UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA ESCUELA DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN

ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS XIX PROMOCIÓN

ENFOQUE GENERALIZADO DE LOS PRESUPUESTOS, TIPOS DE PRESUPUESTOS Y BREVE

EXPLICACIÓN DE CADA UNO. Gustavo Rodriguez V.

1) ¿Qué son los presupuestos?

Existen muchas definiciones sobre presupuesto, algunas son: "Computo anticipado de costos de
obras y rentas" "Plan maestro detallado y cuantificado que muestra cómo serán adquiridos y
usados los recursos de una empresa con el objeto de lograr éxito en sus operaciones." "Plan
Financiero que expresa los compromisos estratégicos y las acciones operativas que se llevarán a
cabo dentro de la organización. Se caracteriza por ser bastante detallado y porque establece
normas para la ejecución de las acciones y porque sirve de base para alcanzar una mayor
productividad." "Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación
algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa"

El proceso presupuestario no implica solo él cálculo de cifras. Podríamos decir que es un sistema
integral donde se presta particular atención a la fijación de unos objetivos con base en los cuales
se planifican y controlan las diferentes actividades que puede realizar una administración.

El buen empresario debe planear en forma inteligente tanto sus ingresos y gastos como sus
operaciones con el objeto de obtener utilidades las cuales se logran de manera más eficiente si se
coordinan o relacionan sistemáticamente todas las actividades de la empresa.

Le corresponde además establecer un adecuado control para determinar las variaciones

procurando fijar correctivos con el objeto de evitar en estimaciones se hagan cálculos
desproporcionados. Al hablar de previsiones, se hace referencia a la serie de decisiones que en
forma anticipada debe tomar el "jefe de la empresa" para alcanzar los resultados propuestos.

Otra definición es "Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas
de planificación, coordinación y control.

Específicamente comprende el desarrollo y planificación de: • Objetivos generales y a largo plazo

para la empresa. • La especificación de las metas de la empresa.
TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

• Un plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales. • Un plan de utilidades a

corto plazo detallado por responsabilidades pertinentes. (Divisiones, productos, proyectos). • Un
sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas. •
Procedimiento de seguimiento" Una definición por completa que sea siempre trata de sintetizar
muchos conceptos. En el campo de la predeterminación y cuantificación de actividades es difícil
expresar en pocas palabras lo que significa presupuesto. Por esta razón en conclusión es la
expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la
empresa en un período, adoptando las estrategias necesarias para lograrlos.

2) Reseña histórica, u origen de los presupuestos:

Como herramienta de planificación y control, tanto en sus fundamentos teóricos como es su

aplicación práctica, el presupuesto tuvo origen en el sector gubernamental aproximadamente a
finales del siglo XVIII, época en la cual se presentaban al Parlamento Británico los planes de gastos
que se efectuarían en el reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Técnicamente la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa, la que posteriormente
trató de perfeccionarse en el sistema ingles denominándose budget, término con el que se conoce
comúnmente y que en nuestro idioma es presupuesto. En 1820 Francia adopta el sistema en el
sector gubernamental y en 1821 lo hace Estados Unidos, siempre como elemento de control del
gasto público, advirtiendo la necesidad de un grupo de funcionarios dedicados a la tarea de
presupuestar para el buen funcionamiento de las actividades del gobierno.

Entre los años 1912 a 1925 y especialmente después de la primera guerra mundial, el sector
privado se dio cuenta que podía utilizar ventajosamente el presupuesto para controlar gastos,
efectuando sólo aquellos necesarios para poder así obtener rendimiento en un ciclo de operación
determinado. Es el período en el cual crecen rápidamente las industrias y se piensa en los buenos
métodos de planeación empresarial. En la empresa privada se habla intensamente de control
presupuestario, y el sector público se llega incluso a la aprobación de una LEY DE PRESUPUESTO
NACIONAL.

La técnica siguió su continua evolución, podríamos decir que al compás que le asignaron a la
contabilidad de costos. Basta recordar por ejemplo, que en 1928 la Westinghouse Company
adopta el sistema de costos estándar el cual fue aprobado después de acordar el tratamiento en la
variación de los volúmenes de actividad en el sistema llamado "presupuesto flexible", innovación
con la cual se inicia una gran era de análisis y entendimiento de los costos y se ve la necesidad
TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

de presupuestar y programar antes de tomar decisiones, dando paso al tecnicismo, al trabajo de

grupo, y a la toma de decisiones después de un amplio estudio y evaluación de los costos.

En 1930, se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal. En él, se

definen el principio básico del sistema. En 1948, el Departamento de Marina de los Estados
Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades. En 1961, el Departamento de
Defensa de Estados Unidos trabaja con un sistema de planeación por programas y presupuestos.
En 1965, el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e introduce
dentro de las herramientas de planeación y control el sistema conocido como "planeación por
programas y presupuestos".

En la ultimas décadas han surgido muchos métodos, que van desde la proyección estadística de
estados financieros hasta el sistema "base cero" con el se ha tratado de fijar una serie de
"paquetes de decisión" para elegir él más razonable, eliminando así la improvisación y los
desembolsos innecesarios. A ese respecto se dice que en 1970 Peter Phyhr, en la Texas
Instruments, perfeccionó el sistema "base cero" y después lo aplicó con algún éxito en el estado
de Georgia siendo gobernador de dicho estado el posteriormente presidente de los Estados
Unidos, Jimmy Carter.

3) Clasificación de los presupuestos:

Distintos son los puntos de vista desde los cuales se puede contemplar los presupuestos. El orden
de prioridades que sé de a ellos depende de las necesidades del usuario.

3.1) Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Generalmente se elaboran para un solo nivel de
actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes necesarios ocasionados por las
variaciones que suceden realmente. De esta manera se estará efectuando un control anticipado,
dejando de lado el concepto de comportamiento económico, cultural, político demográfico o
jurídico de la región en donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al
presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

3.2) Flexibles o variables: Los presupuestos serán flexibles o variables si se elaboran para
diferentes niveles de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan en
cualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cómo debe variar su
importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas o de producción.
Tienen amplia aplicación actualmente en el campo de la presupuestación de gastos ya sean
administrativos o de ventas y en la presupuestación de los costos

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

indirectos de fabricación en empresas fabriles.

3.3) A corto plazo: Los presupuestos serán a corto plazo si la planificación se hace para cumplir el
ciclo de operaciones de un año. Este sistema generalmente se adapta más a nuestra economía la
cual se ve continuamente afectada por alzas incontrolables en el nivel de precios.

3.4) A largo plazo: En este campo podríamos ubicar los planes de desarrollo que adopten el estado
y las grandes empresas. Las grandes empresas adoptan planes de este tipo generalmente en lo
referente a la adquisición de activos fijos y en forma ocasional cuando tratan de planificar todas
sus actividades, bajo la modalidad conocida como "uno-cuatro" esto es, aquella en la cual se
detalla ampliamente el primer año y se presentan datos generales para los años restantes. En
otros términos, con este sistema se trata de hacer una planeación a largo plazo y luego detallar y
cuantificar todas las actividades del primer año. Una vez que se cumpla el primer año será
necesario revisar el plan de largo plazo y aprovechando las experiencias, adicionar un nuevo año a
ese plan, formular planes detallados para el año dos y cuantificados por medio del presupuesto.

3.5) Presupuestos del Sector Público: Los presupuestos serán del sector público si en ellos se trata
de verter la cuantificación de los programas de organismos y entidades oficiales. Cuando se hizo su
aparición en Colombia se limitaba al cálculo de una serie de cifras sin fijación de objetivos
definitivos ni resultados. El énfasis recaía en los "elementos y servicios y no en los objetivos que
podría alcanzar la dirección de la entidad" Esta forma de cálculo de ingresos y gastos públicos se
usó durante varios años, dando surgimiento a lo que más tarde se denominó presupuesto
tradicional.

3.6) Presupuesto del Sector Privado: Usado por las empresas particulares. Algunos lo conocen
como "Presupuestos empresariales" y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la
empresa.

3.7) Presupuesto en Base Cero: Relacionado con el concepto de costeo de actividades, han
surgido los presupuestos base cero. Conforme a esta técnica, cada presupuesto se construye
sobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe estar plenamente
justificada. Numerosas organizaciones, tanto privadas como unidades de gobierno, han utilizado
los presupuestos en base cero. Existen diferentes definiciones: "Es un proceso, amplio,
analíticamente, estructurado que permite a la gerencia tomar decisiones sobre la asignación de
recursos en lo referente a los costos indirectos" "Proceso mediante el cual la administración, al
ejecutar el presupuesto anual, toma la decisión de asignar los recursos destinados a áreas
indirectas de la empresa, de manera que cada una de estas actividades indirectas, se demuestre

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido". "El presupuesto base cero consiste
en identificar y evaluar detalladamente todas las actividades, alternativas y costos necesarios para
realizar los planes". De estas definiciones se puede deducir que la filosofía del sistema es sencilla;
se trata de fijar objetivos para cada nuevo período, presentar alternativas para alcanzar esos
objetivos y seleccionar la de menor costo y de mayores beneficios.

3.7.1) Diferencias con el sistema tradicional: Entre el presupuesto base cero y el presupuesto
tradicional pueden establecerse las siguientes diferencias básicas.

TRADICIONAL BASE CERO 1-Se inicia con un importe monetario ya existente. 1-Se inicia con el
importe monetario en cero. 2-Principia definiendo los rubros y partidas presupuestarias que se
deben gastar en el próximo período. 2-Principia haciendo un diagnóstico, definiendo una misión y
objetivos, los cuales posteriormente se cuantificarán, según las mejores alternativas. 3-Evalúa la
relación costo-beneficio de nuevas actividades. 3-Evalúa la relación costo-beneficio en todo el
sistema 4-No examina alternativas óptimas ante cierta situación. 4-Analiza y evalúa diferentes
Alternativas con el objeto de escoger la mejor. 5-Se elabora para las actividades tanto los costos
directos como indirectos. 5-Se elabora únicamente en las que incluyen actividades que implican
costos Indirectos.

El enfoque del presupuesto tradicional esta desapareciendo.

3.7.2) El presupuesto en base cero en la planeación general de la empresa.

4) Para que utilizan las organizaciones los presupuestos (que papel desempeñan estos en la
organización): Las organizaciones son parte de un medio económico en el que predomina la
incertidumbre. Por ello deben planear todas sus actividades si desean seguir superviviendo, ya
que mientras más incertidumbre exista hacia el futuro, mayores riesgos tendrán que correr.
En otro término, se podría afirmar que mientras menos sea el grado de acierto o de predicción,
más se debe investigar sobre el futuro de las organizaciones y establecer cada vez, un mayor
número de elementos de control para conocer oportunamente los diferentes factores y el grado
de influencia que ellos tienen en los resultados finales de un negocio. El presupuesto surge como
herramienta moderna de control; está relacionado con los distintos aspectos administrativos,
contables y financieros de la empresa.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

4.1) El presupuesto y la gerencia: En el sistema capitalista la mayor o menor eficiencia de un

gerente se refleja en las utilidades monetarias de la empresa, las cuales se logran en grado
máximo si éste planifica sus acciones futuras. Es lógico pensar que un gerente dinámico trata de
poner a su alcance todos los recursos de que dispone y uno de esos es el presupuesto, el cual,
utilizado en forma eficiente, genera grandes beneficios. No se comparte la idea de ciertas
personas que afirman que sus negocios marchan bien sin los presupuestos. Ellos no se dan cuenta
que cualquier decisión que tomen, ha sido previamente meditada, discutida y analizada. Es aquí
precisamente donde están utilizando parte del presupuesto, aunque no lo tengan implantado
como sistema. La gerencia debe tener en cuenta que la instalación y vigilancia del sistema tiene su
costo y por consiguiente se le debe conceder la importancia que se merece. Los planes que tenga
para un periodo, serán evaluados y analizados no sólo con el comité asesor ( los jefes de los
departamentos) sino con la junta directiva.

4.2) Presupuesto y el proceso de dirección: La función que desempeñan los buenos presupuestos
en la administración de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los
fundamentos de la administración misma, esto es formando parte de las funciones
administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección, y control. Comparativamente
la planeación y el control que son funciones fundamentales en la gestión administrativa, son
rasgos esenciales del proceso que se sigue para elaborar un presupuesto. A su vez la organización,
la coordinación y dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con un solo
fin: alcanzar los objetivos propuestos.

4.3) El proceso de la administración: La eficacia con que una entidad es administrada se reconoce
generalmente como el factor individual más importante en su éxito a largo plazo. El éxito de la
empresa se mide en términos de logro de sus metas. La administración puede definirse como el
proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas
mediante el empleo de los recursos humanos, los materiales y el capital. El proceso administrativo
es una serie de actividades independientes utilizadas de una organización para el desempeño de
las siguientes funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
5) ¿Qué es el Presupuesto Maestro? Es el mismo plan maestro de producción, es el plan maestro
detallado y cuantificado que muestra cómo serán adquiridos y utilizados los recursos de una
empresa con el objeto de lograr éxitos en sus operaciones.

6) ¿Qué es el Presupuesto de Ventas? Introducción: Ventas: Después del estudio de mercado, las
ventas son el segundo elemento, en

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

orden de importancia, para el desarrollo del presupuesto anual. Comprende esencialmente 4

factores: 1. Determinación de la cantidad de artículos que la empresa desea vender y que el
consumidor estaría en capacidad de adquirir. 2. Determinación de los precios de cada artículo
para la venta. 3. Los costos o desembolsos necesarios para la comercialización del producto
(publicidad y promoción). 4. Los costos de distribución (admón. y ventas) que son necesarios para
llevar el producto hasta el sitio de consumo.

Presupuesto de Ventas: Incluye todos los gastos del departamento de ventas tanto del principal
como de otras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal. Para elaborar
dicho presupuesto es condición importante tener presente al personal de ventas, sus sueldos y
comisiones, ya que realmente son ellos quienes visitan a los clientes y hacen que estos formulen
pedidos.

Ciertos gerentes fijan sueldos a cada uno de sus vendedores según los ingresos promedios por
ventas, o fijan como tal un porcentaje sobre lo que éstos realmente venden.

El volumen de ventas de cada cual depende de factores básicos que inciden en la demanda de los
productos. Ellos son: • Densidad de población: entre mayor población exista en un área específica
hay probabilidades de colocar más pedidos. • Capacidad del cliente. • Rendimiento del producto.
• Popularidad del producto. • Condiciones económicas generales. • El nivel económico y las
condiciones generales en que se desenvuelve un país, pueden influir grandemente en las ventas.

Además: El presupuesto de ventas es el más importante en la mayor parte de las empresas ya que
se relaciona con todos los sectores de la organización; es el más complejo de todos, debido a qué
en él inciden muchos factores, tanto internos como externos, difíciles de controlar. Su definición
más sencilla: "número de unidades que se espera vender en un periodo determinado, por el
precio estimado de ventas del producto" Si se trata de una compañía que tiene varias subsidiarias,
el jefe de ventas de cada una de ellas prepara su subpresupuesto y posteriormente en comité se
discute y se elabora el presupuesto general para toda la empresa.
6.1) Control del Presupuesto de Ventas: El desarrollo de un plan de ventas adecuado proporciona
información básica para el control de las ventas, los costos de distribución y otras partidas
relacionadas.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

Los componentes del plan de ventas deben desarrollarse en función de las responsabilidades
administrativas delegadas ya sobre esta base podría lograrse un control eficaz. El control en la
función de ventas debe considerarse como una actividad general que comprende la cantidad a
vender, los ingresos por ventas, los gastos de publicidad y promoción y los demás gastos de
distribución. Un control efectivo exige que tanto las ventas como los costos de publicidad y
promoción se miren como único problema en lugar de dos problemas distintos. El control en la
función ventas, se logra a través de varias etapas de la actividad administrativa.

Como ejemplos indicativos de este control se puede incluir: Número de visitas a los clientes por
período o por vendedor. Can dad de nuevos clientes a obtener. Importe de los gastos de
ventas directos de cada vendedor. Control financiero relacionado mes a mes los costos de venta
con el importe de las ventas. Can dad media de los pedidos solicitados. Número de pedidos a
obtener por visitas hechas en una región o territorio específico. Cuotas de ventas por vendedor,
por períodos y su importe monetario. Un control efec vo de la función distribución necesita
también informes periódicos de resultados que cubran todas las actividades realizadas.

7) ¿Qué es el Pronóstico de Ventas? La planificación y el pronóstico de ventas, son términos que a

menudo se confunden. Aunque relacionados entre sí, tienen propósitos claramente definidos. Un
pronostico no es un plan, sino más bien una declaración y/o apreciación cuantificada de las futuras
condiciones que rodean a una situación o materia en particular. Un pronóstico debe manifestar
siempre los supuestos en los que se basa. Un pronóstico debe verse solo como uno de los
insumos en el desarrollo del plan de ventas. La administración de una compañía puede tal vez
aceptar, modificar o rechazar el pronóstico. En cambio, un plan de ventas incorpora las decisiones
de la administración, las cuales se basan en el pronóstico, en otros insumos y en los juicios de la
administración sobre conceptos relacionados, tales como el volumen de las ventas, precios,
esfuerzos de ventas, producción y financiamiento. Un pronóstico de ventas se convierte en plan de
ventas cuando la administración ha tomado en consideración su propio juicio, las estrategias
planificadas, los recursos comprometidos, y el acuerdo de la administración de emprender
acciones agresivas para alcanzar las metas de ventas. La pronosticación de las ventas, por otra
parte, es una función técnica del personal de "Staff".

Es importante hacer una distinción entre él pronostico de ventas y el plan de ventas,

principalmente porque no debe esperarse-ni permitirse-que el personal técnico interno tome
decisiones y exprese los juicios fundamentales de la administración, implícitos en todo plan de
ventas.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

Aún más, es difícil de cuantificar la influencia de los actos de la administración sobre los
potenciales de ventas, para los efectos de pronosticación de las futuras ventas. Por lo tanto, los
elementos experiencia y juicio de la administración debe moldear el plan de ventas. Otra razón
para identificar al pronostico de las ventas sólo como uno de los pasos en la planificación de las
mismas es que los pronósticos de ventas son condicionales, pues normalmente deben prepararse
antes de cualquier decisión o plan de la administración en terrenos tales como: ampliación de la
planta, cambios de precios, programas promocionales, programación de la producción, expansión
o contracción de las actividades de mercadeo y otros componentes de recursos. La diferenciación
entre el pronóstico y la planificación, fue resaltada por un autor como sigue: "Cuando el líder de
una organización manifiesta que le gustaría tener un pronóstico, lo que a menudo quiere decir es
que desea un plan. Desea hacer que algo ocurra y utiliza este plan como un objetivo para la gente
dentro de su organización." 8) ¿Qué es el Presupuesto de Producción? El término se
relaciona con ese proceso de transformación de un objeto de trabajo en producto terminado.
Como presupuesto hace referencia: La cantidad que se debe producir para satisfacer las ventas
planeadas dejando un margen o Stock razonable para satisfacer futuras ventas o ventas no
previstas y al costo de esa producción haciendo referencia a los materiales, mano de obra y Cif
que serán indispensables para costear esa producción.

Aunque ambos son temas de presupuestación, enfocaremos en primer lugar la determinación de

esa cantidad a producir. En el cálculo intervienen tres variables: - las ventas esperadas según el
pronóstico de ventas - el inventario final esperado el cual se fija teniendo en cuenta
principalmente las políticas de inventario (decisión de gerencia o de producción) - el inventario
inicial que se haya estimado y con el cual deseamos iniciar el proceso presupuestario

8.1) Control del Presupuesto de Producción: Como se planteó inicialmente el presupuesto de

producción sirve de base para planificar las necesidades de materias primas, la mano de obra, el
efectivo, las adiciones a activos fijos y los costos indirectos de fabricación. Un sistema de control
adecuado es esencial para efectuar control sobre los costos, la calidad del producto y las
cantidades producidas. Los principales aspectos relacionados con el control de la producción,
según algunos autores son: Control de materiales. - análisis de procesos de elaboración -
preparación de las rutas de producción - programación de la producción - despacho de la
producción Vigilancia continuada en todas y cada una de las etapas del proceso productivo. Un
esquema sencillo del control de la producción podría incluir:
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Se da por entendido que no sólo se deben verificar los resultados reales frente a lo programado
sino que deben evaluarse y analizarse estos resultados para aprovechar las experiencias en
períodos futuros.

Además de los controles diarios y semanales de producción y los niveles de inventarios de

productos terminados, debe comunicarse la situación de estos dos conceptos en el informe
mensual en que los resultados reales se comparan con los planes y normas.

9) ¿Qué es el Presupuesto de Compras? Implica determinar el número de unidades que se debe

adquirir para hacer frente al consumo, de manera que haya una producción normal y para tener
una cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos por
almacenaje ni riesgos por pérdida o deterioro. En las empresas manufactureras serían muchos
los elementos que se incluirían en el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren
materiales que van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos,
suministros de fábrica y repuestos. Aquí se habla de compra de aquellas materias primas que van
a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es identificable con el mismo. Si
hay variación de precios, se debe contemplar esta posibilidad y presentarla en el presupuesto.

9.1) Presupuesto de compra de materiales: Un presupuesto de compras específica tanto las

unidades a comprar como el valor presupuestado de cada materia prima y las fechas de entrega
requerida. Su importancia es fundamental porque sirve: Para determinar los Stock de materias
primas que se deben tener en un período. Para determinar las necesidades de efectivo. Para tener
una visión más clara sobre las fluctuaciones de precio de las materias primas en el mercado y para
prever las fechas de adquisición en las épocas de menor costo. El jefe de compras al elaborar el
presupuesto de compras debe: Formular políticas con respecto a niveles de inventario, determinar
las cantidades de materias primas a comprar, estimar el costo por unidad de cada materia prima.

10) ¿Qué es el Presupuesto de Flujo de efectivo? El ejecutivo financiero de la empresa es

directamente responsable de la situación de efectivo. Los cobros y los pagos reales serán algo
diferentes de los previstos en el plan anual de utilidades. Esta diferencia puede ser el resultado
de: - Una variación en los factores que afectan el efectivo. - Circunstancias repentinas e
inesperadas que influyen en las operaciones. - Falta de control del efectivo.

Es imprescindible que la dirección esté plenamente informada de la probable situación de efectivo

con tanta anticipación como sea posible. Suministrando una planificación adecuada, el control
continuado de la situación de efectivo debe basarse en términos generales en este procedimiento:
hacer una adecuada y

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

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continua evaluación de la situación de efectivo tanto presente como probable.

Este procedimiento incluye la evaluación y comunicación periódicas, digamos mensualmente, de la

situación real de efectivo hasta la fecha. Esto se acopla a una nueva proyección de la probable
corriente de efectivo futura que tome considerando que las condiciones presupuestadas son
afectadas por acontecimientos inusitados que no se previnieron al desarrollar el presupuesto
original efectivo.

El control de efectivo incluye procedimientos para mantener datos al día de la situación de

efectivo. Para lograr un control eficaz de efectivo a través de un programa general de
presupuestos se debe incluir: - La proyección sistemática de las corrientes de efectivo tanto a
corto como a largo plazo. - La proyección mensual de la situación de efectivo. - La evaluación diaria
de la situación de efectivo.

11) ¿Qué es el Presupuesto Financiero o de Finanzas? Las Finanzas: Permiten el análisis global o
por partes del sistema y sirven de fundamento a la elección de las mejores alternativas para tomar
la decisión definitiva.

El Presupuesto financiero incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente
en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también
conocido como erogaciones capitalizables.

11.1) Presupuesto de tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles
en caja, bancos y valores de fácil realización. También recibe el nombre de presupuesto de caja o
movimiento de fondos porque en él se trata de hacer una posible previsión de los recursos que
entrarían a aumentar el efectivo de la empresa (ya sea por venta de activos, por aumento de
pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicación que se piense darles. Se formula por
períodos cortos, ya sea meses o trimestres. Es importante porque mediante él se tratan de prever
las necesidades financieras de la empresa y la forma como se van a prever los recursos, lo cual
ayuda a la administración a seguir sanas políticas de financiación.
11.2) Presupuesto de erogaciones capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos
fijos. Contendrá más o menos el importe de las construcciones de nuevos edificios, ampliación de
departamentos productivos. Sirve como medio de evaluación de las posibles alternativas de
inversión así como para conocer el monto de los fondos que se requieren y su disponibilidad en el
tiempo.

Una vez terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Los
altos porcentajes de crecimiento en el nivel de precios afectan

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

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en gran medida todo tipo de inversiones futuras a largo plazo. Por eso inversiones que se
proyectan inicialmente a un año con pocos miles de pesos, pueden salir con costos de millones de
pesos en poco tiempo. Entonces se debe ser cuidadoso al presupuestarlos y emplear métodos
adecuados para su correcta evaluación.

12) ¿Qué es el Presupuesto de Operación? Incluyen la presupuestación de todas las actividades

para el período siguiente al cual se labora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado
de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podríamos incluir: - Ventas. - Producción. -
Compras. - Uso de Materiales. - Mano de Obra y - Gastos Operacionales.

12.1) Presupuesto de gastos de operación: La información final que sirve como complemento al
plan de utilidades es el presupuesto de gastos operacionales tradicionalmente conocido como
gastos de administración, ventas y financieros. Como es bien conocido, los gastos de ventas
deben presentarse conjuntamente con el plan de ventas. De ellos ya se hizo alusión al tratar de
planificar las ventas y debido a su consideración especial se presentaron en esa parte. Los
denominados gastos administrativos incluyen toda una serie de erogaciones que sin ser
producción ni distribución son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa.

Debido a que la mayoría de los gastos administrativos son fijos persiste la inclinación a no
controlarlos a excepción de los sueldos de ciertos funcionarios que en muchos casos los fija el
consejo de administración; los demás tienen una "influencia bastante significativa" de las políticas
y decisiones de la gerencia.

Debido a la influencia que ejerce la dirección sobre los mismos, existe la tendencia a no considerar
ni su magnitud ni su efecto sobre las utilidades de la empresa; como inciden gradualmente en las
utilidades, deberán ser cuidadosamente planificados, controlados y evaluados. Cada erogación
hecha en la dirección sobre los mismos, deberá identificarse plenamente con algún ejecutivo,
quien por consiguiente será el encargado de planearlo y controlarlo. Ello es conveniente porque
hay una fuerte tendencia a no concretar la responsabilidad a los costos de índole general o de
aquellos gastos causados en gran parte por los directivos. Por eso acostumbran algunos a
clasificarlos como fijos y como variables, los variables se relacionan en tales casos con las ventas;
por tanto si las ventas bajan; también deberán bajar estos gastos, si no se hace así se afecta
significativamente el potencial de utilidades de la empresa. En otros casos y con el objeto de
efectuar un control efectivo sobre los mismos, se acostumbra a departamentalizarlos: así, al
director de cada uno de éstos debe asignársele la responsabilidad de planear y controlar sus
operaciones incluyendo los gastos que se pueden generar en su

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departamento y a la vez deberá controlarlos.

El director de cada departamento puede preparar el presupuesto de la sección a él encomendada,

luego se someten a la aprobación del comité de presupuestos o de otros ejecutivos de la
organización. El enfoque más efectivo para planificar los gastos administrativos es basarlos en los
planes y programas específicos. La experiencia pasada sometida a ajustes por cambios previstos
en la política directiva y las condiciones económicas puede servir para planificar estos gastos. Por
sus características mismas y porque en su gran mayoría son fijos, el estudio de datos históricos
puede servir de pauta fundamental para una planificación más correcta.

13) Control del presupuesto y de materias primas La planificación y el control de las materias
primas son a menudo decisivos, porque el costo de producción y la eficiencia con que las
operaciones pueden realizarse dependen en gran medida de la afluencia de las materias primas a
los diversos departamentos productivos de la fábrica cuando sean solicitados.

El presupuesto de compras al tener la aprobación de la dirección constituye el cumplimiento de

políticas de compras en cuanto a calidades y cantidades de materias primas y un costo
preestablecido. "Teniendo en cuenta las variaciones significativas de las necesidades reales de
producción respecto de las necesidades presupuestadas, el jefe de compras debe estar en libertad
de cumplir su responsabilidad primordial de compras de materias primas de acuerdo a lo
planeado".

Los informes internos de resultados mensualmente deben mostrar por lo menos: La cantidad de
materiales adquiridos. Las variaciones de precio de los materiales. Las variaciones en el uso de los
materiales. Las variaciones con respecto a los Stock de inventario. Los puntos de reposición de
cada materia prima. La cantidad económica de pedidos, etc.
Uso de Materiales: Comprende la determinación del número de unidades de materiales directos
que serían necesarios para la elaboración de una cantidad de producción requerida. En su proceso
de elaboración deberá tenerse en cuenta: a) La determinación del número de unidades a
producir. b) El número de unidades de cada tipo de material que deben ser usados por cada
unidad de producto terminado.

En ocasiones acostumbran a presentar conjuntamente con el presupuesto de uso de materiales el

de costo, ya que tienen íntima relación. Lo difícil es la determinación del precio de adquisición
(compra) de cada materia prima, pues el continuo incremento en los precios únicamente permitirá
el cálculo de costo de materiales usados para períodos cortos ya sea bimestral o trimestralmente.
Claro

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

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está que en ciertas empresas, emplean los estudios que se han hecho para fijar precios estándar
pero a pesar de ello siempre se presentarán variaciones en los precios.

Inventario de Materiales: Los inventarios juegan papel importantísimo en la presupuestación

general de la empresa. De acuerdo a la capacidad de almacenaje, durabilidad y requerimientos,
cada empresa fija sus propias políticas y decide cual es la cantidad que desea tener tanto al
finalizar como al comenzar el período presupuestario. 14) Presupuesto de mano de obra

Introducción: Mano de obra: Comprende la determinación de requerimientos de personal, del

número de horas que son necesarias para hacer frente a una cantidad de productos por elaborar,
el cálculo de la tarifa por hora y el costo de la mano de obra. Como la empresa ha tratado de
estandarizar tanto la cantidad de tiempo que normalmente debe gastarse en la elaboración de
cada cantidad de producto, así como la tarifa por hora, entonces se usarán estos datos. En
Colombia hay factores que inciden en gran medida en la determinación del costo de la mano de
obra, los cuales están conformados por el porcentaje de las prestaciones sociales básicas
(cesantías 8.33%, primas 8.33%, vacaciones 4.16%, intereses 1% mensual) y por otros valores que
tiene que aportar el empresario (ISS, Sena, ICBF, dominicales y festivos), los cuales inciden en el
monto de la nómina.

- Presupuesto de Mano de Obra: Se desarrolla en forma similar al presupuesto de uso de

materiales y al de compras, teniendo en cuenta que la mano de obra no se puede almacenar como
se hace con las materias primas. La mano de obra directa se emplea en el momento mismo de la
compra (se incurre en el momento de producción), por lo tanto para desarrollar su entrada es
necesario saber únicamente la cantidad de tiempo requerido por los departamentos productivos y
las tarifas de salarios que prevalecen en cada departamento. Respecto a su importancia se puede
anotar que representa buena parte del costo de producción en algunas empresas en donde la
producción es esencialmente manual.

En relación al recurso humano debe considerarse: En cuanto al personal de trabajo: incluye

cuántos obreros se necesitan, cómo se contratan, cómo se adiestran los mismos, y cuál es la
manera de evaluarlos. En cuanto al puesto de trabajo debe considerarse: Evaluación del trabajo.
Especificación del sitio en dónde se va a trabajar. Relaciones con el sindicato y la negociación que
se puede establecer con el mismo.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

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La administración de sueldos y salarios. Las prestaciones sociales.

¿Qué comprende el presupuesto de mano de obra? Horas de mano de obra directa empleada en
producción. Costo de esa mano de obra. La forma de elaborar y presentar este presupuesto de
mano de obra directa se encuentra a continuación así como el programa de computador que
podrá adaptarse a los requerimientos del ejercicio.

Estándares de mano de obra: Para determinar el estándar por costo de mano de obra deberá
considerarse: La eficiencia de esa mano de obra. La tarifa a pagar por unidad de tiempo empleado
en la producción de un artículo. (Debería incluir al menos el salario básico más las prestaciones
sociales).

Estándar de cantidad o eficiencia de mano de obra: Denomínese así un tiempo normalmente

requerido para la elaboración de un producto, considerando un margen razonable por tiempo
perdido. Se denomina fijando la cantidad de horas- hombre u horas- máquina que se necesita para
cada operación de la producción de cada artículo, para determinar el total de horas- hombre u
horas- máquina que requiera el programa de producción.

Control del presupuesto de mano de obra: El control de los costos de mano de obra directa puede
ser uno de los principales problemas con que se enfrenta la dirección de una compañía debido
fundamentalmente a que las personas no le gustan los controles. Se debe ser cauto con una
supervisión uniforme y competente como clave de este control. Hay necesidades de estándares
por medio de los cuales el supervisor pueda calificar los resultados. La planificación del
movimiento, del trabajo y la disposición de los suministros, equipo, etc., pueden tener un efecto
definitivo sobre los costos de la mano de obra directa. Algún autor consideró que hay dos
aspectos primarios del control de los costos de mano de obra directa: "La preocupación cotidiana
por esos costos" "La comunicación y evaluación a largo plazo de los resultados"
"Con respecto a la comunicación y evaluación mensuales de la mano de obra directa, el informe
mensual de resultados debe incluir datos de control por responsabilidades cobre la mano de obra
directa comparada con los estándares".

Con estos informes se evalúa el desempeño de las personas. Para un control efectivo, los informes
deben mostrar al menos: Horas realmente trabajadas. Horas estándares. Las variaciones del
tiempo. El ausentismo, y Rotación del personal.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.

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BIBLIOGRAFÍA

http://home.ba.net/marcelo/tema1.html, Abril 2002. Armenteros Díaz, Martha. Obsoletos los

sistemas de costos tradicionales. Cifras. (La Habana), (2) 5 – 10, Octubre 2000. Baker, Morton.
Contabilidad de Costos. Un enfoque administrativo para la toma de decisiones. / Morton Baker,
Lyle Jacobsen, David Noel Ramírez Padilla. - - 2ed. -- México: Editorial Mc Graw – Hill,
Interamericana S.A., 1992. - - 743p. Brimson, James. Contabilidad por actividades. / James
Brimson. -- [s.l.]: Editorial Alfaomega Grupo Editor S.A., 1997. - -300p.