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1 Comprobantes y soportes de contabilidad[1]

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Comprobante de contabilidad

El comprobante de contabilidad es un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones económicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad.

Diferencia entre comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad
y Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún soporte documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable. y La información que se ingrese en la contabilidad, debe estar debidamente respaldada por soportes de contabilidad internos o externos, con la siguiente información en general: o o o o Nombre o razón social le la empresa que lo emite. Nombre, numero y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los

comprobantes.

y
y

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejar constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa a través de los comprobantes de contabilidad.

como ya se hizo mención. las factura contabilidad. requisitos legales respaldan una operación económica.) o documento equivalente. un comprobante de contabilidad (interno) puede ser una nota débito o crédito.T. contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre los hechos económicos registrados en la contabilidad y no requieren el cumplimiento de requisitos especiales. y por lo general. de venta (con el cumplimiento de los requisitos según art. El comprobante de contabilidad es un documento donde se Es aquel documento que con el cumplimiento de ciertos relacionan y resumen una serie de operaciones económicas. documento que no tiene la virtualidad de constituir prueba irrefutable como el caso de una factura. Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho económico. ni requieren solemnidad alguna. 617 del E. Los comprobantes de contabilidad. Los soportes de contabilidad sí deben constituir medio de prueba y deben cumplir ciertos requisitos legales. SOPORTE DE CONTABILIDAD Es por lo general externo como el caso de las facturas de compra. operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de Forman parte de los soportes de contabilidad.Evidenciar SOPORTES DE CONTABILIDAD Comprobante de contabilidad Registrar Contabilidad Operaciones comerciales COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Es eminentemente un documento interno. son indicio y solo son utilizados internamente por la empresa. no constituyen prueba de nada. Por ejemplo. como el caso de la factura o inclusive una letra que se ha firmado como respaldo de un crédito. .

COMPROBANTE EXTERNO CONCEPTO: Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Entre los documentos externos que sirven de soporte para los registros contables figuran las facturas de venta.Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Un Comprobante es interno cuando la misma empresa lo elabora. es que se trata de un documento elaborado por terceros. La característica fundamental de un comprobante externo. recibo de consignación. notas débito y crédito expedidos por los bancos. Otros documentos internos son: y Las Notas de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección. de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Externos COMPROBANTE INTERNO CONCEPTO: Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. y Si un costo o egreso no cuenta con una factura con el lleno de los requisitos. comprobantes de depósito o retiro de cuentas de ahorro. ajustes y cierre. el cual resulta para ellos un comprobante interno. etc. ese costo o deducción no es . recibos de pagos efectuados. los recibos de caja o comprobantes de ingreso. descripción y cuantía de la operación. Internos 2.: facturas de compras. comprobantes de egreso o de pago. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número. recibos de caja menor. Ej. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES CONTABLES 1. así como las cuentas afectadas con el asiento. vales. Ej: recibos por cobranzas. como en el caso de las compras a personas no obligadas a facturar que puede ser el caso de los responsables del régimen simplificado. origen. fecha. presupuestos. etc.

se encuentra la de elaborar los respectivos ³comprobantes de diario´ o ³comprobantes de contabilidad´.aceptado fiscalmente. En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de los hechos causados.772 a 774 del Estatuto Tributario). La norma exige la existencia de los ³comprobantes de contabilidad´ Entre las normas que todo obligado a llevar contabilidad debe observar.70 del Código de Comercio y art. Los comprobantes externos son de vital importancia. puesto que son ellos los que permiten verificar que un tercero ha sido beneficiario de un pago de la empresa. y esta certeza solo es posible si existen los respectivos soportes externos. Y solo cuando tal contabilidad está llevada de conformidad con tales normas. NORMATIVIDAD RESPECTO A LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD.48 a 67 del Código de Comercio. art. Para que un ente económico. la misma puede tener validez ante terceros (ver art. Es la prueba originada en un tercero la que puede brindar la confianza suficiente de que un determinado suceso es real. debe cumplir en su totalidad las normas contenidas en los art. y las contenidas en el decreto 2649/93. o que la empresa ha sido beneficiaria de un pago de algún tercero. pues las siguientes normas así lo confirman: . afirme que está elaborando la contabilidad de conformidad con las ³normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia´.2 del decreto 2649/93.

fecha. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones. haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. así como las cuentas afectadas con el asiento. caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones. origen. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente. códigos o símbolos numéricos. descripción y cuantía de las operaciones. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones. ³Art. Art. así como las cuentas afectadas con el asiento. deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. .²Comprobante de contabilidad. 53 del Código de Comercio (decreto ley 410/71). Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos. origen. por cualquier medio y en idioma castellano. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras. deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Comprobantes de contabilidad. con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. 124 del decreto 2649/93 . a lo sumo mensuales. En ellos se debe indicar la fecha. descripción y cuantía de la operación.³ART.²En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen´. 124.

comprobantes de egreso. etc. entenderemos por qué es importante que la norma exija la existencia de los ³comprobantes de contabilidad´. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado. de origen interno o externo. las dos normas anteriores coinciden en establecer que las operaciones que quedan registradas en los libros oficiales de contabilidad. el comprobante de contabilidad 02 de los comprobantes de . Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o. tales ³soportes´ para con ellos elaborar los distintos ³comprobantes de contabilidad´ (ej: el comprobante de contabilidad 01 de los recibos de caja del mes. Soportes. autorizados (entiéndase ³firmados´) y acompañados de los respectivos ³soportes´. notas de contabilidad. así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. Para ello. facturas de compra. dejando constancia en estos de tal circunstancia. Agrupar. los hechos económicos deben documentarse mediante soportes. Obtener (o elaborar) los respectivos ³soportes´ de las transacciones (ej: facturas de venta. si resumimos la forma de cómo nacen los registros contables hasta culminar en la información que se revela en los Estados Financieros de Fin de Ejercicio. tienen su sustento en los respectivos ³comprobantes de contabilidad´ (o mejor conocidos entre los contadores como ³comprobantes de diario´). En efecto. 2. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate. los cuales deben quedar elaborados. _______________________________________________________ Como vemos. 123. podemos establecer que el ciclo contable se resume en los siguientes pasos: 1.Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes [ver art. por cualquier medio y en idioma castellano Art. según una misma naturaleza. conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.123 del mismo decreto 2649/93].

Comprobante de contabilidad No: 01 Fecha: Febrero 28 de 2011 Descripción: Recibos de Caja mes de febrero de 2011 Código cuenta Nombre cuenta Parciales Db Cr 11 Disponible . de forma tal que los mismos puedan ser referenciados en el momento de hacer los registros en libro oficial conocido como ³Libro Diario´.egreso del mes. Tales ³comprobantes de contabilidad´ tendrán una numeración consecutiva. FORMATO DE UN ³COMPROBANTE DE CONTABILIDAD´: EMPRESA XYZ S.A. etc).

.000.000.000.000 Elaborado por: Julián Pérez (asistente) Autorizado por Germán Gómez (contador) Este ³comprobante de contabilidad´ estaría acompañado de todos los respectivos recibos de caja del mes.000 Totales $10.1105 Caja 110505 Caja General $10.000 13 Deudores 1305 Clientes 130505 Nacionales $10.000.000 $10.

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