GUA PARA LA

ELABORACIN DEL MANUAL DE FUNCIONES

C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)
Cra. 46 No. 22 - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOT, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co
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GUIA PARA LA ELABORACIN
DEL MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL PUESTO

1. Misin

2. Identificacin y referencia en el puesto de trabajo
Departamento o rea
Dependencia
Subordinados

3. Funcin bsica

4. Responsabilidades y ocupaciones
Responsabilidades
Ocupaciones

5. Marco de relacin
Interno
Externo


A continuacin, ponemos dos ejemplos de implementacin de cada
funcin.

MISIN DE LA SOCIEDAD DE SAN PABLO

Promover y formar integralmente la persona humana inserta en la cultura
de la comunicacin, en particular, en su dimensin religiosa, a travs de la
editorial multimedial, hacindose referencia significativa en la Sociedad
actual.

1. DESCRIPCIN DE PUESTO
Director General

2. MISIN
Programar, organizar, ejecutar y controlar simultnea y gradualmente las
actividades apostlicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en
la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegacin del Superior
Mayor, promoviendo la unidad entre las reas: Administrativa, editorial,
difusin, produccin, en la perspectiva del editor nico multimedial
Paulino.


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3. IDENTIFICACIN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO

Departamento: Direccin General
Dependencia directa: Consejo de Administracin
Subordinados: Toda la organizacin

4. FUNCIN BSICA (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San
Pablo, Manual No. 426; ss).
Asegurar la continuidad de la Obra apostlica a corto, medio y largo
plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y
posicin de la misma en el mercado.
Controlar, evaluar y mejorar la situacin de la Obra apostlica:
estado de resultados, balance financiero y social, as como el
rendimiento y la calidad de la empresa.
El puesto conlleva la labor de coordinar, prever, organizar o
reorganizar todos los departamentos para el buen funcionamiento de
la Obra apostlica, asimismo, dispone de la ltima toma de decisin
en la empresa.


5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

a) Responsabilidades:
Custodiar la buena imagen de la Organizacin San Pablo, ejerciendo
como portavoz cuando as se requiera.
Establecer las lneas estratgicas de la Organizacin.
Desarrollar el esquema organizativo bsico: organigramas, funciones,
manuales de organizacin, etc.
Marcar las polticas generales: inversiones, compras, productos,
investigacin y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales,
etc.
Fijar los objetivos globales.
Asignar objetivos y recursos a cada Divisin.
Utilizar las colaboraciones externas ms adecuadas que contribuyan
a consolidar la posicin de la Organizacin y alcanzar los objetivos.
Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos,
procurando su ptimo aprovechamiento.
Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes
reas.
Propiciar la mxima integracin con el CIDEP, hacindola compatible
con los intereses, peculiaridades y autonoma de actuacin propios
de la Organizacin San Pablo en la Circunscripcin.


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Coordinar la gestin de Recursos Humanos junto con la Direccin /
Divisin Administrativa en materia de contrataciones, cambios,
promociones, sanciones, etc.
Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las
actuaciones.

b) Ocupaciones:
Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificacin:
previsiones, investigacin, hiptesis, anlisis, objetivos, estrategias y
planes.
Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los
objetivos globales.
Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones,
argumentando los criterios de previsin y asignacin.
Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones /
Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos.
Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas.
Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones.
Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de
Administracin, como del mbito internacional de la Sociedad de San
Pablo.
Representar a la Direccin / Divisin Editorial en los foros
empresariales y oficiales, cuando as se requiera.
Asistir a ferias, certmenes, conferencias, etc., cuyo contenido
contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relacin con su
actividad profesional.
Presidir el comit de producto y formar parte, como miembro de los
diferentes comits de cada Direccin / Divisin.
Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del
primer nivel de la estructura.
Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada
Direccin / Divisin y Departamento, para nuevas funciones de sus
respectivas reas.
Planificar reuniones para el seguimiento de la gestin de las distintas
Direcciones / Divisiones.
Controlar el uso correcto de la Identificacin corporativa.
Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestin
(formacin, informacin, organizacin, motivacin, sistemas,
equipos, etc.).
Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesoras,
agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia
de la organizacin y a alcanzar sus objetivos.


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Transmitir a los miembros de su equipo todas las informaciones de
inters que le lleguen en relacin con la Organizacin y su actividad.
Exigir el cumplimiento de la normativa legal vigente, por parte de
todas las reas de gestin.


6. MARCO DE RELACIN

a) Interno:
Consejo de Administracin o de Apostolado
Directores / Gerentes de Divisin
Miembros del Comit de Producto / Consejo editorial

b) Externo:
Organizaciones Paulinas Internacionales
Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector


SEGUNDO EJEMPLO


1. DESCRIPCIN DE PUESTO
Responsable de Marketing y Publicidad

2. MISIN
Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad,
que permitan fortalecer la difusin y la imagen corporativa de la
Organizacin apostlica en la Circunscripcin.

3. IDENTIFICACIN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO
Departamento: Marketing y Publicidad Direccin /Divisin Comercial
Dependencia directa: Director Comercial y Subdirector Comercial
Subordinados: Ninguno


4. FUNCIN BSICA
Orientar las decisiones estratgicas de la Direccin, detectando las
tendencias, evolucin, oportunidades y riesgos de mercado.
Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organizacin y
favorecer la implementacin de los objetivos, apoyando la gestin
de venta.



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5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

a) Responsabilidades:
Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboracin del Plan
Estratgico.
Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostlica.
Negociar sus objetivos.
Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos.
Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar
su ptimo aprovechamiento.
Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su rea de
gestin.
Mantener informacin actualizada sobre materiales, procesos,
productos, tcnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su
gestin, para considerar la conveniencia de su utilizacin.
Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta
de los diferentes productos que se planteen.
Asesorar a la Direccin / Divisin Comercial en el establecimiento de
objetivos de ventas.
Fomentar en toda la Organizacin la sensibilidad hacia los
planteamientos de mercado.
Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa
en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las
caractersticas de sus clientes.
Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de
Marketing que se planteen o se hayan realizado.
Establecer los atributos y caractersticas, tanto de la Organizacin
como de sus productos, que sean de mayor inters para la
comunicacin.
Procurar el mejor clima laboral en su equipo.
Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las
actuaciones de su rea.

b) Ocupaciones:

Elaborar los presupuestos del Departamento.
Proponer el programa de actuacin para alcanzar los objetivos
establecidos por la Direccin (Plan de Marketing).
Llevar a cabo el seguimiento de resultados de venta (volumen y
cuotas) y sus desviaciones respecto a los objetivos.
Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir
desviaciones respecto a los objetivos.


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Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto
sobre las ventas y la imagen.
Localizar fuentes de informacin sobre el mercado.
Disear el plan sistemtico de investigacin y encargarse de su
realizacin.
Detectar las necesidades puntuales de investigacin, ante
determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia,
situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras reas.
Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y
comunicacin en los canales de venta, red comercial, clientes y
suscriptores.
Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando
los espacios publicitarios.
Definir y elaborar, en colaboracin con diseo grfico, los anuncios
de todos los materiales y elementos publicitarios: catlogos,
folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV,
etc.
Ejecutar las campaas de Marketing Directo: campaas piloto y
comprobacin de parmetros estimados. Tambin definir y elaborar
los elementos que las acompaan, tales como cartas, folletos,
cupones respuesta, etc.
Por cada accin realizada, confeccionar un informe sobre ejecucin,
resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo.
Analizar la documentacin disponible y elaborar informes de
situaciones y de tendencias.
Elaborar anlisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de
la Organizacin y sus productos, que son ms apreciados por el
pblico-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir.
Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios,
para su posterior autorizacin.
Estudiar las segmentaciones de mercado ms adecuadas para los
productos disponibles.
Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir
informacin y seguir directrices en relacin a sus gestiones.
Asistir a ferias, congresos, certmenes, conferencias, etc., cuyo
contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en
relacin con su actividad profesional.
Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de
su departamento.
Trasladar a su superior jerrquico cualquier informacin de inters
recogida en su rea de responsabilidad.
Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas
legales en todas las actuaciones de su gestin.


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6. MARCO DE RELACIN

a) Interno:
Director Comercial y Subdirector Comercial
Miembros del Comit de Producto / Consejo Editorial
Divisin Editorial / Direccin editorial
Jefe de Administracin de Ventas, Director/Gerente de Libreras
Divisin / Direccin de Administracin, Recursos Humanos y Asuntos
Generales

b) Externo:
Medios de comunicacin, organismos oficiales, personalidades,
autores.
Organizadores de ferias, congresos, certmenes, simposios, etc.
Proveedores de investigacin, agencias de marketing y telemarketing
directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas
de regalos y promociones.