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CATLOGO DE CUENTAS EN EL CONTROL DE COSTOS DE CONSTRUCCIN Ing MGC Marino Martnez M. (CIV 16800, PMI 1439168) marinomm@gmail.

com El control de los costos de construccin es un problema de suma importancia para los constructores, la solucin del cual remedia simultneamente dos situaciones del mayor inters y necesidad. Por un lado permite el monitoreo de los costos reales de ejecucin de las obras y su consiguiente evaluacin mediante la comparacin con los costos previstos a nivel de presupuesto, lo que conduce al desarrollo del denominado Anlisis de Variaciones, con el cual se puede analizar el desempeo real comparndolo con el planeado y as saber si habr ganancia o prdida en obra. Por otro lado, el control de los costos permite la creacin y desarrollo de una base de datos realista y confiable, que permita la estimacin de futuros prepuestos sobre la base de costos reales previamente obtenidos y que, en razn de ello, otorguen a la empresa constructora una ventaja competitiva al momento de su participacin en procesos licitatorios para el otorgamiento de nuevos contratos de construccin. La necesidad de contar con procedimientos sistemticos y de fcil operacin, que permitan a las empresas constructoras el monitoreo continuo de los costos reales de ejecucin, su comparacin con los costos planificados en los presupuestos de construccin y la obtencin de bases de datos fundamentales para la optimizacin de los procesos de estimacin de las inversiones requeridas en futuros proyectos, es una necesidad cuya satisfaccin representa una ventaja estratgica para dichas empresas. Por lo tanto, una empresa constructora que desee posicionarse en el mercado con una ventaja competitiva, debe ser capaz de desarrollar sistemas que le permitan controlar los costos de construccin de sus proyectos y compararlos con los establecidos en el estimado previsto, sistema al que denominaremos el Sistema de Control de Costos. Con la finalidad de utilizar adecuadamente el Sistema, se debe desarrollar un Catlogo de Cuentas que pueda sustentar el funcionamiento del mismo para el control de los costos de construccin de la empresa constructora. El Catlogo de Cuentas se puede concebir como una especie de mapa financiero de los elementos de costos de las obras, cuyos principales objetivos son proveer una base uniforme para la estimacin de costos, una lista de chequeo para asegurar la inclusin de todos los costos en el estimado, una base para la clasificacin de todos los gastos y costos de las obras (comparables con los estimados) y un medio para comparar costos resultantes de obras similares. En fin, la recopilacin ordenada de los costos resultantes con propsitos histricos, tales como estimaciones futuras. Para el diseo del catlogo de cuentas, Olgun Romero (1991: Planificacin, Control y Reportes de una Obra en Construccin) da la siguiente recomendacin: "Un catlogo de cuentas debe definir la obra, las reas geogrficas en que se divide, la especialidad en la obra, el costo especfico que se trata de controlar y el concepto que se define". Atendiendo a estas recomendaciones, los cdigos de las cuentas de costo del Catlogo de Cuentas deben disearse para que, al menos, suministren la siguiente informacin: a) nombre de la obra en la que ocurre el costo, b) rea geogrfica de la obra en la que se incurre en el costo, c) especialidad de la obra que genera el costo, d) concepto fsico de la obra (partida del presupuesto) relacionado

con el costo en cuestin, e) categora o grupo de insumos que engloba el costo y f) tipo de insumo especfico de cada categora de costo As, la codificacin del catlogo de cuentas puede definirse de acuerdo a un sistema numrico del tipo XXAA-YY- TT -UUU-W-ZZZ, donde cada uno de los componentes del cdigo tendr el siguiente significado: XX: representa el nombre de la obra, designada por un nmero nico para la misma. Se utilizarn dos cifras ya que normalmente una empresa no tendr ms de cien obras. En caso contrario, se ampliar el nmero a tres cifras. AA representa el ao de ejecucin de la obra, importante para la evaluacin de la escalacin en el futuro. YY: representa la ubicacin del costo codificado, o bien el rea geogrfica en que se ubica el mismo. Se utilizarn dos cifras porque difcilmente en una obra se podrn identificar ms de cien reas geogrficas diferentes. Ejemplos de ubicacin geogrfica podran ser infraestructura, obras exteriores, silos de materia prima, etc. TT: con este nmero se identificar la especialidad de la obra que genera el costo codificado. Nuevamente se utilizan slo dos cifras ya que no hay ms de cien especialidades diferentes en el desarrollo de una obra de construccin. UUU: este nmero representa el concepto fsico o partida del presupuesto de la obra relacionado con el costo en cuestin. Se utilizarn tres cifras ya que un presupuesto de construccin de obras puede contener varios cientos de renglones para cada una de las especialidades contempladas en el proyecto. W: representa la categora o grupo de insumos que engloba el costo codificado, tal como se definen a continuacin: materiales aportados por el constructor, mano de obra directa, equipos y herramientas de construccin, equipos permanentes aportados por el constructor, subcontratos a todo costo, subcontratos de mano de obra, transportes y fletes, indirectos de campo e indirectos de operacin. Como tales elementos estn conformados por nueve categoras diferentes, con una sola cifra es suficiente. ZZZ: este grupo de cifras indica el tipo de insumo especfico de cada categora de costo. Se utilizan tres cifras porque puede haber hasta cientos de insumos diferentes en algunas de las categoras de costo. De esta manera, un ejemplo tpico de cdigo de costo para una obra de una empresa constructora puede ser: 4510-12-05-216-2-025, cuyo significado se explica a continuacin: Obra 45 del ao 2010; rea Geogrfica 12, Obras Exteriores; Especialidad 05, Albailera; Partida 216, Construccin de Pared Perimetral de Bloques de Concreto; Categora de Costo 2, Mano de Obra Directa; Tipo de Insumo 025, Albail de Segunda. As, el cdigo se refiere al costo de mano de obra directa generado por los albailes de segunda de la empresa, encargados de construir la pared perimetral de bloques de concreto de los exteriores de la obra 45 del ao 2010, incluida en la especialidad del presupuesto correspondiente a la albailera.