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8. evaluación de proveedores

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Proceso de evaluación de proveedores
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Published by: Javier García Ramos on Mar 22, 2011
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03/13/2014

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

 La evaluación de proveedores es un

requisito dentro de todo sistema de gestión de calidad, pero muchas veces se realiza de forma muy general y sin profundizar en elementos críticos que realmente evalúen la calidad del servicio.

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PROCESO DE MANTENIMIENTO Y METROLOGÍA
 El mantenimiento debe realizarse por personal formado y capacitado

en el uso, manejo y reparación de equipos médicos.
 El proceso de medida se debe realizar en las condiciones normales de

uso del equipo, por lo tanto debe conocerse la forma de funcionamiento, conexión, parámetros, programación, control de alarmas, condiciones de uso seguro, etc.

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SEGUIMIENTO
 Es necesario determinar si el proveedor realmente realiza el

proceso de forma adecuada y acorde con las necesidades de la institución.  Saber si el servicio cumple realmente con lo contratado, en oportunidad, costo, calidad.

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QUÉ EVALUAR?
 El proceso incluye:  Cumplimiento de la programación  Personal adecuado  Rutinas de mantenimiento  Métodos y procesos de medición acordes a las magnitudes y equipos

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QUÉ EVALUAR?


 

Rangos que cumplan con los RMC Debe ser realizado por personal competente en el área. Con conocimientos de los equipos específicos Competente en el manejo de equipo médico

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2. Programación
 En qué porcentaje se cumple la programación de mantenimientos por

parte del proveedor?  Qué parte del “no cumplimiento” corresponde al proveedor y que parte la institución?

3. Patrones
 El rango de medida debe cubrir las necesidades  Trazabilidad vigente  Frecuencia de calibración de los patrones

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4. Métodos
 La

forma en que se realizan las medidas es acorde con el funcionamiento del equipo?  Los valores medidos representan el funcionamiento real del equipo?

5. Rangos
 Los valores en los que se tomen las medidas deben cubrir realmente los

puntos que den seguridad sobre el funcionamiento del equipo.

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6. Personal competente
 Qué califica como “metrológo”?  En
    

metrología biomédica conocimientos en:
La magnitud especifica. El manejo del equipo médico Operación segura del equipo Usos del equipo Proceso de metrología

se

debe

demostrar

los

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Cómo evaluar
 Planillas de control  Encuestas  Evaluación del proceso  Información del usuario  Calidad de los informes
Una evaluación que agrupe la mayor cantidad posible de criterios

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Método para evaluación de proveedores
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Definir qué se quiere evaluar Definir los criterios de evaluación Definir criterios de decisión Escoger la escala de valoración Prioridad de los criterios (ponderación) Otros criterios

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QUÉ SE VA A EVALUAR
1.

Cubrimiento del plan: lo ideal es tener un proveedor que cubra el 100% de los equipos necesarias en la institución, pero lo mas probable es que no se pueda lograr, se define entonces cuál es el % mínimo que debe cubrir con recursos propios. si el laboratorio subcontrata, qué parte de los equipos se hacen por “terceros”? cuando un “tercero” realiza el proceso, quién lo controla y coordina? Qué responsabilidad tiene ese tercero sobre los equipos?

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Evaluar el cubrimiento: El proveedor tiene la capacidad de realizar mantenimiento a una variedad alta de equipos.

Si el proveedor cumple con esa meta su calificación será alta, pero debe caer rápidamente en caso contrario, por ejemplo si se califica hasta 5, el cumplimiento de la meta corresponde a 5, pero si solo hace el 90% será 4, el 85% la nota será de 3; un cumplimiento inferior a este no es adecuado para la institución. Competencia de los metrológos: cual es el nivel de capacitación del personal que realiza el proceso, formación académica, formación en metrología, conocimientos de equipos médicos.
2.

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3.

Cumplimiento: en la programación y entrega de informes, reportes certificados etc, el proceso sirve, en la medida que se cuente con la información oportuna para tomar las acciones del caso, un equipo calibrado y puesto en el servicio, pero del cual se obtiene la información de funcionamiento mucho tiempo después, implica que se puede utilizar un equipo que se encuentra por fuera de los parámetros de funcionamiento. Proceso de mantenimiento y calibración: en este punto no se hace referencia al resultado del mantenimiento, si no a todo lo relacionado con las mediciones como son: el tratamiento del equipo, retirar y entregar el equipo al servicio con los documentos necesarios (ordenes de salida, ordenes de trabajo) colocar el stiker, limpieza de los equipos, conexiones, accesorios etc.

4.

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Criterios de calificación
Se definen los proveedores como:
Calificación Excelente Muy bueno Bueno
Regular

Criterio Cumple con alto nivel de calidad Cumple en alto grado Cumple con el proceso
Cumple parcialmente o deficiente

Ponderación

Calificación

95% - 100% 85% - 94% 70% - 84%
60% - 70%

5 4 3
2

Malo

No cumple

0% - 60%

1

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Ponderación por criterios
Cada uno de los criterios puede subdividirse en otras características lo cual es muy útil al momento de evaluar cuando el criterio es muy difícil de calificar en una u otra categoría, por ejemplo: Cuando un proveedor cumple con el proceso como se califica entre bueno y muy bueno? Qué lo hace pasar de muy bueno a excelente? Se seleccionan varios criterios para una misma categoría y se le da una ponderación dentro de ese criterio

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PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Valor

Descripción Trabajo realizado
Cumplimiento de normas de seguridad

Sub criterio 50
10

Calidad del Servicio

70%

Cumplimiento de normas de calidad Documentos y formatos Cumplimiento Administración 20% 10% realización del trabajo
tiempo utilizado

5 5 10
10

Cotizaciones, documentación Entrega de informes

5 5

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COMPETENCIA DEL PERSONAL

Valor

Descripción Magnitud especifica

Sub criterio 30 15 15 30 10

En metrología

60%

bases de metrología Proceso de medición

Manejo de equipo

40%

Manejo de equipo uso seguro

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CRONOGRAMA Trabajo programado

Valor Descripción 70% De acuerdo al cronograma En el tiempo programado

Sub criterio 50 20 15 15

Documentación

30%

Stiker de servicio prestado Informe en la fecha acordada

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Empresa

Valor Descripción Estado y funcionamiento

Sub criterio 25 25 15 5
10

Equipos y Herramientas

70%

Trazabilidad Mantenimiento Documentación

Condiciones ambientales

10%controladas o adecuadas

Dotación

20%Puestos de trabajo, iluminación

20

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