EXPESICION DE DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

a) Concepto de Comprobantes Contables

El comprobante de contabilidad es un documento comercial. Las empresas lo utilizan para

registrar todas las transacciones que realizan y respaldar estas en su libro de contabilidad. Dicho
respaldo también puede realizarse con soportes como recibos de caja y facturas. Cuando alguien
presta un servicio y no está obligado a emitir factura, la empresa que lo contrató le puede solicitar
uno de estos comprobantes para registrar el pago por sus servicios.

b) Características

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

 Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento.
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Utilidad en Contabilidad

En el ámbito de la Contabilidad, la utilidad, entendida como beneficio o

ganancia, es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los
gastos incurridos en la generación de dichos ingresos
 Entendida como el interés o beneficio económico por una empresa en el curso de sus
operaciones. En base a esto, las utilidades de un negocio se dividen en dos: netas y
brutas.
a) Soportes contables y no contables:

Definiciones:

Soportes contables:

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello por lo que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en
los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean
justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es
por ello por lo que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y
títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus
principales características.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes

 Nota de contabilidad: Es un documento interno de la empresa que es utilizado

para hacer registros contables cuando se trata de operaciones que no tienen
soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos
específicos.

Soportes no contables: Los documentos no contables son aquellos que solo ofrecen
información sobre una operación mercantil. Estos documentos se relacionan con la
operación de compras, como lo son;

Cotización: Documento informativo que se presenta principalmente en tamaño

carta, aunque también se puede utilizar en otros formatos
Pedido: Es un documento informativo que al igual que la cotización puede
presentarse en tamaño carta o en otro tamaño, según preferencia y necesidad
Remisión: Informa al comprador acerca del despacho, para que verifique su
exactitud
 Formato Diligenciado

Recibo de caja: Un recibo de caja es un documento que se utiliza como soporte en

contabilidad el cual sirve como comprobante de todos los ingresos de la empresa,
especialmente por la cancelación de facturas de clientes, este ingreso puede ser
en cheque, efectivo o cualquier otro.

Recibo de consignación bancaria: Es un soporte de contabilidad en el cual constan

los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa, se contabiliza
con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: Las corporaciones de

ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en
libretos para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de sus cuentas de
ahorros.

Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.

Factura de compraventa: Es un documento mercantil que refleja toda la

información de una operación de compraventa.
Cheque: Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que
es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de
su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del
titular de la cuenta bancaria.

Comprobante de pago: El comprobante de pago es un documento que certifica el

traspaso de algún bien o que se generó un servicio en cambio de algún valor
acordado.

Letra de cambio: Es un documento que garantiza que el deudor pagará al

acreedor, o a otra persona autorizada, una cantidad de dinero, en una fecha y
lugar específicos.

Pagaré: Es un documento contable que contiene la promesa incondicional de una

persona, denominada suscriptora o deudor, de que pagará a una segunda
persona, llamada beneficiario o acreedor, una suma determinada de dinero en un
determinado plazo.
Nota Débito: Es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor
para solicitar formalmente una nota de crédito. La nota de débito actúa como el
documento fuente del diario de devoluciones de compras.

Nota Crédito: Es un documento comercial emitido por un vendedor a un

comprador. Las notas de crédito actúan como un documento fuente para el diario
de devolución de ventas. En otras palabras, la nota de crédito es evidencia de la
reducción en las ventas.
Recibo de caja menor: Es un acuse de recibo impreso de la cantidad de efectivo
recibido durante una transacción que involucra la transferencia de efectivo o
equivalente de efectivo.

Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse

previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número,
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen.

Cotización: Es la acción o efecto de cotizar algo, algunas, muchas o pocas cosas.

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una
negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.
Cotización es la acción y efecto de cotizar.
Pedido: Es el documento que realiza quien ha tomado la decisión en firme de
comprar un bien o servicio. Se entrega a un vendedor (o proveedor) para que le
suministre los bienes o servicios que desea adquirir.

Remisión: Es la atenuación o desaparición completa en el paciente de los signos y

síntomas de su enfermedad, ya sea como consecuencia del tratamiento o de
forma espontánea (remisión espontánea).
  Ejemplo

Recibo de caja

M.C Recibo de Caja

NIT 1007435321-8 No1
Cl. 48 #1a Este-1 a 1a Este-47
3194303604 – 3132019656
Boogotá D.C.

Recibimos
Fecha recibo Medio de pago
de
NIT Teléfono
Dirección Ciudad

El valor de

Concepto Valor

Observaciones:

Recibo de consignación bancaria

Factura de compraventa

Cheque
Comprobante de pago

Letra de cambio

Pagaré
Nota Débito

Nota Crédito

Recibo de caja menor

Nota de contabilidad

Comprobante diario de contabilidad

Los títulos valores

Los títulos valores están regulados por el código de comercio, quien en su artículo 619 indica que:
"Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y
autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de
participación y de tradición o representativos de mercancías".

Son documentos firmados por el deudor, donde se reconoce un derecho al tenedor. Tiene un valor
económico, pues el ideal es que entren en la circulación económica con los demás bienes.

CLASIFICACION

Se puede diferenciar diferentes clases de títulos:

Títulos nominativos: él o en la norma que rige su creación se exija la inscripción del tenedor en el
registro que llevará el creador del título. Solo será reconocido como tenedor legítimo quien figure
en el título.

Títulos a la orden: Designan a una persona determinada como titular, pero permiten la
incorporación de nuevos titulares

Títulos al portador: No son designados a una persona específica. La simple exhibición del título
legitimará al portador y su tradición se producirá por la sola entrega.

REQUISITOS LEGALES

Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los
requisitos siguientes:
La mención del derecho que en el título se incorpora.

La firma de quién lo crea.

Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el del domicilio del
creador del título; y si tiene varias el tenedor escogerá alguna.

Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la fecha y el lugar
de su entrega.

NORMAS DE DOCUMENTOS SOPORTE

Como norma reglamentaria de la Ley 1314 de 2009, el Decreto único reglamentario 2420 de 2015
compila todos los decretos que contienen los marcos técnicos normativos contables a seguir para
la preparación de la información financiera de las entidades de los grupo 1, 2 y 3; sin embargo, las
Normas Internacionales de Información Financiera no se ocupan de los aspectos relacionados con
los libros de contabilidad. Lo anterior puede evidenciarse en el artículo 2.1.1 del DUR 2420 de
2015 (modificado por el Decreto 2496 de 2015), ya que este en su numeral 4 menciona que el
Decreto 2649 de 1993 seguirá estando vigente en aquellos temas que no fueron abordados por el
estándar internacional (en este caso, aquellos que no sean regulados por el DUR 2420 de 2015 y
las demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.)

Que la Ley 1314 de 2009 tiene como objetivo la conformación de un sistema único y

homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, de normas de
contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información.
Por medio del cual se modifica el Decreto 2420 de 2015 Único Reglamentario de las
Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información
y se dictan otras disposiciones. 

GRUPO 1 a) Emisores de valores 1. b) Entidades de interés público 2. c)

Entidades que tengan Activos totales superiores a treinta mil (30.000)
SMMLV 3 o planta de personal superior a doscientos (200) trabajadores;
que no sean emisores de valores ni entidades de interés público y que
cumplan además cualquiera de los siguientes requisitos: I. Ser
subordinada 4 o sucursal de una compañía extranjera que aplique NIIF.
II. Ser subordinada o matriz de una compañía nacional que deba aplicar
NIIF. III. Realizar importaciones (pagos al exterior) o exportaciones
(ingresos del exterior) que representen más del 50% de las compras
(gastos y costos), del año inmediatamente anterior al ejercicio sobre el
que se informa. 11 IV.Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o
más entidades extranjeras que apliquen NIIF. GRUPO 2 a) Empresas
que no cumplan con los requisitos del literal c) del grupo 1. b) Empresas
que tengan Activos totales por valor entre quinientos (500) y treinta mil
(30.000) SMMLV' o planta de personal entre once (11) y doscientos (200)
trabajadores, y que no sean emisores de valores ni entidades de interés
público. c) Microempresas que tengan Activos totales excluida la vivienda
por un valor máximo de quinientos (500) SMMLV o planta de personal no
superior a los (10) trabajadores, y cuyos ingresos brutos anuales sean
iguales o superiores a 6.000 SMMLV'. Dichos ingresos brutos son los
ingresos correspondientes al año inmediatamente anterior al periodo
sobre el que se informa. Para la clasificación de aquellas empresas que
presenten combinaciones de parámetros de planta de personal y activos
totales diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho
efecto, será el de activos totales. GRUPO 3 a) Personas naturales o
jurídicas que cumplan los criterios establecidos en el art. 499 del Estatuto
Tributario (ET) y normas posteriores que lo modifiquen. Para el efecto se
tomará el equivalente a UVT, en salarios mínimos legales vigentes. b)
Microempresas que tengan Activos totales excluida la vivienda por un
valor máximo de quinientos (500) SMMLV o planta de personal no
superior a los (10) trabajadores que no cumplan con los requisitos para
ser incluidas en el grupo 2 ni en el literal anterior. (Ley 1314 de 2009,
Decretos Nacionales 2420 de 2015 y 2496 de 2015)

El DUR 2420 de 2015 compila todos los decretos relacionados con las Normas de
Información Financiera, de Aseguramiento de la Información y de Contabilidad. ... En
consecuencia, el DUR 2420 de 2015 compila todos los decretos reglamentarios de la Ley
1314 de 2009 relacionados con: Las Normas de Información Financiera