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Guía para La Elaboración de Un Manual de Funciones
Guía para La Elaboración de Un Manual de Funciones
1. Misión
3. Función básica
4. Responsabilidades y ocupaciones
• Responsabilidades
• Ocupaciones
5. Marco de relación
• Interno
• Externo
1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Director General
2. MISIÓN
“Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las
actividades apostólicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en
la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegación del Superior
Mayor, promoviendo la unidad entre las áreas: Administrativa, editorial,
difusión, producción, en la perspectiva del “editor único multimedial
Paulino”.
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GUIA PARA LA ELABORACIÓN
DEL MANUAL DE FUNCIONES
5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
a) Responsabilidades:
• Custodiar la buena imagen de la Organización San Pablo, ejerciendo
como portavoz cuando así se requiera.
• Establecer las líneas estratégicas de la Organización.
• Desarrollar el esquema organizativo básico: organigramas, funciones,
manuales de organización, etc.
• Marcar las políticas generales: inversiones, compras, productos,
investigación y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales,
etc.
• Fijar los objetivos globales.
• Asignar objetivos y recursos a cada División.
• Utilizar las colaboraciones externas más adecuadas que contribuyan
a consolidar la posición de la Organización y alcanzar los objetivos.
• Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos,
procurando su óptimo aprovechamiento.
• Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes
áreas.
• Propiciar la máxima integración con el CIDEP, haciéndola compatible
con los intereses, peculiaridades y autonomía de actuación propios
de la Organización San Pablo en la Circunscripción.
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GUIA PARA LA ELABORACIÓN
DEL MANUAL DE FUNCIONES
b) Ocupaciones:
• Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificación:
previsiones, investigación, hipótesis, análisis, objetivos, estrategias y
planes.
• Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los
objetivos globales.
• Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones,
argumentando los criterios de previsión y asignación.
• Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones /
Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos.
• Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas.
• Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones.
• Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de
Administración, como del ámbito internacional de la Sociedad de San
Pablo.
• Representar a la Dirección / División Editorial en los foros
empresariales y oficiales, cuando así se requiera.
• Asistir a ferias, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido
contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relación con su
actividad profesional.
• Presidir el comité de producto y formar parte, como miembro de los
diferentes comités de cada Dirección / División.
• Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del
primer nivel de la estructura.
• Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada
Dirección / División y Departamento, para nuevas funciones de sus
respectivas áreas.
• Planificar reuniones para el seguimiento de la gestión de las distintas
Direcciones / Divisiones.
• Controlar el uso correcto de la Identificación corporativa.
• Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestión
(formación, información, organización, motivación, sistemas,
equipos, etc.).
• Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesorías,
agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia
de la organización y a alcanzar sus objetivos.
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GUIA PARA LA ELABORACIÓN
DEL MANUAL DE FUNCIONES
6. MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
Consejo de Administración o de Apostolado
Directores / Gerentes de División
Miembros del Comité de Producto / Consejo editorial
b) Externo:
Organizaciones Paulinas Internacionales
Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector
SEGUNDO EJEMPLO
1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Responsable de Marketing y Publicidad
2. MISIÓN
Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad,
que permitan fortalecer la difusión y la imagen corporativa de la
Organización apostólica en la Circunscripción.
4. FUNCIÓN BÁSICA
• Orientar las decisiones estratégicas de la Dirección, detectando las
tendencias, evolución, oportunidades y riesgos de mercado.
• Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organización y
favorecer la implementación de los objetivos, apoyando la gestión
de venta.
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GUIA PARA LA ELABORACIÓN
DEL MANUAL DE FUNCIONES
5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
a) Responsabilidades:
• Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboración del Plan
Estratégico.
• Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostólica.
• Negociar sus objetivos.
• Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos.
• Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar
su óptimo aprovechamiento.
• Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su área de
gestión.
• Mantener información actualizada sobre materiales, procesos,
productos, técnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su
gestión, para considerar la conveniencia de su utilización.
• Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta
de los diferentes productos que se planteen.
• Asesorar a la Dirección / División Comercial en el establecimiento de
objetivos de ventas.
• Fomentar en toda la Organización la sensibilidad hacia los
planteamientos de mercado.
• Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa
en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las
características de sus clientes.
• Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de
Marketing que se planteen o se hayan realizado.
• Establecer los atributos y características, tanto de la Organización
como de sus productos, que sean de mayor interés para la
comunicación.
• Procurar el mejor clima laboral en su equipo.
• Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las
actuaciones de su área.
b) Ocupaciones:
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GUIA PARA LA ELABORACIÓN
DEL MANUAL DE FUNCIONES
6. MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
• Director Comercial y Subdirector Comercial
• Miembros del Comité de Producto / Consejo Editorial
• División Editorial / Dirección editorial
• Jefe de Administración de Ventas, Director/Gerente de Librerías
• División / Dirección de Administración, Recursos Humanos y Asuntos
Generales
b) Externo:
• Medios de comunicación, organismos oficiales, personalidades,
autores.
• Organizadores de ferias, congresos, certámenes, simposios, etc.
• Proveedores de investigación, agencias de marketing y telemarketing
directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas
de regalos y promociones.