Comprobante de contabilidad

El comprobante de contabilidad es un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones económicas,
operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad.

Diferencia entre comprobante de contabilidad y soporte de

contabilidad
 Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún soporte documental, pues de lo contrario la contabilidad no
sería verificable ni confiable.
 La información que se ingrese en la contabilidad, debe estar debidamente respaldada por soportes de contabilidad internos o
externos, con la siguiente información en general:
o Nombre o razón social le la empresa que lo emite. 
o Nombre, numero y fecha del comprobante.
o Descripción del contenido del documento.
o Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los      comprobantes.

 Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejar constancia en estos de tal circunstancia,
conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.
 Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa a
través de los comprobantes de contabilidad.
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Comprobante de contabilidad
Registrar Contabilidad
SOPORTES DE
CONTABILIDAD
Operaciones
comerciales

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD SOPORTE DE CONTABILIDAD

Es eminentemente un documento interno. Es por lo general externo como el caso de las facturas
de compra.
El comprobante de contabilidad es un documento donde se Es aquel documento que con el cumplimiento de ciertos 
relacionan y resumen una serie de operaciones económicas, requisitos legales  respaldan una operación económica.
operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de Forman parte de los soportes de contabilidad, las factura
contabilidad. de venta (con el cumplimiento de los requisitos según
art. 617 del E.T.) o documento equivalente.

Los comprobantes de contabilidad, como ya se hizo mención,
contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre
los hechos económicos registrados en la contabilidad y no requieren
el cumplimiento de requisitos especiales, ni requieren solemnidad
alguna, y por lo general, no constituyen prueba de nada, son indicio y
solo son utilizados internamente por la empresa. Por ejemplo, un
comprobante de contabilidad (interno) puede ser una nota débito o
crédito, documento que no tiene la virtualidad de constituir prueba
irrefutable como el caso de una factura.
Los soportes contables son documentos que prueban la
ocurrencia de un hecho económico, como el caso de la
factura o inclusive una letra que se ha firmado como
respaldo de un crédito.
Los soportes de contabilidad sí deben constituir medio
de prueba y deben cumplir ciertos requisitos legales.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de
la ley.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES CONTABLES

1. Internos
2. Externos

COMPROBANTE INTERNO COMPROBANTE EXTERNO

CONCEPTO: Los comprobantes internos son los documentos
emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular
en la misma empresa. Ej: recibos por cobranzas, presupuestos,
vales.
Un Comprobante es interno cuando la misma empresa lo elabora,
como en el caso de las compras a personas no obligadas a facturar
que puede ser el caso de los responsables del régimen simplificado.
CONCEPTO: Los comprobantes externos son aquellos
emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras,
recibos de pagos efectuados, etc. 
La característica fundamental de un comprobante
externo, es que se trata de un documento elaborado por
terceros, el cual resulta para ellos un comprobante
interno.

Otros documentos internos son: Entre los documentos externos que sirven de soporte
para los registros contables figuran las facturas de venta,
 Las Notas de contabilidad: Es el documento que se prepara con los recibos de caja o comprobantes de ingreso, notas
el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte débito y crédito expedidos por los bancos, comprobantes
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes de depósito o retiro de cuentas de ahorro, recibo de
y cierre.  consignación, recibos de caja menor, comprobantes de
 Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe egreso o de pago, etc.
elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el
cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que
lo justifiquen. 
Si un costo o egreso no cuenta con una factura con el
lleno de los requisitos, ese costo o deducción no es
 aceptado fiscalmente.
Los comprobantes externos son de vital importancia,
puesto que son ellos los que permiten verificar que un
tercero ha sido beneficiario de un pago de la empresa, o
que la empresa ha sido beneficiaria de un pago de algún
tercero.

En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de los hechos causados, y esta certeza solo es posible si existen los
respectivos soportes externos. Es la prueba originada en un tercero la que puede brindar la confianza suficiente de que un
determinado suceso es real.

NORMATIVIDAD RESPECTO A LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD.

Para que un ente económico, afirme que está elaborando la contabilidad de conformidad con las “normas de contabilidad
generalmente aceptadas en Colombia”, debe cumplir en su totalidad las normas contenidas en los art.48 a 67 del Código de
Comercio, y las contenidas en el decreto 2649/93.

Y solo cuando tal contabilidad está llevada de conformidad con tales normas, la misma puede tener validez ante terceros (ver  art.2
del decreto 2649/93; art.70 del Código de Comercio y art.772 a 774 del Estatuto Tributario).

La norma exige la existencia de los “comprobantes de contabilidad”

Entre las normas que todo obligado a llevar contabilidad debe observar, se encuentra la de elaborar los respectivos “comprobantes
de diario” o “comprobantes de contabilidad”, pues las siguientes normas así lo confirman:
“ART. 53 del Código de Comercio (decreto ley 410/71).—En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones
mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de
contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se
indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen”.

“Art. 124 del decreto 2649/93 .—Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se
asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados
previamente.

Art. 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten
en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las
personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual
deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en
que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes [ver art.123 del mismo decreto 2649/93], por cualquier
medio y en idioma castellano

Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los
hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por
quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia,
conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones
en los libros auxiliares o de detalle.

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Como vemos, las dos normas anteriores coinciden en establecer que las operaciones que quedan registradas en los libros oficiales
de contabilidad, tienen su sustento en los respectivos “comprobantes de contabilidad” (o mejor conocidos entre los contadores como
“comprobantes de diario”), los cuales deben quedar elaborados, autorizados (entiéndase “firmados”) y acompañados de los
respectivos “soportes”.

En efecto, si resumimos la forma de cómo nacen los registros contables hasta culminar en la información que se revela en los
Estados Financieros de Fin de Ejercicio, entenderemos por qué es importante que la norma exija la existencia de los “comprobantes
de contabilidad”.

Para ello, podemos establecer que el ciclo contable se resume en los siguientes pasos:

1. Obtener (o elaborar) los respectivos “soportes” de las transacciones (ej: facturas de venta, facturas de compra, notas de
contabilidad, comprobantes de egreso, etc.

2. Agrupar, según una misma naturaleza, tales “soportes” para con ellos elaborar los distintos “comprobantes de contabilidad”
(ej: el comprobante de contabilidad 01 de los recibos de caja del mes; el comprobante de contabilidad 02 de los comprobantes
 de egreso del mes; etc). Tales “comprobantes de contabilidad” tendrán una numeración consecutiva, de forma tal que los
mismos puedan ser referenciados en el momento de hacer los registros en libro oficial conocido como “Libro Diario”.

FORMATO DE UN “COMPROBANTE DE CONTABILIDAD”:

EMPRESA XYZ S.A.

Comprobante de contabilidad No:           01 Fecha: Febrero 28 de 2011

Descripción: Recibos de Caja mes de febrero de 2011

Código cuenta Nombre cuenta Parciales Db Cr

11 Disponible      

1105 Caja      
110505 Caja General   $10.000.000  

13 Deudores      

1305 Clientes      

130505 Nacionales     $10.000.000

    Totales $10.000.000 $10.000.000

Elaborado por: Autorizado por

Julián Pérez (asistente) Germán Gómez (contador)

  Este “comprobante de contabilidad” estaría acompañado de todos los respectivos recibos de caja del mes.