UNIDAD 5.

LA FUNCIÓN DE
APROVISIONAMIENTO
 1. Concepto de aprovisionamiento
 El aprovisionamiento es el conjunto de actividades encaminadas a
garantizar el suministro de las materias primas necesarias en el proceso
productivo y/o de las mercaderías destinadas a la venta, con el fin
último de alcanzar los objetivos empresariales.
 Para conseguir un aprovisionamiento eficiente debemos tener en
cuenta los siguientes factores:
1. Optimización de la gestión de stocks en el almacén.
2. Previsión de las compras basada en datos históricos mediante el uso de
un software.
3. Comunicación con otros departamentos.
4. Comunicación fluida con los proveedores.
5. Atención a las necesidades y demandas de los clientes.
 Eficacia. Capacidad de alcanzar los objetivos propuestos.
 Eficiencia. Capacidad de lograr los objetivos con los mínimos recursos.
 1.1. Ventajas e inconvenientes del aprovisionamiento
A. Ventajas

Económicas Una buena gestión del aprovisionamiento

permitirá a la empresa tomar decisiones que
reviertan en una serie de ventajas
competitivas:
1. Reducir los costes trabajando con
proveedores más económicos.
2. Aumentar el beneficio manteniendo los
precios de venta al público.
3. Incrementar la calidad de los productos.
Técnicas La organización eficiente del
aprovisionamiento permitirá a la empresa
maximizar sus recursos:
1. Evitando las roturas de stock.
2. Optimizando el espacio.
3. Maximizando los recursos propios. ¿?
Relacionales La buena relación con los proveedores
proporcionará una actividad comercial
satisfactoria para ambas partes.
 B. Inconvenientes
 Se puede llegar a producir un desabastecimiento de materiales en el
proceso productivo, lo que incapacita a la empresa para hacer frente a la
demanda de los clientes. Los costes derivados de una demanda
insatisfecha son:
1. Costes laborales. Al no disponer de materias primas, el proceso
productivo debe ser interrumpido, sin embargo, se mantienen los salarios
y el pago de las cuotas a la Seguridad Social.
2. Costes de rotura. El cliente desea comprar un producto del que no hay
existencias, esto ocasiona una pérdida de confianza, mala reputación,
etc.
 La empresa deberá pagar un precio superior por los mismos materiales
al tener que recurrir a proveedores menos habituales y con peores
condiciones que repercutirá en el precio final que pagarán los clientes
(Será más elevado). ¿¿¿SIEMPRE??? POSIBILIDAD PERDER
CLIENTES
 La información del inventario resultará imprecisa.
 RELACIONADO CON EL
APROVISIONAMIENTO
 HACER un estudio de la empresa Starbucks
Coffee sobre si aprovecha las ventajas del
aprovisionamiento de su principal producto, el
café, y las técnicas que utiliza para mantenerlo
en perfecto estado y conservar su sabor.
 1.2. Objetivos del aprovisionamiento
 El objetivo principal de la función del aprovisionamiento es que la empresa
disponga de los productos o materiales precisos con la calidad necesaria, en la
cantidad adecuada en el momento oportuno y al menor coste posible.
 Para desarrollar una buena labor de aprovisionamiento es necesario cumplir con
unos objetivos específicos, como son:
1. Conseguir un inventario suficiente, capaz de proporcionar un suministro
permanente de materiales y servicios.
2. Minimizar la inversión en existencias, con el propósito de evitar roturas,
pérdidas.
3. Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria, los
movimientos internos, las reparaciones, etc.
4. Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios.
5. Alcanzar una correcta coordinación con el departamento de compras, con el
fin de disponer de información sobre la capacidad de almacenaje, cargas y
descargas.
La finalidad del aprovisionamiento debe ser alcanzar el máximo de objetivos
previstos, ya que de ello dependerá el éxito o el fracaso de la gestión del
almacenaje.
 RELACIONADO CON EL
APROVISIONAMIENTO

Caso Zara, del grupo Inditex.

Estudio:

1.¿Dispone de almacenes propios?

2.¿Qué gestión hace de ellos.
 2. Función de aprovisionamiento
Como todas las funciones de la empresa, el aprovisionamiento también está sujeto
a un control presupuestario, por lo que es imprescindible optimizar los recursos
para poder cubrir todas las necesidades del día a día.
Por ello, la función de aprovisionamiento trata de compaginar dos criterios básicos:

Económico Consiste en reducir el coste del

aprovisionamiento.
Técnico Consiste en disponer de la cantidad
máxima de existencias para prevenir
posibles retrasos en las entregas de
los proveedores.¿?

En ocasiones, la gestión de esta función se ve alterada por una serie de factores:

 Descuentos por volumen de compra.
 Oscilaciones de precios.
 Estacionalidad de los productos.
 2.1. Tipos de aprovisionamiento
 La dificultad a la hora de armonizar los criterios comentados anteriormente,
estriba en que las empresas no disponen de recursos financieros ni de
almacenes ilimitados.
 Para poder afrontar las dificultades comentadas, las empresas pueden recurrir
a tres modalidades de aprovisionamiento en función del tipo de producto.
Puntual El aprovisionamiento se realiza en el mismo
momento en el que se necesita el producto,
ya que su falta no pone en riesgo el
funcionamiento de la empresa.
Pactado El aprovisionamiento se lleva a cabo en
función de un acuerdo con los proveedores en
el tiempo de entrega y en la cantidad de
mercancía para equilibrar los criterios
técnico, económico y espacial.
De seguridad El aprovisionamiento se anticipa a posibles
retrasos en las entregas de mercancía por
parte de los proveedores mediante la
generación de un stock de seguridad.
Actividad.

Tipos de aprovisionamiento
 ¿Qué tipo de aprovisionamiento aplicará una
empresa que vende equipos informáticos a los
productos siguientes?: teclado, pantalla LCD,
tableta, portátil, papel para facturas, material de
limpieza, ratón, módem, antivirus.
 2.2. Actores de la cadena de suministro
 Cuando la empresa es grande y la complejidad de los
productos que comercializa o fabrica es alta, existirá un
departamento específico para cada área, como
aprovisionamiento, compras, logística o ventas.
 Por el contrario, cuando se trata de empresas con una
actividad sencilla, estas funciones la desempeña la misma
persona, que se encarga de gestionar las compras y la
logística, la persona responsable de administración y almacén.
 Esto hace que se requiera personal polivalente capaz de
coordinar y gestionar toda la información de forma adecuada
para que no surjan problemas en el canal de comunicación y
se cumplan los objetivos de forma óptima. Por ello puede que
el plan de aprovisionamiento ni siquiera exista como tal, sino
que se establezcan una serie de pautas mecanizadas.
 2.3. Tipos de cadena de suministro
 El conjunto de actividades que se llevan a cabo en la función de aprovisionamiento y en las cuales se ven
implicadas diversas empresas tiene el nombre de ciclo o cadena de suministro.
 Podemos distinguir cuatro tipos de cadena de suministro o aprovisionamiento:
Las empresas tradicionales suelen adoptar un sistema de
Tradicional toma de decisiones individualizado e independiente, ya
que el escaso volumen de mercancía que se manipula
hace que sea un sistema fácil de controlar.
Esta independencia provoca errores en el proceso de
producción que ocasiona retrasos en la entrega de los
pedidos.

La gestión informatizada de las empresas ha supuesto un

Compartida avance en el flujo de información que permite que todo
eslabón de la cadena tenga acceso a la información.

Es el proveedor quién decide cuánta mercancía envía a

De gestión cada cliente tomando como base un inventario y con un
histórico del año anterior como referencia. ¿?

Las nuevas tecnologías permiten que todas las áreas de

Sincronizada una empresa estén conectadas todo el tiempo, de forma
que el seguimiento del producto es completo.
 2.4. Diferencias entre la logística y la cadena de
suministro

Logística Suministro
Aumento de los servicios al Adquisición de materias de
menor coste en la entrega. calidad para asegurar la
correcta fabricación y venta.
Reducción de los tiempos de Control de tiempo de cada
entrega mediante una correcta proceso de fabricación para
organización. que se cumpla la logística.
Constante reinvención para ser Desarrollo constante de nuevas
más eficiente y eficaz. técnicas.
 3. Ciclo de aprovisionamiento
 El aprovisionamiento responde a la finalidad de adquirir materias primas o
productos terminados, ambos dirigidos a la venta del producto final. Por tanto,
las empresas intentarán que esta tarea se desarrolle en el menor tiempo
posible.
 El ciclo de aprovisionamiento es el periodo de tiempo que transcurre desde
que se detecta la necesidad de comprar materias primas o productos
terminados hasta el momento en el que el producto final es vendido y
entregado al cliente.
 La función de aprovisionamiento es un proceso que involucra a varios
departamentos dentro de la empresa y consta de las etapas siguientes:
1. El almacén, en primer lugar, y después el resto de departamentos identifican
sus necesidades. ¿?
2. Dichas necesidades son comunicadas al departamento de compras.
3. Se selecciona a los proveedores más adecuados según la política de la
empresa.
4. Se tramita la orden de pedido.
5. Recepción y evaluación de la mercancía en el almacén o en el departamento
correspondiente.
 El ciclo de aprovisionamiento constará de etapas diferentes según el tipo de
empresa:
A. Empresa industrial
El ciclo de aprovisionamiento de una empresa industrial es el siguiente:
PEDIDO COMPRA RECEPCIÓN ALMACENAJE
PRODUCCIÓN ALMACENAJE VENTA
El ciclo de aprovisionamiento de las empresas industriales comprende más etapas,
debido a que elaboran sus propios productos. Por tanto, primero deben adquirir las
materias primas que someterán a un proceso de transformación hasta generar el
producto final.
B. Empresa comercial
El ciclo de aprovisionamiento de una empresa comercial es:
PEDIDO COMPRA RECEPCIÓN ALMACENAJE VENTA
El ciclo de aprovisionamiento de las empresas comerciales es más corto, ya que
compran y venden productos terminados sin ningún tipo de transformación.
La falta de stock para satisfacer la demanda de sus clientes es la peor consecuencia
de una mala gestión de la función de aprovisionamiento.
 DOCUMENTOS DEL PROCESO DE
COMPRA
1. Contrato. Registra las obligaciones de cada una de
las partes y las condiciones de la compra.
2. Pedido. Recoge los artículos, precios y cantidades
que se quieren comprar en un momento determinado.
3. Albarán. Recogerá la misma información que el
pedido en cuanto a artículos y cantidades. La firma
del cliente sella la conformidad de la entrega
realizada.
4. Factura. Establece la obligación de pago, así como la
forma y el tiempo en que se realizará.
 4. Necesidades de aprovisionamiento
Para que la función de
aprovisionamiento sea eficiente
tenemos que dar respuesta a ¿Qué comprar?
una serie de preguntas clave. Se comprarán los ¿Cuándo comprar?
productos y servicios Las compras se
Las respuestas concretas a necesarios para el
estas preguntas se basarán en correcto realizarán con una
las necesidades de funcionamiento de la periodicidad y en
empresa teniendo en el momento
aprovisionamiento de cada cuenta la cantidad y preciso.
empresa. la calidad.
¿Cómo pagar las ¿A quién comprar?
compras?
Se seleccionarán los
La empresa Mercadona La forma de pago proveedores en
establece una relación a largo será la que más función de una serie
plazo con sus proveedores. convenga a la de criterios como son
política financiera el coste, la calidad y
de la empresa. el plazo de entrega.
En el enlace puedes visualizar
este sistema de
interproveedores.
https://www.youtube.com/watch?
v=GGeXNKmb_Ss
 CASO PRÁCTICO 1. Necesidades de
aprovisionamiento
La empresa Madreas Barruguer SA se dedica a la
fabricación de armarios de cocina y baño de gran calidad.
Para realizar su actividad utiliza como materias primas:
madera, tornillos, bisagras, tiradores y barnices. Para cubrir
sus necesidades de aprovisionamiento deberá responder a
las cuatro preguntas básicas que acabas de estudiar sobre
qué, cuándo y a quién comprar, y cómo pagar la compra.
Si la temporada más importante para el sector es el verano
y tiene cinco posibles proveedores, ¿cómo responderías a
estas preguntas?
 Solución. CASO PRÁCTICO
 ¿Qué comprar?

 ¿A quién comprar?

 ¿Cuándo comprar?

 ¿Cómo pagar?
 5. Plan de aprovisionamiento
 No todas las empresas cuentan con departamentos diferenciados, es decir, no
poseen trabajadores que se encarguen específicamente de cada una de las
funciones de aprovisionamiento (compras, ventas, administración, entre otras),
pero en el caso de que una empresa tenga un tamaño que requiere disponer de
esta división, deberá establecer un plan de aprovisionamiento que organice y
marque las pautas de actuación en este departamento.
 El plan de aprovisionamiento es el documento que tiene como objetivo la
elaboración, programación e implantación del programa de compras para todos
los departamentos de la empresa y para un período de tiempo determinado.
 Para la empresa, este documento es de vital importancia por las siguientes
razones:
1. Contiene los puntos clave para un plan de aprovisionamiento eficiente.
2. Incluye algunos objetivos globales de la empresa.
3. Se redactará de forma ordenada y coordinada.
4. Debe mejorar el plan del año anterior.
5. Se evaluarán los resultados obtenidos.
 El plan de aprovisionamiento deberá contener los apartados siguientes:

Análisis previo
• Análisis del plan de aprovisionamiento anterior.
• Definición de los objetivos globales.
• Comparación con el resto de objetivos de la
empresa.

Contenido
• Definición de los objetivos específicos.
• Análisis de los criterios de almacenaje,
aprovisionamiento y compras.
• Programación de la puesta en marcha del plan
de aprovisionamiento.
• Desarrollo de un calendario realista en función
de los objetivos.

Puesta en marcha
• Aplicación del plan.
• Comprobación del funcionamiento.
• Cumplimiento de los plazos.

Control
• Control de los objetivos planteados.
• Valoración de los criterios de calidad.
• Análisis de los resultados obtenidos.
 La importancia de la coordinación de todos los departamentos de la
empresa reside en que el departamento de marketing o ventas realizará
la previsión de la demanda; el departamento de almacén aportará la
información de los costes de almacenaje, y el departamento de
producción marcará el ritmo de fabricación. Con toda esta información, el
departamento de compras elaborará la información referente al stock, el
volumen de pedido, la frecuencia de los pedidos y los presupuestos de
compras.

 Una vez que se ponga en marcha el plan, se comprobará la evolución de

los proveedores mediante diversos indicadores que permiten tomar
decisiones sobre cambios o medidas de mejora a través de plazos de
entrega, errores en la mercancía o gestión de las incidencias.
 Actividad.

Escoger una empresa de vuestro

gusto y estudiar los pasos que
conforman el proceso de
abastecimiento de la empresa
elegida.