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Guia de Ejercicios Practicos
Guia de Ejercicios Practicos
Sistemas Administrativos
Sistemas Administrativos
Sumario
PARTE 1.
PARTE 2.
DISEO DE LA ESTRUCTURA
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
PARTE 3.
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.1.
3.2.
CONFIGURACIONES ESTRUCTURALES
ORGANIGRAMAS Y DESCRIPCION DE PUESTOS
PARTE 4.
PARTE 5.
SISTEMAS APLICADOS
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
TECNICAS Y HERRAMIENTAS
SUBSISTEMA DE ABASTECIMIENTO
SUBSISTEMA DE CONVERSION
SUBSISTEMA DE VENTAS
SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
FINANCIERO
SUBSISTEMA DE PLANEAMIENTO Y CONTROL
Sistemas Administrativos
Entradas
Procesos
Salidas
Retroalimentaci
n
Aerolneas
Argentinas
Hospital
Italiano
Mc Donalds
Facultad de
Ciencias
Econmicas UBA
Volkswagen
CONSIGNA:
Completar el cuadro sealando para cada organizacin:
- Principales variables ambientales que inciden sobre la organizacin.
- Ejemplos de entradas, procesos, salidas y retroalimentacin.
DISEO DE LA ESTRUCTURA
2.1.
2.1.1.
Sistemas Administrativos
CASO: MINTZBERG 1 *
De acuerdo a la lectura del captulo 1 del texto Diseo de Organizaciones Eficientes de H. Mintzberg:
CONSIGNA:
Elaborar un cuadro sinptico, esquema conceptual o elija otra alternativa en la que puedan definirse y
relacionarse los distintos elementos analizados:
- Partes de la organizacin,
- Mecanismos de Coordinacin,
- Sistemas de Flujos de las organizaciones.
DISEO DE LA ESTRUCTURA
2.2.
2.2.1.
Sistemas Administrativos
CASO: MINTZBERG 2 *
De acuerdo a la lectura del captulo 2 del texto Diseo de Organizaciones Eficientes de H. Mintzberg:
CONSIGNA:
Elegir una organizacin e identificar en ella un puesto que corresponda a cada una de las cinco partes
descriptas por el autor y disear cada uno de ellos de acuerdo a los parmetros correspondientes al
diseo del puesto.
DISEO DE LA ESTRUCTURA
2.3.
2.3.1.
Sistemas Administrativos
AGRUPAMIENTO
CASO: MINTZBERG 3 *
Un Banco extranjero que, actualmente, cuenta con una casa matriz en Capital Federal, adquiere doce
sucursales de un banco en liquidacin en las principales capitales de provincia:
CONSIGNA:
Responder los siguientes interrogantes:
1. Cules son las bases de agrupamiento de unidades sobre las cuales tendr que optar el banco
para su nueva estructura?
2. Cul seleccionara usted? Fundamente su respuesta.
3. Qu criterio bsico utiliz para determinar la base de agrupamiento que ha seleccionado?
4. Si el banco decidiera realizar un agrupamiento por funcin, qu ventajas y qu inconvenientes le
sealara usted?
5. De elegir una base de agrupamiento, la aplicara uniformemente a todo el banco?
diferencias segn la parte de la organizacin?
Hara
DISEO DE LA ESTRUCTURA
2.4.
2.4.1.
Sistemas Administrativos
CASO: MINTZBERG 4 *
A partir de la lectura y los datos que ofrece el ejemplo desarrollado por H. Mintzberg sobre la empresa de la
Sra. Raku:
CONSIGNA:
Responder los siguientes interrogantes:
1. Cuando el analista contratado por la Sra. Raku estableci instrucciones programadas, cul era el
vnculo lateral que propona?
2. Posteriormente, cuando la empresa se diversifica en tres divisiones por producto, cul es el
mecanismo de vnculo lateral que utiliza la Sra. Raku peridicamente?
3. Cmo podra la Sra. Raku integrar el planeamiento para la accin con el control de desempeo?
4. En qu etapa de la empresa de cermica ser necesario crear dispositivos de enlace? Qu
propuestas ofrece H. Mintzberg y cul elegira usted?
5. La Sra. Raku se rene mensualmente con sus asesores de Ventas y Finanzas para analizar las
solicitudes de crdito mayores de un milln. Se trata de un grupo de tareas o de un comit
permanente? Por qu?
6. Ejemplifique los mecanismos de enlace que usted le propondra a la Sra. Raku segn la parte de la
organizacin.
7. Imagine una estructura matricial para la empresa CERMICO y descrbala brevemente.
DISEO DE LA ESTRUCTURA
2.5.
2.5.1.
Sistemas Administrativos
DESCENTRALIZACION
CASO: MINTZBERG 5 *
Le proponemos analizar el concepto de descentralizacin a partir de una noticia que en su momento fue muy
comentada por los medios de comunicacin: el proceso de transferencia de escuelas primarias y secundarias
de la Nacin a las provincias.
Este proceso implic la transferencia de instalaciones y del personal a la jurisdiccin de cada provincia. Las
provincias tendrn a su cargo la responsabilidad de la gestin educativa y su financiacin y la Nacin retendr la
facultad de fijar la poltica educativa nacional.
CONSIGNA:
Responder los siguientes interrogantes:
1. El proceso de transferencia constituye una centralizacin o una descentralizacin?
2. La transferencia de escuelas significa dar poder a los analistas, a los expertos, a todos o a uno
solo? Fundamente.
3. Si el proceso de referencia fuera una descentralizacin: Qu efecto tendra sobre las decisiones
en materia educativa? A qu tipo de descentralizacin lo asimilara, considerando las
dimensiones verticales y horizontales?
DISEO DE LA ESTRUCTURA
2.6.
2.6.1.
Sistemas Administrativos
FACTORES SITUACIONALES
CASO: MINTZBERG 6 *
Una aplicacin de la robtica al proceso productivo provoca los mismos efectos sobre la
estructura que la automatizacin de las tareas administrativas.
Concesionaria Automotriz.
Biblioteca.
Estudio Jurdico.
Empresa Constructora
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.1.
3.1.1.
Sistemas Administrativos
CONFIGURACIONES ESTRUCTURALES
H. Alvarez, directivo de una empresa, es un individuo dominante que extiende su control personal a todas las
fases del negocio. No existe un plan determinado de la organizacin, un procedimiento formalizado de seleccin
y desarrollo del personal directivo, un sistema explcito de clasificaciones de jornales y salarios. La autoridad
est relacionada casi exclusivamente con un individuo.
CONSIGNA:
Responder los siguientes interrogantes:
1. La empresa del Sr. Alvarez es una Estructura Simple? Fundamente.
2. Usted cree que este tipo de estructura es anacrnica en una sociedad desarrollada? Por qu?
3. En qu condiciones una estructura como la de la empresa de Alvarez puede ser necesaria y
ventajosa?
4. Mencione tres ejemplos de organizaciones de su conocimiento con caractersticas similares a la
empresa descripta?
10
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.1.
3.1.2.
Sistemas Administrativos
CONFIGURACIONES ESTRUCTURALES
parmetros de diseo,
mecanismos de enlace,
parte fundamental,
factores situacionales.
11
Sistemas Administrativos
4. Usted cree que los problemas de la burocracia estatal no se producen en las empresas privadas
con configuracin del tipo funcional o burocrtica?
5. Qu empresas conocidas por usted son Estructuras Funcionales o Burocracias Maquinales?
12
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.1.
3.1.3.
Sistemas Administrativos
CONFIGURACIONES ESTRUCTURALES
Un grupo de alumnos analiz una prestigiosa agencia de publicidad denominada Vamos a la tanda, fundada
hace ms de 50 aos y caracteriz su estructura como una Organizacin Profesional.
Entre otros aspectos, su informe deca:
La relacin es informal, la capacitacin es alta, estimndose la experiencia que brinda la agencia como una
verdadera escuela; la rotacin del personal es constante (en todas las agencias por lo general ocurre lo mismo);
existen nexos para solucionar las distintas diferencias y se trabaja constantemente en grupos.
Es el rea creativa la que se encuentra sometida a conflictos por lo artstico de su actividad; los horarios son
rgidos slo para la administracin (de 08 a 17 hs.) ya que el resto se desempea full time; existen posibilidades
de encumbrarse y estabilidad sobre la basse de un correcto desempeo; es habitual que se celebren reuniones
semanales de anlisis y acercamiento.
CONSIGNA:
Responder los siguientes interrogantes:
1. Est de acuerdo con la conclusin a la que arrib este grupo de alumnos? Fundamente su
respuesta teniendo en cuenta:
parmetros de diseo,
mecanismos de enlace,
factores contingentes.
Est usted de acuerdo con que este tipo de estructura es el ms democrtico? Por
qu?
b.
c.
d.
13
PARTE 3.
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.1.
3.1.4.
Sistemas Administrativos
CONFIGURACIONES ESTRUCTURALES
CASO: MINTZBERG 7
Normalmente se asocia a la descentralizacin con una organizacin donde las actividades se encuentran
agrupadas por propsito, es decir, en torno a mercados o productos; sin lugar a dudas esta base de
agrupamiento posibilita la descentralizacin pero, si el pice estratgico contina asumiendo la mayor parte de
las decisiones y utiliza como principal mecanismo de coordinacin la supervisin directa, el resultado ser una
organizacin alta con estrictos mbitos de control. En el caso de descentralizacin efectiva, la estructura
divisional es la forma apta para conceder a las unidades el poder que necesitan para funcionar autnomamente,
sin necesidad de dispositivos de enlace ni planes como mecanismos de coordinacin, ya que sta queda
asegurada mediante el control del rendimiento.
CONSIGNA:
Responder los siguientes interrogantes:
3. Coincide usted con la asociacin que se propone entre descentralizacin y forma divisional?
Fundamente.
14
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.1.
3.1.5.
Sistemas Administrativos
CONFIGURACIONES ESTRUCTURALES
CASO: LA N.A.S.A.
Lea los textos que transcribimos a continuacin correspondientes al texto Managing Large Systems, de
Chandler y Sayles Harper y Row, 1971 (pginas 6 y 20, respectivamente).
Aunque pueda existir cierto nmero de operaciones permanentes en estos proyectos, gran parte del trabajo es
provisional. La gente cambia de puesto y los planes se modifican en un entorno falto de la monotona que es
motivo de tantas quejas en las instituciones tradicionales.
Los proyectos, los equipos de trabajo y los grupos provisionales implican tambin que los individuos disponen de
diversos hogares organizativos; el cientfico puede pertenecer a la universidad, responsabilizarse del diseo y
de las pruebas de un experimento que volar en una aeronave de la NASA, asesorar a un contratista industrial
que construye equipos para la agenciay pertenecer a la vez al consejo asesor que ayuda a formar la futura
poltica cientfica de la NASA y de otras agencias gubernamentales.
Para quedar bien cubierta, la NASA puede pecar de una excesiva comunicacin ascendente, lateral y
descendente, a cualquier individuo que pueda, bajo cualquier concepto, influir o poner en prctica la decisin.
Establece varios consejos de gestin compuestos de asociados iguales para compartir el progreso y los
problemas con determinada frecuencia. En su interminable esfuerzo por intercambiar informacin en tiempo
real utiliza el telfono, el normal y el directo, los aviones para ejecutivos, los datafax, conexiones telefnicas a
larga distancia para conferencias y transmisiones de datos visuales y por ordenador.
CONSIGNA:
Responder los siguientes interrogantes:
5. Cules sern las operaciones permanentes en este tipo de proyectos? Proponga ejemplos y
justifquelos.
15
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.2.
3.2.1.
Sistemas Administrativos
2.
3.
4.
5.
CONSIGNA:
Confeccionar el organigrama de acuerdo a lo establecido por normas IRAM.
16
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.2.
3.2.2.
Sistemas Administrativos
CASO: GANZUA
17
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.2.
3.2.3.
Sistemas Administrativos
18
TIPOS DE ESTRUCTURAS
3.2.
3.2.4.
Sistemas Administrativos
CASO: LINEMA
19
Sistemas Administrativos
CASO: "PERTEANDO"
De acuerdo a la lectura del captulo 2 del libro "Diseo y Efectividad Organizacional", establecer si las siguientes
afirmaciones son verdaderas o falsas. Fundamentar.
1. El diseo segn Simon es una accin destinada a transformar situaciones existentes en forma
independiente del logro de ciertos objetivos.
2. El diseo de Sistemas Administrativos tiene como propsito asegurar que las tareas se realicen
dentro de los trminos previstos, a un mnimo costo y con un margen aceptable de confiabilidad.
14. El diagrama de flujo de actividades permite con pocos elementos la representacin completa de
un proceso.
15. El Manual de procedimientos contiene instrucciones para los casos en que se deben tomar
decisiones no rutinarias.
20
SISTEMAS APLICADOS
5.1.
5.1.1.
Sistemas Administrativos
TECNICAS Y HERRAMIENTAS
CASO: "PERTEANDO"
PERTEANDO S.R.L. lo contrat como consultor y el cuadro que presentamos ms abajo corresponde a la
programacin que usted realiz para analizar los sistemas administrativos de dicha empresa.
TAREA
Nota:
DESCRIPCION
DURACION
0-1
Encuestas
0-2
Entrevistas
10
2-3
Consistencia de datos
3-4
Diagnstico propuesto
4-5
14
4-6
Prueba piloto
4-7
6-8
Asignacin de recursos
8-9
Lanzamiento en paralelo
15
9-10
Seguimiento de control
15
10-11
Evaluacin
CONSIGNA:
1. Confeccionar el diagrama PERT correspondiente.
2. Sealar el camino crtico.
21
SISTEMAS APLICADOS
5.2.
5.2.1.
Sistemas Administrativos
SUBSISTEMA DE ABASTECIMIENTO
1. En Fbrica, tomando como base la orden de produccin, se emite el pedido de materiales por duplicado y
se envan ambos a Almacenes. Se archiva la orden de produccin, por da.
2. En Almacenes el operador ingresa a la terminal y consulta el archivo de stock, para ver si hay existencia.
3. En caso negativo, ingresa el pedido y emite la Solicitud de Compra por duplicado. Enva al original a
Compras y archiva en forma provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se remite
tambin el duplicado del pedido de materiales con el sello "En trmite de compras" a Fbrica.
4. Compras, tomando como base el original de la Solicitud de Compras, inicia el trmite de compras
ingresando al archivo de proveedores por la terminal y emite el pedido de cotizacin. Enva una copia a
cada proveedor.
5. Adjunta el pedido de cotizacin original a la Solicitud de Compras original, arma el legajo de compra en
espera de la cotizacin. Se archiva en forma provisoria, por Nro. de SC.
6. Compras recibe las cotizaciones y las compara, anotando en cada una el motivo de la aceptacin o rechazo.
Accede al archivo de compras pendientes por la terminal e indica el proveedor asignado. Emite la Orden de
Compra por cuadruplicado y distribuye el original para el proveedor, el duplicado para Contabilidad y el
triplicado para Recepcin.
7. Adjunta el cuadruplicado de la Orden de Compra al legajo, el cual lo conserva en el sector.
8. Recepcin recibe el triplicado de la Orden de Compra y la archiva transitoriamente a la espera de la
recepcin de la mercadera.
9. Contabilidad recibe el duplicado de la Orden de Compra y la archiva transitoriamente a la espera de la
recepcin del Remito.
10. Recepcin recibe la mercadera, la controla y da el conforme.
11. Archiva definitivamente el triplicado de la Orden de Compra y devuelve el Remito original al proveedor.
Confecciona el Parte de Recepcin por triplicado, tomando como base el duplicado del Remito. Enva el
original y el duplicado a Almacenes y el triplicado a Compras.
12. Compras ingresa al archivo de compras pendientes por la terminal y da de baja a la que corresponda, en
base al triplicado del Parte de Recepcin.
13. Almacenes controla el Remito con el duplicado del Parte de Recepcin, lo firma y lo entrega a Recepcin
como constancia de cumplimiento de ese sector. Controla la mercadera recibida con el duplicado de la
Solicitud de Compra y el original del Parte de Recepcin. Enva a Contabilidad el duplicado del Remito y a
Recepcin el duplicado del Parte de Recepcin.
14. Accede al archivo de stock por la terminal y lo actualiza, en base al Parte de Recepcin. Archiva el pedido
de materiales recibido anteriormente y la Solicitud de Compra junto al Parte de Recepcin original, por tipo
de mercadera.
15. Recepcin recibe el duplicado del Parte de Recepcin y lo archiva definitivamente por nmero de parte.
16. Contabilidad recibe el duplicado del Remito y lo adjunta al duplicado de la Orden de Compra.
22
SISTEMAS APLICADOS
5.2.
5.2.2.
Sistemas Administrativos
SUBSISTEMA DE ABASTECIMIENTO
1. Al detectar la falta de existencias de mercaderas, Almacenes emite una solicitud de compra por duplicado,
el original se enva a compras y el duplicado se archiva transitoriamente.
2. Compras basndose en la solicitud de compra, emite una orden de compra por triplicado, enva el original al
proveedor, el duplicado a Recepcin y el triplicado se archiva transitoriamente junto con la solicitud de
compra.
3. En Recepcin se archiva transitoriamente el duplicado de la orden de compra a la espera de la llegada de
las mercaderas.
4. Recepcin recibe las mercaderas acompaadas por el original y copia del remito. El personal controla las
mercaderas con el remito y la orden de compra:
5. Si el control es satisfactorio, se firma el duplicado del remito y lo devuelve al proveedor, luego se coloca un
sello de aceptado al original del mismo y se lo enva a compras junto con el duplicado de la orden de
compra.
6. Si el control no es satisfactorio se devuelven los remitos junto con la mercadera.
7. Compras conforma el duplicado de la orden de compra y lo enva junto con el remito a Almacenes, adems
archiva definitivamente el triplicado de la orden de compra con el original de la solicitud de compra.
8. En Almacenes se controla las mercaderas recibidas con los soportes correspondientes, luego archiva
definitivamente la solicitud de compra (duplicado) y enva el remito (previa firma de conformidad) y la orden
de compra (copia) a contadura.
9. Contadura con la documentacin recibida realiza la correspondiente registracin contable.
23
SISTEMAS APLICADOS
5.3.
5.3.1.
Sistemas Administrativos
SUBSISTEMA DE CONVERSION
Se trata de una empresa del rubro de Administracin de Fondos de Jubilaciones y Pensiones. Como Analista de
Organizacin de la empresa se le ha encargado la confeccin del procedimiento de Afiliacin de nuevos
trabajadores a la A.F.J.P. Como resultado del relevamiento efectuado obtuvo la siguiente informacin:
1. La Sucursal y/o el Promotor efectan la afiliacin de nuevos trabajadores a Afiliate A.F.J.P., completando la
Solicitud de Afiliacin en original y dos copias, entregando la copia 2 al nuevo Afiliado.
Remite el lote de Solicitudes de Afiliacin suscriptas, compuestas por el original y la copia 1, a Produccin.
2. Produccin folia las Solicitudes de Afiliacin recibidas y las clasifica por rea geogrfica. Confecciona por
lotes la Orden de Digitacin en original y dos copias, detallando la cantidad de solicitudes a remitir.
Remite las Solicitudes de Afiliacin adjuntando la Orden de Digitacin a Sistemas. En ambos casos se enva
con todos sus ejemplares.
3. Sistemas acusa recibo en la copia 2 de la Orden de Digitacin y la devuelve a Produccin.
Digita el contenido de las Solicitudes de Afiliacin, ingresndolas al sistema informtico. Queda a la espera
de la culminacin del proceso respectivo por computacin.
4. Una vez finalizado el proceso respectivo, coloca el sello PROCESADO en la copia 1 de la Orden de
Digitacin.
Emite el Listado de Errores de Afiliacin.
Remite a Produccin dicho Listado, la copia 1 de la Orden de Digitacin y las Solicitudes de Afiliacin
procesadas.
Archiva el original de la Orden de Digitacin.
5. Produccin destruye la copia 2 de la Solicitud de Digitacin devuelta con anterioridad y archiva la copia 1.
Del Listado de Errores de Afiliacin surgen las Solicitudes de Afiliacin con errores, con lo cual procede a
separarlas del lote y les coloca el sello RECHAZADA. Archiva las mismas durante 6 meses, destruyndolas
luego. Comunica por carta al trabajador el error en la Solicitud para que complete una nueva.
Con relacin a las Solicitudes de Afiliacin aceptadas, firma las mismas el Jefe del sector y las archiva
transitoriamente por nmero de folio.
Archiva definitivamente el Listado de Errores de Afiliacin.
6. Genera soporte magntico conteniendo las Solicitudes de Afiliacin aceptadas y lo remite a la D.G.I.
7. A los 5 das la D.G.I. devuelve dicho soporte con las afiliaciones confirmadas.
8. Produccin procesa el soporte magntico y emite el Listado de Afiliaciones Aceptadas y Rechazadas.
Identifica las Solicitudes de Afiliacin rechazadas y las aceptadas. Con las primeras efecta un procedimiento
similar al de los errores de aplicacin (ver pto. 5).
Remite el Listado de Afiliaciones Aceptadas y Rechazadas a la Gcia. Comercial.
Ingresa las Solicitudes aceptadas al Sistema de Afiliados, creando as las Cuentas Individuales.
9. Emite y enva cartas notificando a los Afiliados la aceptacin o rechazo de la afiliacin y a los empleadores la
afiliacin de sus trabajadores.
10. Efecta la microfilmacin de las Solicitudes de Afiliacin aprobadas.
11. Archivar el original de las Solicitudes de Afiliacin por nmero de Cuenta Individual.
24
SISTEMAS APLICADOS
5.3.
5.3.2.
Sistemas Administrativos
SUBSISTEMA DE CONVERSION
1. El sector de Planeamiento una vez que recibe del departamento de Ventas el pronstico de ventas semanal
(original), emite el programa de produccin semanal en original y copia, en este se establece segn las
caractersticas de los productos a elaborar, las materias primas y los insumos necesarios as como los
tiempos que debe insumir el proceso productivo. El original del programa de produccin semanal ser
enviado a Produccin mientras que el duplicado junto con el pronstico de ventas se archivan
transitoriamente.
2. Produccin recibe la documentacin correspondiente y en base a ella emite el pedido de materiales en
original y copia, el original lo enva a Almacenes mientras que el duplicado junto con el original del programa
de produccin semanal lo archiva transitoriamente a la espera del ingreso de los insumos necesarios para
comenzar el proceso productivo.
3. En el sector Almacenes los empleados controlan el pedido de materiales con la existencia de materia
primas:
Si el control es satisfactorio enva los insumos junto con el pedido de materiales sellado a Produccin.
Si el control no es satisfactorio realiza el proceso correspondiente.
4. Produccin recibe los materiales, los controla contra el original y la copia del pedido de materiales, conforma
el original y lo enva a Almacenes quin lo archiva definitivamente y el duplicado lo archiva definitivamente.
5. Culminado el proceso productivo, Produccin enva los productos terminados junto con el programa de
produccin semanal, incluyendo en el mismo formulario el tiempo real insumido en la fabricacin de los
artculos, la cantidad de artculos daados y la firma del responsable del departamento (original) al Depsito.
6. Depsito asienta en ficha de stock el ingreso de la mercadera y emite un comprobante de resumen de
entrada por triplicado. El original lo enva a Contabilidad Costos, el duplicado junto con el programa de
produccin semanal (previa conformidad) lo enva a Planeamiento y el triplicado lo archiva definitivamente.
7. Contabilidad Costos vala la mercadera, asienta en ficha de stock valorizada y archiva definitivamente el
comprobante resumen de entrada.
8. Planeamiento firma el programa de produccin original y lo enva a Produccin quin lo archiva
definitivamente. Finalmente ste sector (Planeamiento) archiva definitivamente toda la documentacin
restante.
25
SISTEMAS APLICADOS
5.4.
5.4.1.
Sistemas Administrativos
SUBSISTEMA DE VENTAS
Este videoclub est ubicado en el barrio de Barracas y su dueo es un joven de 23 aos llamado Marcelo.
Cuenta actualmente con 150 socios.
Sus procedimientos an son simples, ya que sigue operando de la misma forma que cuando comenz su
actividad, o sea de la siguiente manera:
Marcelo recibe personalmente los pedidos de los Clientes. Verifica que sea o no socio.
Si el Cliente no es socio del videoclub, le explica el servicio que brinda y los precios de los alquileres. Si est
conforme lo asocia, para lo cual procede a abrirle una Ficha Personal que incluye los siguientes datos: nombre y
apellido, nmero de documento, domicilio, telfono y adems le pide una fotocopia de algn comprobante de
pago de servicios pblicos a su nombre (luz, telfono, agua, etc.). Finalmente le otorga un nmero de socio, con
el cual el Cliente pasar a identificarse de all en adelante.
La ficha se archiva transitoriamente por cdigo.
Si se trata de un socio del videoclub, Marcelo ubica su Ficha Personal. Verifica si la pelcula se encuentra en
existencia. De no encontrarse, comunica al Cliente y anota en un cuaderno que cumple la funcin de archivo de
pedidos pendientes, de acuerdo a un orden de prioridades como por ejemplo: film ms pedido, film de reciente
aparicin, gnero ms pedido, etc.
Si la pelcula se encuentra en existencia verifica si se encuentra reservada. De encontrarse disponible anota en
la Ficha Personal el nmero de pelcula y la fecha de retiro o reserva, y en la Ficha individual de la pelcula el
movimiento de la misma.
Emite Factura por duplicado y efecta la cobranza, entregando al Cliente el original de la misma y el film.
Archiva transitoriamente el duplicado de la Factura.
Al final del da efecta el control entre el dinero en caja y las facturas emitidas. Registra en el Libro Diario de
ingresos y egresos, conservando las facturas para la revisin del Contador, las cuales son archivadas en forma
definitiva.
26
SISTEMAS APLICADOS
5.4.
5.4.2.
Sistemas Administrativos
SUBSISTEMA DE VENTAS
Una vez recibida una orden de compra por fax o correo electrnico por parte del cliente, el encargado del sector
Ventas consulta por pantalla el saldo de la cuenta del cliente:
- Si existe deuda anterior, el encargado del sector informa va telefnica al cliente la imposibilidad de
realizar la operacin hasta que el mismo no regularice su situacin
- Si no existe deuda anterior ingresa los datos del cliente, descripcin de la compra y forma de pago al
sistema y emite una nota de pedido, el original lo enva a Almacenes y el duplicado a Distribucin.
Almacenes consulta por pantalla la existencia de las mercaderas solicitadas, prepara el pedido y lo enva junto
con el remito por cuadriplicado al sector Distribucin, adems archiva transitoriamente la nota de pedido original.
Distribucin recibe la mercadera y la chequea con el remito y el duplicado de la nota de pedido, estando todo
correcto conforma el triplicado del remito y lo devuelve a Almacenes quin lo archiva definitivamente junto con la
nota de pedido en original. Luego Distribucin registra en el libro de salidas, la fecha y la hora en que la
mercadera es enviada al cliente junto con el remito (original y duplicado) y enva el cuadriplicado del remito a
Facturacin quin lo archiva transitoriamente.
El cliente conforma el remito original y lo devuelve a Facturacin.
Facturacin con el remito conformado consulta la lista de precios y emite factura en original y copia, el original lo
enva por correo al cliente, el duplicado junto con el remito conformado (original) lo enva a Contadura y el
cuadriplicado del remito luego de ser firmado por el jefe del sector lo devuelve a distribucin quin lo archiva
definitivamente junto con el duplicado de la nota de pedido.
Contadura realiza la correspondiente registracin contable.
27
SISTEMAS APLICADOS
5.5.
5.5.1.
Sistemas Administrativos
1. El departamento de Personal recibe de cada uno de los sectores de la organizacin un informe que contiene
informacin acerca de la asistencia, licencias, permisos especiales y horas extras del personal.
2. Consulta por pantalla si la informacin suministrada por cada sector es coincidente con el sistema de
tarjetas magnticas de asistencia:
Si la informacin es coincidente enva el informe a Liquidaciones.
En caso contrario coloca sello de ANULADO al informe y lo devuelve al sector correspondiente.
3. Carlos Sac de Liquidaciones con la informacin recibida de Personal y la informacin obtenida del legajo
personal de cada del empleado (asignaciones familiares, sindicato, obra social, etc.) emite la
correspondiente planilla de liquidacin de haberes (por duplicado) y recibos de sueldo por duplicado.
4. Luego, Marta Sac (Liquidaciones) controla las planillas con los recibos, siendo todo correcto conforma
ambas planillas y devuelve toda la documentacin a su hermano.
5. Carlos ingresa datos correspondientes a cargas sociales y aportes patronales al sistema provisto por la
A.F.I.P. e imprime la correspondiente declaracin jurada por duplicado. Luego archiva definitivamente la
planilla de liquidacin de sueldos (duplicado) junto con el informe y enva toda la documentacin restante a
Cuentas a Pagar.
6. Cuentas a Pagar consulta la declaracin jurada ante la A.F.I.P.:
Si tiene saldo a favor: emite una orden de pago por duplicado por el monto de la suma de los recibos de
sueldos, presenta la declaracin jurada ante la A.F.I.P. (original y copia), archiva definitivamente el
duplicado de la orden de pago y enva el resto de la documentacin a Contadura.
Si no tiene saldo a favor: emite una orden de pago por duplicado por el monto de la suma de los recibos de
sueldos ms el monto correspondiente a la declaracin jurada, enva la declaracin jurada a la A.F.I.P.
(original y copia), archiva definitivamente el duplicado de la orden de pago y enva el resto de la
documentacin a Contadura.
7. Contadura recibe de la A.F.I.P. la copia de la declaracin jurada conformada, asienta la correspondiente
informacin en el Libro Sueldos y Jornales y luego realiza la correspondiente registracin contable.
28
SISTEMAS APLICADOS
5.6.
5.6.1.
Sistemas Administrativos
FINANCIERO
1. Contabilidad recibe de Compras el duplicado de la Orden de Compra y de Recepcin el original del Informe
de Recepcin y el Remito conformado.
2. Recibe del proveedor el original de la Factura.
3. Contabilidad realiza el control de la Factura, el Remito, el Informe de Recepcin y la Orden de Compra.
4. Confecciona la Orden de Pago por triplicado. Remite a Tesorera los dos primeros ejemplares de la Orden y
archiva la ltima copia.
Enva a la Gerencia Administrativa el resto de la documentacin (legajo: duplicado de la Orden de Compra y
originales del Informe de Recepcin, del Remito y de la Factura).
5. Tesorera prepara el cheque de pago al proveedor, colocndole la primera firma y lo enva a la Gerencia
Administrativa junto con el duplicado de la Orden de Pago.
Archiva el original de la Orden de Pago.
6. La Gerencia Administrativa controla la documentacin (legajo) con el cheque y el duplicado de la Orden de
pago.
Inutiliza la documentacin con un sello de PAGADO para evitar una nueva presentacin.
7. Coloca la segunda firma al cheque y lo pasa a Secretara de Gerencia.
Enva la documentacin (legajo y duplicado de la Orden de Pago) a Contabilidad.
8. Secretara de Gerencia enva el cheque al proveedor.
9. El proveedor emite el Recibo y entrega el original en Contabilidad.
10. Contabilidad controla la documentacin (legajo y duplicado y triplicado de la Orden de Pago) con el Recibo y
la archiva definitivamente. Registra contablemente el pago.
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SISTEMAS APLICADOS
5.6.
5.6.2.
Sistemas Administrativos
FINANCIERO
1. Cuentas a Pagar recibe la orden de compra (duplicado) y el remito conformado por el sector que solicit las
mercaderas y los archiva transitoriamente a la espera de la factura del proveedor.
2. Cuando Cuentas a Pagar recibe la factura del proveedor, controla la misma con la orden de compra y el
remito, verificando que coincida el material, precio, cantidad y condiciones de pago. Luego arma un legajo
con los comprobantes recibidos y consulta por pantalla la existencia de anticipos al proveedor.
3. Controla dicha existencia contra el legajo:
Si existen anticipos proceder a su descuento para ms tarde realizar la emisin de la orden de pago en
original y dos copias.
Si no existen anticipos, automticamente emitir la orden de pago en original y dos copias.
4. El sector Cuentas a Pagar enva a tesorera el legajo junto con el original y el duplicado de la orden de pago
mientras que archiva transitoriamente el triplicado.
5. Tesorera controla los comprobantes recibidos, emite y conforma el cheque. Luego archiva transitoriamente
el duplicado de la orden de pago.
6. Tesorera entrega el cheque al proveedor y luego de ser obtenido el respectivo recibo, cancela la factura
del proveedor con el sello de pagado y enva a Contadura el legajo, el original de la orden de pago y el
recibo para que realice la correspondiente registracin contable. Tambin inciala el duplicado de la orden
de pago como muestra de conformidad y lo enva a Cuentas a pagar quin lo archiva definitivamente y
destruye el triplicado de la orden de pago.
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SISTEMAS APLICADOS
5.6.
5.6.3.
Sistemas Administrativos
FINANCIERO
1. Cobranzas dispone de los legajos de los clientes cuyas deudas vencen dentro de la prxima semana. Cada
legajo contiene el Remito conformado por el cliente y la Factura pendiente de cobro.
2. En el sector se controlan diariamente estos comprobantes y se confecciona un listado de cobranzas por
duplicado que se entregar al cobrador con las Facturas y Remitos correspondientes.
3. El Cobrador firma el duplicado del listado de cobranzas como constancia de habe3rlo recibido y lo entrega
en Cobranzas donde queda demorado.
4. El Cobrador recibe los valores que le entrega el cliente y confecciona el Recibo por cuadruplicado y entrega
el original al cliente. Al final del da se presenta en Tesorera donde entrega los valores recibidos, las copias
de los Recibos con las Facturas y los Remitos correspondientes a los cobros efectuados y el listado de
cobranzas.
5. Tesorera controla el listado de cobranzas con los valores, los Recibos, Facturas y Remitos. Devuelve al
Cobrador el listado de cobranzas sellado y firmado y se guarda el cuadruplicado de los Recibos.
6. El Cobrador entrega en el sector Cobranzas el listado de cobranzas sellado y firmado, acompaado de los
Recibos duplicados y triplicados, y de las Facturas y Remitos.
7. En Cobranzas se controla el duplicado de los Recibos con el listado de cobranzas sellado por Tesorera y
entrega al cobrador el Recibo triplicado visado por el sector y el listado de cobranzas duplicado. Archiva el
listado de cobranzas. Enva los Recibos a Contabilidad para su posterior registracin, junto a los legajos con
Facturas y Remitos para su archivo.
8. El Cobrador destruye el listado de cobranzas duplicado y archiva los triplicados de Recibos por orden
correlativo.
9. Al finalizar el da, en Tesorera se confecciona una planilla de caja diaria por duplicado tomando como base
los valores recibidos y los cuadruplicados de los Recibos que luego archiva definitivamente como constancia
de los valores recibidos. Los valores son depositados en el banco con una boleta de depsito. Cuando se
recibe la copia de la boleta de depsito como constancia del depsito, se enva a Contabilidad junto con la
planilla de caja original y duplicado.
10. En Contabilidad se recibe la planilla diaria de caja y la boleta de depsito y se controlan con el legajo y el
Recibo que estaban en espera. Se firma la copia de la planilla diaria de caja y se devuelve a Tesorera
donde se archiva definitivamente.
11. Se efecta la registracin contable en los subdiarios correspondientes y se archivan definitivamente los
comprobantes.
31
SISTEMAS APLICADOS
5.6.
5.6.4.
Sistemas Administrativos
FINANCIERO
1. Cobranzas emite la cuota social de sus afiliados por duplicado, y archiva transitoriamente el duplicado de la
cuota.
2. Consulta por pantalla si existen cuotas sociales pendientes de pago:
En caso que exista una deuda (cuota atrasada) se imprime un acta de deuda que, se adjunta a la cuota del
corriente mes y se enva al afiliado
En caso contrario se enva al afiliado el original de la cuota.
3. Cuando Cobranzas recibe el cheque del afiliado:
Ingresa al sistema el nmero de afiliado, el nmero de cheque, el banco, el importe y la fecha.
Emite el recibo por duplicado entregndole a ste el original del mismo.
4. Teniendo en cuenta todos los duplicados de las cuotas sociales y de los recibos de la operatoria del da, se
confecciona la planilla de resumen de cobranzas (diaria) por duplicado que se enva junto con los cheques a
Tesorera. Los duplicados (cuota social y recibo) son enviados a Contadura.
5. Tesorera realiza el control de la planilla con los cheques y si es correcto archiva definitivamente el original
de la planilla de resumen de cobranzas y firma su duplicado y lo enva a Cobranzas. Los cheques, previa
colocacin de una leyenda que restrinja su utilizacin, son depositados en cuenta corriente del Banco Poca
Plata S.A.
6. Contadura realiza la registracin contable basndose en los duplicados de las cuotas y recibos.
7. Una vez recibida del Banco la boleta de depsito, asienta la misma en el libro bancos y la archiva
definitivamente.
8. Cobranzas archiva definitivamente el duplicado conformado de la planilla de resumen de cobranzas.
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SISTEMAS APLICADOS
5.7.
5.7.1.
Sistemas Administrativos
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