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Este documento describe un caso entre una empresa cliente (PEPOSA) y su proveedor (LINDOWS) que llevan más de un año sin resolver un reclamo sobre un producto enviado. El producto solicitado estaba descontinuado, por lo que LINDOWS ofreció un sustituto sin consultar primero al departamento técnico del cliente, el cual rechazó el producto. Se proponen alternativas como reunir a los técnicos para demostrar la viabilidad del producto sustituto o mejorar la comunicación entre compras y usuarios/proveedores. Se re
Este documento describe un caso entre una empresa cliente (PEPOSA) y su proveedor (LINDOWS) que llevan más de un año sin resolver un reclamo sobre un producto enviado. El producto solicitado estaba descontinuado, por lo que LINDOWS ofreció un sustituto sin consultar primero al departamento técnico del cliente, el cual rechazó el producto. Se proponen alternativas como reunir a los técnicos para demostrar la viabilidad del producto sustituto o mejorar la comunicación entre compras y usuarios/proveedores. Se re
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Este documento describe un caso entre una empresa cliente (PEPOSA) y su proveedor (LINDOWS) que llevan más de un año sin resolver un reclamo sobre un producto enviado. El producto solicitado estaba descontinuado, por lo que LINDOWS ofreció un sustituto sin consultar primero al departamento técnico del cliente, el cual rechazó el producto. Se proponen alternativas como reunir a los técnicos para demostrar la viabilidad del producto sustituto o mejorar la comunicación entre compras y usuarios/proveedores. Se re
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GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Rojas Avila, Katia
CASO LINDOWS
Identificación de la problemática:
La empresa PERFORACION DE POZOS S.A. – PEPOSA (Cliente) y la Empresa
LINDOWS DEL PERU S.A. (Proveedor) llevan más de 1 año y 4 meses sin resolver el reclamo de PEPOSA debido a que el Departamento técnico Nor Oriente (Usuario) no acepta el producto enviado por LINDOWS ya que éste no cumple con las características solicitadas. El departamento de Compras de PEPOSA al no existir otro proveedor y teniendo conocimiento que el producto solicitado estaba descontinuado confió en el producto sustituto cotizado por Lindows optando por proceder con la compra del Sistema Completo de Vibración, sin antes validarlo con el usuario, originando que éste lo rechace al momento de recibir el producto. Cliente y Proveedor han presentado sus puntos de vista durante este tiempo sin llegar a ningún acuerdo.
Determinación de los problemas puntuales:
1. Descontinuidad del producto por la antigüedad del equipo.
2. Departamento de compras opta por el producto sustituto sin consultar al usuario. 3. No se cubre la necesidad del usuario. 4. Falta de interés y compromiso por las área involucradas para la toma de decisiones que conlleven a la solución del problema. 5. Proceso largo de reclamos. GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Rojas Avila, Katia
Alternativas de solución:
1. Solicitar una reunión entre los técnicos de LINDOSWS y PEPOSA en el lugar de
operaciones de PEPOSA donde se usa el equipo para el cual se solicitaron los sensores de vibración de manera que el proveedor pueda exponer el criterio que tomó para presentar el producto alternativo adquirido y demostrarle al departamento técnico mediante la instalación del sistema en su equipo que éste es viable para su correcto funcionamiento. 2. Definir en el procedimiento de compras que cuando se trata de decisiones netamente técnicas, se solicite el visto bueno del departamento técnico antes de proceder con la compra. 3. Establecer en el procedimiento de reclamos los plazos máximos a tomarse para la toma de decisiones y solución del reclamo, así como identificar los responsables de la toma de decisiones. 4. Verificar si el equipo aún cuenta con la garantía del fabricante, de no ser así consultar al departamento técnico si es posible utilizar un producto genérico con características similares e iniciar el desarrollo de productos alternativos con LINDOWS y proveedores del rubro de manera que pueda tenerse más alternativas en el futuro.
Conclusiones y Recomendaciones:
Mediante reuniones entre las personas involucradas sin necesidad de escudarse en
documentos que van y vienen se puede conseguir resultados más rápidos y eficientes y está en manos de los líderes de la empresa que esto se logre. No debe ser aceptable que se cierre un periodo dejando un pendiente sin solución.
Se recomienda mejorar la comunicación entre el departamento de compras y sus
usuarios de manera que el abastecimiento sea más rápido y preciso. Además, se recomienda que el departamento de compras mejore las relaciones con sus proveedores, sólo si tiene una buena comunicación con ellos, esto responderán de manera más rápida ante cualquier eventualidad y brindarán alternativas de solución beneficiosas para ambos.