UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON

FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y

ELECTRICA

ADMINISTRACIÓN

ACTIVIDAD 5
Diseños de organización básicos

Semestre
Agosto-Diciembre

Nombre: Sofía Yareli Díaz Heredia

Matricula: 1995644
Grupo: 027
Hora: N2
Docente: José Antonio Juárez Covarrubias
-Los elementos de la estructura
La estructura organizacional es el sistema jerárquico
escogido para organizar a los trabajadores en un
organigrama de una empresa. Gracias a ella, se abordan las
formas de organización interna y administrativa. El reparto del
trabajo en áreas o departamentos se ramifica en un árbol.
Se podría decir que la estructura de la organización es el
modo de planificar su trabajo y repartir formalmente sus
responsabilidades, es el esqueleto que la sostiene. Así lo
describió Robbins en 1987:
“Si los seres humanos tienen esqueletos que definen sus
parámetros, las organizaciones tienen estructuras que
definen los suyos”.
Una estructura organizacional bien planificada sirve para
enfocar esfuerzos hacia los objetivos y que todos los
departamentos crezcan en la misma dirección. Si no se ha
desarrollado convenientemente, los empleados quedan
desconcertados por la falta de autoridad, falla la coordinación,
y la toma de decisiones es más lenta. El rendimiento
económico de la empresa a largo plazo podría verse
afectado.
La estructura organizativa de una empresa es fundamental
para que todos los trabajadores entiendan cómo funciona la
organización. Con la cadena de mandos clara, los empleados
ganan en seguridad y mejora la orientación de los recién
incorporados a la empresa.
Las modernas herramientas tecnológicas para Recursos
Humanos facilitan que cada empleado identifique y entienda
su papel dentro de la compañía rápidamente.
Con un software de estructura organizacional te olvidarás de
configurar permisos para cada nuevo empleado. El sistema
definirá qué empleados tienen acceso a cada información,
permitirá fijar excepciones y permisos especiales para
gestionar documentos o procesos (atribución de tareas).
Y lo más importante: no importa el tamaño o la complejidad
de la organización. Tendrás un organigrama automatizado y
constantemente actualizado en pocos clics. Así, los
responsables saben en todo momento en que trabajan sus
compañeros y en qué puesto están designados. Permite
adelantar necesidades de sustitución o contratación de
personal.
Cuando hablamos de la estructura de una organización,
describimos una base representativa en constante evolución,
coordinada y con protocolos estandarizados, especializada
por departamentos, con una estrategia común definida y unos
objetivos a alcanzar.
La estructura organizacional puede ser centralizada o
descentralizada, según sean los altos cargos o los equipos de
los departamentos quienes tomen las decisiones principales.
El entorno de la compañía, sus herramientas y sus recursos
disponibles influyen directamente en el modelo
organizacional. Del mismo modo, la estructura elegida
depende de la visión, la misión y los valores de la
organización.
-Variables contingentes que afectan la estructura
Los factores de contingencia son aquellas variables no
controlables por la organización que condicionan los
parámetros de diseño (sí controlables por la organización) y,
por tanto, en última instancia, la estructura organizativa.
No podemos decir que exista una estructura idónea que
garantice el éxito. La estructura y su validez dependerán de
los factores de contingencia y de la elección de parámetros
de diseño que haya realizado la empresa. Los factores de
contingencia son planteados por Mintzberg como aquellas
variables no controlables por la organización que condicionan
los parámetros de diseño (sí controlables por la organización)
y por tanto, en última instancia, la estructura organizativa.
A este respecto, y buscando este tipo de ajustes entre
parámetros de diseño y factores de contingencia, Mintzberg
define las llamadas “hipótesis sobre la efectividad estructural”:
— Hipótesis de la congruencia: la organización efectiva
(aquella eficaz y eficiente) requiere que los parámetros de
diseño se ajusten adecuadamente a los factores de
contingencia.
— Hipótesis de la configuración: la organización efectiva
requiere de consistencia interna, es decir, ajuste entre los
distintos parámetros de diseño.
— Hipótesis de consistencia ampliada: la organización
efectiva requiere una consistencia o ajuste adecuado entre
los parámetros de diseño entre sí y entre los parámetros y los
factores de contingencia.
Veamos a continuación los factores de contingencia más
ampliamente analizados en la literatura.
El sistema técnico
Podemos definir el sistema técnico como instrumentos
colectivos que utilizan los operarios para realizar su trabajo.
El sistema técnico es especialmente importante en el núcleo
de operaciones, ya que ejerce una gran influencia sobre el
diseño de esa parte de la estructura. La primera dimensión
importante de la tecnología de una organización abordada por
la investigación hace referencia a su carácter más o menos
regulador: la regulación describe la influencia del sistema
técnico sobre el trabajo de los operarios. Es decir, la medida
en la que estos se ven condicionados a la hora de desarrollar
su trabajo por el sistema técnico que utilizan. Así, por
ejemplo, un bolígrafo es un sistema técnico mucho menos
regulador que una máquina de escribir, ya que permite al
usuario mucha más libertad de acción. Del mismo modo, casi
todos los instrumentos que un artesano utiliza para
desarrollar su tarea son menos reguladores que los que se
utilizan en una factoría para producir el mismo producto no a
través de producción artesanal sino en cadena de montaje.
La segunda dimensión importante del sistema técnico es su
sofisticación, que hace referencia a la complejidad intrínseca,
y por tanto a la dificultad de comprensión de su
funcionamiento. No debe confundirse esta dimensión con la
complejidad de uso del sistema técnico. Así, por ejemplo, un
conductor de autobús aprende con relativa facilidad el uso del
sistema técnico (aprende a conducir el autobús), pero en
raras ocasiones conoce a la perfección la sofistificación
interna del sistema técnico, ya que no sabe como se diseña,
construye y funciona por dentro el autobús que maneja. Los
sistemas técnicos sofisticados normalmente requieren de
importantes staffs que se encargan de su diseño y
mantenimiento, y realizan una labor intensa en las
organizaciones simplificando el uso, de tal modo que los
trabajadores del núcleo de la organización tengan una
complejidad de uso del sistema técnico sofisticado baja.
Mintzberg formula tres hipótesis relativas al sistema técnico:
— Hipótesis: cuanto más regulador sea el sistema técnico,
más formalizado resultará el trabajo de operaciones y más
burocrática será la estructura del núcleo de operaciones.
A medida que el sistema técnico se vuelve más regulador, el
trabajo será más rutinario y sencillo, dándose más la
especialización y la formalización del puesto. El control se
vuelve más impersonal, incluso puede llegar a ser mecánico.
— Hipótesis: cuanto más sofisticado sea el sistema técnico,
más elaborada será la estructura administrativa.
Concretamente, mayor y más profesional será el staff de
apoyo, mayor será la descentralización selectiva (hacia dicho
staff) y mayor el uso de los dispositivos de enlace (a fin de
coordinar el trabajo del staff).
— Hipótesis: la automatización del núcleo de operaciones
transforma la estructura administrativa burocrática en una
estructura orgánica.
Los sistemas técnicos automatizados requieren la máxima
proporción de especialistas de staff en la estructura
administrativa. Se trata de personas que suelen comunicarse
entre sí de modo informal, recurriendo a dispositivos de
enlace, que son el parámetro de diseño más flexible. Por
tanto la automatización del núcleo de operaciones crea todo
tipo de cambios en la estructura administrativa, que conducen
a un estado orgánico: desparecen prácticamente los
trabajadores del núcleo (operarios) que son sustituidos por
máquinas controladas por profesionales de alta cualificación.
La organización es un sistema abierto que esta en continua
interacción con el entorno. Este entorno influye en la forma y
estructura de la empresa, y (normalmente en menor medida),
la empresa puede influir en el entorno.
El entorno comprende todo externo a una organización:
desde los clientes, proveedores y competidores; hasta la
zona geográfica y la tecnología; y también la coyuntura
económica, las instituciones y la cultura.
Para concretar la hipótesis de este factor de contingencia nos
fijaremos en cuatro características del entorno organizativo:
— Estabilidad frente a dinamicidad: la dimensión de la
estabilidad afecta a la estructura a través de la variable
intermedia de la predictibilidad del trabajo que va a realizarse:
el entorno dinámico hace que el trabajo de la organización
resulte incierto e impredecible.
— Complejidad: el entorno de una organización puede ser
simple o complejo, requiriendo más o menos conocimientos
por parte de la misma. El entorno es complejo en la medida
en que requiere que la organización disponga de gran
cantidad de conocimientos sofisticados acerca de productos,
clientes u otros factores. No obstante, se vuelve sencillo
cuando dicho conocimiento puede racionalizarse
descomponiéndose en componentes de fácil comprensión.
-Aplicaciones del diseño de la organización
El diseño organizacional es el campo de práctica que da
forma al funcionamiento de las organizaciones, e incluye
formas de trabajo y de organizar la estructura, el flujo de
trabajo, la toma de decisiones y la comunicación.
El desarrollo organizacional es un cambio facilitado,
destinado a fomentar la participación y el compromiso de los
trabajadores y, por lo tanto, reducir la resistencia de los
trabajadores al cambio.
Por otro lado, la Gestión del Cambio es en sí mismo, un
cambio programado, centrado en implementarse a través de
métodos efectivos de gestión de proyectos.
A grandes rasgos, el diseño organizacional se encarga de
estructurar sinérgicamente las diversas partes de una
organización y busca propiciar las condiciones óptimas para
su funcionamiento. Bien implementado, se trata de un factor
de ventaja competitiva para cualquier organización, y debe
llevarse a cabo por profesionales especialistas tanto en la
teoría como en la práctica.
Mediante el constante análisis de los flujos de trabajo,
procedimientos, estructuras y sistemas, busca mejorar la
eficiencia de la organización, el compromiso de todos los
colaboradores y sus resultados.
- Entre los objetivos de su implementación, se encuentran:
- Aumento en la rentabilidad
- Mejorar el nivel de compromiso entre los colaboradores
- Optimización de los tiempos de trabajo
- Reducción de costos
Mejorar las relaciones con el cliente
Un entorno de cambio: ¿Por qué es importante un sólido
diseño organizacional?
Ante el cambio social, los acelerados avances tecnológicos y
la llegada de nuevos competidores cada vez mejor
preparados y actualizados, surgen nuevos retos, modelos de
negocio y áreas de oportunidad que no existían antes.
Las empresas continuamente reestructuran o implementan
nuevos procesos organizacionales que involucran
herramientas tecnológicas, que redefinen su propia
operatividad; una que responde a los cambios sociales, pues
las demandas de los clientes también se transforman, y con
ellas, las prioridades de las organizaciones.
El enfoque de las empresas
Cada vez es más común que las empresas centren su
atención en el cliente y sus demandas, que más que ser el
objetivo primario de cualquier empresa, se trata de personas
que interactúan de formas diversas con el medio empresarial,
cuyas expectativas cambian en medida de lo que permite
hacer la tecnología, y a quienes se les ofrecen cada vez más
garantías de satisfacción por todos lados.
Gracias a la tecnología y sus métodos de generación y
análisis de información, a la implementación de procesos de
Transformación Digital en las organizaciones, o de diversas
Metodologías Ágiles, las empresas más hábiles logran
entender mejor las necesidades de sus públicos y ofrecer de
la manera adecuada justo lo que ellos demandan.
La falta de atención en la estructura organizacional
En esa lucha empresarial por ser la primera elección de sus
clientes, ante un mercado sumamente competido y un
contexto tan dinámico, no todas las organizaciones enfocan
sus prioridades partiendo de su propio modelo organizacional,
ni el que desean construir, sino que con tal de adaptarse al
mercado y competir por el cliente, muchas sacrifican ese foco
de atención en su estructura interna, al ejecutar de forma
acelerada un sinnúmero de cambios y estrategias que no
necesariamente se adaptan como se espera.
Al implementar las nuevas estrategias a una velocidad tan
alta como lo exige el mismo contexto de competencia
empresarial y avance tecnológico, esa falta de atención en la
estructura organizacional que integra a la empresa, en su
funcionamiento y modelo operativo presente y en el que se
generará después de ejecutar los cambios, frecuentemente
impacta de forma negativa y directa en el cumplimiento de los
objetivos, volviendo contraproducente todo esfuerzo por
establecer mejoras en una organización ya operativa y
funcional.
- ¿Cómo se crea una organización de aprendizaje?
Una organización inteligente puede tener varias definiciones.
Una de ellas la señala como aquella organización donde las
personas son capaces de aumentar su capacidad y crear los
resultados que desean. Otro concepto asegura que en la
organización inteligente existe la capacidad de crear, adquirir
y transferir el conocimiento, además de modificar actitudes
sobre esta base.
También se considera que este tipo de organizaciones
genera un clima laboral donde todos los miembros tienen la
oportunidad de aprender en beneficio de todas las áreas de
una misma organización. En suma, la creación constante de
nuevo conocimiento es una de las características comunes de
las organizaciones inteligentes.
De acuerdo con Peter Senge en su libro 'La quinta disciplina
en la práctica', la creación de organizaciones inteligentes se
basa en cinco disciplinas de aprendizaje:
Dominio personal: aprender a expandir nuestra capacidad
personal para crear los resultados que deseamos.
Modelos mentales: reflexionar, aclarar continuamente y
mejorar nuestra imagen interna del mundo.
Visión compartida: elaboración de un sentido de compromiso
grupal acerca del futuro que procuramos crear.
Aprendizaje en equipo: la transformación de las aptitudes
colectivas para el pensamiento y la comunicación, de modo
que los grupos de personas puedan desarrollar una
inteligencia y una capacidad mayores.
Pensamiento sistémico: un modo de analizar las fuerzas e
interrelaciones que modelan el comportamiento de los
sistemas.
Principales características:
- Identificación de las necesidades del mercado con lo
cual puede innovar.
- Capacidad de adaptarse.
- Todo el personal se encuentra en continuo aprendizaje.
- Los empleados tienen acceso a información que en otras
empresas es considerada confidencial.
- Se promueven las nuevas ideas, el trabajo en equipo y
la comunicación.

Algunas recomendaciones para crear una organización

inteligente son:
- Generar una cultura de colaboración.
- Promover el aprendizaje continuo de todo el equipo de
trabajo.
- Incentivar el sentido de responsabilidad mediante
herramientas como liderazgo, comunicación y
motivación, entre otros.
- Implementar estrategias para evitar los altos niveles de
rotación entre los trabajadores.
- Ofrecer feedback permanente.
-La cultura de la organización
La cultura organizacional aquellas normas y valores por los
que se rige una empresa. Unos principios relacionados con la
estructura de la compañía, con los métodos de desempeño
del trabajo, y hasta el modo en que se relaciona la plantilla.
Se trata, en Román paladino, de la psicología de la
organización, de su núcleo.
Esta psicología organizacional cuenta con dos ámbitos de
actuación: el interno y el externo. Este primero tiene que ver
con cómo se relaciona la empresa con sus trabajadores, con
las relaciones internas, las políticas de bienestar, el clima
laboral de la oficina, etcétera.
Respecto al nivel externo de la cultura organizacional tiene
que ver con el comportamiento de la entidad de cara al
exterior, de su actitud social. Es la sumatoria de sus
empleados y de la imagen corporativa que brinda fuera –a los
clientes y en general–. Se encuentra determinada por
cuestiones como su filosofía ecológica, si participa en
actividades de caridad, gubernamentales y similares.
La idea es que esta cultura organizacional sea coherente y
permita al trabajador identificarse con lo que se transmite
socialmente. Es justo por esa razón por lo que es clave a la
hora de reclutar nuevos empleados, como decíamos hace
unas líneas.
Contamos con una plantilla modelo de encuestas de cultura
organizacional, que te permitirá realizar un sondeo inicial del
ambiente en la empresa.
La estructura de poder o estructura en general de la empresa
es otro de los elementos que ayudan a definir la cultura
organizacional. No estamos hablando de las relaciones entre
los empleados, sino de quién lidera y de cómo lo hace.
Incluso de los sistemas y plataformas que hacen posible esta
cadena de mando.
La estructura de poder queda reflejada habitualmente en el
organigrama empresarial. Esta herramienta, además, resulta
de gran ayuda cuando nos encontramos ante una nueva
incorporación.
Directamente entroncado con lo anterior, otro de los
componentes básicos de la cultura organizacional son las
relaciones. Resumidamente, se pueden dar las siguientes
relaciones:
Relaciones verticales: es decir, entre la parte baja del
organigrama y otras más altas.
Relaciones horizontales: Entre personal del mismo nivel.
Percepciones ajenas: Se trata de clientes y proveedores, la
relación con ellos y cómo perciben a la compañía.
Estas relaciones son las que definen cuál es el clima de la
compañía, que es uno de los factores que más ayuda a
distinguir a una empresas de otras. Para cuidarlas y favorecer
la comunicación interna será fundamental contar con las
herramientas adecuadas. Es el caso de los portales del
empleado y el mánager: un canal de comunicación
bidireccional clave de esta relación.
-Bibliografia
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