METODOLOGA

GESTIN DE PROYECTOS SOCIALES

Gestin de Proyectos sociales

OBJETIVOS

1.

Introducir
los
conceptos
bsicos
que
intervienen en la direccin de un proyecto.

2.

Observar el punto de partida y situaciones de

cada
fase,
para
poder
describir
los
procedimientos y sus tcnicas.

3.

Conocer tcnicas para utilizar en cada una de

las fases y, dotar de recursos al grupo de
personas asignadas para poder disear e
implementar un proyecto social.

4.

Aplicar in situ los contenidos

desarrollados en el taller.

5.

Ampliar informacin sobre herramientas de

evaluacin social

tericos

Gestin de Proyectos sociales

DEFINICIN

La planificacin, organizacin y administracin de las tareas y recursos

necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con
limitacin de tiempo y costes

Gestin de Proyectos sociales

ANTES DE EMPEZAR
Gestin de Riesgos y Problemas

Un
riesgo
es
toda
situacin
que
puede,
potencialmente, provocar una desviacin (en esfuerzo o
en plazo) en un proyecto.

Un riesgo se convierte en un problema cuando
provoca, de forma efectiva, un impacto en un proyecto.

Los responsables de proyectos estn obligados a
anticipar y gestionar los riesgos que pueden afectarle,
minimizando de esta forma el impacto que puedan tener
sobre el proyecto.

Cuando un riesgo se transforma en un problema, slo
queda la gestin del problema, que consistir en
entenderlo, asignarle prioridad y resolverlo. No hay que
huir nunca de la toma de decisiones ni ocultar los
problemas. Nunca desaparecen por s solos, slo crecen.

Gestin de Proyectos sociales

PROPUESTA
Gestin del Alcance

La herramienta inicial para el gestor de un proyecto es

la propuesta, y sus anexos, donde se debe especificar
claramente el alcance del proyecto a realizar.

Para lograr un mayor grado de entendimiento del
proyecto, es imprescindible hablar con la persona que
realiz la propuesta, o con el responsable del cliente. Hay
que garantizar que recogemos toda la informacin
posible y entendemos el alcance del proyecto.

Es muy importante que el alcance del proyecto no
sufra desviaciones durante la fase de definicin
funcional.

Gestin de Proyectos sociales

EJECUCIN
Gestin del Esfuerzo y Recursos

Una vez determinado el alcance es necesario

descomponer el esfuerzo a realizar en unidades ms
pequeas, y asignar estas tareas al personal disponible.

Hay que seguir en todo momento la evolucin del esfuerzo

realizado (control de incurridos), como medida preventiva
de posibles desviaciones, bien por una mala valoracin del
esfuerzo, bien por un mal desempeo del personal del
proyecto.

La motivacin del equipo de trabajo es fundamental para

el buen desarrollo de cualquier proyecto. El jefe de
proyecto ha de saber controlar su afectividad, ya que es
responsable de mantener alta la moral del equipo.

Es tarea del jefe de equipo el desarrollo del personal a su

cargo. Hay que aprovechar las oportunidades de
formacin.

Gestin de Proyectos sociales

EJECUCIN
Gestin del Plazo

Una de las caractersticas fundamentales de un Proyecto es

que posee un plazo de realizacin (inicio y finalizacin), en
base al cual se realiza la planificacin inicial.

Nuestra obligacin, como gestores del proyecto, es intentar

respetar al mximo estas fechas, y variarlas slo si resulta
imprescindible.

Los plazos pueden verse afectados por diversas

circunstancias, internas y externas al proyecto. Tambin
estas ltimas deben ser gestionadas (como riesgos) en la
medida de nuestras posibilidades.

El cumplimiento de los plazos es, en la mayora de los

proyectos, un factor clave del xito. Se recomienda
establecer reuniones semanales de revisin de objetivos con
el equipo de trabajo.

Gestin de Proyectos sociales

EJECUCIN
Gestin de la Calidad y costes

Hay una calidad interna, que es la ligada a los productos

que entregamos como consecuencia de nuestro
desempeo profesional, y que se mide en trminos de uso
de metodologas y estndares. Se garantiza a travs de los
sucesivos ciclos de prueba.

Hay una calidad externa que nos obliga a gestionar
correctamente una serie de documentos, ligados al Plan de
Calidad de nuestra organizacin.

Velar tambin por los intereses de

organizacin, vigilando la rentabilidad
proyectos.

Es importante controlar los perfiles del personal en el

proyecto. A veces podemos prescindir de perfiles ms
caros e intercambiarlos por otros de menor coste.

Es importante controlar los cambios en los proyectos,

ya que son una va muy eficaz de recuperacin de
costes.

Gestin de Proyectos sociales

EJERCICIO PRCTICO: ejemplo proyecto social

Descripcin
Presentacin de un estudio incluyendo detalles suficientes para facilitar a los
participantes el anlisis y posterior desarrollo.
Se requiere diagnosis, prescripcin y desarrollo adecuado.
Informacin tratada en un campo particular del conocimiento o de la
accin
Actuacin
En grupos aplican los ciclos de vida de un proyecto social y aplican las
correspondientes Herramientas en el estudio propuesto.
Evaluacin
Al finalizar la accin se evala los puntos a mejorar en cada participante

Gestin de Proyectos sociales

nuestra
de los

ESQUEMA GENERAL

Preparacin
Del Inicio

Planificar la
Ejecucin

Informar el
Estado

Evaluar el
Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los
Recursos

Controlar el
Trabajo

EJECUCIN

Gestin de Proyectos sociales

PREPARACIN DEL INICIO

Preparacin
Del Inicio

Planificar la
Ejecucin

Informar el
Estado

Evaluar el
Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los
Recursos

Controlar el
Trabajo

EJECUCIN

Gestin de Proyectos sociales

1. PREPARACIN DEL INICIO

1.1 Tipos de Ciclos de Vida de los Proyectos

Ciclo Largo
Proyecto cuyo tamao es grande o con un alto grado de complejidad

Ciclo Corto
Proyecto de tamao medio o pequeo y con grado de complejidad medio

Ciclo de Desarrollo Rpido

Proyecto muy rpido con el objetivo de terminar en un plazo limitado

Ciclo Solucin Externa (Paquetes)

Proyecto donde parte se desarrollar a medida y otra parte se realizar con
paquetes ya existentes en el sector

Ciclo Mantenimiento
Proyecto de mantenimiento de aplicaciones, recoge aquellas actividades
necesarias para incorporar nuevas funcionalidades, corregir incidencias y
resolver problemas tcnicos

Preparacin
Del Inicio
Gestin de Proyectos sociales

1. PREPARACIN DEL INICIO

1.2 Responsabilidades: Cualidades adicionales

Asegurar los productos y/o servicios con calidad, cubriendo expectativas

Proveer gestin efectiva para garantizar la finalizacin con xito del proyecto

Suministrar la informacin de la situacin del proyecto

Planificar y supervisar las actividades diarias del equipo

Realizar las revisiones detalladas de todos los procesos y salidas del proyecto

Habilidades inter-personales
Capacidad de resolucin de
problemas
Paciencia
Creatividad
Comprensin
Control emocional
Preparacin
Del Inicio
Gestin de Proyectos sociales

1. PREPARACIN DEL INICIO

1.3 Gestin del Riesgo (Por qu)

Inicio del
Proyecto

Fin del Proyecto

Identificar, estudiar y eliminar las fuentes de riesgo antes de

que empiecen a amenazar la finalizacin satisfactoria de un
proyecto
Preparacin
Del Inicio
Gestin de Proyectos sociales

2. PLANIFICAR LA EJECUCIN

Preparacin
Del Inicio

Planificar la
Ejecucin

Informar el
Estado

Evaluar el
Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los
Recursos

Controlar el
Trabajo

EJECUCIN

Gestin de Proyectos sociales

2. PLANIFICAR LA EJECUCIN
2.1 Gestin del Alcance del Proyecto

Qu es necesario hacer?

Cunto se tardar en completar cada tarea?

Cul es el orden en que se deben realizar las tareas?

Cundo debe empezar el trabajo?

Cundo debe finalizar?

Quin llevar a cabo cada tarea?

Quin ser responsable de cada tarea?

Planificar la
Ejecucin
Gestin de Proyectos sociales

2. PLANIFICAR LA EJECUCIN
2.2 Otras funciones a considerar en la estimacin del Alcance

Plantillas de Informacin a generar (informes)

Tiempo dedicado a reuniones

Formacin del equipo

Actividades Administrativas

Generacin de Estndares y Procedimientos del Proyecto

Revisiones de Calidad

Realizar estimaciones razonables: ni pesimistas ni optimistas

Considerar la contingencia en funcin de los riesgos detectados

La planificacin ha de ser grfica

Comenzar a planificar con el fin en la mente

Preparacin del software a utilizar

Estndares y procedimientos a utilizar

Material de formacin, guas prcticas

Planificar la
Ejecucin
Gestin de Proyectos sociales

2. PLANIFICAR LA EJECUCIN
2.3 Replanificacin

Objetivo principal: proteger las fechas de entrega

Causas:

No disponibilidad de Recursos
Desviaciones entre el incurrido planificado y el actual
Peticiones de cambio del Cliente a las especificaciones iniciales
Riesgos no previstos o inevitables
Deficiencias en el Trabajo realizado

Planificar la
Ejecucin
Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS

Preparacin
Del Inicio

Planificar la
Ejecucin

Informar el
Estado

Evaluar el
Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los
Recursos

Controlar el
Trabajo

EJECUCIN

Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS

3.1 Objetivos

Identificar los propsitos a conseguir en la etapa

Identificar los cuatro estilos de comportamiento que impactan en la

comunicacin interpersonal efectiva en los equipos

Identificar acciones que contribuyan a una organizacin efectiva y una

adecuada gestin de recursos humanos

Determinar los factores clave para organizar los recursos

Organizar los
Recursos
Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS

3. 1 Propsitos de la Etapa

OBTENER los recursos especficos necesarios para la realizacin del proyecto

ORGANIZAR los recursos, incluyendo el equipo de proyecto

ASIGNAR los recursos

DISPONIBILIDAD de recursos para un uso productivo

ORIENTAR, FORMAR, MOTIVAR, GESTIONAR, y EVALUAR los miembros del equipo,

durante el proyecto

Organizar los
Recursos
Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS

3.2 Roles del/de la responsable de proyecto

Formador /a
Rol orientado/a a conseguir mejorar la productividad
Incrementar los conocimientos y habilidades del individuo

Consejero /a
Rol orientado/a a fomentar la carrera profesional
Guiar al individuo
Evaluacin continua

Tutor/a
Orientado/a al crecimiento personal
Transferencia de conocimientos y experiencia
Servir de gua para los miembros del equipo

Organizar los
Recursos
Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS

3.3 Estilos Bsicos de Comunicacin (Visin General)

+ ACTIVO

Reflexivo

Dinmico

- EMOTIVO

+ EMOTIVO

Intuitivo

Perceptivo

- ACTIVO
Organizar los
Recursos
Gestin de Proyectos sociales

4. CONTROLAR EL TRABAJO

Preparacin
Del Inicio

Planificar la
Ejecucin

Informar el
Estado

Organizar los
Recursos

Controlar el
Trabajo

Evaluar el
Proyecto

PLANIFICACIN

EJECUCIN

Gestin de Proyectos sociales

4. CONTROLAR EL TRABAJO
4.1 Acciones orientadas al control efectivo del Proyecto

Identificar y controlar el alcance

Crear un planificacin detallada

Descomponer el trabajo en unidades manejables

Identificar y cuantificar las variaciones sobre el

plan inicial

Identificar las acciones correctivas comunicando

al equipo de trabajo

Minimizar los Riesgos / Problemas

Replanificar cuando sea necesario

Liderar al equipo y el proyecto

Usar habilidades de comunicacin efectivas

Mantener soporte y compromiso

Conducir las reuniones de revisin de estado

Tomar decisiones PROACTIVAMENTE

Fortalecer al equipo
Controlar el
Trabajo

Gestin de Proyectos sociales

4. CONTROLAR EL TRABAJO
4.2 Barreras para controlar el trabajo

Alcance demasiado amplio:

Productividad no ptima
Deslizamiento en la planificacin

Planificacin y Comunicacin inadecuada

Liderazgo pobre

Fracasos por no:

Planificar a suficiente nivel de detalle
Gestionar los conflictos
Asegurar la calidad
Identificar, valorar y evitar los riesgos
Controlar los cambios

Gestin de Proyectos sociales

5. INFORMAR EL ESTADO

Preparacin
Del Inicio

Planificar la
Ejecucin

Informar el
Estado

Evaluar el
Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los
Recursos

Controlar el
Trabajo

EJECUCIN

Gestin de Proyectos sociales

5. INFORMAR EL ESTADO
5.1 Importancia de la Informacin del Proyecto

Es la comunicacin formal del

Proyecto. Ha de servir para cubrir las
necesidades de comunicacin

Debe proveer informacin para

realizar cambios, replanificacin y
evaluacin del estado del Proyecto

Debe permitir a los/as responsables

del proyecto
Afirmar el liderazgo
Demostrar su Competencia
Obtener compromiso y soporte

Un informe de seguimiento debe incluir:

Acta del Comit Anterior
Estado del Proyecto
Seguimiento de la Planificacin
Puntos abiertos/decisiones a tomar
Prximos compromisos
Anexos
Presentar alternativas a los riesgos y
problemas detectados

Obtener consenso / aceptacin /

aprobacin. No olvidar el acta

Controlar las peticiones de cambios

Informar el
Estado

Gestin de Proyectos sociales

5. INFORMAR EL ESTADO
5.2 Entradas al Proceso de Informacin

Informe de situacin de los paquetes de trabajo (control incurridos)

Disponibilidad de los recursos

Problemas/riesgos y resoluciones adoptadas

Anlisis de la evolucin del proyecto respecto a la planificacin

Impactos en la planificacin

Avances conseguidos

Conocimiento del estado del proyecto

Observaciones diarias

Informar el
Estado
Gestin de Proyectos sociales

6.

EVALUAR EL PROYECTO

Preparacin
Del Inicio

Planificar la
Ejecucin

Informar el
Estado

Evaluar el
Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los
Recursos

Controlar el
Trabajo

EJECUCIN

Gestin de Proyectos sociales

6. EVALUAR EL PROYECTO
6.1 Caractersticas del Proyecto Finalizado

Un proyecto se finaliza cuando:

Se han satisfecho todas las
especificaciones de la peticin
Se ha recibido la aprobacin
formal de todos los productos
entregados
Los productos han sido transferidos
En ese momento podremos:
Liberar los recursos del proyecto
Conducir la revisin de los
beneficios obtenidos

Evaluar el
Proyecto
Gestin de Proyectos sociales

anexos
Tcnicas para el desarrollo del proyecto
Tcnicas de evaluacin social

Gestin de Proyectos sociales

AN
ANLISIS DAFO
Herramienta para la anticipacin de problemas

AMENAZAS

OPORTUNIDADES

PUNTOS

Estrategias

Estrategias

FUERTES

defensivas

ofensivas

PUNTOS

Estrategias

Estrategias

DBILES

de supervivencia

de reorientacin

DM3
Herramienta para la planificacin de tareas

DM3
DESEOS

METAS

MTODOS

MEDIDAS

Qu
cuantificamos?

Preobjetivos

Objetivos

Cmo?

EL DM3
DM3 es una metodologa que permite a la organizacin definir objetivos
consensuados en equipo, tanto a nivel intra como interdepartamental. Con esta
herramienta, definiremos los objetivos, las metas a alcanzar, el mtodo a utilizar y la
medicin de los mismos.
Las siglas DM3 representan:

DESEOS (D):

METAS (M1):

MTODOS (M2):

MEDIDAS (M3):

Se definen utilizando verbos de accin (lograr, conseguir, incrementar,

alcanzar, ganar, ). Expresan deseos que se quieren conseguir.
Los objetivos se dividen en metas: la suma de las metas de un mismo DM3
da lugar a los objetivos definidos.
Son los planes de accin que debemos definir para conseguir los objetivos
que hemos predefinido.
Un slo objetivo debe tener una o ms metas.
Los mtodos son los pasos y acciones especficas a seguir para alcanzar
las metas.
Cada meta tiene uno o ms mtodos de actuacin, aunque un mismo
mtodo puede lograr la realizacin de ms de una meta.
Las medidas indican siempre referencias numricas: coste econmico,
fechas de realizacin y cumplimiento, personas o departamentos
afectados, etc.
En las medidas se cuantifica aquello decidido en los mtodos, y
posteriormente, sirven para evaluar los planes de accin realizados.

QU
QU ENTENDEMOS POR PRIORIDADES?
PRIORIDADES?

Por priorizar entendemos ordenar la preferencia de una tarea sobre otra.

Las prioridades se establecern segn los criterios de:

Tareas urgentes:
Son aquellas que apremian, las que no puede esperar. Pero no
necesariamente son indispensables para conseguir los
objetivos.
Tareas importantes:
Son aquellas cuyo valor es visto como superior. Son necesarias
para alcanzar los objetivos.

Herramienta para la organizacin

del proyecto

URGENTE

IMPORTANTE

NO
IMPORTANTE

NO URGENTE

CUADRANTE I

CUADRANTE II

Actividades:
Crisis, situaciones
inesperadas,
problemas apremiantes
proyectos cuyas fechas
vencen

Actividades:
Prevencin, planificacin,
construir relaciones,
recreacin,
reconocer nuevas
oportunidades

CUADRANTE III

CUADRANTE IV

Actividades:
Interrupciones, algunas
llamadas,
correo, algunos informes,
algunas
reuniones, cuestiones
inmediatas y acuciantes

Actividades:
Trivialidades, ajetreo intil,
algunas cartas,
algunas llamadas telefnicas,
pedidas de tiempo,
actividades agradables

CRONOGRAMA

30/09/06

01/09/06

01/08/06

01/07/06

01/06/06

01/05/06

01/04/06

01/03/06

01/02/06

01/01/06

01/12/05

Activitat

01/11/05

01/10/05 *

Herramienta para la organizacin del proyecto

Total
dies

1. Posada en marxa

37,63

2. Recollida, anlisi i arxiu

documental

68,50

3. Desenvolupament

116,88

4. Confecci de lestudi,
valoraci i tancament

62,75

SOMBREROS DE PENSAMIENTO
Herramienta para la evaluacin del proyecto

SCAMPER
SCAMPER es una tcnica
que sirve para pasar un
filtraje de diferentes
visiones. Como si nos
quitramos y pusiramos
una gafas para ver nuevos
enfoques.
S:
sustituir
C:
combinar
A:
adaptar
M: modificar el tamao

Tcnicas de evaluacin social

Entrevistas
Cuestionarios o encuestas
Plantillas de anlisis de
problemas
Grupos de discusin