TEMA III: Requerimiento de

Información para los Sistemas

de Gestión de Información

DETECCION Y ORIGEN DE
PROBLEMAS
Objetivo

Identificar los factores que afectan los

requerimientos de información para el desarrollo
o adquisición de un SGI basados en las
propiedades de la información y de la cantidad
de individuos que interactúan para la toma de
decisiones, así como los principales problemas
(síntomas y causas) y posibles estrategias de
supervivencia cuando el problema lo requiera.
FACTORES QUE AFECTAN LOS REQUERIMIENTOS
DE INFORMACION POR LA ADMINISTRACION

 Niveles, tipos y estilos de decisión a nivel

empresarial y departamental.
 Propiedades de la información acorde su generación.
 Concentración de la toma de decisiones y los SGI.
 La información en la planificación de los SGI.
 Formas de identificación de problemas con los SGI.
 Retos de los sistemas.
 Tendencias de los sistemas.
 NIVELES, TIPOS Y ESTILOS DE
DECISIÓN

DETECCION Y ORIGEN
A nivel empresarial y a nivel DE
PROBLEMAS
departamental
NIVELES DE DECISION

 ALTO NIVEL
 Evaluar riesgo
 Establecer políticas
 Toma de decisión “estratégica” – Largo Plazo
 NIVEL MEDIO
 Asignación de recursos
 Establecimiento de controles
 Toma de decisión “táctica” – Mediano Plazo
 NIVEL INFERIOR
 Programación tareas específicas
 Controles operativos diarios
 Toma de decisión “operativa” – Corto Plazo
Tipos Decisión según estructura
 ESTRUCTURADA (Programable)
 Rutinaria - sigue un plan (pasos específicos)
 Información predecible
 Permite programación para toma de decisión

 SEMI-ESTRUCTURADA (Parcialmente Programable)

 Ciertas rutinas combinadas con excepciones
 Luego de programar requiere de manipulación y análisis
de la información para la toma de decisión

 NO ESTRUCTURADA (No Programable)

 No común (excepción)
 No amerita desarrollo de plan con antelación
 Información no predecible
ESTILOS DE DECISION –
por su dirección
 DEDUCTIVO (Top Down)
 La Alta Gerencia toma la decisión y los niveles inferiores lo
llevan a la práctica.
 La información es general y se aplica a lo particular.

 INDUCTIVO (Bottom Up)

 La gerencia media emite recomendaciones y la Alta Gerencia
entonces toma las decisiones en base a esta.
 La información es particular y se aplica en lo general.

 COMPRESIVO (Middle Up Down)

 Equilibrio entre estilos donde la Dirección Media recomienda
por un lado a la Alta Gerencia e instruye a los niveles inferiores.
 Equilibrio entre información general y particular.
DECISION por el flujo de esta

 DECISIONES INDEPENDIENTES
 Tomadas por un solo individuo
 DECISIONES SECUENCIALES
 Generadas por un grupo de individuos
 Un individuo sólo participa en parte de la decisión ya
que varios completan el proceso de decisión

 DECISIONES SIMULTANEAS
 Sólo se toman en grupo con el producto de la
interacción y negociación de varios individuos
DECISION – por cantidad individuos

 INDIVIDUAL: un solo individuo

 Autonomía para deliberación y acción en cualquier nivel.
 Requiere de datos o información básica: sistema transaccional.
 GRUPAL: varios individuos independientes
 Interacción entre diferentes dependencias o UNIDADES del
negocio de manera regular.
 Requiere información interdependiente: sistema soporte o apoyo.
 EQUIPO: varios individuos integrados
 Interacción entre una misma dependencia o UNIDAD del negocio
de manera constante o de grupo multidisciplinar por tiempo
limitado como un proyecto o actividad esporádica.
 Requiere información/conocimiento: sistemas apoyo/estratégicos.
ESTILO por su concentración

 CENTRALIZADO
 Las decisiones se toman por un solo organismo
 Puede ser totalmente o parcialmente centralizado

 DESCENTRALIZADO
 Las decisiones las toman diversos individuos quienes
tiene potestad para tomar decisiones independientes

 MIXTO
 Equilibrio en la concentración dependiendo de la
magnitud (principalmente por el monto involucrado)
REQUERIMIENTOS GERENCIALES
DE INFORMACIÓN EN LA
PLANIFICACIÓN

DETECCION Y ORIGEN
A nivel empresarial y a nivel DE
PROBLEMAS
departamental
GENERACION INFORMACIÓN EN LA
PLANIFICACIÓN

General información para el apoyo a la Gerencia al:

 Establecer Objetivo Organizacional.
 Determinar objetivos por unidad para apoyar el logro del
objetivo organizacional.
 Identificar factores críticos que permitan cumplir con los
objetivos de la unidad.
 Determinar método de evaluación de factores críticos.
 Determinar medidas cuantificables para cada factor crítico.
 Medir el nivel de cumplimiento de los factores críticos.
Valor de la Información

 El valor depende del receptor de la misma.

 La misma información compartida con un usuario activo
no tiene el mismo valor que para un usuario pasivo;
incluso, para dos usuarios activos de diferentes áreas.
 El valor es directamente proporcional a la
satisfacción de las necesidades del usuario.
 Una información solo será valiosa cuando cumple su rol
de suplir las necesidades de información para la
actuación.
 El valor en el tiempo es impredecible.
 La información será valiosa conforme la oportunidad de
recepción de la información y su vigencia en el tiempo.
CONSIDERACIONES DE LA INFORMACIÓN

 La información puede ser transportada instantáneamente

a cualquier lugar a nivel mundial
 Importante definir si esta será tanto en línea como en tiempo real
 Información financiera por lo general es SOLO en línea, cuadrando al final
de cada día la misma con todo lo procesado a cada cuenta
 La información que un individuo posee no se pierde con
transmitirla o compartirla (el dato pudiera perderse)
 El poder de contar con información clave se pierde pero el individuo
permanece con la información
 Los individuos no consumen la información sino que la
crean y la creación de esta necesita ser constantemente
 Esta aunque no se consume con el tiempo si pierde vigencia (actualidad)
DECALOGO DE LA GESTION DE
RECURSOS DE INFORMACION

1. La información se obtiene de manera formal e informal

2. Lo importante no es la información disponible hoy sino la
información requerida hoy para cumplir con los objetivos y
metas
3. La tecnología de información es más que un instrumento
de reducción de costos
4. La información es uno de los recursos primordiales de la
empresa.

5. La información es parte del activo de la empresa.

.....\
DECALOGO DE LA GESTION DE
RECURSOS DE INFORMACION
6. La información no es patrimonio del que la genera,
almacena, procesa o usa sino de la empresa como tal

7. La gestión de la información requiere de una

planificación organizacional no departamental
8. Al diseñar un Sistema de Información debe enfatizarse
la relación dato-información más que proceso-
procedimiento
9. El objetivo del diseño de todo Sistema de Información
debe ser satisfacer necesidades del usuario final

10. Para asegurarse que los Sistemas de Información

estén satisfaciendo las necesidades de los usuarios
deben establecerse controles y monitorearlos.
PAPEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN
LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL
 Planificación Estratégica: VISION / MISION
 ESS-Sistemas Expertos MEJORA
 ERP-Sistemas Estratégicos CALIDAD

 Planificación Táctica: OBJETIVOS AÑO

 MIS-Sistemas de Apoyo Gerencial REDUCCION
TIEMPO
 DSS-Sistemas Soporte Decisiones
RESPUESTA

 Planificación Operacional: METAS DIARIAS

 TPS-Sistemas Transaccionales AUM. PRODUCTIVIDAD
 Dispositivos-Automatización oficina REDUCCION COSTO
Recuerde...

... cuando se trate de “tecnología de

información” o “sistemas de
información” siempre el énfasis
NECESITA centrarse en la
INFORMACION
…el resto es el medio no el fin.
IDENTIFICACION PROBLEMAS
EMPRESARIALES

Solución con Sistemas ce Gestión de

DETECCION
Información Y ORIGEN DE
PROBLEMAS
IDENTIFICACION PROBLEMAS EMPRESARIALES
CUYA SOLUCION SON SISTEMAS DE INFORMACION

 Teorías Formación de Problemas

 Síntomas Problema Informático
 Causas de Problemas Informáticos
 Instrumentos diagnóstico
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

1. Pozo sin Fondo.

2. G.I.G.O.
3. Torpedo.
4. Telegrama.
5. Hombre a la Luna.
6. Aguante.
7. Compromiso Progresivo.
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

Pozo sin Fondo: Gastar en lugar de invertir

(analogía de un pozo que no tiene fondo, gastar y
gastar sin resolver problema)
 Aplica a inversiones y gastos de mantenimiento
continuo a componentes físicos y lógicos del
sistema
 Posibles fuentes problema por tipo responsable
 Tecnología: no entiende problema
 Usuario: no define bien sus requisitos
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

G.I.G.O. (Garbage In Garbage Out): basura de

entrada = basura salida, si no se corrige la entrada
el resultado no puede estar correcto
 Aplica a tanto a problemas físicos como lógicos
del componente
 Posibles fuentes problema por tipo responsable
 Tecnología: no valida bien la entrada (lógico), no
enlaza debidamente el componente (físico)
 Usuario: no digita bien la data o no elige bien el ícono
que corresponde a la validación
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

Torpedo: no se conoce la causa del problema, se

empieza a resolver a “ciegas” (nombre proviene de
lanzamiento desde submarino)
 Aplica a tanto a problemas físicos como lógicos
de los componentes y actividades
 Posibles fuentes problema por tipo responsable
 Tecnología: no entiende problema o no entiende como
funciona el sistema en sí
 Usuario: no define bien sus requisitos o no conoce el
fondo del problema solo que existe (no es su
responsabilidad conocer la fuente)
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

Telegrama: no se entiende el mensaje de error, el

usuario sigue trabajando obviando el mismo.
 Aplica en lo general a problemas lógicos con la
actividad de recopilación o entrada
 Posibles fuentes problema por tipo responsable
 Tecnología: no define bien pantallas o mensajes de
alerta, no da soporte de ayuda a los mensajes
 Usuario: no lee los mensajes, no busca ayuda cuando
no entiende los mensajes
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

Hombre a la Luna: se ofrece mas de lo que se

puede cumplir (denominación proviene de oferta de
la NASA a presidente EEUU de llevar el hombre a
la luna para superar a Rusia).
 Aplica en lo general a problemas por falta de
recursos (humanos, tecnológicos, informativos…)
 Posibles fuentes problema por tipo responsable
 Tecnología: no reconoce amplitud oferta o no reconoce
limitaciones de la empresa/mercado solicitante
 Usuario: no reconoce amplitud de lo solicitado o no
reconoce limitaciones de su empresa/mercado
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

Aguante: se solicita esperar a otras versiones, a la

entrada de otro sistema, a la conclusión de otro
problema, sin solucionar el problema original
 Aplica a inversiones y gastos de mantenimiento
continuo a componentes físicos y lógicos del
sistema
 Posibles fuentes problema por tipo responsable
 Tecnología: no entiende problema y lo pospone o no
tiene tiempo para dedicar al análisis/solución
 Usuario: no prioriza bien sus requisitos y por tanto le
posponen solución
TEORIAS FORMACION PROBLEMAS

Compromiso Progresivo: se requiere invertir o

gastar por encima de lo presupuestado al no
incluirse la inversión o gasto total.
 Aplica a inversiones y gastos de mantenimiento
continuo a componentes físicos y lógicos del
sistema
 Posibles fuentes problema por tipo responsable
 Tecnología: no planifica todo lo requerido para que
aprueben proyecto o porque usuario no lo define
 Usuario: no define bien requisitos originales o solicita
continuamente nuevas funcionalidades o mejoras
Síntomas de Problemas Informáticos
aplicados a Sistemas Información

1. Exceso Presupuestal
2. Retrasos
3. Horas Extra como Regla
4. Usuario Insatisfecho
5. Alta Rotación personal Técnico
6. Descuadres
7. Reprocesos
8. Ajustes manuales
9. Acusaciones
10. Mejoras Tecnológicas Innumerables
Síntomas Problema Informático
 Exceso Presupuestal – se gasta o invierte por
encima de lo estimado
 Retrasos – se entrega fuera de la fecha
estipulada como proyecto o una vez concluido,
sus entregables no cumplen con los tiempos
 Horas Extra como Regla - responsables del
sistema requieren de trabajar tiempo adicional,
ya sea en tecnología o como usuario final
Síntomas Problema Informático
 Usuario Insatisfecho – el sistema no cumple a
cabalidad con los requisitos originales o con las
nuevas exigencias (pudiera no haberse
solicitado hacer modificaciones)
 Alta Rotación personal Técnico – el personal
de apoyo al sistema es continuamente
cambiado (por la empresa o porque estos
renuncian/solicitan traslado)
 Descuadres – falta de precisión en las
entradas y/o en lo procesado arrojando por
tanto salidas erradas.
Síntomas Problema Informático
 Reprocesos –volver a procesar por ajustes a
entradas, problemas con proceso (interrupción)
 Ajustes manuales – necesidad de
correcciones por fuera del sistema (hasta que
se reprocese o hasta que se corrijan errores de
omisión de dato o de procesamiento)
 Acusaciones – se culpa a otros por problema
(usuario-tecnología-proveedor externo…)
 Mejoras Tecnológicas Innumerables –
continuos arreglos (parches) parciales en busca
solución permanente
Posibles Causas de Problema
Informático con Sistemas Información
1. Planificación Insuficiente
2. Incapacidad Integrar Procesamiento
datos a la estructura
3. Descuido actualización personal PED
4. Incapacidad determinar necesidad
auténtica del usuario
5. Negligencia establecimiento controles
de la Tecnología de Información.
Instrumentos Diagnóstico
de la Administración

 DEFINICION: Un instrumento de diagnóstico

es un dispositivo o recurso utilizado para
ayudar a determinar la causa de un problema
en el proceso de diagnóstico.

 TIPOS:
 Test Intuición
 Test Analítico
 Test Exploración
TEST INTUICION
 Documento Exculpatorio
 Numerosas Reuniones
 Numerosas Visitas del Proveedor
 Informes Tardíos
 Aumento Horas Extras
 Quejas Excesivas de Usuarios
 Rotación Personal PED
 Incremento en número de equipos
 Solicitudes no Programadas de Personal
 Crecimiento Gasto PED no Presupuestado
TEST ANALITICO

 Costo Servicio PED / Ventas Empresa

 Tendencia incremento costo procesamiento vs. Crecimiento del
negocio
 Costo PED vs Costo Manual
 Costo Mantenimiento (no >50% desarrollo, ideal <25%)
 Costo Instalación (Implantación / Adiestramiento)
 Costo Adquisición
 Desviación Presupuestal
 Retrasos en días / costo por día retraso
 Volumen pendiente procesamiento (tiempo completar)
TEST EXPLORACION
 Cuestionario estructurado para descubrir
defectos y su plan de acción

EJEMPLO:
IR A
SOLUCION
....PASA TAL COSA Paso 7 8

Similar a un Flujograma

Lista con soluciones que en

otras ocasiones han resuelto
este tipo de problema
TECNICAS INVESTIGACION

 Dirigida – Específica
 Cómo definiría usted su satisfacción con el
Sistema de Información a su disposición?

 Generalizada – General
 Puede hacer su trabajo adecuadamente
con el Sistema de Información disponible?
 Cuales son los principales obstáculos que
le presenta el sistema de información?
EJEMPLO ENTREVISTA

 Considera usted que Tecnología...

... conoce sus necesidades de automatización?
... satisface dichas necesidades?
... conoce sus necesidades de apoyo a la toma de decisiones?
... satisface sus necesidades de apoyo a la toma de
decisiones?
... conoce las necesidades institucionales de ventaja
competitiva?
.... satisface sus necesidades de información para proveer un
servicio/producto con ventaja competitiva?
Pasos/Etapas para Aclarar
Problemas en Sistemas de Información
1. Identificar el Problema en el Sistema de Información
2. Determinar la Magnitud de los Problemas (efectos)
3. Identificar el Objetivo de la Administración: Eliminar, Readaptar,
Cambiar, Combinar, Mejorar, Cumplir, Revisar
4. Búsqueda de posibles Ideas como solución
5. Análisis de las Ideas: Costo, Método, Recursos Necesarios
6. Evaluar los Obstáculos (resultado del análisis)
7. Establecer soluciones óptimas (alternativas viables)
8. Elegir Solución conforme evaluación
9. Desarrollar Plan de Implantación a la Solución escogida
10. Implantar la solución
Estrategia Supervivencia al Desastre

 Regreso a versión anterior

 Regreso a lo Manual
 Incorporar más Empleados
 Sustituir Fuente del Problema
 Convocar reunión emergencia
 Solicitar intervención abogado
 Recurrir a un tercero
 Consultor o Asesor
 Sub-contratar función PED
Retos de los Sistemas de
Información
RETOS SISTEMAS DE INFORMACION

 Reto estratégico de los negocios

 Reto de la globalización.
 Reto de la arquitectura de la
información.
 Reto de la inversión en los SI.
 Reto de la responsabilidad y control.
RETOS SISTEMAS DE INFORMACION

Reto estratégico de los negocios

 Los cambios tecnológicos son más rápidos que los
cambios de los seres humanos y las instituciones.
 Los negocios que no emplean la tecnología se les dificulta
simplificar la comunicación y la coordinación.
 Si las instituciones solo automatizan lo que hacen
actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de
la tecnología de la información.
RETOS SISTEMAS DE INFORMACION

Reto de la globalización
 Sistemas que apoyen cumplir con sus necesidades para
la gestión del talento humano sin barreras del país
donde se ofrezca.

 Dadas las diferencias en el lenguaje, cultura y política

los SGI deben permitir controlar estas diferencias.

Reto de la arquitectura de la información

 Nuevas formas de hacer negocios requieren que los
sistemas se centren en la información.
 Restar importancia al hardware, software y redes.
RETOS SISTEMAS DE INFORMACION

Reto de la inversión en los sistemas de información

 Emplear la tecnología de información para diseñar,
producir, entregar y mantener nuevos servicios y
aprovechar como los SGI los eficientizan.
 Cambios requeridos en la organización como resultado
del desarrollo de sistemas más eficientes (mas énfasis
en toma de decisión que automatización).
 Diferenciar entre inversión y gasto: será inversión
cuando sus resultados resulten en mejores practicas y
será gasto los usuarios no utilicen los SGI.
RETOS SISTEMAS DE INFORMACION

Reto de la responsabilidad y control

 Un SIG juega un papel crítico en los negocios, en el
gobierno corporativo y en la vida diaria, por ende
asegurarse que sea preciso, confiable y seguro.
 Los sistemas automáticos o semiautomáticos requieren
de un compromiso de sus desarrolladores a los usuarios
de los mismos.
 Cumplimiento de la responsabilidad ambiental al
momento del uso y posterior desecho de los SGI.
Tendencias de los Sistemas de
Información en los negocios
Transición, Riesgo y Administración
Tendencias: Transición, Riesgo y
Administración
 Transición: migrar de una solución parcial
semi-automatizado o incluso manual a una
solución totalizadora integradora.
 Riesgos: valorar los riesgos actuales y
potenciales de las tecnologías con las que se
cuenta y las requeridas.
 Administración (del cambio): gestión de los
sistemas actuales y adaptación oportuna a
nuevas tecnologías.
Nueva era: Economía Digital

 Gestión integral de las funciones empresariales

 Responsabilidad Social Empresarial
 Buen Gobierno Corporativo
 Integración de los SGI en las redes sociales
 Alquiler de hardware (servidores) y software
(aplicaciones) con servicio cloud (nubes)
 Aprovechamiento exponencial de la data
Unas cuantas tendencias….
Recordatorio Objetivo

Identificar los factores que afectan los

requerimientos de información para el desarrollo
o adquisición de un SGI basados en las
propiedades de la información y de la cantidad
de individuos que interactúan para la toma de
decisiones, así como los principales problemas
(síntomas y causas) y posibles estrategias de
supervivencia cuando el problema lo requiera.