuesto a comprar en un período dado, depende del precio, la cantidad de la mercancía, el servicio proporcionado con ella, el precio de las mercancías con ella relacionada (sustitutos o bienes complementarios), las preferencias del consumidor frente a las mercancías alternativas, de su renta y de sus expectativas acerca de la renta futura y los precios. La observación del comportamiento de los compradores en el mercado proporciona la siguiente generalización fundamental, o "ley de la demanda": cuanto mayor es el precio, menor es la cantidad demandada; cuanto menos es el precio, mayor es la cantidad demandada. Pero la demanda también se puede expresar como una función de la calidad, servicio, renta, expectativas y otras variables. LA OFERTA Es la cantidad de una mercancía o servicio que entra en el mercado a un precio dado en un período de tiempo dado. Las calificaciones del precio y del tiempo son necesarias, debido a que, normalmente, cuanto mayor sea el precio ofrecido mayor será la cantidad llevada al mercado, y cuanto mas largo el período de

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tiempo, más serán los oferentes que podrán ajustar la producción para beneficiarse de los cambios en el precio. En cualquier momento de tiempo dado, la oferta y el precio en el mundo de la realidad estarán relacionados de una forma que refleje el funcionamiento de las influencias a corto y largo plazo.

Funciones de Mercadeo
La unción del mercadeo en el Departamento de Compras se sintetiza en: • • • ¿Dónde encontrar el producto? ¿Cómo adquirir el producto? ¿Cuándo se debe comprar?

Cuando el Agente de Compras tiene definido estos aspectos, le será fácil cumplir con su misión, con miras a lograr su objetivo. Son muchas las empresas que cuentan con los resultados de la gestión de mercadeo para determinar sus necesidades futuras en compras y para fijar la política de adquisición durante el año. El Agente de Compras está en la obligación de conocer la mayoría de los centros de producción local y exterior, para así poder manejar una gran variedad de opciones a la hora de solicitar las cotizaciones, esto con el fin de tener siempre la información actualizada sobre nuevos productos, productos válidos para sustituir a otros en el proceso individual o comercial de la empresa. No obstante, el agente de compras debe analizar los posibles gastos y/o abonos que puede producir un producto en una distancia determinada, es de suponer que un análisis completo de la dimensión de abastecimientos en sus aspectos: precio, capacidad, calidad, facilidad de movilización, impuestos, ventajas, desventajas, acarreo, etc., serán los objetivos que cada Agente de Compras desea alcanzar.

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COMPRAS HOTELERAS

La capacidad de producción de un equipo, material o producto determinado, es muy importante para los objetivos de mercadeo. A veces se encuentra un buen producto a una distancia adecuada y a un precio ventajoso, pero la seguridad del suministro está limitada a una acción estacionaria que no permite un flujo permanente durante todo el año. En este caso, el Agente de Compras analizará las posibilidades de un pedido máximo, o en su defecto, buscará dos o tres proveedores para que le suministren el mismo producto en diferentes temporadas. Ahora, bien la acción del mercadeo en compras no es limitativa a la producción, sino también a la dimensión del consumo, quién y donde se consume.

Tipos
Dentro del mercadeo se encuentran varios tipos de Mercado, entre ellos el mercado de capital, de descuento, de divisas, monetario, de vendedores, de compradores y de mercancías. Para el Departamento de Compras son fundamentales los siguientes Mercados: MERCADO DE COMPRADORES Es aquel mercado en el que los productores desean producir, o los vendedores desean llevar al mercado unas cantidades superiores a las que los compradores desean adquirir a los precios existentes. Los stocks aumentan, los precios se fuerzan a la baja, los proveedores cortan o paran la producción, y los compradores se benefician de los precios más bajos, a menos que se reduzca su riqueza o rentas debido a la situación de estos mercados. Las empresas industriales minimizarán sus pérdidas continuando la producción hasta que la planta especializada se desgaste, siempre que los precios cubran,

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COMPRAS HOTELERAS

por Lo menos los gastos marginales y contribuyan en algo a los costes fijos. Los mercados de compradores son característicos de las recesiones. También se dan algunas veces para bienes determinados en épocas de pleno empleo, debido a la lenta capacidad de ajuste de la economía frente a los cambios en la demanda, a la sobre-estimación de la demanda, a la sobre estimación de plantas con exceso de capacidad debido a la ignorancia de los planes de las otras empresas, o con pleno conocimiento de los planes de los demás, pero con la intención de eliminar a los rivales, o debido a la gran dificultad de predecir las cosechas.

MERCADO DE MERCANCÍAS Generalmente, un mercado donde se intercambian mercancías; en particular, los mercados internacionales de productos alimenticios y materias primas como el cacao, trigo, estaño, lana, etc. Para muchos de estos productos existe un mercado más o menos mundial; los precios son uniformes y suelen oscilar estrechamente en todos los centros comerciales. Londres y Nueva York son dos de los centros mas importantes entre todos los centros comerciales donde se concentran las transacciones mundiales de mercancías. mercado "telefónico". En cada centro, el mercado de mercancías puede estar concentrado en un edificio o puede ser un Los tratos normalmente los efectúan los corredores, compradores o vendedores en representación de los usuarios o productores respectivamente. Si los bienes gozan de una estricta clasificación según unos patrones acordados y establecidos mundialmente, puede que ni siquiera sea necesario que los compradores o vendedores los inspeccione en los almacenes. Los mercados pueden ser de "actuales" (al contado) o de "futuros" (a plazo). El comercio del mercado de "actuales" puede ser de ofertas "presentes" o de entrega

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COMPRAS HOTELERAS

"próxima" en una fecha futura. En ambos casos, se comercia con una amplia variedad de grados individuales y calidades de la mercancía; las transacciones "próximas" comprenderán también una amplia variedad de fechas de entrega y diversas condiciones. Este comercio de "actuales", debe distinguirse del mercado de operaciones a plazo que suministran muchas bolsas de mercancías organizadas. A diferencia de los mercados de "actuales", en las operaciones a plazo las mercancías tienen unos grados estandarizados. Su fin es el suministro de una mercado suave que facilite el poder "cubrirse" del riesgo de las variaciones de precios, de modo que un comerciante con un stock de una mercancía pueda, mediante la venta de "futuros" cuando compra "actuales" cubrir cualquier riesgo de pérdidas o ganancias no deseadas ocasionadas por la variación de precios. Los Agentes de Compras deben realizar una de las tareas mas importantes dentro de las funciones de compras que es la Investigación de Mercado. La Investigación de Mercado es el método empleado de un modo creciente por la industria para investigar las preferencias de los consumidores como un preliminar a la publicidad o para comprobar la efectividad en el lanzamiento de un producto, o para probar la opinión pública respecto a este producto. Generalmente, se lleva a cabo por medio de una muestra elaborada científicamente que represente el total de la población de consumidores que es probable que sean compradores de un producto. La Investigación de mercado se ha utilizado en política, al igual que en el comercio. Se emplea amplia y frecuentemente para proporcionar noticias de las preferencias públicas sobre los políticos y los partidos políticos.

Importancia de Mercadeo en las Compras Hoteleras

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COMPRAS HOTELERAS

Los Agentes de Compras Hoteleras suelen mantener una estadística completa sobre el desarrollo de los productos necesarios en su área (alimentos, bebidas, suministros de limpieza, suministros de oficina, suministros de imprenta, suministros de ingeniería, lencería, y equipos de operaciones), el número de posibles proveedores y las características de cada uno de ellos (capacidad, localidad, calidad, técnica, experiencia en el ramo y datos relativos a su instalación). Todas estas estadísticas son sumamente importantes para el buen desarrollo y funcionamiento de un Departamento de Compras Hoteleras, permiten saber dónde adquirir un producto, al mejor precio del mercado, con una excelente calidad y un despacho garantizado e inmediato en las instalaciones del Hotel. El saber donde adquirir un producto, se obtiene desde el momento que se realiza un análisis minucioso del mercado, corroborando las existencias que poseen los proveedores y de ser posible visitando sus instalaciones. El mejor precio del mercado, se obtiene analizando detenidamente los listados de precios suministrados por nuestros proveedores, revisando los catálogos pertinentes, invitando a proveedores nuevos a realizar cotizaciones. La excelente calidad de un producto o mercancía, la determina la persona encargada de trabajar con ese producto o mercancía, Ejemplo: la calidad de la carne la informará el Chef ejecutivo; la calidad de la pintura, el Jefe del departamento de Ingeniería; la calidad de la tinta para las máquinas de imprenta, el Jefe de Imprenta; la calidad de la Lencería la coordinadora de Lavandería, luego de realizar varias pruebas de lavado en las mismas y así sucesivamente, por ende el agente de compras debe estar en constante comunicación con los Departamentos del Hotel para que le suministren información vital sobre los productos.

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Se debe tener en cuenta que: “No siempre un producto barato es de mala calidad” y “No siempre un producto caro es de buena calidad” El despacho garantizado se debe coordinar con el o los proveedores, para así tener la certeza de cuándo será entregada la mercancía en las instalaciones del hotel y poder tomar las previsiones necesarias, en caso de que se tenga algún posible retraso en los despachos de la misma.

UNIDAD II EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS HOTELERAS
La importancia de la compra crece en la medida en que crece el tamaño de la empresa. En el caso de los hoteles, cuando son pequeños, esta función al igual que muchas otras, la desempeña el propietario, pero cuando el hotel es lo suficientemente grande, se hace necesaria la creación de un departamento que facilite las labores administrativas de la organización. Departamento de Compras. El Departamento de Compras es la dependencia encargada de efectuar todas las compras requeridas para la operación, abastecimiento y buen funcionamiento del Hotel. En él se realiza una de las funciones que mayor cuidado requiere, pues de la calidad de los productos que se obtiene, depende en gran parte el éxito de la gestión. Este es el caso del

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COMPRAS HOTELERAS

Cuando se habla de “todas las compras”, se trata absolutamente de todo lo necesario para que funcione una empresa hotelera, por ejemplo: Carnes, pollos, pescados Vegetales y legumbres Variedad de panes (casabe, cachapas, pan de sándwich, panes especiales, etc.) Víveres (enlatados, pastas, Lencería (sábanas, fundas, toallas, cobijas, cubrecamas, protectores de colchones, almohadas, etc.) Suministros de Limpieza (jabón, coletos, cloro, productos para limpiar madera, muebles, alfombras, papel higiénico para huéspedes y empleados, etc.)

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Suministros de Oficina (resmas de papel, grapas, engrapadoras, tipex, teipe, reglas, lápices, bolígrafos, carpetas, etc.) Suministros de Ingeniería: Pintura, material eléctrico, material de construcción, ruedas, correas, repuestos varios para aire acondicionado y todas las máquinas que se usan dentro de las instalaciones del hotel, etc. Suministros de Imprenta: Tintas, papeles especiales, papel bond, sellos, repuestos para las máquinas de imprenta, etc. Equipo de Operaciones: Aspiradoras, máquinas para cocina, vajillas, vasos, cubiertos, etc.

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La comunicación que mantiene el Departamento de Compras con los demás departamentos es estrecha y constante. Considerando que el Departamento tiene como función esencial, la compra de productos y equipos para la operación de la empresa; es lógico que exista una relación constante entre los demás departamentos y compras y aún más es importante que exista la misma relación
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COMPRAS HOTELERAS

entre Compras – los otros departamentos y la Gerencia General, que facilite y agilice la comunicación proveniente del Departamento en cuestión hacia estos y por ende la aprobación de determinadas Compras. El departamento de Compras existe para proveer los requerimientos de la empresa, con lo cual realiza una contribución definitiva a todos los demás departamentos, por lo tanto el trabajo en conjunto y cooperativo de todos los departamentos es esencial. Compras es una función distinta de la operación de una empresa y no está subordinada a ningún otro Departamento. El departamento de Compras para

poder operar tendrá el número de personas adecuado, de acuerdo con su magnitud. Muchas son las empresas, especialmente pequeñas y medianas, que confian los servicios de compras a una sola persona, quien tendrá a su cargo, desde la petición de ofertas hasta la conformación de la factura, pasando por la preparación, cotización, orden de compra y la vigilancia de la ejecución. Una estructura así, tiene la ventaja de la sencillez, pero parece más una medida de emergencia poco propicia para el logro de la máxima eficacia del servicio. No es posible, ni deseable, tratar de definir la organización de un servicio de compras. Sin embargo, para identificar a las empresas como organizadoras y controladas, se tiende a generalizarlas en una estructura tipo con ligeras variantes.

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COMPRAS HOTELERAS

En el caso de los hoteles cuando son de gran categoría y tamaño, el Jefe de Compras, puede a su vez nombrar agentes especializados en cierto tipo de adquisición, pues son tan variadas las que suelen presentarse, que no basta su experiencia para tratar negocios que le sean ventajosos a la empresa y por lo tanto es necesario que delegue parte de sus funciones a quienes si están en capacidad de obtener todas las ventajas posibles de una transacción. compras efectuadas por él o por sus agentes están centradas en él mismo. Es importante destacar que tanto la autoridad como la responsabilidad de todas las

Objetivos del Departamento de Compras Hoteleras
Entre los principales objetivos del Departamento de Compras Hoteleras se mencionan: La centralización para obtener un mayor control en las compras hoteleras y para prevenir las que se consideren innecesarias, dando cabida a lo pedido por los Jefes de Departamento y respetando al máximo, las especificaciones dadas por ellos; en cuanto a calidad, cantidad, tamaño y características de cada artículo, es necesario centralizar todas las compras en un solo departamento, como lo es el Departamento de Compras. Mejor calidad por menor costo: siempre se debe buscar el mejor precio de los productos y con una excelente calidad, partiendo de la base de que lo más económico no es lo más barato.

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COMPRAS HOTELERAS

Proveer a la empresa de los productos y mercancías necesarios para la operación. Analizar las ventajas y desventajas de proveedores y productos. Manejar con propiedad el procedimiento del costo del movimiento de las mercancías desde que se hace la requisición, hasta que se coloca el pedido. Velar por el cumplimiento de las normas sobre adquisición de bienes y servicios. Velar por el cumplimiento de las normas y reglas internas del hotel. Manejar y reponer los fondos de la caja chica, la cual es utilizada para compras pequeñas de contado y/o compras de emergencia.

Vigilar las cotizaciones del mercado y sus fluctuaciones para organizar las compras y mantener inventarios sobre períodos largos o cortos, dependiendo de estas fluctuaciones. Estar en contacto continuo con los vendedores y proveedores, para mantener la información al día sobre nuevos productos y precios, de esta manera se obtendrán los más bajos precios sin sacrificar nunca la calidad. Captar continuamente nuevos proveedores, con el objeto de mantener siempre una cartera adecuada para las compras de mercancía.

Funciones del Departamento de Compras Hoteleras
Las principales funciones del Departamento de Compras son las siguientes:

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COMPRAS HOTELERAS

Recibir los pedidos y requisiciones de compras enviadas por los demás departamentos y asegurarse de obtener los mejores precios del mercado o precios competitivos (por lo menos tres cotizaciones de ser posible) antes de proceder a la compra.

Realizar las órdenes de compras necesarias de acuerdo a las especificaciones de las requisiciones de compras, analizarlas y revisarlas con los Jefes de Departamentos que tienen inherencia en la operación y cuyos conocimientos y experiencia constituye una importante ayuda.

Estudiar los formularios del presupuesto para no sobrepasar los montos aprobados.

Realizar las compras necesarias, de acuerdo a las requisiciones debidamente autorizadas y aprobadas en el presupuesto, por las gerencias respectivas.

Revisar a diario los archivos de control, de esta manera se estará alerta a los retrasos en las entregas y de las entregas incompletas, con el fin de hacerles el debido seguimiento, para informar inmediatamente al jefe del Departamento correspondiente los posibles retrasos y próximas entregas.

Captar continuamente nuevos proveedores para así ampliar y tener actualizada la cartera de proveedores del hotel, siempre y cuando se acoplen a los requerimientos y condiciones del departamento de compras.

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COMPRAS HOTELERAS

Estar siempre actualizado con respecto a nuevas mercancías lanzadas al mercado, teniendo así varias alternativas que ofrecer a los diferentes departamentos del hotel.

Controlar y realizar seguimiento de las compras que deben ser pagadas al contado, haciendo seguimiento con el departamento de cuentas por pagar de las debidas emisiones de cheques, para posterior notificación al proveedor de proceder al despacho de las mercancías solicitadas.

Controlar y realizar seguimiento de los pagos a treinta, sesenta y noventa días, haciendo seguimiento con el departamento de cuentas por pagar, de las debidas emisiones de cheques o transferencias bancarias, para posterior notificación al proveedor, de esta forma se mantiene una relación mucho más estrecha con el proveedor.

Chequeo de las mercancías recibidas y por recibir junto con el Departamento de Recepción de Mercancía, con la finalidad de detectar mercancías pendientes de despacho, calidad de la misma, peso, tamaño, etc.

Enviar en su totalidad los egresos de caja chica al departamento de contabilidad para su debida revisión y reembolso de los fondos al departamento de compras.

Manejar la correspondencia y los memos ínter departamentales referentes a compras.

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COMPRAS HOTELERAS

Importancia del Departamento de Compras Hoteleras
Podemos decir que la importancia más grande que tiene el departamento de compras es la "centralización" en un solo lugar de todas las compras requeridas por el Hotel. Esta centralización permite unificar en un solo lugar todos los requerimientos (por más pequeños que sean) que requiera el hotel. De esta forma se controla rigurosamente las requisiciones, evitando así las compras innecesarias, el despilfarro de dinero, la duplicación de las compras y logrando el control de los registros y facturas. Si cada departamento compra sus propios productos, estas compras se harán a diferentes precios, en diferentes cantidades y con proveedores distintos. Esto no sucedería si se centralizan las compras generales en un Departamento en el cual se realice el registro adecuado de mercancías, cantidades y precios obtenidos, se facilitarán las labores de contabilidad y por supuesto se minimizarán los costos. El departamento de compras es responsable de la comunicación entre la empresa y el proveedor, es sobre todo un "comerciante", su función básica es negociar y conseguir para cada producto la mejor calidad, al mejor precio y dentro del plazo más conveniente. Gerencia General En el organigrama siguiente, se refleja de manera gráfica la importancia que tiene el departamento de compras para el Hotel. Gerencia de Habitacion es Gerencia de Alimentos y Bebidas Gerencia Administrativ a Gerencia de Operaciones

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Departament o de COMPRAS

COMPRAS HOTELERAS

Todos los departamentos que posee el Hotel (Ama de Llaves, Recepción, Atención al Cliente, Lavandería, Contabilidad, Costos, Nómina, Recursos Humanos, Adiestramiento, Crédito y Cobranzas, Reservaciones, Relaciones Públicas, Ventas, Grupos y Convenciones, Cocina, Imprenta, Bares, Banquetes, etc.) dependen directamente del Departamento de Compras. Cada uno de ellos debe solicitar cualquier tipo de compra al Departamento y este de manera inmediata proceder a dicha compra. De esta forma se unifica y centraliza todo Lo

respectivo a las compras en un solo sitio, de manera organizada y cumpliendo con todos los objetivos y funciones del departamento de Compras.

AMA DE LLAVES ALIMENTOS Y BEBIDAS LAVANDER

COMPRAS

CONTABILIDAD

IMPRENTA

RECEPCIO

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RECURSOS HUMANOS

COSTOS

COMPRAS HOTELERAS

EL AGENTE DE COMPRAS
Si se hace un inventario a nivel empresarial, se podría decir que no existen empresas buenas y empresas malas, sino un personal bueno o malo. Por perfecta que sea una organización, no vale más que en función de la calidad de las personas que la integran, sus aptitudes, actitudes y la formación que se le diere. Poco hay que decir de las funciones de los vigilantes de pedidos y de los encargados de aceptar las facturas. Los primeros requieren cualidades normales de orden, de método y de atención como en cualquier actividad administrativa.

Los segundos, deben manejar bien los números y tener facilidad de cálculos, pero el Agente de Compras en su condición de comerciante y negociador, deberá tener ciertas cualidades muy particulares que lo diferencian de los demás. La descripción de cargo del Agente de Compras se puede definir de la siguiente manera: Persona que se encarga de realizar todas las compras locales que se requieran, seleccionar los proveedores más idóneos de manera que arrojen un beneficio

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COMPRAS HOTELERAS

económico a la empresa y coordinar y supervisar el proceso de compras en general, contratos, proyectos y demás necesidades que se presenten en el Hotel.

Cualidades del Agente de Compras
Dentro de las cualidades más importantes que debe poseer el Agente de Compras, se mencionar las siguientes: • Tener un carácter definido y firme, para poder imponer su argumento frente al vendedor más lógico y hábil. • Tener disciplina y cordialidad para mantener a un nivel alto, las relaciones entre proveedores y usuarios. • Ser hábil negociador de forma favorable a su empresa, excluyendo naturalmente de su táctica, las falsedades y el fraude. • Ser honrado, resaltando siempre la rectitud en las acciones para evitar tentaciones de las que pudiera ser objeto. • No dejarse llevar por el valor de la amistad o compañerismo, poniendo estos sentimientos a un lado, podrá adquirir mercancía de cualquier proveedor, sin importar el grado de confianza que exista entre ellos y en cuanto a los compañeros de trabajo en el Hotel, no hará ningún tipo de preferencias ni prioridades en cuanto a las compras que le hayan solicitado.

Funciones del Agente de Compras
El agente de compras posee innumerables funciones, pero las más relevantes son las siguientes:
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En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las compras de F.F. & E, equipos de operaciones, uniformes y todas las compras en general.

• •

Programar de renovación de habitaciones, restaurantes, áreas públicas, etc. Programar de estandarización de compras, aprobación de contratos y muestras de calidad.

• •

Elaborar cotizaciones, firmas y seguimientos de las órdenes de compra. Realizar las ordenes de compras de Alimentos y Bebidas, Cocina, Bares, Banquetes, Recursos Humanos, Contabilidad, etc. y realiza su debido seguimiento.

Acordar con el Gerente de Compras, la elaboración de los presupuestos anuales de compras.

• •

Verificar de los reportes diarios de Recepción de Mercancía. Lleva carpetas actualizadas de proveedores y cotizaciones alternativas para los diferentes tipos de productos: Alimentos, licores, equipos de oficina, papelería, limpieza, uniformes, lencería, equipos de cocina, etc.

Mantener

el

directorio

telefónico

actualizado,

mediante

el

sistema

computarizado de los números frecuentemente consultados. • • Es responsable del fondo de caja chica asignado diariamente. Mantener contacto directo con los demás hoteles.

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• • •

Asesorar y coordinar las importaciones. Informar sobre nuevos equipos y productos hoteleros. Mantener contacto directo con los demás departamentos y Gerentes de Hoteles.

• •

Conocer y cumplir con el reglamento interno del Hotel y de su Departamento. Conocer y cumplir con las disposiciones de seguridad industrial relacionadas con su cargo.

• • •

Conocer y participar en todas las actividades relacionadas a su cargo. Conocer y promover las facilidades y eventos del hotel. Mostrar ante todo cliente interno y externo una actitud positiva, disposición y espíritu de cooperación.

PROVEEDORES
Es el medio exterior auxiliar más importante de la empresa, ya que su servicio, aunque interesado, hace posible que ésta cumpla con al obligación de satisfacer las necesidades y deseos de sus clientes; de esta manera, se cumple un pequeño ciclo en el que los clientes son prácticamente servidos por el proveedor, ya que la empresa es cliente a su vez de los proveedores. Por lo tanto, es lógico decir que un buen proveedor es tan interesante como un buen cliente.

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Trabajar con un buen proveedor y depositar confianza en él, es cosa que lleva tiempo y a la que se llega gracias a unas mutuas y serias relaciones humanas y comerciales. Dentro de las ventajas que ofrece un buen proveedor, están: Da todo tipo de facilidades, sin importar la hora ni el lugar, garantizando así el servicio. Orienta y aconseja desinteresadamente. Concede crédito, facilitando la labor administrativa y financiando la

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-

disponibilidad de mercancías. No se aprovecha de fluctuaciones favorables. Está directamente interesado por la buena reputación de la empresa.

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No escatima esfuerzos para lograr satisfacer compromisos que él en principio, no puede atender.

Es importante apreciar las ventajas de un buen proveedor sobre todo ante las informalidades de otros; resulta curioso destacar que el buen nombre comercial de proveedores considerados como buenos ha sido frecuentemente reafirmado por la poca seriedad de otros.

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COMPRAS HOTELERAS

Otras veces sucede que al comprar un artículo se piense primero en su calidad, como factor decisivo para elegir un proveedor, no es menos cierto que otras veces el departamento se inclina por el factor precio, en otras oportunidades, importa más la seriedad comercial y sus posibilidades de servicio, sin dejar de lado las facilidades de pago que nos puedan ofrecer. Definitivamente las relaciones humanas, la sicología, la adulación, la simpatía, la dialéctica y demás dotes de persuasión comercial por parte del proveedor nos hace, a veces, como humanos que somos, que terminemos decidiéndonos por uno u otro en concreto. Naturalmente, todo esto estará bien y será un triunfo siempre y cuando las apariencias coincidan con la realidad comercial de la compra.

Tipos de Proveedores
POTENCIALES Son los proveedores a quienes precisamente se les ha estudiado e incluso sondeado para posibles futuros contactos.

OBLIGADOS Son aquellos a los que necesariamente se le debe adquirir un producto determinado, por la imposibilidad de conseguir tal producto de otro proveedor. DESESTIMADOS

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Son todos aquellos con los que se mantiene contacto ni relación comercial. Los proveedores desestimados, en principio lo son por desinterés comercial manifiesto. FABRICANTES La relaciones comerciales con ellos depende en gran parte del volumen de los artículos que se solicitan, evitando intermediarios, consiguiéndose de este modo, mejores precios. MAYORISTAS Este es el proveedor de hotelería por excelencia. El gran número de hoteles y restaurantes que se proveen del mismo mayorista por exigencias de categoría, le permiten el aprovechamiento total clasificatorio y le da esa autonomía que les hace imprescindibles hasta cierto punto. DETALLISTAS Son proveedores de menor importancia, pero muy útiles en ciertas ocasiones. Tienen el inconveniente de la limitación de cantidad, precio y facilidades de crédito, ya que en muchos casos sus condiciones financieras no les permite conceder los créditos normales de otros proveedores.

Importancia del Proveedor
Estos clientes externos del hotel son sumamente importantes para la empresa, ya que tienen la gran responsabilidad de comprometerse con la empresa y cumplir con todos los compromisos adquiridos con ella (con la intervención del

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COMPRAS HOTELERAS

Departamento de Compras) en cuanto a calidad de la mercancía ofrecida, garantía de la mercancía y de despacho, despachos seguros y a tiempo, con buenos precios y línea de crédito abierta. Además el proveedor cumple con una de las más importantes funciones que es mantener actualizado al Agente de Compras de todas las novedades existentes en el mercado, así como las ofertas de nuevas mercancías.

FORMATOS USADOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Son todos los formatos necesarios, utilizados por el Agente de Compras, que facilitan el manejo, control y estatus de las órdenes de compras y del departamento en general, logrando así una gestión eficiente. Dichos materiales son utilizados en la jornada diaria de trabajo del agente de compras y permiten facilitar y organizar, de alguna manera, el volumen de trabajo que genera todo el movimiento del hotel en cuanto a compras se refiere.

Tipos de Formatos
Dentro de los materiales operativos, podemos citar:  Requisiciones de Compras  Ordenes de Compras  Solicitudes de Cotización  Solicitudes de Cheques

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 Solicitudes de Cheques  Egresos de Caja Chica  Catálogos  Archivos  Presupuestos  Listas de Precios  Listado de Proveedores REQUISICIONES DE COMPRAS Es un formato de solicitud de compra, elaborada por cada Jefe de Departamento o similar donde se indica la necesidad de comprar un articulo o mercancía. Lo cual implica un mejor control de los pedidos y del consumo, ya que el formato informa la cantidad del consumo normal y la fecha de la última compra. Las requisiciones llegan al Departamento de Compras, provenientes del resto de los Departamentos, debidamente autorizadas por el Gerente del Departamento. De esta forma se tiene un mejor y mayor control de las compras de cada departamento.

Es importante destacar que una requisición con la información incompleta es causal de su devolución al departamento de origen, hasta tanto la información no esté clara. Esto probablemente le ocasione problemas al agente de compras, al adquirir mercancía que está corriendo el riesgo de ser devuelta por falta de información. En el formato de la Requisición de Compra se encuentran los siguientes datos:

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• • • • • • • • • •

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Nombre del Hotel Número de la Requisición Departamento Solicitante Fecha Cantidad en Inventario: esta es la cantidad que hay en existencia para el momento de la elaboración de la requisición Consumo Mensual: la cantidad que el hotel consume en un período de tiempo de 30 días Cantidad a comprar Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades, Kilos, Litros, Tambores, Carboyas, etc. Código: Código de la mercancía. Descripción: Aquí se hace una descripción detallada de las características de cada mercancía; ya que lo único que posee el agente de compras para su adquisición, una descripción incompleta puede traer como consecuencia la devolución de la misma.

Cotizaciones: Aquí hay tres renglones donde el agente de compras deberá vaciar los precios de las tres cotizaciones (mínimo) solicitadas a los proveedores, para su posterior análisis y escogencia del proveedor indicado.

• • • • • • • •

Proveedor sugerido: El departamento solicitante podrá sugerir algún proveedor específico, pero esto no implicará la compra definitiva a este proveedor. No. De Cuenta: Cuenta contable a donde debe ser cargada la compra. Fecha requerida de la entrega. Firma Jefe de Departamento. Motivo de la Requisición. Proveedor escogido: Una vez realizado el análisis, se anotará el proveedor que por sus mejores condiciones fue el escogido para la compra. Costo Total. Teléfono

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• • • •

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Condiciones de Pago: Contado o Crédito y a cuantos días de crédito. Contacto. Nro. de la Orden de Compra. Fecha de entrega.

Las Requisiciones de Compras son Manuales o Computarizadas. Ambas poseen la misma cantidad de información, con la única diferencia que la requisición manual llega al departamento de compras por un casillero o empleado del hotel y la requisición computarizada, llega al departamento vía computadora y de allí, ya está lista para tomarla y emitir la orden de compra directa.

ORDENES DE COMPRAS Es uno de los implementos más importantes que se lleva en departamento de compras hoteleras, sirve como su nombre lo indica, para solicitar y formalizar con los proveedores el envío de los artículos que allí se describen, con todas sus características. Es un compromiso escrito entre cliente y proveedor, en el cual el cliente indica en qué condiciones compra, recibe y paga la mercancía. Viene a ser

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el término de todo el proceso de compra, es el instrumento que formaliza la compra y en muchos casos funciona como documento legal.

Entre las principales ventajas que ofrece la orden de compra, se mencionan: • • Proporciona un registro completo de las órdenes de mercado enviadas a cada proveedor. Sirve de guía al recibidor de mercancía, quien estará listo a recibir las mercancías y los suministros según las especificaciones que en ella se establezca.

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Sirve de información a los Jefes de Departamentos.

La orden de compra posee los siguientes indicadores: • • • • • • • • • • • • • • • • Nombre del Hotel Dirección fiscal, Número de Rif y Número de Nit del Hotel Nombre del proveedor Dirección fiscal, Número de Rif y Número de Nit del proveedor Número de la Orden de Compra Fecha Tiempo de Entrega Condiciones de Pago. Código de la mercancía Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades, Kilos, Litros, Tambores, Carboyas, etc. Cantidad Descripción de la mercancía Precio Unitario Totales Firma Jefe de Departamento. Condiciones de la compra: Aquí va colocada una pequeña leyenda de las condiciones específicas de la contra: Lugar de entrega, tiempo de entrega, etc. SOLICITUDES DE COTIZACIÓN La solicitud de cotización es el documento que realiza el agente de compras para ser enviado a los proveedores, con todos los datos pertinentes en cuanto a las características de las mercancías a ser solicitadas por el Hotel. Los datos que posee la solicitud de cotización son los siguientes:

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• • • • • • •

Nombre del Hotel Teléfono Fecha Cantidad de mercancía a cotizar Descripción Condiciones generales Firma del Agente de Compras

SOLICITUDES DE CHEQUES Las solicitudes de cheques son los formatos que elabora el agente de compras con la finalidad de procesar los pagos de contado; estas solicitudes se realizan justo en el momento de la aprobación de la orden de compra, así cuando el

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proveedor esté listo para despachar, el referido cheque para la cancelación de la mercancía también estará listo.

Estas solicitudes tienen los siguientes datos: • • • Fecha Nombre del Proveedor Monto del Cheque en números y letras

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• • • •

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Número de la Orden de Compra Código contable a donde será cargado el débito Impuesto desglosado. Firma del Jefe del Departamento de Compras.

Estas solicitudes, una vez firmadas por el jefe del departamento serán enviadas al Departamento de Cuentas por Pagar con original y copia, para que sean debidamente revisadas y procesadas a la mayor brevedad posible, con el fin de no dar mayores demoras a los despachos de mercancías. Estos formatos sirven al Agente de Compras para controlar todas las solicitudes de cheques enviadas al Departamento de Contabilidad, cuáles estan procesadas y por procesar, además de las fechas de entrega. Esto con el fin de realizar seguimiento diminutos al Departamento de Contabilidad por si acaso existe algún tipo de atraso en los pagos de mercancías a los proveedores. La información que debe contener el Reporte de Solicitud de Cheques es la siguiente: • • • Fecha Nombre del Proveedor Fecha de recepción del Dpto. de Contabilidad

• • • •

Nombre del Hotel Número de Orden de Compra o Factura Monto Total General

EGRESOS DE CAJA CHICA
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Los egresos son formatos que debe llenar el agente de compras con la finalidad de reponer la Caja Chica que maneja el Agente de Compras. El monto de esta caja chica varía según las dimensiones del Hotel, pero se deben realizar egresos diariamente, con el fin de reponer a diario los fondos de la caja chica, ya que ella provee los recursos necesarios para las compras inmediatas y de urgencia del hotel.

El egreso de caja tendrá los siguientes datos: • • • Fecha Nombre del Agente de Compra Cargo

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• • • • • •

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Códigos contables Descripción de las compras Montos unitarios Montos Totales Total general (en números y letras) a ser reembolsado. Firma del Agente de Compras.

CATÁLOGOS Son todos aquellos folletos, revistas o brouchures que suministran los proveedores al Departamento de Compras, contienen publicidad y promociones de nuevos productos que son o serán lanzados al mercado con prontitud. Generalmente estos catálogos traen información sobre marcas, garantías, bondades de los productos, precios de introducción al mercado, calidad y características. Estos catálogos son importantes para el agente de compras ya que permite de alguna forma mantenerlo al día en cuanto a los nuevos productos que son introducidos al mercado permitiendo así ampliar las posibilidades y opciones de compras de nuevos productos o sustitutos de otros.

PRESUPUESTOS Es la información por escrito que hace el proveedor al potencial cliente (hotel), de una mercancía que se necesita de inmediato.

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Esta información se le hace llegar al proveedor por medio de la Solicitud de Cotización y el mismo la responderá a la mayor brevedad posible, con todos los detalles, explicaciones y condiciones posibles, especificando la garantía, calidad, marca, tiempo de entrega y forma de pago. LISTAS DE PRECIOS Son todas las listas de precios actualizadas que el proveedor debe suministrar al agente de compras en forma constante, con el fin de tener los precios al día y actualizados, además de cualquier tipo de correspondencia que notifique la modificación del precio de uno o más productos. LISTADO DE PROVEEDORES Es el listado actualizado que debe llevar el agente de compras con todos los datos posibles de los proveedores, de tal forma que cualquier persona perteneciente al Departamento de Compras pueda accesar a esta información; claro está que ésta información es confidencial y sólo para uso de los miembros del Departamento de Compras. Además, es de suma importancia este listado ya que permite de una forma rápida, sencilla y eficaz obtener los datos de algún proveedor específico, u obtener información de quien vende determinado tipo de mercancía, o los números de teléfono de contacto, etc.

Los listados de proveedores tienen la siguiente información: • • • • Categoría: Tipo de mercancía Nombre del proveedor Números de Teléfonos Números de Fax

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• • • • • •

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Nombre del proveedor: Persona contacto Número de Celular Número de Rif Número de Nit Dirección Fiscal Dirección de Email

Importancia de los formatos
Estos formatos son importantes ya que sin ellos no se tendría ningún tipo de información u organización en el departamento de compras, en un momento determinado o en un lapso de tiempo establecido. Además sin ellos no se podría

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obtener la información necesaria sobre mercancías despachadas o por despachar, pagos pendientes, totales de gastos acumulados, etc., información primordial para el control y la buena gestión de compras hoteleras.

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UNIDAD III EJECUCIÓN DE LAS COMPRAS HOTELERAS PROCESO DE COMPRAS HOTELERAS

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Fases
Las compras hoteleras se pueden dividir en cinco (5) fases de ejecución, las cuales son las siguientes: • • • • • Previsión de Existencias Ejecución de las Compras Seguimiento de Despachos Recepción de Mercancías Control de Inventarios

Todas estas fases son importantes para el proceso y el buen desarrollo de las compras, el comprador debe estar atento a cada una de ellas. De esta forma, teniendo una buena previsión de las existencias mediante un contacto continuo con los jefes de los almacenes, realizando las compras a tiempo con el proveedor indicado, teniendo siempre el seguimiento de los despachos al día y bajo un total control, manteniendo la información actualizada con el receptor de mercancía sobre los productos despachados y por despachar y teniendo un control riguroso de los inventarios, el agente de compras realizará una gestión excelente es todos sus aspectos.

Pasos para las realizar compras hoteleras
Se define compra, como el proceso a través del cual se adquieren productos de la mejor calidad al mejor precio.

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Aprovisionar una empresa es prever sus necesidades, planificarlas, satisfacerlas a través de una gestión de compras, que asegure la recepción de lo que se pide, conformando el pago de las facturas, vigilando las entregas a los almacenes y el envío a los servicios que han de utilizar dichos productos, garantizando de esta forma un flujo regular de abastecimiento. Cualquiera que sea el perfil psicológico del comprador, el cual depende en cierto grado del tipo de mercado en que opere, hay que destacar dos cualidades básicas: la imaginación y la flexibilidad, que deberá aplicar para encontrar las mejores soluciones en la búsqueda de una compra determinada. Todas las compras no se realizan de la misma forma, aunque el patrón procedimiento es igual en todas sus fases y las razones a favor de esta diversidad son múltiples. A continuación se detalla los pasos a seguir para la elaboración de las órdenes de compras y seguimiento de las mismas, hasta el punto final que es la recepción de la mercancía al hotel. • • • • • • Recepción de requisiciones de compras. Tramitar de solicitudes de cotización. Envío de solicitudes de cotización Recepción de cotizaciones. Análisis detallado de cotizaciones y selección del proveedor adecuado. Negociación vía telefónica de mejores precios.

• • • •

Tramitar de órdenes de compras. Envío de órdenes de compra para la aprobación. Verificación de las aprobaciones. Revisión de los pagos de contado.
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• • • • • • • • • • • • • •

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Emisión de solicitudes de cheques. Aprobación de solicitudes de cheques. Seguimiento de las solicitudes de cheques. Envío de órdenes de compra y confirmación de despachos. Notificación a los proveedores de los pagos al contado. Proveedores sin despacho (pago a crédito). Proveedores sin despacho (pago de contado). Seguimiento y control de mercancía recibida y por recibir. Anulación de órdenes de compra. Clausura de órdenes de compras. Mantener la reposición de inventarios en los almacenes. Comunicación diaria con los diferentes Departamentos. Atención de proveedores. Búsqueda de nuevos proveedores.

RECEPCIÓN DE REQUISICIONES DE COMPRAS a) Se recibe la requisición de compra de los almacenes o departamentos en original, más una (1) copia. b) Se revisa si están debidamente firmadas por el Gerente a cargo. c) Se revisa si viene acompañada con un mínimo de una (1) cotización en original. d) Se les colocará el sello de recibido del departamento con la fecha actualizada, tanto al original como a la copia.

e) Se devolverá la copia de la requisición a los almacenes o departamentos pertenecientes. f) Se chequea la requisiciones.

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g) Se aprueban estas requisiciones. TRAMITAR SOLICITUDES DE COTIZACIÓN a) Se procede a la elaboración de las solicitudes de cotización b) Se elabora un original por cada requisición de compra. c) Se firma la solicitud de cotización. d) Se coloca el sello de "URGENTE" si el caso lo amerita. ENVÍO DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN a) Se procede a escoger los proveedores adecuados, según cada rubro que se esté solicitando. b) Se enviarán tantas solicitudes resultados deseados. c) Una vez enviadas las solicitudes de cotización, se llamará a los proveedores para verificar la recepción de los mismos d) Se aclarará cualquier duda referente a la solicitud de cotización. e) Se coordinará el envío de los presupuestos con la mayor brevedad posible. como sean necesarias para obtener los

RECEPCIÓN DE COTIZACIONES a) Se deberá esperar un máximo de dos (2) días por las cotizaciones.

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Si no se reciben para ese lapso, el agente deberá llamar a los proveedores por cotizar e informarles la premura y acotarles la urgencia de cada caso, con el fin de recibir las cotizaciones de inmediato y así poder agilizar el trabajo. b) Se recibirán todas las cotizaciones que sean necesarias para cada requisición de compra, con un mínimo de tres (3) por cada una. Si se da el caso de que un proveedor no posea la mercancía solicitada en stock o para entrega inmediata, que no sea de la marca requerida o de calidad dudable se deberá volver a cotizar con otro proveedor y repetir el procedimiento. ANÁLISIS DETALLADO DE COTIZACIONES Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR ADECUADO a) Se clasifican todas las cotizaciones por cada requisición de compra. b) Se analiza detalladamente cada una de ellas: Precios de cada rubro. Calidad de la mercancía ofrecida. Marca de la mercancía. Tiempo de entrega. Forma de pago. Historia del proveedor.

c) Una vez obtenidos los resultados y hecho el análisis detallado, se seleccionará aquél proveedor que se acople a cada uno de los renglones solicitados, esto implica: Mejores precios.

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Mejores marcas y calidad de los productos. Tiempo de despacho prudencial. Responsabilidad.

NEGOCIACIÓN DE MEJORES PRECIOS CON EL PROVEEDOR a) Se negocia con algunos proveedores mejores precios, con la finalidad de que por cada requisición de compra se emita una (1) sola orden de compra, a un solo proveedor y así evitar desglosar esta requisición en varias órdenes de compra, para minimizar los tiempos de espera y evitar, de alguna forma, despachos separados. b) Una vez negociados los nuevos precios y llegado a un acuerdo con el proveedor se solicitará el envío de una nueva cotización con los precios modificados (de ser el caso). TRAMITA ÓRDENES DE COMPRAS a) Una vez obtenidos los resultados de los análisis de precios de las cotizaciones, se procede a elaborar la orden de compra en, a partir de la requisición de compra. b) Se elabora un original

c) Se escribe la leyenda correspondiente según sea el caso:  Para proveedores de mercancía para los almacenes se les coloca el siguiente texto:

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Según presupuesto anexo N° _____ de fecha ________ . Tiempo de entrega: ________. Forma de pago: ___________.  Para contratistas se coloca el siguiente texto: - Según presupuesto N° _____ de fecha ________ anexo. Tiempo de entrega: ________. Forma de pago: ___________. Según cuadro de precios tabulados y aprobados por el Departamento de Contraloría.  Para ambos casos se coloca una Nota Explicativa del destino y uso que llevará esta mercancía. d) Se anexa a la orden de compra, todas las cotizaciones recibidas para así formar un pequeño expediente. e) Se acentará en los reportes respectivos. ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA PARA LA APROBACIÓN a) Se enviará las órdenes de compra para la firma y aprobación; los originales al Gerente de Compras, las cuales una vez revisadas, aprobadas y firmadas las enviará para la aprobación al Departamento. de Contabilidad y las originales serán devueltas al Agente de Compras. b) Una vez devueltas las originales se enviarán para su revisión y aprobación al Departamento de contabilidad (por el contralor).

c) El contralor revisará todas las órdenes de compra junto con sus anexos y los reportes de gastos, firmará las mismas y las aprobará, luego se envían

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a la Gerencia General para su aprobación final. Se recogerán las órdenes de compra del Departamento de Contabilidad. VERIFICACIÓN DE LAS APROBACIONES a) Se revisará detalladamente cada una de las órdenes de compra, las cuales deberán tener las siguientes firmas: Firma del Gerente de Compras Firma de Contralor o de su asistente

b) Se chequeará la aprobación de las órdenes de compra, según el orden de aprobación: 1) Aprobación del Gerente de Compras 2) Aprobación del Contralor a su Asistente 3) Aprobación del Gerente General En caso de que no estén aprobadas por alguna de las personas mencionadas en el literal b), se deberán realizar los siguientes pasos: Contactar vía telefónica a la persona involucrada. Informarle el número de orden de compra para su aprobación. Remitirle la orden de compra original con todos sus anexos, para su respectiva revisión y aprobación . Recoger a la mayor brevedad posible la orden de compra original con todos sus anexos, una vez aprobada.

REVISIÓN DE LOS PAGOS DE CONTADO

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a) Debidamente aprobadas todas las órdenes de compra, se revisará cuáles de ellas tienen pagos a crédito y cuáles de contado. b) Se separarán las órdenes según sea la forma de pago. EMISIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES a) Las órdenes de compra que tengan pagos de contado, se les elaborará las respectivas solicitudes de cheques; a través de una planilla que debe tener los siguientes datos: Monto total Fecha Nombre del proveedor Descripción del pago y número de orden de compra Nombre de la cuenta a donde destinar el pago Número de la cuenta a donde destinar el pago Monto de la orden sin impuesto Impuesto desglosado Monto total del cheque Firma del Departamento de Contabilidad Firma del Gerente de Compras

b) Se elabora un original c) Se anexará la solicitud de cheque a la orden de compra, junto con sus anexos.

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APROBACIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES a) Se enviará la solicitud de cheque al Gerente de Compra para su revisión, aprobación y firma. b) Se recogerá la solicitud de cheque, una vez aprobada. c) Se revisará si la solicitud de cheque está debidamente firmada por el Gerente de Compras. d) Se sacará una copia de la solicitud de cheque y de la orden de compra. e) Se enviarán estos dos (2) juegos al departamento de contabilidad para la emisión del cheque. f) Se hará sellar por el personal de contabilidad ambos juegos. g) Se dejará en el Departamento de Contabilidad la solicitud de cheque junto con la orden de compra (copia), para su debida revisión, aprobación, firma y elaboración de cheque. h) Se devolverá al Departamento. de Compras la solicitud de cheque original con la orden de compra original, anexa. SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD DE CHEQUE a) Se llamará al Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar) para verificar si la solicitud de cheque ya está debidamente aprobada y en proceso. b) Se hará seguimiento semanal con cuentas por pagar para controlar cuáles cheques están listos para la entrega.

ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA Y CONFIRMACIÓN DE DESPACHOS

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a) Se colocará el sello de "URGENTE" a las órdenes de compra que así lo ameriten. b) Se enviarán todas las órdenes de compra aprobadas. c) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la recepción de la orden de compra. d) Se solicitará fecha tentativa de despacho. e) En la orden de compra se anotarán los siguientes datos: Nombre de la persona que recibió la orden de compra. Fecha del envío de la orden de compra. Fecha del despacho.

NOTIFICACIÓN A LOS PROVEEDORES DE LOS PAGOS AL CONTADO a) Se enviarán todas las órdenes de compras que tengan pagos de contado, una vez verificado que los cheques estén listos para la entrega. b) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la recepción de la orden de compra. c) Se solicitará fecha tentativa de despacho. d) Se le notificará al proveedor que el cheque correspondiente a la orden de compra está listo para entrega y se encuentra en el Departamento de Contabilidad (cuentas por pagar).

PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO A CRÉDITO)

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a) Una vez enviada la orden y confirmada la recepción de la misma con el proveedor, se confirmará la fecha tentativa de retiro de la mercancía en sus instalaciones. b) Se sacará una copia de la orden de compra. c) Se le anexarán los siguientes datos a la orden de compra: Dirección donde se recogera la mercancía y puntos de referencia Persona Contacto Teléfono Horario de trabajo

d) Se colocará la orden de compra en la bandeja del chofer. e) Se le notificará al chofer sobre el día a ser recogida la mercancía. f) Se le hará seguimiento hasta que la mercancía esté el en hotel. PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO DE CONTADO) a) Una vez enviada la orden y confirmada su recepción con el proveedor, se confirmará la fecha tentativa de retiro de la mercancía en sus instalaciones. b) Se sacará una copia de la orden de compra. c) Se le anexarán los siguientes datos a la orden de compra: Dirección donde se recogeré la mercancía y puntos de referencia Persona Contacto Teléfono Horario de trabajo Forma de pago: Contado

d) Se colocará la orden de compra en la bandeja del chofer.

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e) Se retirará del Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar) el cheque debidamente firmado. f) Se le notificará al chofer sobre el día a ser recogida la mercancía. g) Se le entregará el cheque al chofer. h) Se le hará seguimiento hasta que la mercancía esté en el hotel. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y POR RECIBIR a) Se llamará diariamente a los almacenes para verificar cuál mercancía ha sido recibida y cuál falta por recibir. b) Se llamará diariamente al receptor de mercancía para verificar cuál mercancía ha sido recibida. c) Se hará seguimiento semanal en el sistema de la mercancía recibida y por recibir. d) Una vez verificados estos datos, se procederá a analizar todas las órdenes de compras con el fin de detectar qué proveedor no ha despachado puntualmente los pedidos. e) Detectadas las órdenes pendientes por despacho y con retraso, se procederá a los siguientes pasos: Se llamará al proveedor nuevamente. Se solicitará alguna explicación del retraso en el despacho. Se definirá nuevamente la fecha tentativa de despacho. Se anotará en la orden los siguientes datos: Nombre de la persona contacto 2da. fecha tentativa de despacho. Fecha del día en que se llegó al 2do. Acuerdo.

Se hará mucho énfasis en la puntualidad y rapidez del despacho.

f) Se hará nuevamente seguimiento hasta que la mercancía esté en el hotel.

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g) De darse el caso de un nuevo retraso en los despachos, se deberá repetir los pasos anteriores, hasta tomar la decisión de anular la orden de compra y cambiar de proveedor. ANULACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA a) Se tomará la decisión de ANULAR una orden de compra, cuando se presente uno de los siguientes casos: Incumplimiento en el despacho a la fecha, en varias oportunidades. Mercancía solicitada con urgencia y el proveedor no puede despachar a la fecha requerida o en su defecto inmediatamente. Proveedor que cotiza sin tener mercancía en stock Proveedor que cotiza la marca requerida y despacha otra marca de peor calidad. Proveedor que notifica el aumento de algún producto, luego de haber recibido la orden de compra. Proveedor que notifica la renuncia a la orden de compra.. b) Se anulará la orden de compra original, colocándole el sello de "ANULADA". c) Se anulará la orden de compra en los reportes. d) Se notificará a los almacenistas sobre la anulación de la orden y también la recotización de la misma. e) Se notificará al gerente del departamento sobre la anulación de la orden. f) Se notificará al Departamento de Contabilidad (cuentas por pagar) sobre la anulación de la orden y por ende sobre la anulación del cheque, si el pago es de contado. g) Por último, se reiniciará el procedimiento de cotización y emisión de orden de compra con un nuevo proveedor.

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CLAUSURA DE ÓRDENES DE COMPRAS a) Una vez confirmada la recepción de la mercancía de la orden de compra, se procederá a su clausura. b) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, la fecha en que se confirmó la recepción de la mercancía al hotel. c) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, una gran letra "C" de CERRADA. d) Se asentará en los reportes que la mercancía fue recibida y la orden cerrada. e) Se archivará la orden de compra en la carpeta del proveedor que reposa en los archivos del departamento de compras. MANTENER LA REPOSICIÓN DE INVENTARIOS EN LOS ALMACENES a) Las primeras semanas de cada mes, los departamentos involucrados

deben enviar las requisiciones de compras para el abastecimiento mensual de los almacenes, por lo que se debe estar pendiente sobre todos estos pedidos, con el fin de reponer mensualmente los inventarios de los almacenes. b) Se llamará al almacenista para recordarle la realización de estos pedidos a la mayor brevedad posible. c) Una vez recibidos todos los pedidos, se revisará detalladamente con el fin de chequear si no se omitió por alguna razón, algún pedido en particular. d) Se conversará con el almacenista y con los gerentes para saber si existe algún requerimiento en especial o muy urgente para ese mes.

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COMUNICACIÓN DIARIA CON LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS a) Se tendrá una comunicación diaria con todos los departamentos y con los almacenes, para así poder realizar un trabajo eficiente. b) Se le preguntará a los gerentes si existe algún pedido urgente por hacer. c) Se le preguntará al almacenista si tiene algún requerimiento urgente por hacer para ese día. d) También se le solicitará al almacenista las novedades del día anterior, tales como: ¿Cuál mercancía se recibió? ¿Cuál mercancía se devolvió? ¿Cuál mercancía se despachó por error? ¿Cuáles ordenes fueron despachadas parcialmente? ¿Cuáles cambios de mercancía hubo?

e) Es importante mantener una comunicación abierta y total con los almacenistas. Se les debe informar cualquier novedad o inconveniente que se tenga con un despacho o proveedor, para así poder tomar las medidas necesarias y no tener ningún tipo de atraso o problema con las mercancías solicitadas. ATENCIÓN DE PROVEEDORES a) Se fijarán días y horas específicas para la atención personalizada de los proveedores. b) Las visitas de los proveedores deben ser lo más breves posibles. c) Se les darán las solicitudes de cotización que se tengan para el momento de la visita.

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d) Se les solicitará de vez en cuando, la actualización de los datos de la empresa, tales como: Dirección de la empresa Número de Rif. Número de Nit. Número de teléfono Nombre del gerente de la empresa

BÚSQUEDA DE NUEVOS PROVEEDORES a) Se deberá realizar búsqueda de nuevos proveedores por lo menos y como mínimo una (1) vez cada mes. b) Esta búsqueda se puede realizar de la siguiente forma: por la prensa por las guías telefónicas por Internet por exposiciones del ramo

c) Se deberá captar la mayor cantidad de proveedores nuevos posibles, con el fin de mantener la competencia de precios, precios bajos y calidad en los productos. d) Se deberá tratar de captar nuevos proveedores con líneas de créditos altas y a largo plazo, para el hotel. e) Se deberá tratar de aumentar las líneas de créditos otorgadas al hotel.

REPORTES DE COMPRAS HOTELERAS
En el Departamento de Compras se hacen tres reportes, a saber: REPORTE MENSUAL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y FALTANTE POR RECIBIR

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Como se explicó anteriormente, cuando se solicita una mercancía a un proveedor determinado, en la orden de compra respectiva se indica la fecha de pedido, persona a quien se le pidió y fecha de entrega. Esta orden de copia va archivada en el acordeón de mercancía pendiente. Diariamente el departamento de compras le hace seguimiento a todas las órdenes. Este reporte consiste en relacionar las órdenes de compra de mercancía pendiente y por recibir, con copia a los departamentos concernientes, a fin de que cada uno esté informado del estado en que se encuentran sus pedidos. La finalidad de este reporte es la de facilitar al Gerente de Compras, una supervisión más directa en el seguimiento de las entregas. Sirve también para mantener al tanto a la Gerencia General sobre estos mismos pedidos, constituye una ayuda para los jefes de departamentos, por cuanto los mantiene informados del momento de la llegada de las mercancías solicitadas, pudiendo estos programar sus necesidades, de acuerdo a las entregas. REPORTE MENSUAL DE FLUCTUACIÓN DE PRECIOS Este reporte tiene la intención de alertar al Chef Ejecutivo sobre los productos requeridos para la elaboración de los menús. A través de la fluctuación de precios y considerando la relación existente entre el costo y el precios de venta, claramente se podrá tomar en cuenta el incremento de precios de los menús, cuando el aumento del producto es constante. En un Hotel de gran operación donde normalmente existe una diversidad de menús, el reporte de fluctuación alertará al Chef Ejecutivo, para no repetir con

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tanta frecuencia los menús elaborados con productos que puedan tener un alza de precios momentáneo. En resumen la finalidad de este reporte es indicar la posible variante del costo de menús y la posible alteración de los precios de cada plato con la justificación adecuada. REPORTE MENSUAL DE VISITA AL MERCADO Los Hoteles que compran directamente las verduras, frutas y otras legumbres a un proveedor, deben estar enterados de los precios del mercado mayor. Mensualmente, se hace una visita sorpresa al mercado a través de la cual se investigarán los precios de todos los productos de compras diarias, con el propósito de comparar el volumen de compra con los precios del proveedor contra los precios del mercado. De esta manera se tendrá una idea aproximada de la conveniencia de la compra de estos productos al proveedor o directamente al mercado. El Gerente de Compras o el Agente de Compras, en su defecto, realiza la visita al mercado mayor, para tener una noción más exacta de los precios, la calidad y el volumen de mercancía. Las finalidades de este reporte son: Establecer la relación de precio de los productos existentes en el mercado, con los del proveedor. Establecer la diferencia de calidad entre el mercado y el proveedor

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REPORTES DIARIOS DE COMPRAS a) Todos los datos que se generen de la orden de compra, deberán ser vaciados en los reportes de gastos, los cuales son actualizados a diario. b) Allí se reflejará los siguientes datos: Número de orden de compra, Número de requisición de compra, Nombre del proveedor, Pequeña descripción de la mercancía a adquirir, Monto total de la orden de compra sin incluir el impuesto.

c) En los listados se resume a la fecha y mensualmente, los gastos en que ha incurrido el o los departamentos durante ese lapso. Allí se refleja la sumatoria de todas las órdenes de compra de un mes, para suministrar de una manera rápida los saldos y controlar el monto del presupuesto otorgado para ese mes o para el año en curso. d) Se elabora (1) solo original, el cual se le antepondrá al lote de órdenes de compra que se enviará para la aprobación. REPORTES MENSUALES DE COMPRAS Son los reportes que el agente de compras elabora mensualmente. Arrojan los totales acumulados de las compras de ciertos renglones en una fecha determinada y los totales generales al cierre del ejercicio mensual. Esto se hace con el fin de no sobrepasar el presupuesto otorgado por el Departamento de Contabilidad y controlar los gastos y costos mensuales de cada departamento.

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En los reportes se presentan los siguientes datos: • • • • • • • • • Mes en curso Nombre del Area correspondiente (Ingeniería, Cocina, Imprenta, etc) Número de Orden de Compra Número de Requisición Nombre del Proveedor Descripción de la Compra Monto de la Orden Estatus de la orden (Aprobada o por Aprobar) Total General Acumulado

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BIBLIOGRAFÍA

ARTHUR Seldon Diccionario de Economía Editorial Oikus-Kau,1965. Hotel Hiltón Caracas Descripción de Cargo, Caracas Julio 1995 Diccionario Cumbre Español Editorial Everest 1976

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MATERIAL APROBADO POR COMITÉ EJECUTIVO SEGÚN ORDEN ADMINISTRATIVA Nº FECHA:

La Gerencia General de Formación Profesional pone en vigencia el presente material a partir de la fecha de su edición. Se agradece que los instructores y especialistas del área, realicen una evaluación del mismo, a fin de incorporar las correcciones pertinentes y garantizar su actualización.

Reproducción: Gerencia de Servicios Generales División de Servicios Auxiliares Unidad de fotocopiado. (Sede) INCE

Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta publicación sin la previa autorización del Instituto Nacional de Cooperación Educativa (I.N.C.E)

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