La Clasificación de los Proveedores

según su criticidad (A-B-C) o su riesgo

asociado
10/ 07/ 2014 MANUE L MART INE Z G XP

Como comentaba en la primera entrada del blog, es útil realizar una clasificación
de los proveedores según su riesgo asociado (Normas de Correcta Fabricación
NCF, cGMPs, Parte III, ICH Q10). Conceptos como QRM (Quality Risk
Management), análisis de riesgos, Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE), y
también, por qué no, aspectos económicos, técnicos, logísticos, deberán formar
parte del estudio en aras a hacerlo lo más completo y útil posible.

El punto de partida es claro, siempre hay que detectar cuáles son nuestros
proveedores críticos. Una clasificación tipo A-B-C basada en un análisis de riesgos
será, en la mayoría de casos, suficiente. De aquellos proveedores tipo “A”, críticos,
será recomendable realizar una serie de actuaciones que nos permitirán ser más
eficientes, reducir el riesgo asociado a un defecto del proveedor y evitar en lo
posible una rotura de stock o desabastecimiento. Notar que no estamos hablando
de un análisis de Pareto, que es otro enfoque válido para este tipo de
clasificaciones, si bien de nuevo se podría tener en cuenta a la hora de tomar
decisiones al respecto. (enlace). Mi propuesta no es quedarse en un análisis de
Pareto. Hemos de ir más allá. Tener definido un método complejo y hacerlo bien
en la base de diseño nos va a otorgar una ventaja competitiva sobre la
competencia. Sobre los que apliquen el método de Pareto, y en especial sobre los
que no tengan definido un protocolo de actuación al respecto.

El análisis económico del proveedor también ha de tenerse en cuenta, no solo un

análisis de su sistema de Calidad. Por mi background (licenciado en
Administración y Dirección de Empresas) quizás tiendo a valorar en exceso el
aspecto económico, pero nadie me podrá negar que sea un inconveniente que un
proveedor crítico quiebre o que se quede sin materiales por problemas de
financiación. Deberíamos investigar las cuentas oficiales del proveedor, para evitar
situaciones de este tipo, u otras que pudieran surgir.

Proveedor tipo “A”: Proveedor crítico. Riesgo asociado alto.

Proveedor tipo “B”: Proveedor importante. Riesgo asociado medio.
Proveedor tipo “C”: Proveedor no crítico. Riesgo asociado bajo.

Pasos a seguir:

1- PLANTEAR
• Combinar información interna y externa.
• Tener en cuenta a todos los departamentos, no solo Compras o Calidad.
• Clasificar en función de la criticidad.
• Recopilar toda la información documental necesaria (certificaciones, contabilidad,
informes, etc.)
• Realizar auditorías.

2- ANALIZAR:
• Realizar estudio AMFE para cada proveedor
3- IDENTIFICAR:
• Identificación riesgo incorporación nuevos proveedores.
• Reducción riesgo

4- ACTUAR
• Definir planes de mitigación del riesgo.
• Monitorizar mediante plan de Evaluación Continuada.

Los proveedores “A” son los que nos proporcionan productos, materiales de
partida, reactivos o servicios sin los cuales sería imposible desarrollar nuestra
actividad principal. En añadido, un fallo en los productos o servicios, incluso un
problema de suministro, podría ser crítico (definiendo crítico de la manera que
mejor se adapte al grado de aversión al riesgo del responsable, como podría ser
un daño en el paciente final, un deterioro en la imagen de la empresa, un impacto
económico, etc.)

Sobre este tipo de proveedores recomiendo, siempre y si es posible, tener un

proveedor alternativo y mantenerlo activo, esto es, realizarle al menos un par de
compras al año. De esta manera, nos aseguraremos tener un “plan B” ante un
problema de nuestro proveedor principal.

Como comenté el otro día, y me autocito:

“Estos proveedores serán a los que tendremos que realizar un marcaje más
estrecho. Esto es, cuan defensa central, vigilar cada una de sus recepciones,
evaluando la calidad del producto o servicio estrictamente. Son los que tienen un
riesgo asociado alto, por lo que deberemos destinar más recursos a su
seguimiento. Si estamos destinando los mismos recursos a revisar cada
recepción, sin tener en cuenta la criticidad del producto, estamos malgastando
recursos, con su coste de oportunidad asociado. Esto es, mientras revisamos
grapas o guantes, no revisamos materiales de partida, reactivos, etc.
Tal es la importancia de estos proveedores que la elección de los mismos no
puede ser algo subjetivo. Como tal, se deberán elegir cuidadosamente y emplear
métodos recogidos por procedimiento. No vale con que la competencia le compre
(aunque puede ser un factor a tener en cuenta) o que trabaje allí mi cuñado. Lo
que hagamos en este punto será inspeccionable por las autoridades, por lo que
los criterios deberán estar claros y escritos (EMA/385898/2013, Compilation of
Community Procedures on Inspections and Exchange of Information, pag. 119,
punto 4.5) (2). Habrá que poder explicarlos y defenderlos”.

Documento en formato Word que explica al detalle y con ejemplos un

sistema de clasificación de los proveedores en base a su riesgo
asociado: enlace

Una vez hemos decidido que un proveedor es crítico, tipo “A”, hemos de decidir
qué hacemos con él. Recomiendo realizar una auditoría física al mismo, como dije
en el anterior post.

Para los proveedores tipo “A” mi recomendación sería realizar la auditoría física y
previamente una evaluación documental. En añadido, un análisis de cada
recepción. Para los proveedores tipo “B”, una auditoría documental inicial podría
ser suficiente, supeditando una auditoría física para aquellos casos en los que
haya problemas sostenidos a nivel cualitativo durante las recepciones, que
evaluaremos una a una inicialmente e iremos reduciendo la frecuencia en función
de las incidencias posibles que aparezcan. Una frecuencia de inspección variable
suele ser recomendable para todos los casos, especialmente para los tipos “B” y
“C”. Para los tipo “A” aconsejo una frecuencia de inspección del 100% de las
recepciones (que no de los materiales en si, que podremos inspeccionar
parcialmente).

Puede ser que en algún caso tengamos un proveedor, que podríamos definir como
“A-plus”, que tenga un producto clave para nuestro proceso, y del que no sea
posible encontrar un proveedor alternativo. Se podría producir que detectáramos
que tiene problemas económicos, en cuyo caso podríamos definir alguna
actuación especial, como la integración vertical del mismo, o la colaboración
económica en el caso que el tamaño, la estructura y el estado de las cuentas de
ambos lo permitan. En la próxima entrada de esta semana trataré el tema de los
modelos de proveedores y la colaboración con los mismos, un tema recurrente y
ampliamente documentado, pero al que me gustaría ofrecer mi punto de vista del
mismo.

Lógicamente, el tiempo y la evaluación continuada nos han de permitir obtener

una mejor perspectiva de nuestra elección inicial a la hora de clasificar a nuestros
proveedores. Modificar un criterio inicial no debe ser sino una forma de adaptar
nuestros requerimientos a un entorno cambiante, bien sea de Calidad, económico,
legal, medioambiental, etc. Como norma general, cuanto más rápido sea el tiempo
de adaptación ante un cambio o problema, amenaza, cuanto menos tiempo pase
entre problema y solución, más flexible será nuestra estructura y mejor adaptados
estaremos, aumentando nuestra competitividad (externa o intragrupo, según el
tipo de organización a la que pertenezcamos). Importante pues, acercar lo más
posible en el mapa detección del problema o amenaza, planteamiento de
soluciones, solución final. La flexibilidad es una ventaja competitiva, y como tal hay
que fomentarla.

Conclusiones.

En resumen, deberemos tener en cuenta el riesgo asociado a nuestros

proveedores a la hora de realizar una clasificación tipo “A-B-C”, y en añadido no
solamente tener en cuenta aspectos de Calidad, sino también económicos,
legales, técnicos, etc.

Posteriormente definir un plan de acción de seguimiento de estos proveedores

críticos mediante planes de inspección de mercancías, incidencias varias,
auditorías periódicas definidas en base a un criterio escrito, etc. Plantear, Analizar,
Identificar y Actuar.

Buscar proveedores alternativos para los clasificados como “A”. Hemos

introducido el tema del proveedor “A-plus”.Y por último fomentar la flexibilidad
como búsqueda de la mejora competitiva. En el futuro me gustaría, aprovechando
como comentaba mi formación mixta empresarial y de Calidad, en añadido a mi
experiencia de más de 17 años dentro de la industria farmacéutica, dedicar alguna
entrada a la búsqueda de oportunidades de mejora dentro del sector, adquisición
de mejoras competitivas, outsourcing, etc. todo ello enfocado desde el punto de
vista de la gestión y su correlación con la Calidad, que siempre ha de ser positiva
y lo más cercana a 1 posible.

De nuevo gracias a todos por leerme y no dudéis en contactar conmigo para

cualquier duda, aclaración o corrección que consideréis oportuna.

https://cgmps.net/2014/07/10/la-clasificacion-de-los-proveedores-segun-su-criticidad-a-b-c-o-su-
riego-asociado/