I. JUSTIFICACIN Y DEFINICIONES.

Desde el punto de vista sociolgico, "Grupo Primario" es aquel en el cual la relacin de sus integrantes se da "cara a cara" y fundamentalmente sobre una base emocional ms que sobre un principio utilitario. Si bien la relacin laboral es de carcter contractual, es posible si el ambiente que se crea es propicio, generar una relacin de tipo primario. Una organizacin moderna y cierto tamao, debe especializarse en funcin de la productividad, es decir, debe repartir funciones, responsabilidades y autoridad entre sus elementos componentes. En esta forma cada unidad estratgica gira alrededor de una tarea (proceso) comn y compartida, lo que le da necesariamente la caracterstica de ser un "equipo de trabajo", donde cada seccin y cada individuo debe contribuir dentro de los lmites de su asignacin, al objetivo comn. Adicionalmente, la nica forma en que una organizacin departamentalizada puede funcionar con eficacia es a travs de un adecuado sistema de comunicacin, formal e informal. El hecho de la conformacin de una jerarqua de autoridad hace que su lder juegue simultneamente su papel como tal, y el papel de colaborador en relacin con su nivel inmediatamente superior. En este sentido es esta persona la que sirve como canal fundamental de comunicacin en direccin ascendente - descendente y como coordinador de la relacin horizontal entre su grupo de trabajo. Con base en esta realidad, Rensis Likert habl de la funcin "bisagra" en las organizaciones, dando origen as al concepto de "Grupos Primarios" bajo la acepcin administrativa. Grupo Primario es, pues, el grupo o equipo de trabajo compuesto por un lder y sus inmediatos seguidores o colaboradores, quienes tienen funciones que se interrelacionan, participan de un objetivo comn, tienen fuertes relaciones recprocas, de tipo "cara a cara", y se renen peridicamente para buscar una mayor eficacia en su tarea. Pero a la vez, este lder con sus iguales y su inmediato superior, conforman otro grupo primario y su participacin en los dos grupos es la que permite realizar la funcin "bisagra" de que habla Likert, funcin que hace efectiva la comunicacin y la participacin organizacional. Cuando en una organizacin no se tiene una clara fluidez en las comunicaciones; cuando todos los niveles administrativos no participan directamente en el desarrollo de la empresa; cuando la informacin no se distribuye eficientemente; cuando los grupos no presentan los resultados esperados; cuando las personas no encuentran oportunidades de ser odas o tenidas en cuenta; cuando la colaboracin es insuficiente; cuando las personas no desarrollan las capacidades y potencialidades a cabalidad; cuando hay desconocimiento de los objetivos de otras secciones; o cuando el adiestramiento administrativo no es suficiente, puede afirmarse que se necesitan los "Grupos Primarios".

II. OBJETIVOS. El Grupo primario persigue, entonces, los siguientes objetivos: 1. Crear y mantener un clima de confianza y de franqueza que facilite la realizacin de la labor diaria. 2. Utilizar a cabalidad las capacidades y potencialidades de cada individuo, a travs de las contribuciones individuales al objetivo general. 3. Lograr una mayor eficacia en el logro de los objetivos comunes a travs de la participacin de todos los miembros del equipo de trabajo. 4. Incrementar las responsabilidades en cuanto a la toma de decisiones y solucin de problemas tan cerca de la fuentes de informacin como sea posible. 5. Aumentar el autocontrol, autodireccin, el autoanlisis y autocrtica de los miembros. 6. Capacitar a sus integrantes en solucin de problemas, de trabajo en equipo, en toma de decisiones, en manejo de comportamientos, y en tcnicas de administracin. 7. Facilitar el control de las realizaciones frente a las metas. 8. Mejorar las comunicaciones y comprender as mejor, los problemas nuevos. 9. Facilitar la unificacin e interpretacin de las Polticas de Calidad, sus Objetivos y los procesos a su cargo. III. LA REUNIN. Hay que entender, sin embargo, que la reunin peridica del grupo primario no es su esencia fundamental. Esta es principalmente la continua interaccin del grupo, el espritu de equipo y la actitud permanente de contribucin y apoyo a las tareas de los otros como mecanismo para el logro del objetivo comn. La reunin tiene el valor de la manifestacin de la vivencia del grupo, la reglamentacin de un sistema que hace ms eficaz la tarea, el encuentro y la localizacin de todos los miembros del equipo de trabajo para revisar sus compromisos, hacer nuevos, participar de los xitos y de los fracasos, y contribuir con ideas, sugerencias e informacin al desarrollo de los objetivos. La reunin como tal facilita la relacin interpersonal, el incremento de la confianza, el conocimiento de los dems y de si mismos, estimula el trabajo en conjunto y el sentido de

pertenencia, facilita la fijacin y control de los objetivos y las metas, mejora las comunicaciones y la integracin. A pesar de que el lder se rena frecuentemente con cada uno de sus seguidores, solamente a travs de la reunin general se puede canalizar el trabajo en equipo. IV. MTODO DE LLEVAR LA REUNIN. 1. Cada grupo debe definir la periodicidad de sus reuniones cada 8 15 das, la hora y sitio y debe ser inamovible. Preferiblemente en fecha cercana posterior a la reunin del grupo primario inmediatamente superior. 2. La reunin debe estar claramente planeada y todos los miembros del equipo deben recibir con anterioridad el orden del da, de tal manera que cada uno pueda preparar su contribucin personal. 3. Eventualmente es til invitar a personas de otras reas para que participen en algn sector de la reunin, bien para informar, bien para explicar situaciones particulares, bien para analizar conjuntamente, bien para solicitar u ofrecer aslguna contribucin a las metas de cada cual. A continuacin se propone una forma prctica para el funcionamiento de cualquier tipo de reunin, pero aplicada especficamente a los grupos primarios. A. Condiciones para una reunin efectiva 1. Atmsfera: a) Ambiente Squico:

Abierto, de libertad de expresin. Sincero. De confianza: anlisis y no "varilla". Sentimiento de "nosotros".

b) Ambiente fsico:

Comodidad. Aseo. Ventilacin y Luz. Implementos. Aislamiento. Horario apropiado y cumplimiento del mismo. Duracin apropiada. Lugar y da fijo. Sin ningn tipo de interrupcin.

2. Participacin.

Activa. De todos modos, pero sin imposiciones. Delimitacin exacta de los puntos a discutir y objetivos a conseguir. Orden del da conocido por todos y seguido por orden de prioridades.

Preparacin previa de los participantes de sus aportes.

3. Coordinador.

Planear con anterioridad la reunin y distribuir con tiempo el orden del da, los objetivos, el nombre de los invitados, y la contribucin que se espera de cada uno de ellos. Iniciar la reunin, motivar e informar. En causar la reunin hacia el objetivo, resumir la discusin y sacar conclusiones. Evitar las desviaciones del tema. Prever situaciones y problemas que puedan surgir. Buscar resultados organizacionales ms que particulares o personales. Estimular y dirigir, asumiendo actitudes de orientacin ms que de autoridad o magisterio. Facilitar la participacin, evitando que se monopolice la palabra vendiendo las propias soluciones o animando las ajenas, sin imposiciones, rotando la coordinacin y la elaboracin de las actas. Controlar los sentimientos propios o de los miembros del grupo y evitar la parcialidad y los prejuicios.

5. Estilo.

El coordinador debe ajustar su estilo de direccin al tipo de reunin.

V. POSIBLES CONTENIDOS DE LA REUNIN. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Informaciones descendentes. Informaciones ascendentes. Realizaciones de la semana anterior. Plan de trabajo para semana siguiente. Evaluacin de metas y realizaciones. Puntos de discusin o toma de decisiones. Anlisis de situaciones. Sugerencias.

No es indispensable que una reunin cobije todos los enunciados, ni el mismo orden del da. VI. DESRROLLO DE LA REUNIN. 1. Presentacin de personas ajenas al grupo (si las hay). 2. Clarificacin de los objetivos de la reunin. Motivar y asegurarse de que todos la entienden. 3. Desarrollo del orden del da. 4. Resmenes parcial y final. 5. Conclusiones, responsabilidades, tareas o planes propuestos. 6. Evaluacin de la reunin. VII. CONCLUSIONES O RESULTADOS. Se trata de tender un puente entre la reunin y el objetivo. Se buscan resultados, no reuniones, en forma de decisiones, acciones, etc. Para ello sirve la elaboracin del Acta, donde lo importante no es el procedimiento seguido, sino los contenidos desarrollados. Un formato donde se describan las acciones o compromisos fijados, la distribucin de responsabilidades, las fechas de entrega y la forma de llevarlas a cabo, puede ser de gran utilidad. VIII. EVALUACIONES. Es conveniente, sino para cada reunin, si peridicamente, hacer una evaluacin. Esta se relaciona con: la satisfaccin por la informacin, por el progreso del grupo y por los resultados; el ambiente de confianza y franqueza, la participacin y la integracin; y con el empleo de tiempo de la reunin. IX. CONTROL Y SEGUIMIENTO. Haremos entre todos la aplicacin de este sistema y Aseguramiento de la Calidad conjuntamente con la Auditora Principal designarn un auditor lder, que haga seguimiento al funcionamiento de los grupos primarios, para que emita un reporte con destino a la Revisin del Sistema de Gestin de la Calidad que hace la Direccin.