INTRODUCCION A DOCUMENTOS MERCANTILES

DEFINICIÓN
Los documentos mercantiles son los títulos, efectos (letras
de cambio y pagares), recibos, facturas, notas de débito y
crédito, planillas de sueldos, notas de remisión, notas o
vales de salida de mercaderías, informes de consumo de
materiales, etc., es decir, son los documentos que sirven
para legitimar el ejercicio de derecho literal y autónomo
consignado en el mismo y es la documentación fuente que
permite registrarlas operaciones mercantiles en los
comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento
de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de
contabilidad obtienen datos necesarios para personificar las
cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes
de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mayor será
la necesidad del uso de documentos. Si se trata de una gran
empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos
dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares
en que se divide; al mismo tiempo cierto número de
compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local,
nacional o internacional. En todos los departamentos
de ventas se generan recursos y el cajero de la empresa
recibe efectivo en moneda nacional o extran1era en pago de
las ventas efectuadas, el mismo que se debe ser depositado en
forma integra dentro las 24 horas a un Banco; a su vez se
realizan desembolsos por pago a acreedores de la empresa y
por compra de bienes y servicios bajo la responsabilidad del
Tesorero.
Los documentos intercambiados por las empresas que
intervienen en una transacción mercantil facilitan el
respaldo y registro de las operaciones, informan al
contador o aux1l1ar de contabilidad respecto a las secuencias
de las operaciones y sirven de autorización para el registro
en los libros de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de
documentación mercantil toda constancia escrita de una
transacción comercial o de un aspecto de
ella que pueda utilizarse para:
 Certificar los registros contables realizados en los
libros de contabilidad.
 Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Respecto al segundo término conviene observar que los libros
de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en
ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para
decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia
surgida de un comprobante escrito y revestido de las
características legales: puede decirse entonces que aún los
libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en
un archivo de documentos bien organizado y bajo la
responsabilidad de un custodio.

Documentos negociables, son todos aquellos documentos que se

pueden negociar a través de endosos, descuentos en una
entidad financiera antes de su vencimiento o dejar en
garantía.
Documentos no negociables, son todos aquellos documentos que
sirven de base para los registros en los libros de
contabilidad y a la vez probar desde el punto de
vista legal la realización de una operación mercantil.

OBJETIVOS

El principal objetivo de un documento mercantil es lograr un

control interno adecuado de todas las transacciones
comerciales que realiza una empresa pública o privada,
respaldando con la documentación suficiente y pertinente, a
cada tipo de transacciones ya sea por captación de recursos
económicos (pago de clientes por venta de bienes, servicios y
cobro a deudores) y desembolsos realizados por adquisición de
bienes, servicios, pago de obligaciones y gastos operativos
necesarios para mantener en marcha la empresa; los mismos que
se adjuntan como documentación de respaldo a los comprobantes
de contabilidad (Comprobantes de ingreso, egreso y diario) y
permite además a los responsables de la administración
de una empresa revisar y autorizar todas las operaciones.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha

creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones
legales para impresión, archivo y conservación de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones
mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para
tramitación entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el
curso de un lote de mercancías, identificar un envío de
dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición
interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y
número de una solicitud de compras, el que un pedido no se
hubiera recibido dentro del plazo establecido.

ASPECTOS FORMALES

Teniendo en cuenta que la contabilidad debe cumplir la

función de control en la empresa, es indispensable que toda
transacción esté respaldada con documentación pertinente y
suficiente para su posterior verificación o revisión, esto
por:
 Actuar como elemento de entrada de información de la
empresa.
 Permitir, en caso necesario, la prueba de la existencia
de determinadas transacciones y de las condiciones
inherentes a la misma, como ser:
 Controversia con terceros o,
 Requerimiento del Estado a través del Servicio de
Impuestos Nacionales, Contraloría General de la
Republica y otras entidades, a efectos de fiscalizar
en materia tributaria, de control de precios, la
correcta administración de recursos públicos y
resultados de su aplicación.