7 hbitos de gente organizada

Te gustara ser ms eficiente y organizado? La mejor

manera de lograrlo es imitar a los que lo son. Conoce
las tcnicas de esas personas que envidias en tu
oficina y convirtete en una bala para cumplir tareas y
pendientes sin sufrir de ms.
Montones de ropa sobre la silla, papeles histricos en el escritorio y cajones a tope son
pequeos desrdenes que nos permitimos en nuestra vida diaria. El problema es que si as
luce nuestra oficina o casa, es probable que nuestro cerebro est igual: mil tareas y cosas
pendientes que nos paralizan y no sabemos cmo resolver, listas que no cumplimos,
llamados que no hacemos y ms.
Por mientras, sentada a nuestro lado en la oficina, est esa persona eficiente y organizada
que termina las cosas con anticipacin, que tiene su bandeja de entrada sin mails nuevos,
que hace tickets al lado de sus pendientes y que nos da, a fin de cuentas, mucha envida.
El secreto es que la gente organizada no nace sindolo, en realidad se construye
utilizando mtodos y sistemas concretos que los ayudan a ser organizados. As que nada
de alegar que nos falt ese gen en nuestra cadena de ADN, porque tenemos mentes
dispersas, complejas, procrastinadoras o dadas al intil "multitasking", si repetimos estos
actos una y otra vez, podemos crear hbitos que mejorarn notablemente nuestro
rendimiento en el trabajo.

Si quieres sentir la agradable sensacin de cumplir con tareas y avanzar de manera

organizada, no te quedes de brazos cruzados e imita a los que saben. Estos son siete
hbitos de las personas organizadas.

1. Usan herramientas simples

Los trabajadores organizados recurren a herramientas que les permiten llevar un control de
sus pendientes. Salvavidas tales como recordatorios, calendarios inteligentes, post-it,
aplicaciones de celular, son opciones indispensables en el da a da de estas personas,
porque es prcticamente imposible retener en la cabeza las variadas acciones y
pendientes que debemos realizar a diario.
Eso les permite despejarse y enfocarse ms en lo que estn realizando en cada momento.
Pero, ojo! No utilizan todo a la vez y menos cosas muy sofisticadas, mientras ms
enredados los sistemas de organizacin, menos se utilizan. Lo ideal es tener un sistema
centralizado para todas nuestras tareas, que ocupemos siempre.

2. Ordenan sus prioridades

Esos compaeros de oficina que envidiamos (sanamente) saben abrirle la puerta a los
"invitados" ms importantes del da. Piensan en las tareas que son prioritarias del da y
la semana, en base a las necesidades de su empresa o proyecto y las separan en tareas ms
pequeas que se pueden ir resolviendo eficientemente. Lo escriben si es necesario.
Y no crean que se adhieren a su plan estrictamente, ms bien, a lo largo del da se van
ajustando para poder cumplir lo ms urgente. "Ellos saben cules son sus objetivos, lo que
hay que hacer y cundo, y qu se puede postergar," dice Lisa Zaslow, fundadora de Gotham
Organizers.
Adems, planifican su da la noche anterior, lo que toma muy poco tiempo, pero hace un
gran diferencia: unos 5 o 10 minutos en la noche bastan para preparar el da, revisando
prioridades, tareas y horarios. Un paso sencillo que prepara el camino a seguir a la maana
siguiente.

3. Hacen mantenimiento constante

"Uno no va al gimnasio, se pone en forma y recin entonces cancela su membresa", ironiza
Zaslow. Ser organizado es lo mismo: requiere de un mantenimiento permanente. La
gente organizada se toma algunos minutos de su da para poner las cosas en su lugar
apropiado, tanto las tareas como los objetos mismos.
Guardar documentos, chequear la lista de pendientes, borrar y contestar mails. "La pequea
cantidad de tiempo que se necesita para hacerlo es mucho menor que el tiempo que se tarda
en buscar algo que no se guard correctamente", asegura la experta. En este mantenimiento
entra tambin la limpieza, botar papeles que ya no sirven, impedir que el cajn se llene,

eliminar cosas antiguas. A fin de cuentas, evitar que el "escritorio se llene de papeles" y
ahorrarse la tarea de ese orden profundo que uno siempre posterga a ms no poder.

4. Controlan sus listas y agendas

Clsico del desorganizado es ponerse metas con fecha y hora que se postergan hasta ltimo
minuto o hacer listas en el famoso papelito amarillo con todo-todo lo que hay que hacer,
pero al final del da con suerte hay un par de tareas completadas.
La gente que sabe organizarse, en cambio, est en constante contacto con sus
compromisos y pendientes, manteniendo pocas tareas manejables, que revisan cada
cierto tiempo. Son fieles a sus agendas y repasan a diario el trabajo, actualizando
contenidos para que no se les vaya ningn detalle. Con esto, son mucho ms eficientes.

5. No son perfeccionistas
Para tomar decisiones de manera eficiente y pasar etapas, hay que dejar de lado el
perfeccionismo extremo. Los perfeccionistas tienden a fijarse tanto en los detalles y en
meditar si realmente lo que harn es la mejor va, que terminan paralizndose y
postergando las cosas.
Las personas organizadas analizan sus opciones, eligen una y se hacen responsables de
ella, sin mirar hacia atrs con arrepentimiento por los caminos descartados. Se trata de decir
"esto es lo suficientemente bueno" y luego seguir adelante, destaca Annette Reyman,
presidente de National Association of Professional Organizers.
Esto tiene que ver tambin con tener las prioridades claras, lo que los ayuda a no
preocuparse de detalles que no tienen importancia en el objetivo propuesto.

6. Tienen actitud, Hazlo ya!

Buena idea! Hagamos una reunin el prximo martes a las 10.00 hrs. Yo llamo a un
asesor esta tarde y quedamos listos. Esa es la actitud de los trabajadores organizados y
realmente funciona.
De nada sirven las brillantes ideas si no se concretan en algo. Las personas organizadas
"capturan" lo que pasa a su alrededory lo ponen en alguna lista, recordatorio o calendario,
con una fecha lmite y un responsable claro a su cargo, porque saben que si las cosas no
se hacen prontamente, o se hacen mal o no se hacen nunca.
Y no solamente con proyectos, sino con la bandeja de mails y todos los pendientes. En sus
casas, prefieren colgar el abrigo en el closet cuando entran inmediatamente, porque piensan
a futuro: dejarlo arriba de la silla ser el comienzo de un cerro de ropa y ordenarlo ser
peor.

Eso no quiere decir que no se puedan postergar las cosas para un poco ms tarde, sobre
todo si las prioridades cambian, pero no se debe quedar demasiado tiempo en el tintero. Por
ltimo, si no es posible hacerlo, se desecha.

7. Piden ayuda
Nadie en el mundo, ni si quiera ese hombre que dicta charlas sobre el xito, es bueno para
todo a la vez. Y como ya les explicbamos en este artculo, hacer varias cosas a la vez
solamente nos desorganiza y nos hace menos eficientes. Eso lo saben las personas
organizadas, y por eso simplemente piden ayuda.
Conocen sus fortalezas y debilidades, y delegan a otros lo que no les resulta tan bien,
evitando de paso el estrs innecesario. A fin de cuentas, centran su atencin en lo que
pueden hacer bien: "La gente ms eficiente, eficaz y organizada hace lo menos posible",
aseguraDavid W. Ballard, director ejecutivo adjunto del Center for Organizational
Excellence.
"Se dan cuenta de que su tiempo vale ms que estar intentando averiguar cmo hacer cada
detalle", comenta Reyman.
*Recomendacin: Para que los consejos sean realmente tiles, parte hoy mismo con uno de estos hbitos y prueba cmo te funciona. Luego sigue con otro y as de a poco te irs
acostumbrando a una rutina ms organizada.

Te consideras organizado en el trabajo? Qu otros consejos recomiendas

para serlo?

http://www.eldefinido.cl/actualidad/pais/4823/7-habitos-de-gente-organizada/