direct ivos punt onet Time/system Jose M Acosta Este documento podr ser reproducido parcialmente o en su totalidad sin necesidad de ser comunicado al autor, siempre que se respete integramente y sin aadidos su contenido y citando expresamente el origen del mismo. Gracias por tu inters En virtud del acuerdo alcanzado entre directivos.net y Time/system ha sido posible la reproduccin gratuita de este magnfico manual, sntesis de los hbitos bsicos para una buena organizacin del tiempo. No hay ms secretos! Brevedad y claridad de conceptos, no debemos "perder tiempo" con demasiadas palabras. Slo hay que tener decisin y fuerza de voluntad para lograr pronto grandes resultados. Estamos seguros que te ayudar en la organizacinde tu tiempo. Buena suerte! Oscar Vega di r ec t i vos.net 1 Est comprobado que solemos perder del orden de 3 horas al da a causa de hbitos que resultan inadecuados. Estos hbi tos no sl o producen un agobi o en el trabaj o si no tambin afectan a la calidad de nuestra vida. Cmo combatirlos? Cultivando siete hbitos adecuados constructivos que nos ayudarn a gestionar nuestro tiempo y di ri gi r nuest ras vi das. Son f ci l es de asi mi l ar pero aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez convertidos en hbitos rinden dividendos durante aos. Si apl i cando estos consej os consi gues l ograr mas con menos esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habremos cumplido nuestra meta: ayudarte a alcanzar la tuya. David W.H. Teague Introduccin El tiempo es el recurso ms importante; quien no lo sabe administrar no sabe administrar nada. Peter Drucker 2 direct ivos punt onet Time/system Hbito n 1 Decide adnde quieres ir 4 Hbito n 2 Decide qu debes hacer para llegar all 6 Hbito n 3 Comienza por lo ms importante 8 Hbito n
4 Asigna a cada cosa slo el tiempo justo. Y delega! 10 Hbito n 5 Sigue tu programa 12 Hbito n
6 Concntrate en un solo asunto. 14 Y termnalo. Hbito n 7 Hazte la vida ms fcil 16 Apndice 18 Sumario 3 Time/system direct ivos punt onet Define, por escrito, de 5 a 9 objetivos. No ms, porque te di spersar as; ni menos, porque descui dar as f acet as importantes Hbito n 1 Decide adnde quieres ir Es decir, tus Objetivos. Si no decides adnde quieres ir, llegars a otro sitio que quizs no te guste. 4 Time/system direct ivos punt onet Escrbelos y mantenlos a la vista: te i nspi rarn y te guiarn. Ante cada si tuaci n nueva o i mprevi sta que te pl antee dudas de cmo reacci onar, tus obj eti vos te permi ti rn responder del modo ms adecuado. Sern tu norte y tu gua. Pi ensa en T mi smo, en t u Fami l i a y en el Trabaj o (precisamente en este orden) y fjate objetivos para cada uno. Sern tus aspiraciones a largo plazo. Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados, con plazo, compatibles entre s y retadores pero alcanzables. La eficacia no es cuestin de reloj, sino de brjula. De saber adnde vas. 5 Time/system direct ivos punt onet Recuerda: slo cosechars lo que siembres. Hbito n 2 Decide qu debes hacer para llegar all Desglosa tus objetivos en etapas (jalones) estableciendo Proyectos (planes) para alcanzarlos. Por escrito. 6 Time/system direct ivos punt onet Tus proyectos (pl anes) son l os esl abones que te conducirn hacia tus objetivos. Porque las tareas ms grandes, al despiezarlas, se tornan asequibles. Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte; y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espritu. Necesitas un tiempo personal, de descanso, de diversin. Asume que no puedes hacer todo cuanto desearas. Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero slo son veinticuatro horas por jornada. Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente el cort o (l a semana). Cuant i f i ca. Fi j a f echas. Asi gna mrgenes de seguridad para lo que tenga un plazo. Si quieres que ocurra algo, asgnale un tiempo. 7 Time/system direct ivos punt onet El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80% de nuestros resultados. Identifica ese 20% y cntrate en l, empezando tan pronto como puedas con los Prximos Pasos que te acercarn a l. Evita la tentacin de abordar antes lo que es corto, cmodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele ser gratificante. Pero tambin suele ser poco Importante Hbito n 3 Comienza por lo ms importante Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente. Adelntate a los problemas porque si llegan antes que t, tendrn ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen conducir a soluciones poco elegantes y provocan estrs. 8 Time/system direct ivos punt onet Si lo importante es difcil o largo, aslate. Encirrate en el despacho o pi rdete fuera de l si es preci so. Las interrupciones pueden multiplicar por 20 el tiempo que te lleve una tarea. Prioriza: lo importante, primero. Tu semana y tu jornada deben estar presididas por lo importante. Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante que an no es urgente. Porque as evi t ars que se convierta en urgente y encontrars las mejores soluciones para lo que verdaderamente importa. Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes que las que podras hacer. Lo urgente nos lleva al estrs; lo importante, a los objetivos. 9 Time/system direct ivos punt onet Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no ms. Si le asignas poco te cogers los dedos: o te saldr mal o tendrs que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumir. Pero pi ensa que todo l l eva ms ti empo de l o que parece al principio. Busca la perfeccin en el conjunto y no en cada tarea. El conjunto incluye lo econmico, lo social, lo afectivo...tu vida. Hbito n 4 Asigna a cada cosa slo el tiempo justo. Y delega! 10 Time/system direct ivos punt onet Programa el tiempo y no las tareas. Y no l o agotes, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cundo, pero te llegarn y ocuparn mas de la mitad de tu jornada. Dice el refrn sajn: Si lo quieres pronto y bien hecho, hazlo t mismo". Nada ms falso. Slo sera recomendable si tuvi eras una sol a cosa por hacer. Apl cal o sl o a l o importante. Delega todo lo que puedas. Pregntate si empre qu puedes delegar y a quin. La nica trampa que puedes hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar tu ti empo para cosas ms i mportantes; para que todos crezcis profesionalmente. Pero recuerda que delegar no es abdicar. Es preciso definir claramente el resultado a alcanzar, informar a los i mpl i cados, f or mar al ot r o, dot ar l o de l os r ecur sos necesarios, motivarlo, concederle el derecho al error, y establecer controles para mantener el rumbo durante el aprendizaje. Y ten paciencia. Delegar es invertir. Los resultados se obtienen despus. Con creces. Busca la perfeccin en el conjunto, y no en cada tarea. 11 Time/system direct ivos punt onet Prepara un programa de actividades para cada semana. Los Prxi mos Pasos sern l os que harn avanzar tus Proyectos (planes) y los que te llevarn da a da a alcanzar tus Objetivos sistemticamente. Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo ms importante. Hbito n 5 Sigue tu programa 12 Time/system direct ivos punt onet Acta segn tu iniciativa, tu criterio. Evita la reaccin compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos imprevistos no prioritarios (cortos, cmodos, urgentes...). O a lo que te piden los dems. Acepta una interrupcin slo cuando entiendas que te resulta de inters (o es tu obligacin). Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto. S amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades. Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades: s asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento. No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrn ingls, un da de estos no es ninguno de estos das. No pospongas lo que es difcil o te desagrada, sobre todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima, mejor te sentirs. Decide a tiempo. Evita la tentacin de seguir acopiando ms informacin en busca de lo seguro. A veces tendrs que t omar deci si ones con i nf ormaci n i nsuf i ci ent e, o perders el tren. 13 Time/system El estrs no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente. direct ivos punt onet Nuestra cul tura sobreval ora el esfuerzo y l a acci n. La persona ocupada se si ente i mportante. La acti vi dad se acaba convirtiendo en una trampa: se est tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qu se hace (objetivo). Tu consci ente sl o puede ocuparse efi cazmente de un asunto a la vez. La dispersin lleva al estrs. Hbito n 6 Concntrate en un solo asunto. Y termnalo Cambiar de una tarea a otra encarece los dos. Y las retrasa. 14 Time/system direct ivos punt onet Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo dems. Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar donde recibes, procesas y emites informacin. Slo debes t ener l a r ef er ent e al asunt o en que t r abaj as y l as her r ami ent as de uso cot i di ano. Los mont ones de documentos sobre tu mesa dificultarn tu concentracin y slo contribuirn a producirte tambin estrs. Si tocas un documento (papel o correo electrnico), pasa a la accin: resuelve, reencamina, archiva o tira (envalo a la papelera). Pero no lo dejes para ms tarde. Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos posibles y s asertivo: aprende a decir NO cuando lo que tienes entre manos es ms importante que el imprevisto que te surja. No cuenta Lo que trabajas, sino lo que terminas. Convierte en un hbito el preguntarte silo que vas a hacer es lo mejor que puedes hacer ahora. 15 Time/system direct ivos punt onet Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras hacer o disfrutar. No lo malgastes. Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta bsica. Al i mento. Ej erci ci o. Descanso. Todo condi ci ona un al to rendimiento. Cuida tu nimo, es tu energa y tu fuerza. Aprende a evitar las preocupaciones y el estrs: deterioran, cansan, debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades: tu mismo, tu familia y el trabajo. Organzate debidamente. Encontrars ms tiempo para todo lo que te interesa. Logrars ms con menos esfuerzo. Sentirs la satisfaccin de lograr lo que te propongas y la confianza de tenerlo todo bajo control. Hbito n 7 Hazte la vida ms fcil 16 Time/system direct ivos punt onet Apyate en las mejores herramientas de organizacin y gestin. Hay varias y son complementarias. Te ahorran tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad. Las her r ami ent as di gi t al es ( or denador es, agendas el ect r ni cas, t el f onos mvi l es) son cada vez ms sofisticadas: tamaos ms compactos, capacidad de datos mayor y mejor conectividad. Son idneos para presentar listados pequeos, no relacionados y que no requieren ser compartidos con otros. Las her r ami ent as de papel ( di et ar i os, agendas, organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores organizadores son idneos para aplicar da a da la gestin por objetivos y para acumular informacin vital de forma relacionada y compartible. Y, por l ti mo, oj o con l as l argas j ornadas y el estrs consiguiente! Sabes que no slo baja tu rendimiento, sino que desaparecen habilidades que te son precisas: creatividad, memoria, empata, capacidad para comunicar, persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad. El uso eficaz de tu tiempo te conducir al xito personal, nico modo de que alcances la felicidad. Recuerda que una persona ms eficaz es ms feliz. 17 Time/system direct ivos punt onet Ti me/ syst em I nt er nat i onal es l der mundi al en planificacin y gestin del tiempo. Mas de un milln de profesionales de todo el mundo han comprobado que la combinacin mtodo/herramienta de Time/system les facilita sensiblemente dirigir su vida. Los productos Time/system (organi zadores en papel , sof t ware, Ti meWap) est n diseados para ayudarte a alcanzar tus metas personales y profesionales aplicando la Gestin por Objetivos en la forma ms intuitiva. Adquirir los Siete Hbitos para dirigir tu vida requiere cierta disciplina. El Organizador Time/system esta diseado para facilitar el proceso. Te lo presentamos en las siguientes pginas. 18 Time/system direct ivos punt onet 19 Time/system direct ivos punt onet PRXIMOS PASOS Par a cada Pr oyect o, sus Prximos Pasos. Tu gui n semanal t e har concentrarte en lo importante y avanzar en cada uno de t us Proyectos. OBJETIVOS / PROYECTOS Dnde quieres ir y cmo vas a llegar. Aclara tus Objetivos y desarrol l a Proyectos para alcanzarlos. Mantnlos siempre presentes, te motivarn. PROGRAMACIN DIARIA Distribuye las horas del da en funcin de l os compromi sos adqui ri dos y de l as pri ori dades para real i zar tus Prximos Pasos. Banco de Dat os: con t oda l a informacin siempre a mano podrs tomar decisiones ests donde ests. Edicin electrnica Produccin Creacin direct ivos punt onet Time/system Jose M Acosta Tel.: +34 91 350 1050 josemacosta@teleline.es General Castaos ,11 28004 Madrid Tel: 902 154 537 Fax: 902 154 823 www.timesystem-es.com Grupo Digisoft Avda. Salamanca, 11 03005 Alicante Tel: 965 92 13 10 Fax: 965 92 34 93 www.directivos.net