Elaboración de un proceso

PASOS A SEGUIR Y DIAGRAMA DE FLUJO

Check list

 Como inicia el proceso?

 Cuáles son los pasos más importantes?
 Considerar si en la ruta, al ir de un paso a otro, hay condicionante e incluirlas
 Conocer las entradas del proceso
 Conocer las salidas del proceso
 Hacer el listado de los pasos del proceso
 Ordenar los pasos en una secuencia lógica de manera progresiva
 Armar el proceso en un diagrama de flujo (representación gráfica)
 A. Entradas
• Solicitud de levantamiento/Visita con el cliente.
• Volumetrías.
• Cotización de proveedores
• Hoja de recepción del servicio /proyecto
B. Salidas

Ejemplo • Oden de Compra

• Cotización
• Presentación de propuesta.
PROCESO DE VENTAS: • Confirmación del proyecto.
•
 PASOS DEL PROCESO:

1. Recepción de requerimientos.
2. Revisar que este cotizado.
3. Revisar el Presupuesto
4.En caso de suministro que se haya negociado el anticipo.
5. Revisar porcentaje de margen
6.Cotizar con los diversos proveedores.
7. Comparativa de costos.
8. Negociación de cierre con proveedores
9. Enviar Orden de Compra al proveedor
10. Seguimiento a entrega de materiales /equipos
PROCESO DE COMPRAS: 11. Confirmar fecha de entrega a operaciones
12. Documentar el pedido en monday
Inicio

1. Recepción de 2. Revisar que este 3. Revisar el 4. En caso de que sea solo

suministro que se haya
requerimientos cotizado presupuesto negociado el anticipo

NO

SI
5. Revisar porcentaje de 6. Cotizar diversos 7. Comparativa de 8. Negociación del
margen proveedores costos pedido.

Solicitar
aprobación

9.Colocar orden de 10. Documentar el 11. Seguimiento a la 12.Recepcion del pedido

compra status del pedido entrega

NO
SI
13.Verificar que se 14. Documentar entrada
de Material FIN
haya entregado
completo el pedido
14. Verificarlo con
proveedor
Descripción de cada paso del Proceso

1. Primer contacto con el clientre.

2. Explorar la necesidad

3. Hacer levantamiento

4. Solicitar ingenieria y Volumetria

5. Hacer presentación del proyecto

 Desglose detallado de cada paso

1. Primer contacto con el cliente: este es el paso mas importante en la venta ya que es la primera impresión
del posible cliente, es necesario preparase antes de la llamada o visita con la información estudiada de
Bakter

2. Explorar la necesidad: cuando el cliente tiene algún requerimiento es necesario tener una conferencia o de
preferencia visita para sondear cual es la necesidad tras su necesidad y así realizar nuestro trabajo de
consultoría

3. Hacer levantamiento: cuadrar agenda con departamento de ingeniería y cliente para visita, en primeras
oportunidades (clientes nuevos) el vendedor es obligatorio que este en dichos levantamientos para entablar
relación con usuarios.

4. Solicitar ingenieria y Volumetría: después del levantamiento realizado, el vendedor tiene que dar
seguimiento a las fechas compromisos que se hicieron con el cliente, de tal forma de asegurarse que el
equipo de ingeniería tiene claro los entregables en tiempo y forma
 Desglose detallado de cada paso

5. Hacer presentación del proyecto: el vendedor deberá recabar la información enviada por el departamento de ingeniería y
realizar cotización del proyecto y/o servicio; además es necesario realizar una presentación ejecutiva con detalle técnico,
virtudes y beneficios de la solución que estamos proponiendo
7. Presentar proyecto al Cliente: se agendara una reunión con el cliente para tener alguna videoconferencia o reunión
presencial para presentarle el proyecto con todos sus alcances y beneficios

8. Proyecto es aceptado: si el proyecto es aceptado por el cliente en detalles técnicos y comerciales se procede a realizar
ajustes finos y modificaciones si el cliente solicito algún cambio de alcance

9. Enviar cotización final: actualizar cotización si hubo algún cambio solicitado por el cliente y enviar al cliente como
cotización de versión final

10. Negociación de cierre: una vez enviada la versión final de la cotización, se procede a realizar la negociación de cierre con
comprador, negociación de términos de pago y fianzas si fuera el caso.
 Desglose detallado de cada paso

11. Recibir PO: una vez aprobada la cotización final del proyecto o servicio se da el seguimiento debido
con el área de compras y el usuario para presionar con el envió de la PO

12. Armar carpeta de Kick off: ya que se reciba la PO se procede a realizar una carpeta con toda la
información del proyecto, alcances, detalles técnicos, tiempos de implementacion y detalles de la
ejecución y el procedimiento debido para la ejecución

13. Reunion de Kickoff con Operaciones: se agenda una reunión con el área de operación donde se
revisara la carpeta de kick off y pasarle la estafeta del proyecto al área de operaciones con todos lo detalle
debidos