Control de Costos en Proyectos de Construccin

Estructura Analtica, de Desglose o de Desagregacin del Trabajo, EAT o EDT, en un Proyecto (Work Breakdown Structure, WBS)
Definido el alcance del proyecto, debe desarrollarse la EAT (WBS), incluyendo todos los productos esperados de la ejecucin del proyecto (Tambin EDT) Se desarrolla en forma de estructura de rbol jerrquico (organigrama) en el que se ilustra el alcance del proyecto de acuerdo a los entregables esperados del mismo

La EAT se define como una descomposicin jerrquica, orientada a los entregables, relativa al trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para lograr sus objetivos y crear los entregables requeridos. La EAT optimiza y define el alcance total del proyecto (Estructura de Desglose o Desagregacin del Trabajo) La EAT, EDT o WBS provee un marco para todos los elementos del proyecto, las tareas especficas que se deben realizar y para preparar mejores estimados de costo y programas de trabajo. Igualmente permite un mejor control del proyecto Facilita los procesos de integracin de los planes del proyecto relativos al tiempo, el costo y el alcance Estimula un proceso sistemtico de planificacin, reduce la posibilidad de omitir elementos clave del proyecto y lo simplifica dividindolo en unidades ms pequeas y manejables Es una herramienta excepcionalmente til para la planificacin, monitoreo y control del proyecto Provee una gua para la planificacin, monitoreo y manejo de todas las facetas componentes del proyecto, tales como: Definicin de Alcance Asignacin de Recursos Estimacin de Tiempo Preparacin de Presupuesto Evaluacin de Desempeo Productividad Programacin Estimacin de Costos Control de Gastos Cambios de Alcance

Su proceso de desarrollo se puede ver como el agrupamiento de los elementos del proyecto en varias categoras, que se denominan nivel 1, que a su vez se descompone en varias subcategoras que forman el nivel 2 y as sucesivamente Como regla del pulgar, el proyecto se desagrega en 3 a 9 componentes o categoras Cada elemento del nivel 1 se desagrega igualmente en 3 a 9 componentes 1 MARINO MARTINEZ MINIO

Control de Costos en Proyectos de Construccin A su vez el nivel 2 se desagrega en 3 a 9 componentes y as sucesivamente El proceso de desagregacin contina hasta que el proyecto se haya dividido en unidades identificables, discretas y manejables que requieran de tareas simples a desarrollar. La desagregacin se contina hasta que los elementos no puedan ser realsticamente ms divididos, siendo all donde se realizar el control Debe haber uniformidad y consistencia en la WBS. Para lograr la uniformidad, los elementos hijos del mismo padre se deben desarrollar sobre la misma base. No todas las ramas de la WBS deben llegar al mismo nivel, pero la significancia de todos los tems de ms bajo nivel debe ser similar (todos ser paquetes de trabajo) Paquete de Trabajo: Es un entregable o componente del trabajo del proyecto en el nivel ms bajo de cada rama de la Estructura Analtica del Trabajo (WBS)

Es importante dejar claro que aunque el desarrollo de la WBS es simplemente la desagregacin del trabajo por niveles, es crucial que la base de divisin en cada junta sea la misma (padre hijo) La WBS comienza en un nivel 0, que corresponde al proyecto como un todo La transicin de cada nivel al prximo se puede basar en lo siguiente: Entregables La divisin se hace sobre la base de: PRODUCTO SISTEMA FUNCIONAL AREA FISICA ENTREGABLES PROGRAMACION RECURSOS

Entregables por Producto Esta base se refiere a casos en los que el proyecto se divide en componentes distintos e individuales que en definitiva componen al proyecto. Por ejemplo: Documentos de Diseo: Planos y Especificaciones Edificaciones de Produccin Sistemas de Generacin de Potencia Fundaciones de Concreto Equipos a Instalar 2 MARINO MARTINEZ MINIO

Control de Costos en Proyectos de Construccin Entregables por Sistema Funcional La base funcional se refiere a sistemas funcionales que proveen las facetas particulares o la infraestructura para el entregable del proyecto. Usualmente estn entretejidos con el producto. Por ejemplo Sistema Elctrico de Potencia Sistema Mecnico General Tipo de Estructura de un Edificio

Entregables por rea Fsica Esta base ilustra la ubicacin fsica o geogrfica del entregable, como por ejemplo: Muro Norte de Tablestacas Piso de Oficinas de Gerencia Entrada al rea de Almacenes Obras Exteriores de la Planta

Hay cierto solape en la definicin y uso de las bases de producto, sistema funcional y rea fsica, pudindose dar el caso de que diferentes personas dividan el proyecto por bases distintas Vase el siguiente ejemplo: Para una planta industrial, se pueden dividir los entregables por funciones, tales como recepcin, fabricacin, pulitura, embarque y despacho. Estas operaciones usan equipos que son productos distintos y el diseo requiere que cada funcin se ubique en reas especficas diferentes Por lo tanto, la desagregacin podra desarrollarse por producto o por rea fsica, indistintamente. Lo importante es que la desagregacin por entregables est orientada al cliente y es superior a las dems bases

La base de divisin por entregables es la ms til y definitivamente la ms difcil de preparar, sobre todo para el personal que viene de las reas de planificacin La desagregacin por programacin o por recursos est orientada al ejecutor en lugar de al cliente Programacin La divisin se hace sobre la base de: TAREAS O ACTIVIDADES FASES SECUENCIALES 3 MARINO MARTINEZ MINIO

Control de Costos en Proyectos de Construccin Programacin por Actividades Esta base se refiere a lo que el equipo del proyecto debe hacer para el logro de los objetivos del proyecto. Por ejemplo: Diseo Detallado de la Chimenea Excavaciones para Fundaciones Encofrado de Losa Nivel +6,75 Montaje de Tuberas Superficiales Ensayos y Pruebas de Control

Programacin por Fases La base secuencial refleja el orden en que se ejecutarn las actividades del proyecto, a menudo dictada por aspectos administrativos e incluso arbitrarios: Fase I de la Preparacin del Terreno Fase III de la Planta de Polmeros Fase VI de la Tanquera Metlica Fase II de los Estacionamientos

El uso de esta base es anlogo a tratar de importar el programa de trabajo a la WBS, cuando la idea es que sta se use para desarrollar el programa Sin embargo, debe aclararse que es la forma ms fcil y comn de desarrollar la WBS, siendo el patrn mayoritario de uso Indudablemente los niveles inferiores de una WBS totalmente desarrollada deben estar conformados por actividades Sin embargo, es totalmente conveniente que los niveles superiores fueran desagregados sobre la base de los entregables Recursos La divisin se hace sobre la base de: DISCIPLINA UNIDAD ADMINISTRATIVA CUENTAS FINANCIERAS

Recursos por Disciplina Se orienta a una desagregacin por clasificacin de trabajo, del nivel del mismo en la organizacin o por las destrezas de los miembros del equipo Por ejemplo: ingenieros, mecnicos, tcnicos, etc 4 MARINO MARTINEZ MINIO

Control de Costos en Proyectos de Construccin Recursos por Unidad y Cuentas La desagregacin por unidad administrativa se orienta a la inclusin de elementos de la estructura organizacional del ejecutor en la WBS e indica las lneas de su divisin administrativa La desagregacin por cuentas se orienta a la estructura financiera y del catlogo de cuentas de la organizacin La WBS debe usarse para desarrollar los costos y recursos a ser asignados al proyecto, en lugar de lo contrario, as como que la procedencia de los fondos a utilizar no debe afectar la naturaleza del mismo. Debe evitarse esta forma de desagregacin WBS Orientada a Programacin

Debido a que una WBS orientada a la programacin tiende a estar basada completamente en actividades, es muy difcil, si no imposible, establecer cul es el objetivo del proyecto y cules son sus entregables. Aunque no queda identificado en la WBS anterior, el objetivo del proyecto es entregar al cliente lo siguiente: Dos nuevas chimeneas para emisiones de gases Un sistema nuevo de monitoreo de las emisiones Un edificio para un sistema de dos generadores de emergencia 5 MARINO MARTINEZ MINIO

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Eso s se puede observar en esta WBS orientada a Entregables, es decir al Cliente:

WBS Codificada

Nota: NP significa Nmero del Proyecto

Se observa un sistema de codificacin muy simple (elemental), que servir muy bien para el control del proyecto, sobre todo a la hora de asignar costos 6 MARINO MARTINEZ MINIO

Control de Costos en Proyectos de Construccin Otra WBS por Entregables

Se puede observar en esta WBS que el alcance del proyecto contempla las gestiones de Ingeniera, Procura y Construccin para ampliar una planta industrial en la que se construirn (o ampliarn): Una casa de fuerza en la que se instalarn un sistema generador de vapor y otro de electricidad, en las que ambos incluyen la ejecucin de sus obras civiles y sus montajes electromecnicos Una seccin de fbrica para instalar o montar un equipo de procesos y otro de empaque, ambos igualmente incluyendo sus correspondientes obras civiles y sus montajes electromecnicos La construccin (o ampliacin) de unas oficinas, que incluyen un edificio y sus correspondientes obras exteriores. Del edificio se ejecutarn sus obras civiles y dems instalaciones, mientras que las obras exteriores se componen de un estacionamiento y obras de paisajismo. El estacionamiento incluye la ejecucin de sus correspondientes obras civiles y la (pintura para la) demarcacin de trfico, mientras que las obras de paisajismo contemplan sus instalaciones de alumbrado y el desarrollo de unas reas verdes En cuanto a la Ingeniera, el proyecto incluye el desarrollo de la Ingeniera bsica y la de detalle, con sus correspondientes planos y especificaciones, as como las especificaciones para la Procura De la procura se puede ver que se contempla realizar una parte nacional y otra de importacin, adems de la gestin de contratacin de las obras. La Procura nacional se realizar para los componentes del sistema generador de vapor, el equipo de empaque y parcialmente para el sistema de generacin de electricidad y del equipo de procesos. La Procura internacional (de importacin) se realizar 7 MARINO MARTINEZ MINIO

Control de Costos en Proyectos de Construccin para el complemento del sistema generador de electricidad y del equipo de procesos que no se podrn adquirir localmente. La gestin de contratacin de obras se refiere a la contratacin de los servicios de construccin de todas las obras civiles, montajes electromecnicos, instalaciones del edificio y obras de alumbrado y de reas verdes del paisajismo. El si estas obras se contratarn a un solo contratista (general) o sern contratadas a diferentes contratistas, es un asunto que no concierne a la desagregacin del trabajo sino a la estrategia de contratacin que se adopte. Por lo tanto, ello no se ilustra en la WBS Es interesante darse cuenta que el alcance explicado de este proyecto queda claramente descrito de la simple observacin de la WBS y que cualquiera pudo haberlo definido como se hizo arriba, sin necesidad de haberlo ledo sino, como ya se dijo, con slo observar la WBS Por mencionar uno de los elementos repetidos, hablemos de las Obras Civiles. La repeticin de estos elementos no es duplicidad (o multiplicidad) de conceptos, sino que cada uno corresponde a las Obras Civiles de una parte del proyecto. Al hacer las estimaciones de costo para el presupuesto, por ejemplo, o bien al controlar el costo del proyecto, si queremos saber cuanto costarn (o costaron) las obras civiles del edificio de oficinas, nos referiremos a este elemento especfico. Pero si queremos saber cuanto costarn (o costaron) las obras civiles del proyecto, acumularemos los costos de 6 elementos diferentes. Definitivamente eso representa una mejora en los procesos de estimacin y/o de control Si los niveles inferiores a los indicados se desagregan orientados a las actividades (programacin), podemos entonces estimar (o controlar, por seguir con los mismos temas) cuanto costarn (o costaron) cada uno de los paquetes de trabajo en que termine cada rama de la WBS y acumulamos de abajo hacia arriba (bottom-up), hasta que tenemos la estimacin del costo final o presupuesto (o el costo real definitivo) del proyecto. Igualmente, a nivel de los paquetes de trabajo se estiman las duraciones de las actividades y se establecen las relaciones de precedencia entre ellas, lo que conduce a la elaboracin del programa de trabajo (schedule) del proyecto Puede entonces notarse claramente la importancia y utilidad de la Estructura Analtica del Trabajo (WBS) y se deduce claramente que el alcance del proyecto est definido por TODO lo que est presente en la WBS. De igual manera, lo que no est en ella NO est en el alcance del proyecto. As, la WBS es tambin una herramienta de inmensa utilidad en el control del alcance del proyecto y ayuda enormemente en el proceso de Gerencia de los Cambios Por ltimo, debe decirse que la WBS debe ser elaborada al inicio del proyecto (desarrollndola a medida que se tiene ms informacin del proyecto) y que debe ser convenida entre cliente y ejecutor, para que pueda funcionar como herramienta para la Gerencia de los Cambios. Si no es claramente convenida entre las partes, al menos ayudar a la estimacin y control de quien la prepare. 8 MARINO MARTINEZ MINIO

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Estructura Analtica de la Organizacin

Es interesante ahora hacer una breve mencin a otra estructura analtica de gran utilidad para el equipo del proyecto: la Estructura Analtica o de Desagregacin de la Organizacin, EAO o ADO (Organizational Breakdown Structure, OBS) Definido el alcance del proyecto en la WBS (qu trabajo hay que hacer?), lo que corresponde ahora es el desarrollo de la OBS, que no es ms que la estructura organizacional que se adopta para la ejecucin del proyecto, o sea la estructura organizacional del equipo del proyecto (quin hace el trabajo?). En general est disponible de acuerdo a la organizacin empresarial La OBS se ajustar a los cambios ms recientes de la organizacin, normalmente corresponder a una estructura funcional que refleje la departamentalizacin de la empresa y deben incluirse a los ejecutores externos que participan en el proyecto (contratistas), ya que ellos tienen algunas responsabilidades que cumplir

Matriz de Asignacin de Responsabilidades

Por ltimo, una vez que se han elaborado la WBS y la OBS queda por establecer la Matriz de Asignacin de Responsabilidades (MAR), que no es otra cosa que el resultado del cruce e integracin de ambas estructuras para determinar el quin hace qu del trabajo? Para ello la WBS se coloca en la primera fila y define las columnas de la matriz, mientras que la OBS se coloca en la primera columna y define las filas de la matriz (o viceversa, es indiferente). Los puntos de cruce de la WBS con la OBS en la MAR definen los puntos o cuentas de control, los puntos en los que se realiza el control del trabajo a realizar en el proyecto. Cada punto o cuenta de control tiene un dueo y responsable (el que hace o responde por el trabajo a realizar, a quien se denomina el Gerente de la Cuenta de Control, GCC (Control Account Manager, CAM). 9 MARINO MARTINEZ MINIO