ORGANIZATE CON EFICACIA

Una de las claves para poder alcanzar el éxito es informarse, actualizarse y leer libros que
nos sean útiles en la vida diaria.
Hoy en día mucha gente guarda una gran cantidad de información en la cabeza, pero esto
no significa que está segura ya que la mente se puede aturdir e ir eliminando información
que nos llegue a ser útil en algún momento de nuestra vida, por lo que la cabeza es el
peor lugar para guardar información. Por lo tanto, es muy importante utilizar y aprender de
sistemas que nos ayuden a organizar la información y las ideas que tenemos.
Existe una serie de pasos que nos pueden ayudar a organizarnos.
1) Capturar: En varios momentos de nuestro día a día muchas ideas se nos pasan
por la cabeza, o algo que tenemos que hacer (como lavar la ropa, alguna tarea,
una reunión, etc.) pero muchas veces esta información de un momento a otro se
nos llega a olvidar, por lo que es importante que cada vez que una idea o algo que
tengamos que hacer se nos venga a la cabeza “es apuntar” en cualquier parte
(siempre y cuando nos recordemos donde lo anotamos) pero puede ser en una
nota en el móvil, una libreta que nos acompaña siempre o incluso en un bloc de
notas de nuestro portátil. Esto nos ayuda a liberar la mente de tener que estar
pensando en cada momento cosas que tenemos por hacer.
2) Clarificar: En esta fase es importante hacernos 3 preguntas. ¿Qué es esto? Es
revisar en nuestra bandeja que es lo que tenemos, si nos es útil o no, ¿Requiere
esto de alguna acción? Es decir, si con el documento o la lista que tenemos
requiere de alguna acción si nos va a servir para algo, o únicamente lo tenemos
para guardar o archivar, por lo que si la información no nos sirve es mejor
archivarlo y de esta manera vamos a ir limpiando nuestra bandeja y mientras más
limpia mejor rendimiento tendremos en nuestro día. ¿Cuál es la siguiente acción?
Con esta pregunta es sobre que vamos a hacer o cuanto nos va a llevar de tiempo
en realizar o resolver la lista de tareas que tenemos, por ejemplo si la acción nos
va a llevar menos de 30 minutos es mejor que lo hagamos en el momento ahora
bien si sabemos que nos va a llevar mucho tiempo pero que no es urgente
podemos colocarlo en un archivo de cosas acumuladas por hacer siempre y
cuando lo acompañemos de un calendario donde podemos anotar la tarea que
tenemos pendiente para poder realizarlo cuando tengamos un poco más de
tiempo.
3) Organizar: organizar las carpetas que tenemos desde lo menos útil a lo mas
importante, pero lo mas importante es que todo este muy bien organizado según la
importancia que le emos. Como la misma palabra lo dice “organizar” tanto nuestra
área de trabajo como nuestra vida, es importante ir desechando cosas que ya no
nos sirven para evitar acumulación de información o de basura que sabemos que
no nos sirve. Otra forma de organizarnos es utilizar un calendario donde podemos
programar y anotar cosas que tenemos que hacer en una determinada fecha, para
que esto no se nos olvide y nuestros pendientes estén mejor organizados.
4) Reflexionar: ir revisando semanalmente que todo este dónde tiene que estar,
cosas pendientes que en su momento dijimos que lo íbamos a hacer alguna vez y
si vemos que en realidad no lo haremos pues es mejor desecharlo, para que ir
guardando cosas que sabemos que muy poco probable vamos a resolver. Ir
 agregando carpetas a nuestro archivo, pues sabemos que esto va creciendo día
con día. El objetivo principal es tener todo actualizado. Pensar, reflexionar si todo
lo que tenemos en nuestro archivo vale la pena seguirlo teniendo ahí o si ya lo
resolvimos o si definitivamente no lo haremos, pero es importante actualizar todo.
5) Pasar a la acción: verificar que acciones podemos hacer para ir resolviendo cada
una de la lista de tarea que tenemos y de tal manera irlas archivando como cosas
ya resueltas, si tenemos un tiempo extra pues tomamos una tarea de nuestra lista
y la realizamos; pasar a la acción se enfoca mas que todo en la toma de
decisiones. Decisiones que nos ayudaran en nuestra vida laboral, estudiantil o
personal. No se trata de que todo solo se queden en palabras, si no de actuar de
enfocarnos en lo que tenemos que hacer y hacerlo de la mejor manera no solo irlo
guardando y reprogramando las tareas.
Este sistema GTD nos puede ayudar de muchas maneras para poder aliviarnos de un
nudo de pensamientos e ideas que tengamos en la mente, pues no se trata de aturdirnos
si no de ir soltando todo aquello que nos puede bloquear en muchos aspectos. Con esta
lista de pasos poniéndolos en practica podemos alivianar todo aquel estrés que tenemos
día a día, y poder trabajar mejor, con mayor actitud y mejor organización.

Dulce Marili Chinchilla Galindo

1032-17-12899
Redacción de Informes
Sección A - sábado