CONSORCIO INMOBILIARIO PROGRESA ELABORO: ING.

DAVID NARVAEZ

CONSORCIO INMOBILIARIO PROGRESA S.A.S

PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO. Proveer oportunamente, equipos materiales, insumos servicios

para la realización de las labores concernientes a los proyectos del
CONSORCIO INMOBILIARIO PROGRESA S.A.S.

POLÍTICAS.

1.1. Todos los bienes y servicios que se vayan a adquirir por la Fundación
Compartir, que sean de cuantía mayor a 10 SMMLV, sin IVA, deben
ser autorizados previamente por la gerencia.

1.2. Las compras de Construcción – Obras, se harán a través de:

- Compra de Materiales – sección compras
- Contratos a Todo Costo – sección talento humano
- Contratos de Diseños Técnicos – sección talento humano
- Contratos de Mano de Obra – Director de Obra
- Contratos de alquileres, ensayos – Director de Obra

1.3. Todas las compras que superen el 15% del valor de la caja menor de
la respectiva área, deberán realizarse bajo las políticas y lineamientos
del presente procedimiento. Las compras que sean inferiores al
mencionado porcentaje, se realizaran bajo los parámetros del
procedimiento establecido para el uso de las Cajas Mejores.

1.4. Disponibilidad Presupuestal. Toda solicitud de compra deberá

contar con disponibilidad presupuestal, la cual se entenderá
certificada por el presupuesto aprobado en el aplicativo que se
dispone para proyectos de construcción.

1.5. Selección de Proveedores. Toda selección de proveedor estará

soportada con un acta de adjudicación, para todo insumo de obra que
supere los 10 SMMLV según presupuesto:

- Compra de Materiales y Contratos a Todo Costo: Para insumos

que hagan parte integral de la obra, con un costo mayor a 2
SMMLV, se debe solicitar cotización a tres (3) o más
proveedores del listado de proveedores con calificación
satisfactoria, determinando en ésta solicitud la fecha de entrega
de las cotizaciones
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- Para insumos requeridos por un monto entre 1 SMMLV y se
deben solicitar cotizaciones a dos (2) o más proveedores del
listado de proveedores con calificación satisfactoria,
determinando la fecha de entrega de las cotizaciones.

1.6. El responsable de realizar la selección de proveedores deberá tener

en cuenta los siguientes requisitos referentes a Seguridad y Salud en
el Trabajo (SST):

1.7.

Evaluación y Reevaluación de Proveedores.

- La evaluación inicial sólo se hará a los proveedores adjudicados.
- La evaluación de nuevo proveedor la realizará el responsable de
la compra
- Las visitas a proveedores serán opcionales dependiendo de la
criticidad del producto ó capacidad del proveedor.
- La reevaluación de los proveedores la realizará el Director de
Obra

1.8. Cuando una compra de bienes o servicios se realice por medio de un

contrato:
- Los contratos se elaboran conforme a la minuta preestablecida

- Los Diseños Técnicos que su valor sea menor a 15SMMLV

podrán realizarse por medio de una orden de compra (SU-00-FM-14)
- Una vez se encuentren suscritos los contratos se incluirán en
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una carpeta común que pueda ser consultada por el Gerente de
Construcciones, el Director de Programación y Presupuesto, el
Director de Suministros, la Directora Jurídica y la Directora de
Auditoría.

2. RESPONSABLES.
▪ Compras de Construcción: Director de Suministros (Materiales y Contratos a
Todo Costo), Director de Obra (Contratos de Mano de Obra, alquiler y
ensayos), Director de Diseño (Contratos de Diseño Técnico – Ordenes de
Trabajo).

3. GLOSARIO.

3.1. Activo Fijo. Son bienes tangibles de propiedad de la Fundación, adquiridos con
la intención de utilizarlos de forma permanente por un tiempo determinado, que
no están destinado para la venta.
3.2. Insumo. Bien consumible ó servicio utilizado en la producción de otro bien o
servicio
3.3. Proveedor. Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios

4. ENTRADAS.
▪ Compras de Construcción: Programa de Obra – Solicitud de Insumos

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
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FORMATOS
N RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
/REGISTROS
o.
Director Presupuestos Programa de
y Programación Identifica necesidades de compra y realiza solicitudes de Obra o
1
Trabajador F. compras a los encargados Requisición
Compartir Director de Materiales de
Obra Obra
(SU-00-FM-14)
Identifica proveedores con los cuales podrá atender el
Responsable Programa de Obra, Programa de Insumos o la Requisición
2
solicitud cotización. de Compra, del listado de proveedores y que tengan una
(Política 2.9) calificación buena.
¿Se encuentra un precio aprobado? Si el insumo solicitado
NO cuenta con un precio aprobado continua en actividad
3
No.4. Si tiene el precio aprobado en un Acta de
Adjudicaciones anterior, continúa a la actividad No.9
No. (Actividad No.3) Busca nuevos proveedores, solicita Acta de
Responsable
4 cotizaciones del insumo requerido en la compra y realiza Adjudicación
solicitud cotización. Acta de Adjudicaciones (cuadro comparativo). (SU-00-FM-02)
(Política 2.9)
El Comité de Compras revisa Acta de Adjudicaciones
5 Comité de (cuadro comparativo) y selecciona un proveedor. (y un
Compras segundo proveedor para ensayos de laboratorio)
Una vez seleccionado el proveedor, efectúa el Registro del Registro de
Proveedor, y realiza la Evaluación Nuevo Proveedor”. Proveedor
Responsable (SU-00-FM-03)
6
solicitud cotización. Evaluación Nuevo
NOTA. Los capítulos de Medellín y Cali envían a Dirección de
(Política 2.9) Proveedor
Suministros los Formatos (de nuevo proveedor) con sus (SU-00-FM-06)
soportes.

7 Director. Incluye el nuevo proveedor en el listado de proveedores

Suministros
Solicita cotización al proveedor del
Si. (Actividad No.3)
Responsable precio aprobado.
8
solicitud cotización. En caso de que el precio aprobado sea diferente debe
(Política 2.9)
realizar acta de adjudicaciones.
¿La compra es por contrato? La compra NO se realiza por
9 contrato continuar en actividad No.10, en caso contrario
continuar en actividad No.11
Realiza orden de pedido en el sistema o
No. (Actividad 9)
Orden de Pedido
(SU-00-FM-05)
1 Director por medio del formato “Orden de Pedido”. (Continuar en Contrato –
0 Suministros actividad No.1)
Confirmación.
Si. (Actividad 9) ¿Esun contrato todo costo o diseño
técnico? La compra es un contrato a todo costo o diseño
1
técnico
1
continuar en actividad No.12, en caso contrario continuar en
actividad No.14
Si. (Actividad 11) Envía Acta de Adjudicación (contrato todo
Responsable
1 costo) o cotización (contrato diseño técnico) con soportes al
solicitud cotización.
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2 (Política 2.9) auxiliar de suministros.

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FORMATOS
N RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
/REGISTROS
o.
Elabora el contrato en el formato establecido con las Contrato Todo
especificaciones y los valores aprobados, legaliza el Costo (SU-00-FM-07)
1 Auxiliar de Suministros contrato con la firma de las partes y cumplimiento de los Contrato Técnico
3 requisitos que establecidos en el contrato. (Continuar en (SU-00-FM-09.)
actividad No.15)
Elabora contrato en el formato establecido y
No. (Actividad 11)
Responsable legaliza el contrato con la firma de las partes y
1
solicitud cotización. cumplimiento de los requisitos que establecidos en el
4 (Política 2.9) contrato.
Procedimiento Elaboración, Autorización y Revisión de Contratos
Auxiliar Suministros
Auxiliar Administrativo Envía Orden de Pedido al proveedor o contratista,
1
Construcción. contrato o solicitud de desarrollo de propuesta.
5
Almacenista Recibe el material o servicio requerido e informa recepción Entrada de almacén
1 Director del producto o servicio al generador de la orden de pedido firmada, original y con
6 Suministros o de la confirmación para la prestación del servicio. la relación de
remisiones
Director Diseño / Obra
Director
Recibe facturas u órdenes de pago del proveedor y les
1 Suministros
coloca Vo.Bo.
7 Director Diseño
Director de Obra
1 Gerente Aprueba las facturas a pagar a los proveedores.
Proceso Financiero
8 Construcciones
Responsable Realiza reevaluación del proveedor. Reevaluación
1 reevaluación Los capítulos de Medellín y Cali envían a Coord. Proveedor
9 proveedor. (Política 2.12) Suministros los Formatos con sus soportes. (SU-00-FM-06/SU-00-FM12)

2 Director Suministros Presenta Informe de Gestión de Proceso de Suministros Informe de Gestión

0
 PROCEDIMIENTO
COMPRAS CONSTRUCCIÓN

6. DIAGRAMA DE FLUJO
R. PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO TRABAJADOR F. COMPARTIR
RESPOSABLE
DIRECTOR
SOLICITUD COTIZACIÓN
(Política 2.9)
DIRECTOR SUMINISTROS AUXILIAR SUMINISTROS

INICIO

1. Identifica necesidades de compra y realiza solicitudes de compra a los

encargados.
Programa Obra/Insumos Req. Compras
2. Identifica proveedores con los cuales podrá atender programas de obras, insumos o la Requisición de Compra.
(Política 2.9)

3. ¿Se encuentra un precio aprobado? SI

A

NO
GERENTE CONSTRUCCIONES
4. Busca nuevos proveedores, solicita cotizaciones del insumo
requerido en la compra y realiza Acta de Adjudicaciones. Acta
Adjudicación

5. Revisa el Acta de Adjudicaciones y selecciona al proveedor.

6. Efectúa el Registro del proveedor, y realiza la Evaluación Nuevo

Proveedor.
Registro Proveedor Evaluación Nuevo Proveedor

7. incluye el nuevo proveedor en el Listado de Proveedores.

8. Solicita cotización al proveedor del precio aprobado. (Política 2.9)

9. ¿La compra10. Realiza ordenNO

es por de pedido en el sistema o por medio del formato “Orden de Pedido”
Continúa en
A contrato? Orden de Pedido 2

SI
Continúa en
1

PROCESO Fecha elaboración: Fecha Versi Página 7 de 10

Suministros actualización: ón
Octubre 2016 28
PROCEDIMIENTO Elaborado por: Aprobado por
Compras de Construcción Diana Victoria López D – Coord. Gestión de Calidad Comité del Sistema de Gestión Integrado

Responsable Revisado por: Código

Director de Suministros y Contratos Carlos Gómez – Director de Suministros y Contratos SU-00-PR-01
 PROCEDIMIENTO
COMPRAS CONSTRUCCIÓN

DIR. PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO RESPOSABLE SOLICITUD COORDINADOR
COTIZACIÓN AUXILIAR SUMINISTROS
TRABAJADOR F. DE
(Política 2.9)
COMPARTIR DIRECTOR SUMINISTROS
Viene
de 1

NO 11. ¿Contrato
de taller o
diseño técnico?

SI
13. Elabora el contrato en el
12. Envía Acta de Adjudicación o formato establecido, con las
soportes a Auxiliar de Suministros especificaciones y valores
aprobados, legaliza el contrato
con la firma de las partes
Viene
Contrato Todo
de Costo - Técnico
2

Procedimiento
Elaboración,
Autorización y Revisión
de Contratos
(JU-00-PR-03)

ALMACENISTA DIRECTOR DISEÑO

15. Envía Orden de Pedido o contratos al proveedor o contratista

16. Recibe el material o servicio requerido e informa recepción del producto/servicio al generador de la Orden de
Pedido o de la confirmación para la prestación del servicio.

17. Recibe Facturas u Órdenes de Pago del proveedor y les coloca Vo.Bo.

RESPOSABLE DE
REEVALUCIÓN PROVEEDOR GERENTE
(Política 2.12) CONSTRUCCIONES
18. Aprueba las facturas a pagar a los
proveedores

19. Realiza Re-evaluación del

Proceso Financiero
Proveedor. (Política 2.12)
Re-evaluación
Proveedor
20. Presentan Informe de
Gestión de Proceso al Dir.
Proyectos Especiales
Informe de
Gestión.

FIN

PROCESO Fecha elaboración: Fecha Versi Página 8 de 10

Suministros actualización: ón
Octubre 2016 28
PROCEDIMIENTO Elaborado por: Aprobado por
Compras de Construcción Diana Victoria López D – Coord. Gestión de Calidad Comité del Sistema de Gestión Integrado

Responsable Revisado por: Código

Director de Suministros y Contratos Carlos Gómez – Director de Suministros y Contratos SU-00-PR-01
 PROCEDIMIENTO
COMPRAS CONSTRUCCIÓN

SALIDAS
▪ Atención de requerimientos y necesidades de compras
▪ Listado de Proveedor
▪ Evaluación de Proveedor
▪ Reevaluación de Proveedor

7. CLIENTES.
▪ Áreas que pertenezcan a la Gerencia de Construcción.
▪ Proyectos de obras / construcción

8. FORMATOS.
▪ Requisición de Material de Obra (SU-00-FM-14)
▪ Acta de Adjudicación o Cuadro Comparativo (SU-00-FM-02)
▪ Registro de Vinculación de Proveedores (SU-00-FM-03)
▪ Evaluación de Nuevo Proveedor (SU-00-FM-04)
▪ Orden de Pedido (SU-00-FM-05)
▪ Reevaluación de Proveedor (SU-00-FM-06)
▪ Contrato de Taller (SU-00-FM-07) F-99
▪ Anexo Contrato de Taller (SU-00-FM-08)
▪ Contrato Técnico (SU-00-FM-09) F-101
▪ Control Servicio de Alquiler (SU-00-FM-10)
▪ Orden para Contratar (SU-00-FM-11)
▪ Calificación del Servicio – Reevaluación (SU-00-FM-12)

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSI DESCRIPCIÓN DEL FECHA

ÓN CAMBIO
Inclusión de:
Política de aprobación de facturas, Minutas de contratos de taller y contratos técnicos
22 para Compras de Construcción – Obras y Visto Bueno de Gerencia para Compras de 29 Marzo de
Construcción – Obras a partir de monto definido 2012
Formato de Calificación del Servicio – Reevaluación
Inclusión de especificaciones para las compras de construcción, haciendo diferencias
entre los responsables de las compras de materiales, diseños técnicos y diseños de
23 Agosto de 2013
taller de acuerdo con lo aprobado por la Gerencia de Construcciones.
Actualización de responsable de las compras administrativas al Auxiliar Administrativo.
Inclusión de política No.2.9. de requisitos a exigir a proveedores para cumplimiento en
24 Octubre 2014
lo referente a Seguridad y Salud en el Trabajo
Documentación independiente para los procedimientos de las compras de
25 Febrero 2015
construcción y de las compras administrativas.
Se establece política de selección de proveedores entre 1, 2, 3 ó más proveedores,
dependiendo del monto que se debe adjudicar. Las actas de adjudicación de
26 Contratos de Taller las elabora la Coordinación de Suministros. Se incluye la Agosto 2015
requisición semanal de materiales.

Se establece que para compras entre 15 SMMLV y 60 SMMLV se requerirá el acta de

adjudicaciones con 2 o más proveedores, se incluye el Contrato de Mano de Obra
27 como tipo de compra de Construcción. Enero 2016
Se incluye la política 2.12 de programación de pagos de facturas

PROCESO Fecha elaboración: Fecha Versi Página 9 de 10

Suministros actualización: ón
Octubre 2016 28
PROCEDIMIENTO Elaborado por: Aprobado por
Compras de Construcción Diana Victoria López D – Coord. Gestión de Calidad Comité del Sistema de Gestión Integrado

Responsable Revisado por: Código

Director de Suministros y Contratos Carlos Gómez – Director de Suministros y Contratos SU-00-PR-01
 PROCEDIMIENTO
COMPRAS CONSTRUCCIÓN

Se traslada al Comité de Compras la autoridad para adjudicar las compras superiores a

los 10SMMLV, se actualiza cargo del responsable del área, se traslada la elaboración
28 Octubre 2016
de
contratos a Todo Costo y Diseños al área de suministros. Se modifica “Taller” por “
Todo Costo”

PROCESO Fecha elaboración: Fecha Versi Página 10 de 10

Suministros actualización: ón
Octubre 2016 28
PROCEDIMIENTO Elaborado por: Aprobado por
Compras de Construcción Diana Victoria López D – Coord. Gestión de Calidad Comité del Sistema de Gestión Integrado

Responsable Revisado por: Código

Director de Suministros y Contratos Carlos Gómez – Director de Suministros y Contratos SU-00-PR-01