Plan de Gestión de

proyecto
Presentado por

Edward C. Martínez
Albeiro O. Reina
Oscar David Sierra Barrantes

Noviembre 2023
Información General del proyecto

Nombre del Proyecto:

Transformación Digital de Inmobiliaria de Los Alpes

Patrocinador:
Inmobiliaria de Los Alpes S.A.

Project Manager:
Edward Carvajal

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Introducción

El proyecto tiene como objetivo principal desarrollar e implementar un nuevo

sistema para Inmobiliaria de Los Alpes S.A. que permita optimizar sus procesos
comerciales, reducir costos operativos, y mejorar la captación y retención de
clientes. Este sistema estará centrado en una plataforma digital basada en subastas
y facilitará la compra, venta y arriendo de bienes inmuebles, con el potencial de
expandirse a otros tipos de bienes y servicios relacionados.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Descripción del proyecto
Inmobiliaria de Los Alpes busca afrontar la crisis económica mediante la implementación de un
sistema integral basado en subastas que permita mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y
aumentar la captación de clientes.

Objetivo General
Desarrollar e implementar un sistema integral basado en subastas que mejore la
eficiencia operativa, reduzca costos y aumente la captación de clientes para
Inmobiliaria de Los Alpes S.A.

Objetivos Especificos
Reducir los tiempos de proceso de ventas y arrendamientos.
Aumentar la cantidad de clientes en al menos 3,000 usuarios registrados por año.
Realizar 50,000 transacciones al año.
Minimizar la intervención humana en el proceso mediante el autoservicio del cliente.
Garantizar la confidencialidad de la información y la seguridad en los pagos electrónicos.
Convertir el portal en un referente del sector inmobiliario y ofrecerlo como plataforma
para otras inmobiliarias.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Justificación

La implementación del sistema basado en

subastas es crucial para responder a la crisis
económica actual, reducir costos operativos y
competir eficazmente en el mercado
inmobiliario, brindando a los clientes un servicio
ágil y atractivo.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Alcance del proyecto

Inclusiones
 Desarrollo e implementación de un sistema basado en subastas.
 Integración de tecnología móvil para comerciales.
 Funcionalidades de búsqueda avanzada y notificaciones automáticas.
 Configuración de diferentes estilos de negocio.
 Motor de búsqueda eficiente para usuarios.
 Generación instantánea de reportes e indicadores.
 Integración de publicidad y servicios de terceros.

Exclusiones
 Desarrollo adicional una vez el sistema esté en producción.
 Inversiones adicionales en desarrollo después de la implementación.
 Desarrollo de funcionalidades no especificadas en los objetivos.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

 La Estrategia

Para adelantar la nueva estrategia de la

empresa, se desea construir un sistema que
facilite la operación de la compañía. Los
principales ejecutivos han expresado las
siguientes ideas sobre el sistema.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Cronograma
El cronograma se ha desarrollado siguiendo las buenas prácticas de Dirección de Proyectos y
está diseñado para garantizar la entrega oportuna de los entregables claves que contribuirán
a la recuperación económica y la sostenibilidad de la empresa.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Gestión del Cronograma
Proceso de desarrollo del cronograma
 Definición de Actividades
Responsable: Gerente de Proyecto
Descripción: Identificar y documentar todas las actividades requeridas para completar el proyecto,
basándose en los objetivos y requisitos específicos.

 Secuenciación de Actividades
Responsable: Equipo de Desarrollo
Descripción: Establecer el orden lógico y las dependencias entre las actividades identificadas.

 Estimación de Recursos y Duración

Responsable: Gerente de Proyecto y Líderes de Equipo
Descripción: Determinar los recursos necesarios para cada actividad y estimar la duración de cada una.

 Desarrollo del Cronograma

Responsable: Gerente de Proyecto
Descripción: Utilizar la información de la secuenciación de actividades y la estimación de recursos para
desarrollar un cronograma detallado utilizando una herramienta de gestión de
proyectos.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Herramientas y software

Se utilizará una herramienta de gestión de

proyectos, como Microsoft Project o herramienta
equivalente, para desarrollar y mantener el
cronograma del proyecto.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

 Control y Seguimiento del Cronograma
 Reuniones de Seguimiento
Frecuencia: Semanal
Participantes: Gerente de Proyecto, Líderes de Equipo
Objetivo: Revisar el progreso de las actividades, identificar posibles desviaciones y discutir las acciones
correctivas necesarias.

 Actualización Continua
Responsable: Líderes de Equipo
Frecuencia: Después de cada tarea completada
Descripción: Actualizar el estado de las tareas en la herramienta de gestión de proyectos tan pronto
como se completen, retrasen o cambien.

 Análisis de Desviaciones
Responsable: Gerente de Proyecto
Descripción: Analizar cualquier desviación significativa entre el cronograma planificado y el real.
Identificar las causas y desarrollar un plan de acción para corregir las desviaciones.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Control de Cambios en el cronograma

Procedimiento
Cualquier cambio propuesto en el cronograma debe pasar por una evaluación de
impacto liderada por el Gerente de Proyecto. Los cambios aprobados se reflejarán
inmediatamente en la herramienta de gestión de proyectos.
Contingencias
Reserva de Tiempo: Se establecerá una reserva de tiempo para actividades críticas,
identificadas durante la planificación, para manejar imprevistos.
Comunicación
Informes de Avance: Se generarán informes regulares de avance del cronograma para
ser compartidos con el equipo del proyecto y la alta dirección.

Aprobación del Cronograma

Este plan de gestión del cronograma será revisado y aprobado por el Gerente de Proyecto y
comunicado a todo el equipo del proyecto.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Supuestos

 Disponibilidad de recursos humanos

calificados.
 Acceso oportuno a datos de centrales de
riesgo y plataformas de pagos electrónicos.
 Colaboración activa de propietarios y
arrendatarios para participar en el sistema de
opiniones y calificaciones.
 Disponibilidad de financiamiento según lo
presupuestado.
 Aprobación de la estrategia de subasta.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Restricciones

 Restricciones Internas
 Presupuesto Limitado.
 Recursos Limitados.
 Tiempo Limitado.
 Calidad Requerida.

 Restricciones Externas
 Requisitos Regulatorios.
 Disponibilidad de Datos Externos.
 Aprobaciones Externas.
 Competencia del Mercado.
 Disponibilidad de Proveedores de Servicios
Electrónicos.
 Opiniones y Calificaciones de Usuarios.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Gestión de Restricciones - Internas

 Presupuesto Limitado
Acciones de Gestión:

 Monitoreo continuo del gasto del proyecto.

 Identificación y evaluación de oportunidades para la optimización de costos.
 Comunicación proactiva de cualquier desviación significativa al equipo y a la
alta dirección.

 Recursos Limitados
Acciones de Gestión:

 Priorización y asignación eficiente de recursos.

 Identificación temprana de posibles cuellos de botella en recursos.
 Exploración de oportunidades de colaboración y tercerización.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Gestión de Restricciones - Internas

 Tiempo Limitado
Acciones de Gestión:

 Desarrollo y seguimiento estricto del cronograma.

 Manejo proactivo de riesgos que podrían afectar el tiempo de entrega.
 Establecimiento de hitos claros y objetivos alcanzables.

 Calidad Requerida
Acciones de Gestión:

 Establecimiento de estándares de calidad desde el inicio del proyecto.

 Implementación de revisiones y pruebas regulares.
 Retroalimentación constante del cliente para garantizar la satisfacción con la
calidad entregada.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Gestión de Restricciones - Externas

 Requisitos Regulatorios
Acciones de Gestión:

 Identificación y comprensión temprana de los requisitos regulatorios.

 Asociación con expertos en regulaciones para garantizar el cumplimiento.
 Monitoreo continuo de cambios en los requisitos regulatorios.

 Disponibilidad de Datos Externos

Acciones de Gestión:

 Identificación de fuentes confiables de datos externos necesarios.

 Establecimiento de acuerdos y protocolos para acceder a esos datos.
 Desarrollo de estrategias de contingencia en caso de indisponibilidad de
datos externos.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Gestión de Restricciones - Externas

 Aprobaciones Externas
Acciones de Gestión:

 Identificación temprana de aprobaciones necesarias.

 Establecimiento de canales de comunicación con las autoridades relevantes.
 Coordinación proactiva para asegurar aprobaciones oportunas.

 Competencia del Mercado

Acciones de Gestión:

 Análisis continuo de la competencia y adaptación de estrategias en consecuencia.

 Monitoreo de tendencias del mercado y ajuste del enfoque del proyecto según sea
necesario.
 Obtención de retroalimentación del cliente para mejorar la propuesta de valor.
 Disponibilidad de Proveedores de Servicios Electrónicos
Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto
Gestión de Restricciones - Externas

 Disponibilidad de Proveedores de Servicios Electrónicos.

Acciones de Gestión:

 Evaluación y selección cuidadosa de proveedores de servicios electrónicos.

 Establecimiento de acuerdos de nivel de servicio (SLA) claros.
 Mantenimiento de una lista de proveedores alternativos para contingencias.

 Opiniones y Calificaciones de Usuarios

Acciones de Gestión:

 Implementación de mecanismos para recopilar y analizar opiniones de usuarios.

 Respuestas rápidas a comentarios y retroalimentación de usuarios.
 Iteraciones regulares basadas en las opiniones y calificaciones de los usuarios.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

 Aprobación y Revisión

Este plan será revisado y aprobado por el Gerente

de Proyecto y comunicado a todas las partes
interesadas. Se revisará periódicamente para
asegurar su relevancia y efectividad.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

 Riesgos del Proyecto

 Riesgo Financiero.
 Riesgo Tecnológico.
 Riesgo en el Cronograma.
 Riesgo de Calidad.
 Riesgo de Adopción.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Mitigación de riesgos

 Riesgo Financiero
Descripción del Riesgo
Existe la posibilidad de que los costos reales del proyecto superen el presupuesto asignado, lo que podría
impactar negativamente en la viabilidad y la conclusión exitosa del proyecto.

 Estrategias de Mitigación

 Revisión Continua del Presupuesto: Establecer revisiones periódicas del presupuesto para identificar y abordar
cualquier desviación temprana.

 Negociación con Proveedores: Mantener comunicación constante con proveedores y buscar acuerdos flexibles en
caso de cambios en las condiciones del mercado.

 Priorización de Funcionalidades: Identificar y priorizar las funcionalidades críticas del sistema para garantizar su
implementación incluso en escenarios de restricciones financieras.

 Reserva de Contingencia: Establecer una reserva de contingencia financiera para hacer frente a imprevistos y
cambios en los requisitos.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Mitigación de riesgos

 Riesgo Tecnológico
Descripción del Riesgo
La complejidad tecnológica puede llevar a retrasos en el desarrollo, fallos en la implementación y la necesidad de
habilidades especializadas que no estén disponibles internamente.

 Estrategias de Mitigación

• Análisis de Tecnologías: Realizar un análisis detallado de las tecnologías seleccionadas para asegurar su idoneidad y
capacidad de integración.

• Capacitación del Equipo: Proporcionar capacitación adicional al equipo de desarrollo para cerrar brechas de
habilidades y garantizar la competencia técnica.

• Prototipos y Pruebas Continuas: Desarrollar prototipos y realizar pruebas continuas para identificar y abordar
problemas técnicos de manera proactiva.

• Colaboración con Expertos Externos: Establecer colaboraciones con consultores o expertos externos en caso de
necesitar asesoramiento especializado.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Mitigación de riesgos

 Riesgo en el Cronograma
Descripción del Riesgo
Posibles retrasos en la ejecución de actividades podrían afectar la fecha de entrega del proyecto.

 Estrategias de Mitigación
 Desarrollo Iterativo: Adoptar un enfoque iterativo que permita entregas incrementales y evaluaciones regulares del
progreso.

 Identificación Temprana de Problemas: Establecer mecanismos de monitoreo y seguimiento para identificar

problemas potenciales en las primeras etapas y tomar medidas correctivas de inmediato.

 Asignación de Recursos Adecuada: Asegurar una asignación eficiente y equitativa de recursos, evitando sobrecargar
a los miembros del equipo.

 Planificación de Contingencia: Desarrollar planes de contingencia que permitan ajustes en el cronograma sin
comprometer la calidad del producto final.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Mitigación de riesgos

 Riesgo de Calidad
Descripción del Riesgo
La falta de estándares de calidad o procesos inadecuados puede resultar en un producto final que no cumple con
las expectativas.

 Estrategias de Mitigación
 Establecimiento de Estándares: Definir estándares de calidad claros desde el inicio del proyecto y comunicarlos a
todo el equipo.

 Revisiones y Pruebas Continuas: Implementar revisiones y pruebas continuas a lo largo del desarrollo para
identificar y corregir problemas de calidad.

 Participación del Cliente: Involucrar activamente al cliente en el proceso de desarrollo, recopilando comentarios y
ajustando el producto según sea necesario.

 Capacitación del Personal: Proporcionar capacitación regular al equipo en prácticas y herramientas de control de
calidad.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Mitigación de riesgos

 Riesgo de Adopción
Descripción del Riesgo
La resistencia al cambio por parte de los usuarios finales podría resultar en una baja adopción del sistema,
comprometiendo así los beneficios del proyecto.

 Estrategias de Mitigación
 Campañas de Comunicación: Desarrollar campañas de comunicación efectivas para informar a los usuarios sobre
los beneficios del nuevo sistema y abordar cualquier preocupación.

 Entrenamiento Integral: Proporcionar sesiones de entrenamiento exhaustivas para los usuarios finales, asegurando
que estén cómodos y competentes en el uso del nuevo sistema.

 Participación de los Usuarios: Involucrar a los usuarios finales en el proceso de diseño y pruebas para que se
sientan parte del proyecto desde el principio.

 Soporte Post-Implementación: Establecer un sistema de soporte post-implementación para abordar rápidamente

cualquier problema o preocupación que puedan tener los usuarios.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Comunicación y Colaboración

Reuniones periódicas:
 Revisión del avance y resolución de problemas.

Herramientas de Colaboración:

 Plataformas para compartir documentos y seguimiento

del proyecto.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Evaluación Del Proyecto

Indicadores de Éxito:
 Reducción de costos operativos, aumento en la
captación de clientes, satisfacción del usuario.

Criterios de Aceptación:
 Cumplimiento de los objetivos específicos y aprobación del
patrocinador.

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Aprobación

 El plan de gestión del proyecto ha sido revisado

y aprobado por las partes representantes tanto
del equipo como la organización que requiere el
proyecto

 Para el caso la inmobiliaria de los Alpes en

cabeza de su representante máximo, y por otro
lado el líder o gerente del proyecto

Énfasis 3 : Plan de Gestión de proyecto

Gracias