I SEMINARIO INTERNACIONAL

DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVOS
LIMA – PERÚ
14 DE JUNIO DE 2016

MODELOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Lilliana Mayorga Tovar
Colombia
 REFERENTE
BIBLIOGRAFICO
DE 1993
 ORIGENES DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

1789-1790 Inicios de la Gestión de Documentos.

Estados Unidos legisló referente al almacenamiento
de los documentos.

1810 Contempla
1800 Los archivos eran itinerantes, con
espacios para
riesgos de pérdidas y daños para los
alojar documentos
documentos
públicos

Segunda mitad del Siglo

XIX las industrias
Interés por la Creación, Ley de 1853 prohíbe la
desarrollan métodos
Utilización y Conservación destrucción de los
económicos y racionales
de los documentos documentos públicos
para la gestión de los
papeles
 • Medidas para • Atacaron problemas de • Se marca la entrada de los • Se autoriza
conservar documentos. formularios, correo, Archivos Nacionales en el microfilmar algunas
organización y eliminación campo de la Gestión categorías de
• Seguridad de los de documentos. Documental. documentos.
• Se establecen
documentos y de
edificios públicos. • Comité de Economía y • Concentración y programas de
• El Congreso autoriza eficiencia. preservación de todos los documentos.
• Inserción de documentos archivos inactivos del • II Guerra mundial,
destrucción de algunos
fondos. en expedientes. Gobierno de los EEUU de un reduce personal, se
valor administrativo o de incrementa los
interés histórico y otorga documentos por los
• Causas en retrasos en • Formas de registrar la
nuevos servicios de
la tramitación de los información sobre el papel. poderes al Archivero de
EEUU. guerra.
negocios públicos
(Senado). • Clasificar la correspondencia • Se cuantifican en km los
• Creación de (sistema autoindización). documentos. • Establecen
documentos sin • La mayor preocupación, el depósitos
necesidad. crecimiento desbordado de
• Utilizar copias en carbón, intermedios –
• Utilización de la máquina documentos conservación
sobres con ventanas.
de escribir temporal.
• El Congreso aprobó la • Estudio del Sistema
• Creación de un grupo
primera eliminación de • Consejo a expertos del de Conservación, anotando
de trabajo de Gestión
documentos generales sector privado sobre sus en cuadros de los periodos de Documental.
experiencias en la materia. conservación

1856 - 1889 1910 - 1933 1934 - 1939 1940 - 1946

• Creación de un nuevo • Los Archivos Nacionales se • Aumento de papel, siguen
organismo que asuma los convierten en el Archivo
Archivos Nacionales y Nacional de Servicios y
depósitos intermedios. Documentos – NARS,
tendría durante 32 años la
responsabilidad de la
Asegurar la existencia de
Política de la Gestión
una autoridad legal en Documental federal.
materia de creación,
preservación,
organización y
• Ley de 1950 obliga a los
eliminación de los
organismos
papeles federales.
administrativos a dispones
de un Programa de Gestión
• Nombrar un Oficial
Documental.
de Gestión de
Documentos en cada
administración para • Se fundamentan 4 pilares:
conducir un programa de 1.Concepto de ciclo de
vida. 2.Programas de
trabajo, siguiendo las
atención continuada.
normas establecidas por
3.Control en la gestión.
la Administración Federal
4. Especialización de
de Documentos.
quienes la practican.
1947 1949 - 1950
• Se consagra la
promoviendo herramientas definición de GD.
a facilitar la eliminación de • Beneficios que la GD
documentos. presenta para los
archivos.
• Resultados: • A mediados de los 80
1.Descongestión de los se reorganiza la
Archivos Nacionales. administración de
2.Racionalización de las archivos
eliminaciones mientras norteamericanos el
producían 1.000 km de NARS pasa a
documentos 1.300 eran llamarse NARA
destruidos. 3.Descongestión Archivos Nacionales
de las administraciones y y Administración de
ahorro en espacios y Documentos.
materiales.
• Amenaza de guerra
• Años 60 y 70 se dan nuclear nace el
innovaciones Programa para la
codificación por protección de
colores y las baldas documentos vitales
móviles.
1950 - 1970 1975 - 1980
 • «la planificación, el control, la dirección, la
organización, la capacitación, la promoción
y otras actividades gerenciales relacionadas
con la creación de documentos, su
DEFINICIÓN DE mantenimiento, como su eliminación,
GESTIÓN incluyendo el manejo de correspondencia,
DOCUMENTAL formularios, directrices, informes,
El edificio de los Archivos
Nacionales en Washington, DC
documentos legibles por máquina,
microformas, recuperación de información,
ficheros, correo, documentos vitales,
equipos y materiales de archivo,
eliminación de documentos, archivos
centrales u otras instalaciones de
almacenamiento.
 • GESTIÓN DE DOCUMENTOS 1984
El área de gestión administrativa general
relativa a conseguir economía y eficacia en
la creación, mantenimiento, uso y
CONSEJO disposición de los documentos.
INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS

n de
e s tió n
e g s, e
l ar d ento o, es
b t
Ha ocum estric do de
d do t ie n e
nti a r qu o
s e l o p cia del
c r
e ere n o
ha f
e e e ano l m
a r
l
t ituy eric
s m
con ortea
n
 a. Seguridad de que las políticas y las actividades del
Gobierno están bien documentadas, que los
documentos referentes al mismo tema se archivan
juntos, que los archivos están organizados de la forma
más adecuada y justa, que los pocos documentos de
valor transitorio o inútiles se mezclan con los de valor
BENEFICIOS DE permanente, que se reduce el riesgo de destrucción de
LA GESTIÓN documentos de valor permanente.
DOCUMENTAL
El edificio de los Archivos
Nacionales en Washington, DC

b. El Gobierno toma una mayor conciencia de la

importancia del cuidado y preservación de los
documentos.

c. Aumento del prestigio de los archivo, que disfrutan

de un presupuesto mayor, porque se demuestra que con
ellos se ahorra una gran cantidad de dinero.

d. El servicio de archivos propiamente dicho obtiene el

efecto y el apoyo del público.
 S S O
O O V
T T HI
N • Diseño de • Sistemas de archivo N • Identificación y C
E formularios y recuperación. E descripción de los R
M • Gestión de • Gestión de los M documentos por series A
formularios. expedientes. o clases.
U • Gestión del correo y
U • Retención o E • Formación de los
• Preparación y OS
archivos en tres
C de las C disposición de series. D
gestión de la NT
telecomunicaciones • Selección para fases:
O correspondencia. ME O N
• Gestión de las conservar
D • Gestión de CU
máquinas D permanente.
Ó • 1.Gestión.
informes. DO
copiadoras. • Disposición periódica
E E CI • 2. Administrativa.
• Sistemas de DE
• Análisis de sistemas. de los documentos no
D
gestión de la O D A • 3. Histórica
• Gestión de los permanentes.
N información. US
records centers.
N • Transferencia de
R
Ó • Gestión de Y
• Establecimiento de Ó documentos T
directrices. permanentes a los
OS
CI programas de CI IS
• Tratamiento de
NT
documentos archivos Nacionales.
A IE esenciales.
SI IN
textos IM
E O M
EN
R NT
SP D
C MA DI A

PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

LAS FASES

JAMES B. RHOADS (1983 Y 1989)

 • MÍNIMO
• MÍNIMO INCREMENTADO • INTERMEDIO • ÓPTIMO

NIVE NIVE NIVE NIVE

L L L L

NIVELES DE IMPLANTACIÓN DE LA GESTIÓN DE

DOCUMENTOS
JAMES B. RHOADS 1983 Y 1989
 GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN QUEBEC
- CANADA

Los principios desarrollados en Estados Unidos

desde la II Guerra Mundial, inspiró la experiencia en
gestión de documentos administrativos en Quebec.

Años 70 el Calendario de Conservación es el El concepto y la práctica

instrumento de gestión esencial para los archivos de de la gestión documental
una organización. esta bien definida a nivel
legislativo y
Protección de los archivos históricos. reglamentario.

ETAPAS DE IMPLANTACIÓN: 5. Creación de lugares de

1. Gestión de los documentos
semiactivos.
2. Establecimiento del primer
cuadro de clasificación 1976
3. Elaboración de un segundo
clasificación, asegurando la
cuadro de clasificación 1978.
uniformidad. 1979
4. Implantación de un
6. Implantación de la
calendario de conservación
informática, recuperar la
1981
información 1981
 LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN
FRANCIA, EL PRÉARCHIVAGE

Siglo XVIII y la primera mitad del XIX

Los documentos de archivo

recibieron una clasificación
distinta al orden que tuvieron en La clasificación se basó
las oficinas productoras. únicamente en su contenido,
El orden original de los según el «principio de
documentos fue destruido. pertenencia» o «por materia»
Los documentos mezclados sin
tener en cuenta su procedencia.
 Poco desarrollo
Inexistencia de un
Vinculación a las legislativo o
cuerpo de reglamentario que
prácticas
funcionarios regule el tratamiento de
tradicionales de la
específicamente la documentación en la
administración
formados fase de archivo de
francesa, lo que ha gestión, y que apoye la
responsables de la
venido limitando su actuación del archivero
documentación en la
capacidad de dentro de la
fase activa de las
innovación Administración creadora
administraciones. de la documentación

PRÉARCHIVAG No se había generado una estructura organizativa responsable de la gestión de

E documentos activos.

1969 se pone en funcionamiento el Centro de los Archivos Contemporáneos de los

depósitos intermedios.

El vacío existente se pretende llenar desde los Archivos Nacionales, mediante la

institución de las missions en los ministerios.
La institución de archivos disfruta de una alto prestigio a nivel de custodio de la
documentación histórica.

Desconocimiento en la intervención sobre la documentación en las fases activa e

intermedia.

La formación profesional del archivero es más hacia la gestión de los fondos históricos,
que a la documentación con vigencia administrativa.

La clasificación de la documentación está legalmente preestablecida desde el siglo pasado

para los documentos de los ministerios, departamentos, municipios y hospitales.

La aparición de los documentos informáticos han facilitado una concienciación sobre la necesidad de
un cambio: el préarchivage tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.

Replanteamiento, sin descartar la intervención del archivero de una manera más directa en
la fase activa del ciclo de vida de los documentos.
Tablas Evaluación Documental
Se revisten de
progresiva
importancia, desde
la perspectiva de la
preservación de la
documentación con
valor histórica.
Préarchivage
Constituye una parte de lo
que abarca el término
«Gestión Documental».
La intervención de los
Archivos Nacionales en la
fase de creación de los
documentos es casi
inexistente, su actuación en
los archivos de gestión es
solo sobre la
documentación con valor
permanente.
 REINO UNIDO
EL «REGISTRY»

Constituye el modelo de tratamiento documental

más extendido del mundo

Está desapareciendo la tendencia

Comparte con Alemania ser el
a registrar cada documento de
modelo más arcaico, data del
forma individual, ya que es
siglo XVI, con origen en la antigua
excesivo, siendo suficiente aplicar
Roma.
sobre expedientes/series

Los registros organizados

Existe conciencia de la
El acto de registrar un tanto centralizados como
incapacidad del modelo en
documento constituye descentralizadas, disponen
controlar eficazmente la
evidencia legal de su de cuadros de clasificación
cantidad creciente de
autenticidad de documentos poco
documentos
definidos.
 Los documentos se clasifican generalmente antes de que sean enviados a las oficinas de
actuación, se separan expedientes de carpetas de asuntos
O
Las responsabilidades están divididas respecto a archivos corrientes, intermedios y
D definitivos; los archivos de gestión son responsabilidad de la Administración, con
personal especializado.
NI
La responsabilidad de la gestión de los documentos depositados en los archivos
U intermedios, corresponde a la Administración productora de los documentos

O
En los años 90 la crisis económica obligó a un replanteamiento de la gestión de los
N depósitos intermedios y dejar en manos la gestión al Ministerio de Defensa.

EI El archivero no hace parte en la gestión directa de los documentos depositados en los archivos de
gestión e intermedio, existe un grupo de funcionarios específicamente entrenados, se reserva el papel
R de control e inspección para garantizar la preservación de los documentos con valor permanente.

Este modelo es el único que, pese al alto porcentaje de eliminaciones, el archivero no

controla la totalidad del proceso de selección y eliminación
 El proceso y los instrumentos de eliminación de documentos están
consolidados

• Importancia de la codificación en la descripción y control de los

documentos y expedientes e importancia en la formación de
expedientes sobre el tratamiento del documento individual.

En el papel de la institución de archivos prevalecen las funciones de

asesoramiento y las competencias de inspección y control de los
archivos de gestión e intermedios
• Los documentos trasladados a los archivos para su conservación
definitiva, los archiveros se reservan la aplicación de un principio
para devolver el orden original cuando éste haya sido alterado por
Archivos Nacionales del la Administración origen
Reino Unido

La gestión documental procedente de los Estados Unidos no ha

supuesto una revolución dentro de las prácticas archivísticas en los
Ministerios.

• La influencia de la Gestión Documental

 ALEMANIA:
LA REGISTRATUR

Junto con el modelo del Reino Unido constituyen el

modelo más arcaico
Pese al papel reconocido de los
archivos intermedios para
Incidencia de las tradiciones
almacenamiento de documentos
administrativas derivadas del derecho
semiactivos y la evaluación de su
germánico, conlleva un fuerte rechazo
valor histórico, no existe colaboración
a la burocracia.
de la Administración para llevar a
cabo su labor.

La creación, conservación En cuanto a eliminaciones

La gestión de los
y utilización de los y transferencias, se remite
documentos en la
archivos de gestión, los generalmente a la voluntad
Administración es
Archivos Nacionales tienen de los ministerios
considerada algo banal
sólo una función consultiva afectados, según sus
y formal
sin control real. propios criterios.
 Fuerte centralización de los archivos, con un rígido sistema de control de la
documentación en su fase de tramitación.

Dificultad en conseguir eficacia.

No existen estudios científicos sobre procedimientos administrativos.

Registratur No es una disciplina, sino una función: carece de teoría escrita, y se transmite
a la siguiente generación como una especie de aprendizaje.

Existencia de un cuadro de clasificación establecido a priori, por materias

organizadas jerárquicamente en temas principales y secundarios, a partir de
las funciones del organismo productor, sin intervención de la institución de
archivos.

La documentación se La gestión documental

clasifica una vez agotada procedente de los Estados
la tramitación Unidos no ha significado una
El cuadro se completa con
administrativa, de acuerdo revolución dentro de las
índices de personas o temas.
con el cuadro de prácticas. Su influencia es
clasificación evidente en la implantación
de depósitos intermedio
 COLOMBIA
Ley 80 Ley 594
de 1989 ANTES.
de 2000 * Regula el manejo
documental para disponer
La política de la documentación en
archivística se basó forma organizada.
en el cuidado de los
documentos de
carácter histórico. * Recuperación de la
información institucional
para uso de la
A PARTIR.
administración y para el
1. Modernización del uso del ciudadano.
Estado.
* Como fuente de la
2. Transparencia historia.
Administrativa.
* Políticas que permiten
3. Lucha Contra la al ciudadano y al Estado
Corrupción. el acceso a la
información.
 LEY 594 DE 2000 - TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Programas de gestión documental

Procesos archivísticos Formación de archivos

Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental

Inventario Documental
 Se Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado

Artículo 58. Archivo

Electrónico de
Documentos

CAPÍTULO V
Artículo 59. Expediente
Electrónico CAPÍTULO IV
Articulación
CAPÍTULO III con otros
La Gestión de Organismos y
CAPÍTULO II Documentos Entidades del
El Sistema de Electrónicos de Estado
CAPÍTULO I Gestión Archivo
El Programa de Documental
Gestión
Gestión de Documental
Documentos

DECRETO 2609 DE 2012

 http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html

MODELO DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
  PA R A L A R E D D E T R A N S PA R E N C I A Y A C C E S O A L A
INFORMACIÓN
 GRACIAS
L I L L I A N A M AY O R G A T O VA R