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Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo NIVEL 4: PROGRAMAS N°:
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
NIVEL 4: PROGRAMAS N°:
PRG-SST-016
SG-SST
Fecha:
Agosto 01/2017
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
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1. OBJETO

Establecer las actividades necesarias para el mantenimiento preventivo y correctivo

de bienes muebles e inmuebles de la organización

AQUÍ SU EMPRESA”.

2. ALCANCE

Comprende desde la identificación de necesidades, elaboración y ejecución del programa de mantenimiento anual hasta la implementación de controles de las actividades realizadas y aplica a los bienes, recursos, elementos e infraestructura que afecta la calidad de los procesos.

3. DEFINICIONES

3.1. Mantenimiento preventivo: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causas (s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Tiene lugar antes de que ocurra una falla o avería, se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún error en el sistema. Se realiza a razón de la experiencia y pericia del personal a cargo, los cuales son los encargados de determinar el momento necesario para llevar a cabo dicho procedimiento; el fabricante también puede estipular el momento adecuado a través de los manuales técnicos. Presenta las siguientes características: o Se realiza en un momento en que no se está produciendo, por

lo que se aprovecha las horas ociosas de la planta. O Se lleva a cabo siguiente

un programa previamente elaborado donde se detalla el procedimiento a seguir,

y las actividades a realizar, a fin de tener las herramientas y repuestos

necesarios “a la mano”. O Cuenta con una fecha programada, además de un tiempo de inicio y de terminación preestablecido y aprobado por la directiva de la empresa. O está destinado a un área en particular y a ciertos equipos

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Código: PRG-SST-016

Fecha de modificación:

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específicamente. Aunque también se puede llevar a cabo un mantenimiento generalizado de todos los componentes de la planta.

3.2. Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones tomadas para eliminar

la(s) causa (s) de una no conformidad detectada o presentada u otra situación indeseable. Es una Acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales

y en general, de elementos que constituyen la infraestructura o planta física, permitiendo su recuperación, restauración o renovación, sin agregarle valor al establecimiento. Es la actividad humana desarrollada en los recursos físicos de una empresa, cuando a consecuencia de una falla han dejado de proporcionar la calidad de servicio esperada.

4. RESPONSABLES

4.1. Responsable por el mantenimiento y control de este programa:

Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.2. Responsable por la ejecución de este programa:

Gerente General.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Legislación vigente. Decreto 1072 de 2015

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6. DESCRIPCIÓN

 

ACTIVIDAD

DETALLE

RESPONSABLE

REGISTRO

1.

IDENTIFICACIÓN

Identifica los recursos, elementos, infraestructura o ambiente de trabajo que pueda afectar la calidad de cada uno de los procesos.

Identifica las necesidades de mantenimiento preventivo y/o correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la organización, y envía a la secretaria general para la siguiente vigencia fiscal en el tercer trimestre del año inmediatamente anterior.

envía a la secretaria general para la siguiente vigencia fiscal en el tercer trimestre del año
envía a la secretaria general para la siguiente vigencia fiscal en el tercer trimestre del año

Subdirectores, Jefes de Oficina y Directores Territoriales

Memorando

identificación

DE NECESIDADES

necesidades de

mantenimiento

2.

ELABORACIÓN

DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO ANUAL

Define los cuidados de mantenimiento de cada uno de los bienes identificados. Elabora en el

Define los cuidados de mantenimiento de cada uno de los bienes identificados. Elabora en el mes de agosto el programa de mantenimiento preventivo y correctivo anual de la vigencia siguiente de los bienes muebles e inmuebles de la organización. Envía para aprobación de Gerencia.

anual de la vigencia siguiente de los bienes muebles e inmuebles de la organización. Envía para
anual de la vigencia siguiente de los bienes muebles e inmuebles de la organización. Envía para

Funcionario de

Programa de

Mantenimiento

Servicios Generales

Preventivo y

Correctivo Anual

 
 
Recibe y revisa el Programa de Mantenimiento anual para su respectiva aprobación y asignación de

Recibe y revisa el Programa de

Mantenimiento anual para su respectiva aprobación y asignación de recursos necesarios para su incorporación en el presupuesto de la respectiva vigencia.

 

Programa de

3.

ASIGNACIÓN DE

Comité Asesor

Mantenimiento

RECURSOS

Consejo Directivo

Preventivo y

 

Correctivo Anual

 
‘ identifica las necesidades de contratación. Solicita las propuestas para la

identifica las necesidades de contratación. Solicita las propuestas para la

‘ identifica las necesidades de contratación. Solicita las propuestas para la
   

Funcionario de Servicios Generales / Área de Contratación

4.

CONTRATACIÓN

adquisición de bienes y servicios para realizar las actividades d mantenimiento. Elaborar estudio previo de acuerdo a la modalidad de contratación y envía al área de contratación.

d mantenimiento. Elaborar estudio previo de acuerdo a la modalidad de contratación y envía al área

Estudios previos

DE SERVICIOS

Propuestas

 
 
Verifica el cumplimiento del programa

Verifica el cumplimiento del programa

 

Autorización de

Mantenimiento

5.

EJECUCIÓN DEL

PROGRAMA DE

MANTENIMIENTO

de mantenimiento anual de acuerdo a los términos estipulados dentro de cada contrato

perfeccionado. Consolida la información referente a la contratación con el fin de elaborar informes de Mantenimiento y austeridad del gasto. Envía mensualmente a la oficina de control interno los informes de austeridad del gasto para la gestión pertinente.

Envía mensualmente a la oficina de control interno los informes de austeridad del gasto para la
Envía mensualmente a la oficina de control interno los informes de austeridad del gasto para la

Funcionario de

Servicios Generales

Informes de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo y de Austeridad del Gasto

 
Recopila la documentación necesaria para tramitar el pago a las tesorerías de los impuestos de

Recopila la documentación necesaria

para tramitar el pago a las tesorerías de los impuestos de los bienes Muebles e Inmuebles propiedad de la organización. Envía a central de cuentas

tesorerías de los impuestos de los bienes Muebles e Inmuebles propiedad de la organización. Envía a
   

6.

CANCELACIÓN

Funcionario

DE IMPUESTOS

Servicios Generales

Soportes de Pago

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ACTIVIDAD

DETALLE

RESPONSABLE

REGISTRO

 
Realiza la contratación de las pólizas de seguros para las vigencias con el fin de

Realiza la contratación de las pólizas de seguros para las vigencias con el fin de salvaguardar los bienes de la organización, de acuerdo al procedimiento establecido.

   

Ordenador del

Gasto

7. CONTRATACIÓN

Mantiene las pólizas debidamente organizadas, elabora un informe semestral con novedades de las mismas. Realiza

Mantiene las pólizas debidamente organizadas, elabora un informe semestral con novedades de las mismas. Realiza la contratación de seguro obligatorio contra accidentes de tránsito SOAT para vehículos.

de las mismas. Realiza la contratación de seguro obligatorio contra accidentes de tránsito SOAT para vehículos.
 

Expediente de

DE SEGUROS

Pólizas

Funcionario Almacén Servicios Generales

 
Efectúa la reclamación de los siniestros con los documentos requeridos a la aseguradora que corresponda

Efectúa la reclamación de los siniestros con los documentos requeridos a la aseguradora que corresponda en coordinación con el área de almacén.

 

Denuncio

Secretario General

Oficio Informe

8. RECLAMACIÓN

Obtenido el reconocimiento por parte de la aseguradora se traslada copia a contabilidad para el

Obtenido el reconocimiento por parte de la aseguradora se traslada copia a contabilidad para el correspondiente registro contable.

 

Entrada Almacén

DE SINIESTROS

Funcionario

Factura -

Almacén

Cotización

Archiva de acuerdo a la serie documental correspondiente.

Archiva de acuerdo a la serie documental correspondiente.

     

Documento de

Programación

Semanal

Elabora y envía a la Secretaria General la programación semanal de los vehículos.

Elabora y envía a la Secretaria General la programación semanal de los vehículos.

Control Salida y Entrada de Vehículos

9.

Consolida la programación semanal. Realiza el seguimiento y control mediante los formatos preestablecidos de control

Consolida la programación semanal. Realiza el seguimiento y control mediante los formatos preestablecidos de control de salidas y autorización de mantenimiento preventivo y/o correctivo. Realiza el control de salidas y entradas de bienes muebles y equipos de la organización. Informa a la aseguradora correspondiente la salida del bien. Diligencia las planilla de control correspondiente.

Informa a la aseguradora correspondiente la salida del bien. Diligencia las planilla de control correspondiente.
Informa a la aseguradora correspondiente la salida del bien. Diligencia las planilla de control correspondiente.
Informa a la aseguradora correspondiente la salida del bien. Diligencia las planilla de control correspondiente.
Informa a la aseguradora correspondiente la salida del bien. Diligencia las planilla de control correspondiente.

Subdirectores y Jefes de Oficina

IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA LOS BIENES

Control Entrada Y Salida de Equipos

Autorización Salida

de Vehículos

MUEBLES E

Funcionario de

INMUEBLES

Servicios Generales

Oficio Salida de Equipos

- Vigilante

Planillas de Control Mantenimiento Preventivo y Correctivo

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6.1. Flujograma

CORRECTIVO Versión: 001 Página 5 de 7 6.1. Flujograma Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: PRG-SST-016 Fecha de

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PREVENTIVO Y CORRECTIVO Versión: 001 Página 6 de 7 7. REGISTROS PRC-SST-031 Procedimiento de Administración y

7. REGISTROS

PRC-SST-031 Procedimiento de Administración y Mantenimiento de Bienes Muebles y Inmuebles FT-SST-119 Formato Cronograma de Mantenimiento FT-SST-120 Formato Planilla Mantenimiento Mensual FT-SST-121 Formato Autorización de Mantenimiento

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8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

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