Los Siete Hbitos para dirigir tu vida

Jose M Acosta

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Gracias por tu inters

En virtud del acuerdo alcanzado entre directivos.net y Time/system ha sido posible la reproduccin gratuita de este magnfico manual, sntesis de los hbitos bsicos para una buena organizacin del tiempo. No hay ms secretos! Brevedad y claridad de conceptos, no debemos "perder tiempo" con demasiadas palabras. Slo hay que tener decisin y fuerza de voluntad para lograr pronto grandes resultados. Estamos seguros que te ayudar en la organizacinde tu tiempo. Buena suerte! Oscar Vega
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Este documento podr ser reproducido parcialmente o en su totalidad sin necesidad de ser comunicado al autor, siempre que se respete integramente y sin aadidos su contenido y citando expresamente el origen del mismo.

Introduccin

El tiempo es el recurso ms importante; quien no lo sabe administrar no sabe administrar nada.

Peter Drucker

Est comprobado que solemos perder del orden de 3 horas al da a causa de hbitos que resultan inadecuados. Estos hbitos no slo producen un agobio en el trabajo sino tambin afectan a la calidad de nuestra vida. Cmo combatirlos? Cultivando siete hbitos adecuados constructivos que nos ayudarn a gestionar nuestro tiempo y dirigir nuestras vidas. Son fciles de asimilar pero aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez convertidos en hbitos rinden dividendos durante aos. Si aplicando estos consejos consigues lograr mas con menos esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habremos cumplido nuestra meta: ayudarte a alcanzar la tuya. David W.H. Teague

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Sumario

Hbito n 1 Decide adnde quieres ir Hbito n 2 Decide qu debes hacer para llegar all Hbito n 3 Comienza por lo ms importante Hbito n 4 Asigna a cada cosa slo el tiempo justo. Y delega! Hbito n 5 Sigue tu programa Hbito n 6 Concntrate en un solo asunto. Y termnalo. Hbito n 7 Hazte la vida ms fcil Apndice

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Hbito n 1 Decide adnde quieres ir

Es decir, tus Objetivos . Si no decides adnde quieres ir, llegars a otro sitio que quizs no te guste.

Define, por escrito , de 5 a 9 objetivos. No ms, porque te dispersaras; ni menos, porque descuidaras facetas importantes

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Piensa en T mismo, en tu Familia y en el Trabajo (precisamente en este orden) y fjate objetivos para cada uno. Sern tus aspiraciones a largo plazo.

Tus objetivos deben ser motivadores , claros, cuantificados, con plazo, compatibles entre s y retadores pero alcanzables.

La eficacia no es cuestin de reloj, sino de brjula. De saber adnde vas.

Escrbelos y mantenlos a la vista: te inspirarn y te guiarn.

Ante cada situacin nueva o imprevista que te plantee dudas de cmo reaccionar, tus objetivos te permitirn responder del modo ms adecuado. Sern tu norte y tu gua.

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Hbito n 2 Decide qu debes hacer para llegar all

Recuerda: slo cosechars lo que siembres.

Desglosa tus objetivos en etapas (jalones) estableciendo Proyectos (planes) para alcanzarlos. Por escrito.

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Asume que no puedes hacer todo cuanto desearas. Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero slo son veinticuatro horas por jornada.

Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente el corto (la semana). Cuantifica. Fija fechas. Asigna mrgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.

Si quieres que ocurra algo, asgnale un tiempo.

Tus proyectos (planes) son los eslabones que te conducirn hacia tus objetivos. Porque las tareas ms grandes, al despiezarlas, se tornan asequibles.

Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte; y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espritu. Necesitas un tiempo personal, de descanso, de diversin.

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Hbito n 3 Comienza por lo ms importante

El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80% de nuestros resultados. Identifica ese 20% y cntrate en l, empezando tan pronto como puedas con los Prximos Pasos que te acercarn a l. Evita la tentacin de abordar antes lo que es corto, cmodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele ser gratificante. Pero tambin suele ser poco Importante

Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente. Adelntate a los problemas porque si llegan antes que t, tendrn ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen conducir a soluciones poco elegantes y provocan estrs.

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Prioriza: lo importante, primero. Tu semana y tu jornada deben estar presididas por lo importante.

Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes que las que podras hacer.

Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante que an no es urgente. Porque as evitars que se convierta en urgente y encontrars las mejores soluciones para lo que verdaderamente importa.

Lo urgente nos lleva al estrs; lo importante, a los objetivos.

Si lo importante es difcil o largo, aslate. Encirrate en el despacho o pirdete fuera de l si es preciso. Las interrupciones pueden multiplicar por 20 el tiempo que te lleve una tarea.

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Hbito n 4 Asigna a cada cosa slo el tiempo justo. Y delega!

Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no ms. Si le asignas poco te cogers los dedos: o te saldr mal o tendrs que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumir. Pero piensa que todo lleva ms tiempo de lo que parece al principio. Busca la perfeccin en el conjunto y no en cada tarea. El conjunto incluye lo econmico, lo social, lo afectivo...tu vida.

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Programa el tiempo y no las tareas. Y no lo agotes, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cundo, pero te llegarn y ocuparn mas de la mitad de tu jornada.

Busca la perfeccin en el conjunto, y no en cada tarea.

Dice el refrn sajn: Si lo quieres pronto y bien hecho, hazlo t mismo". Nada ms falso. Slo sera recomendable si tuvieras una sola cosa por hacer. Aplcalo slo a lo importante. Delega todo lo que puedas. Pregntate siempre qu puedes delegar y a quin. La nica trampa que puedes hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar tu tiempo para cosas ms importantes; para que todos crezcis profesionalmente. Pero recuerda que delegar no es abdicar. Es preciso definir claramente el resultado a alcanzar, informar a los implicados, formar al otro, dotarlo de los recursos necesarios, motivarlo, concederle el derecho al error, y establecer controles para mantener el rumbo durante el aprendizaje. Y ten paciencia. Delegar es invertir. Los resultados se obtienen despus. Con creces.

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Hbito n 5 Sigue tu programa

Prepara un programa de actividades para cada semana. Los Prximos Pasos sern los que harn avanzar tus Proyectos (planes) y los que te llevarn da a da a alcanzar tus Objetivos sistemticamente. Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo ms importante.

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Acta segn tu iniciativa, tu criterio. Evita la reaccin compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos imprevistos no prioritarios (cortos, cmodos, urgentes...). O a lo que te piden los dems. Acepta una interrupcin slo cuando entiendas que te resulta de inters (o es tu obligacin). Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto. S amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades. Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades: s asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento. No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrn ingls, un da de estos no es ninguno de estos das. No pospongas lo que es difcil o te desagrada, sobre todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima, mejor te sentirs.

El estrs no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente.

Decide a tiempo. Evita la tentacin de seguir acopiando ms informacin en busca de lo seguro. A veces tendrs que tomar decisiones con informacin insuficiente, o perders el tren.

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Hbito n 6 Concntrate en un solo asunto. Y termnalo

Nuestra cultura sobrevalora el esfuerzo y la accin. La persona ocupada se siente importante. La actividad se acaba convirtiendo en una trampa: se est tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qu se hace (objetivo). Tu consciente slo puede ocuparse eficazmente de un asunto a la vez. La dispersin lleva al estrs.

Cambiar de una tarea a otra encarece los dos. Y las retrasa.

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Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo dems.

No cuenta Lo que trabajas, sino lo que terminas.

Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar donde recibes, procesas y emites informacin. Slo debes tener la referente al asunto en que trabajas y las herramientas de uso cotidiano. Los montones de documentos sobre tu mesa dificultarn tu concentracin y slo contribuirn a producirte tambin estrs. Si tocas un documento (papel o correo electrnico), pasa a la accin: resuelve, reencamina, archiva o tira (envalo a la papelera). Pero no lo dejes para ms tarde. Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos posibles y s asertivo: aprende a decir NO cuando lo que tienes entre manos es ms importante que el imprevisto que te surja.

Convierte en un hbito el preguntarte silo que vas a hacer es lo mejor que puedes hacer ahora.

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Hbito n 7 Hazte la vida ms fcil

Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras hacer o disfrutar. No lo malgastes. Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta bsica. Alimento. Ejercicio. Descanso. Todo condiciona un alto rendimiento. Cuida tu nimo, es tu energa y tu fuerza. Aprende a evitar las preocupaciones y el estrs: deterioran, cansan, debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades: tu mismo, tu familia y el trabajo. Organzate debidamente. Encontrars ms tiempo para todo lo que te interesa. Logrars ms con menos esfuerzo. Sentirs la satisfaccin de lograr lo que te propongas y la confianza de tenerlo todo bajo control.

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Apyate en las mejores herramientas de organizacin y gestin. Hay varias y son complementarias. Te ahorran tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad. Las herramientas digitales (ordenadores, agendas electrnicas, telfonos mviles) son cada vez ms sofisticadas: tamaos ms compactos, capacidad de datos mayor y mejor conectividad. Son idneos para presentar listados pequeos, no relacionados y que no requieren ser compartidos con otros. Las herramientas de papel (dietarios, agendas, organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores organizadores son idneos para aplicar da a da la gestin por objetivos y para acumular informacin vital de forma relacionada y compartible. Y, por ltimo, ojo con las largas jornadas y el estrs consiguiente! Sabes que no slo baja tu rendimiento, sino que desaparecen habilidades que te son precisas: creatividad, memoria, empata, capacidad para comunicar, persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad. El uso eficaz de tu tiempo te conducir al xito personal, nico modo de que alcances la felicidad. Recuerda que

una persona ms eficaz es ms feliz.

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Time/system International es lder mundial en planificacin y gestin del tiempo. Mas de un milln de profesionales de todo el mundo han comprobado que la combinacin mtodo/herramienta de Time/system les facilita sensiblemente dirigir su vida. Los productos Time/system (organizadores en papel, software, TimeWap) estn diseados para ayudarte a alcanzar tus metas personales y profesionales aplicando la Gestin por Objetivos en la forma ms intuitiva. Adquirir los Siete Hbitos para dirigir tu vida requiere cierta disciplina. El Organizador Time/system esta diseado para facilitar el proceso. Te lo presentamos en las siguientes pginas.

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OBJETIVOS / PROYECTOS Dnde quieres ir y cmo vas a llegar. Aclara tus Objetivos y desarrolla Proyectos para alcanzarlos. Mantnlos siempre presentes, te motivarn.

PRXIMOS PASOS Para cada Proyecto, sus Prximos Pasos. Tu g u i n s e m a n a l t e h a r concentrarte en lo importante y avanzar en cada uno de tus Proyectos.

PROGRAMACIN DIARIA Distribuye las horas del da en funcin de los compromisos adquiridos y de las prioridades para realizar tus Prximos Pasos. Banco de Datos: con toda la informacin siempre a mano podrs tomar decisiones ests donde ests.

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Creacin
Jose M Acosta
Tel.: +34 91 350 1050 josemacosta@teleline.es

Produccin

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General Castaos ,11 28004 Madrid Tel: 902 154 537 Fax: 902 154 823 www.timesystem-es.com

Edicin electrnica

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