Monog La Auditoria Operativa en La Practica

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTN DE AREQUIPA
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

MONOGRAFIA

AUDITORA OPERATIVA

MG. ROHEL SNCHEZ SNCHEZ

AREQUIPA PERU

2001

INDICE

ndice 2
Algunas Referencias Acadmicas y Profesionales del Autor 3
INTRODUCCIN 4
I. AUDITORA OPERATIVA 5
1. Surgimiento
2. Estructura conceptual
3. Objetivos
4. Contraste con la Auditora Financiera 6
5. Algunas diferencias bsicas entre la Auditora Financiera y Operativa
6. Toma de Decisiones y Auditora operativa
6.1. Impacto en las Decisiones Gerenciales
6.2. Asistencia a la direccin
6.3. El Auditor de Operaciones 12
7. Normas de Auditora Operativa 13
7.1. Normas para el Auditor
7.2. Normas para la Ejecucin del Examen
7.3. Normas para el Informe
8. Normas Internacionales de Auditora y su aplicacin extensiva 14
9. Proceso de Auditora Operativa 15
9.1. Fase I. Planeamiento y Estudio
9.2. Fase II. Examen Profundo 17
9.3. Fase III. Informe 18
10. Papeles de trabajo por fases del Examen 20
11. Modelo de estructura del Informe de Auditora 21

II. CASO PRCTICO: VIDA FELIZ S.A.A. 22
A. Enunciado
B. Requerimiento Inicial de Informacin 36
C. Programacin Inicial de Auditora 38
D. Desarrollo de Programas de Auditora por Etapas y Ejecucin 40
D.1. Etapa I.
D.2. Etatpa II. 58
D.3. Etapa III. 79
D.4. Etapa IV. 100
D.5. Etapa V. 121

III. BIBLIOGRAFA 129

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Mg.ROHEL SANCHEZ SANCHEZ

- Contador Pblico Colegiado
- Magister en Contabilidad, Mencin: Auditora Superior. Universidad Nacional
Mayor de San Marcos. Lima.
- Magister en Ciencias de la Educacin, Mencin: Educacin Superior. UNSA.
- Post Ttulo en Gestin y Direccin de Empresas. Universidad de Tarapac Chile
- Docente en la Facultad de Ciencias Contables y Administrativas. UNSA.
- Docente en la Maestra de Contabilidad y Administracin, Mencin: Auditora y
Gestin. UNSA.
- Docente en la Maestra de Contabilidad - Auditora. UNJ BG Tacna.
- Docente en la Universidad San Pablo. Arequipa.
- Docente en las Segundas Especializaciones de la Facultad de Ciencias Contables
y Administrativas y de la Facultad de Ciencias de la Educacin. UNSA.
- Socio Gerente de la Sociedad Auditora Salinas Snchez y Asociados Auditores
Consultores.
- Director Gerente de la Empresa Consultora: Proyectos, Inversiones, Monitoreo y
Evaluaciones Regionales S.A.C. PRIMERA SAC.
- Director del Colegio de Contadores Pblicos de Arequipa. Periodos 1998-2001
- Miembro de la Comisin Tcnica Permanente de Educacin de la Federacin de
Colegios de Contadores Pblicos del Per y su J unta de Decanos. Periodo 2000-
2001.
- Consultor y asesor de empresas.
- Conferencista y expositor nacional.

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INTRODUCCION

Puede decirse que toda accin del hombre, cuyo objetivo sea la satisfaccin de necesidades,
ya sean stas materiales o intelectuales, forma parte de lo que se denomina actividad
econmica. Dicha actividad se desarrolla mediante las llamadas UNIDADES ECONMICAS,
las cuales las podemos clasificar en Productoras y Consumidoras.

Las unidades econmicas Productoras, o a las que tambin les podemos dar el nombre de
empresas, seran aquellas que sistemticamente asocian el esfuerzo humano, los recursos
materiales y el capital, con el objeto de producir los bienes y servicios que van a su vez a
satisfacer las necesidades de, ya sea otras unidades productoras, o en definitiva de las
unidades Consumidoras.

Para un auditor es preciso entonces, conocer la organizacin y su entorno, sabiendo que en el
presente siglo, la libertad de pensamiento, la libertad de accin, la creatividad e innovacin son
indispensables para el progreso, crecimiento y competitividad de las empresas en la que
participa como parte integrante de la misma el auditor, que est en la imperiosa necesidad de
marchar acorde al ritmo de desarrollo y evolucin de las nuevas corrientes empresariales y
econmicas que nos toca vivir.

Frente a estas circunstancias el auditor debe tener la preparacin y capacidad necesaria que le
permita evaluar la gestin con una visin estratgica hacia el logro de los objetivos
empresariales deviniendo de ello que el auditor debe tener una nueva mentalidad y un nuevo
enfoque de su trabajo de auditora, de tal forma que se convierta en lder de los cambios
adelantndose a stos acorde a su formacin profesional, haciendo prevalecer las ms altas
normas de conducta y tica profesional, difundiendo sus conocimientos y haciendo denotar
presencia, dinamismo, participacin en la gestin empresarial.

En estas circunstancias la Alta Direccin requiere no slo conocer los hechos que le afectan
sino saber cmo salir de ellos; es aqu donde acta el Auditor Operativo; en tal sentido el
presente texto tiene como Objetivo General, Determinar la importancia y proponer una
metodologa de desarrollo y ejecucin, de la Auditora Operativa; y como Objetivos Especficos:
Destacar la importancia de la Auditora Operativa, para enfrentar un trabajo de
evaluacin de la gestin empresarial con una visin estratgica dentro del nuevo
entorno en los negocios.
Fomentar la gestin empresarial y alcanzar los niveles de desarrollo acorde a las
exigencias de los mercados actuales, a travs de la Auditora Operativa.

EL AUTOR

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I. AUDITORA OPERATIVA

1. Surgimiento

La Auditora Operativa naci por la necesidad que de ella tena la direccin.

El trabajo de los directivos ejecutivos fue trasladndose desde las actividades no
financieras de las que provenan hacia sectores concretos de los registros contables,
pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuacin y validez de los informes
operativos como de los informes financieros.

El trmino "operaciones" como designacin de las actividades y funciones no
financieras apareci en la Declaracin de las Responsabilidades de los Auditores
Internos publicada por la IIA en 1947; deca, la Auditora Interna:

"Se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero que tambin
sera apropiada que tratara con asuntos de naturaleza operativa".

La Declaracin de 1971 adopt el concepto final cuando mencion que el auditor
interno simplemente es responsable de "Revisin de operaciones como un servicio a la
direccin".

Paralelamente surgen ciertas discusiones sobre la auditora operativa en cuanto a
terminologa. La auditora operativa tambin algunos la denominan auditora gerencial,
de eficiencia o efectividad, de programas o rendimientos y auditora de responsabilidad
o de funcin. Sin embargo, cada una de estas denominaciones pueden involucrar
numerosas variaciones de acuerdo a metodologa o enfoque, pero finalmente estn
comprendidas dentro de la Auditora Operativa.

2. Estructura Conceptual
Una definicin apropiada de la Auditora Operativa comprender una valorizacin
independiente de todas las operaciones y procesos de un Ente Econmico.

Puede ser tan amplia como sea su alcance; no tiene una definicin aceptada; sin
embargo, podemos definirla como "una tcnica o metodologa que consiste en evaluar
la eficiencia y economa con que se administra o consume recursos en una empresa en
marcha".

Como alcance se puede conceptuar:

"La Auditora Operativa es el examen y evaluacin del proceso operativo de una
empresa y/o institucin con el objeto de emitir recomendaciones constructivas que
optimicen la obtencin de la informacin financiera-administrativa, promuevan
economa, eficiencia y efectividad en las operaciones y contribuyan al cumplimiento de
sus metas y objetivos".

3. Objetivos

El objetivo de la auditora operativa se cumple al presentar recomendaciones que
tiendan a incrementar de manera ms eficiente, econmica y efectiva el operar de la
entidad o actividad bajo examen.

Sin embargo, los objetivos bsicos podemos sintetizarlos en:

a. Evaluar el cumplimiento de objetivos y metas previstas

b. Determinar la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones.

c. Evaluar la efectividad del control en la administracin de los recursos.
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d. Identificar reas crticas en la organizacin y funciones de la empresa.

e. Formular recomendaciones para superar las desviaciones significativas.

f. Determinar el grado de utilidad y confiabilidad de la informacin proporcionada
a la Direccin y/o Gerencia

4. Contraste con la Auditora Financiera

Existe una cierta controversia en los medios profesionales sobre los diferentes puntos
de vista acerca de lo que es una auditora Operativa, segregada de la auditora de los
Estados Financieros; y los que luchan por la idea de que la auditora Financiera se
realiza a partir de las verificaciones de las OPERACIONES, y con esto sera tambin
Operativa. An ms teniendo presente que la contabilidad esta donde las
transacciones de las reas operacionales se registran, CUANDO SE REGISTRAN y
compete al Auditor verificar si las mismas estn siendo verificadas o no.

Dentro de esta discusin, se pretende diferenciar la auditora Operativa de la de los
Estados Financieros, en la cual se dice que la Auditora Financiera "ocurre" dentro del
rea contable de la entidad, y la Auditora Operativa acontece fuera de la contabilidad.
Diferencias innecesarias, puesto que la Auditora Financiera, NO se circunscribe slo a
una verificacin de documentos en la contabilidad, y la debida VALIDACIN de saldos
expresados en los Estados Financieros, sino va mucho ms all, abarca ms; y tiene
que verificar si los documentos que llegan a la contabilidad para ser registrada y
sintetizados en los EEFF representan finalmente las operaciones efectuadas en todas
las reas de la Entidad, como: Compras, Produccin, Ventas, Tesorera, Recursos
Humanos, etc, determinando y evaluando los sistemas integrados de informacin,
ejemplo "Compras - Cuentas. por pagar", "Ventas - Cuentas por cobrar" etc.

Teniendo en cuenta que los Estados Financieros, expresa la posicin financiera y
patrimonial de la empresa (Entidad), del resultado de sus operaciones, en un
determinado periodo de tiempo y de los orgenes y aplicaciones de sus recursos, la
Auditora de los mismos (Auditora Financiera) debe de preocuparse en determinar que
dichos estados reflejen todos y cada uno de dichas operaciones ocurridas en las
diferentes reas operativas segn los principios establecidos.

Segn lo mencionado, no se encuentra todava una diferencia entre la Auditora
Operativa y financiera, y an ms si se ve desde el punto de vista del SISTEMA DE
PENSAMIENTO, donde la Auditora Operativa es esencialmente una forma de pensar,
un mtodo de enfoque. Con este concepto no existe una diferenciacin entre la
Auditora Operativa y Financiera estrictamente hablando.

Sin embargo, SI EXISTE DIFERENCIA entre la Auditora Operativa y Financiera
aunque se trate de un mismo tema.

La Auditora Operativa se caracteriza por su ENFOQUE Y ALCANCE; puede ser tan
amplia como sea su alcance, basndose en los siguientes puntos:

- La fiabilidad e integridad de la informacin
- El cumplimiento con las polticas, planes, procedimientos, leyes y normas
- La salvaguarda de los activos
- La utilizacin econmica y eficaz de los recursos
- El logro y cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.

Se puede decir que la Auditora Operativa comprende en dar una valorizacin
independiente de las diversas operaciones y controles dentro de una Entidad, para
determinar si se llevan a cabo polticas y procedimientos aceptables, si se cumplen las
normas establecidas, si se utilizan los recursos en forma eficaz y econmica y si los
objetivos de la empresa (Entidad) se han alcanzado.
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En suma se puede decir, que la Auditora Operativa se interesa bsicamente en los
controles operativos (Sistemas Administrativos); puede aplicarse a todas las reas de
la empresa. Interpreta tanto los usos operativos como la informacin financiera; analiza
el historial cercano de la informacin como medio para encontrar caminos que
conduzcan a mejorar las operaciones futuras de la empresa. Por lo tanto existen
tambin diferencias entre los mtodos y procedimientos con la Auditora Financiera.

5. Algunas diferencias bsicas entre la Auditora Financiera y Operativa

a) Antecedentes Histricos

Auditora Financiera:
. Origen en la auditora externa privada
. Experiencia basada en el ejercicio profesional de muchos aos
. Tradicin a travs de normatividad emanada de Organismos
Profesionales

Auditora Operativa:
. Origen en la Auditora Interna y Gubernamental
. Evolucin en la auditora tradicional hacia la evaluacin de sistemas
. Iniciativa individual y de Organismos oficiales

b) Propsito y Enfoque

Auditora Financiera
. Expresar opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros
. Examen basado en los Exmenes Financieros
. Restrospectivo desde el punto de vista financiero

Auditora Operativa
. Formulacin de conclusiones y recomendaciones sobre asuntos
gerenciales y operativos.
. Evaluacin de la eficiencia, efectividad y economa en la administracin
de los recursos.
. Hacia operaciones presentes, proyectando hacia el futuro cercano.
Retrospectiva slo al pasado cercano.

c) Alcance

Auditora Financiera
. Examen de las operaciones relacionadas con la presentacin de los
Estados Financieros en un ejercicio determinado.

Auditora Operativa
. Operaciones financieras y administrativas, o una actividad especfica
en cualquier perodo.

d) Normas, Tcnicas y Procedimientos

Auditora Financiera

. Aplicacin de Normas de Auditora generalmente aceptadas y Normas
Internacionales de Auditora.
. Aplicacin de los principios de Contabilidad generalmente aceptados.
. Metodologa experimentada.
. Tcnicas y procedimientos de Auditora establecidos por el auditor
. Independencia imprescindible.

Auditora Operativa
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. An no existen normas especficas, excepto los "Pronunciamientos
dados en los Congresos y Convenciones Nacionales de Contadores
Pblicos del Per".
. Aplicacin de principios gerenciales.
. Metodologa en evaluacin, criterio del auditor
. Tcnicas y procedimientos de auditora establecidas por la profesin de
Contador Pblico.
. Independencia necesaria.

e) Informe de Auditora

Auditora Financiera
. Dirigido a los accionistas, Directorio, funcionarios, inversionistas y
organismos prestatarios
. Contiene dictamen de Estados Financieros y observaciones
relacionadas.
. Recomendaciones tendientes a mejorar el Control Interno, Sistema
Financiero y presentacin de los Estados Financieros.
Auditora Operativa
. Dirigido hacia la Gerencia, Directorio y Accionistas.
. Observaciones (desviaciones) relacionadas con la situacin financiera,
proceso operativo y la Administracin o gestin.
. Recomendaciones destinadas a superar las observaciones
(desviaciones).

f) Importancia

Auditora Financiera
. Absolutamente necesaria para asegurar un razonable sistema.
. Obligada por disposiciones legales o estatutarias o de imagen externa
en forma anual.

Auditora Operativa
. Necesaria para lograr mantener una ptima gerencia.
. Solicitada por la propia empresa para incrementar la eficiencia,
efectividad y economa, en cualquier oportunidad.

g) Exmenes : Ejemplo CAJ A CHICA

Auditora Financiera:

Objetivos:
- Determinar si la caja chica que aparece en los registros est
conforme.
- Determinar si la caja se encuentra totalmente contabilizada.

Procedimientos:
- Arqueo sorpresivo.
- Examine las transacciones.
- Rastree los documentos de caja o documentos de reembolso e
inspeccin de las aprobaciones.

Auditora Operativa:

Objetivos:
- Determinar la necesidad de un fondo de caja chica.
- Determine la razonabilidad de su monto.
- Determine si se saca el mayor provecho de las pequeas
compras, etc.
Procedimientos:
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- Relacione el uso con la frecuencia de reembolso y evale la necesidad
del fondo, as como del monto.
- Examine otras compras para determinar si se le a dado
completo uso.
- Concluya cules son los beneficios y si la proteccin del fondo es
adecuada.

As como existen diferencias sustanciales entre las Auditoras Financiera y Operativa,
tambin existen compatibilidades, tales como: tcnicas de recopilacin de informacin,
normas generales personales del auditor, usos de marcas de auditora, el propsito de
los informes que en ambos casos es de dar a conocer al ms alto nivel de la entidad
examinada de los resultados de las auditoras aplicadas, entre otras.

6. Toma de Decisiones y Auditora Operativa

La Auditora Operativa es considerada como un medio efectivo mediante el cul los directivos o
gerentes pueden obtener una opinin independiente e imparcial sobre la veracidad de los
informes y registros financieros y sobre la suficiencia de los procedimientos de control interno y
sobre la efectividad de los procesos operacionales y administrativos.

6.1. Impacto en las Decisiones Gerenciales

. La Auditora Operativa sirve de ayuda a los gerentes y directores de todos los
niveles de la empresa.
. Asiste a los directivos en cuatro funciones primordiales: planificacin,
organizacin, direccin y control.
. Es muy til al proporcionar a la gerencia una evaluacin independiente de las
operaciones, procesos y puede ser utilizada para medir, aumentar o disminuir
la productividad.

6.2. Asistencia a la Direccin.

El objetivo principal de la Auditora Operativa - auditora orientada a la direccin - es el
ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa. Es menos
importante la crtica a la direccin que la ayuda para mejorarla.

Para ayudar a los directores a realizar su trabajo, los auditores deben entender las
funciones de direccin. Deben estar versados en los principios de direccin como los
propios directores. A menudo tendrn que conocerlos mejor que ellos. Muchos
directores han ascendido a sus puestos porque son tcnicos excelentes, pero ahora
debern cumplir sus objetivos con la colaboracin de otros, y no con su esfuerzo
personal. Esto es lo que debe tener en cuenta el auditor orientado hacia la direccin.

En la auditora de las operaciones de la direccin a menudo se observan condiciones
deficientes. La mayora de las veces son inevitables, debido a la violacin del principio
fundamental de direccin. Concentrndose slo en el sntoma no se cura
verdaderamente el defecto. Pero mostrando la razn de la condicin defectuosa y la
manera para asegurar la adherencia al principio violado, se obtendrn efectos
beneficiosos de larga duracin.

Por ejemplo, un director que haya descuidado sus tareas primordiales o que no haya
realizado un seguimiento til, no puede llegar al fondo del problema debido a la
ausencia de uno o varios registros sobre las tareas realizadas por el departamento.
Igualmente, es importante considerar que un nmero elevado de tareas no se
completaron como se haba planificado, pero debe hacerse notar que la ausencia de un
sistema de seguimiento real de todas las tareas es un dato significativo.

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El auditor orientado hacia la direccin debe estar preparado para asistir a los
directores, como ya se mencion, en sus cuatro funciones primordiales: planificacin,
organizacin, direccin y control.

6.2.1. Planificacin.- La planificacin es la principal funcin de la direccin, la seleccin de
las lneas de accin entre las distintas opciones posibles. Comprende todas las
acciones que orientadas al futuro deben tomar los directores: objetivos, metas,
principios, polticas, procedimientos, reglas, mtodos, normas, programas y
presupuestos.

Los auditores no deben esperar a que la realizacin de los planes sea urgente para
determinar si son o no positivos. Pueden ayudar a los directores a determinar si la
informacin utilizada para elaborar la planificacin es actual, racional, adecuada y con
significado. Muchas veces los directores planifican a partir de la informacin
proporcionada por sus subordinados. Pero stos no siempre son objetivos y pueden
tener sus intereses particulares, o pueden dar a sus directores la clase de informacin
que crea que stos desean or. Pueden estar cerrados a alternativas a sus propuestas.

Cuando se requieren sus servicios, los auditores pueden proporcionar a los directores
una evaluacin objetiva de la informacin para que desarrollen sus polticas, objetivos,
procedimientos y otros planes. Tambin pueden evaluar los planes vigentes. Pueden
determinar si:

- Se comunicaron las premisas de la planificacin.
- Si las normas y metas se han establecido y puesto al da.
- Existen sistemas de revisin y autorizacin.
- Se han establecido controles centrales.
- Los planes son compatibles con los objetivos.
- Si se coordinan los objetivos a travs d la empresa.
- Los planes estn justificados con los recursos adecuados.
- Los planes son realizables y razonables.

6.2.2. Organizacin.- La Organizacin es el establecimiento de las relaciones entre el
personal asignado para realizar las tareas que conducirn al logro de los objetivos de
la empresa. Implica el establecimiento de medidas razonables de control que aseguren
la compatibilidad entre autoridad y responsabilidad, instituyendo sistemas que
posibiliten la responsabilizacin, creando demarcaciones de criterio lgico entre el
personal de lnea y el resto, y asegurando una unidad de mando.

Muy a menudo los defectos que los auditores encuentran se derivan de una
organizacin pobre (con fallos al mantener medidas de control que aseguren la
adecuada divisin del trabajo o proporcionen equilibrio y flexibilidad).

Los auditores operativos pueden constatar defectos de la organizacin determinando
si:

- La relacin entre el personal es clara.
- La delegacin es efectiva debido a que se hace en personal competente, a
quien se ha dado las instrucciones adecuadas, y que comunicar lo que se
haya logrado.
- Las lneas de autoridad son claras.
- Los conflictos entre directivos y personal son los mnimos.
- El personal clave no tiene tareas poco importantes.
- Los organigramas estn al da.
- Existe un equilibrio entre el nmero de especialistas y el de generalistas.
- Existe un seguimiento del personal clave.

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6.2.3. Direccin.- La direccin debe motivar a sus subordinados para que contribuyan
efectiva y eficazmente al logro de los objetivos de la empresa. Dirigir comprende el
liderazgo, la comunicacin y la motivacin.

El liderazgo es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y
confianza. Los lderes lo logran satisfaciendo las necesidades del personal y
entrenndolos para que se sientan seguros de sus habilidades. La comunicacin es el
arte de transmitir ideas a otros de tal manera que se cree un entendimiento y se
promueva la accin. La motivacin es la habilidad de inducir al personal a realizar ms
acciones de las que creen que pueden hacer.

Evaluar la direccin es probablemente la funcin ms difcil para el auditor operativo.
No obstante, los auditores pueden contribuir determinando si:

- Los directores estn utilizando sus recursos apropiadamente.
- Los directores estn realizando todas sus funciones y no slo controlando.
- El personal est realizando las funciones especficas de trabajo.
- El beneficio est en un ratio razonable.
- Se realizan programas de entrenamiento adecuado.
- Las comunicaciones son claras y comprensibles.
6.2.4. Control.- El control es el proceso de vigilar que la accin directa sea llevada a cabo
segn lo planificado para completar los objetivos y metas deseados. Los controles son
las medidas establecidas para determinar el logro de los objetivos y metas.

El control y la planificacin estn estrechamente relacionados. Un control no tiene
ningn valor si no est diseado para realizar un plan. Establecerlos simplemente
porque s, supone una prdida de tiempo. Algunas funciones incluyen ambos:
controles y planes. Los presupuestos, por ejemplo, son planes cuando se desarrollan,
y controles cuando se utilizan para determinar si las actividades presupuestadas se
han realizado segn lo planeado.

El control comprende: normas, comparaciones y accin. Un control vlido no puede
lograrse si falta alguno de estos tres elementos. Por ejemplo, las comparaciones
pueden hacerse meticulosamente entre las normas y los informes de rendimiento.
Pero estas comparaciones no tienen ningn significado si no dan como resultado
alguna accin correctiva cuando sea necesaria.

Un auditor operativo puede evaluar un sistema de control determinando si los controles
son:

- Apropiados. Deben ser relevantes de la actividad que se controla. El control
sobre el tesorero difiere del efectuado sobre el cajero, debido a que sus
objetivos son distintos.
- Oportunos. Los controles deben ser rpidos cuando es necesario, pero
tambin pueden ser a posteriori cuando se puede permitir que los hechos se
realicen para ejercer el control.
- Preventivos. Los controles deben anticipar defectos, no slo detectarlos.
- Significativos. Los controles deben cubrir solamente los elementos
significativos de un sistema: de otra manera, el director estar desinformado
aunque tenga mucha informacin.
- Flexibles. El control debe ser capaz de ajustarse a las circunstancias
cambiantes: debe ser capaz de acomodarse a las tareas especiales.
- Econmico. El control debe no exceder el valor de lo que controla.
- Simple. El control debe ser fcilmente comprensible, o de lo contrario el
personal no lo utilizar.
- Operativo. El control debe conducir a una accin correctiva.

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6.3. El Auditor de Operaciones

Las cualidades, atributos, responsabilidades y estatus del auditor de operaciones son
algo similares a las del auditor financiero tradicional, pero ms orientados hacia la
perspectiva de direccin. Esencialmente, son los siguientes:

6.3.1. Cualidades

En la auditora de operaciones puede ser deseable un historial contable, pero no
indispensable. Muchas organizaciones de auditora incluyen en sus nminas a
personal cuya experiencia anterior est basada en especializaciones en el campo de la
industria, ingeniera y anlisis de sistemas. La habilidad del auditor para acumular,
poner en orden y analizar informacin de naturaleza operativa es tan importante en las
auditoras operativas como en las financieras.

Ms importante es el conocimiento experto del auditor sobre la evaluacin del control.
A travs del conocimiento y de la familiaridad con el control interno, el auditor puede
sentirse como en su casa en cualquier rea operativa de la empresa. Esta familiaridad
depender del buen conocimiento que tenga de ella, de la relacin entre las distintas
actividades dentro de la empresa, del flujo del trabajo y del personal que lo realiza.

Probablemente la ms importante cualidad de un auditor es la habilidad para pensar
como un director. Despus de reunir y analizar la informacin, debe sopesar los
resultados como si fuese un director y sugerir las mejoras. Slo pensando as, podr
ayudar verdaderamente a la direccin.

6.3.2. Atributos

El auditor de operaciones debe tener curiosidad y persistencia. Debe ser adaptable y
debe tener un enfoque constructivo y mucho sentido del negocio. Finalmente debe ser
cooperador. Estos atributos se comentan a continuacin:

Curiosidad. El auditor de operaciones debe estar interesado y tener curiosidad por
todas las operaciones. Cuando revisa una operacin debe preguntarse: " se estar
duplicando el trabajo?": "existe algn medio mejor de hacerlo, ms fcil o ms
barato?".

Persistencia. No se debe seguir adelante hasta que se est seguro de que se
entiende la situacin. Se aplican pruebas, verificaciones, o se comprueba de cualquier
otra forma que las cosas realmente se realizan cmo se orden o cmo deben
hacerse.

Adaptabilidad. Debido a que su trabajo lo lleva a conocer todas las reas de la
empresa, debe sentirse cmo en los distintos entornos. Por ejemplo, debe ser capaz
de adaptarse rpida y fcilmente a las formas y lenguaje del departamento de
produccin, del de ingeniera y del de marketing y mejorar su habilidad de trato con
todo el personal en su terreno.

Constructivo. No hay que considerar los errores o deficiencias como el final de su
estudio. Debe comprobar que se evitan las repeticiones en lugar de enfatizar los
errores. Considerar la deficiencia como una gua de mejora para el futuro.

Sentido del Negocio. Debe observarlo todo desde la perspectiva del efecto sobre la
eficacia y el beneficio de la operacin del negocio. Cuando evala un rea en
particular, debe tener en mente la interfase de la operacin con otras y su relacin con
el conjunto del negocio.

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Cooperacin. Debe considerarse a s mismo como un asesor del negocio, no como un
rival o crtico de aquellos con los que trata. Trabaja con ellos, los consulta, y revisa sus
recomendaciones. Su inters es mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir
felicitaciones por descubrir errores.

7. NORMAS DE AUDITORA OPERATIVA

7.1. Normas para el Auditor

Normas generales o personales

a) El profesional que se desempea como Auditor Operativo debe ser Contador
Pblico Colegiado con slida formacin tica y moral y capacidad profesional
para ejercer la Auditora Operativa.

b) En todos los asuntos relacionados con su trabajo debe mantener una actitud de
independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.

c) Debe realizar un trabajo, preparar un informe, con el debido cuidado y
diligencia profesional.

d) El Auditor operativo debe mantener una adecuada y permanente capacitacin
tcnica.

7.2. Normas para la Ejecucin del Examen

a) El examen debe ser planeado en forma adecuada y ejercer una debida
supervisin y coordinacin con el personal integrante que participa en la
ejecucin del examen.

b) Debe estudiar y evaluar la organizacin, la gestin empresarial y los sistemas
de Control Interno con la finalidad de diagnosticar las reas crticas, definir su
enfoque, el alcance y oportunidad de los procedimientos a aplicar.

c) Debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante a travs del
desarrollo de su trabajo para formarse los elementos de juicio vlidos y
suficientes que permitan respaldar las observaciones formuladas en el Informe.

7.3. Normas para el Informe

a) La formulacin de los informes deben reunir las caractersticas de oportunidad,
materialidad, objetividad, prudencia, precisin, veracidad, claridad, integridad,
concisin y convincencia.

b) Deber precisarse el objetivo de la Auditora, fijando sus alcances, el motivo de
su ejecucin y limitaciones si las hubiera.

d) Indicar los hechos, situaciones y circunstancias analizadas, que originaron
fallas de la gestin.

e) Indicar todo elemento que, a juicio del Auditor, mejore su comprensin.

f) Indicar, en orden de importancia, las recomendaciones y/o alternativas
sugeridas.

Debe ser formulado por escrito previa revisin y discusin con el personal de la entidad
auditada, salvo en casos en que por su naturaleza amerite efectuar un avance en
forma verbal.
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8. NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORA Y SU APLICACIN EXTENSIVA

Las Normas Internacionales de Auditora (NIA) son emitidas oficialmente por la Federacin
Internacional de Contadores Pblicos (FIC) o International Federation of Accountants (IFAC),
que es el organismo representativo de la profesin contable a nivel mundial, para que sean
aplicados a cabalidad en los exmenes de estados financieros que realicen los Contadores
Pblicos cuando tengan que emitir una opinin independiente.

La Federacin de Contadores Pblicos del Per como entidad representativa de la profesin
contable en el Per, es miembro de la IFAC desde 1983, y por lo tanto sujeta a divulgar en
nuestro pas las normas y procedimientos tcnicos que se emitan, a efecto de que se apliquen
en la medida que afectan a nuestra realidad econmica, contable y financiera.

Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA) que se encuentran en vigencia en
muchos pases, difieren en forma y contenido de las normas Internacionales de Auditora, por
lo que IFAC considera que estas ltimas pretenden una aceptacin Internacional.

La Auditora Operativa puede abarcar el examen de los Estados Financieros; ser efectuado en
forma coordinada con los mismos o como una extensin de ellos; pero no puede hacer uso
total de las Normas Internacionales de Auditora para su accionar porque difiere en trminos de
objetivos especficos. Es decir, cuando el Auditor Financiero efecta una auditora de los EEFF
hace uso de las NIA porque stas estn orientadas a este tipo de auditora y pueden presentar
como resultado de su examen, una estimacin sobre la razonabilidad de los EEFF.

No ocurre los mismo con la Auditora Operativa en cuanto no ha sido establecida la emisin de
la opinin formal sobre la eficiencia o efectividad con que la Administracin conduce las
operaciones de la entidad y sobre el grado de economicidad con que se administra los
recursos.

Para este examen, el Auditor emplear todas las tcnicas que estn a su alcance y que
resulten las ms apropiadas para obtener la evidencia necesaria para emitir conclusiones y
recomendaciones y es aqu donde puede considerarse algunas NIA o parte de ellas.

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9. PROCESO DE AUDITORA OPERATIVA

La Auditora Operativa bsicamente atraviesa por las fases siguientes:

- Planeamiento y Estudio
- Examen
- Elaboracin del Informe

Debe destacarse, que estas fases o etapas no son rgidas y en su funcionamiento estn
ntimamente relacionadas unas con otras, tanto que no es fcil su separacin.

Con fines didcticos y para permitir una mejor comprensin, de lo que es el proceso de la
Auditora Operativa hablaremos de fases y etapas.

9.1. FASE I : PLANEAMIENTO Y ESTUDIO

La gran diferencia entre la Auditora Operativa y Financiera est en la aplicacin del proceso de
planeamiento y programacin, como se ver ms adelante no existe una fase o etapa nica
dedicada al planeamiento y programacin porque este es un proceso integral que se desarrolla
durante todo el transcurso del examen y es necesario planear y programar en forma separada
cada fase del examen.

Normalmente se efecta en el trabajo de campo y es necesario efectuar los planes elaborar el
programa de cada fase del examen despus de haber terminado la etapa anterior.

La norma sobre el trabajo en el campo previamente presentada en el aspecto de planeamiento
es el siguiente:

"El Examen ser adecuadamente planeado, supervisado y controlado".

Obviamente cualquier examen profesional adems de ser adecuadamente planeado y
supervisado, debe ser debidamente controlado. El control es de especial importancia en la
Auditora.

9.1.1. ETAPA 1 : Estudio Preliminar

Consiste en una revisin previa de las operaciones, actividades, objetivos, polticas,
etc. de la entidad o empresa bajo examen, con la finalidad de familiarizar al auditor con
sus operaciones.

El propsito del estudio preliminar, es obtener informacin general sobre todos los
aspectos importantes de la empresa o entidad a ser examinada, en el menor tiempo
posible. Dicha informacin sirve como instrumento de trabajo en las futuras etapas del
examen.

Esta etapa es principalmente de recopilacin de informacin, tanto verbal como por
escrito, pero no incluye el anlisis detallado de la misma.

Durante esta etapa puede existir indicios de la existencia de reas crticas o
deficiencias importantes, sin embargo el propsito de esta fase no es de identificarlos
ni acumular evidencia con respecto al examen, sin embargo el auditor debe tomar nota
de estas deficiencias o reas crticas.

En trminos generales el Estudio Preliminar consiste en la ejecucin de:

15
a) Entrevistas con los funcionarios importantes, con fines de obtener informacin
general sobre las actividades y funciones llevadas a cabo.

b) Recopilacin de los documentos bsicos de la entidad que pueden
proporcionar informacin sobre sus actividades, objetivos, polticas, normas,
procedimientos, etc.

c) Recorrido o visitas de familiarizacin a las instalaciones y oficinas de la entidad
o empresa para conocer su ubicacin fsica, tomando relacin con otras
unidades y para conocer brevemente a los funcionarios encargados.

9.1.2. ETAPA 2 : Anlisis de Criterio de Evaluacin

En esta etapa el Auditor examina la informacin recopilada en la etapa anterior con la
finalidad de analizar los objetivos, polticas o normas de la empresa o entidad a ser
examinada.

El Auditor debe determinar porque se cre la empresa o entidad, cul fue la necesidad
de su origen y los propsitos y objetivos que origin su creacin como ente. Tambin
tiene que averiguar si estos objetivos han cambiado con el tiempo desde su origen.

Debe definir en los papeles de trabajo claramente cul es la misin principal de la
empresa o entidad y cuales son los objetivos principales de la entidad.

El trabajo del auditor en esta etapa se simplifica cuando existe adecuada
documentacin sobre los objetivos, polticas y normas.

Es pertinente recalcar, que en esta etapa no se debe revisar detenidamente los
manuales de procedimientos, directivas u otra documentacin que haya sido recibida.
nicamente se debe revisar la documentacin que contiene disposiciones generales
con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimientos y
directivas sern revisadas segn el descubrimiento de reas crticas, ya que sera una
prdida de tiempo revisar en esta etapa un manual de procedimientos sobre
administracin de personal, si posteriormente se determina que no es un rea crtica y
no se extiende el examen a esta rea.

En resumen se puede decir que el objetivo de esta etapa es:

a) Estudio de la legislacin y otros documentos bsicos que guan las actividades
y funciones de la entidad.

b) Permitir una comprensin razonable de la misin, naturaleza y mbito de
accin.

9.1.3. ETAPA 3 : Estudio, Evaluacin y Registro del Control Interno

Esta es una de las etapas ms importantes, porque en esta etapa no slo el auditor
revisa y evala el Sistema de Control Interno vigente en la empresa o entidad, sino
tambin al final de la Etapa identifica las reas crticas que merecen el examen
detallado y profundo en las subsiguientes fases.

El propsito de esta etapa es evaluar la efectividad del Control Interno gerencial e
identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que pueden
requerir un examen ms detallado.

En esta Etapa el equipo de auditora pude ser ampliado segn se considere necesario
despus de elaborar el programa de trabajo. Esta etapa es la ms larga del
Planeamiento y Estudio (FASE I).
16

Entre los aspectos importantes por examinar se puede mencionar:

a) Evaluacin del Ambiente de Control

b) Consistencia de la normatividad bsica con la misin y objetivos de la empresa.

b) Evaluacin de la efectividad o eficiencia y economas de los procedimientos de
control gerencial en las unidades operativas.

c) Relacin del Control Administrativo en funcin de los costos reales y
presupuestos de gastos.

d) Determinacin del grado de proteccin de los intereses de la empresa por
ende de los accionistas.

e) Evaluacin de los logros alcanzados con los planes, programas o presupuestos
previstos y objetivos.

f) Revisin detallada de la suficiencia y efectividad de la Contabilidad e
informacin que proporciona a la gerencia.

g) Evaluacin de las unidades de Apoyo Administrativo y de Servicios.

h) Examen de la estructura organizativa.

i) Examen de controles Generales y de controles Directos

9.2. FASE II : EXAMEN PROFUNDO

9.2.1. ETAPA 4 : Examen Profundo de reas Crticas

Una vez que el Auditor ha revisado los Controles Internos y, en consecuencia despus
de haber identificado las reas crticas o por lo menos haya revelado las situaciones
deficientes, procede a examinar con profundidad con el fin de determinar Hallazgos y
desarrollar las observaciones y/o reparos segn sea el caso, las observaciones a su
vez sern identificadas en sus causas y efectos respecto a la ineficiencia o
inefectividad de las operaciones; y finalmente, se indicarn las recomendaciones del
caso.

El programa de esta Fase tiene que ser diseado directamente conforma a las
necesidades de las reas crticas examinadas no puede existir ningn tipo de modelo
para el programa.

Esta Fase es la ms larga y detenida del examen, de igual modo en esta fase es
necesario incorporar al equipo de auditora los auditores y asistentes considerados
necesarios segn el programa de auditora preparado para esta fase.

Asimismo, conforme se va desarrollando esta etapa es posible que el auditor tenga la
necesidad de obtener asesora tcnica independiente, de una persona que no est
involucrada en las actividades bajo examen.

Adems el auditor, empleando las tcnicas de auditora debe de reunir el grado de
evidencia que l considere necesario dentro de las circunstancias; para ello debe
observar las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas con respecto a la
obtencin de Evidencia suficiente que es aplicable a la Auditora Operativa con su
respectiva modificacin, para hacer hincapi en la documentacin y la evaluacin de la
evidencia como base de los hallazgos, conclusiones recomendaciones del Auditor:
17

"Se obtendr y evaluar suficiente Evidencia competente para proveer una base
razonable de los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y opiniones del Auditor".

Algunos objetivos especficos de esta Fase incluyen una determinacin de si la entidad
o empresa dentro de las operaciones examinadas est logrando:

a) Adhesin a las polticas prescritas.

b) Logro de los objetivos establecidos para la unidad o funcin dentro de los
objetivos generales de la empresa o entidad.

c) Eficiencia operativa

d) Eficiencia, efectividad y economa en la utilizacin de los recursos humanos,
materiales y financieros.

e) Precisin, confiabilidad y utilidad de los informes gerenciales.

Tcnicas y Procedimientos Utilizables

a) Seleccin de muestras selectivas para analizar las reas examinadas.

b) Comparacin de las situaciones reales con previstas.

c) Anlisis de las causas de las desviaciones.

d) Apreciar los efectos de las desviaciones reales o potenciales.

e) Indagacin de las desviaciones del examen y de las situaciones de duda.

f) Confirmacin con terceros sobre aspectos importantes que respalde el punto
de vista del auditor.

g) Asesora en campos especficos y programas concretos a implementar.

h) Obtencin de la Evidencia pertinente al examen.

9.3. FASE III : INFORME

9.3.1. ETAPA 5 : Informe del Examen

a) Concepto

Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o
evaluacin; incluye informacin suficiente sobre observaciones o desviaciones,
conclusiones de hechos significativos, as como recomendaciones constructivas para
superar las debilidades en cuanto a polticas, procedimientos, cumplimiento de
actividades y otras.

Debe ser redactado cuidadosamente a fin de proporcionar al lector, de manera clara e
indubitable, toda la informacin necesaria referente a la Auditora practicada.

b) Finalidad

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La finalidad del Informe es hacer de conocimiento de los funcionarios encargados del
control operativo de la entidad, el resultado de las acciones de Auditora, a fin de que
se proceda a implementar sus recomendaciones y, en caso necesario, se aplique la
accin correctiva pertinente.

c) Caractersticas

- Es el producto final de cada examen;
- Expresa la opinin profesional del Auditor;
- Contiene asuntos significativos del examen concluido;
- Se sustenta en los papeles de trabajo;
- Incluye recomendaciones constructivas;
- Es redactado en lenguaje sencillo y comprensible;
- Es terminado en el campo.

d) Contenido

Todo Informe de Auditora o examen especial, deber contener bsicamente,
informacin separada en las siguientes partes: el ndice, una informacin introductoria,
las observaciones o comentarios, las conclusiones y recomendaciones, y los anexos
que el Auditor juzgue necesario.

e) Acciones que se Derivan

Los Informes de Auditora originan acciones correctivas, que vienen a ser las medidas
tomadas por los Titulares de las Instituciones o Empresas , para corregir o mejorar
cualquier deficiencia o irregularidad detectada como consecuencia de la accin de
control.

Puede ser de dos clases: Recomendaciones y Sanciones

i) Recomendaciones

Son sugerencias para mejorar o dar soluciones prcticas a los problemas o
deficiencias encontradas en la gestin de la entidad auditada; las
recomendaciones, una vez aprobadas por el Titular de la Entidad, tienen
carcter de cumplimiento obligatorio para la Entidad. Los Funcionarios
responsables de ella, dictarn las medidas correspondientes para
implementarlas.

El Auditor Interno en general, y cada jefe en su rea de responsabilidad, son
los encargados de constatar en forma permanente el cumplimiento de estas
recomendaciones.

ii) Sanciones

Son las penas o castigos impuestos por los Titulares de la Entidad o la
Contralora General de la Repblica, tratndose de empresas estatales, a los
funcionarios privados o pblicos que han incurrido en falta en el ejercicio de
sus funciones.

Estas sanciones son necesarias para evitar el desvo en el cumplimiento de sus
obligaciones, o ignorar u olvidar las disposiciones legales, normas y
reglamentos vigentes. En este sentido, la sancin tiene una accin
moralizadora destinada a restringir al ineficiencia y el uso indebido de los
recursos pblicos o privados.

La aplicacin de las sanciones, tratndose de las empresas estatales, se
establecen mediante Proceso de Determinacin de Responsabilidades, salvo
cuando existe el cumplimiento de una disposicin expresa.
19

10. PAPELES DE TRABAJO POR FASES DEL EXAMEN

FASE I. PLANEAMIENTO Y ESTUDIO

ETAPA 1. ESTUDIO PRELIMINAR

ETAPA 2. ANLISIS DE CRITERIOS DE EVALUACIN (REVISIN DE LA
LEGISLACIN, OBJ ETIVOS, POLTICAS Y NORMAS)

ETAPA 3. ESTUDIO, EVALUACIN Y REGISTRO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

a) Diagramas de Flujo
b) Cuestionarios sobre Control Interno

FASE II. EXAMEN

ETAPA 4. EXAMEN PROFUNDO DE REAS CRITICAS

a) Programas
b) Base de Datos
c) Papeles de Trabajo : MATRICES
: SUB-CEDULAS
d) Plan de Desviaciones

FASE III. INFORME

ETAPA 5. INFORME DEL EXAMEN

a) Generalidades
De la empresa
- Objetivo de la Empresa
- Normas Estatutarias
- Funcionarios encargados de la Administracin
De la auditoa
- Del contrato
- Fines y Objetivos
- Naturaleza y alcance
- Equipo auditor

b) Comentarios
c) Desviaciones
d) Conclusiones
- De carcter financiero
- De carcter administrativo
e) Recomendaciones
f) Anexos

20

11. MODELO DE ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORA

I. BASE DE DATOS

1. OBJ ETIVO DE LA EMPRESA

2. NORMAS ESTATUTARIAS

3. FUNCIONARIOS ENCARGADOS DE LA ADMINISTRACIN

4. NATURALEZA Y ALCANCE

II. COMENTARIOS

III. DESVIACIONES

IV. CONCLUSIONES

A. DE CARCTER FINANCIERO

B. DE CARCTER ADMINISTRATIVO

V. RECOMENDACIONES

VI. ANEXOS

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II. CASO PRACTICO: VIDA FELIZ S.A.A.

A. Enunciado:

Vamos a realizar la auditora operativa de la empresa VIDA FELIZ S.A.A. Por el ultimo trimestre
del ao 20X5 y Primer trimestre del 20X6. Es una distribuidora de productos perecibles de
consumo humano. Tiene seis centros de distribucin: Miraflores, Selva Alegre, Mariano Melgar,
Cayma, Cerro Colorado, Yanahuara.

Tomar en cuenta las siguientes situaciones:

1. El 20.02.20X6 quebr un cliente cuya deuda ascenda a S/. 200 000,00; monto no
provisionado al 31.12.20X5.

2. Los Asesores Legales tambin lo son del integrante de Los Camellos del Sur, seores
Foguel y Paredes.

3. A partir de julio del 20X5 las ventas se realizan al crdito a 60 y 90 das, antes slo contado
30 das.

4. El ao 20X4 otros auditores dieron una opinin con salvedades por falta de revelacin de
contingencias y sobrevaluacin de la depreciacin acumulada.

5. El 05.01.20X6 se inund el Centro de Distribucin de Selva Alegre, los ajustadores de
seguro informaron que las prdidas ascendan a US$ 600 000,00 entre existencias y
envases y embalajes. El seguro cubre el 90% del siniestro.

6. Las cuentas por cobrar no han sido valuadas desde abril de 20X5.

7. El 15.06.20X5 un cliente ha iniciado un juicio a la compaa por US$ 175 000 por venta de
existencia en mal estado. Los asesores indican que el juicio sera ganado por VIDA FELIZ
S.A.A.

8. Los inventarios fsicos tomados al 31.12.20X5 resultaron con una diferencia de S/. 190 000
respecto de la contabilidad, es decir, no fueron registrados. Tampoco se registraron las
cuentas por pagar.

9. La depreciacin del ejercicio se encuentra subvaluada en S/. 120 000,00.

10. El 01.11.20X5 se realiz un contrato de arrendamiento financiero por la compra de
camiones para realizar la distribucin en el Cono Norte de Lima, ascendente a
US$ 220 000,00. Al cierre del ejercicio slo se registr el alquiler correspondiente a dos
cuotas como gastos. (Total US$ 12 000,00 de capital y US$ 10 000 de inters).

11. La competencia se ha incrementado con la llegada de dos empresas extranjeras que en
conjunto cubren el 35% del mercado. VIDA FELIZ S.A.A. tiene el 20% del mercado.

12. No se provisionaron en 20X5 los honorarios de los Asesores Legales y los Auditores
Externos por S/. 30 000,00 y S/. 37 500,00 respectivamente.

13. La contabilidad presenta dos meses y medio de atraso.

14. En el mes de noviembre no se contabiliz una venta diferida de S/. 260 000,00 cuyo costo
es de S/. 120 000,00.

15. No se ha registrado una deuda con proveedores del exterior por US$ 90 000,00 referida a
existencias recibidas el 18.01.20X6. La compra corresponde al 15.12.20X5.
22
23

16. La empresa ha iniciado un juicio con un proveedor por incumplimiento de contrato en la
entrega de mercadera por S/. 165 000,00.

17. En 20X5 se debitaron a los resultados del ejercicio S/. 95 000,00 por gastos de
investigacin de un proyecto de distribucin para provincias iniciado en 20X3.

18. Segn libros de actas del Directorio, en sesin del 16.12.20X5 se acord ampliar el
convenio de distribucin para 20X6 con la empresa afiliada Simple Ilusin S.A. para la
venta de la totalidad de los productos (antes era del 50%), rebajando la comisin al 9%
(hasta 20X4 era del 12,5%).

19. La empresa cuenta con cinco directores, veinte empleados en el rea de administracin,
doce empleados en el area de ventas. Una gerencia general y cino gerencias
especializadas, de los cuales el gerente de finanzas hace algunas veces funciones del
gerente de ventas y viceversa en otros ocaciones.

20. En diciembre de 20X5, se acord sanear el patrimonio neto; quedando el capital social en
S/. 6 112 456, correspondiente a cuatro inversionistas nacionales.

Al 31.12.20X5 el tipo de cambio fue de:

T.C.C. 3,......
T.C.V. 3,......

Efectuar el trabajo de Auditora conociendo que debe efectuarse con un encargado y dos
asistentes, con un estimado de 600 horas, 50 hrs. del especialista de Sistemas y 30 hrs del
abogado. El inicio del trabajo es el 03.04.20X6. Dependiendo del examen profundo a ejecutar
se incorporar a expertos o especialistas.

VIDA FELIZ S.A.A.
BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X5 Y 20X4
(A VALORES CONSTANTES)
Notas 1,2 y 3

ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO NETO
Al 31 de diciembre de Al 31 de diciembre de
20X5 20X4 20X5 20X4
S/. S/. S/. S/.
ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE
Caja y Bancos 245 067 357 390 Sobregiro y prstamos bancarios 525 871 134 927
Cuentas por cobrar comerciales 1 942 302 2 731 528 Cuentas por pagar comerciales 2 334 300 2 097 214
Cuentas por cobrar vinculadas 365 919 1 073 498 Cuentas por pagar a vinculadas 703 122 1 159 611
Prstamos a accionistas y persona 42 892 1 407 410 Parte corriente deudas a largo plazo 4 533 723 5 840 156
Diversas 195 589 615 986 Diversas 1 424 938 1 444 856
2 546 702 5 828 422 Total del pasivo corriente 9 521 954 10 676 764

DEUDAS A LARGO PLAZO
Existencias 5 333 566 4 404 432 Deudas a largo plazo 260 451 770 933
Gastos pagados por anticipado 341 388 772 339 Ganancias diferidas 743 298
Total del activo corriente 8 466 723 11 362 583 Provisin para beneficios sociales 1 401 863 738 094
Total del pasivo 11 927 566 12 185 791

INMUEBLES, MAQUINARIA Y
EQUIPO (NETO DE DEPRECIA)

9 567 179

9 729 625
PATRIMONIO NETO
Capital

6 112 456

10 816 702
Reserva Legal 0 429 490
OTROS ACTIVOS 6 120 6 120 Resultados acumulados 0 -2 333 655
Total del patrimonio neto 6 112 456 8 912 537

Total Activo 18 040 022 21 098 328 Total del pasivo y patrimonio neto 18 040 022 21 098 328

Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros.
24
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VIDA FELIZ S.A.A.
ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS
(A VALORES CONSTANTES)

Por loas aos terminados
Al 31 de diciembre de
20X5 20X4
S/. S/.
Ventas netas 18 025 615 20 222 565
Costo de ventas - 12 697 637 - 15 169 997
Utilidad bruta 5 327 978 5 052 568

Gastos de operacin:
Gastos de administracin - 2 090 642 - 1 898 572
Gastos de ventas - 832 486 - 943 593
- 2 923 128 -2 842 165

Utilidad de operacin 2 404 850 2 210 403

Otros ingresos (gastos):
Ingresos financieros 36 532 78 359
Gastos financieros - 1 307 389 -1 927 719
Ingresos excepcionales 307 488 417 111
Gastos excepcionales - 366 717 - 542 615
Ingresos diversos 199 945
Resultado por exposicin a la inflacin - 769 530 - 178 343
- 1 899 671 - 2 153 207

Utilidad antes de participaciones e impuesto a la renta 505 179 57 196

Participacin de los trabajadores - 56 929 - 5 720
Impuesto a la renta - 436 265 - 417 972
Utilidad (prdida) antes de ingresos excepcionales 11 985 - 366 496

Ingresos extraordinarios 1 856 000 0
Utilidad neta del ao 1 867 985 - 366 496

26

VIDA FELIZ S.A.A.
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X5 Y
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X4
(Expresado en nuevos soles)

Capital
Social
Reserva
Legal
Resultados
Acumulados
Total
patrimonio
S/. S/. S/. S/.
SALDOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X3
10 816 702 429 490 ( 1 967 159) 9 279 033

(Prdida) neta del periodo ( 366 496) ( 366 496)
------------------ ------------------ ------------------ -----------------

SALDOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X4
10 816 702 429 490 (2 333 655) 8 912 537

Ajustes de aos anteriores 1 228 210 ( 220 272) ( 5 676 004) ( 4 668 066)

Utilidad neta del periodo 1 867 985 1 867 985

Compensacin de prdidas acumuladas
( 5 932 456) ( 209 218) 6 141 674
------------------ ------------------ ------------------ -----------------
SALDOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X5 6 112 456 6 112 456
========== ========== ========== ==========

27

VIDA FELIZ S.A.A.
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTVO

Por el periodo terminado
el 31 de diciembre de
20X5 20X4

ACTIVIDADES DE OPERACIN
Cobranza a los clientes 19 582 958 2 791 408
Otros cobros 861 671 3 801 470
Pago a proveedores ( 12 659 220) ( 2 591 484)
Pago de remuneraciones ( 2 253 602) ( 1 197 648)
Pago de impuestos ( 388 690) ( 100 701)
Otros pagos ( 4 604 785) ( 973 329)
------------------- -------------------
Aumento del efectivo neto 538 332 1 729 716
------------------- -------------------
ACTIVIDADES DE INVERSIN
Ingreso por ventas de activos fijos 1 029 600
Compra de activos fijos ( 1 436 782) ( 352 131)
------------------- -------------------
(Disminucin) del efectivo neto ( 406 882) (352 131)
------------------- -------------------
ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
Ingreso por prstamos bancarios 5 529 115 19 476 411
Amortizacin de prstamo ( 5 003 358) ( 378 113)
Otros pagos -- ( 20 677 132)
------------------- -------------------
Aumento (disminucin) del efectivo neto 525 757 ( 1 578 834)
------------------- -------------------
REI del ejercicio (769 530) ( 178 342)
------------------- -------------------
(Disminucin) neto del efectivo ( 112 323) ( 379 591)

Saldo del efectivo al inicio del ejercicio 357 390 736 981
------------------- -------------------
Saldo del efectivo al final del ejercicio 245 067 357 390
========= =========


28

VIDA FELIZ S.A.A.
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Por el periodo terminado
el 31 de diciembre de
20X5 20X4

RECONCILIACIN DEL RESULTADO NETO CON EL
EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIN

Utilidad (prdida) neta del periodo 1 867 985 ( 366 496)

Ms:

Depreciacin del ejercicio 605 069 655 547
Provisin de beneficios sociales 774 787 407 667
Ganancia por inflacin de la provisin de beneficios
sociales ( 111 018) 44 850
Resultado por exposicin a la inflacin 769 530 178 342
Ajustes varios, neto 437 384

Menos:

Ingreso extraordinario por cancelacin de pasivo ( 1 951 728)
Utilidad (prdida) en venta de activo fijo ( 743 298) 290 599

Variacin neta en activos y pasivos

Cuentas por cobrar comerciales ( 841 092) ( 681 649)
Cuentas por cobrar diversas 317 706 3 137 767
Existencias ( 1 521 921) 341 254
Gastos anticipados 430 951 ( 663 105)
Cuentas por pagar comerciales 237 086 ( 976 178)
Cuentas por pagar diversas ( 476 407) ( 818 121)
Pago de beneficios sociales 179 239
Ganancias diferidas 743 298
----------------- -----------------

Efectivo no utilizado en las actividades de operacin 538 332 1 729 716
========== ==========


VIDA FELIZ S.A.A.
29

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
AL 31 DE DICIE
MBRE DE 20X5 Y
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X4
(Expresados en nuevos soles)

1. ACTIVIDAD ECONMICA DE LA COMPAA

La empresa VIDA FELIZ S.A.A. se constituy con fecha ....de ......de 20X...ante Notario Publico,
Dr. J uan ............................., inscrito en el Registro Mercantil de...............en la ficha No. ........del
......de ................................de 20X........

Es una distribuidora de productos perecibles de consumo humano. Tiene seis centros de
distribucin: Miraflores, Selva Alegre, Mariano Melgar, Cayma, Cerro Colorado, Yanahuara.
El objetivo principal de la Empresa es la

El tiempo de duracin de sus operaciones es indefinido

2. PRINCIPALES PRINCIPIOS Y PRCTICOS CONTABLES QUE SIGUE LA COMPAA
Los principales principios y prcticas contables que fueron aplicadas en el registro de las
operaciones y en la preparacin de los estados financieros, son los siguientes:

2.1. Estados financieros: Los estados financieros, han sido preparados en base a costos
histricos, ajustados de acuerdo al Indice General de Precios al por Mayor, tomando la
metodologa de ajuste indicado en las Resoluciones Nos. 2 y 3 del Consejo Normativo
de Contabilidad.

2.2. Moneda extranjera: Los saldos en moneda extranjera han sido valuados al tipo de
cambio de cierre del ejercicio.
20X5 20X4
T.C.Compra ........ 3,140
T.C.Venta ........ 3,159

2.3. Existencias: Las existencias estn valuados a su costo promedio que en todos los
casos son menores a sus valores netos de realizacin.

2.4. Activo fijo: Estn valorizados a su costo de adquisicin ajustado por inflacin. La
depreciacin se calcula por el mtodo de lnea recta, hasta extinguir los valores de
costos al fin de la vida til estimada. Los gastos de mantenimiento y de reparacin, son
registrados en los resultados mientras que los costos de las renovaciones y mejoras,
son capitalizados cuando son por montos de importancia.

2.5. Provisin para indemnizaciones: La provisin para beneficios sociales del personal,
se calcula de acuerdo a los dispositivos legales vigentes.

30

2.6. Arrendamiento financiero: La compaa utiliza el mtodo de capitalizar el costo del
activo fijo acreditndolo al pasivo corriente. El costo financiero se difiere y se carga a
los resultados en el momento de su pago.

3. EFECTOS DE LA INFLACIN
El deterioro de la moneda peruana por efecto de la inflacin, de acuerdo a los clculos del
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica, en funcin al IPM durante 20x3, 20X4 y
20X5 ha sido de 6,46% , 6,01% y ........%; respectivamente.

De acuerdo a lo anterior, la Compaa ha ajustado por inflacin sus estados financieros,
para propsitos contables y tributarios, obteniendo los siguientes efectos en nuevos soles:

20X5 20X4

a. En Balance general 75 102 (201 349)
b. En Ganancias y prdidas ( 844 632) 23 006
-------------------- --------------------

c. Resultado por exposicin a la Inflacin (REI) (769 530) (178 343)
============ ============

4. POSICIN NETA EN MONEDA EXTRANJERA
La posicin neta de los saldos en moneda extranjera expuestos a la fluctuacin del cambio,
se resume como sigue al 31 de diciembre de 20X5.

US$

ACTIVOS CORRIENTES
Bancos cuentas corrientes 25 260
Clientes 465 327
Otras cuentas por cobrar 49 342
-----------------
539 929

PASIVOS CORRIENTES -----------------
Sobregiros bancarios ( 170 343)
Proveedores ( 660 607)
Deudas con bancos corriente ( 719 431)
Otras cuentas por pagar ( 443 666)
-----------------
( 1 994 047)

PASIVO A LARGO PLAZO
Deudas con bancos ( 50 444)
-----------------
( 2 044 491)
-----------------
(PASIVO) NETO, expuesto al riesgo del cambio ( 1 504 562)
==========
31

5. CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
Este rubro comprende lo siguiente, en nuevos soles:

20X5 20X4

Facturas por cobrar 2 863 673 2 225 850
Letras por cobrar 708 947 505 678
-------------------- --------------------
3 572 620 2 731 528
c. Resultado por exposicin a la Inflacin (REI) (1 630 318) ---
-------------------- --------------------

1 942 302 2 731 528
============ ============

6. CUENTAS CON VINCULADAS
La compaa mantiene operaciones y relaciones comerciales con empresas, en las cuales
tiene vnculos a travs de accionistas comunes. Al 31 de diciembre, los saldos son como
sigue en nuevos soles:
---------------20X5-------------- ---------------20X4--------------
Por cobrar Por pagar Por cobrar Por pagar
Empresas

Simple Ilusin S.A. 103 542 303 319
Comercial Plomo S.A. 140 874 494 271
Distribuidora de Maquinarias y Representaciones S.A. 223 800 159 528
Productos de Servicios Mltiples e Industriales S.A. 351 293 295 853
Inmobiliaria Fina S.A. 107 413 209 959
Inmobiliaria Galeno S.A. 142 119 135 418
Empresa de Servicios Administrativos y Contables S.A. 634 761
----------------- ----------------- ----------------- ---------------
-

365 919 703 122 1 073 498 1 159 611
========== ========== ========== ==========
Las cuentas por cobrar y por pagar vinculadas, se originan fundamentalmente por servicios
que se presten entre ellas y no generan intereses.

7. CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES
Este rubro comprende lo siguiente en nuevos soles:

20X5 20X4

32

Accionistas 3 065 1 355 569
Terceros (Michael Donovan) 181 815
Personal 39 827 51 841
Otros 195 589 434 171
-------------------- --------------------

238 481 2 023 396
============ ============
8. EXISTENCIAS
Este rubro comprende lo siguiente, en nuevos soles:

20X5 20X4

Mercaderas A 10 274 10 174
Mercaderas B 1 258 754 441 918
Mercaderas C 406 657 479 300
Mercaderas D 2 617 577 1 991 108
Envases y embalajes 170 206 161 897
Suministros diversos 524 523 621 285
Existentes por recibir 345 575 698 750
-------------------- --------------------

5 333 566 4 404 432
============ ============

9. ACTIVO FIJO
Los activos fijos comprenden lo siguiente, en nuevos soles:

Al 31 de diciembre de 20X5 y 20X4
Costo Depreciacin
acumulacin
Valor Neto Valor Neto Tasas % de
depreciacin

Terrenos 1 917 130 ------ 1 917 130 1 811 782
Edificios y construcciones 5 367 854 335 382 5 032 472 4 841 866 3
Maquinarias y equipos 5 875 855 3 873 806 2 002 049 2 720 569 10
Muebles y enseres 731 683 514 918 216 765 189 145 10
Vehculos 168 118 70 318 97 800 23 363 20
Equipos diversos 424 461 123 498 300 963 142 900
----------------- ----------------- -----------------

14 485 101 4 917 922 9 567 179 9 729 625
========== ========== ========== ==========
10. DEUDAS CON BANCOS
Este rubro comprende lo siguiente en nuevos soles, al 31 de diciembre de:

----------- 20X5 ----------- --- 20X4 ---

DEUDAS CORRIENTES
Banco Santander de Miami ------- ------- 1 951 728
Banco Internacional 530 000 1 374 290 1 232 778
33

Banco de Crdito 523 064 1 386 305 111 400
Banco Banex 430 453 1 116 165 1 499 159
Financiera Regional del sur 122 000 361 495 1 260 481
Banco Wiese 100 000 259 300
Financiera de Crdito 94 358 244 759 293 646
Banco Nuevo Mundo 20 000 51 860
Banco Continental 262 079
--------------- --------------- --------------

DEUDA TOTAL 1 819 875 4 794 174 6 611 089
DEUDA CORRIENTE ( 1 719 431) ( 4 533 723) ( 5 840 156)

DEUDA TOTAL 100 444 260 451 770 933
======== ======== ========

11. GANANCIAS DIFERIDAS
Mediante un contrato de venta con pacto de retroarrendamiento financiero, suscrito el 29
de octubre de 20X5, la compaa transfiri inmuebles de su propiedad al Banco de Crdito
del Pru por un monto de S/. 1 029 600,00 pagaderos al contado.

Esta operacin gener una utilidad neta de S/. 743 298,00 la cual se ha diferido en su
totalidad, en virtud al contrato de arrendamiento financiero firmado con el mismo Banco, el
cual entrar en vigencia a partir del ao 20X5.

12. PATRIMONIO NETO
Capital social: El capital social suscrito y pagado al 31 de diciembre de 20X5 y 20X4 est
representado por _______ acciones comunes de un valor nominal de S/. 1,00 cada una.

Nota: Antes del desarrollo de la Auditora, el Auditor tiene que familiarizarce con el negocio y
actividad del cliente. Para el efecto el Auditor aplicar Procedimientos de Diagnstico y
Analticos, bsicamente. Y sistematizar toda la Informacin obtenida en la Fase Preliminar.

34

B. Requerimiento inicial de Informacin:

Arequipa, 3 de abril del 20X6.

Seor
Gerente General de
VIDA FELIZ S.A.A.
Arequipa.-

Ref.: Requerimiento No 01

A. ASPECTOS GENERALES
- Dictamen y Carta de Control Interno de Auditoras e Informes de Exmenes especiales,
aos 20X3 y 20X4.
- Organigrama.
- Manual de Organizacin y Funciones.
- Manual de Procedimientos Administrativos.
- Actas de Asamblea General de Accionistas, del Directorio y del Consejo de Vigilancia de
ser el caso..
- Contratos de Trabajo del Personal en calidad de no dependientes.
- Escritura de Constitucin y/o Modificacin de Patrimonio Institucional.
- Relacin de Firmas y Vo.Bo. de los Funcionarios indicando los documentos que autorizan.
- Comentario por escrito respecto a las observaciones de Auditoras previas, indicando cmo
han sido superados o los motivos que justifiquen su falta de cumplimiento.
- Relacin del personal, indicando el cargo.
- File de pago de Tributos.
- Presupuesto y Plan Operativo de los aos 20X5 y 20X6.
- Cartas de Actas del Secretario del Directorio y de la Asamblea General de Accionistas, que
cubra la relacin de J untas celebradas a la fecha.
- Carta del Abogado de la Empresa informando sobre aspectos o problemas legales a la
fecha.
- Copia de Inscripcin (actualizada) en las Entidades obligadas por Ley.
B. ASPECTOS CONTABLES
- Balance General al 31 de diciembre de 20X4 y 20X5.
- Estado de Ganancias y Perdidas (Por funcin y por Naturaleza) por el perodo de 1ro de
enero al 31 de diciembre de los aos 20X4 y 20X5.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Flujo de Efectivo 20X4 y 20X5.
- Notas a los Estados Financieros y Anlisis de los Saldos aos 20X4 y 20X5.
- Libros de Contabilidad (Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Bancos, Registro de Ventas,
Registro de Compras, Planillas).
35

- Corte de Caja y Corte documentario al 31 de diciembre de 20X5.
- Plan de Cuentas y Manual de Cuentas.
- Conciliaciones Bancarias al 31 de diciembre de 20X5 y a la fecha.
- Estados de Presupuesto y Liquidacin Presupuestal.
- Inventario fsico de Existencias al 31 de diciembre de 20X5.
- Kardex u otro elemento de control de las existencias.
- File de Activos Fijos que contenga la documentacin de adquisicin, aos 20X4 y 20X5.
- Listado de Activos Fijos, indicando ubicacin y fecha de adquisicin, a la fecha.
- Cuadro de Cotizaciones de Proveedores que sustenten la compra de Activos Fijos.
- Fotocopias de ttulos de propiedad de los inmuebles y terrenos.
- Autovalo del Impuesto al Patrimonio Predial.
- Certificado de Gravamen otorgado por los registros pblicos.
- Fotocopia de tarjeta de propiedad de vehculos.
- Fotocopia de prstamos obtenidos de instituciones financieras y otros prstamos.
- Cronograma de pagos de obligaciones.
- Estado Situacional de la cartera de clientes, a la fecha.
- Cronograma de cobranzas.
- Documentacin sustentatoria de todas las transacciones realizadas por VIDA FEIZ S.A.A.
- Relacin de principales proveedores y clientes.

C. OTROS ASPECTOS
- Descripcin de los Sistemas de Control: financiero, ventas, inventarios, gastos, produccin,
gerencial, calidad.
- Perfil econmico financiero, el que indicar cuando menos, la estructura de
financiamiento de la inversin y flujo de caja al 31 de diciembre de 20X5 y al 31 de Mayo
del 20X6.
- Relacin de potenciales proveedores y clientes.
Nota.- Esta lista de requerimiento es enunciativa, no limitativa.

Atentamente,

.................................................
AUDITOR J EFE DE COMISIN
C. Programacin Inicial de Auditora:

I. OBJETIVOS
36

a. Evaluar el cumplimiento de objetivos y metas previstas.
b. Determinar la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones.
c. Identificar reas crticas en la organizacin y funciones de la empresa.
d. Formular conclusiones y recomendaciones para superar las desviaciones significativas
sobre asuntos gerenciales, financieros y operativos.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Preparar Cdula Resumen que incluya:
- Antecedentes sobre la formalizacin del contrato
- Finalidad y objetivos de la auditora a realizar
- Alcance y naturaleza de la auditora

2. Preparar Cronograma de Actividades.

3. Personal asignado.

4. Formular Cdula:
- Estructura funcional y lneas de comunicacin
- Personal Administrativo de VIDA FELIZ S.A.A.

5. Prepare un Cuestionario para remitirlo al personal ejecutivo de VIDA FELIZ S.A.A; con
el fin de conocer sus actividades.

6. Elaborar cdulas para estructurar la recopilacin de informacin sobre el flujo de
transacciones:
- Cdula para evaluacin y anlisis ocupacional del personal jerrquico
- Cdulas de deteccin de funciones incompatibles para funciones claves
- Cdulas de verificacin de sistemas en vigor
- Cdulas de determinacin de los ciclos operacionales
- Papeles de trabajo por fases del examen a emplearse

7. Explicacin de las marcas usadas en los papeles de trabajo.

8. Solicitar informe de auditora anterior, a fin de cerciorarse si se han implementado las
recomendaciones, durante la conferencia inicial.

9. Solicitar Conferencia de Entrada con el Presidente del Directorio. Durante la
conferencia:
- Establezca la metodologa a seguir
- Designe al auditor para que tome nota de los aspectos ms importantes de la
conferencia
- Prestar atencin a las posibles deficiencias que puedan notarse
- Una de las preguntas ms importantes debe referirse a la identificacin de
reas crticas
- Solicite a una persona para que acte como coordinador

10. Prepare el Programa para la fase del Planeamiento, Estudio y Evaluacin; con nfasis
en:
- Compras
- Ventas
- Otorgamiento de Crditos y Cobranzas
37

- Administracin de Recursos Humanos
- Centro de Procesamiento Electrnico de Datos
- Administracin de Inventarios
- Sistemas Administrativos de Informacin

11. Otros de acuerdo a las circunstancias.

38

D. Desarrollo de Programas de Auditora por Etapas y Ejecucin:

D.1. ETAPA I.

CLIENTE : VIDA FELIZ S.A.A.
REF.
P.T.
I
EXAMEN : Operativo
PERIODO : ABRIL 20X6.

ESTUDIO PRELIMINAR

. Objetivos generales del estudio preliminar

a. Obtener informacin general sobre actividades y funciones
b. Analizar e identificar reas apropiadas por examinar
c. Obtener indicios o sntomas de posibles deficiencias
d. Viabilizar el planeamiento y programacin de las etapas subsecuentes.

. Preparar los programas de auditora tomando en consideracin :

- Los principios de economa y flexibilidad.
- El objetivo de la auditora, su alcance y la solidez de los controles internos.
- Tcnicas y procedimientos a utilizarse.

. Desarrollar programa de auditora sobre:

1. Creacin y desarrollo. I 1
2. Organizacin de la empresa. I 2
3. Planeamiento, finanzas y control presupuestal. I 3
4. Compras. I 4
5. Ventas. I 5
6. Otorgamiento de crditos y cobranzas. I 6
7. Administracin de recursos humanos. I 7
8. Centro de procesamiento electrnico de datos. I 8
9. Administracin de inventarios. I 9
10. Sistemas administrativos de informacin. I 10
11. Contabilidad. I 11
12. Activo fijo e instalaciones. I 12
13. Recorrido de oficinas. I 13
14. Gerencias. I 14

39

PROGRAMA DE AUDITORIA
(I 1)

CREACION Y DESARROLLO

I. OBJETIVOS

- Obtener la informacin necesaria sobre su creacin, legislacin, evolucin,
objetivos, financiamiento, estructura, polticas, sistemas y procedimientos de
VIDA FELIZ S.A.A.

II PROCEDIMIENTOS

Solicite lo siguiente:

1. Base legal sobre su creacin:
- Escritura de constitucin
- Estatutos
- Acta de Directorio
- Memoria anual de los ltimos tres aos

2. Relacin de los accionistas y miembros del directorio.

3. Resumen de los principales acuerdos de la J unta General de accionistas.

4. Convenios celebrados con los principales proveedores y clientes.

5. Informacin que permita apreciar:
- Evolucin de VIDA FELIZ S.A.A. en los ltimos tres aos
- Las necesidades de financiamiento
- Fuentes de recursos financieros
- Posicin de la empresa en el mercado nacional
- Enunciado de polticas


40

(I 2)

ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

I. OBJETIVOS

a. Determinar si la organizacin est en funcin de los fines y objetivos de la
empresa.

b. Conocer el establecimiento de las polticas y la estructura de la empresa.

II. PROCEDIMIENTOS

Solicite a nivel de empresa lo siguiente:

1. Manual de organizacin y funciones.

2. Manual de polticas y procedimientos administrativos.

3. Organigrama de su organizacin.

4. Directivas emitidas por la gerencia general.

5. Flujograma de las operaciones.


41

(I 3)

PLANEAMIENTO, FINANZAS Y CONTROL PRESUPUESTAL

I. OBJETIVOS

- Conocer el plan estratgico, tctico y los planes operativos de la empresa, y
determinar el nivel de aprobacin de dichos planes.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Obtener los programas y planes de VIDA FELIZ S.A.A, trazados a corto,
mediano y largo plazo.

2. Solicite los programas delineados para controlar el avance y proceso de los
planes.

3. Averiguar si todas las actividades de la empresa son planificadas.

4. Solicite cuadros estadsticos sobre:
- Compras
- Ventas
- Capital de trabajo
- Gastos de administracin y ventas
- Posicionamiento de la empresa en el mercado local
- Financiamiento
- Ejecucin presupuestal

5. Obtenga el presupuesto de caja

6. Otros que crea conveniente

42

(I 4)

COMPRAS

I. OBJETIVOS

a. Determinar si son adecuadas y efectivas las polticas, los procedimientos y
otros medios empleados para obtener bienes y servicios a costos bajos,
teniendo presente las normas adecuadas de calidad y servicio.

b. Determinar si se llega a satisfacer las necesidades de los departamentos
usuarios de bienes y servicios.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar informacin relativa a compras, tanto de carcter interno como
externo.

2. Solicitar cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como
en valores.

3. Observar si los procedimientos empleados para la requisicin de mercadera y
suministros son adecuados.

4. Solicitar los procedimientos establecidos para determinar la cantidad y calidad
de los bienes comprados.

5. Solicitar los objetivos, polticas y metas de compras.

6. Solicitar el Plan General de Compras de acuerdo a las necesidades de ventas,
condiciones y ciclos de mercados.

7. Solicitar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos
artculos que de manera repetitiva se requiere en la empresa.

8. Verificar las solicitudes y requisiciones de artculos y servicios de las diferentes
reas de la empresa y que estos se hagan dando cumplimiento a los requisitos
establecidos.

9. Solicitar las polticas relativas al pago a proveedores, considerando las
condiciones de tesorera de la empresa, a fin de aprovechar al mximo las
posibilidades de negociacin de las compras.

10. Constatar la coordinacin de sus actividades con reas relacionadas,
principalmente con ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.

11. Solicitar los procedimientos y controles establecidos para mantener la
independencia en las decisiones de compras.

12. Observe a los empleados en el desarrollo de sus actividades.

43

13. Solicitar informes sobre los principales proveedores de la empresa y las
frecuencias de las compras a stos.

14. Verificar la existencia de registros, archivos relativos a compra, proveedores,
requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis
de casos significativos, etc.

44

(I 5)

VENTAS

I. OBJETIVOS

a. Examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de
actividades que comprenden el concepto y alcance de las operaciones de
ventas.
b. Proponer incrementar la eficiencia y eficacia operativa a travs de las
recomendaciones que se consideren adecuadas.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Determine su ubicacin.
2. Solicite los objetivos y polticas establecidos para ventas, dentro de los
objetivos generales de la empresa y determinar su cumplimiento (nivel de
servicio, crecimiento, estabilidad, ganancias, precios, tipo de productos,
distribucin, canales de venta); las polticas pueden referirse al volumen y
frecuencia de las ventas, remuneracin del personal de ventas, mbitos o
medios geogrficos, etc.
3. Solicitar registro de clientes que incluya su historia, necesidades presentes y
potenciales, y otras caractersticas convenientes.
4. Solicitar el pronstico de ventas para el prximo trimestre.
5. Solicitar el presupuesto de ventas y determinar si ha sido aprobado, as como
las variaciones que haya sufrido.
6. Solicitar estadsticas por lneas, artculos, agentes u otros clientes de
clasificacin a fin de determinar una reaccin adecuada ante las exigencias del
mercado.
7. Solicitar informe sobre las caractersticas de sus competidores y las
condiciones de venta que ofrecen.
8. Cantidad de personal que lo integra.
9. Observe como estn implementadas las oficinas en relacin a los elementos
indispensables para su operatividad.
10. Averige si existe programacin de todas sus actividades.
11. Observe el modo como se opera en el proceso de la ejecucin de las ventas.
12. Verifique si existen cuadros estadsticos de las ventas, si son adecuados y
renen todos los requisitos de informacin.
13. Observe los medios de distribucin de las ventas a los clientes, respecto a
cantidad, estado de operatividad, etc.
14. Indague el porque de la existencia de ventas devueltas.
15. Determine si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los
estudios y planes previos, as como con el canal de distribucin previsto.
16. Constatar la forma en que interviene ventas en la determinacin de los niveles
de inventarios y en el impulso de la realizacin de productos de lento
movimiento y obsoletos.
17. Otros que crea conveniente.

45

(I 6)

OTORGAMIENTO DE CREDITOS Y COBRANZAS

I. OBJETIVOS

a. Determinar si los objetivos y propsitos generales son alcanzados.
b. Determinar el grado de eficiencia y efectividad con que se administra la
actividad de crditos y cobranzas considerando los siguientes aspectos:

- El apego a las polticas de crdito y su relacin con las estrategias y tcticas
financieras de la empresa.
- Que el otorgamiento del crdito se realice en el menor tiempo posible.
- Que exista un adecuado equilibrio de las caractersticas del crdito ofrecido por
la empresa con las necesidades del cliente y las condiciones generales del
mercado y de la competencia.
- Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los lmites planeados de
crdito y que las cuentas incobrables sean las mnimas.
- Que el costo de la operacin de otorgamiento de crdito sea el mnimo posible,
considerando los beneficios que est ofreciendo la empresa.
- Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena
voluntad de los clientes.
- Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxime al promedio de crdito
concedido a los clientes.
- Que la cobranza se realice al menor costo posible y que el periodo de cobro
sea el mnimo.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Obtenga informacin de la situacin operacional de crditos:
- Relacin de clientes activos
- Clasificaciones por tipo de crdito, industria o comercio
- Lmites de crditos establecidos
2. Determinar si los objetivos estn relacionados con niveles de cuentas por
cobrar y costo de la ejecucin de la operacin.
3. Examine las polticas respecto a:
- Lmites de crdito
- Forma de investigacin de los solicitantes
- Personal autorizado para concederlo
- Documentacin de los crditos otorgados
- Obtencin de seguros de crditos
- Condiciones generales del otorgamiento
4. Solicitar el establecimiento de metas a corto y largo plazo, donde se incluya la
cuantificacin de los objetivos establecidos a fin de evaluar las actividades
realizadas con los planes trazados.
5. Solicitar el proceso de trmite de las solicitudes de crdito de clientes hasta su
aprobacin.
6. Solicitar la documentacin de las cuentas por cobrar de la empresa.
7. Solicitar los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de
cobradores.
46

8. Solicitar listado de adeudos de los clientes y sus modificaciones respecto a
intereses moratorios, remesas devueltas, rebajas, devoluciones, descuentos y
reposiciones.
9. Determinar la coordinacin de las actividades de cobranza con las de crdito,
ventas, embarques, caja y contabilidad.
10. Solicitar manual de seleccin, adiestramiento y capacitacin del personal
encargado de las cobranzas.

47

(I 7)

ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVOS

a. Obtener las polticas y procedimientos que se siguen en relacin a la
administracin del personal dentro de la empresa.

b. Examinar crticamente las actividades y sub actividades del personal, con la
finalidad de conocer problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Cerciorarse de la existencia de un archivo actualizado y completo de todos los
antecedentes del personal.

2. Determinar las actividades de contratacin y despido del personal que incluya
operaciones de reclutamiento, seleccin, preparacin inicial de nuevos
trabajadores, promociones y despidos.

3. Determine los controles sobre la asistencia del personal al trabajo.

4. Investigue sobre las labores en horas extras, en particular en cuanto al origen
de estas.

5. Solicite manual de:

- Procedimientos de contratacin de personal
- Polticas sobre adiestramiento al personal

6. Indagar si existen conflictos o problemas entre el personal.

7. Solicite informes sobre la administracin de sueldos y salarios que incluya la
clasificacin de trabajadores, conforme a su experiencia y la fijacin de
remuneracin de acuerdo a cada categora, establecimiento de incentivos y
compensaciones adicionales, procedimientos de evaluacin para la
determinacin de mritos y las polticas para su otorgamiento.

8. Determine el tipo de servicios que brinda la empresa a sus trabajadores
(mdicos, facilidades de trabajo al personal, instalaciones, proteccin y
seguridad laboral, esparcimiento, etc.).

9. Solicitar informe sobre el cumplimiento de la legislacin laboral vigente, as
como la negociacin de los contratos colectivos y la comunicacin con la alta
direccin de la empresa.

48

(I 8)

CENTRO DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

I. OBJETIVOS

a. Determinar el efecto del PED en los sistemas de informacin sujetos a examen
a travs del estudio y evaluacin de los documentos obtenidos.

b. Examinar crticamente las actividades del PED con la finalidad de detectar
problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera
poner en riesgo su operacin.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar los manuales de polticas y procedimientos de las diferentes
actividades desarrolladas en el centro PED, incluyendo su administracin.

2. Solicitar los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED y su
coordinacin con los planes y objetivos generales de la empresa.

3. Identificar la estructura de organizacin del centro PED y su ubicacin dentro
de la organizacin general de la empresa.

4. Solicitar los informes resultantes de revisiones efectuadas anteriormente por
auditores internos y externos y/o consultores.

5. Solicitar informes sobre los antecedentes del centro PED en relacin a su
origen, desarrollo, equipo de proceso de datos original y sus modificaciones,
relaciones, usuarios, prioridades en el desarrollo de sistemas, etc.

6. Determinar en los Estados financieros de la empresa el impacto que tiene los
costos y gastos del centro PED en los resultados de operacin.

7. Solicitar una descripcin detallada de la configuracin del equipo de PED y del
sistema operativo, la cual deber incluir: marca, modelo, cantidad, capacidad y
velocidad de la unidad central de proceso, de las unidades perifricas y otro
equipo auxiliar; tipo, versin y proveedor del sistema operativo y otros
programas de operacin, as como una descripcin de las modificaciones que
se le haya hecho en su caso.

8. Identificar si cuenta con archivos de respaldo y en lugares seguros.

9. Observar las condiciones ambientales dentro de los lmites especificados por el
proveedor.

10. Verificar si el PED forma parte del control interno.

11. Determinar el tipo de informacin que se deriva del PED.

49

12. Asegurarse que la informacin que se procesa es adecuada.

13. Determinar que toda la informacin que debe ser procesada, se procese en
forma correcta y oportuna y que de dicho proceso se obtenga la informacin
esperada.

14. Dentro del sistema PED tener en cuenta los siguientes aspectos de control:

14.1 Controles generales:

- Pre instalacin
- Organizacin del departamento PED
- Control del desarrollo de sistemas
- Control de la documentacin
- Control de la operacin

14.2. Control de aplicacin o especficos:

- Controles de entrada
- Controles de proceso
- Autorizacin y controles de salida
- Establecimiento de huella y pistas
- Estadsticas sobre la documentacin recibida despus de las fechas y
horas programadas, estadsticas de entregas de reportes a usuarios
con datos sobre calidad, oportunidad y necesidades de reproceso por
errores as como estadsticas de ocupacin de personal, mostrando
tiempo productivo de entrenamiento rotacin.


50

(I 9)

ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

I. OBJETIVOS

a. Solicitar informacin para examinar las actividades que lo integran, con el
propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los
controles operativos existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa.

b. Determinar el mantenimiento de las acciones implementadas para minimizar
los flujos y costos de los materiales, as como la proteccin que se tiene contra
daos, robos u otros que afectan a los inventarios.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar los objetivos, polticas, sistemas y procedimientos, as como la
estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados,
directa o indirectamente con la administracin de inventarios.

2. Visite los almacenes de la empresa para inspeccionar la ubicacin y
caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas a
los inventarios.

3. En su visita observe como estn almacenadas las mercaderas en general.

4. Apreciar si existen dependencias de recepcin, despacho, almacenamiento,
control de stock y otros.

5. Determinar si existe un almacn de repuestos y accesorios.

6. Indagar si se ha tomado inventario fsico recientemente (incluir fecha).

7. Solicite informes de desmedro de existencias (ltimos seis meses), aprecie la
cantidad e indague las razones de esta situacin, asimismo, estadsticas de
consumo, composicin de existencias, materiales obsoletos y de lento
movimiento, rotacin de inventarios y otros anlisis: aprovisionamiento, ndice
de reexpresin, valuacin, etc.

8. Observe las seguridades de los almacenes contra prdidas, sustracciones y
otros.

9. Solicite informe sobre las caractersticas de la empresa y del mercado de su
rama de actividad, en los Estados financieros determine la importancia de los
inventarios en relacin a la situacin financiera de la empresa y del costo de
ventas en relacin a los resultados de operacin de la misma.

10. Verifique la documentacin para controlar los movimientos de existencias y
definir el flujo de las mismas, as como los sistemas de costos y mtodos de
evaluacin para el registro contable de inventarios.

51


52

(I 10)
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE INFORMACION

I. OBJETIVOS

a. Obtener y evaluar el contenido y la presentacin de los informes que se
distribuyen a los diferentes usuarios de la empresa.

b. Detectar la informacin relevante en los aspectos principales de las
operaciones de la empresa.

c. Conocer la estructura organizacional de operacin y los sistemas que la
organizacin tiene instalados para obtener informacin.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Determinar el enfoque de los diferentes sistemas de informacin, sus objetivos,
las polticas que son aplicables a estos sistemas y los medios para el
procesamiento de transacciones que se utilizan en la empresa.

2. Determinar los procedimientos de planeacin y ejecucin de los trabajos, para
tal efecto visite las instalaciones.

3. Desarrolle un inventario de informes cuya informacin mnima debe contener:
- Nombre del informe
- Breve explicacin del objetivo que se persigue con la obtencin del informe
- Utilizacin del informe
- Breve explicacin del contenido
- Frecuencia de preparacin
- Persona responsable de su elaboracin
- Distribucin del informe
- Indicar las diferentes dependencias que reciben el informe
- Medio que utiliza para su obtencin
- Formatos del informe (determinar si es pre impreso o no)

4. Identificar los informes que sean utilizados por los ejecutivos de ms alto nivel.

5. Determinar el enfoque de la informacin atendiendo a las necesidades del
usuario final.

6. Determinar la confiabilidad de los diferentes reportes que se obtienen de los
sistemas administrativos de informacin.

7. Solicitar informe sobre:
- Sistema de proceso de transacciones
- Sistemas de informacin para la gerencia y respaldo en las decisiones

53

(I 11)

CONTABILIDAD

I. OBJETIVOS

a. Determinar si el departamento en general cumple con sus responsabilidades.

b. Determinar si la informacin contable es clara, oportuna y confiable.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar los estados financieros, periodo 20X4 20X5 y al 31 de marzo del
20X6.

2. Averige si los estados financieros se preparan en su debida oportunidad.

3. Investigue si est adecuadamente implementado el rea de contabilidad.

4. Investigue si la alta direccin de VIDA FELIZ S.A.A. le da la debida importancia
al trabajo desarrollado por el departamento de contabilidad.

5. Solicitar informacin sobre el estado tributario, laboral y el pago de los tributos.

6. Solicitar anlisis financiero para determinar las tendencias importantes de la
empresa.

7. Identificar el sistema de proceso de datos con que cuenta el rea de
contabilidad.

8. Identificar el tipo de anlisis y reportes que emite contabilidad.

9. Determinar el grado de vinculacin que tiene contabilidad con las otras reas
de la empresa.


54

(I 12)

ACTIVO FIJO E INSTALACIONES

I. OBJETIVOS

- Conocer las polticas y disposiciones del control del activo fijo y conocer
cualquier limitacin o gravamen a esa propiedad.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Observe como estn distribuidos los muebles y enseres en cada una de las
oficinas y los equipos en las diferentes reas.

2. Solicite las actas y documentos que prueben la toma de inventarios fsicos, as
como las instrucciones para el recuento.

3. Visite el almacn de existencias y el depsito de materiales.

4. Observe si las instalaciones en general pueden causar problemas a la empresa
por cortos circuitos, roturas, accidentes, sustracciones o inadecuada
distribucin.


55

(I 13)

RECORRIDO DE OFICINAS

I. OBJETIVOS

- Determinar que exista una adecuada poltica de distribucin y uso de las
oficinas, seguridad y prevencin de incidentes en general.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Observe como se han distribuido las oficinas de la empresa.

2. Aprecie si las oficinas se han instalado de acuerdo a la secuencia de sus
operaciones.

3. Observe si los trabajadores tienen espacio suficiente para laborar sin dificultad.

4. Determine como afecta al rendimiento del personal los factores ambientales
(ruido, msica fuerte, humedad, fro, calor, olores, agua, aire, colores, luz, etc.).

5. Observe si existen medidas de seguridad en general.

6. Aprecie si las oficinas estn debidamente implementadas.

7. Otros para dar cumplimiento a los objetivos de los programas anteriores.

56

(I 14)

GERENCIAS

I. OBJETIVOS

- Conocer si se estn cumpliendo las metas y objetivos que la alta direccin ha
fijado en funcin al quehacer de cada una de las gerencias.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Cerciorarse de las actividades que cumplen.

2. Solicite los informes que emite.

3. Solicite los informes que reciben de su personal en cuanto al cumplimiento de
sus objetivos.

4. Obtenga las normas que han dictado para controlar o administrar sus oficinas o
dependencias.

5. Obtenga los planes que han presentado para el ao 20X5-20X6, y /o para el
corto y mediano plazo.

6. Averige en que forma cumplen sus responsabilidades en relacin a las
polticas de la empresa.

D.2. ETAPA II.

57

CLIENTE : VIDA FELIZ S.A.A. II
REF.
P.T.
I I
EXAMEN : Operativo
PERIODO : ABRIL 20X6.
Cdula : REVISIN DE OBJETIVOS, POLTICAS Y NORMAS

PROGRAMA DE AUDITORA

I. OBJETIVOS ESPECFICOS

a. Obtener una comprensin del objetivo principal de la empresa, la forma en que dicho
objetivo se desarrolla y se financia, as como el alcance de la autoridad y
responsabilidad conferida a los ejecutivos (funcionarios).
b. Determinar la comprensin real de los objetivos, polticas y normas seguidas en los
ciclos operacionales de VIDA FELIZ S.A.A., e identificar posibles procesos y /o reas
deficientes.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Efectuar el estudio de la documentacin bsica (obtenida en la etapa I); de los
antecedentes de cada una de las actividades ms importantes desarrolladas por la
empresa, con nfasis en compras, ventas, inventarios, crditos y cobranzas, sistema
PED y sistemas administrativos de informacin: ( II 1)

1.1. Creacin y desarrollo II 1 1
1.2. Organizacin de la empresa II 1 2
1.3. Planeamiento II 1 3
1.4. Compras II 1 4
1.5. Ventas II 1 5
1.6. Otorgamiento de crditos y cobranzas II 1 6
1.7. Administracin de Recursos humanos II 1 7
1.8. Centro de PED II 1 8
1.9. Administracin de inventarios II 1 9
1.10. Sistemas de administracin de informacin II 1 10
1.11. Contabilidad II 1 11
1.12. Activo Fijo e instalaciones II 1 12
1.13. Recorrido de oficinas II 1 13
1.14. Gerencias II 1 14

2. Tomar nota de cualquier actividad autorizada que no se est llevando a cabo. (II 2)

3. Revise los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instrucciones; formas de
uso que regulan las operaciones de cada una de las reas solicitadas en forma
especfica en el procedimiento 1. Con el fin de sugerir cambios de ser el caso, en los
procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en las operaciones. (II 3)

4. Archive la informacin administrativa y financiera obtenida. (II 4)

5. Identifique las posibles reas que necesitan mayor estudio en la siguiente etapa. (II
5)

6. Otras que crea conveniente para el cumplimiento de los objetivos. (II 6)
58

II 1 - 1
1.1. CREACION Y DESARROLLO

Actividad econmica , objetivo principal y constitucin de VIDA FELIZ S.A.

La empresa VIDA FELIZ S.A.A. se constituy con fecha ....de ......de 20X...ante Notario Publico, Dr.
J uan ............................., inscrito en el Registro Mercantil de...............en la ficha No. ........del ......de
................................de 20X........
El objetivo principal de la Empresa es la .................................................................................................

El tiempo de duracin de sus operaciones es indefinido.

Recursos Financieros de VIDA FELIZ S.A.A.

VIDA FELIZ S.A.A. Cuenta con..... accionistas segn detalle:
Nro ACCIONES Nro ACCIONISTAS % PARTICIPACIN
Del 001 al........... .......
Del .......al .......... .......
Del .......al........... .......
Total 100.00

Los Accionistas son: Nro de Acciones

1.-
2.-
3.-
4.-
5.-

El capital social en moneda histrica esta representado por .......acciones comunes de S/. .....de valor
nominal cada una, suscritas y pagadas, de las cuales el 100 % pertenecen a accionistas nacionales.
La capitalizacin da un monto de S/. ............... que corresponde a ajuste por correccin monetaria
generado al 31 de diciembre de 20X5, que esta pendiente de formalizacin.
Esta empresa esta ubicada en el Departamento de ................ , las instalaciones de la Empresa estn
en el .........................., donde comprende las oficinas de venta , Administracin ; muy aparte cuenta
con seis tiendas exclusivas para la venta de tales bienes.

Recursos Humanos de VIDA FELIZ S.A.A.

59

Cuenta actualmente con ......trabajadores, de los cuales ......son empleados y .....obreros.

Administracin
Ventas

El directorio actual est conformado por:

1. - Presidente
2.
3.
4.
5.

60

II 1 2

1.2. ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

- El manual de organizacin y funciones est elaborado con el mnimo de dependencias
que existen en la empresa, esto es, si slo encontramos en la organizacin las oficinas
principales de una empresa, que por la envergadura de sus recursos humanos,
financieros y otros debe poseer. Existiendo un organigrama parcial de la empresa.

- Existen varias directivas de la empresa que estn elaboradas por la Gerencial General.

- Existe un manual de contabilidad que no es aplicado por la empresa por ser obsoleto.

- El manual de procedimientos para procesos informticos, crditos y cobranzas, tiene
plena vigencia en la actualidad.

- No existe para la empresa flujogramas de operaciones en general, slo existen algunos
flujogramas especficos de las reas de crditos y cobranzas, ventas.

- No existe un manual especfico donde estn determinados las polticas y
procedimientos administrativos de la empresa, lo que conlleva a que el personal no
tenga conocimiento de los objetivos a alcanzar por la empresa.

- El manual de organizacin de almacenes y el manual de organizacin del rea de
ventas y compras estn en plena actualizacin por parte de la gerencia, de la que no
hemos obtenido ninguna copia o ejemplar para nuestro conocimiento.

61

II 1 3

1.3. PLANEAMIENTO

Del estudio de planeamiento se puede determinar que:

- El presupuesto para el rea de ventas y compras es elaborado con retraso, lo que
impide que el plan de desarrollo a corto y mediano plazo sea elaborado en el tiempo
oportuno para servir eficazmente a la gerencia.
- No existe un cronograma para controlar los planes establecidos por la gerencia, lo que
crea cierta incertidumbre al querer evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de
la empresa.
- Las actividades ms importantes de la empresa han sido planificadas conforme a
informacin obtenida de las diferentes reas, aunque no en la debida oportunidad en
algunos casos, y cuenta con la documentacin respectiva que respalda esta
planificacin.
- El presupuesto de caja es elaborado con cierto retraso, lo que impide conocer la
liquidez de la empresa en su oportunidad.

62

II 1 4

1.4. COMPRAS

- Se determin que las compras se ajustan a los requerimientos de comercializacin, y
stos son realizados en la forma ms corta en tiempo y de manera eficiente.

- El gerente de compras ha establecido procedimientos para que las compras a los
proveedores de la empresa sean realizadas por personal que tiene independencia en
las decisiones de compras, los cuales se rigen al tomar la decisin de compra en
manuales elaborados para estos casos.

- El control de calidad de las mercaderas est garantizado, debido a los procedimientos
implantados para la determinacin ptima de cantidad y calidad del producto
comprado.

- Las frecuencias de compras a los proveedores son estudiadas por la gerencia de
compras para determinar posibles ventajas a determinada empresa, en desmedro de la
calidad del producto y sobre la valorizacin de stas.

- El rea de compras no sabe cules son las polticas relativas al pago de proveedores.

63

II 1 5

1.5. VENTAS

- La organizacin del rea de ventas ha sido establecida a base del criterio del gerente
del rea.

- Existe programacin de las actividades de venta, quincenal, mensual y anual.

- Se aprecia la existencia de coordinacin con el rea de compras.

- Las ventas se efectan a distribuidores y por medio de agentes vendedores.

- Una cantidad considerable de mercadera se encuentra pendiente de entrega.

- Se tiene un adecuado registro de clientes, as como una proyeccin de las ventas en
base a su presupuesto de ventas.

- La gerencia general de VIDA FELIZ S.A.A. se fij una meta sobre las ventas, para lo
cual indic polticas y procedimientos, las mismas que no han sido conocidas por el
ntegro del personal del rea, ni en forma escrita o verbal. Esta deficiencia ha motivado
que haya una falta de entendimiento entre el personal administrativo y de ventas.

- El rea no tiene claridad en cuanto a los objetivos y polticas establecidas, en la medida
que stas son dadas en forma verbal.

- Es muy limitada la informacin estadstica que maneja el rea.

64

II 1 6

1.6. OTORGAMIENTO DE CRDITOS Y COBRANZAS

- Esta operacin guarda relacin con los objetivos generales de la empresa; es decir, se
encuentra dentro de los lmites y/o niveles de las cuentas por cobrar; costo de la
ejecucin de la operacin.

- Las ventas se otorgan a ...y .....das.

- La empresa tiene polticas establecidas como: lmites de crdito, mtodo o forma de
conocer e indagar sobre los solicitantes. Tiene el personal autorizado para concebirlo,
guarda un file de la documentacin de crditos otorgada por cliente, cuenta con record
sobre el otorgamiento de crditos.

- Existen informes de evaluacin peridica sobre las actividades realizadas a los planes
trazados, a nuestro entender son coherentes en cuanto al cumplimiento de lo previsto.

- Las operaciones de crdito son realizadas por un comit de crditos cuando el monto
es mayor a S/...........; y en dicho acuerdo se especifica tambin las condiciones del
crdito.

- Se puede determinar que se actualizan permanentemente los archivos de clientes, en
los que se resume principalmente: la capacidad de crdito; las operaciones con ellos
realizadas; forma de pago; frecuencia y monto de sus compras; fechas de pedidos
pagos, entre otros.

- Se tiene actualizada la cartera de clientes.

- As mismo se puede determinar que esta rea cuenta con informacin actualizada
sobre las condiciones generales del mercado crediticio, particularmente aquellas que
corresponden a su actividad o ramo de actividad.

- Existe una estrecha comunicacin entre crditos y cobranzas, ventas, contabilidad.

- Tiene como polticas para la cobranza:
otorgar descuentos por pronto pago,
aceptacin de documentos (letras, pagars, cheques),
financiamiento de intereses moratorios,
cronograma de acciones de cobranzas vencidas,
comunicacin oportuna de los crditos por vencer a Asesora Legal.

- El rea no tiene conocimiento escrito referente a seleccin, adiestramiento y
capacitacin de su personal.

65

II 1 7

1.7. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

- Existen archivos para todo el personal respecto a sus antecedentes.

- El control de personal se efecta mediante tarjetas de reloj, el mismo que est ubicado
en la caseta de vigilancia, junto a la puerta de acceso; queda a 100 ms de la oficina
administrativa.

- Las tarjetas no son recogidas permaneciendo en el tarjetero todo el da.

- Las planillas de tiempo son aprobadas por los respectivos jefes de rea.

- Salvo excepciones, el personal no trabaja horas extras.

- Se apreci algunos problemas entre el personal empleado.

- Los empleados manifestaron que hay ausencia de instrucciones escritas actualizadas
para el cumplimiento de sus labores.

- Hay un exceso de personal empleado en la administracin de la empresa.

- No existe un responsable como J efe de Personal, siendo asumida las funciones de
ste indistintamente por el Gerente Administrativo y el Gerente de Relaciones Pblicas.

- Del estudio a las labores que cumple el personal del Departamento de Contabilidad se
apreci que no hay proporcin entre el trabajo por realizar y la cantidad de personas
que trabajan, ya que hay labores recargadas en esta rea.

- No se tiene definidas las Polticas sobre adiestramiento y promocin del personal.

- Se debe profundizar el examen del rea de Personal en las siguientes fases.

66

II 1 8

1.8. CENTRO DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE LETRAS

Del estudio y evaluacin practicado al sistema PED, en funcin a la informacin recopilada, se
puede determinar que el Sistema es adecuado a las necesidades de la empresa.

Sin embargo, a fin de poder validar la consistencia de dicho sistema es necesario profundizar
el estudio del sistema de control interno PED, en la etapa III.

Cabe mencionar que el sistema PED tiene los siguientes objetivos y controles (segn
manuales obtenidos):

- Objetivo de autorizacin

- Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones

- Objetivo de salvaguarda fsica

- Objetivo de verificacin y evaluacin

- Control de pre instalacin

- Control en la organizacin del centro PED

- Control de desarrollo de sistemas

- Control de la documentacin

- Control de la operacin

Dentro de los controles especficos se verific la existencia de:

- Controles de entrada

- Controles de proceso

- Autorizacin y controles de salida

- Seguimiento en la transformacin de la informacin.

No se tiene informacin sobre revisiones y/o evaluaciones externas, ni revisiones internas
anteriores.

67

II 1 9

1.9. ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

- Se encontraron pautas escritas actualizadas, emitidas por el Gerente Administrativo,
respecto a las responsabilidades del personal que labora en inventarios.

- Las mercaderas estn almacenadas de una manera ptima dentro del almacn.

- Se ha efectuado un seguimiento de las operaciones de compras donde se verific la
existencia de responsables de recepcin y control de los stocks.

- La programacin de las existencias en almacn es mensual, y para cada uno de los
meses se establecen los ajustes necesarios, de tal manera que se conocen los stocks
mximos y mnimos.

- Para salvaguardar el stock de existencias se toma inventario fsico dos veces al ao, se
pide garanta al personal del almacn, y se han establecido tarjetas de control sin valor
monetario.

- Se han tomado todas las previsiones sobre la seguridad de los almacenes, llegando
tambin a asegurar dichos bienes contra cualquier siniestro o eventualidad.

- El rea no conoce el sistema de costos y mtodos de evaluacin para el registro
contable.

- No se conoce el desmedro de existencias.

68

II 1 10

1.10. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE INFORMACIN

- Teniendo en cuenta que los sistemas administrativos de informacin cubren las reas
de planeacin, de operacin, de control, de evaluacin, y en general de comunicacin,
se determin lo siguiente:

Existe exactitud durante el proceso y durante la obtencin de informacin sobre las
diferentes operaciones.

El proceso de los datos se logra con oportunidad.

La informacin est dirigida al usuario final (enfoque) y en su mayora con formatos
estndares.

Los diferentes reportes que se obtienen son confiables.

- Al entrevistarnos con los diferentes usuarios de informacin obtuvimos los siguientes
comentarios:

Que los informes eran de calidad

Se presentaban en su oportunidad

Que eran tiles y veraces los datos.

- Del anlisis de la informacin realizado se puede concluir lo siguiente:

69

II 1 11

1.11. CONTABILIDAD

- Los Estados Financieros estn elaborndose con relativa normalidad en forma
mensual, se han preparado los estados financieros acumulados del ao 20X4 y 20X5
con sujecin a las normas de ajuste de Estados Financieros por efectos de inflacin.

- Se elabora el anlisis de punto de equilibrio para evaluar el costo fijo y variable de la
empresa as como el costo total a fin de tomar decisiones en el precio de venta y de los
costos incurridos.

- Se ha comprobado que el rea de Contabilidad no est adecuadamente implementada,
tanto en el material y equipo a utilizar como tambin en personal humano que debe
contar sta.

- Al ser visto con el responsable de contabilidad las limitaciones de sta rea se lleg a
la conclusin que la empresa a pesar que exige informacin oportuna no ha dado la
debida importancia a la labor que ejecuta el personal de esta rea.

- Se ha comprobado que se ha presentado los diferentes formularios de impuestos y
tributos, as mismo los recibos de pago de stos obran en el archivo tributario.

- Se ha determinado que el presupuesto y el flujo de caja no se elabora en su
oportunidad por algunos problemas en tesorera.

- El rea cuenta con todos los registros y libros contables.

70

II 1 12

1.12. ACTIVO FIJO E INSTALACIONES

- En general todos los muebles y maquinarias de oficina estn distribuidos de forma
razonable en cada una de las reas.

- Se revisaron las actas que prueban la toma de inventarios, en donde se detalla las
instrucciones escritas y orales dadas al personal que hizo el inventario de los activos
fijos.

- Las oficinas, talleres y los centros de comercializacin tienen las medidas de seguridad
contra robo e incendio y la distribucin de las instalaciones estn acorde con los
departamentos de la empresa.

- De acuerdo a los estudios de factibilidad efectuados se aprecia que la empresa est
ubicada en buen lugar de comercializacin.

- El ingeniero de obras que asesora a la empresa, opin que no era necesario por el
momento hacer ampliaciones y/o mejoras de las oficinas y centros de comercializacin,
ya que la capacidad de instalacin tena cierta holgura para varios aos.

71

II 1 13

1.13. RECORRIDO DE OFICINAS

Del recorrido efectuado por las oficinas e instalaciones de VIDA FELIZ S.A.A. se pudo
determinar que stas estn de acuerdo a las actividades y operaciones propias de la empresa.
Excepto la oficina de la Gerencia de Ventas, que se encuentra en el tercer nivel.
72

II 1 14

1.14. GERENCIAS

- En lo que va del ao la gerencia ha emitido muy pocos informes sobre los objetivos a
alcanzar por la empresa en las diferentes reas.

- No hay una buena comunicacin del personal con las gerencias establecindose una
lnea autocrtica de direccin, lo que inhibe en algunos casos las opiniones del
personal subalterno.

- Hay diversas normas que implanta cada gerente y estas normas difieren casi en su
totalidad entre las diversas reas.

- No se han establecido planes por cada gerencia para el presente ao, no existiendo
razones justificadas para que no hayan sido elaborados.

- Las polticas de la empresa, as como los procedimientos para su implantacin, han
quedado a juicio del gerente respectivo.

- Existen problemas entre los gerentes de la empresa debido a que no se ha
determinado la eleccin de un jefe o gerente de personal, lo que conlleva a que
muchos de los problemas con el personal de las diversas gerencias no sean resueltos
de manera oportuna.

- Se debe estudiar en profundidad la labor de la gerencia en las prximas etapas del
examen operativo.

73

II 2

Cdula: ACTIVIDADES AUTORIZADAS QUE NO SE ESTN EJECUTANDO

74

II 3

Cdula: ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LOS PROCEDIMIENTOS QUE
PUEDAN MEJ ORAR LA EFICIENCIA EN LAS OPERACIONES

75

II 4

ARCHIVO DE INFORMACIN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA OBTENIDA

Cdula: ANLISIS DE RAZONES FINANCIERAS

Principales ndices Financieros 20X4 20X5

1. Razones de liquidez
Razn corriente
Test cido

2. Razones de endeudamiento
Deuda capital
Cobertura costos financieros

3. Razones de actividad
Relacin cuentas por cobrar
(Periodo medio de cobro)
Rotacin de inventarios
(Frecuencia de inventarios)
Rotacin de activo fijo

4. Razones de rentabilidad
Utilidad sobre ventas
Utilidad sobre activos totales
Utilidad sobre patrimonio

Conclusin

Recomendacin

76

II 5

Cdula: REAS QUE NECESITAN SER ESTUDIADAS EN LA SIGUIENTE ETAPA

77

D.3. ETAPA III.

VIDA FELIZ S.A.A.

ETAPA III

ESTUDIO, EVALUACIN Y REGISTRO DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO

(ABRIL- 20X6)

78

CLIENTE: VIDA FELIZ S.A.A. III
EXAMEN : CREDITOS Y COBRANZAS
PERIODO : ABRIL - 20X6
CEDULA : PROGRAMA DE AUDIOTRIA

I. OBJETIVOS

a) Conocer y evaluar los elementos de la estructura del Control Interno (Ambiente de Control, el
Sistema Contable, Procedimientos de Control).

b) Evaluar la efectividad de los controles financieros y administrativos en las unidades operativas
bajo examen e identificar las posibles debilidades importantes que puedan requerir un examen
ms detallado, teniendo en cuenta que los mtodos y procedimientos satisfagan los
procedimientos universales de control interno en los siguientes puntos: clasificacin,
procesamiento de transacciones, sectorizacin de transacciones, salvaguarda fsica, verificacin
y ubicacin de transacciones.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Aplique cuestionario para llevar a cabo revisin del Control Interno y los
procedimientos de contabilidad en general
III-1
2. Desarrolle cuestionarios de control interno, teniendo en cuenta los
objetivos de autorizacin, de procesamiento y clasificacin de
transacciones, de verificacin y evaluacin, de salvaguarda fsica; para el
estudio y evaluacin del ciclo:

- De Ingresos III-2
- De Compras III-3
- De Personal III-4
- De Tesorera III-5
Asimismo se debe tener presente el tipo de procedimiento a aplicar.
3. Desarrolle cuestionario de Control Interno a ser aplicado en las reas
funcionales de:

- Planificacin de la empresa III-6
- Ventas III-7
- Personal III-8
- Contabilidad y Finanzas III-9
- Sistema de Informacin III-10
- Organizacin de la Empresa III-11
- Crditos y Cobranzas III-12
4. Mediante flujogramas de procesos, efectuar el estudio y evaluacin del
control interno y determine el procedimiento deficiente o rea deficiente,
emita conclusin:

- Ventas al contado III-13
- Ventas al crdito III-14
- Cobranzas III-15
5. Aplique cdula de evaluacin y anlisis del personal jerrquico:
- Gerente General
- Contador General III-16
- Gerente de Ventas
6. Aplique cdula de deteccin de funciones incompatibles: Funcin Clave
N 1; N 2 y Funcin Clave N 3 y eleve la Resolucin o Conclusin
respectiva.

III-17
7. Identifique las reas crticas a ser tratadas en la siguiente etapa. III-18
8. Otros de acuerdo a las circunstancias

CLIENTE: VIDA FELIZ S.A.A.
CEDULA : DESCRIPCION ANALITICA COBRANZAS

1. Recibidas las facturas y letras por cobrar, el rea procede a distribuir sta a los cobradores
segn sus zonas, archivar y/o descontar las letras que estuvieron aceptadas.

2. El cliente puede aceptar las letras, pagar la factura, el cobrador le entrega su factura canjeada
o cancelada y reporta este hecho.

3. El cobrador emite planilla de cobranza en original y 02 copias por gestin diaria (pagos totales,
a cuenta, renovaciones), y previa aprobacin de jefe o sub - jefe de crditos, entrega el dinero
y cheques en caja y las letras aceptadas o renovadas a crditos (sub - jefe).

4. Si el pago se produjera en oficina o cobrador slo tuviera dinero de 01 cliente por entregar, el
rea (secretaria), genera un recibo de pago, que luego de revisado por sub - jefe es pagado en
caja (recibo tienen original y 02 copias).

5. Copia de la planilla de cobranza o recibo, como comprobante de caja pasa a contabilidad para
su registro. En contabilidad, cuentas corrientes registra los pagos en la cuenta individual del
cliente.

6. Original de recibo es para el cliente, original de la planilla de cobranza para cobrador, la 3ra.
copia queda en el talonario de recibos o archivo de planillas de cobranza del rea.

7. Las facturas y letras impagas, regresan al rea sea va cobradores o va bancos (protestos,
devoluciones), para iniciar un proceso de insistencia en la cobranza y posterior trmite de
ejecucin judicial.

CLIENTE : VIDA FELIZ S.A.
80

PERIODO : ABRIL- 20X6
CEDULA : DESCRIPCION NARRATIVA - OTORGAMIENTO DE CREDITOS

1. El vendedor obtiene el pedido del cliente, lo formula en original y 04 copias, lo hace llegar a la
sub-jefatura de ventas para que d aprobacin de precios.

2. El pedido llega a la jefatura de crditos y cobranzas, el cual solicita la trayectoria del cliente
(saldo analizado, informes confidenciales, etc.), y aprueba el crdito (si es problemtico con V.B.
del gerente), o lo desaprueba.

3. El pedido desaprobado es devuelto a ventas para su archivo o nueva gestin del vendedor. El
pedido aprobado regresa a ventas para su aprobacin final por el sub-gerente de ventas o jefe de
ventas, y se registra correlativamente antes de su envio al almacn.

4. Almacn surte el pedido y entrega al cliente directamente o por medio de camionetas de la
empresa, registrando la salida de stock de sus kardex fsicos. Archiva la 5ta. copia del pedido
recepcionado por el cliente y enva a ventas original y copia de pedido atendido.

5. Ventas, designa persona (telefonista, secretaria, auxiliar), que se encarga de valorizar pedidos,
esta valorizacin la revisa el jefe de ventas, adems de condiciones, items atendidos, si est
conforme se designa una persona (que puede ser la misma que valoriz), que se encarga de
facturar y devolver nuevamente para ser revisada.

6. Encontrada conforme la valorizacin, se desgloza y reparte copias:
- Original con copia de pedido - a crditos con letras de ser el caso.
- Copia 1 con copia de pedido - a crditos con letras de ser el caso.
- Copia 2 a crditos.
- Copia 3 a contabilidad.
- Copia 4 a cmputo.
- Copia 5 a ventas.

7. Crditos recibe facturacin y letras e inicia el proceso de cobranza.

81

CLIENTE: VIDA FELIZ S.A.
PERIODO : ABRIL-20X6
CEDULA : OTORGAMIENTO DE CREDITOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES Y
COMENTARIOS
1. Existen normas escritas y atualizadas para el
otorgamiento de crditos?

2. Los montos de crdito aprobados sob
revisados y actualizados permanentemente?

3. Puede aprobar crditos persona distinta al
jefe de rea?

4. Existe una clasificacin de clientes por
ejemplo Intermediario-Consumidor final?

5. Todos los Items que comercializa la empresa
pueden venderse al crdito?

6. Los crditos aprobados, aparecen
simultaneamente en la historia del cliente?

7. Se mantiene alguna estadstica o control
sobre pedidos no aprobados?

8. Se aceptan recomendaciones de empleados
o jefes de otras reas para otorgar crditos?

9. Existen normas sobre tiempo mximo que
debe demorar la calificacin de un crdito?

10. Conocen los vendedores normas sobre
otorgamiento de crditos? Las respetan?

11. Se coordin o inform con anticipacin al
rea, el incremento de ventas crdito desde
julio?

82

CLIENTE: VIDA FELIZ S.A.
CEDULA : RECUPERACION CREDITOS


COMENTARIOS
1. Existen normas y procedimientos claros y
escritos al respecto?

2. Se cumplen estrictamente?

3. Son prenumeradas las notas de cargo que
giran los cobradores?

4. Se cumple los deseos del cliente sobre banco
elegido para descontar su letra?

5. El personal que maneja fondos (cobradores),
est afianzado?

6. Se rota las zonas de cobranza como
procedimiento normal?

7. Existe algn tipo de sancin para vendedor
que origine una cuenta morosa?

8. Se analizan peridicamente saldos
acreedores de clientes?

9. Autoriza el jefe de rea las devoluciones de
estos saldos?

10. Se supervisa el trabajo de los cobradores
diariamente?

11. Existen metas u objetivos fijados por
alcanzar?

12. Se da a conocer el rendimiento comparativo
mensual por cobradores?

83

CEDULA : CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CREDITOS Y COBRANZAS

1. Existen normas y procedimientos debidamente documentados?

2. Existen registros individuales de control sobre los saldos a cobrar?

3. Se usan registros de devengamiento de

3.1. Intereses
3.2. Alquileres
3.3. Otros

4. El responsable de los registros de las cuentas a cobrar desempea dicha funcin en forma
exclusiva?

5. Controla contabilidad, en forma oportuna, la facturacin por venta de material en desuso,
activo fijo?

6. Se controla los saldos individuales con las cuentas de control del Mayor General?

7. Existen informes peridicos sobre saldos a cobrar, antigedad de los mismos, cuentas
vencidas y crditos declarados morosos?

8. Se someten las listas de saldos a consideracin de un funcionario para su revisin?

9. Se ejerce acciones judiciales contra los morosos?

10. Las bajas de saldo son efectuadas por un funcionario independiente de crditos y
cobranzas

Conclusin :

84

CEDULA : ESTUDIO EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTOS VENTAS AL CREDITO

1. La venta al crdito consta de las siguientes actividades definidas:

- Cotizacin
- Aprobacin de crdito
- Venta misma
- Despacho

a) Cotizacin: El cliente solicita su crdito al vendedor el mismo que contemplar las polticas
correspondientes, tales como monto mnimo del crdito, plazo de pago, No. de letras,
inicial y descuentos; y orientar al cliente en los requisitos necesarios para la obtencin del
crdito. El vendedor genera la cotizacin correspondiente en: original: Usuario (cliente),
copia 1 emisor (crditos y cobranzas), copia 2 control administrativo (almacn origen). El
vendedor consigna claramente la siguiente informacin: fecha, datos personales del
cliente, condicin de pago, cantidad, descripcin de los artculos, unidad de despacho,
precio, importe, especificaciones del crdito solicitado. Es firmada por el vendedor
indicando su nombre, cdigo del cliente (comprador).

b) Aprobacin del Crdito: El cliente se aproxima al departamento de crditos y cobranzas
con la cotizacin original y copia 1 adjuntando los requisitos necesarios para obtener el
crdito. Crditos y cobranzas evalan el crdito y de acuerdo a sus resultados podr
modificar las condiciones de pago, aprobarlo, negarlo. Crditos y cobranzas har firmar
las letras por el cliente en aceptacin de la obligacin. A los crditos aprobados, crditos y
cobranzas les otorga un No. de crdito que corresponder a un registro para tal efecto. El
crdito ser aprobado en la cotizacin original y copia 1, donde aadir el No. de crdito,
consignar claramente si existiera variacin en las condiciones, lo firmar en seal de
aprobacin devolver al Cliente el original y la copia 1 le har llegar al almacn origen. A
la vez comunica telefnicamente a dicho almacn la aprobacin del crdito indicando el
No. asignado para tal efecto.

c) Venta: el vendedor antes de cerrar o concretar la venta, se asegura de la existencia del
stock solicitado as como la conformidad del cliente con respecto al tipo de mercadera,
condiciones de instalacin, si tuviese lugar; en caso de pisos, termas y campanas. La
naturaleza del cliente, si es persona natural con o sin RUC o persona jurdica, el jefe de
almacn recibe las cotizaciones de crditos aprobados y las distribuye a los vendedores
generadores para su atencin. Con el cliente presente en el almacn y cuyo crdito fuera
aprobado, el vendedor genera la gua de remisin, siendo generada en original y cuatro
copias. Original destinatario (cliente), copia 1 remitente (sistemas, contabilidad), copia 2
transportista (cliente), copia 3 SUNAT (Cliente), copia 4 control administrativo (almacn
origen).

La informacin a digitar en el sistema mecanizado se limitar al ingreso de la informacin
con que no cuente los archivos maestros del sistema. Clientes y mercadera se identifican,
cada uno con su cdigo respectivo: documento de identidad (L.E.; carn de identidad,
RUC) para clientes y cdigo de mercadera para ella.
85

Los comprobantes de pago se emiten por la inicial y canje de letras o presentacin factura.
La inicial es tratada como una venta al contado, tanto en el sistema manual como
mecanizado con la diferencia que esta no considera entrega de mercadera alguna. El
detalle del comprobante de pago es el de "pago de Inicial". Haciendo mencin a la Gua de
Remisin correspondiente. Los comprobantes de pago (Boletas de venta o factura) son
generados en sistemas, una vez recibida la gua de remisin debidamente firmada por el
cliente y corresponder al canje de las letras previamente aceptadas en crditos y
cobranzas o presentacin de factura. Los comprobantes de pago se generan en Original,
emisor (contabilidad) copia 1 adquiriente (cred. y cobr. / cliente), copia 2 control
administrativo (cobranza) para factura: original adquiriente (cred. y cobr. / cliente), copia 1
SUNAT (cliente), copia 2 emisor (contabilidad), y copia 3 control administrativo
(cobranzas).

d) Despacho de mercadera: El cliente solicita su mercadera al almacenero con su gua de
remisin y comprobante de pago por inicial cancelado, entrega la mercadera previo
chequeo con ste. Sella el comprobante de pago con sello "entregado" firma l y hace
firmar al cliente con la gua de remisin en seal de conformidad en el despacho y
recepcin respectivamente y devolver al cliente, en original (destinatario) y copia 3
(SUNAT), la g/r compra 2 para el transportista de la mercadera.

e) El almacenero devuelve a cajera para distribucin lo siguiente: gua de remisin copia 1
remitente (sistemas/crditos y cobranzas). El almacenero se queda con copia 4 control
administrativo, con la que efectuar el descargo de stock correspondiente, y procede al
archivo de ella en orden correlativo.

86

CEDULA : ESTUDIO EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTOS VENTAS AL CONTADO

1. La venta al contado consta de las siguientes actividades definidas:

- Cotizacin
- Venta misma
- Despacho

a) Cotizacin: La informacin otorgada por el vendedor, previa a la compra y requerida por el
cliente. Esta se formaliza en un formato denominado cotizacin.

b) La que se genera en original (cliente), una (1) copia para almacn origen. El vendedor
consigna claramente la fecha, datos personales del cliente (nombre, direccin, telfono,
documento de identidad), condicin de pago, cantidad, descripcin del artculo, unidad de
despacho, precio, importe. Debe ser firmada por: El vendedor indicando su nombre y
cdigo de vendedor y el cliente (comprador).

c) Venta: El vendedor antes de cerrar o concretar la venta, deber estar seguro de lo
siguiente: existencia del stock solicitado, conformidad del cliente respecto al tipo de
mercadera, condicin de instalacin si tuviere lugar, en caso de pisos, termas y
campanas. La naturaleza del cliente si es persona natural con o sin RUC, o persona
jurdica.

d) Despacho de la mercadera: El cliente solicitar su mercadera al almacenero con su
comprobante de pago cancelado. El almacenero entregar la mercadera al cliente previa
chequeada con ste. El almacenero sella los comprobantes de pago con el sello
"entregado" y devolver al cliente: Boleta de venta una (1) copia (usuario), factura original
(usuario) y copia 2 (SUNAT). El almacenero se quedar con boleta de venta 2 (control
administrativo), factura copia 3 (control administrativo). El almacenero descargar del Bin
Card dicha mercadera y archivar los documentos en orden correlativo.

e) Una vez pasada por estas etapas la cajera rechequea la codificacin de la mercadera de
la Boleta de Venta o factura, luego es enviada a sistemas para su correspondiente
procesamiento, luego el departamento de sistemas enva dicho documento a contabilidad
para su chequeo y registro contable.

87

CEDULA : DESARROLLAR LOS FLUJOGRAMAS E IDENTIFICAR LOS PROCESOS Y REAS
DEFICIENTES

1.- Procedimientos Administrativos: Ventas, Facturacin, Despachos

1.1 De las entrevistas realizadas por el auditor F.F., con los funcionarios encargados de las reas
de Ventas, Despachos y Contabilidad, realizadas con el objeto de apreciar los procedimientos
administrativo-contables, evaluar el control interno vigente y desarrollar el programa de auditora
correspondiente, se relev la siguiente informacin :

1.2 Las Ventas de la empresa son realizadas por los vendedores, quienes al definir las mismas,
proceden a llenar un formulario de "Pedido de Venta"(P.V.) en original y una copia. El original pasa
a Ventas y la copia queda en su poder.

1.3 La segunda alternativa de ventas es originada mediante pedidos telefnicos o por
correspondencia, en cuyo caso la canalizacin se realiza a travs de Ventas.

1.4 Al finalizar el da, Ventas prepara una "Relacin de pedidos"(R.P.), con todos los pedidos
solicitados en el da en original y copia. Procede a archivar definitivamente el original, y la copia la
enva a Cuentas Corrientes, quien previo control aprueba o rechaza el crdito; luego Cuentas
Corrientes procede a enviar el duplicado de la "Relacin de pedidos" (R.P.) a Ventas, donde se
prepara la "Orden de ventas"(O.V.) en dos ejemplares. El original se archiva definitivamente en
Ventas y la copia va Almacenes, donde se comprueba la existencia de Stock.

1.5 Comprobada la existencia de Stock, Almacenes prepara la "Gua de remisin"(G.R.) en
original y tres copias, concreta el despacho de mercadera junto con el original y la primera copia
de la "Gua de remisin"(G.R.), la que lleva impresa la siguiente anotacin "devulvase firmada
previa conformidad". La segunda copia queda archivada transitoriamente en Almacenes, previo
registro en el Bin Card y Kardex valorizado a la espera de la recepcin de la mercadera por el
cliente.

1.6 Al recibir la "Gua de remisin"(G.R.) con el conforme del cliente, se archiva definitivamente. Al
finalizar el mes se efecta el Asiento de Costo de Ventas el cual se remite a Contabilidad donde se
postea al mayor y se archiva definitivamente.

1.7 La tercera copia de la "Gua de remisin" (G.R.) se enva a ventas donde se archiva
definitivamente y de la cual se procede a facturar la mercadera despachada. La "Factura" (F) se
prepara en original y tres copias, con la distribucin siguiente: original para el cliente, primera copia
para Cuentas Corrientes, en donde se registra la tarjeta del cliente y en el Registro de Ventas,
luego se archiva definitivamente la tercera copia queda en ventas archivada definitivamente. La
segunda copia pasa a Contabilidad donde se archiva definitivamente.

1.8 Mensualmente Contabilidad registra el Asiento de Ventas, en base al Registro de Ventas y
luego postea al Mayor.

2.- Procedimientos Administrativos: Adquisicin de Materiales

88

2.1 El obrero prepara la nota de pedido de materiales (cemento, yeso, madera fierro etc.) en
original y tres copias; el original y las dos primeras copias los remite al almacn; y, l se queda con
la tercera copia. En este pedido anota con precisin la cantidad de materiales que necesita, as
como el lugar y fecha de esa operacin.

2.2 El almacn recibe el original y las dos copias de la nota de pedido e inmediatamente confirma
si hay Stock suficiente para satisfacer el pedido, en caso afirmativo procede a entregar los
materiales y se queda para el efecto con el original y, remite al mismo tiempo una copia al
departamento de Contabilidad y la otra a Compras.

2.3 Compras al recibir la nota de pedido y la copia correspondiente, solicita cotizaciones de
precios a, por lo menos cinco proveedores.
Una vez decidida la mejor oferta, se prepara la orden de compra en original y tres copias, las
mismas que, una vez firmadas por el Gerente de ese departamento, se remiten como sigue: El
original al proveedor, la primera copia al departamento de contabilidad, la segunda copia a
almacenes y la tercera copia la archiva; enseguida anota en la primera copia de la nota de pedido,
los datos referentes a la orden de compra y, la devuelve al obrero.

2.4 El proveedor recibe el original de la orden de compra prepara los materiales y la factura
correspondiente y, los remite a la empresa en el lapso de una semana.

2.5 El Departamento de Contabilidad recibe copia de la orden de compra para llevar el control
contable de las adquisiciones y, luego la archiva en espera de la llegada de la factura del
proveedor.

2.6 Almacenes recibe copia valorizada de la orden de compra, con la cual recepcionar el material
solicitado, para lo cual la archiva hasta ese momento.

2.7 El obrero recibe copia de su nota de pedido devuelta por compras, con la informacin
correspondiente al contenido de la orden de compras; y, la archiva.

3.- Procedimientos Administrativos: Recepcin de los Materiales.

3.1 El proveedor remite los materiales con gua de remisin en original y una copia.

3.2 Almacn recepciona los materiales; para el efecto compara la orden de compra(segunda copia
que recibi del Departamento de Compras) con la gua de remisin del proveedor, con el fin de
satisfacerse de las cantidades; as mismo un ingeniero de la empresa aprecia la calidad y el estado
de los materiales. Una vez que se han constatado la correccin de los productos, el almacenero
firma la gua de remisin y devuelve la copia al proveedor y, archiva la orden de compra anotando
material recibido; el Ingeniero solamente pone VB a la gua de remisin.

El almacenero enseguida confecciona el parte de recepcin e ingreso en original y tres copias,
indicando todas las ocurrencias del caso; luego distribuye el parte de recepcin como sigue : el
original, acompaado del original de la gua de remisin, al Departamento de Contabilidad, la
primera copia al Departamento de Compras, la segunda copia al obrero que solicit el producto y,
la tercera copia la archiva.

3.3 El proveedor recibe la copia de la gua de remisin firmada, la misma que la adjuntar en su
factura.

89

3.4 El Departamento de Contabilidad recibe el parte de recepcin e ingreso del almacenero, junto
con la Gua de remisin, a los cuales adjuntar, copia de la orden de compra para registrarlos en el
libro de compras, afectndolo a cuentas por pagar; posteriormente recibir la factura del proveedor
y proceder a contabilizarla en los libros principales y luego lo archiva junto con los otros
documentos.

3.5 El Departamento de Compras archiva definitivamente la orden de compra, al recibir el parte de
recepcin e ingreso.

3.6 Al obrero se le informa mediante el parte de recepcin e ingreso, que el material que pidi, ya
lleg.

4.- Procedimientos Administrativos: Cobradores, Recepcin y Entrega de Cobranza

4.1 Con base en los cobros del da y a las rutas de cobro previamente definidas por el J efe de
Cobranzas (original y dos copias) para cada cobrador.

4.2 Entrega al cobrador las facturas relacionadas en el Reporte, as como el original y primera
copia del mismo, recaba la firma de recibido en la segunda copia, misma que conserva.

4.3 Sale a cobrar, anotando en la columna de observaciones el resultado de su gestin . Si cobro
entrega la factura correspondiente y anota con que se le pag . Si no cobr, anota las razones del
no cobro.

4.4 Al finalizar el da acude a la caja de la empresa donde entrega el efectivo cobrado junto con el
Reporte de Cobranzas original.

4.5 Recibe el efectivo cobrado anexo al Reporte de Cobranzas original, el cual conserva. Firma y
sella de recibido en la primera copia del Reporte.

4.6 Acude con el Auxiliar de Cobranzas a quien devuelve las facturas no cobradas.

4.7 Recibe las facturas no cobradas. Firma y sella de recibido en la copia del Reporte .

4.8 Acude a informar al J efe de Cobranzas el resultado de su gestin.

4.9 Saca una fotocopia de la primera copia del Reporte de Cobranzas, misma que conserva para
su control.

90

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FISICOS
a) Preparacin previa

1. Obtener una lista completa de la ubicacin geogrfica de las existencias y los
montos totales en cada establecimiento

2. Obtener una copia preliminar de las instrucciones relativas al recuento fsico con
suficiente antelacin a la fecha del inventario para tratar con el cliente las
modificaciones necesarias. Revisar los procedimientos y las instrucciones de
recuento. Tratar con el cliente las reas de problemas potenciales o las debilidades
aparentes.

3. Visitar la planta antes de comenzar el inventario fsico para evaluar la distribucin
de las existencias y las reas que puedan requerir especial atencin durante el
mismo.

4. Obtener un listado de:
- departamento o reas
- nombres de los jefes de departamento
- cantidad (secuencia) de las tarjetas o planillas de recuento enviadas a cada
departamento.
- ltimos montos disponibles de existencias en cada departamento.

5. Determinar la cantidad de recuentos que debemos realizar y registrar en cada rea
y departamento, teniendo en cuenta los procedimientos de inventario del cliente y
su control sobre el mismo.

6. Familiarizar al personal con la experiencia acumulada o problemas especiales.

91

b) Observacin de los procedimientos del cliente
7. Observar a los equipos de recuento durante su trabajo, teniendo en cuenta el
cumplimiento de las instrucciones, diligencia en los recuentos y en la registracin
precisa y completa de las descripciones o de la etapa en que se encuentran los
productos en proceso (por ejemplo, ltimo nmero de operacin).

8. Observar si los equipos de recuento cubren sistemticamente las reas asignadas
a fin de asegurar una cobertura completa, sin superponer reas que son
responsabilidad de otros equipos.

9. Observar que todos los materiales de las reas circundantes del depsito principal,
incluyendo vagones de tren, camiones, tanques, etc. hayan sido adecuadamente
incluidos o excluidos del recuento.

10. Asegurarse de que los movimientos fsicos sean tratados por los grupos de
recuento de forma tal que se eviten los recuentos por duplicado o exclusiones.

11. Determinar que el nmero de parte, descripcin y nmero de la ltima operacin de
los productos manufacturados seleccionados para el recuento sean correctos,
tomando como referencia los nmeros impresos en el material o solicitando su
identificacin al personal del cliente.

12. Asegurarse de que el grupo de recuento abra algunas de las cajas o envases para
determinar la cantidad y tipo de contenido (identidad, nmero de modelo,
caractersticas fsicas, etc.) y comparar estos datos con la descripcin indicada en
la caja correspondiente.

13. Asegurarse de que el equipo de recuento identifique cajas vacas, espacios vacos
entre los productos apilados, etc.

14. Cuando sea apropiado, asegurarse de que el cliente compara los recuentos con
los registros permanentes y que investiga inmediatamente las diferencias
significativas.

92

15. Observar si los grupos de recuento identifican existencias aparentemente
excesivas, de poco movimiento o daadas para su posterior revisin.

16. Asegurarse de que las existencias en consignacin o los materiales previamente
dados de baja sean omitidos del recuento fsico realizado por los grupos de
trabajo.

c) Pruebas realizadas por el auditor
17. Seleccionar y contar ciertas estibas, cajones, estanteras o material apilado y
comparar nuestro recuento con el recuento, descripcin, ltima operacin y otros
datos del cliente que figuran en las tarjetas completadas. Registrar detalles
suficientes como para permitir su comparacin con los resmenes de existencias
en una fecha posterior.

18. Realizar recuentos selectivos con los equipos del cliente y hacer comparaciones
visuales de otras estibas, cajones, etc. de productos iguales o similares.

19. Cuando fuera apropiado, seleccionar ciertos tems (productos qumicos,
combustibles, etc.) y enviar muestras a laboratorios externos para ser analizadas y
comparadas con el inventario.

20. Identificar los tems aparentemente excesivos, de poco movimiento o daados para
su posterior revisin.

21. En la medida que los procedimientos mencionados anteriormente u otros
procedimientos requeridos no hayan sido realizados en forma efectiva por los
equipos de recuento del cliente, realizar el procedimiento o repetirlo.

d) Finalizacin
22. Una vez finalizado el recuento, realizar una ltima visita al rea, preferentemente
con un jefe de departamento y observar si:

- todas las existencias han sido rotuladas o incluidas en un listado.
- Los montos significativos de existencias obsoletas, de poco movimiento,
excesivas, daadas o no utilizables han sido identificados para su posterior
inspeccin.
93

- Se han recontado desperdicios de produccin de acuerdo con las instrucciones
escritas.

23. Registrar datos de corte suficientes (ver comentarios adicionales a continuacin).

24. Permitir que ingrese al rea la persona designada en las instrucciones escritas
para recoger las tarjetas de inventario o las planillas de recuento.

25. Preparar un memorando para los papeles de trabajo que resuma los resultados de
nuestras observaciones, recuentos selectivos, etc. y obtener conclusiones sobre la
efectividad de los recuentos fsicos y nuestro grado de satisfaccin con respecto a
ellos.

LINEAMIENTOS GENERALES SOBRE LAS ACTIVIDADES BSICAS QUE DEBEN INTEGRAR
LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La Administracin de Inventarios es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes
de una empresa para asegurar las existencias (materia prima, materiales, suministros,
productos semielaborados y terminados) para produccin y/o venta en la cantidad, calidad
y oportunidad necesarias, a costos ptimos.

Con objeto de establecer el marco de referencia de la Administracin de Inventarios, a
continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integran, las cuales no intentan
ser limitativas sino solamente enunciativas:

1. Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la
Administracin de Inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y
vigilar su cumplimiento.

2. Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos
materiales y humanos necesarios.

3. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que
integran la Administracin de Inventarios.

94

4. Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales, en base a los
programas de produccin y/o ventas.

5. Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de
materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesarias.

6. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda,
custodia, distribucin, acomodo y movimiento de materiales, as como la ptima
utilizacin de reas de almacenaje.

7. Disear la documentacin para controlar los movimientos de existencias y definir el
flujo de las mismas, de tal forma que permita el procesamiento correcto y oportuno
de datos.

8. Implantar sistemas de costos y mtodos de valuacin para el registro contable de
inventarios.

9. Definir la forma, oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los informes
necesarios que permitan mantener la comunicacin en los diferentes niveles de la
organizacin.

10. Implantar procedimientos presupuestarios para comparar sistemticamente con los
resultados reales y detectar y corregir oportunamente las desviaciones.

11. Implantar sistemas de informacin que permitan conocer los costos de ordenar,
reponer y mantener los inventarios, as como el costo beneficio atribuible a la
dinmica de los inventarios.

12. Establecer medidas de control para identificar oportunamente inventarios de lento
movimiento y obsoletos.

13. Coordinar actividades con reas relacionadas como compras, produccin, ventas,
control de calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.


95

COMENTARIOS
A. ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

1. Se verifica la canidad y calidad de las
existencias ?
2. Se preparan reportes de las existencias
que incluya nombre del proveedor ,
descripcin y cantidades recibidas listadas
en detalle?
3. Cuentan los almacemistas con adecuados
controles de inventarios , por ejemplo :
sistema de Kardex?
4. Se encuentran las existencias bien
ordenadas y acomodadas en los
almacenes?
5. En los almacenes se segrega
adecuadamente , de manera que no estorbe
, las existencias obsoletas ?
6. Se han asignado mximos y mnimos a los
artculos de inventario ?
7. Se contemplado el uso del sistema ABC
para el control de los inventarios ?
8. Se cuenta con lotes econmicos de
compra , son adecuados ?
9. Se tienen estratificados los inventarios de
manera que se mantenga especial atencin
a las partidas ms importantes ?
10. Se busca el equilibrio entre la inversin en
inventarios y el servicio al usuario ?

11. Se tiene cuantificado el importe de las
existencias obsoletas ?
12. Cul es el importe actual de cada tipo de
inventario , cul es el de los ltimos cinco
aos ?

B. DESPACHOS

1. Son remisionados los embarques en formas
prenumeradas y con la orden de embarque
correspondiente?

2. Se verifica mensualmente que lo enviado a
clientes coincida con el correspondiente cargo a
cuentas por cobrar en contabilidad?

1. Firma de recibida la mercadera , el
cliente?

2. Se tienen contemplados procedimientos
autorizados de acciones a seguir en los
96

siguientes casos:
a) Mercaderias devueltas por clientes
b) Ventas a empleados
c) Ventas de equipo
d) Embarques sin cargo?

3. Los inventarios obsoletos o de lento
movimiento se tienen segregados a la vista
que se pueda identificar de inmediato
cualquier faltante ?

C. REGISTROS DE INVENTARIOS

1. Se mantiene una tarjeta de inventarios por
todas las partidas en existencia?
2. Se tienen controlados individualmente las
mercaderias ?
3. Se investigan las diferencias en inventarios
fsicos contra los registros ?
4. Se encarga a un empleado responsable la
conciliacin de inventarios y el aprobar los
ajustes ?





julio?

CEDULA : VENTAS CREDITOS Y RECUPERACIN DE CRDITOS

III 3-2

97

COMENTARIOS


3. Son pre numeradas las notas de cargo que
giran los cobradores?

4. Se cumple los deseos del cliente sobre
banco elegido para descontar su letra?

5. El personal que maneja fondos
(cobradores), est afianzado?




estos saldos?

diariamente?

alcanzar?

12. Se da a conocer el rendimiento
comparativo mensual por cobradores?

D.4. ETAPA IV.

98

VIDA FELIZ S.A.A.

ETAPA IV

EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS

(OCTUBRE 20X5 MARZO 20X6)

99

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

A efecto de poder desarrollar el Examen Profundo, es necesario que el Auditor Operativo tenga
presente las actividades que desarrolla cada una de las reas a ser examinadas, ya sean
actividades examinadas dentro de los ciclos operacionales o del sistema de control interno en
general.

Ventas Cuentas por Cobrar:

- Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos
generales de la empresa y vigilar su cumplimiento (los objetivos pueden estar relacionados
especficamente, con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las
ganancias, la determinacin de precios, el tipo de productos, la distribucin, los canales de
venta, las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las
remuneraciones al personal de ventas, etc.).

- Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la
operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes.

- Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se
necesiten, oportunamente en las cantidades convenientes y a los precios correctos.

- Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la empresa y coordinar
con los dems departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente.

- Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta que ofrecen.

- Participar en el establecimiento de las listas de precios.

- Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer las
condiciones de pago.

- Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su cumplimiento.

- Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta
que se hace la entrega del artculo en cuestin, con oportunidad y a satisfaccin del
interesado. Esta secuencia incluye la distribucin fsica de los artculos y la seleccin de los
canales ms adecuados.

- Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la
efectividad de ambas.

- Realizar promociones de ventas.

- Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y potenciales y
otras caractersticas convenientes.

- Preparar el pronstico de ventas.

100

- Someter a la Gerencia de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar
peridicamente las variaciones que se tengan. Estas explicaciones permitirn tomar las
medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de planeacin.

- Establecer las estadsticas necesarias, por zonas, lneas, artculos, agentes u otros criterios de
clasificacin, para tener informacin oportuna y suficiente que permita reaccionar
adecuadamente ante las exigencias del mercado.

- Seleccionar y promover lneas y/o artculos con mejores mrgenes.

- Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumpliendo las polticas de
comercializacin y crdito y su aplicacin.

101


IV
EXAMEN : VENTAS CUENTAS POR COBRAR COBRANZAS
PERIODO : OCTUBRE 20X5- MARZO 20X6
EDULA : PROGRAMA DE AUDITORIA

I. OBJETIVOS

a. Examinar el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de
ventas con el propsito de determinar los hallazgos en los controles operacionales existentes
en la realizacin misma de las operaciones; considerando principalmente el objetivo general de
la empresa en la operacin de ventas cuentas por cobrar y su enfoque particular a incrementar
su eficiencia operativa y/o disminuir sus costos.

b. Examinar crticamente las actividades y sub actividades de cobranzas, con la finalidad de
identificar los hallazgos que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo.

c. Obtener evidencia competente, para prever una base razonable de los hallazgos, conclusiones
y recomendaciones del auditor.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Efectuar anlisis sobre las ventas de octubre a marzo de 20X6, determinando
las ventas al contado y al crdito.

IV - 1
2. Identificar los sectores o tipos de clientes atendidos al crdito.

IV - 2
3. Solicitar a Crditos y cobranzas reporte sobre Montos y Sectores morosos y
efectuar anlisis.

IV - 3
4. Determinar en que medida la ausencia de actualizacin de cuentas por cobrar
y estrategias para las ventas afecta la toma de decisiones y los resultados.

IV - 4
5. Determinar si las metas y actividades previstas por la Gerencia de Ventas
para el ltimo trimestre del 20X5 y primero del 20X6, se han cumplido.

IV - 5
6. Analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar su
efectividad prctica en que se desenvuelve la administracin de recursos
humanos y la infraestructura administrativa (planeacin, organizacin,
direccin y control) establecida en esta rea.

IV - 6
7. Desarrolle todas las tcnicas y procedimientos que le permitan determinar el
rendimiento del personal

IV - 7
8. Otros de acuerdo a las caractersticas.

102

EXAMEN : VENTAS CUENTAS POR COBRAR COBRANZAS

IV 1
CEDULA : ANALISIS SOBRE LAS VENTAS
DE OCTUBRE A MARZO 20X6

1. Porcentaje de ventas y margen de utilidad.

% DE VENTAS % MARGEN DE UTILIDAD
- Mercaderia A y B 61 % 29 %
- Mercaderia C 32 % 41 %
- Mercaderia D y, otros 7 % 26 %
_______________
100 %
===============

2. Utilidad Bruta

MERCADERIA VENTAS UTILIDAD BRUTA
S/. S/.
- A B 4 239 988 1 229 596
- C 2 224 256 911 945
- D, otros 486 556 126 505
_____________ ____________

6 950 800 2 268 046
============= ============
3. Condicin de venta:

. Venta de mercadera

20X6
- al contado 33 %

- al crdito:
a 90 das 35 %
a 120 das 32 %

. Prestacin de servicios:

- al contado

4. Ventas:
MES CONTADO CREDITO
Octubre 314 265 320 935
Noviembre 992 158 1 120 650
Diciembre 278 976 940 262
Enero 270 320 542 500
Febrero 201 645 852 320
Marzo 236 400 880 369
------------- -------------
TOTAL S/. 2 293 764 S/. 4 657 036
TOTALES S/. 6 950 800
103

EXAMEN : VENTAS CREDITOS

IV 2
CEDULA : SECTORES O TIPOS DE CLIENTE
ATENDIDO AL CREDITO

CLIENTES
________

a) Personas J urdicas Periodo
__________________ _______

Octubre Marzo 20X6 %
S/.
________________ _____

Empresas Industriales 838 266 18
Empresas comerciales 698 555 15
Empresas de servicios 465 703 10
Otros 232 853 5
__________ ____

S/. 2 235 377 48 %
========== ====

b) Personas naturales (*)

Ejecutivos 838 266 18
Empleados 791 696 17 J ubilados
651 985 14
Otros 139 712 3
__________ ____

S/. 2 421 659 52 %
========== ====

S/. 4 657 036 100 %
========== ====

(*) La condicin es que acredite un ingreso mensual mayor a S/. 1 000,00; bien sea con
Boletas de Pago o Recibo de Honorarios.
Al respecto no se ha implantado procedimiento alguno para constatar la veracidad de dicha
acreditacin.

104

CEDULA : MONTOS Y SECTORES MOROSOS

1. Crditos no vencidos :
S/. %

IV 3
__________ ____

Al 20X5-12-31 1 292 327 37

2. Clasificacin por antigedad del saldo del cliente:
S/. %
__________ ____
Crditos con retraso de hasta 30 das 419 133 12
Crditos con retraso de hasta 60 das 873 194 25
Crditos con retraso de +de 60 das 908 123 26
__________ ____
2 200 450 63
========== ====
3 492 777 100 %
========== ====

3. Clasificacin media de cartera

S/.1 292 327
_____________ =37 %
S/.3 492 777

4. Sectores morosos
S/. % %
de sus compras
(octubre marzo 20X6)
_____________ ____ _____________
Ejecutivos 792 162,00 36 10,34
Empleados 748 153,00 34 31,02
Empresas de servicios 308 063,00 14 27,14
Empresas comerciales 242 050,00 11 13,12
J ubilados 88 018,00 4 12,41
Otros 22 004,00 1 ?
_____________ _______
TOTAL VENCIDO S/. 2 200 450,00 100 %
============= =======

NOTA: Las cuentas por cobrar no han sido valuadas desde .........de 20X5 y la informacin
obtenida no ha sido probada en forma analtica por el responsable del rea, lo que significa
que estos datos de morosidad pueden incrementarse; razn por la cual es que no coincide
con la informacin contable. Al mismo tiempo es de indicar que no se tiene informacin
actualizada de enero a marzo del 20X6.

Segn Balance Cliente
S/.
Segn Auditora
S/.
Cuentas por cobrar comerciales 3 572 620,00 3 492 777,00
Provisin cobranza dudosa (1 630 318,00) (2 200 450,00)
Neto 1942 302,00 1 292 327,00
105

EXAMEN : VENTAS CREDITOS Y COBRANZAS

IV 3-1


COMENTARIOS
1. Existen normas escritas y actualizadas para
el otorgamiento de crditos?

2. Los montos de crdito aprobados son
revisados y actualizados permanentemente?

3. Puede aprobar crditos persona distinta al
jefe de rea?

4. Existe una clasificacin de clientes por
ejemplo Intermediario - Consumidor final?

5. Todos los Items que comercializa la
empresa pueden venderse al crdito?

6. Los crditos aprobados, aparecen
simultneamente en la historia del cliente?





julio?
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

CONCLUSIN:

106

EXAMEN : VENTAS-CREDITOS Y
RECUPERACION DE CREDITOS

IV 3-2

COMENTARIOS


3. Son pre numeradas las notas de cargo que
giran los cobradores al 31 12 20X5?

4. Se cumple los deseos del cliente sobre
banco elegido para descontar su letra?

5. El personal que maneja fondos
(cobradores), est afianzado?




estos saldos?

diariamente?

alcanzar?

12. Se da a conocer el rendimiento
comparativo mensual por cobradores?
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONCLUSIN:

107


IV 3-3

OBSERVACIN : Incremento de morosidad del Crdito.

1. Naturaleza de la observacin:
Financiera.

2. Elementos de la observacin:
2.1. Condicin:
Las ventas al crdito son del 67% (S/. 4 657 036,00) del total de ventas
(S/. 6 950 800,00); a su vez, tiene un ndice de morosidad de 14% de los cuales
12% corresponden a ventas realizadas en el III Trimestre. Asimismo, las ventas del
IV Trimestre, en relacin a las del III Trimestre, han disminuido, mientras que las
Ventas al Crdito se han incrementado considerablemente.
2.2. Criterio:
El otorgamiento de crditos a clientes debe ser planificado y coordinado con el
conjunto de elementos de la empresa, a fin de que ste sea determinado y
manejado racionalmente, con metas y pautas objetivas.
2.3. Efecto:
- Desequilibrio financiero de la empresa por dinero inmovilizado en crditos
de difcil recuperacin por S/. 2 200 450,00.
2.4. Causa:
- Inadecuada seleccin y clasificacin de clientes.
- Ineficiencia en la cobranza a clientes.
- Descoordinacin de ventas con crditos.

3. Comentario del funcionario:
Manifest demoras en otras reas, personal asignado no adecuado, retrasos de
informacin de cmputo.

4. Conclusin:
- Se est incrementando los montos de crditos otorgados a clientes sin
coordinacin adecuada con finanzas y gerencia general, ocasionando
desequilibrios que pueden poner en problemas financieros a la empresa, capital de
trabajo inmovilizado por S/. 2 200 450,00. Asimismo, se viene actuando sin las
medidas de control y evaluacin propias de la racionalidad del manejo empresarial.

5. Recomendacin:
- Establecer pautas de coordinacin y evaluacin permanente de reas afines, as
como metas y objetivos precisos que optimicen la funcin del rea.
108


IV 3-4

OBSERVACIN : Sistema de Crdito Inadecuado.

Administrativa.

2.1. Condicin:
Los crditos a clientes nuevos demoran en su clasificacin de 9 a 15 das, los
crditos habituales pueden demorar hasta 6 das. No existen normas sobre tiempo
mximo que debe demorar la clasificacin de un crdito. Asimismo, no existe
procedimiento alguno para constatar la veracidad de la informacin que presentan
los clientes.
2.2. Criterios:
Toda empresa basa sus resultados en la eficiencia y eficacia de sus
procedimientos y atencin a clientes, obviamente tambin es el criterio de VIDA
FELIZ S.A.A. y debe trabajarse en ese sentido.
2.3. Efecto:
- Clientes descontentos que en algunos casos "compensan" las demoras
sufridas en la atencin de sus pedidos, con la demora en sus pagos.
- Incremento de deudas a cargo de clientes al 31 12 20X5 de
S/. 3 492 777,00; con una cartera morosa de 67%; S/.2 200 450,00.
2.4. Causas:
- Inexistencia de plazos y controles sobre la ejecucin del proceso de
clasificacin y seleccin.
- Ineficacia y demora excesiva en el proceso operativo.
- Apata y actitud defensiva del personal responsable y ejecutor.

3. Comentarios del funcionario:
- Descoordinacin y demora en otras reas (ventas - crditos, almacenes,
reclamos).
- Presin del rea de ventas por mejorar cifras.
- Indefinicin y barreras en la comunicacin y coordinacin con instancias de
decisin en la empresa.

4. Conclusin:
No existe un trabajo eficiente y en equipo; ni el control y evaluacin necesarios para
priorizar las operaciones y alcanzar objetivos en el rea.

5. Recomendacin:
Es necesario establecer y/o actualizar manuales de funciones y procedimientos con plazos
e instancias definidas de ejecucin, evaluacin e informacin en todo el proceso.

109


IV 3-5
EXAMEN : VENTAS CREDITO Y COBRANZAS
PERIODO : OCTUBRE 20X5 MARZO 20X6

OBSERVACIN : Ineficiencia en Cobranzas.

Financiera y Administrativa.

2.1. Condicin:
Se ha otorgado mayor porcentaje de crditos a clientes insolventes, segn datos
estadsticos de cada sector, donde las ventas al crdito y cobranzas, en lugar de
tener una evolucin directa, muestran una inversa (aumento de ventas crdito
disminucin de cobranzas).
2.2. Criterio:
Los crditos deben ser dirigidos a clientes con mayor respaldo econmico y
financiero segn la evolucin del mercado.
2.3. Efecto:
- Cartera de cobranza vencida significa el 67% del total por cobrar en el II
Semestre:
- Sectores difciles que conforman esta cartera:
Ejecutivos 36% S/. 792 162,00
Empleados 34% S/. 748 153,00
Empresas de servicios 14% S/. 308 063,00
Empresas comerciales 11% S/. 242 050,00
2.4. Causas:
- Incumplimiento de requisitos e instancias legales de cobranza.
- Falta de informacin oportuna y controles permanentes de resultados.
- Incumplimiento y deficiencia en atender reclamos.

3. Comentarios del funcionario:
- El jefe de crditos manifiesta que la cobranza judicial no es efectiva y que el asesor
legal slo tiene entrevistas con la gerencia de ventas.
- El personal de cobranza, adems de que no cuenta con los medios adecuados
(movilidad), est conformado por personal al cual es difcil de controlar su labor.

4. Conclusin:
Existe una deficiencia generalizada en todo el proceso de cobranza, especialmente en
afrontar y resolver los casos problemticos que originan morosidad generando una cartera
al 31 12 20X5 del 67% de los crditos otorgados.

5. Recomendacin:
Reeditar y sobre todo, supervisar y controlar plazos, instancias, procedimientos y metas de
cobranza a fin que se cumplan y se ajusten permanentemente a las necesidades y
objetivos de la empresa.

110


IV 4
EXAMEN : VENTAS
PERIODO : Octubre 20X5 Marzo 20X6

CEDULA : DATOS ESTADISTICOS EN VENTAS

Se determin que existe programacin de las actividades de ventas, pero que en la prctica no es
operativa.

Sin embargo el rea no tiene claridad en cuanto a los objetivos y polticas establecidas, en la
medida que estas son dadas en forma verbal, y sobre todo teniendo en cuenta que la organizacin
del rea de ventas ha sido establecida en base al criterio del gerente del rea.

En la programacin inicial del II Semestre se determin el incremento de las ventas al crdito a 90
y 120 das.

111


IV 5
EXAMEN : VENTAS
PERIODO : Octubre 20X5 - Marzo 20X6

CEDULA : CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES
DE LA GERENCIA DE VENTAS

Se determin que la ausencia de estudios sobre el potencial del mercado ha conllevado a
un deficiente presupuesto de ventas, no se tiene una adecuada coordinacin y supervisin
de las actividades.

El Gerente de ventas, Sr......................, manifest que el hecho se debe a la ausencia de
polticas de promocin y directivas por escrito al personal y por falta de polticas de
procedimientos administrativos actualizados para un adecuado uso de los recursos.

La gerencia de ventas debe tener en cuenta que los presupuestos de ventas deben ser
elaborados en base a posibilidades lgicas y situaciones de mercado, para lo cual se debe
contar con la informacin requerida y con la coordinacin con los departamentos y reas
involucradas y dar directivas por escrito sobre las polticas y procedimientos en el uso de
los recursos.
112


IV 5-1
EXAMEN : VENTAS

OBSERVACIN: Ausencia de polticas y estrategias definidas para el rea de ventas.

1. Naturaleza de la observacin: Administrativa.

2.1. Condicin:
No se conocen las polticas y estrategias para el rea de ventas.
2.2. Criterio:
El establecimiento de las polticas y estrategias es fundamental porque delimita el
marco de accin del rea de ventas; en consecuencia debe enunciarse por escrito
y los presupuestos de ventas deben ser elaborados en base a posibilidades lgicas
y situaciones de mercado.
2.3. Efecto:
- Disminucin de las ventas en 37% (S/.4 124 015,00).
- Deficiente determinacin de la capacidad decisoria del rea de ventas.
- Inadecuado presupuesto de ventas.
- Inoportuna coordinacin y supervisin de las actividades.
- Incremento de crditos morosos.
2.4. Causa:
- Descuido de la Alta Direccin al no exigir las evaluaciones sobre el rea de
ventas.
- Ausencia de estudios sobre el potencial del mercado.
- Inoportuna coordinacin con los departamentos que intervienen.

3. Comentario del cliente:
El Gerente de Ventas, Sr. ................, manifest que no se haba establecido las polticas y
estrategias por escrito debido a que la alta direccin de VIDA FELIZ S.A.A. no ha dado por
escrito el enunciado de las mismas. Asimismo, manifest que existe ausencia de polticas
de promocin y directivas por escrito al personal y falta de procedimientos administrativos
para un adecuado uso de los recursos.

4. Conclusin:
Falta de polticas y estrategias definidas para el rea de ventas. La conduccin gerencial
del rea de ventas se realiza sin contar con los lineamientos, polticas y estrategias
definidas; como consecuencia las ventas disminuyeron en 37% al 31 de diciembre de 20X5
(S/. 11 074 815,00); pese al incremento significativo de otorgamiento de crditos.

5. Recomendacin:
Necesidad de establecer polticas y estrategias para la conduccin gerencial del rea de
ventas, as como dotar de instrumentos de anlisis y evaluacin para ventas. Con el fin de
alcanzar metas previstas es necesario establecer polticas, estrategias, normas y
procedimientos y deben enunciarse por escrito y ser puestos en conocimiento del personal
involucrado.

113

EXAMEN : ADM. RECURSOS HUMANOS
CEDULA : ANALISIS DE LA DOCUMENTACION
Y EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

IV 6

De la investigacin y anlisis desarrollado en el rea de administracin de recursos humanos se ha
obtenido los siguientes resultados:
1. No existen informes y/o documentos que evidencien evaluacin al rendimiento del personal
en general.

2. No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad) de
personal. Producto de ello se tiene una inadecuada asignacin de personal y se cuenta
con asesores que son de dudosa actuacin.

3. La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.
De la muestra seleccionada se encontr desequilibrio en sueldos entre jefes y
subordinados en todos los casos, excepto en tres:

EMPLEADO PUESTO ANTIGUEDAD SUELDO MES S/.

Luis Merino

J efe de auxiliares

5 aos 950,00
Sal Poblete B. Auxiliar 4 aos 950,00
Vicente Iglesias Auxiliar 6 aos 750,00

4. Existen problemas de comunicacin entre jefes y subordinados, que hace peligrar la buena
marcha de la empresa.
Una encuesta realizada revel los siguientes asuntos:

DESCRIPCION PERSONAL
ADM.
PERSONAL
VENTAS
- Desconocen lo que la empresa espera de ellos y no saben
cual es el puesto siguiente que podran ocupar.

60%

72%
- A la pregunta cmo califica el trato que le da a usted su
jefe inmediato? Respondieron:
Excelente
Bueno
Psimo

2%
38%
60%

0
36%
64%
- Reportan a dos personas que en ocasiones se contradicen. 15% 36%
- Desconocen las prestaciones en materia de seguros y
promocin que la empresa tiene establecidas para ellos.

11%

68%

5. Se determin 120 quejas recibidas en los ltimos 6 meses referentes a demanda de buen
trato por parte de sus jefes, llamadas de atencin sin motivos, otras. Al respecto, en la
encuesta realizada, el 60% del personal ejecutivo seal que slo con mano dura es
posible obtener resultados medianamente satisfactorios del personal.

6. No se cuenta con programa alguno para capacitar y desarrollar personal; as como la
filosofa para administrar el personal es inadecuada, existiendo una alta rotacin.

7. La capacitacin del personal operativo y ejecutivo es nula.
114


IV 7
EXAMEN : ADM. RECURSOS HUMANOS

CEDULA : EVALUACION AL PERSONAL

Los motivos porque no se han hecho evaluaciones al rendimiento del personal, entre los
que se pudo determinar son:

- No existe una poltica adecuada de administracin de recursos humanos.

- Ausencia de un programa de seleccin de personal idneo.

- Falta de comunicacin escrita suficiente en todos los niveles.

- Falta de control y supervisin oportuna sobre el cumplimiento de sus actividades.

- Estructura administrativa inadecuada.

- Organizacin inefectiva.

- No existe un J efe de Personal.

- Maltrato del personal ejecutivo a los trabajadores.

- Falta de identidad de los trabajadores con la empresa y de una filosofa propia de la
empresa hacia su personal.

El Gerente administrativo, CPC ............., manifest que la falta de actualizacin por escrito de las
polticas y de los procedimientos administrativos sobre la administracin de recursos humanos
viene ocasionando esta deficiencia. Asimismo manifest que ya se han tomado acciones al
respecto.

Esta deficiencia viene ocasionando, mayores costos de operacin, desconocimiento sobre el
avance de las tareas asignadas, desconocimiento sobre la eficacia y calidad de la labor efectuada
y la prdida de posicionamiento de la empresa en el mercado.

"Hallazgo de Auditora"

115


IV 7-1
EXAMEN : RECURSOS HUMANOS VENTAS
PERIODO : OCTUBRE 1999 MARZO 2000

OBSERVACIN: Inadecuado sistema de administracin de recursos humanos.

1. Naturaleza de la observacin: Administrativa.

2.1. Condicin: El inadecuado sistema de administracin de recursos humanos,
bsicamente sobre el rendimiento del personal, viene ocasionando desviaciones
significativas en el rea y por ende en la empresa.
2.2. Criterio: Se debe delinear una poltica adecuada de administracin de recursos
humanos, y establecer normas y estandares de medicin del trabajo y
procedimientos de evaluacin sobre las responsabilidades asignadas.
2.3. Efecto:
- Deficiencia que ha ocasionado mayores costos de operacin (7,6%),
demoras en el cumplimiento de las tareas (informes imprecisos),
burocratismo.
- Desconocimiento sobre el avance de las tareas asignadas y sobre la
eficiencia y calidad de la labor efectuada.
2.4. Causa:
- No existe un adecuado sistema de administracin de recursos humanos.
- Ausencia de un programa de seleccin y promocin de personal idneo.
- Falta de control y supervisin oportuna sobre el cumplimiento de sus
actividades.
- Falta de comunicacin escrita suficiente en todos los niveles.

El gerente administrativo, Sr. ............., manifest que la falta de actualizacin por escrito de
las polticas y de los procedimientos administrativos sobre la administracin de recursos
humanos viene ocasionando esta deficiencia; a la fecha se han tomado acciones al
respecto.

4. Conclusin:
"Falta de un adecuado sistema de administracin de recursos humanos y, principalmente,
en lo referente a la determinacin de su rendimiento sobre las actividades asignadas".
VIDA FELIZ S.A. no ha delineado polticas y procedimientos adecuados para la
administracin de su personal, en cuanto a necesidad, seleccin, contratacin,
remuneraciones, reemplazos, capacitacin, control y organizacin.

5. Recomendaciones:
Es necesario establecer:
- Un sistema adecuado sobre administracin de recursos humanos.
- Normas de evaluacin del rendimiento del personal de acuerdo a las
caractersticas de cada una de las reas y conocer las labores efectuadas
practicando una gestin por resultados (das, semanas y meses).
- Una lnea de comunicacin permanente por escrito, sobre el acontecer de todas
las actividades de la empresa e implementar crculos de estudio por reas
operativas.
- La racionalizacin de las gerencias a efecto de reducir costos operativos, as como
la racionalizacin y distribucin adecuada del personal en todas las reas de la
empresa.
116


IV 8
EXAMEN : VENTAS

OBSERVACIN: Funcionamiento de VIDA FELIZ S.A. est en riesgo al tener un solo canal
de ventas

1. Naturaleza de la observacin:.

2.1. Condicin:.
2.2. Criterio:.
2.3. Efecto:
2.4. Causa:


4. Conclusin:

5. Recomendaciones:

117


IV 9
EXAMEN : VENTAS

OBSERVACIN: No se tiene informacin detalladal al 31 de marzo del 2000 sobre las
ventas y la administracin de cartera

1. Naturaleza de la observacin:.

2.1. Condicin:.
2.2. Criterio:.
2.3. Efecto:
2.4. Causa:


4. Conclusin:

5. Recomendaciones:

118

D.5. ETAPA V.

INFORME

119

--------------------------------------------------------------
CONVICCIN Y TALENTO ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL
---------------------------------------------------------------------
INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA
DE LA EMPRESA VIDA FELIZ S.A.A.

AL: GERENTE GENERAL DE VIDA FELIZ S.A.A.

I. BASE DE DATOS

1. Actividad econmica y objetivo principal de la empresa

La actividad principal de VIDA FELIZ S.A. es la distribucin de productos perecibles de
consumo humano a nivel nacional.

2. Constitucin y Desarrollo:
VIDA FELIZ S.A. se constituye el .......de ........ de 19..., suscribiendo las acciones .....
empresarios nacionales con un capital social de .............................. NUEVOS SOLES.

Accionistas Importe Acciones %
S/. No.
-
-
-
-
-

El capital contable al 31 de diciembre de 1998 asciende a S/. 6 112 456,00; y al 31 de
diciembre de 1997 era de S/. 10 816 702,00; al cual, por concepto de ajustes de aos
anteriores se increment S/. 1 228 210,00 y por concepto de compensacin de prdidas
acumuladas se disminuy en S/. 5 932 458,00. Quedando el saldo que se muestra al 31 de
diciembre de 1998.

La sede administrativa se ubica en la ciudad de Lima, y tiene 6 centros de
distribucin: Zrate, San J uan de Miraflores, San Martn de Porras, Independencia,
Ate y Surco. Asimismo, la empresa desde 1996 viene efectuando estudios de
investigacin para ampliar su distribucin en Arequipa y Piura.

Es una empresa Comercial del sector privado, y el trmino de duracin de sus operaciones
es indefinido.

El Directorio actual esta conformado por:

- Presidente
-
-

120

3. DE LA AUDITORIA:

3.1 Antecedentes
Nuestra Auditora Operativa, se efectu a solicitud de la misma Empresa, segn
contrato de fecha 08 de enero de 1999.

3.2 Finalidad
Contribuir y coadyuvar al mejor logro de las metas y objetivos de VIDA FELIZ S.A.
contenidas en su Plan Operativo, evaluando su consecucin, revelando sus
desviaciones y sugiriendo los correctivos necesarios, que tiendan a incrementar
economa, eficiencia y efectividad en sus operaciones.

3.3 Objetivos
- Verificar y evaluar el cumplimiento de las polticas, normas, metas y
objetivos establecidos.
- Cautelar que la Gestin Administrativa de las Areas Operativas a ser
examinadas se ejecute dentro de los criterios de Eficiencia, Eficacia y
Economicidad.

3.4 Alcance y Naturaleza
Examen y evaluacin de las operaciones financieras y administrativas
correspondientes al Segundo Semestre de 1998, aplicando el sistema selectivo de
Comprobacin.

II. COMENTARIOS

La auditora se desarroll del 11 de enero de XX5 al 1 de marzo de XX69, fecha en la que
se eleva el Informe.

En el transcurso del examen se efectu informes previos que llevaron a los directivos a
tomar acciones al respecto:

- La Empresa tiene polticas generales que en la prctica son adecuadas a sus fines
y objetivos.
- Aspectos Contables:
En el ao 1997 otros auditores dieron opinin con salvedad por falta de
revelacin de contingencias y sobrevaluacin de la depreciacin acumulada.
Las cuentas por cobrar no han sido evaluadas desde junio de 1998.
La depreciacin del ao 1998 se encuentra subvaluada en S/. 120 000,00.
Inadecuado tratamiento del arrendamiento financiero por compra de camiones.
No se provisionaron los honorarios de los Asesores Legales y de los Auditores
Externos por S/. 30 000,00 y S/. 37 500,00 respectivamente, correspondiente al
ao 1998
No se contabiliz una venta diferida de S/. 260 000,00; siendo su costo de
S/. 120 000,00 aproximadamente.
No se ha registrado una deuda con proveedores del exterior por la compra
hecha el 15/12/98; por US$ 90 000,00; mercadera recibida el 18/01/99.
Para el ao 1998 se cambi el mtodo de Evaluacin de Existencia de PEPS a
UEPS, con un efecto en el ejercicio de S/. 180 000,00.
La Contabilidad presenta un mes y medio de atraso.

- Contingencias y Hechos posteriores al 31 de diciembre de 1998:
El 20/02/99 quebr un cliente cuya deuda ascenda a S/. 200 000,00; monto no
provisionado al 31/12/98.
121

El 05/01/99 se inund el Centro de Distribucin de Zrate, las prdidas
ascendan a US$ 600 000,00; entre existencias y embalajes; cubriendo el
Seguro slo el 90% del siniestro. Por lo tanto asume la empresa una prdida
de US$ 60 000,00.
Desde el 15 de junio de 1998 la empresa tiene un juicio de un cliente por
US$ 175 000,00; por estar la existencia en mal estado; sin embargo, los
asesores legales indican que el juicio sera ganado por VIDA FELIZ S.A.
VIDA FELIZ S.A. ha iniciado un juicio a un proveedor por incumplimiento de
contrato en la entrega de mercadera por S/. 165 000,00; no hay opinin de los
asesores legales.

- Otros aspectos:
La competencia se ha incrementado con la llegada de dos empresas
extranjeras que en conjunto cubren el 35% del mercado y VIDA FELIZ S.A.
tiene slo el 20% del mercado, siendo la tendencia a seguir perdiendo.
A partir de junio de 1998 las ventas se realizan al crdito, a 90 y 120 das,
antes slo 40 das.
Segn libro de Actas del Directorio de fecha 16/12/98 se acord ampliar el
convenio de distribucin para 1999 con la empresa afiliada SIMPLE ILUSIN
S.A. para la venta de la totalidad de los productos, antes era slo del 50%,
rebajando la comisin del 12,5% al 9%.
En 1998 la empresa cambi equipo AS-400 que tena desde 1995 a una red de
Windows NT.

- Si bien es cierto todos estos aspectos son de conocimiento de los ejecutivos de
VIDA FELIZ S.A.,quienes.han asumido el compromiso de solucionarlos a la
brevedad posible, debido a la importancia que implica en particular cada uno de
ellos; nos permitimos revelarlo.
- ..........
- ..........
- ..........
- ..........

- La Empresa tiene polticas generales que en la prctica son adecuadas a sus fines
y objetivos.
- Las normas y procedimientos administrativos para el rea de ventas han sido
implementadas de acuerdo al criterio del Gerente de ventas y por ende no son
compatibilizadas en equipo.
- Los presupuestos son elaborados por la Gerencia de finanzas, donde la
participacin de las gerencias afines es mnima.
- La estructura orgnica no es la ms adecuada.
- El capital social desde la fecha de su constitucin se ha incrementado en S/. 929
786,00 por reexpresin, faltando a la fecha su formalizacin.
- Cantidad considerable de mercadera se encuentra pendiente de entrega as como
mercadera en consignacin.
- El sistema PED en trminos generales cumple con los objetivos del sistema de
control interno.
- Definicin y/o mejora de las lneas de autoridad, responsabilidad y canales de
comunicacin
- La coyuntura de competencia cada vez ms agresiva en el mercado, obliga a tener
mecanismos de crditos y cobranzas sumamente eficaces, flexibles y con
tecnologa adecuada.
- La empresa tiene un endeudamiento, por concepto de capital de trabajo, que
requiere un tratamiento especial.

122

III.OBSERVACIONES

1. Ausencia de Polticas y Estrategias Definidas para el Area de Ventas.

Se apreci ausencia de polticas y estrategias, para conducir la gestin gerencial del rea
de ventas.
Teniendo en cuenta que el establecimiento de polticas y estrategias es fundamental en la
delimitacin del marco de accin y sobre todo en el rea de ventas. Se determin que las
causas se deben al descuido del Directorio al no exigir las evaluaciones sobre el rea de
ventas, a la ausencia de estudios sobre el potencial de mercado, falta de coordinacin con
todos los departamentos que intervienen.
Como consecuencia de ello se tiene, que las ventas disminuyeron con relacin al Primer
Semestre en 37% (S/. 4 124 015,00), deficiente determinacin de la capacidad decisoria
del rea de ventas, deficiente presupuesto de ventas, y una inadecuada coordinacin y
supervisin de las actividades.

2. Inadecuado Sistema de Administracin de Recursos Humanos.

La falta de control del rendimiento del personal ha ocasionado incremento de personal, con
una inadecuada asignacin de tareas.
El hecho de delinear polticas adecuadas de administracin de recursos humanos,
establecer normas y estandares de medicin del trabajo, procedimientos de evaluacin
sobre las responsabilidades asignadas; permite evitar:

- Deficiencias que ocasionan mayores costos de operacin (incremento de 7,6%),
demoras en el cumplimiento de tareas (informes imprecisos) y burocratismo
(algunas reas sobresaturadas de personal).

- Desconocimiento sobre el avance de las tareas asignadas y sobre la eficiencia y
calidad de la labor efectuada.

Las causas corresponden a la no existencia de una poltica adecuada de administracin de
recursos humanos, ausencia de un programa de seleccin de personal idneo, falta de
control y supervisin oportuna sobre el cumplimiento de las actividades, falta de
comunicacin escrita suficiente en todos los niveles.

3. Sistema de Crdito Inadecuado.

Los crditos otorgados a clientes no presentan una adecuada clasificacin, adicional a ello
presentan una demora de 6 a 9 das para nuevos clientes y de hasta 4 das para clientes
habituales; no existiendo tiempo mximo que debe demorar la clasificacin de un crdito.
Asimismo, no existe procedimiento alguno para verificar la autenticidad de la informacin
que presentan los clientes.

Toda empresa basa sus resultados en la eficacia y eficiencia de sus procedimientos, y en
este caso en la atencin a los clientes.

123

La no observancia de sto trae consigo clientes descontentos, que en algunos casos
compensan las demoras sufridas en la atencin de sus pedidos con la demora en sus
pagos; incremento de deudas a cargo de clientes del 67% de las cuentas por cobrar
S/. 3 492 777,00; originado por inexistencia de plazos y controles sobre la ejecucin del
proceso de clasificacin y seleccin, ineficiencia y demora excesiva en el proceso
operativo, apata y actitud defensiva del personal responsable y ejecutor.

4. Incremento de Morosidad del Crdito.

Las ventas del Segundo Semestre 1998 (S/. 4 657 036,00), en relacin a las ventas del
Primer Semestre (S/. 6 950 800,00) han disminuido; mientras que las ventas al crdito se
han incrementado considerablemente, presentando un ndice de morosidad del 14% para
el ao 1998; de las cuales el 12% corresponden a ventas realizadas en el Segundo
Semestre.

El otorgamiento de crditos a clientes debe ser planificado y coordinado con el conjunto de
elementos de la empresa, a fin de que ste sea determinado y manejado racionalmente
con metas y pautas objetivas.
Ocasionando el desequilibrio financiero de la empresa por dinero inmovilizado en crditos
de difcil recuperacin por S/. 2 200 450,00 originado por inadecuada seleccin y
clasificacin de clientes, ineficiencia en las cobranzas a clientes y descoordinacin de
ventas con crditos.

5. Ineficiencia en Cobranzas

Segn datos estadsticos de cada sector que atiende VIDA FELIZ S.A. es el sector de
ejecutivos el que tiene el mayor porcentaje de deuda en situacin de morosidad con 36%
(S/. 792 162,00), seguido por empleados 34% (S/. 748 153,00), empresas de servicios
14% (S/. 308 063,00), empresas comerciales 11% (S/. 242 050,00).

De stos datos se puede observar que las ventas al crdito y cobranzas muestran una
situacin inversa, es decir aumento de ventas al crdito y disminucin de cobranzas,
ocasionado por incumplimiento de requisitos e instancias legales de cobranza, falta de
informacin oportuna y controles permanentes de resultado, incumplimiento y deficiencia
en atender reclamos.

124

IV. CONCLUSIONES.

A. De Carcter Financiero.

1. Crditos morosos al 31 de diciembre de 1998 S/. 2 200 450,00

Al 31 de diciembre de XX5 se han incrementado los montos de crditos otorgados a
clientes sin una coordinacin adecuada entre finanzas y ventas; ocasionando
desequilibrios que pueden poner en problemas financieros a la empresa. Se viene
actuando sin las medidas de control y evaluacin propias de la racionalidad del manejo
empresarial.
(Obs. 4)

B. De Carcter Administrativo.

1. Ausencia de polticas y estrategias definidas para el rea de ventas.

La conduccin gerencial del rea de ventas se realiza sin contar con los lineamientos,
polticas y estrategias definidas; como consecuencia las ventas disminuyeron en 37%
(S/. 4 126 015,00) con relacin a las ventas del primer semestre de 1998
(S/. 11 074 815,00); pese al incremento significativo de otorgamiento de crditos.
(Obs. 1)

2. Inadecuado Sistema de Administracin de Recursos Humanos.

VIDA FELIZ S.A. no ha delineado polticas y procedimientos adecuados para la
administracin de su personal en general; en cuanto a necesidad, seleccin, contratacin,
remuneraciones, reemplazos, capacitacin, control y organizacin.
(Obs. 2)

3. Sistema de crdito inadecuado.

No existe un trabajo eficiente y en equipo, ni el control y evaluacin necesarios, para
priorizar las operaciones y alcanzar las metas y objetivos en el rea; as como determinar
el grupo objetivo.
(Obs. 3)

4. Ineficiencia en cobranzas.

Existe una deficiencia generalizada en todo el proceso de cobranza, especialmente en
afrontar y resolver los casos problemticos, identificados segn sectores de difcil
recuperacin como son el sector ejecutivo (S/. 790 162,00) y el sector de empleados
(S/. 748 153,00), seguido por empresas de servicios y empresas comerciales, que en
conjunto han originado una cartera morosa, slo en el Segundo Semestre de 1998, del
67% de los crditos otorgados.
(Obs. 5)

V. RECOMENDACIONES
125

Como resultado de la Auditora Operativa practicada a VIDA FELIZ S.A. nos permitimos
poner a consideracin de la Alta Direccin de VIDA FELIZ S.A. las Recomendaciones que
se indican, cuya implementacin har posible incrementar el grado de eficacia, eficiencia y
economicidad.

1. Es necesario establecer pautas de coordinacin y evaluacin permanente entre las reas
afines, as como metas y objetivos precisos que optimicen la funcin del rea y por ende la
situacin econmica y financiera de la empresa.

2. Necesidad de establecer Polticas y Estrategias para la conduccin Gerencial del Area de
Ventas.

Con el fin de alcanzar las metas previstas es necesario establecer polticas, estrategias,
normas y procedimentos; deben enunciarse por escrito y ser puestos en conocimiento del
personal involucrado.

3. Es necesario establecer:
- Una poltica adecuada sobre administracin de recursos humanos, normas de
evaluacin del rendimiento del personal, de acuerdo a las caractersticas de cada
una de las reas y una correcta asignacin, conocer las labores efectuadas.

- Una lnea de comunicacin permanente por escrito sobre el que hacer de todas las
actividades de la empresa.

4. Es necesario establecer y/o actualizar manuales de funciones y procedimientos
administrativos, con plazos e instancias definidas de ejecucin, evaluacin e informacin
en todo el proceso de seleccin y calificacin de clientes y crditos otorgados.

5. Reeditar y sobre todo supervisar y controlar plazos, instancias, procedimientos y metas de
cobranza a fin que se cumplan y se ajusten permanentemente a las necesidades y
objetivos de la empresa.

Arequipa, 21 de mayo del 20X6.

--------------------------
( Auditores )

126

III. BIBLIOGRAFA

1. El Manejo de las Organizaciones y su Auditora Interna. Manuel J uan Lazcano Seres;
Editorial Mc. Graw Hill; Mxico 1995.

2. Administracin Estratgica. Emilio Rodrguez Ponce, Pedro Daz Figueroa; Universidad
de Tarapac, Arica, Chile, mayo 1996.

3. Contadura y Administracin, Revista de Investigacin de la Facultad de Contadura y
Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico; No. 177; abril junio
1995.

4. La Empresa y los Sistemas de Informacin Contable Integrados. Rohel Snchez
Snchez. Texto gua Escuela Profesional de Contabilidad, Universidad Nacional de San
Agustn de Arequipa, Per, 1996.

5. Emilio Rodrguez, Funciones Empresariales, Publicacin Docente U.T.A., 1990.

6. Henry Sisk Mario Sverdlich, Administracin y Gerencia de empresa, Wester Publishing
Co, 1976.

7. Howard Stevenson, Definicin de las fuerzas y debilidades, Business Policy and
Estrategy.

8. Gerardo Ruiz y Otros, Planificacin Estratgica para C.E.I.C., 1986.

9. Pablo Illanes, La Administracin del Sistema Empresa, Editorial Universitaria, 1989.

127

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