ARCHIVO REGIONAL DE

PASCO

EXPOSITOR: Norman Berríos Silva.

 OBJETIVOS

1. Brindar conocimientos teórico-

prácticos para la valoración y
selección de documentos.
2. Determinar los plazos de retención
de las series documentales.
3. Conocer los procedimientos para la
transferencia y eliminación de
documentos.
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN
LA MODERNIZACIÓN DEL
ESTADO
Mediante la ley Nº 27658, en enero de
2002 se declara al Estado peruano en
proceso de modernización, con la
finalidad de mejorar la gestión pública
y construir un Estado democrático,
descentralizado y al servicio del
ciudadano
 CICLO VITAL
DE LOS
DOCUMENTOS
 FASES DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Primera fase: desde la RECEPCION o

CREACION del documento y el trámite de la
información que contiene.

Segunda fase: información que no es

consultada frecuentemente pero que todavía
tiene un valor primario o secundario por lo cual
deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera fase: Documentos que tienen valor
secundario o permanente, que se puede
utilizar como documento investigativo. 5
 El Ciclo Vital del Documento de Archivo
Los documentos de acuerdo a su circulación cumplen
un ciclo que determina su creación, producción,
disposición, precaución y conservación ó eliminación.

VIGENCIA PERIODO DISPOSICIÓN

PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIV FINAL
PRECAUCIONAL
A
VALORACIÓN
DOCUMENTAL
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

“la trascendencia como

testimonio de la Entidad,
la trascendencia de la
actuación de la
administración y la
trascendencia de la
sociedad en su conjunto,
para cada dependencia.”
CONDE
VILLAVERDE MARÍA LUISA
 VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓN
La valoración de los
documentos están
relacionados con la
clasificación, porque
valoramos
agrupaciones
documentales.
 VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓN
La valoración de
documentos tiene relación
con las funciones, pueden
ser substantivas, específicas
y comunes, lo que permitirá
determinar los plazos de
retención de las series
documentales.
 DETERMINACIÓN DE LOS VALORES
•Si reflejan los objetivos de la entidad productora:
funciones sustantivas.
• Si evidencian la relevancia económica y social de
los fenómenos: crisis, bonanzas, conflictos sociales.
• Si evidencian o testimonian el origen, desarrollo y
desaparición de las instituciones.
• Para los documentos informativos:
- criterio de importancia o
- muestras.
• Límite de años: mayor de 30 años (decreto ley
19414).
 VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO
•PRIMARIO.- Determinado por el fin que
cumplen los documentos, el uso por parte
de las instituciones productoras durante el
trámite, vigencia y plazo precaucional.
•SECUNDARIO.- Determinado por el uso
de los documentos agotado su valor
primario. Con el paso del tiempo sirve
como fuente de información para la
investigación científica y social en
diferentes campos.
 VALORES DELOS DOCUMENTOS
PRIMARIOS SECUNDARIOS
• Administrativo • Evidencial
• Legal • Testimonial
• Fiscal • Informativo
 ¿Quién o
•Se analizan las quiénes fijan el COMITÉ
frecuencias de las valor EVALUADOR DE
consultas efectuadas TEMPORAL? DOCUMENTOS
a los documentos (CED)
•Se analiza y •Se analizan la
evalúa la duplicidad de
caducidad y información o copias
prescripción de los documentos
extintiva de
derecho para su Valor •Se analiza el
retención. TEMPORAL soporte y
volumen de los
•Se evalúa quien es el documentos
productor de los
documentos
generados en el No es lo mismo los
ejercicio de una Documentos generados
función. Por la alta dirección que
Los documentos de las áreas
 ¿Quién o COMITÉ
•Si evidencian la quiénes fijan el EVALUADOR DE
relevancia valor DOCUMENTOS,
económica y social
de los fenómenos: permanente? CTA, CTRA
crisis, bonanzas,
conflictos sociales. •Si reflejan los
objetivos de la
entidad productora:
•Para los funciones sustantivas.
documentos
informativos, Valor
criterio de PERMANENTE
importancia o
muestras.
•Si evidencian o
•Límite de años: mayor
de 30 años (decreto ley testimonian el origen,
19414, ley de defensa, desarrollo y
conservación e desaparición de las
incremento del PDN). instituciones.
 VALOR TEMPORAL Y PERMANENTE
TEMPORAL PERMANENTE.
• Fase administrativa • Asuntos fiscales,
• Existe durante su financieros,
trámite. imprescindibles.
• Contenido sin mayor • Protección de derechos
trascendencia a ciudadanos.
• Determinado por el fin • Evolución de la
durante su vigencia entidad.
administrativa, • Sustanciales para la
contable, tributaria y investigación.
legal.
 VALOR PRIMARIO
ADMINISTRATIVO
Inherente a cualquier
documento, de plazo
legalmente establecido
mientras subsiste derechos
u obligaciones del
productor, son testimonio
de sus procedimientos y
actividades
 VALOR PRIMARIO
LEGAL
Son testimonio ante la
ley, protegen
obligaciones y derechos
de instituciones y
personas. Sirven para
documentar los hechos
legalmente.
 VALOR PRIMARIO
FISCAL Declaració
Tiene relación con los n jurada
documentos de carácter
económico sujetos a
control normativo,
sirven de testimonio del
cumplimiento de
obligaciones.
 VALOR SECUNDARIO
EVIDENCIAL
Relacionados con los
derechos
imprescriptibles de
las personas físicas
y morales. Revela
origen organización
y desarrollo de la
institución
 VALOR SECUNDARIO
TESTIMONIAL
Utilidad permanente
de la información.
Refleja Evolución
cambios (políticas,
reglamentos,
procedimientos,
leyes…)
 VALOR SECUNDARIO
INFORMATIVO
Información con datos
únicos y sustanciales
para la investigación.
Revelan fenómenos
particulares de hechos
e instituciones.
 PLAZOS DE RETENCIÓN
Son los tiempos establecidos en cada
nivel de archivo, según la necesidad
de uso administrativo del documento
A.G. y su prescripción para la
transferencia y/o eliminación de las
series documentales de una entidad.

A.C.
ARCHIVO
HISTÓRICO
A.I.

N.B.S. 23
“NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS”
FINALIDAD
1. Establecer disposiciones que permitan
garantizar una transferencia uniforme del
acervo documental.
2. Asegurar la conservación e integridad del
Patrimonio Documental de la Nación.
25
Permiten

26
 TIPOS DE TRANSFERENCIA
• ORDINARIAS.- Programada en
determinado tiempo.
• EXTRAORDINARIA.- Traspaso
de los documentos de una entidad
o unidad orgánica a las entidades
que asumen las funciones , al
OAA o al Archivo General de la
Nación. Por liquidación,
desactivación, fusión o
privatización.
 DIRECTIVA N°001-2018-AGN/DAI
(R.J. Nº 242-2018-AGN/J)
“NORMA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO DEL SECTOR PÚBLICO”

CONCEPTO:
Procedimiento
archivístico que
consiste en la
destrucción física de
series documentales,
autorizado
expresamente por el
Archivo General de
la Nación, y Archivos
Regionales.
28
CONCEPTO: Procedimiento archivístico
que consiste en la destrucción física de
series documentales, autorizado
expresamente por el Archivo General de la
Nación, y Archivos Regionales.
BASE LEGAL
a)Constitución Politica del Perú, Art. 21.
b)Ley 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos y su Reglamento, aprobado con D.
S. Nº 008-92-JUS.
c) Decreto Ley Nº 19414-Ley de Defensa,
Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental y su Reglamento, aprobado
mediante el D.S. Nº 022-75-ED.
N.B.S. 29
PROCEDIMIENTO ENTIDADES CON PCD
Solicitarán autorización de eliminación de
documentos con plazos de retención vencidos.
Requisito, cronograma de eliminación de documentos,
que incluye en el Plan Anual de Trabajo del OAA
El expediente debe contener:
•Oficio o carta solicitando autorización de eliminación
de documentos.
•Un (01) Inventario de eliminación (ver anexo II).
•Una (01) copia autenticada que aprueba el PCD.
PROCEDIMIENTO ENTIDADES CON PCD
• Una (01) copia autenticada de cada serie documental
propuesta a eliminar, extraida del Inventario de
Series Documentles del PCD.
• Una (01) muestra representativa de cada
serie documenta, rotulada y digitalizada
en formato PDF, grabado en DVD o CD
no regrabable. Las muestras documentales
en soporte físico no son consideradas
necesarias para la autorización
correspondiente.
PROCEDIMIENTO ENTIDADES SIN PCD
a. El CED de la entidad solicitará la
autorización para la eliminación de
documentos.
b. Requisito cronograma anual de eliminación
de documentos que se incluye en el Plan
Anual de Trabajo del OAA.
El expediente debe contener:
• Oficio o carta solicitando autorización de
eliminación de documentos.
PROCEDIMIENTO ENTIDADES SIN PCD
• Una (01) copia autenticada del Acta de Sesión
del CED (ver anexo I).
• Un (01) Inventario de eliminación (ver anexo
II).
• Una (01) muestra representativa de cada serie
documental, rotulada y digitalizada en formato
PDF, grabado en DVD o CD no regrabable.
Las muestras documentales en soporte físico
no son consideradas necesarias para la
autorización correspondiente.
PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS POR
SUSTITUCIÓN
Según lo indicado en el Decreto Legislativo Nº 681 y sus
modificatorias.
•Una (01) copia simple de la Resolución de autorización de la
conversión de archivos a microforma.
•Una (01) copia simple del certificado de idoneidad técnica
para la producción de Microformas y cumplimiento de las
normas técnicas, otorgadas por el organismo de certificación
acredeitado por la autoridad competente
PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS POR
SUSTITUCIÓN
• Una (01) copia simple del Acta de Cierre y Acta de
Conformidad del proceso de micrograbación,
correspondiente a la propuesta de eliminación.
• Una (01) copia simple del Cerificado de Idoneidad
Técnica del Microarchivo para el almacenamiento
de Microformas con valor legal, otorgada por el
organismo de certificación acreditado por la
autoridad competente.
PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS POR
SUSTITUCIÓN
• Un (01) inventario de eliminación (ver anexo
II).
• Una copia autenticada de la Resolución que
aprueba el PCD.
• Una (01) copia autenticada de cada serie
documental propuesta a eliminar, extraída del
Inventario de Series Documentales del PCD.
PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS POR
SUSTITUCIÓN
• Una (01) muestra representativa de cada serie
documental, rotulada y digitalizada en formato
PDF, grabado en DVD o CD no regrabable.
Las muestras documentales en soporte físico
no son consideradas necesarias para la
autorización correspondiente.
 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL EXPEDIENTE
En síntesis:
•Verificación del expediente por la DAI.
•La entidad velara por la correcta foliación,
firmas, fechas extremas, metros lineales.
•La DAI, de existir observaciones lo devolverá
mediante oficio (anexo III).
•La entidad dispone de diez (10) días para
subsanar de lo contrario se da por concluido.
•En caso de no existir observaciones la DAI,
programa una visita de verificación.
 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL EXPEDIENTE
• El personal acreditado verifica, puede tomar
fotografías en presencia del jefe del OAA.
• Si se verifica que los documentos se encuentran
en un lugar sin medidas de seguridad,
accesibilidad y salubridad, se suspende en un
plazo no mayor de siete (07) días, caso contrario,
se devuelve.
• La eliminación de documentos de las
dependencias en el extranjero están exentas de
verificación.
 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL EXPEDIENTE
• Al concluir la verificación, consignan el
total de metros lineales, suscriben un
acta. El archivo de la entidad es
responsable de la custodia temporal.
• El personal acreditado informa a la DDAI
• La DAI, deriva a la CTA, para opinión, si
es desfavorable se archiva y notifica a la
entidad.
• Si emite opinión favorable en algunas
series, notifica a la entidad para que
separe y realice nueva medición.
 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL EXPEDIENTE
• Con la opinión favorable de la CTA,
refrendada en Acta, el AGN emite la R.J.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
• Los titulares de los Archivos Regionales,
en el ámbito de su jurisdicción son los
responsables.
• Deben tener su CTR.
• Los OAA, desconcentrados y las regiones
solicitan la eliminación a los AARR.
• Las entidades públicas dictaminan el
uso posterior de los soportes físicos.
 COMISIÓN TÉCNICA (REGIONAL)
DE ARCHIVOS
1. Analiza el expediente y se pronuncia en
sentido favorable o desfavorable.
2. Emite un acta con el dictamen.
3. Se expide la resolución que autoriza la
eliminación de documentos.
4. El Archivo Regional, coordina la recepción de
los documentos autorizados para su
eliminación.
 INVENTARIO DE ELIMINACIÓN
ANEXO II
INVENTARIO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Nº …… 20 ……

I. Datos Generales
Entidad: Municipalidad de San Juan de Miraflores
Unidad Orgánica: Tesorería
Dirección del Archivo: Jr. Andres Avelino Cáceres Nº 350 San Juan de Miraflores
(1) (2) (3) (4) (5)
Nº de Serie Documental Fechas Extremas Cantidad de Observaciones
Orden por Serie Paquetes o
Documental Sacos por Serie *

1 Comprobantes de Pago 1990 - 2008 500

2 Conciliaciones Bancarias 2005 . 2008 200
3 Correspondencia 2006 - 2008 120 Deteriorados
4
(6)
Cantidad total de paquetes o sacos: 820 paquetes
(7)
Cantidad Total Aproximado de Metros
Lineales : 165 m.l.
____________________
(Nombres y Apellidos)
Firma y sello del Jefe del
OAA o Archivo Central
(8)
* Los documentos electrónicos consignarán el número de archivos contenidos en su soporte físico
 (R.J. Nº 214-2019-AGN–J)
Directiva Nº 012-2019-AGN-DDPA
"Norma para Ia Valoración Documental en Ia Entidad
Pública"

44
 CED – FUNCIONES

 Emitir opinión técnica en

materia de archivos sobre
eliminación de
documentos.
 Conducir el proceso de
formulación,
actualización y
aprobación del Programa
de Control de
Documentos
 FORMULACIÓN DEL PCDA
Se establece las series, Conformado por FTSD y
valores y plazos de retención TDRDA

La UO y el CED son A.C. elabora el

asesorados por el A.C cronograma

La UO identifica sección, La UO elabora la FTSD

series, valores y Plazos de de cada serie
retención
 FORMULACIÓN DEL PCDA
El AC recibe, revisa la FTSD El CED, revisa, valida y
suscribe la FTSD

Aprobada la FTSD, el AC, AGN, orienta, absuelve

elabora la TDRD. consultas DDPA

En la región, el Archivo Entidad aprueba y

Regional, orienta y absuelve oficializa el PCDA,
las consultas mediante resolución de la
más alta autoridad y oficia
al AGN
Directiva Nº 012-2019-AGN-DDPA
 ANEXO 1
FICHA TÉCNICA DE SERIES DOCUMENTALES (FTSD)
Ficha Nº …..(*)
1. DATOS GENERALES
1.1 Región 1.2 Entidad
Lima Metropolitana Ministerio de Agricultura
1.3. Unidad de Organización 1.4. Documento de Gestión
Oficina de Recursos Humanos Ley Orgánica del Ministerio de Agricultura, Decreto Ley 25902
2. IDENTIFICADOR DE LA SECCIÓN Y SERIE DOCUMENTAL
2.1. Sección 2.2 Nombre de la serie 2.3 Código

Recursos Humanos Legajos de Personal REHU/01

3. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL 4. REGLAS DE CONTROL Y RETENCIÓN

3.1 Definición 4.1 Valor de la 4.2 Periodos de Retención

4.3 Total de
Documento con información personal y administrativa de serie Archivo de Gestión
Archivo Central (AC) Años
cada trabajador, desde el momento de ingreso documental (AG)
3.2 Tipos Documentales que la Integran
Datos personales y familiares, incorporación, formación P 25 5 30
académica y capacitación, experiencia laboral,
6. APROBACIÓN DEL COMITÉ´EVALUADOR DE DOCUMENTOS
progresión en la carrera y desplazamiento, control de
3.3 Frecuencia de Servicio
Alta ( ) Media ( X ) Baja ( )
3.4 Marco Normativo
_________________________ ___________________________
Presidente del CED Asesoría Jurídica
D. Leg. 276, Manual Normativo de Personal
3.5. Accesibilidad
Restringida
3.6. Características Ffísicas del Documento _______________________________ ________________________
Soporte Papel ( X ) Medio Electrónico ( ) Otros ( ) Funcionario responsable Jefe del AC
5.FECHA DE ELABORACIÓN DE LA FTSD documentos evaluados
 ANEXO 2
TABALA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (TRDA)

1. Nombre de la entidad: Gobierno Regional de La Libertad

2. Sección: Tesorería
6. Periodo
5. Valor
de TOTAL
de la
3.Código 4. Nombre de la Serie Serie
Retención AÑOS DE
Doc. A.G. A.C. RETENCIÓN
TESO/01 Reportes T 2 8 10
TESO/02 Recibos de Caja T 2 3 5
TESO/03 Cartas Órdenes T 2 3 5
TESO/04 Devoluciones de Carta Fianza T 2 8 10
TESO/05 Sustentos y Rendición de Proyectos P 2 28 30
TESO/06 Constancias de Pago T 2 8 10
TESO/07 Conciliaciones T 2 8 10
TESO/08 Informes Técnicos de Tesorería T 2 8 10
 COMITÉ EVALUADOR DE
DOCUMENTOS (CED)
Es un órgano consultivo
especializado designado por la más
alta autoridad institucional y es el
encargado de conducir el proceso de
formulación del PCDA, eliminación
de documentos y transferencia
documental.
MUCHAS GRACIAS
berriosnorman1@hotmail.com
52