DISEO METODOLGICO DE UN PROCESO DE VIGILANCIA TECNOLGICA PARA EL POLITCNICO JIC

POLITCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID Presentado por: Francisco Javier Roldn Velsquez

Medelln, Diciembre de 2011

Diseo metodolgico de un proceso de Vigilancia Tecnolgica para el Politcnico JIC Politcnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid Presentado por: Francisco Javier Roldn Velsquez

CONTENIDO

1. 1.1 2. 3. 4. 4.1

PRESENTACIN LA VIGILANCIA TECNOLGICA Qu se pretende con la Vigilancia Tecnolgica? El MTODO DE LA VIGILANCIA TECNOLGICA FASE PREVIA A LA VIGILANCIA TECNOLGICA PROPUESTA METODOLGICA DE VIGILANCIA TECNOLGICA PARA EL POLITCNICO
Sistema de Vigilancia Tecnolgica del Politcnico Jaime Isaza Cadavid

A. Sensibilizacin B. Conocimiento de la situacin

C. Definicin de los objetivos

D. Ejes de vigilancia E. Diagnstico de la organizacin y de las prcticas F. Censo de las fuentes G. Evaluacin de las diferencias H. Recomendaciones I. Establecimiento del sistema REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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PRESENTACIN La Vigilancia Tecnolgica en la actualidad ocupa un lugar especial en el desarrollo y xito de los procesos de I+D+i, siendo parte integrante de ellos, de ah la importancia de implementar estrategias en este sentido en el Politcnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. En la Unidad de Transferencia Tecnolgica que se est estructurando para el Politcnico Jaime Isaza Cadavid, la Vigilancia Tecnolgica o Inteligencia Competitiva, debe formar parte fundamental de los procesos y prcticas facilitadoras, conjuntamente con el talento humano, la gestin tecnolgica y del conocimiento, la co-creacin, colaboracin, gestin de proyectos, gestin de calidad y sus indicadores, aspectos todos que deben de alguna forma ser medidos dentro del enfoque holstico e integral de la institucin. Para la vigilancia, el proceso de anlisis y procesamiento de la informacin es vital y permite tomar mejores decisiones y anticiparse a los cambios sistemticos del entorno actual. Las fuentes de informacin juegan un papel determinante en el xito del proceso de la Vigilancia Tecnolgica. Las herramientas de procesamiento de informacin en lnea constituyen una formidable fuente de informacin para practicar labores de vigilancia tecnolgica, adems de Internet, informacin de competidores, contactos directos con tcnicos, docentes, cientficos y empresarios de otras entidades, revistas profesionales y cientficas, personal de la organizacin en contacto con el exterior, asociaciones, informes de eventos y ferias. En Internet, cada da aparece ms cantidad de informacin, y con su desarrollo en los ltimos aos han venido apareciendo diversas herramientas que facilitan las tareas de bsqueda y con las Tecnologas de la Informtica y las Comunicaciones (TIC) son cada vez ms exitosas. Es de destacar que la Vigilancia Tecnolgica permite en si misma, gestionar la informacin de una manera ms eficiente, y con ello gestionar el conocimiento de toda la institucin, de ah tambin su utilidad para el Politcnico. 1. LA VIGILANCIA TECNOLGICA Es el seguimiento y anlisis de avances cientficos y tecnolgicos de una organizacin (ya sea una empresa, una universidad o un centro de investigacin). Es un proceso organizado, sistemtico, selectivo y permanente, para captar informacin del exterior -acerca del ambiente de negocios, de los competidores- y de la propia organizacin sobre ciencia y tecnologa, con el propsito de seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, convirtindola en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y as poder anticiparse a los cambios. Es la deteccin de nuevas oportunidades en Ciencia y Tecnologa. En otras palabras, la vigilancia tecnolgica se entiende como un proceso por el cual se analiza y valora la informacin tecnolgica de inters estratgico para la empresa, universidad u organizacin, en relacin con la evolucin de la tecnologa y con el anlisis de los competidores, clientes y
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proveedores. O sea, la bsqueda sistemtica de informacin relevante, para su posterior anlisis, de tal manera que se obtengan unos resultados que permitan la toma de decisiones de carcter estratgico para la organizacin. No practicar la Vigilancia Tecnolgica ocasiona prdidas de mercado y de posiciones competitivas para la organizacin. El objetivo de la vigilancia tecnolgica es el de proveer a una organizacin de informacin suficiente para que la toma de decisiones sea la ms objetiva y adecuada. Para ello es indispensable saber a fondo cmo es, tecnolgicamente hablando, el sector en el que se mueve esa determinada organizacin. Se espera dar respuestas a los siguientes planteamientos:

En qu tecnologas y en que productos se estn trabajando. Cules son las lneas de investigacin en el rea de la organizacin, con qu se trabaja y en que se investiga Qu se publica y qu se patenta Qu tecnologas surgen Qu tecnologas quedan obsoletas

Los tres objetivos ms importantes que se pueden definir mediante la vigilancia tecnolgica son:

Identificar las tecnologas de punta, intentando conocerlas cuanto antes. El saber de estas nuevas tecnologas permite adelantarse a posibles avances futuros, por lo que el hecho de captarlas lo antes posible permite asumir una estrategia ms competitiva frente a otras organizaciones de la competencia. Identificar el posicionamiento de la competencia, analizando en qu reas tecnolgicas investigan, cules son sus tendencias a la hora de patentar nuevas invenciones, entre otros. El hecho de conocer a los competidores permite elaborar lneas de actuacin que aumente la competitividad de la organizacin. Uno de los resultados ms relevantes de la vigilancia tecnolgica es conocer cules son los lderes del mercado en cada uno de los mbitos tecnolgicos considerados. Conociendo cul es la empresa, universidad o centro de investigacin destacado en cada tecnologa, se pueden llevar a cabo polticas de alianzas con los agentes con mayor conocimiento en las reas tecnolgicas relacionadas con la organizacin.

1.1 Qu se pretende con la Vigilancia Tecnolgica?

Hacer un anlisis interno y externo de la situacin y actividad de la empresa. Establecer un cuadro de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Definir el Plan Estratgico, con las lneas de generales de actuacin a medio plazo con los objetivos a corto plazo. Crear un mapa conceptual con el escenario y la evolucin ms probable. Definir los Factores Crticos de Vigilancia
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Analizar desviaciones y corregirlas con el tiempo

La Vigilancia Tecnolgica se basa en el Plan de Desarrollo Institucional del Politcnico y lo realimenta, analizando los cambios que se van produciendo en el escenario definido. Detecta seales de cambio, analiza tendencias, reacciones, estrategias de competidores, nuevas amenazas oportunidades, entre otros. 2. El MTODO DE LA VIGILANCIA TECNOLGICA En lneas generales un mtodo de Vigilancia Tecnolgica contiene los siguientes componentes:

Identificacin de objetivos: El primer paso que se debe hacer para la implementacin de un Sistema de Vigilancia Tecnolgica es la definicin del mbito de actuacin. Seleccin de fuentes de informacin: de acuerdo con los objetivos definidos, se deben determinar las fuentes de informacin que se utilizarn para capturar la informacin relevante por cada entorno o mbito de actuacin. Bsqueda y seleccin manual o automatizada en fuentes de informacin: Se deben identificar los procedimientos adecuados para la realizacin de bsquedas en las fuentes seleccionadas, se describen y realizan las recomendaciones oportunas sobre las herramientas de bsqueda, seguimiento y captacin de informacin electrnica. Almacenamiento de la informacin en herramientas documentales (bases de datos, agregadores de noticias y marcadores Web, entre otros). Es indispensable conocer las herramientas adecuadas que permitan el almacenamiento de la informacin, as como su gestin y puesta a disposicin de los investigadores y expertos que forman parte del proceso de vigilancia. Anlisis e interpretacin de la informacin: La Vigilancia Tecnolgica no es slo un proceso documental; es tambin un proceso cientfico interpretativo que incluye el anlisis de la informacin recopilada con el fin de detectar tendencias, novedades y avances. Produccin de informes de Vigilancia Tecnolgica: Los informes de Vigilancia Tecnolgica son instrumentos de trabajo para la oportuna toma de decisiones por parte de los directivos de la institucin y de las personas involucradas en los procesos que se vigilan y por ello deben adecuarse a los trminos de la investigacin. Debe por tanto establecerse la periodicidad, los criterios e ndice del contenido, as como la estructura de presentacin de los datos.

3. FASE PREVIA A LA VIGILANCIA TECNOLGICA Con el propsito de disear y estructurar a la medida un Sistema de Vigilancia Tecnolgica para el Politcnico, lo primero que tenemos que hacer es formularnos los siguientes planteamientos: Qu conocemos del entorno competitivo y tecnolgico? En qu grado lo conocemos? Cul es el objeto de la Vigilancia? Qu debemos vigilar? Qu informacin debemos buscar? Dnde encontrarla?
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De qu forma podemos difundirla y socializarla? A quin debe dirigirse? Qu medios vamos a utilizar? Para organizar una unidad de Vigilancia Tecnolgica e Inteligencia Colectiva se deben seguir cuatro subprocesos con actividades definidas, a saber1: Funcin

Descripcin de actividades
Identificar cules son las reas de inters, y priorizar las reas que se han de vigilar, previamente identificadas. Definir los recursos tcnicos y econmicos con que se va a contar en el sistema, ello incluye los costos de suscripcin a revistas o diversas fuentes, apoyo en herramientas de software e incluso pensar en el costo de subcontratacin de ciertas tareas. Utilizar las herramientas informticas bsicas como el correo electrnico, la intranet, los foros de discusin e Internet. Definir el modelo de estructura acorde con la cultura organizacional (Centralizada o distribuida). Definir el enfoque del equipo. Puede tomar la forma adhoc, si se trata de un equipo poco formalizado, y segn los intereses de los participantes; o la forma proactiva si se explora activamente las reas de inters y se presentan los hallazgos a las directivas; si la funcin es reactiva trabajar por encargos especficos. Definir el tipo de vigilancia e inteligencia competitiva que se practicar (vigilancia pasiva o scanning o vigilancia activa monitoring). Resaltar el papel de los responsables del proceso. Seleccionar peridicamente temas y fuentes. Ganar apoyos de otras reas y ganar credibilidad. Realizar actividades permanentes de VT e IC. Ganar experiencia en el uso de herramientas para las labores de anlisis. Definir un manual de los procedimientos de recoleccin, anlisis y difusin, como las diferentes fichas de trabajo e impacto. Cultivar contactos y mecanismos de comunicacin. Desarrollar productos de informacin con disciplina. Valoracin de elementos cualitativos tales como el grado de satisfaccin de los usuarios; el impacto de la informacin brindada; el aumento del grado de cohesin de la organizacin; y, la reduccin del nmero de hechos que sorprenden a las directivas. Medicin de elementos cuantitativos tales como la calidad y frecuencia de acceso a las fuentes; la calidad y oportunidad de los informes realizados; la calidad y frecuencia de los boletines, de las fichas de sntesis, de contactos validos con expertos; el uso de programas de gestin de proyectos, para control de tiempos sobre requerimientos; los ahorros de tiempo de desarrollo de productos o servicios; los costos evitados; la disminucin de costos; el aumento de ingresos; el nmero de identificacin de nuevas oportunidades o de amenazas. Establecimiento de correctivos necesarios para mejorar el proceso. Anlisis y seleccin de nuevos Factores Crticos de Vigilancia. Verificacin de desarrollo de cultura organizacional propicia a VT e IC.

Planeacin

Funcionamiento

Evaluacin

Retroalimentacin

Estudios de vigilancia tecnolgica aplicados a cadenas productivas del sector agropecuario colombiano: http://bit.ly/Hqa5uh

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Han sido muchos investigadores quienes han elaborado a travs de profundos estudios modelos de Vigilancia Tecnolgica. Entre todos se destaca el modelo de Patricio Morcillo (Morcillo, 2003), quien define la vigilancia tecnolgica como el proceso de obtencin, anlisis, validacin y difusin de informacin de valor estratgico sobre la organizacin, que se transmite a los responsables de la organizacin para la toma de decisin en el momento adecuado, partiendo fundamentalmente de la identificacin del problema a analizar, determinando los objetivos de Vigilancia, que conllevan a la determinacin de las fuentes de informacin para poder captarla. Ver Figura 1.
Reiniciacin del Proceso Definicin del Problema y Objetivos a analizar

Identificacin de las Fuentes de Informacin

Toma de Decisin

Seleccin de Buscadores

Bsqueda de Informaciones Organizacin de los flujos internos de informacin - Difusin Anlisis de las informaciones capturadas

Seleccin de Personal Experto

Validacin de las informaciones seleccionadas

Informe de Inteligencia Competitiva

Figura 1: El proceso de Vigilancia Tecnolgica Fuente: Patricio Morcillo, 2003

4. PROPUESTA METODOLGICA DE VIGILANCIA TECNOLGICA PARA EL POLITCNICO Uno de los factores fundamentales para el xito de la innovacin en las organizaciones o empresas es una esmerada y adecuada vigilancia tecnolgica y comercial. Regularmente, se confunde el
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trmino vigilancia con el acceso permanente a la informacin, con el monitoreo, la prospectiva tecnolgica, la inteligencia organizacional y el benchmarking. Sin embargo, la vigilancia se organiza como un sistema estructurado que permite coordinar las actividades de recuperacin de la informacin, procesamiento-anlisis y socializacin, tanto de la informacin interna como del entorno, y todo de acuerdo con un plan y una estrategia organizacional. La Vigilancia Tecnolgica se establece de acuerdo con las caractersticas de la organizacin en que se implementa y para el caso del Politcnico Jaime Isaza Cadavid se estn considerando diferentes metodologas o modelos existentes, al igual que las buenas prcticas internacionales. En ese orden de ideas y tras una amplia bsqueda, se pudo obtener un modelo o metodologa, que sirviera de gua para la creacin de un sistema de vigilancia para el Politcnico. Se trata de la norma experimental francesa AFNOR XP X 50-053-FRE. Esta norma es de las pocas que existen en Europa para el desarrollo de un sistema de vigilancia tecnolgica y es una gua vlida para implementar este tipo de servicio y se constituye en un buen punto de referencia en los conceptos y en lo metodolgico en esta rea del conocimiento. Se presenta a continuacin, la secuencia de procesos para el diseo de un sistema de vigilancia tecnolgica segn esta norma, para la nueva dependencia del Politcnico Jaime Isaza Cadavid, el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica (AGTA) en proceso de creacin, donde estar la Unidad de Transferencia Tecnolgica UTT (ver documento con la Propuesta de modelo de operacin de la Unidad de Transferencia en el Politcnico). En el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica (AGTA), es donde se propone estructurar el Sistema de Vigilancia Tecnolgica, teniendo en cuenta que es en esta nueva rea donde se centra toda las actividades de la Gestin Tecnolgica y del Conocimiento del Politcnico JIC, el Emprendimiento y Empresarismo, los Proyectos Especiales, las Granjas y las prcticas acadmicas, adems de la relacin con la sociedad (Universidad - Empresa - Estado -Sociedad Civil - Ciudadanos), y es por ello que all en esta rea se deben identificar los siguientes elementos:

Finalidad del sistema, Destinatarios, Aspectos a vigilar, Procedencia o tipo de fuentes necesarias, Productos a ofrecer, de acuerdo con el valor agregado (nivel de profundidad de los informes o de anlisis de la informacin, comentarios y recomendaciones, organizacin y presentacin de la informacin, entre otros), Tiempo de respuesta, medido a partir de la solicitud, Modo de difusin de los resultados, Modalidades de reajuste o de interactividad.

De acuerdo con la norma francesa mencionada, la metodologa se estructura en 10 etapas fundamentales, como se puede apreciar en la figura 2.

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Fig. 2. Etapas para el establecimiento del Sistema de Vigilancia del AGTA

La estructura del sistema, como es bien sabido, es muy sensible a las caractersticas y particularidades de cada organizacin. Por ello, las etapas comienzan con la sensibilizacin y el conocimiento de la organizacin (A y B). La definicin de cada una de las etapas que aparecen en la figura, dependen del nivel cultural de la organizacin. Un sistema como este requiere de una constante adaptacin y ajuste al entorno y es por eso que el sistema de vigilancia es una "estructura viva" que depende del seguimiento y la retroalimentacin. La etapa A, referida a la sensibilizacin, se relaciona con el trabajo hacia los actores del sistema. Se deben identificar las personas claves que lideran los temas u objetivos de la organizacin (ejes de vigilancia). En esta etapa, debe lograrse la participacin de las personas relacionadas directamente en el proceso. Los directivos deben reconocer la necesidad de la implantacin del sistema. La segunda etapa (B) se vincula con el conocimiento que debe adquirir el suministrador del servicio en este el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica - AGTA de la institucin, en proceso de desarrollo. Es esencial conocer el nivel profesional, la cultura de la empresa, los productos actuales y los productos en proyectos, los mercados y la competencia, entre otros. Se debe interpretar convenientemente el organigrama de la empresa y las funciones que realiza cada parte. Esta etapa es determinante y de ella depende, en gran medida, el resto de las etapas.

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La definicin de los objetivos, en la etapa C, se refiere a la comprensin de los objetivos de la institucin. En ella debe valorarse la alineacin entre los objetivos y la misin del Politcnico. Los objetivos deben identificarse con las estrategias de desarrollo aprobadas, las amenazas y oportunidades. La definicin de los ejes de vigilancia, en la etapa D, es el portafolio de productos o proyectos y es el paso donde se traducen los objetivos en ejes de vigilancia. Es en sntesis, establecer las prioridades entre los objetivos de la institucin y valorar cules son las lneas generales y especficas que deben seguirse. En la etapa E, el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica (AGTA) como suministrador del servicio debe realizar un diagnstico de la organizacin y de las prcticas habituales de las personas en la entidad. En este punto, es importante considerar el sistema de gestin, las prcticas en la difusin de la informacin y los canales habituales para ello, as como los hbitos en cuanto a la recoleccin, circulacin, procesamiento y utilizacin de la informacin en los procesos de decisin. En el censo de las fuentes, considerado en la etapa F, debe realizarse un censo de las fuentes de informacin utilizadas por el Politcnico JIC en su actividad. A partir de este momento, la institucin como suministrador del servicio, debe disponer de la informacin necesaria para evaluar y analizar las diferencias entre la situacin actual en trminos de procesos de informacin y la situacin solicitada; todo ello a partir de los ejes de vigilancia definidos en la etapa D. En sntesis, este es el propsito de la etapa G. Las recomendaciones en la etapa H, incluyen, a su vez, tres aspectos a considerar, cuales son:

Censo de las categoras de informacin que debe recoger la organizacin para alimentar sus ejes de vigilancia. La jerarquizacin de las fuentes de informacin necesarias y que deben utilizarse, as como la evaluacin de los costos de acceso. Proposicin de las herramientas, mtodos y de una organizacin adaptada a la cultura organizacional. Estas deben permitir una mejor recoleccin y seleccin, circulacin, procesamiento y, cuando corresponda, su almacenamiento.

Al aceptarse las recomendaciones del suministrador (el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica AGTA) por parte de la entidad, se procede a la ejecucin o establecimiento del sistema de vigilancia propuesto. En esta etapa I, se considera el sistema de vigilancia dentro de la estructura del Politcnico JIC, se hace una propuesta sobre las diferentes formas de establecimiento, por ejemplo centralizada, ramal, u otra. As, se llega a la etapa J, que se considera opcional. Esta etapa, llamada de acompaamiento, consiste en asesorar y ayudar a la entidad en la aplicacin y desarrollo de su sistema de vigilancia. Se realiza durante un largo periodo, en funcin de las necesidades del cliente como demandante de los servicios del AGTA. En la norma, se establecen los aspectos que debe incluir un contrato de servicio para la implementacin de sistema de vigilancia. An as, se aclara que para el caso de suministradores
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internos de la entidad, el contrato no es necesario. Sin embargo, es importante establecer un encuentro previo donde se recojan ciertas clusulas o trminos de tiempo, nivel de compromiso, u otro aspecto de inters para el solicitante y el suministrador en un acta. De acuerdo con las etapas expuestas, se procede a disear el modelo del Sistema de Vigilancia Tecnolgica para el Politcnico Jaime Isaza Cadavid, mirada como se dijo antes, desde el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica (AGTA). 4.1 Sistema de Vigilancia Tecnolgica del Politcnico Jaime Isaza Cadavid A. Sensibilizacin Como factor de xito del AGTA del Politcnico, es indispensable implantar un sistema de este tipo dentro de la institucin. Se identifican los directivos del primer nivel y se sensibiliza sobre el proceso de diseo e implantacin. Posteriormente se procede a realizar algunos encuentros y reuniones con cada uno de los departamentos o reas de la institucin. Los propsitos de estas reuniones son:

Explicar la metodologa que se seguir para disear el servicio (incluidas las etapas y la participacin de cada uno de los actores en ellas). Intercambiar con las diferentes reas de la futura AGTA, con el propsito de identificar los actores y principales lderes, posibles colaboradores y las caractersticas del personal por reas. Determinar el nivel de compromiso y establecer las responsabilidades para la entrega de informacin necesaria para el diseo del sistema.

En esta etapa, se debe explorar la organizacin y evaluar el clima organizacional imperante, a partir de las diferentes opiniones recogidas (Subsistema A, figura 3).

Fig. 3. Etapa de Sensibilizacin en el AGTA

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B. Conocimiento de la situacin Inicialmente debemos establecer algunos aspectos bsicos de la Vigilancia Tecnolgica, tales como:

Cul es el objeto de la vigilancia?, Qu debemos vigilar? Qu informaciones buscar? Dnde localizarlas? Cmo tratar y organizar la informacin? A quin comunicar la informacin en la empresa? Cmo promover la implicacin de todo el personal? Qu recursos vamos a destinar?

Durante esta etapa, el AGTA debe ejecutar un levantamiento de informacin necesaria, a partir de encuentros con los responsables de cada rea. Igualmente, se deben consultar diferentes documentos internos de la institucin para establecer el estado de arte del rea objeto de vigilancia tecnolgica. Se busca con el procesamiento de sus resultados, la siguiente informacin:

Equipo de profesores de la institucin. Porcentaje (%) de profesionales por reas, nivel profesional, entre otros. Planes trimestrales y anuales. Mercado local, nacional e internacional. Caractersticas de la institucin. Proyectos y jefes de proyectos por reas. Directivos por reas Convenios de cooperacin y de asociacin con organismos, empresas y entidades del Estado, entre otros, nacionales e internacionales. Proveedores y clientes y dems stakeholders. Lineamientos del Ministerio de Educacin, Colciencias y en general del gobierno departamental y nacional en materia de productividad, de competitividad, innovacin, educacin superior, entre otros relacionados con la misin del Politcnico.

Se propone con dicha informacin, documentar el proceso de acuerdo con el siguiente flujograma, correspondiente a la etapa B (figura 4).

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Planeacin, RRHH, Control Interno, Extensin, otras

Informes Direccin

Fig. 4. Etapa B de "Conocimiento de la situacin" en el AGTA.

En esta fase, se debe identificar la infraestructura tecnolgica de comunicacin existente, sistemas de informacin, ofimtica, plataformas informticas, conexiones de la red interna, servicio de correo electrnico, redes sociales en uso, y otros vinculados al proceso de inteligencia de la organizacin. Se requiere mucha rigurosidad en esta etapa porque la tecnologa es un factor determinante y cualquier fallo en el proceso lo afectar negativamente desde su inicio. Un adecuado estado de arte ser indispensable para una ptima toma de decisiones en beneficio del Sistema de Vigilancia Tecnolgica que pretendemos implementar. C. Definicin de los objetivos Al respecto, lo primero que hacemos es preguntarnos: Por qu? Para qu?

Anticipar. Detectar los cambios, tales como nuevas tecnologas, estrategias de investigacin, mquinas, mercados, competidores, nuevo recurso humano calificado, entre otros. Reducir Riesgos. Detectar amenazas: Invenciones, mejoras incrementales en los productos de la competencia, patentes, nuevos productos, reglamentaciones, alianzas, nuevas inversiones. Progresar. Detectar los desfases: Entre nuestros productos y las necesidades de los clientes. Entre nuestras capacidades y las de otros competidores. Innovar. Detectar ideas y nuevas soluciones: Economas en I+D+i Cooperar. Conocer nuevos socios: Clientes, expertos, aliados, socios.

De acuerdo con la misin del Politcnico Jaime Isaza Cadavid, se deben evaluar los proyectos por rea y se trazan los ejes de vigilancia, segn los objetivos definidos para el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica -AGTA (figura 5).

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Fig. 5. Etapa C de "Definicin de los objetivos" en el AGTA

La etapa C y D estn muy entrelazadas, por lo cual se propone agrupar ambas etapas en una sola, la nueva tomara el nombre de "Trazar ejes de vigilancia". D. Ejes de vigilancia Es importante en esta etapa la identificacin previa de los objetivos de la empresa. De acuerdo con ello se definirn los proyectos o temas prioritarios para la institucin (figura 6). Los ejes de vigilancia identificados se analizan y se discuten en Consejo Directivo y con los coordinadores de los proyectos.

Fig. 6. Etapa D de "Ejes de Vigilancia" en el AGTA

E. Diagnstico de la organizacin y de las prcticas En esta fase, se hace un balance del AGTA, segn las consideraciones del sistema de direccin organizacional y el flujo de informacin entre los departamentos (figura 7). Dicho balance debe incluir:
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El Sistema de Planeacin, incluyendo el plan de desarrollo institucional del Politcnico. Nivel de socializacin y difusin de los distintos componentes de dicho sistema. Flujo de informacin con respecto a los proyectos o temas estratgicos (desde sus inicios hasta el informe de los resultados). Nivel de conocimiento de los involucrados, con respecto a las fuentes formales e informales de la organizacin. Forma de gestionar -almacenar, procesar y analizar- la informacin. Forma de difusin de los resultados. Nivel de sistematizacin de datos. Valoracin de los mtodos y herramientas para gestionar el conocimiento -procesar y analizar y almacenar la informacin- y su aplicacin en la prctica. Evaluacin de la sensibilidad del personal con respecto a compartir la informacin. Nivel de interaccin y trabajo colaborativo entre los involucrados en los procesos sujetos de vigilancia tecnolgica. Posicin competitiva de la institucin con respecto al medio. Factores crticos de la vigilancia (aspectos del entorno que pueden afectar a la institucin).

Fig. 7. Etapa E de "Diagnstico de la organizacin y de las prcticas" en el AGTA.

Esta etapa es fundamental para proponer una nueva estructura o cambio de organigrama, e incluso cambios de funciones. F. Censo de las fuentes En la realizacin del censo de las fuentes, se debe identificar y valorar todas aquellas fuentes de informacin, internas y externas, que sean indispensables para la toma de decisiones estratgicas en el Politcnico Jaime Isaza Cadavid (figura 8). Se valoran las fuentes en funcin de costo,

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accesibilidad, cobertura geogrfica y actualizacin, entre otros. Se recomienda igualmente considerar las fuentes informales dentro del sistema de vigilancia.

Fig. 8. Etapa F de "Censo de las Fuentes" en el AGTA.

Con respecto a las fuentes y obtencin de la informacin, se establece la trazabilidad y se debe medir las posibilidades de anticipacin, para lo cual, se determinan las variables, tales como: tipo de informacin, retraso sobre la accin, posibilidad de adelantar, importancia, posibilidad de ampliar, entre otros. En esta etapa, se deben considerar las herramientas y formas de almacenamiento de la informacin extrada de las fuentes. Es importante la atencin especial a este aspecto, porque la fase de recopilacin de datos del proceso de vigilancia es la ms propensa a errores. Los datos obtenidos deben procesarse, analizarse, as como extraer la informacin pertinente y ofrecer resultados inteligentes. Al respecto, es importante automatizar el proceso en la medida de lo posible. En esta fase, se deben utilizar software de anlisis y herramientas estadsticas.

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Para emprender esta etapa debemos hacernos los siguientes planteamientos: Qu informacin realmente necesitamos? Dnde podemos encontrarla; qu fuentes de informacin existen? Qu nos ofrecen? Cmo funcionan? En qu se diferencian; para qu sirve exactamente cada una? Igualmente para la clasificacin y seleccin de fuentes de informacin nos preguntamos: Segn qu criterios podemos diferenciar las distintas fuentes posibles (Fiabilidad de la informacin, Accesibilidad, Calidad de la informacin, Actualizacin y Amplitud)? Cules elegimos? Cuntas elegimos? G. Evaluacin de las diferencias En esta etapa, se realiza una comparacin entre la situacin actual del AGTA y la situacin ideal. Se evala en Consejo Directivo los problemas existentes y se exploran las soluciones que ofrecera el Sistema de Vigilancia Tecnolgica (figura 9).

Fig. 9. Etapa G de "Evaluacin de las Diferencias" en el AGTA

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De esa forma se contribuye a una mejor interpretacin de los problemas y comprensin de las opiniones, valoraciones y criterios. Igualmente, se analizan posibles problemas que surjan durante la aplicacin del proyecto y se establecen los lmites.
En esta fase, se recomienda hacer una prueba de validacin para algunas de las problemticas concretas, con el fin de verificar su desarrollo en el tiempo.

H. Recomendaciones En la etapa H, el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica - AGTA como suministrador del servicio, realiza las recomendaciones pertinentes, a partir de los tres temas sugeridos de la etapa H en el diagrama general, las cuales son: 1. Categoras de Informacin 2. Jerarqua de las Fuentes 3. Propuesta de Herramienta En esta fase, se realizan recomendaciones sobre las fuentes de informacin, su adquisicin y prioridades, as como sobre las herramientas de anlisis, las cuales provienen de la etapa de censo de las fuentes (figura 10). Es posible que algunas recomendaciones se realicen sugiriendo cambios en el organigrama y funciones de algunas dependencias.

Fig .10. Etapa H de "Recomendaciones" en el AGTA

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Para el anlisis y seleccin de la informacin con su respectiva validacin o valorizacin de la misma,

cabe hacernos los siguientes cuestionamientos; En qu consisten las distintas tcnicas de anlisis? En qu se diferencian (ventajas / desventajas)? Qu implicaciones tienen para nosotros como el Politcnico? De qu herramientas disponemos? Cmo funcionan? Para qu sirve cada una de ellas? Cmo las utilizamos para seleccionar / descartar informacin? Para la bsqueda de fuentes calificadas de carcter cientfico, es conveniente tener en cuenta los Sistemas Gestin de Citaciones, tales como Science Citation Index (WoS), Scopus, CiteSeer y Google Scholar (GS). En esta etapa, se debe identificar claramente el portafolio con los posibles productos y servicios o salidas del sistema. Debe plantearse una poltica de proteccin de los datos, al igual que establecer una poltica de archivo y normas de confidencialidad. I. Establecimiento del sistema Para la implementacin del sistema, el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica -AGTA debe elaborar un plan que se ajuste de manera armnica al Sistema de Planeacin del Politcnico Jaime Isaza Cadavid, con un enfoque sistmico holstico e integral, que contemple todas las esferas de la institucin en el contexto del cumplimiento de su misin, y debe incluir mecanismos para la retroalimentacin y perfeccionamiento del sistema (figura 11, 12).

Fig. 11. Etapa I de "Establecimiento del sistema" en el AGTA.

Se define la participacin de las diferentes dependencias del Politcnico JIC, durante la conformacin del equipo de colaboradores, y se asignan funciones especficas a cada uno de ellos.
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El Consejo Directivo debe seleccionar al responsable del Sistema de Vigilancia Tecnolgica, que tenga como caractersticas principales: Que sea un buen comunicador, poseer habilidades en el manejo de las TIC y de la documentacin, que tenga poder de convocatoria interna, debe tener iniciativa, mostrar liderazgo y ser reconocido como lder entre sus compaeros). Es necesario fijar los tiempos para alcanzar los objetivos con un cronograma con responsables y recursos para las distintas actividades. El tiempo transcurrido debe ser entre 3 y 6 meses. Es fundamental crear un manual de vigilancia y poner en marcha el Sistema de Vigilancia Tecnolgica.

Fig. 12. Etapa I de "Implantacin del sistema" en el AGTA.

La ltima etapa, correspondiente al Acompaamiento (Etapa J), puede ser parte de los procesos de seguimiento y evaluacin de la institucin. Para el desarrollo del Sistema de Vigilancia Tecnolgica en el rea de Gestin Tecnolgica y Acadmica del Politcnico Jaime Isaza Cadavid, debe contar con un equipo humano capacitado en el uso de las herramientas de anlisis y en el trabajo con diferentes fuentes de informacin. Es de recordar que el Sistema de Vigilancia Tecnolgica es una "estructura viva" que depende del seguimiento y la retroalimentacin. El anlisis de la informacin debe realizarse con un alto nivel de automatizacin, que posibilite acortar el tiempo de respuesta, reducir los errores y difundir informacin en forma adecuada, teniendo en cuenta adems que el factor humano es fundamental para el desempeo del sistema.
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