RSPO Estándar para Pequeños Productores

Independientes

El Proceso de Auditoría

Pucallpa, Perú
Agosto, 2023
 ¿Qué es una auditoría?
• La auditoría puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de
manera objetiva las evidencias relacionadas sobre actividades y otros acontecimientos
relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del
contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si
dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el
caso»

• Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y

evaluarlas en forma objetiva para determinar el alcance en el cual los criterios al que
aplica se cumplen.
— Se puede resumir en 3 palabras:
“Mecanismo de Control”

• Una inspección oficial de una organización

• Realizada por un órgano independiente
• Una forma de medir, entender, reportar y en últimas mejorar el desempeño social y
ético de una organización
• Es medida y evaluada contra un estándar (Principios y Criterios de la RSPO)
• Imparcial / Sin conflictos de interes por la Entidad de Certificacion o el equipo auditor.
— 2
¿Qué tipos de auditoría existen?
• Auditoría de 1era parte (internas)
• Auditoría De 2da parte (verificación)
• Auditoría 3era parte
✔ Auditoría de certificación (Inicial)
✔ Mantenimiento de las auditorías ya realizadas. (Vigilancia)
✔ Auditorías de recertificación: en este caso una organización contrata una
organización externa para llevar a cabo la auditoría.

• Auditorías de investigación
• Auditoría de expansión del alcance
3
¿Cuáles son los elementos más importantes
de una auditoria ?
• Preparación por parte del grupo
• Anuncio a Partes Interesadas/ Consulta pública
• Reunión inicial
• Inspección de documentos
• Trabajo de campo
• Muestreo de los miembros del grupo
• Seguimiento de incumplimientos
• Mejoramiento continuo
•…
4
¿Quién participa en una auditoría?
• Auditor líder
• Auditores asistentes
• Expertos temáticos
• Unidad de gerencia
• Pequeños productores
• Representantes de diversas unidades de trabajo al interior de la
organización
• Partes interesadas del sector público
•…
5
 Alcance de Auditorías

1.SG- Sistemas de Gestión

2. Proceso

3. Producto
6
7
¿Dónde se llevan a cabo las auditorías?
• La oficina principal
• En campo: cultivos de pequeños productores
• Planta extractora
• El entorno
• Comunidades aledañas…

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¿Cuándo una auditoría es exitosa o fallida?
Tener éxito es …
• No incumplimientos significativos
• Los incumplimientos menores son claros para la organización y hay un plan
de mejoramiento en curso
• ¡Una experiencia de aprendizaje!
•…

Fallar es…
• Incumplimientos significativos que no están cerrados
• Demasiados incumplimientos correspondientes al mismo principio
•…
9
Proceso de certificación (ciclo anual)

Preparación
para la
auditoría

Decisión de
Auditoría
certificación

Revisión de
la auditoría

10
Preparación para la auditoría
• ¡Capacitación! Preparación
para la
• Toda la documentación y auditoría

procedimientos están en orden

• Contacto con el órgano de certificación
• Plan de auditoría
Decisión de
• La acomodación y el transporte del Auditoría
certificación
equipo de auditoría están claros
• Anuncio de consulta pública con 30 días
de anticipación
• El órgano de certificación reparte copias
Revisión de
de todos los documentos relevantes la auditoría
• El alcance de la certificación está claro
• Unidad de certificación = Gestión del
grupo + 100% de los miembros del grupo 11
La auditoría
• Reunión inicial
• Momento ideal para aclarar dudas y ajustar el Preparación
para la
plan de auditoría auditoría
• El muestreo de cultivadores individuales es
claro (en el documento del grupo)
• Evaluación de la gestión de grupo Y
cultivadores individuales
• Entrevistas Decisión de
Auditoría
certificación
• Observaciones
• Documentos
• Trazabilidad
• Verificación de incumplimientos previos
• Análisis de reclamaciones recibidas
Revisión de
• Los incumplimientos son comunicados la auditoría
inmediatamente al grupo, con la posibilidad de
ser resueltos inmediatamente
• Reunión de cierre
12
Revisión de la auditoría
Preparación
• El personal técnico revisará el para la
auditoría
reporte de los auditores para
efectos de calidad y coherencia
• Estarán de acuerdo o en
desacuerdo con la Decisión de
certificación
Auditoría

recomendación del equipo de

auditoría

Revisión de
la auditoría

13
Decisión de certificación
Preparación
• La decisión final en relación con la para la
aprobación de una certificación para una auditoría
organización es tomada por el órgano de
certificación.
• Todos los incumplimientos significativos
deben ser resueltos a satisfacción del Decisión de
Auditoría
certificación
órgano de certificación antes de que se
otorgue la certificación.
• Las decisiones de certificación incluyen
decisiones para otorgar, mantener, renovar,
suspender, reponer o retirar la certificación, Revisión de
la auditoría
al igual que decisiones sobre la expansión o
reducción del alcance de la certificación.
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Preparación para la auditoría ¡de nuevo!
Preparación
para la
• Continuar con las capacitaciones auditoría

• Continuar documentando y
practicando los procesos
Decisión de
• Prestar atención especial a los certificación
Auditoría

incumplimientos previos

Revisión de
la auditoría

15
Recomendaciones para preparar
una Auditoría Práctica

16
Antes de la Auditoría

17
Realizar preguntas a lo largo del año
• No esperar hasta ir al campo!

• Establecer una relación con la Entidad de Certificacion, úselo como

recurso.

• Mantenga la línea de comunicación abierta a lo largo del año.

18
Documentar
• Documentar a lo largo del año

• El SIC es la guía

• Registrar- Evidencia

• Indicar fechas en toda la documentación

• Tener toda la documentación a mano

19
Realizar una planeación temprana para la
auditoría
• Preguntar anticipadamente qué se necesita preparar para los
auditores, para que así no tenga que organizarse en el último minuto.

• Preguntar al ente de certificación cualquier duda

20
Tomar en serio la Auditoría Interna
• Visitas extensivas de los pequeños productores, deben reflejar las
cuestiones a las cuales se va a enfocar el auditor.

• Los registros del entrenamiento y la auditoría Interna, son críticos.

• Las auditorías internas bien realizadas, van a alertar de los problemas del
Grupo.

• Cuando los problemas son encontrados durante las auditorías internas,

TOMACCIONES CORRECTIVAS y documente esas acciones.
21
Monitorear los objetivos
• El mejoramiento continuo es un foco de crecimiento en los sistemas
de certificación Y en el mundo de la sostenibilidad.

• Muestre que usted entiende sus objetivos y está correctamente

monitoreando sus mejoramientos.

• La sostenibilidad es una JORNADA no un OBJETIVO FINAL.

22
Durante la
Auditoría

23
Tener listo y disponible
Gestión adecuada y personal
Documentación
Sistema de Control Interno SCI
Estándares de Procedimientos Operativos
Planes de Gestión
Cualquier registro solicitado
Registros de auditoría interna

24
Gestión del Riesgo
“En un mundo que cambia realmente rápido, la
única estrategia en la que el fracaso está
garantizado es no asumir riesgos”.

(Mark Zuckerberg)

26
¿Qué es un riesgo?

• El nivel de riesgo lo
determina la
probabilidad de que
el peligro ocurra y de
la severidad del
efecto negativo.

27
Gestión del Riesgo

Prevención

Evaluación Monitoreo

Gestión
del
Riesgo

28
Ejemplo de un riesgo:
• En un área donde ocurren terremotos, el peligro es que ocurra un
terremoto. El impacto potencial de un terremoto grande es muy alto (su
comarca será destruida y las personas morirán) pero la probabilidad de
que esto ocurra es muy baja (por ejemplo una vez cada 100 años).
• Entonces, existe una alta probabilidad de que se den temblores con
mayor frecuencia. Las casas serán dañadas, pero las personas no
morirán. (la severidad es media, la probabilidad de ocurrencia es media).
• En general, el nivel de este riesgo es medio y se debe tomar acciones
preventivas como construir casas fuertes, no en pendientes, instalar
dispositivos de alerta y educar a las personas acerca de lo que se debe
hacer cuando sucede un terremoto.
29
Evaluación del Riesgo
• La evaluación del riesgo valora la situación actual del grupo de agricultores para
identificar riesgos que podrían obstaculizar el cumplimiento con el Estandar.
• Identifica cualquier problema que pueda tener un impacto negativo en la
capacidad del grupo para cumplir con las metas de RSPO de tener mejores
cultivos, mejores ingresos y mejor medio ambiente y entorno social.
• La evaluación de riesgos permite al grupo enfocarse en las metas más
importantes y trabajar de manera efectiva.
• Se realiza una evaluación de riesgos anualmente. Al final de la temporada se
monitorean y evalúan los riesgos y el plan de gestión se ajusta
consecuentemente.
30
• Existen múltiples riesgos que pueden poner en peligro la
certificación RSPO o la calidad de la fruta, las dos cosas a nivel de la
finca (riesgos de salud, degradación ambiental) y a nivel del SIC
(riesgos durante la compra, calidad de controles internos,
trazabilidad).
• La evaluación de riesgos incluye la calificación de los riesgos de
acuerdo con su importancia y relevancia.
• Es extremadamente importante que los riesgos que puedan poner
en peligro la produccion sostenible y la certificación, son tomados
en cuenta por todos los involucrados en el SIC.

31
 Prevención del riesgo Monitoreo

Estas medidas se elaboran y Se tiene que monitorear la

establecen para reducir o efectividad de las medidas
eliminar los efectos preventivas. Esto es parte del
negativos. Éstas deben Sistema Interno de Gestión
documentarse en el plan de
gestión del grupo e
incorporarlas en la
planificación de actividades,
sensibilizando a la vez sobre
temas de alto riesgo en el SIC.
32
Monitoreo
• Sean exitosas las medidas preventivas o no, el resultado se debe
transferir a la planificación de actividades para la nueva temporada.
• El monitoreo de riesgos, análisis y retroalimentación se realiza al
menos una vez al año. El SIC tiene que elaborar procedimientos de
monitoreo.

33
Elementos clave
¿Cuál es el contexto local de la producción? ¿Qué limitaciones podrían influir en la producción de palma y el funcionamiento
efectivo del ICS?
El análisis de riesgos es la base a partir de la cual se deben determinar todas las normas internas del SCI.
Para ello se deben reunir las siguientes personas; los responsables del ICS, algunos
• “productores clave” (que conocen bien su región y la producción de palma) y, si es posible, algunos consultores externos
que conocen bien el contexto y el estándar a cumplir. Su tarea es identificar los riesgos en el nivel de productor y grupo en
las siguientes áreas:
 Salud y seguridad
 Derechos laborales
 El medio ambiente, incluye la gestión de los residuos y la contaminación
 Seguridad alimentaria
 Tenencia de la tierra
 Conflictos
• Se debe realizar un análisis de riesgo para evaluar la situación específica del grupo y su miembros. El análisis debe hacer
referencia a los requisitos del Código de Conducta. Está importante determinar medidas para reducir los riesgos
identificados y planificar acciones correctivas (por ejemplo capacitación de productores y apoyo financiero para ciertas
inversiones.
• El correctivo las acciones deben documentarse en un “plan de acción”.
La evaluación de riesgo requiere:
Paso 1. Definir un equipo para realizar la evaluación
Paso 2. Definir la herramienta/metodología para realizar la evaluación
 Seleccionar el alcance
Identificar potenciales problemas
Paso 3. Analizar el nivel de riesgo
a. El efecto negativo que el grupo desea evitar (el peligro)
b. Su severidad
c. La probabilidad de que ocurra y la frecuencia.

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Paso 4. Evaluar la importancia del riesgo
• La severidad del efecto negativo y la probabilidad de que ocurra se
evalúan para proveer un resultado general para la importancia del
riesgo.
• El nivel de importancia puede ser alto, medio o bajo. Permitiendo
un poco más de flexibilidad, se puede aplicar una escala de cinco
niveles y un código de color.
• La decisión sobre el nivel de riesgo es un asunto a ser evaluado a
criterio de su equipo.

36
Evaluar la gestión del riesgo

37
CÓMO REDUCIR O ELIMINAR LOS RIESGOS
• Después de haber evaluado los riesgos usted puede
priorizar cuáles riesgos tiene que abordar el grupo. Esto
debe incluir todos los riesgos de nivel alto.
• Para los riesgos más importantes, usted debe identificar las
medidas preventivas que pueden reducir o eliminar el
riesgo. Estas medidas preventivas se vuelven parte de las
actividades planificadas en el Plan de manejo del grupo.

38
GRACIAS

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