Documentos contables en las transacciones comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

También llamados documentos mercantiles, son todos los comprobantes y

títulos extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones
que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.

A continuación, se explorará su importancia, cuáles son sus principales

funciones, tipos y características, además, se presentarán algunos de los
documentos comerciales más comúnmente empleados en las operaciones
diarias del comercio y la industria.

Importancia de los documentos comerciales

La relevancia de los documentos comerciales está dada, entre otras, por las
siguientes propiedades:

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que

intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
 Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio
 Componen el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Características de los documentos comerciales

Los siguientes son elementos que se observan en cada uno de los

documentos comerciales que se emplean a diario en el ámbito empresarial y
mercantil. Los hay de dos niveles, en primer lugar, están los que configuran
las características generales y, en segundo lugar, los que conforman las
particulares:

Generales

Nombre propio del documento.

Lugar y fecha de emisión.
Número de orden.
 Nombres de las personas o empresas que intervienen en el negocio.
Cantidades escritas en números y letras.
Concepto de la transacción con todos sus detalles.
Firmas de las personas autorizadas.

Particulares

Nombre del documento.

Tamaño del documento.
Rayado de acuerdo al tipo de documento.
Vencimiento.

Tipos de documentos comerciales

Primero se tiene la clasificación básica, documentos comerciales negociables

y no negociables:

Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o representan una

promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con
base en ellos. Los más comunes son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré.

No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una

transacción comercial o brindan la información necesaria para realizarla. Los
principales documentos comerciales no negociables son: la cotización, el
pedido, la remisión, la factura, el recibo de caja, el comprobante de pago, el
recibo de consignación y las notas débito y crédito.

Otra clasificación; a los documentos comerciales, se los puede caracterizar como

empresariales y estos, por lo tanto, se clasifican en contables y no contables
Documentos contables
Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que
realiza la empresa y se utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y
patrimonios; sin embargo, es importante que dentro de los documentos contables
identifiques dos categorías: documentos contables internos y documentos contables
externos; a continuación, se nombran algunos ejemplos de estos documentos.

Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora
de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:

 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, entre otros.

Tipos de documentos contables externos:

Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las
empresas, pero la diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son
elaborados por otra empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte
de la estructura interna de la compañía. Algunos de los ejemplos de documentos
contables externos son:

 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.

Documentos no contables
Ahora bien, es importante que sepas que existen otros tipos de documentos
denominados no contables, que a pesar de que también juegan una parte importante
en la contabilidad, su rol no es activo, debido a que son de carácter informativo;
incluso, algunas personas deciden llamar a este tipo de documentos contables como
documentos empresariales informativos, ya que a pesar de que son importantes y
respaldan muchas transacciones, solamente sirven para soportarlas, es decir que
brindan información y detalles útiles para llevar a cabo ciertas contabilidades, pero
no para efectuar procedimientos contables.
Ejemplos de documentos no contables son una cotización, las remesas o una orden de
compra, Ordenes de Pedido, hojas de vida,
 NORMATIVA DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y
COMPLEMENTARIOS
“Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes
documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la
realización de otras transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.”
“Art. 2.- Documentos complementarios. - Son documentos complementarios a los
comprobantes de venta, los siguientes:
a) Notas de crédito;
b) Notas de débito; y,
c) Guías de remisión.”
“Art. 3.- Comprobantes de retención. - Son comprobantes de retención los
documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes
de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario
Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director
General del Servicio de Rentas Internas.”
“Art. 4.- Otros documentos autorizados.- Son documentos autorizados, siempre
que se identifique, por una parte, al emisor con su razón social o denominación,
completa o abreviada, o con sus nombres y apellidos y número de Registro Único de
Contribuyentes; por otra, al adquirente o al sujeto al que se le efectúe la retención de
impuestos mediante su número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de
identidad o pasaporte, razón social, denominación; y, además, se haga constar la
fecha de emisión y por separado el valor de los tributos que correspondan.
 APLICACIÓN DOCUMENTOS COMERCIALES

2.1.1. Facturas
Se debe emitir en la transferencia de bienes o prestación de servicios a sociedades
o personas naturales con derecho a crédito tributario y en operaciones de
exportación.

 Sustenta el crédito tributario para efectos del Impuesto al Valor Agregado

(IVA)
 Requieren de una Nota de Crédito para modificar operaciones originalmente
pactadas
 Se emitirán a personas naturales o sociedades que requieran sustentar
crédito tributario y en operaciones de exportación.
 Deberán identificar al comprador con su razón social y RUC.
 Debe constar el desglose del IVA.
 Sustenta costos y gastos para efectos del Impuesto a la Renta.
Comprobantes de retención. -
Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de
impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto
en la Ley de Régimen Tributario Interno, este Reglamento y en las resoluciones que,
para el efecto, dictará el Director General del Servicio de Rentas Internas.

Art. 104.- Comprobantes de retención.- Los agentes de retención entregarán los

comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta y por impuesto al
valor agregado IVA, en los formularios que reunirán los requisitos que se
establezcan en el correspondiente reglamento.