Está en la página 1de 5

AUDITORAS QUE AGREGAN VALOR. UN ENFOQUE HACIA LOS RESULTADOS QUE RESULTAN TILES A LA ORGANIZACIN.

Por:

Ing. Carlos Alberto De Gracia Nez

Presidente QESS Inc. Costa Rica - Panam Gerente Tcnico Suprema Qualitas Repblica Dominicana Miembro del INTE CTN 176 e INTE CTN 207 Comit Central Costa Rica Senior Member American Society for Quality (ASQ)

Las organizaciones que han implementado sistemas de gestin han introducido dentro de sus prcticas organizacionales una de las herramientas ms valiosas para asegurar el mantenimiento y el mejoramiento de la calidad en una organizacin: la auditora. En 18 aos, me ha tocado ver como la auditora no es solo un requisito a cumplir, todo lo contrario, aunque desapercibida, es un proceso que ayuda a que los miembros de una organizacin terminen de entender su sistema de calidad e inicien acciones para el mantenimiento y mejora del sistema. Sin embargo, tambin tendra que decir que en muchas organizaciones las buenas prcticas y el entusiasmo que se puso en las primeras auditoras, se perdi con el tiempo. Al final, en muchas otras organizaciones se perdi el propsito de auditar y se termin manteniendo un procedimiento que no le aporta valor a la organizacin. Este artculo trata de ayudar a las organizaciones a explorar el documento del Grupo de Auditora del IAF1 e ISO2 sobre el tema de valor agregado en la auditora. El concepto del valor agregado Para empezar, tendramos que definir qu significa la palabra valor. Si revisamos su definicin en un diccionario, se asocia con la palabra til, o sea, que algo que agrega valor, es algo que es ms til. Aqu hay un reto para las
1 2

International Accreditation Forum. International Organization for Standarization.

organizaciones, ya que con el tiempo, hemos perdido la prctica de preguntarnos cmo debe ser el sistema de calidad o cmo debe ser la auditora para que siga siendo til para la organizacin, siga siendo una herramienta de gestin que le permita mejorar, innovar y reinventarse continuamente (Ver ilustracin 1. Diferencia entre un enfoque que agrega valor y otro que no agrega valor). Un enfoque correcto le ayuda a la empresa a plantearse las preguntas correctas para planificar los procesos de manera correcta.

Ilustracin 1 Diferencia entre un enfoque que agrega valor y otro que no agrega valor

Dnde enfocar la auditora para que agreguen valor La auditora para que agregue valor debe ayudarle a la organizacin a enfocarse en los resultados y en aquellos elementos que pueden comprometer su logro para gestionarlos de manera proactiva y no reactiva, el viejo enfoque de cumplimiento no es suficiente para ayudar a la organizacin moderna a mejorar y crecer. Para enfocarse en resultados, los gestores del programa de auditora y los auditores deberan considerar como una prioridad en la implementacin de los programas que las auditoras, adems de evaluar la conformidad: proporcionen informacin a la alta direccin sobre la habilidad de la organizacin para lograr los objetivos estratgicos. identifique problemas que, si se resuelven, mejorarn el desempeo de la organizacin. Que elementos se encuentran presentes en los procesos que limitan su accionar. identificar oportunidades de mejora y reas posibles de riesgo. Resultados que permitan un enfoque en una gestin sostenida del desempeo y en la identificacin de proyectos de mejora (ms proactivo que reactivo).

Acciones a considerar para mejorar la auditora Con el fin de fortalecer las prcticas de auditora externa o interna, el documento del grupo de IAF e ISO han recomendado las siguientes acciones para orientar la auditora hacia el valor agregado: a) Planificacin de la auditora Esta etapa es crucial, ya que todo aquello que no se planifique difcilmente ocurrir en la auditora. El entendimiento de las necesidades de la organizacin y de sus miembros para con la auditora es fundamental para la seleccin del alcance, los mtodos y la estrategia para conducir la auditora. Este anlisis debe considerar los riesgos especficos de la organizacin, los requisitos legales y los recursos para conducirla. El documento describe que la planificacin debe considerar: 1. Entender las expectativas y cultura corporativa del auditado. 2. Alguna preocupacin a ser cubierta (resultado de auditoras previas)? 3. Anlisis de riesgos del sector industrial especfico de la organizacin. 4. Pre-evaluacin de requisitos reglamentarios. 5. Seleccin apropiada del equipo auditor para lograr los objetivos de la auditora (competencias apropiadas). 6. Asignacin adecuado del tiempo. b) Tcnicas de auditora La norma ISO 19011 versin 2011 hace una excelente compendio de las diferentes tcnicas que podran emplearse para la auditora. Sin embargo, su aplicacin debera considerar segn el grupo del IAF e ISO lo siguiente: 1. Enfocarse ms a los procesos, y menos en los procedimientos. Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin, etc. pudieran ser necesarios para la planeacin y control de los procesos de la organizacin, pero lo fundamental debe ser el proceso. 2. Enfocarse ms en los resultados, y menos en los registros. De la misma manera, algunos registros pudieran ser necesarios para que la organizacin proporcione evidencia objetiva de que los procesos son eficaces (generando los resultados planificados) pero el auditor que agrega valor debe estar consciente y dar crdito a otras formas de evidencia. 3. Mantenga presente en la auditora los principios bsicos de la gestin (ilustracin 2. Principios bsicos de la gestin).

Ilustracin 2 Principios bsicos de la gestin de la calidad

4. Use el enfoque de Planear Hacer Verificar Ajustar para evaluar la eficacia de los procesos de la organizacin. 5. Adopte un enfoque holstico para la recoleccin de evidencias durante la auditora, en lugar de enfocarse en las clusulas individuales de la norma ISO 9001:2008.

c) Anlisis y decisin El anlisis de los hallazgos es una actividad fundamental, ya que deberamos generar conclusiones sobre el sistema y sus reas de oportunidad. No se trata de no conformidades o de resultados aislados. No se puede gestionar una empresa por procesos, si seguimos viendo resultados aislados o por departamentos. 1. Ponga los hallazgos en perspectiva (Evaluacin de riesgo / sentido comn). 2. Relacione los hallazgos al efecto sobre la habilidad de la organizacin para proporcionar productos conformes (Vea la norma ISO 9001:2008 clusula 1.1).

d) Reporte y seguimiento La manera de presentar los resultados es fundamental para hacer que algo ocurra en la organizacin con la auditora. El reporte debe tipificar aquellas reas de oportunidad con el fin de asegurar las acciones apropiadas. Una mala seleccin de las acciones a tomar, en vez de contribuir a la mejora pudiera entorpecer el actuar de la organizacin. El reporte debera considerar:

1. Uso sensitivo de los reportes de no conformidad / observaciones / oportunidades de mejora. Deben ser tiles. 2. Los reportes deben ser objetivos y enfocados a la audiencia correcta (La alta direccin probablemente tendr expectativas que son diferentes a aquellas de las que tenga el representante de la direccin).

Conclusiones Las auditoras siguen siendo una excelente herramienta de gestin, muchas veces no est en la herramienta sino en el enfoque que le damos. Recordemos que la auditora no es el fin de la norma, es un medio que debe contribuir a darle al sistema los medios necesarios para el sostenimiento de la mejora y para ayudarle a la empresa a ser ms capaz de alcanzar sus objetivos. Quisiera concluir considerando estos cuatro aspectos en relacin a la auditora: 1. Las auditoras son ms que un requisito, son una herramienta de gestin. 2. Las auditoras deben integrarse en la manera de hacer negocios, con el fin de utilizarlas como herramienta que permita evaluar integralmente la empresa, determinar fortalezas, oportunidades y riesgos. 3. Es necesario contar con un programa robusto de auditora y de desarrollo de auditores. A mayor capacidad, mayor valor agregado. 4. Buenos hallazgos, buenas iniciativas de mejora. Bendiciones a todos.

NOTA: SI USTED NO DESEA SER PARTE DE ESTA LISTA DE CORREO. NOS PUEDE MANDAR UN CORREO SOLICITANDO SU EXCLUSIN. SI DESEA MAYOR INFORMACIN, FAVOR COMUNICARSE A LA DIRECCIN QUE APARECE EN LA PARTE INFERIOR. MUCHAS GRACIAS.

Suprema Qualitas Calle Pedro A. Bobea 2, Of. 306 307 Bella Vista, Santo Domingo, Repblica Dominicana http: //www.squalitas.com o Quality and Environmental System Solutions Inc. (QESS Inc.) Sabanilla de Montes de Oca San Jos, Costa Rica Apdo. Postal 2345-2050 qessinc@racsa.co.cr