FICHA:

2609342

TEMA:
ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INSTRUCTOR:
Monica Isabel Estrada Blanco

APRENDIZ:
Helen Margarita Diaz Bello

FECHA:
09/08/2022

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 IMPORTANCIA DE LOS RCHIVOS
los archivos son una base fundamental para las empresas pues determinan la
toma de decisiones en un asunto debido a la información que posee y agiliza el
proceso de trámites que requiere dicha entidad económica.
ORIGEN Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS: Los primeros archivos aparecieron
con los primeros imperios y es por eso que se dicen que son demasiado antiguos:
EGIPTO: Escribían con pinceles de junco sobre papiro, también empleaban trozos
de cerámica o tablillas de arcilla (correspondencia diplomática), utilizaban
etiquetas para identificar que contenían: año, símbolo del faraón, responsable del
documento y los asuntos.
GRECIA: Se encuentran archivos en tablillas de madera para documentos de uso
frecuente, piedra de mármol cuando se requiere sea conocidos por todos y el
pergamino. Las referencias son cronológicas, el acceso era público para los
ciudadanos. Primeros archivos de la ciudad guardados en templos.
ROMA: Empleaban tabletas de madera, como albas (duración indefinida), o como
ceretas (para corto tiempo). Primer archivo contenía documentación económica de
la república, comentarios de los cuestores, sentencias del senado.
ANTIGUO REGIMEN: Se empieza a montar archivos reales. Utilizan tres
herramientas de descripción: inventarios topográficos, inventarios cronológicos y
los inventarios por asunto.
EDAD MEDIA: El pergamino sustituye al papiro como medio de escritura,
únicamente se conservan archivos de los monasterios. Carlo magno desde la
cancillería organiza un archivo estatal, de allí salen actas de las reuniones,
diplomas y capítulos.
SIGLO XVI: A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de estado, se
caracterizan estos archivos por la concentración de todos los fondos
documentales dispersos, España fue la pionera en la creación de este tipo de
archivos.
REVOLUCION 1789 – 1799:
 Evolución de los archivos
 Se crea el archivo nacional y se reconoce el derecho a la consulta de los
documentos públicos, la escuela archivística, y se inicia la publicación de os
documentos más importantes
 Utilización de ortografía y micro forma
 Se detecta los derechos del estado sobre los documentos públicos
 Se diferencia entre el archivo histórico y administrativo
 Se crea elementos de descripción: la analítica, paleográfica, diplomático e
histórico y la sintética

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  Exige el conocimiento de los procesos administrativos
1939 – 1945
La segunda guerra mundial marca el despegue del archivo por la necesidad de
investigar, difundir el conocimiento, tomando la expansión de la democracia como
modelo de organización de la administración.
 Se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se crean redes de
cooperación y sistemas de archivos.
 Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es la legislación
1994 – 1997
Se desarrollaron criterios para el manejo de los documentos de archivo
diferenciándolos de otros sistemas. Se estableció la definición de requisitos
conceptuales para garantizar fiabilidad y autenticidad de los documentos de
archivos digitales y la articulación de métodos administrativos, procedimentales y
técnicos.
SIGLO XX. INCURSION DE LA TECNOLOGIA
 Cero papel
 Mayor eficiencia administrativa
 Creación de redes de cooperación y sistemas de archivos
 Crecen los archivos privados
2004. LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
 Preservación de archivos digitales a largo plazo
 Metadatos, normas, medidas, seguridad, integridad y disponibilidad
2012. CARTA DE LA DECLARACION DE VANCOUVER UNESCO/UBC 2012
SIGLO XXI
El archivo en esta época tiene un cambio único ya que este puede ser tangible e
intangible, anteriormente hemos visto cómo surgió, como era almacenado y en
que era escrito. 2000 a 2022 fecha actual donde la tecnología muestra el cambio.
LAS CUALIDADES DEL ARCHIVO:
 ECONÓMICOS: Se obtienen de información sobre perfiles de la empresa,
asuntos económicos de esta
 SIMPLES: Identifica el contenido de la información de manera sencilla
 FUNCIONALES: Permite archivar y consultar los documentos de manera
eficiente
 EXACTOS: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar
para evitar equivocaciones

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  TÉCNICO: Se debe registrar las situaciones en la toma de decisión del
responsable para no delegar equivocaciones al personal técnico de archivo.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
ORGANIZACIÓN
 ARCHIVO CENTRALIZADO: Se encarga de controlar y manejar la
documentación de la empresa
 ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO:
Este se maneja de cada dependencia y el cargo recae en el jefe de la
misma
 ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO:
Es un archivo creado según las necesidades de cada dependencia y el
control lo ejerce el archivo central
NATURALEZA:
 ARCHIVO PUBLICO: Documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellas derivadas de un servicio público por entidades privadas
 ARCHIVO PRIVADO CON NTERES PUBLICO: Es de interés público por su
valor para la historia, la cultura, la ciencia o la investigación declarado por el
legislador
 ARCHIVO PRIVADO: Estos documentos son pertenecientes a personas
jurídicas que se derivan de la prestación de sus servicios
USO: Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su utilidad
 ARCHIVOS ACTIVOS: Son archivos de conservación y consulta
permanente. Es constituido por; documentos de periodo actual, documentos
de periodos anteriores, historias laborales, resoluciones y contratos
 ARCHIVOS INACTIVOS: Son aquellos que comprenden el traslado
definitivo de cualquier documento para su conservación perpetua estos
archivos son; legales, fiscales, comerciales e históricos
 ARCHIVO SEMIACTIVO: Estos archivos son para la conservación y
consulta menos frecuentes con intervalos de 1 a 2 veces al año
CICLO VITAL: Como su nombre lo indica es un ciclo por el que se deben pasar
todos los documentos de una organización a partir de la producción en los
archivos de gestión hasta la eliminación de un archivo permanente o histórico
FASES:
1. corresponde a los archivos de gestión o activos
2. corresponde a los archivos intermedios o inactivos
3. archivos históricos o permanentes

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ETAPAS: Estos son: planeación, producción, correspondencia, distribución,
tramites, organización del archivo, valoración, transferencia documental,
implementación de nuevas tecnologías, eliminación, almacenamiento,
conservación y consulta
CATEGORIZACION Y APLICACIÓN EN MEDIO ACTUAL
Según la ley 594 del 2000. Ley general de los archivos título III
 ARTICULO 7 ARCHIVOS DE JURISDICCIÓN Y COMPETENCIAS
 Archivo general de la nación
 Archivo general del departamento
 Archivo general del municipio
 Archivo general del distrito
 ARTICULO 8 ARCHIVOS TERRITORIALES
 Del orden nacional
 Del orden departamental
 Del orden distrital
 Del orden metropolitano
 Del orden municipal
 Del orden local
 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
 Archivos de los territorios indígenas
 ARTICULO 9 ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
 Archivos de la rama ejecutiva
 Archivos de la rama legislativa
 Archivos de la rama judicial
 Archivos de los organismos de control
 Archivos de los organismos de autónomos
 ARTICULO 10 OBLIGATORIEDAD DE LACREACION DE ARCHIVOS
La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la
presente ley, así como los archivos de los organismos de control de los
organismos autónomos será de carácter obligatorio
Las aplicaciones de estas tecnologías representan ventajas indiscutibles para la
gestión administrativa, el control de transferencias, de préstamos y consultas,
control de expurgo, el almacenamiento y conservación de documentación, para
tratamiento y recuperación de la información, para la difusión de los fondos y, en
definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo.
DOPORTE ELECTRONICO
 Disquete
 Discos Zip
 Disco duro

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  CD-Roms
 DVD
 Harware y software
 El ordenador personal
 La digitalización
 La microfilmación
LAS REDES
 El correo electrónico
 La intranet
 Internet
Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar los procesos
archivísticos, y la defunción de los archivos, sirve como soportes de conservación
mas no de sustitución de los documentos. Las nuevas tecnologías de la
información debemos verlas como aquellas herramientas que facilita nuestro
quehacer laboral, profesional y académico