Universidad Tecnolgica de Puebla

Tecnologas de la informacin y comunicacin

Materia:
Administracin del tiempo

Profesor:
Gonzlez Martnez Elena
Alumno
Irvin David Alvarado Munguia
Trabajo
Agenda y tipos de agenda
Fecha de entrega:

3 de diciembre de 2015

AGENDA Y TIPOS DE AGENDA

Agenda se denomina el programa que contiene, ordenadamente, un conjunto de temas,
tareas o actividades para su realizacin en un periodo de tiempo determinado. Como tal, la
palabra proviene del latn agenda, que significa cosas que se han de hacer.
Agenda, en este sentido, puede referirse a la serie de asuntos, compromisos u obligaciones
que una persona ha ordenado, dispuesto y planificado para ir tratando en un periodo de
tiempo especfico por otro lado, tambin puede hacer referencia a la lista de temas que sern
abordados durante una reunin.
Agenda tambin se conoce al libro o cuaderno donde se asienta la informacin de aquello
que se ha planificado hacer. Por lo general, sus pginas estn identificadas con los das del
ao, y poseen, adems, un calendario y una lista de contactos telefnicos y direcciones.
Tipos de agenda
Agenda 21
La agenda 21 es un plan de accin de desarrollo sustentable, propuesto por la Organizacin
de las Naciones Unidas (ONU) para ser adoptado e implementado en todos los pases del
mundo. Su objetivo principal, como tal, es la transformacin de las naciones, durante el siglo
XXI, en sociedades ms conscientes y responsables en el cuidado del medio ambiente y el
aprovechamiento racional de sus recursos
Agenda electrnica
Como agenda electrnica o digital se denomina el dispositivo electrnico de bolsillo que
funciona como una agenda personal. Como tal, posee mltiples funciones orientadas a la
gestin del tiempo, y tiene la capacidad de almacenar todo tipo datos, as como de organizar
tareas y actividades. Combina programacin de actividades, lista de contactos, bloc de notas,
alarmas y recordatorios.
Agenda poltica
La agenda poltica, como tal, es aquella relativa al conjunto de acciones y actividades que
han propuesto o programado los diversos factores polticos en un sistema democrtico. Por
lo general, la agenda poltica es establecida, principalmente, por el grupo poltico gobernante,
e involucra la serie de gestiones y tareas que este se ha comprometido a cumplir para arribar
al poder.
Agenda pblica
La agenda pblica es aquella constituida por la serie de temas, asuntos o problemticas que
determinan el debate social. Por lo general, son temas que ataen a la colectividad como
conjunto y que requieren la activa intervencin de las autoridades legtimas a fin de presentar
posturas, propuestas o soluciones. Como tal, la agenda pblica se encuentra influida por los
medios de comunicacin, los grupos de accin poltica y la presin ciudadana. Temas
susceptibles de ingresar en la agenda pblica son la inseguridad, el alto costo de la vida, etc.

Agenda de trabajo
La agenda de trabajo es aquella donde se asientan, disponen y programan, de manera
ordenada y jerrquica, una serie de tareas o actividades relacionadas con el desempeo
laboral. Como tal, permite al trabajador o ejecutivo organizar su tiempo de acuerdo con los
objetivos de su gestin para maximizar su rendimiento, eficacia y productividad. En este
sentido, es una herramienta muy til a la hora de organizar tareas o programar reuniones.
Agenda setting
Como agenda setting, o teora del establecimiento periodstico de temas de discusin, se
denomina la teora segn la cual los medios de comunicacin masiva son los encargados de
determinar y establecer los temas de inters para sus audiencias, as como el enfoque que
les darn y la importancia que se les atribuir. Hoy en da, la agenda setting se ha ampliado
desde los medios tradicionales, como la radio, la prensa y la televisin, a los medios digitales
emergentes. La agenda setting, como tal, ejerce una enorme influencia sobre la opinin
pblica, de modo que tambin participa activamente en la fijacin de la agenda pblica.
Partes mnimas de una agenda

Listn telefnico y de direcciones

Calendarios: Ao actual, anterior y posterior
Planning: Suele ser mensual
Dietario: Apuntado normalmente por horas

Agendas que usa la secretaria

En ella se planificarn las tareas, da y hora de realizacin y entrega.

Agenda del jefe: En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestin de la agenda del jefe

Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres mbitos:

Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con l, tienen que ser
casos excepcionales.
Ocio: No se debe interrumpir, l necesita estos momentos para poder rendir mejor. En
caso necesario se debe consultar con l.
Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita
permiso para la gestin de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duracin de las
tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biolgico, y no programar tareas
complicadas al principio o final de la jornada.
Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.
Planificacin diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que
tendremos en cuenta para la planificacin son:

El objetivo tiene que ser concreto y asequible.

Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas ms all de un
trimestre. El tiempo ideal son 15 das.
Se debe conocer el propio ritmo biolgico y laboral.

Despus de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo
siguiente:

No dedicar ms de 2 horas seguidas en una misma tarea.

La tarea se entregar a las 12 del da de entrega.
Las tareas ms difciles se harn en horas Hill
Los lunes y los viernes no programar tareas difciles
Los das festivos no se programan
No se puede cargar una jornada con ms de 5 tareas de mxima dificultad

Uso correcto de la agenda

Organzate
Lo ms importante para tener una agenda bien estructurada es la organizacin, es necesario
aprender a priorizar las actividades de tu da a da, a saber diferenciar entre aquellas tareas
que pueden esperar y aquellas que es necesario tratarlas al instante.
Realiza una lista de los pendientes a realizar al da siguiente, marca aquellos que se deben
de tratar con urgencia, separa los que puedes realizar en el transcurso del da y aquellos que
puedes realizar si te da tiempo.
Realiza juntas cortas
La mayora de los tiempos muertos se van en juntas innecesarias o juntas extendidas, evita
que esto suceda. Bien dicen que una junta productiva no necesita durar ms de una hora.
Asimismo, realizar una junta con liderazgo podra evitar extensiones de tiempo innecesarias,
encrgate de que no existan distractores y de que los comentarios de tus colaboradores
tengan que ver con el tema y sean objetivos.
Aprende a delegar
Recuerda que ser directivo no significa que tengas que hacerlo todo, aprende a diferenciar
entre tareas operativas y tareas estratgicas, esto ayuda a saber qu cosas puedes dejar en
manos de tus colaboradores y cules son necesarias para que las trates de manera
personal.
Aprovecha la tecnologa

Organiza tu agenda de manera inteligente, en la actualidad existen Apps que pueden

ayudarte a hacerlo de una manera ms eficiente y precisa, tambin puedes utilizar
herramientas que te permitan acortar tiempos y espacios.
Ahora ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los das, existen herramientas
que pueden evitar traslados y horas excesivas de trfico. Skype y ahora los hangouts, son
herramientas que permiten hablar de manera directa con los clientes y socios sin tener que ir
a un punto de reunin.
Aprende a decir NO
La vida social de un directivo casi siempre est saturada, sin embargo, tambin es bueno
aprender a priorizar estas reuniones. Aclarar cundo es importante asistir y en qu momento
decir NO, agilizar tus tiempos en la agenda y as podrs contar con espacios que te
permitan realizar tareas trascendentes. Evita atender personas no agendadas, esto quita
mucho tiempo y te distrae de tus tareas ms importantes.
Que lo urgente no est por encima de lo importante
Muchas veces se tiende a poner atencin en lo operativo y dejamos a un lado las cuestiones
estratgicas. Las tareas estratgicas son aquellas que tienen qu ver con la visin y el rumbo
de la organizacin, stas son primordiales para tratar en la agenda diaria.
Apaga los distractores
Si tu distraccin es Twitter o Facebook, apgalos. Ponte horarios para tuitear o para entrar a
tus redes sociales, esto ayudar a tener menos tiempos muertos en tu agenda.
Llega ms temprano que los dems
Adelantarte a los horarios de trabajo podra ayudarte a realizar tareas de manera ms
eficiente, as evitars distracciones causadas por tus colaboradores y asistentes. Se
recomienda aplicarlo por las maanas, no por las noches.
Respeta tus tiempos
Si dices que va a durar una hora la reunin, tiene que durar una hora. Evita extender tiempos
que sean innecesarios en tu agenda, el respeto a estos horarios son los que te darn el xito
para llevarla al pie de la letra y para concluir cada uno de los objetivos diarios. La puntualidad
tambin es una forma de respetar tu tiempo y el de los dems.
Siempre aparta un espacio para ti
Ya sea con la familia, con tu esposa o slo para ti, es importante apartar un tiempo especfico
para liberarte del estrs laboral y de la rutina diaria, esto te ayudar a iniciar mejor el
siguiente da y as hacer ms eficiente tu trabajo. Y estos espacios tambin se agendan.

Bibliografas
http://www.significados.com/
http://www.conocimientosweb.net/descargas/article2301.html
http://www.15a20.com.mx/2012/12/04/deseo-4331-conoce-los-tipos-de-agendas.php
https://organizarlavida.wordpress.com/2012/04/09/100/